คู่มือฉบับเต็มของคุณเกี่ยวกับแผนปฏิบัติการแก้ไข

เมื่อได้ยินคำว่า Corrective Action Plan สิ่งแรกที่คนส่วนใหญ่นึกถึงก็คือวินัยของพนักงานหรืออะไรทำนองนั้น ไม่ได้บอกว่ามันไม่ครอบคลุม แต่มันลงลึกกว่านั้นมาก ตอนนี้คุณคงสงสัยว่าจุดประสงค์ของแผนปฏิบัติการคืออะไร?

กล่าวโดยสรุปคือ แผนปฏิบัติการแก้ไขช่วยให้มั่นใจได้ว่าลูกค้าของคุณจะตอบสนองความต้องการ การดำเนินธุรกิจของคุณสอดคล้องกับกฎระเบียบของรัฐ รัฐบาลกลาง และรัฐบาลท้องถิ่น และอื่นๆ อีกมากมาย

แผนการดำเนินการแก้ไขจะเจาะลึกเข้าไปในทุกซอกทุกมุมของธุรกิจของคุณเพื่อเปิดเผยช่องโหว่และข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น ซึ่งไม่จำเป็นต้องเป็นเรื่องเลวร้ายเสมอไป การดำเนินการแก้ไขจะดำเนินการเป็นขั้นตอนเพื่อระบุวิธีต่างๆ ที่คุณสามารถทำให้ธุรกิจของคุณกลับมาเป็นปกติได้ และให้แน่ใจว่าคุณมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสอดคล้องกับพันธกิจและบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจของคุณ

วัตถุประสงค์ของแผนปฏิบัติการคืออะไร?

คำถามที่ดี! คิดแบบนี้ เมื่อเกิดข้อผิดพลาดในที่ทำงาน มีบางครั้งที่สามารถแก้ไขได้ อย่างไรก็ตาม มีบางครั้งที่ไม่มีวิธีแก้ไขง่ายๆ หากไม่มีแผนปฏิบัติการแก้ไข สถานการณ์อาจลุกลามบานปลายและผลที่ตามมาจะไม่คุ้มค่า แผนปฏิบัติการแก้ไขจะกำหนดมาตรการป้องกันเพื่อไม่ให้สถานการณ์เหล่านั้นเกิดขึ้น

ตอนนี้ เพื่อย้ำว่าวัตถุประสงค์ของแผนปฏิบัติการคืออะไร – แผนปฏิบัติการแก้ไขมีไว้เพื่อปฏิรูปงาน กระบวนการ ผลิตภัณฑ์ จัดการกับลูกค้า พฤติกรรมของพนักงาน ฯลฯ ดังนั้น เมื่อคุณถามตัวเองต่อไป จุดประสงค์ของแผนปฏิบัติการคืออะไร แผนปฏิบัติการ? คำตอบของคุณควรระบุว่าแผนการดำเนินการแก้ไขจะหยุดข้อผิดพลาดก่อนที่จะกลายเป็นอันตรายถึงชีวิต ปัญหาใดๆ ที่เกิดขึ้น คุณสามารถใช้แผนปฏิบัติการแก้ไขเพื่อจัดการกับสถานการณ์ที่กำหนดได้

ปลดปล่อยศักยภาพของธุรกิจของคุณอย่างเต็มที่ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการ All-in-One ของ Connecteam –

แผนปฏิบัติการแก้ไขครอบคลุมสิ่งต่อไปนี้:

• ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์
• ระบุวิธีแก้ไขข้อผิดพลาดที่คงอยู่ในงบประมาณ
• ปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้า
• เพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผล
• ปรับปรุงกระบวนการหรือวิธีการ
• ป้องกันการกระทำซ้ำ

Connectteam – แอปพนักงานอันดับ 1

เข้าร่วมกับธุรกิจหลายพันแห่งที่กำลังจัดตารางเวลา จัดการงาน เตรียมความพร้อม ให้พนักงานเข้าถึงแผนปฏิบัติการแก้ไขในมือของพวกเขา และอีกมากมาย!

เรียนรู้เพิ่มเติม!

เหตุใดการดำเนินการแก้ไขจึงมีความสำคัญ

เนื่องจากการถกเถียงว่าจำเป็นต้องมีแผนปฏิบัติการแก้ไขหรือไม่ คุณอาจจบลงด้วยการตั้งคำถามกับตัวเองว่าแผนปฏิบัติการมีไว้เพื่ออะไร คุณต้องจำไว้ว่ามันช่วยให้คุณค้นหาปัญหาและให้แนวทางแก้ไข การนั่งเอนหลังบนเก้าอี้จะไม่ช่วยให้เกิดสถานการณ์ใดๆ ขึ้นได้ คุณอาจจะคิดว่า ฉันทำงานมาหลายงาน และการเป็นเจ้าของธุรกิจของฉันก็ไม่น่าจะแตกต่างกัน หากมีคนออกจากแถว ฉันจะจัดให้กลับเข้าแถวและทำงานให้เสร็จ

อย่างไรก็ตาม แผนปฏิบัติการแก้ไขเจาะลึกกว่านั้นมาก ปกป้องคุณจากการปิดธุรกิจหรือการจ่ายเงินจำนวนมากสำหรับค่าปรับ ตัวอย่างเช่น หากไม่มีแผนปฏิบัติการแก้ไขด้านสุขภาพและความปลอดภัย พนักงานของคุณอาจหันหลังกลับและฟ้องร้องคุณได้ เนื่องจากคุณไม่มีแผนดำเนินการสำหรับสิ่งที่เกิดขึ้น คุณจึงไม่มีหลักฐานสนับสนุนตัวคุณเองหากคุณจำเป็นต้องขึ้นศาล

หากธุรกิจของคุณเกี่ยวข้องกับลูกค้า แผนปฏิบัติการแก้ไขของคุณจะช่วยให้พนักงานทราบขั้นตอนในกรณีที่ลูกค้ามีข้อร้องเรียนเกี่ยวกับคุณภาพของผลิตภัณฑ์/บริการ พนักงานจะมีข้อมูลที่ให้การดำเนินการแก้ไขและคำร้องเรียนของลูกค้านั้นยุติธรรมหรือไม่ เมื่อคุณคิดเกี่ยวกับมัน คุณกำลังจัดหาเครื่องมือทั้งหมดที่จำเป็นให้กับพนักงานของคุณ

เมื่อคุณกำหนดนโยบายบริษัท ทีมของคุณสามารถจัดการกับแนวทางจากมุมมองของบริษัทได้ ไม่ใช่เพียงวิธีแก้ปัญหาแบบสุ่มจนกว่าลูกค้าจะพอใจ การวางแผนที่ดีจะช่วยให้คุณมีความปลอดภัยในการรู้ว่าทีมของคุณสามารถจัดการกับสิ่งที่พวกเขาเผชิญได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

แผนปฏิบัติการแก้ไขช่วยให้คุณอุ่นใจได้เมื่อรู้ว่าธุรกิจของคุณได้รับการคุ้มครอง ในกรณีที่ มีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น

การสร้างแผนปฏิบัติการแก้ไขที่สมบูรณ์แบบ

ในการเริ่มต้นเขียนการดำเนินการแก้ไขที่คุณต้องการรวมไว้ในแผนของคุณ คุณควรพิจารณาสิ่งต่อไปนี้:

• ระบุประเด็นสำคัญ
• ค้นคว้าว่าทำไมสิ่งเหล่านี้ถึงเป็นปัญหาสำหรับธุรกิจของคุณ
• คิดสถานการณ์ทางทฤษฎีว่ามันจะเกิดขึ้นได้อย่างไร
• เขียนวิธีแก้ไข
• การทดสอบทฤษฎีของคุณ
• วิเคราะห์ผลลัพธ์ของคุณ
• เขียนไว้ในแผนของคุณ

จำไว้ว่า คุณสามารถกลับไปปรับปรุงแผนของคุณได้ตลอดเวลา การดำเนินการแก้ไขที่ถูกต้องช่วยลดอาการปวดหัวได้มาก ตอนนี้เราจะดูวิธีการสร้างแผน

สิ่งแรกที่ต้องเริ่มต้นคือการเข้าใจต้นตอของปัญหา แม้ว่าคุณจะมีนโยบายปัจจุบันที่พนักงานควรปฏิบัติตาม แต่บางครั้งพวกเขายังไม่ได้พิจารณาอย่างถี่ถ้วนเพียงพอ ดังนั้น สถานการณ์เดียวกันจึงเกิดขึ้นซ้ำ เมื่อคุณสามารถเข้าใจสาเหตุได้ คุณมักจะสามารถแก้ปัญหาได้อย่างเหมาะสม

หากคุณยังสงสัยว่าเป้าหมายของแผนปฏิบัติการคืออะไร? ลองดูตัวอย่างต่อไปนี้ พนักงานยกกล่องที่หนักเกินกำลังตัวเอง เจ็บตัว และไม่มีแนวทางปฏิบัติในการยก คุณจะต้องมองว่าสิ่งนี้เป็นปัญหาด้านสุขภาพและความปลอดภัย คุณกำลังคิดว่า ทำไมพวกเขาถึงคิดว่ามันปลอดภัยที่จะยกของหนักขนาดนี้? พวกเขารู้หรือไม่ว่าอนุญาตให้ยกได้เท่าไรต่อน้ำหนักและกำลังของพวกเขา?

สิ่งสำคัญคือต้องระบุปัญหาที่เป็นไปได้ก่อนที่จะเกิดขึ้นด้วยการดำเนินการแก้ไข

ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าปัญหาคืออะไร คุณสามารถเริ่มดำเนินการเพื่อหาแนวทางแก้ไขที่เหมาะสมได้ ตัวอย่างเช่น กล่องทั้งหมดควรมีการระบุน้ำหนักอย่างชัดเจน เพื่อให้พนักงานสามารถคำนวณการตัดสินใจได้

สอบสวนว่าปัญหานี้เกิดขึ้นได้อย่างไร ตัวอย่างเช่น ไม่มีกล่องใดที่มีป้ายกำกับ แล้วหาสาเหตุว่าปัญหานี้เกิดขึ้นจากอะไร เช่น พนักงานหลายคนบ่นว่าปวดหลัง นอกจากนี้ ให้มองหาข้อกังวลที่เกี่ยวข้อง

ทำวิจัยของคุณและถามพนักงานว่าทำไมสถานการณ์บางอย่างจึงเกิดขึ้น หากปัญหาเกี่ยวข้องกับลูกค้า ให้สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมจากลูกค้า เมื่อคุณรู้ต้นตอและมีวิธีแก้ปัญหาที่ชัดเจนแล้ว ก็ถึงเวลาพิจารณาวิธีเขียนและดำเนินการตามแผนของคุณ

แม้ว่าคุณจะได้ทำการวิจัยทั้งหมดแล้ว ให้ถามพนักงานของคุณว่ามาตรการใดบ้างที่สามารถดำเนินการได้เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาไม่ให้เกิดขึ้นซ้ำ

สิ่งนี้ยังส่งเสริมการมีส่วนร่วมและแสดงถึงระดับการดูแลพนักงานของคุณ ยิ่งมีคนป้อนข้อมูลมากเท่าใด คุณก็จะมีข้อมูลมากขึ้นเมื่อเขียนแผนของคุณ

Connectteam – สร้างแผนปฏิบัติการแก้ไขร่วมกัน!

ทำงานร่วมกับพนักงานของคุณโดยใช้การแชทในแอป แบบสำรวจ การจัดการงาน และอื่นๆ เพื่อสร้างแผนปฏิบัติการแก้ไขที่สมบูรณ์แบบ!

เรียนรู้เพิ่มเติม!

หากคุณมาไกลขนาดนี้แล้ว และกำลังคิดที่จะทำสิ่งนี้ในหัวโดยไม่เขียนลงไป และคุณยังคงตั้งคำถามว่าแผนปฏิบัติการมีไว้เพื่ออะไร เรามีรายละเอียดที่จะอธิบายเพิ่มเติม

เมื่อคุณเริ่มเขียนแผนปฏิบัติการแก้ไขของคุณเอง คุณจะเห็นว่าการดำเนินการแก้ไขนั้นสมเหตุสมผลอย่างไร คุณสามารถกำหนดเวลา เป้าหมาย หรือเป้าหมายอื่นๆ ที่คุณต้องการไปให้ถึง นอกจากนี้ยังเขียนลงไป ดังนั้นคุณสามารถอ้างอิงได้ในภายหลัง

การดำเนินการแก้ไขควรรวมถึง:

• ปัญหา
• นโยบายบริษัทของคุณ
• ขั้นตอนการตั้งค่าเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้
• รายการความรับผิดชอบ ไม่ว่าจะเป็นพนักงานแต่ละคน ผู้จัดการ ฯลฯ

ตอนนี้คุณได้เขียนแผนปฏิบัติการแก้ไขแล้ว คุณจะไม่สงสัยว่าจุดประสงค์ของแผนปฏิบัติการคืออะไรอีกต่อไป เมื่อคุณได้รับผลประโยชน์แล้ว คุณจะต้องการฝึกอบรมพนักงานของคุณโดยเร็วที่สุด

การฝึกอบรมของคุณควรครอบคลุมสถานการณ์ที่เป็นไปได้ทั้งหมดพร้อมกับวิธีแก้ปัญหาทั้งหมดของคุณ ควรมีความชัดเจนเพื่อให้พนักงานออกจากการประชุมเพื่อทำความเข้าใจกับสิ่งที่คาดหวังหากเกิดสถานการณ์ขึ้น นอกจากนี้ พนักงานของคุณควรมีความมั่นใจในการทำงานใดๆ

เทคโนโลยีสามารถเป็นเพื่อนที่ดีที่สุดในการจัดการแผนปฏิบัติการแก้ไข เนื่องจากเกี่ยวข้องกับส่วนประกอบที่เคลื่อนไหวจำนวนมาก เช่น ต้องมีการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพและติดตามผลเพื่อตรวจสอบว่าการดำเนินการแก้ไขได้ผลตามที่ควร

สิ่งนี้สามารถจัดการได้หลายอย่าง โดยเฉพาะกับงานประจำวันอื่นๆ ทั้งหมดของคุณ หากคุณยังคงใช้อีเมลและข้อความ ความพยายามในการสื่อสารของคุณมักจะพลาดไป ส่วนที่แย่ที่สุดคือคุณไม่สามารถติดตามได้ว่าใครเห็นข้อความของคุณบ้าง

ไม่เพียงแต่คุณเสียเวลาในการโทรหาและไล่ตามทุกคนเท่านั้น ข้อผิดพลาดยังเกิดขึ้นเพราะพนักงานของคุณยังไม่ได้อ่านข้อความของคุณ เนื่องจากไม่มีวิธีการติดตาม คุณจึงไม่มีทางรู้ว่าพนักงานกำลังทำงานให้เสร็จหรือไม่

แอปแบบออลอินวัน เช่น Connectteam ช่วยให้คุณสามารถใช้แผนปฏิบัติการแก้ไขทั่วทั้งบริษัท เพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงแผนปฏิบัติการแก้ไขได้โดยตรง คุณยังสามารถติดตามผู้ที่ยังไม่ได้อ่านคู่มือการฝึกอบรมของคุณ และส่งการแจ้งเตือนแบบพุชอัตโนมัติเพื่อเตือนพวกเขาให้อ่านได้

นอกจากนี้ คุณสามารถติดตามและดูความคืบหน้าของพนักงานของคุณ ด้วยการเพิ่มวิดีโอและรูปภาพ คุณสามารถทำให้แผนการดำเนินการแก้ไขของคุณเป็นจริงได้ พนักงานจะสามารถรับชมสถานการณ์ในชีวิตจริงได้จากอุปกรณ์พกพาในเวลาของตนเอง แทนที่จะนั่งอยู่ในห้องที่น่าเบื่อ

นอกจากนี้ คุณไม่จำเป็นต้องยัดเยียดทุกอย่างในเซสชันการฝึกอบรมเดียวอีกต่อไป และกังวลว่าทุกคนจะเข้าใจเนื้อหาหรือไม่ พนักงานสามารถฝึกอบรมและอ้างอิงกลับไปยังแอปได้โดยตรงแม้ในขณะที่เกิดสถานการณ์ในชีวิตจริง นอกจากนี้พนักงานยังมีการดำเนินการแก้ไขอยู่ในมือ พวกเขาไม่ต้องดิ้นรนมองหาสิ่งผูกมัดขนาดใหญ่ท่ามกลางวิกฤตอีกต่อไป ด้วยแอปของ Connectteam คุณสามารถสร้างไฟล์สำหรับการดำเนินการแก้ไขแต่ละรายการที่พนักงานของคุณสามารถค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย

เมื่อมีการเผยแพร่การดำเนินการแก้ไขใหม่หรือที่ได้รับการปรับปรุง ให้ส่งการอัปเดตทั่วทั้งบริษัท และทุกคนจะได้รับข้อมูลล่าสุด พนักงานสามารถโต้ตอบกับการกดถูกใจและแสดงความคิดเห็นได้เหมือนกับแอปโซเชียลส่วนใหญ่ที่พวกเขาคุ้นเคย หากคุณสังเกตเห็นว่าพนักงานยังไม่ได้อ่านการอัปเดตของคุณ คุณสามารถใช้การแชทในแอปเพื่อส่งการเตือนให้ตรวจสอบได้ หากการดำเนินการแก้ไขมีผลกับทีมเดียวเท่านั้น คุณสามารถตั้งค่าการแชทเป็นกลุ่มในแอพและส่งข้อความถึงพวกเขาได้

Connectteam มีความสามารถมากกว่าแค่การฝึกอบรม การส่งข้อความ และการอัปเดต คุณสามารถตั้งค่าการจัดการงาน นาฬิกาบอกเวลา (รวมถึงการผสานบัญชีเงินเดือนกับ QuickBooks Online และ Gusto) และอื่นๆ อีกมากมาย ด้วยการตั้งค่าที่ง่ายดาย แม้แต่พนักงานที่ไม่เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีของคุณก็จะสนุกกับการใช้มันและรู้สึกสบายใจมากขึ้นเมื่อเกิดปัญหาขึ้น

ทำตามแผนปฏิบัติการแก้ไขของคุณ

เป็นการเขียนที่ดีและมีมันอยู่ในสถานที่ อย่างไรก็ตาม คุณต้องติดตามและประเมินว่ากระบวนการใหม่ของคุณใช้การได้หรือไม่ หากเราย้อนกลับไปที่ตัวอย่างเดิม คุณสามารถถามพนักงานไม่กี่คนว่าความรู้สึกหลังของพวกเขาเป็นอย่างไรตั้งแต่แผนใหม่

สิ่งที่ดีคือคุณสามารถปรับเปลี่ยนแผนการดำเนินการแก้ไขได้ทุกเมื่อ พนักงานของคุณอาจให้คำแนะนำเพื่อเพิ่ม ดังนั้นพนักงานคนต่อไปจะไม่ต้องเผชิญประสบการณ์แบบเดียวกัน

การเพิ่มเทคโนโลยีลงในแผนของคุณสามารถช่วยให้คุณติดตามแบบเรียลไทม์และปรับเปลี่ยนได้ตามต้องการ คุณจะไม่ตั้งคำถามอีกต่อไปว่าจุดประสงค์ของแผนปฏิบัติการคืออะไร? คุณจะถามว่าทำไมคุณถึงใช้เวลานานในการเขียน!

ต้องการรับบทความดีๆ เพิ่มเติมตรงไปยังกล่องจดหมายของคุณหรือไม่ สมัครสมาชิกที่นี่