วิธีเขียนอีเมลติดตามผลหลังการประชุม

Sujan Patel

• 28 พฤศจิกายน 2564

ความประทับใจครั้งแรกมีความสำคัญ จากนั้นอีกครั้ง เพื่อสร้างความประทับใจครั้งที่สอง และหากคุณมีการประชุมที่ยอดเยี่ยมกับใครสักคน การเขียนอีเมลติดตามผลที่ดีหลังการประชุมจะช่วยให้คุณกระชับความสัมพันธ์และบรรลุวัตถุประสงค์ได้ ไม่ว่าคุณจะพยายามหางานทำ การขาย หรือสร้างเส้นทาง อนาคตของคุณ

เหตุใดอีเมลติดตามจึงมีความสำคัญ

อีเมลติดตามผลจะทำให้คุณอยู่ในกระแสของวันของมืออาชีพที่มีงานยุ่งทั่วไป การพลาดการเชื่อมต่อผ่านโทรศัพท์อาจทำได้ง่าย แต่สามารถตรวจสอบหรือตอบกลับอีเมลได้ในเวลาที่สะดวกที่สุดสำหรับผู้รับ

อะไรอีกที่ทำให้อีเมลติดตามผลเป็นกลยุทธ์การสื่อสารติดตามผลที่สำคัญ

พวกเขาให้คุณแสดงความชื่นชม

เกือบทุกคนชอบที่จะได้ยินคำว่า "ขอบคุณ" อย่างแท้จริง (อย่างน้อย 77% ของพวกเราก็ชอบ) ในขณะที่คุณทำงานเพื่อสร้างความสัมพันธ์ใหม่หรือเสริมสร้างความสัมพันธ์ที่มีอยู่ การขอบคุณที่สละเวลาและความเอาใจใส่ของคู่สนทนานั้นแทบจะไม่มีการเคลื่อนไหวที่ไม่ดีเลย

เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของอีเมลขอบคุณ ให้รวมคุณสมบัติเหล่านี้:

• โทรหาผู้รับตามชื่อ
• ขอบคุณพวกเขาโดยเฉพาะสำหรับสิ่งที่พวกเขานำมาประชุม แทนที่จะพูดว่า "ขอบคุณที่สละเวลา" ให้ขอบคุณพวกเขาที่พิจารณาผลิตภัณฑ์ของคุณ ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับสายอาชีพ หรือเสนอแหล่งอ้างอิงหรือแหล่งธุรกิจที่เป็นไปได้
• อ้างอิงการสนทนาหรือรายละเอียดเฉพาะจากการประชุมของคุณ

คำสั่งพิเศษ

เทมเพลตเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี แต่การปรับเปลี่ยนในแบบของคุณเป็นสิ่งสำคัญ ใช้ จดหมายเวียน เพื่อกรอกชื่อ บริษัท และรายละเอียดของการสนทนาล่าสุด

พวกเขาทำให้การสนทนาดำเนินต่อไป

หากคุณอยู่ในธุรกิจการขาย คุณต้องแน่ใจว่าคุณยังคงมีส่วนร่วมกับผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้าขณะที่พวกเขาพิจารณาถึงประโยชน์ของผลิตภัณฑ์ของคุณ อีเมลขอบคุณเปิดโอกาสให้คุณมีส่วนร่วมกับบุคคลที่คุณพบอีกครั้ง นึกถึงตัวเองเป็นอันดับแรก และสร้างศักยภาพสำหรับการสนทนาต่อไป

แม้ว่าคุณจะไม่ได้ต้องการขายสินค้าหรือบริการก็ตาม การติดตามผลหลังการประชุมจะทำให้การสนทนาดำเนินต่อไป การติดตามผลหลังเซสชั่นการให้คำปรึกษาสามารถให้โอกาสเพิ่มเติมแก่คุณในการชี้แจงประเด็นการสนทนา ถามคำถามเพิ่มเติม หรือนึกถึงโอกาสที่พี่เลี้ยงของคุณอาจได้รับ

ดีจนหยดสุดท้าย

ลำดับการหยดเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมใน การติดตามผลของคุณโดยอัตโนมัติ เพื่อให้คุณได้รับการตอบกลับมากขึ้นโดยไม่ต้องเสียเวลา

ช่วยให้คุณเป็นแหล่งข้อมูลสำหรับข้อมูลที่เป็นประโยชน์

อีเมลติดตามผลหลังการประชุมเป็น โอกาสในการติดตามผลที่ยอดเยี่ยม เนื่องจากอีเมลดังกล่าวให้โอกาสคุณในการประสานบทบาทของคุณในฐานะบุคคลที่คู่สนทนาของคุณสามารถไว้วางใจได้ และเป็นแหล่งของแนวคิดและข้อมูลที่เป็นประโยชน์

เมื่อคุณส่งอีเมลติดตามผลหลังการประชุม ให้นึกถึงวิธีที่คุณสามารถใช้อีเมลเพื่อเสริมสร้างการสนทนาที่คุณมีอยู่แล้ว ตัวอย่างเช่น หากการสนทนาของคุณกล่าวถึง AI ในที่ทำงาน คุณสามารถส่งบทความล่าสุดเกี่ยวกับประสิทธิภาพของแชทบอทเมื่อต้องการหาลูกค้า

เช่นเดียวกับข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์และบริการของบริษัทของคุณเอง การวิจัยแสดงให้เห็นว่าผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าต้องการทบทวนเนื้อหาหลายส่วนเมื่อตัดสินใจซื้อ ผู้ซื้อมากกว่า 90% กล่าวว่าเนื้อหาออนไลน์ส่งผลต่อการตัดสินใจซื้อของพวกเขา

การแชร์กรณีศึกษา บล็อกโพสต์ หรือวิดีโอที่เป็นประโยชน์ในอีเมลติดตามผล เป็นการเตือนลูกค้าหรือผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าว่าคุณมีแหล่งข้อมูลที่พร้อมสนับสนุนพวกเขา พร้อมกับเน้นย้ำถึงประโยชน์ที่คุณสามารถมอบให้ได้

และการติดตามผลของคุณก็ไม่จำเป็นต้องเป็นธุรกิจที่ล้าสมัยเช่นกัน หากคุณสร้างความสัมพันธ์ส่วนตัวในขณะที่พูดคุยถึงทีมฟุตบอลโปรดของคุณ คุณสามารถส่งบทความที่น่าสนใจเกี่ยวกับการจัดอันดับหรือการค้า – ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหาที่คุณแบ่งปันนั้นสะอาดและเป็นมืออาชีพ

เทมเพลตอีเมลติดตามผลการประชุม

ยังสงสัยว่าจะสร้างอีเมลติดตามผลได้อย่างไร?

เราได้รวบรวมตัวเลือกที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้ อย่าลังเลที่จะปรับแต่งข้อความให้เหมาะสมกับการประชุม/การสนทนาของคุณ นี่เป็นเพียงกรอบการทำงานเพื่อให้คำแนะนำเมื่อคุณสื่อสาร

หลังจากพบกับผู้นำในสาขา/อุตสาหกรรมของคุณ

เรียน {{ชื่อ}}

ขอบคุณที่สละเวลามาพบกับฉันเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว ดังที่ได้กล่าวมาแล้ว ฉันได้เฝ้าดูอาชีพของคุณด้วยความน่าสนใจ และถือว่าคุณเป็นผู้ให้คำปรึกษาและเป็นแบบอย่างที่ดี ฉันซาบซึ้งมากที่ได้มีโอกาสหารือเกี่ยวกับอุตสาหกรรมนี้กับผู้นำในสาขานี้

ฉันสนุกกับการได้ยินข้อมูลเชิงลึกของคุณเกี่ยวกับโอกาสในการปรับปรุงประสบการณ์ของสมาชิกด้วยการผสมผสานบริการส่วนบุคคลและเทคโนโลยีที่ใช้งานง่าย

หลังจากการประชุมของเรา ฉันพบบทความนี้จาก The New York Times {{include link}} ที่คุณอาจสนใจ ฉันสนใจที่จะรับฟังความคิดเห็นของคุณ โดยเฉพาะเกี่ยวกับการใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อสร้างการเชื่อมต่ออย่างต่อเนื่อง

ฉันหวังว่าจะได้เชื่อมต่ออีกครั้งในเร็วๆ นี้

ขอแสดงความนับถือ,
{{ชื่อของคุณ}}

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

หลังจากพบปะกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าแล้ว

เรียน {{ชื่อ}}

ขอขอบคุณที่สละเวลาสาธิตแพลตฟอร์มการตลาดอัตโนมัติของเรา ฉันยินดีที่ได้ยินเกี่ยวกับปัญหาที่ทีมของคุณเผชิญเกี่ยวกับการแบ่งกลุ่มผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า การรับข้อเสนอแนะช่วยให้เราเข้าใจความต้องการของลูกค้าได้ดีขึ้นและปรับแต่งประสบการณ์ของพวกเขากับแพลตฟอร์ม

ฉันได้แนบกรณีศึกษามากับอีเมลนี้เกี่ยวกับความสำเร็จที่หนึ่งในสถาบันการเงินของคุณได้รับประสบการณ์เมื่อปรับแต่งการแบ่งส่วนและสร้างเนื้อหาที่สอดคล้องกับผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า

เมื่อใดที่เราสามารถกำหนดเวลาการสนทนาติดตามผลกับทีมของเรา เพื่อให้เราสามารถเจาะลึกความสามารถในการแบ่งกลุ่มของแพลตฟอร์มโดยละเอียดยิ่งขึ้น

ฉันหวังว่าจะได้รับการติดต่อจากคุณ และจะติดตามผลในสัปดาห์นี้เพื่อกำหนดเวลาการสาธิต

ขอบคุณ,
{{ชื่อของคุณ}}

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

หลังจากการเชื่อมต่อที่เหตุการณ์เครือข่าย

เรียน {{ชื่อ}}

ยินดีที่ได้พบคุณที่งาน Downtown NYC Networking เมื่อสัปดาห์ที่แล้ว แม้ว่าเราจะมีมุมมองที่ต่างกันบ้าง แต่การได้ฟังความคิดเห็นของคุณเกี่ยวกับการเพิ่มโอกาสในปัจจุบันให้สูงสุดก็ทำให้เกิดความกระจ่างขึ้น

เพื่อติดตามผล ฉันต้องการแนบเอกสารไวท์เปเปอร์ที่เขียนโดย Seabury Enterprises อ้างอิงถึงบางหัวข้อที่เราพูดคุยกัน ถ้าคุณคิดว่ามันสมเหตุสมผลที่จะพูดคุยกันเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่เราสามารถทำได้เพื่อทำงานร่วมกัน เรามาวางแผนที่จะพบกันใหม่เร็วๆ นี้ ฉันกำลังรวมลิงก์ไปยังปฏิทินออนไลน์ของฉัน และจะติดตามผลกับคุณเพื่อหารือเกี่ยวกับการประชุมเพื่อรับประทานอาหารกลางวันหรือดื่มกาแฟ

ขอแสดงความนับถือ,
{{ชื่อของคุณ}}

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

วิธีส่งอีเมลติดตามผลหลังการประชุม

แม้ว่าอีเมลจะเป็นตัวเลือกอันดับต้นๆ สำหรับมืออาชีพที่มีงานยุ่ง แต่พูดตามตรง คุณอาจค่อนข้างยุ่งกับตัวเอง ก่อนที่คุณจะรู้เรื่องนี้ อาจผ่านไปหลายวันหรือหนึ่งสัปดาห์นับตั้งแต่การประชุมของคุณ และคุณอาจสงสัยว่ามันสายเกินไปที่จะส่งอีเมลติดตามผลหลังการประชุมหรือไม่

คำตอบสั้น ๆ คือ 'ไม่' การติดตามผลด้วยความขอบคุณและสุภาพควรยินดีเมื่อใดก็ได้ อย่างไรก็ตาม คุณควรตีในขณะที่เตารีดยังร้อนอยู่บ่อยๆ ดังนั้นคำแนะนำเหล่านี้อาจช่วยให้คุณเริ่มต้นใช้งานการไหลที่เหมาะสมกับคุณได้ และทำให้ความพยายามของคุณคล่องตัวขึ้น

รวดเร็วทันใจ

คำพูดของ Amelia Earhart กล่าวว่า "วิธีที่ดีที่สุดที่จะทำคือทำมัน" แต่อาจดูเหมือนเป็นการท้าทายที่จะบีบภาระหน้าที่ติดตามผลเหล่านี้ลงในตารางงานที่ยุ่งอยู่แล้วของคุณ

เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้พวกเขาล้มลงข้างทาง คุณควรติดตามผลเป็นประจำ จัดสรรเวลาสองสามนาทีทุกวันหรือบล็อกเวลา 30 นาทีในแต่ละสัปดาห์และเก็บรายการการติดตามที่คุณต้องส่ง

แสดงความชื่นชม

ผู้คนมักต้องการโต้ตอบกับคนที่มีความกตัญญูกตเวที แม้ว่าจะเป็นเรื่องเล็กน้อย เช่น ขอบคุณพวกเขาที่สละเวลาพูดคุยที่มิกเซอร์ การติดตามผลระยะพิเศษนั้นสามารถทำให้คนรู้จักของคุณคิดถึงคุณอย่างมากและจดจำคุณได้เมื่อพวกเขาอยู่ในตลาดสำหรับความสามารถหรือบริการ คุณสามารถนำเสนอ

ตั้งค่าเทมเพลต

หากคุณอยู่ในบทบาทหรือสาขาที่คุณต้องติดตามผลบ่อยๆ การใช้เครื่องมือเฉพาะเพื่อจัดการการสื่อสารของคุณก็เป็นเรื่องที่สมเหตุสมผล

ตัวอย่างเช่น การใช้แพลตฟอร์มเพื่อทำให้อีเมลติดตามผลเป็นไปโดยอัตโนมัติ ช่วยให้มั่นใจได้ว่าอย่างน้อยจุดติดต่อเริ่มต้นหลังจากการประชุมหรือการอภิปราย จากตรงนั้น คุณสามารถจัดการการสื่อสารในอนาคตเป็นการส่วนตัวได้ คิดว่าเทมเพลตติดตามผลเป็นการเตือนความจำที่เป็นมิตร เมื่อคุณเชื่อมต่อใหม่และสร้างการสื่อสารใหม่แล้ว ทำให้พวกเขาต้องว้าวด้วยทุกสิ่งที่คุณสามารถนำเสนอได้

รวมวิธีสนทนาต่อ

ในบันทึกนั้น การติดตามผลไม่ได้เป็นเพียงเศษผ้าที่มีขึ้นเพื่อสร้างความรู้สึกอบอุ่นและคลุมเครือ สิ่งสำคัญในการติดตามผลคือการเปิดโอกาสให้ความสัมพันธ์ก้าวไปอีกขั้น

รวมคำถามหรือโอกาสที่พวกเขาอยากจะตอบในการติดตามผลของคุณ

มันอาจจะง่ายพอๆ กับการดาวน์โหลดเอกสารไวท์เปเปอร์เกี่ยวกับบริษัทของคุณ หรือการนัดดื่มกาแฟกับคุณในอนาคต แต่เมื่อคุณทำให้ผู้คนเริ่มพูดว่า 'ใช่' พวกเขามักจะพูดต่อ

เพิ่มความหลากหลายให้กับช่องของคุณ

องค์ประกอบสำคัญอีกประการหนึ่งที่แยกผู้ที่ฆ่าเกมติดตามออกจากผู้ที่เพิ่งผ่านการเคลื่อนไหวคือแนวทางแบบ Omni-channel

ใช่ อีเมลคือทางออกที่ดีที่สุดของคุณและเป็นช่องทางสำหรับการสื่อสารโดยรวม แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าช่องอื่นๆ จะไม่คุ้มค่ากับความพยายาม

“ สำหรับฉัน สังคมไม่ใช่ 'ฉันควรทำหรือไม่' คุณต้อง หากผู้ชมของคุณอาศัยอยู่บน LinkedIn หรือ Twitter หรือ Instagram คุณต้องมีส่วนร่วมกับพวกเขาที่นั่น ” ~เจค ดันแลป, สกาเล็ด

สำรวจแนวทางแบบ Omni-channel ซึ่งรวมถึงอีเมล วิดีโอ โซเชียลมีเดีย และโทรศัพท์ … โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากคุณไม่ได้รับการตอบกลับจากช่องทางใดช่องทางหนึ่ง บริษัทที่มีกระบวนการสร้างการมีส่วนร่วมจากทุกช่องทางจะเห็นรายได้ต่อปีเพิ่มขึ้น 9.5% เมื่อเทียบเป็นรายปี ซึ่งมากกว่าบริษัทที่ไม่มีรายได้เพิ่มขึ้นเกือบ 3 เท่า นอกเหนือจากการเพิ่มการมีส่วนร่วมแล้ว

ประสบการณ์ omni-channel นำเสนอสินค้าเกี่ยวกับการแสวงหา การบำรุงเลี้ยง และ การเก็บรักษา

ช่องทางใดที่พวกเขาดูเหมือนจะชอบและ/หรือคุณมีส่วนร่วมกับพวกเขาครั้งแรกที่ใด พวกเขาทำอะไรในแต่ละช่องทาง (เพียงแค่ถ่ายภาพง่ายๆ บนโซเชียล ธุรกิจทางอีเมล หรือในทางกลับกัน) ใช้คิวของคุณจากพวกเขา มีส่วนร่วมกับพวกเขาที่ไหนและอย่างไรที่พวกเขาดูเหมือนจะชอบ

“ หากคุณกระจายช่องทางที่คุณใช้ คุณจะมีโอกาสได้รับคำตอบจากใครบางคน มากขึ้น ” ~แมตต์ ไฮนซ์, ไฮนซ์ มาร์เก็ตติ้ง

แนวทางแบบผสมผสาน

รวมการเข้าถึงโซเชียลมีเดียและงานทั่วไปในลำดับแคมเปญของคุณ คุณยังสามารถโทรออกโดยใช้ Mailshake Dialer

ติดตามผลโดยอัตโนมัติด้วย Mailshake

การติดตามผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าอยู่เสมอเป็นไปไม่ได้ หากคุณดำเนินการด้วยตนเอง แต่เครื่องมือสร้างการมีส่วนร่วมในการขายอย่าง Mailshake สามารถช่วยให้คุณเข้าถึงผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้าหลายร้อยรายทุกสัปดาห์ในลักษณะที่สามารถปรับขนาดได้

ด้วย Mailshake คุณสามารถ:

• ปรับแต่งการเข้าถึงอีเมล ด้วยจดหมายเวียน
• สร้างและกำหนดเวลา การติดตามอัตโนมัติ
• จัดการลีด ที่เกิดจากแคมเปญของคุณ
• รวมสแต็กเทคโนโลยีที่เหลือของคุณ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ

บรรทัดล่าง: การติดตามผลมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อกลยุทธ์การเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ที่มีประสิทธิภาพ แต่ไม่มีเหตุผลว่าทำไมคุณไม่สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้

การประชุมที่ดีอาจเป็นการเริ่มต้นความสัมพันธ์ที่ดี แต่การติดตามผลทางอีเมลสามารถช่วยปิดผนึกและกระชับข้อตกลงได้ หากคุณสงสัยว่าจะส่งหรือไม่ อย่าลังเลที่จะทำ คุณจะดีใจที่คุณทำ

อีเมลติดตามผลหลังการประชุม: บทสรุป

ความทรงจำจางหายไป คุณอาจได้พบกับใครบางคนที่ยอดเยี่ยม แต่ความประทับใจครั้งที่สองของคุณต้องตรงกับคุณภาพของความประทับใจครั้งแรก

ซึ่งหมายความว่าอีเมลติดตามผลหลังการประชุมมีความสำคัญอย่างยิ่ง

คุณต้องการสร้างผลงานที่ดีที่คุณได้ทำในการประชุมและทำให้หน่วยความจำมีความสดใหม่อยู่เสมอ หากคุณทำสิ่งนี้โดยทันทีและพิจารณาอีเมลติดตามผล จะช่วยกระชับความสัมพันธ์ที่คุณได้ทุ่มเทอย่างหนักเพื่อดูแลจัดการ

หากคุณกำลังสร้างคนรู้จักใหม่ๆ อยู่เสมอและพยายามติดตามอีเมลของคุณอย่างต่อเนื่อง ก็ถึงเวลาที่ต้องทำแผน