วิธีเขียนอีเมลทางการที่ได้ผลลัพธ์ (พร้อมเทมเพลต)
เผยแพร่แล้ว: 2023-09-13
- 20 สิงหาคม 2023
สารบัญ
คุณเคยอยู่ในระหว่างการเขียนอีเมลและหยุดสงสัยว่าคุณเป็นคนสบายๆ เกินไปหรือไม่? ไม่ว่าคุณจะเป็นพนักงานขายที่เขียนอีเมลอย่างเป็นทางการ ส่งคำถามอย่างมืออาชีพ หรือทำงานกับลูกค้าใหม่ มีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการที่ควรปฏิบัติตามหากคุณต้องการได้รับผลลัพธ์
วิธีเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการใน 9 ขั้นตอน
ปฏิบัติตามเก้าขั้นตอนเหล่านี้เพื่อถ่ายทอดอารมณ์ที่เหมาะสมสำหรับอีเมลที่เป็นทางการฉบับถัดไปของคุณ ไม่ว่าจะเป็นการเผยแพร่ครั้งแรกหรือการติดตามผล
1. พิจารณาที่อยู่อีเมลของคุณ
เมื่อคุณส่งอีเมลอย่างเป็นทางการจากที่อยู่อีเมลส่วนตัวของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าอีเมลนั้นดูเป็นมืออาชีพและสะท้อนถึงโทนเสียงที่คุณต้องการได้รับอย่างถูกต้อง
หากคุณยังคงใช้ตัวอักษรเมื่อหลายปีก่อนกับตัวอักษรไร้สาระ ชุดตัวเลขสุ่ม ทีมกีฬาที่คุณชื่นชอบ หรือสิ่งอื่นใดที่อาจถือว่าไม่เป็นมืออาชีพโดยผู้ร่วมงานหรือลูกค้า ถึงเวลาสำหรับการอัปเดต ที่อยู่อีเมลที่ดีที่สุดสำหรับการส่งอีเมลอย่างเป็นทางการมักจะเป็นการผสมผสานระหว่างชื่อและนามสกุลของคุณ
2. ใช้แบบอักษรที่ถูกต้อง
สีน้ำเงินอาจเป็นสีโปรดของคุณ แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าจะเหมาะเป็นสีข้อความสำหรับอีเมลทางการ ในทำนองเดียวกัน แม้ว่าคุณอาจใช้แบบอักษรที่ต้องการเมื่อส่งข้อความถึงเพื่อนและครอบครัว แต่ให้ใช้รูปแบบอีเมลที่เป็นทางการที่ไม่รบกวนสมาธิ เช่น Arial, Calibri หรือ Times New Roman
คุณต้องการให้ข้อความของคุณเป็นสิ่งที่ดึงดูดสายตาของใครบางคน ไม่ใช่แบบอักษรที่คุณเลือก
3. เลือกหัวเรื่องของคุณอย่างระมัดระวัง
สั้นกว่าจะดีกว่า - ในระดับหนึ่ง ตาม Kinsta หัวเรื่องอีเมลส่วนใหญ่มีความยาว 100 อักขระหรือน้อยกว่า แต่จุดที่น่าสนใจสำหรับอัตราการเปิดและคลิกผ่านที่สูงขึ้นคือระหว่าง 110 ถึง 140 อักขระ
มีสองสิ่งที่ควรพิจารณาเมื่อเขียนหัวเรื่อง:
- ผู้ชมของคุณคือใคร? หัวเรื่องของคุณจะดูแตกต่างออกไปเมื่อส่งอีเมลอย่างเป็นทางการถึงผู้จัดการฝ่ายการตลาดกับเพื่อนร่วมงานมืออาชีพ
- ผู้อ่านของคุณสนใจอะไร? นอกเหนือจากที่อยู่อีเมลของคุณ หัวเรื่องของอีเมลทางการของคุณคือสิ่งที่ทำให้ผู้อ่านประทับใจเมื่อแรกพบคุณ จูงใจให้พวกเขาเปิดเว็บไซต์โดยเน้นไปที่สิ่งที่พวกเขาสนใจ ไม่ว่าจะเป็นปัญหาเกี่ยวกับปัญหาของลูกค้าหรือความสัมพันธ์ระหว่างกัน
สิ่งสำคัญที่สุดประการหนึ่งของหัวเรื่องของคุณก็คือ จะต้องสะท้อนถึงข้อความในอีเมลที่เป็นทางการของคุณอย่างถูกต้อง หัวเรื่องที่เป็นสแปมเป็นวิธีที่ดีในการสูญเสียความไว้วางใจและความน่าเชื่อถือ
ต้องการแนวคิดเกี่ยวกับหัวเรื่องบ้างไหม? ดู แนวทางปฏิบัติที่ดี ที่สุด และตัวอย่าง เหล่านี้
4. ใช้คำทักทายที่ถูกต้อง
เมื่อสามขั้นตอนดังกล่าวได้รับการดูแลแล้ว ก็ถึงเวลาเลือกคำทักทายทางอีเมลอย่างเป็นทางการที่เหมาะสม บันทึกคำทักทายแบบสบายๆ เช่น "สวัสดี" และ "สวัสดี" สำหรับเพื่อนและครอบครัวของคุณ
คำทักทายทางอีเมลอย่างเป็นทางการซึ่งมีน้ำเสียงที่เหมาะสม ได้แก่:
- สวัสดี
- ทักทาย
- ที่รัก
หากคุณกำลังส่งอีเมลถึงผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าหรือผู้ร่วมธุรกิจ จำเป็นต้องใช้น้ำเสียงที่เป็นทางการกว่านี้ คุณ ยัง ต้องการรวมชื่อผู้รับของคุณด้วย ถ้าไม่รู้ก็หามันให้เจอ หากเป็นไปไม่ได้ คุณสามารถส่งอีเมลอย่างเป็นทางการไปที่ "ผู้ที่อาจเกี่ยวข้อง" หรือ "ทีมขาย" "ทีมการตลาด" ฯลฯ แต่คำทักทายเหล่านั้นไม่ควรเป็นตัวเลือกแรกของคุณ
5. แนะนำตัวเองอย่างเหมาะสม
ประโยคแรกของอีเมลทางการของคุณควรแนะนำตัวเองและบริษัทของคุณโดยย่อ ผู้รับไม่ต้องการเรื่องราวชีวิตของคุณ
คำแนะนำบางประการเกี่ยวกับวิธีการแนะนำตัวเองอย่างเป็นทางการผ่านทางอีเมล:
- ให้มันสั้น. หากคุณแนะนำตัวเองมากกว่าหนึ่งประโยค ผู้อ่านก็จะข้ามไปทั้งย่อหน้า
- เริ่มต้นด้วยคำถาม. “คุณสามารถใช้การเข้าชมเว็บเพิ่มขึ้นได้ไหม? ฉันชื่อ John Smith จาก GenericSEOCompany และฉันอยากช่วย”
โปรดทราบว่าผู้อ่านต้องการทราบว่าคุณสามารถทำอะไรให้พวกเขาได้บ้าง พวกเขาไม่สนใจว่าคุณเป็นใครหรือทำไมคุณถึงทำในสิ่งที่คุณทำ (ยัง)
6. ตัดขน
อีเมลทางการควรสั้นและตรงประเด็นเสมอ ส่งอีเมลสองหรือสามประโยคดีกว่าใส่ข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง ในทำนองเดียวกัน อย่าส่งอีเมลเป็นบล็อกข้อความขนาดใหญ่เพียงบล็อกเดียว ให้แยกย่อยโดยใช้ย่อหน้าสั้นและสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย
ข้อความจำนวนมากทำให้ผู้รับค้นหาประเด็นหลักของอีเมลทางการของคุณได้ยาก การจัดรูปแบบอีเมลของคุณให้มีพื้นที่สีขาวจำนวนมากช่วยให้อ่านและค้นหาข้อมูลสำคัญได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ยังเพิ่มโอกาสในการได้รับการตอบกลับอีกด้วย
7. จบมันอย่างเหมาะสม
พร้อมที่จะห่อมันแล้วหรือยัง? ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ลงท้ายอีเมลอย่างเป็นทางการของคุณอย่างเหมาะสม
เช่นเดียวกับคำทักทายของคุณ ให้ทิ้งวลีสบายๆ ไว้สำหรับการติดต่อกับครอบครัวและเพื่อนฝูง เช่น แทนที่จะลงท้ายด้วย “Thanks” ให้เลือกใช้ “Thank you” ที่เป็นทางการมากกว่า
การปิดท้ายอีเมลอย่างเป็นทางการซึ่งมีน้ำเสียงที่เหมาะสม ได้แก่:
- ขอแสดงความนับถือ
- ขอแสดงความนับถือ
- ขอแสดงความนับถืออย่างสูง
- รอคอยที่จะได้ยินจากคุณ
เมื่อคุณสร้างสายสัมพันธ์กับผู้ติดต่อแล้ว คุณสามารถเลือกส่วนท้ายอีเมลอย่างเป็นทางการที่เป็นกันเองและสนุกสนานมากขึ้นได้ จนกว่าจะถึงตอนนั้น ให้ใช้วลีปิดท้ายอย่างเป็นทางการที่ระบุไว้ข้างต้น
8. อย่าลืมลายเซ็นต์มืออาชีพ
ที่อยู่อีเมลและหัวเรื่องทำให้ผู้รับประทับใจคุณเป็นครั้งแรก และลายเซ็นอีเมลของคุณก็ทิ้งลายเซ็นสุดท้ายไว้ให้พวกเขา
ลายเซ็นอีเมลอย่างเป็นทางการควรมี:
- ชื่อเต็ม
- ชื่องาน
- ข้อมูลติดต่อ
- ลิงก์ไปยังโปรไฟล์โซเชียลมีเดียที่เกี่ยวข้องของคุณ
อย่าเลือกลายเซ็นทั่วไปที่น่าเบื่อ ลองดู เครื่องมือสร้างลายเซ็นอีเมลที่ดีที่สุด สำหรับอีเมลธุรกิจและอีเมลทางการ
9. พิสูจน์อักษร (และตรวจทานอีกครั้ง)
เมื่อคุณส่งอีเมลอย่างเป็นทางการแล้วจะไม่มีการย้อนกลับ แม้ว่าคุณจะอ่านข้อความนี้หลายครั้งก่อนกดปุ่มส่ง แต่ก็เป็นเรื่องง่ายที่จะมองข้ามข้อผิดพลาดง่ายๆ
Grammarly และ Hemingway เป็นเครื่องมือฟรีที่คุณสามารถใช้เพื่อตรวจจับการสะกดผิดและข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ที่คุณอาจพลาดไป
สิ่งที่สำคัญที่สุดในการตรวจสอบสองเท่า สาม และสี่เท่าคือชื่อผู้รับและชื่อบริษัท หากคุณเปิดอีเมลและสะกดชื่อผิด คุณจะรำคาญอ่านอีเมลนั้นอีกหรือไม่ อาจจะไม่. เช่นเดียวกับชื่อบริษัท: Milkshake และ Mailshake เป็นสองสิ่งที่แตกต่างกันมาก
เทมเพลตอีเมลทางการ 10 แบบที่จะใช้ในปี 2023
เพื่อจบบทความ ต่อไปนี้คือเทมเพลตอีเมลอย่างเป็นทางการอีก 10 แบบที่คุณสามารถปรับแต่งและใช้งานได้
1. การขอข้อมูล
เรื่อง: ขอข้อมูลเกี่ยวกับ [ผลิตภัณฑ์/บริการ]
เรียน [ชื่อผู้รับ]
ฉันชื่อ [ชื่อของคุณ] จาก [บริษัทของคุณ] ฉันติดต่อมาเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ [ผลิตภัณฑ์/บริการ] ของคุณ
คุณช่วยกรุณาให้ข้อมูลโดยละเอียดหรือเสนอแนะเวลาที่เหมาะสมสำหรับการสนทนาได้หรือไม่?
ขอบคุณล่วงหน้า,
[ลายเซ็นอีเมลของคุณ]
2. การขอประชุม
เรื่อง ขอประชุมในวันที่ [วันที่]
สวัสดี [ชื่อผู้รับ]
นี่คือ [ชื่อของคุณ] จาก [บริษัทของคุณ] ฉันต้องการจัดการประชุมในวันที่ [วันที่] เพื่อหารือเกี่ยวกับ [หัวข้อ] โปรดแจ้งให้เราทราบความพร้อมของคุณ
ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,
[ลายเซ็นอีเมลของคุณ]
3. ติดตามผลหลังการประชุม
เรื่อง: รายการดำเนินการและหมายเหตุจากการประชุมของเรา
เรียน [ชื่อผู้รับ]
ขอบคุณที่มาพบกับฉันในวันที่ [Date] ฉันได้รวบรวมภาพรวมของรายการดำเนินการและประเด็นน่าสังเกตแล้ว [รายการประเด็นโดยย่อ] เรามาหารือเกี่ยวกับขั้นตอนต่อไป
ขอแสดงความนับถือ,
[ลายเซ็นอีเมลของคุณ]
4. ข้อเสนอทางธุรกิจ
เรื่อง: ข้อเสนอทางธุรกิจจาก [บริษัทของคุณ]
สวัสดี [ชื่อผู้รับ]
ฉันชื่อ [ชื่อของคุณ] จาก [บริษัทของคุณ] เรามีข้อเสนอทางธุรกิจที่อาจเป็นประโยชน์ต่อทั้งสองฝ่าย [อธิบายข้อเสนอโดยย่อ] เราจะหารือเรื่องนี้โดยละเอียดมากขึ้นได้ไหม?
ขอแสดงความนับถือ
[ลายเซ็นอีเมลของคุณ]
5. สอบถามรายละเอียดงาน
เรื่อง: สอบถามงานที่ [ชื่อบริษัท]
ทักทาย,
ฉันชื่อ [ชื่อของคุณ] สนใจตำแหน่ง [ตำแหน่งงาน] ในบริษัทที่คุณนับถือ [อธิบายคุณสมบัติและประสบการณ์ของคุณโดยย่อ] เราจะหารือเรื่องนี้เพิ่มเติมได้ไหม?
ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,
[ลายเซ็นอีเมลของคุณ]
6. คำขอคำติชมของลูกค้า
เรื่อง: ขอความคิดเห็นอันมีค่าของคุณ
เรียน [ชื่อผู้รับ]
ฉันชื่อ [ชื่อของคุณ] [ตำแหน่งของคุณ] ที่ [บริษัทของคุณ] เราให้ความสำคัญกับความคิดเห็นของคุณและขอขอบคุณสำหรับข้อเสนอแนะของคุณเกี่ยวกับ [ผลิตภัณฑ์/บริการ]
ขอบคุณ,
[ลายเซ็นอีเมลของคุณ]
7. อีเมลขอโทษ
เรื่อง: ขออภัยอย่างจริงใจสำหรับ [ปัญหา]
เรียน [ชื่อผู้รับ]
เราเสียใจที่ต้องแจ้งให้คุณทราบว่า [อธิบายปัญหา] เรากำลังดำเนินการอย่างแข็งขันเพื่อแก้ไขปัญหานี้ และขออภัยในความไม่สะดวกที่เกิดขึ้น
ขอแสดงความนับถือ,
[ลายเซ็นอีเมลของคุณ]
8. การเสนอราคา
เรื่อง: การเสนอราคาสำหรับ [สินค้า/บริการ]
สวัสดี [ชื่อผู้รับ]
ขอขอบคุณที่สนใจใน [ผลิตภัณฑ์/บริการ] ของเรา สิ่งที่แนบมาคือใบเสนอราคาตามคำขอของคุณ เรามาหารือรายละเอียดเพิ่มเติม
ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,
[ลายเซ็นอีเมลของคุณ]
9. คำเชิญเข้าร่วมกิจกรรม
เรื่อง: คำ เชิญเข้าร่วม [กิจกรรม] ใน [วันที่] – ตอบรับคำเชิญ
สวัสดี [ชื่อผู้รับ]
เรามีความยินดีที่จะเชิญคุณเข้าร่วม [กิจกรรม] ใน [วันที่] โปรดดูรายละเอียดกิจกรรมที่แนบมาด้วย อย่างไรก็ตาม พื้นที่และเครื่องดื่มสำหรับแขกมีจำกัด ดังนั้นเราจึงขอให้คุณตอบรับคำเชิญก่อนเข้าร่วมงาน
เราหวังว่าคุณจะเข้าร่วมกับเราและหวังว่าคุณจะทำมันได้
ขอแสดงความนับถือ
[ลายเซ็นอีเมลของคุณ]
10. ประกาศอัพเดตผลิตภัณฑ์
เรื่อง: คุณสมบัติใหม่ที่น่าตื่นเต้นใน [ชื่อผลิตภัณฑ์]
สวัสดี [ชื่อผู้รับ]
เรารู้สึกตื่นเต้นที่จะประกาศคุณสมบัติใหม่สำหรับ [ชื่อผลิตภัณฑ์] ของเรา คุณสมบัติเหล่านี้ [อธิบายสั้น ๆ ที่นี่] เราเชื่อว่าการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้จะ [อธิบายคุณประโยชน์] มากำหนดเวลาการโทรเพื่อแนะนำคุณเกี่ยวกับการปรับปรุงเหล่านี้
ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,
[ลายเซ็นอีเมลของคุณ]
การเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการไม่จำเป็นต้องเป็นเรื่องที่ท้าทาย ปฏิบัติตามเก้าขั้นตอนเหล่านี้ แล้วคุณก็จะพร้อมที่จะส่งอีเมลอย่างเป็นทางการและเป็นมืออาชีพซึ่งได้รับผลลัพธ์ หากคุณต้องการเชี่ยวชาญศิลปะแห่งการเข้าถึงอีเมล ลองดูคลาส Cold Email Masterclass ฟรีของเรา
