วิธีสร้างแผนงานโครงการที่มีประสิทธิภาพแผนงานโครงการในปี 2565

คุณอาจจะถามว่าแผนงานในการจัดการโครงการคืออะไร?

แผนโครงการเป็นภาพรวมหน้าเดียวของเป้าหมายระดับสูงและผลงานตลอดระยะเวลา เป็นวิธีที่มีประโยชน์ในการจัดการความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและการสื่อสารเป้าหมายของโครงการและกำหนดการโครงการกับทีมอื่นๆ

ด้วยแผนงานที่ชัดเจน คุณและสมาชิกในทีมของคุณจะได้ภาพที่ดียิ่งขึ้นเกี่ยวกับขอบเขตของโครงการและปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในการค้นหา

จะร่างโครงการได้อย่างไร?

ตามหลักการแล้ว คุณต้องการให้แผนของคุณอยู่ในหน้าเดียว อาจดูเหมือนเป็นไปไม่ได้เมื่อพิจารณาถึงจำนวนข้อมูลที่คุณต้องการรวมไว้ อย่างไรก็ตาม การทำให้สั้นและแม่นยำเป็นสิ่งสำคัญ

รายละเอียดมากเกินไปอาจทำให้แผนการพัฒนาช้าลงและสร้างความยุ่งเหยิงให้ย่อยได้อย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่มีเวลาไม่เพียงพอสำหรับสมาชิกใหม่ในทีมที่ต้องการความรวดเร็วอย่างรวดเร็ว

เคล็ดลับยอดนิยมสำหรับการจัดการโครงการเกี่ยวกับวิธีการร่าง

เลือกเครื่องมือสำหรับจัดการโครงการ

ระบบอัตโนมัติเป็นเพื่อนที่ดีที่สุดของคุณ แทนที่จะสร้างแผนด้วยตนเอง ให้ใช้เครื่องมือสำหรับจัดการโครงการของคุณเพื่อช่วยให้คุณพัฒนาและนำเสนอเป้าหมายในแบบที่ผู้เข้าร่วมทุกคนมีส่วนร่วม

Team Gantt นำเสนอฟีเจอร์โรดแม็ปอันทรงพลังพร้อมเทมเพลตสำหรับการวางแผนโครงการ ช่วยให้คุณสร้างโรดแมปได้อย่างรวดเร็วและนำมาใช้ซ้ำในโครงการในอนาคต พิมพ์ PDF ของไทม์ไลน์ของคุณเพื่อให้ข้อมูลอย่างรวดเร็วแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักของคุณ

เลือกผลลัพธ์ที่คุณต้องการตามข้อกำหนดทางธุรกิจ

แผนงานผลิตภัณฑ์กำลังวางแผนตามผลลัพธ์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับทีม Agile ซึ่งหมายความว่าพวกเขามุ่งเน้นไปที่การเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการทำเพื่อพัฒนาแผนโดยรวม ผลิตภัณฑ์หรือคุณสมบัติที่คุณพัฒนาเป็นเพียงตัวช่วยในการบรรลุเป้าหมาย

จุดเริ่มต้นที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดคือความต้องการทางธุรกิจ คุณต้องการบรรลุอะไรกับแผนธุรกิจของคุณ ทำไมจึงต้องพิจารณา?

ทบทวนกลยุทธ์และวิสัยทัศน์ของคุณเพื่อระบุด้านที่สามารถปรับปรุงได้ คุณยังสามารถดูแหล่งข้อมูลอื่นๆ ของคุณได้ เช่น การวิจัยเกี่ยวกับแนวโน้มตลาด การวิเคราะห์คู่แข่ง คำขอภายในจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และคำขอของผู้ใช้ที่เสร็จสิ้นงานใน Backlog ของคุณ

ระบุจุดข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

ในแง่ง่ายๆ คุณจะใช้จุดข้อมูลเชิงปริมาณใดเพื่อติดตามเป้าหมายของเรา จากนั้น ระบุตัวเลขที่จะใช้ในการประเมินว่าแต่ละเป้าหมายดังกล่าวบรรลุผลสำเร็จอย่างไร

ทำตารางเวลา

กำหนดการสำหรับโครงการไม่ควรระบุวันที่หรือเวลาที่คุณวางแผนจะเสร็จสิ้นเหตุการณ์สำคัญหรือทำงานให้เสร็จสิ้น ควรใช้เป็นแผนการดำเนินงานและกำหนดกรอบเวลาโดยรวมของโครงการแทน

นอกจากนี้ยังควรกำหนดเวลาที่แต่ละขั้นตอนจะใช้ในการทำให้เสร็จและสรุปเมื่อคุณวางแผนที่จะบรรลุเป้าหมายของโครงการ คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีเครื่องมือหรือโปรแกรมการจัดการโครงการเพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบขอบเขตที่คุณกำลังปฏิบัติตามแผนนี้ Monday.com เสนอระบบไทม์ไลน์ที่แมปขั้นตอนต่างๆ และระบุเวลาที่ใช้ (หรือจะใช้เวลา) สำหรับแต่ละขั้นตอน

จัดเรียงปัญหาเป็นธีมกว้างๆ

ในขั้นตอนนี้ คุณจะดูช่องทางผกผันที่เปลี่ยนจากเป้าหมายเป็นเมตริกผลกระทบจำนวนหนึ่งและรายการปัญหามากมายที่ต้องแก้ไข (และมีแนวโน้มมากที่สุดคือ รายการงานในมือบางรายการที่สามารถรวมเข้าด้วยกันได้):

• ผลลัพธ์ที่คาดหวัง (ตามความต้องการของธุรกิจ)
• ตัวชี้วัดผลกระทบ (เพื่อวัดความสำเร็จ)
• ปัญหาที่ต้องแก้ไข (ที่อาจเปลี่ยนพฤติกรรมของผู้ใช้)

มันจะวุ่นวาย แต่สิ่งสำคัญคือต้องดูเส้นทางตั้งแต่ต้นจนจบ (และสังเกตว่าจะนำไปสู่ผลลัพธ์เดียวกันได้กี่วิธี) อย่าข้ามไปที่โซลูชันเดียว ณ จุดนี้ ผลงานของผลิตภัณฑ์เป็นการผสมผสานระหว่างความรู้ ประสบการณ์ และสัญชาตญาณ การสร้างแผนงานสำหรับการพัฒนาของคุณถือเป็นความผิดพลาด

ร่างแผนของคุณ

ด้วยเครื่องมือที่คุณเลือกสำหรับการทำแผนที่ถนนโดยมีวัตถุประสงค์และจุดข้อมูลที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน คุณสามารถวาดตัวแปรบนไทม์ไลน์เพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบเวลา สร้างการพึ่งพางานเพื่อให้คุณสามารถติดตามความคืบหน้าของโครงการได้อย่างง่ายดายโดยนำจุดข้อมูลหลายจุดมาเปรียบเทียบกัน

ประมาณการค่าใช้จ่าย

ค่าใช้จ่ายไม่ได้เป็นเพียงเกี่ยวกับอุปกรณ์และเครื่องมือที่คุณต้องซื้อและจ่ายเพื่อให้งานเสร็จสมบูรณ์ แต่ยังมีปัจจัยอื่นๆ เช่น จำนวนชั่วโมงทำงานสำหรับสมาชิกในทีมแต่ละคนและความสามารถเฉพาะตัวที่จำเป็นสำหรับโครงการต่างๆ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีสิทธิ์เข้าถึงอุปกรณ์และบุคลากรที่เหมาะสมก่อนเริ่มโครงการ หากคุณต้องการขอความช่วยเหลือจากทีมอื่น หรือแม้แต่จ้างพนักงานชั่วคราวหรือฟรีแลนซ์ ให้รวมข้อมูลนี้ไว้ในข้อเสนอโครงการของคุณด้วย

ตรวจสอบและแก้ไข

การวางแผนสำหรับโครงการของคุณไม่ใช่แบบฝึกหัดนัดเดียว หากสถานการณ์ของคุณเปลี่ยนไป คุณไม่เป็นไปตามกำหนดเวลา คุณใช้งบประมาณหมดแล้ว กำลังป่วยเป็นโรคต่างๆ หรือเมื่อโลกมีสถานการณ์ที่ไม่คาดคิดและผิดปกติ จำเป็นต้องปรับแผนของคุณให้เป็นปกติใหม่

อะไรคือเหตุผลที่แผนงานสำหรับโครงการมีความสำคัญ?

ประเด็นที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งในการจัดการโครงการคือการสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีม แผนก และผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย นักลงทุน นักลงทุน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และแผนกอื่นๆ คุณเคยได้ยินไหมว่าพนักงานกว่า 80% เสียเวลาในการทำงานซ้ำถึงครึ่งหนึ่งเนื่องจากกระบวนการสื่อสารที่ไม่ดีภายในบริษัท

โครงร่างของโครงการทำอะไรได้อย่างแม่นยำ: ช่วยให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องในโครงการรับทราบข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการ

โดยธรรมชาติ ยิ่งโครงการของคุณใหญ่และซับซ้อนมากขึ้นเท่าใด เครื่องมือสำหรับการจัดการโครงการของคุณก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น ผู้ใช้โครงการสามารถตรวจสอบความคืบหน้าของโครงการ ดูงานหลักและเหตุการณ์สำคัญ และเป็นคนแรกที่ได้รับแจ้งเกี่ยวกับเป้าหมายเวิร์กโฟลว์และการปรับเปลี่ยน

แน่นอน คุณจะต้องคอยดูการอัปเดตแผนงาน เป็นส่วนสำคัญของการใช้แผนที่ เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนอยู่ที่ด้านบนสุดของเป้าหมายหลักของโครงการของคุณ

บทสรุป

แผนงานสามารถเป็นเครื่องมือที่ทรงพลัง อย่างไรก็ตาม ความเป็นจริงของชีวิตไม่ได้เป็นอย่างที่เราพิมพ์เขียวเสมอไป แผนงานผลิตภัณฑ์ต้องยืดหยุ่น จับตาดูอนาคต แต่วางเท้าบนพื้น

เริ่มต้นด้วยข้อกำหนดทางธุรกิจ ระบุปัญหาที่ต้องแก้ไข และเปลี่ยนเป็นแผนงานที่ชัดเจนและดำเนินการได้สำหรับผลิตภัณฑ์ของคุณ ทั้งบริษัทจะมีทิศทางที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของคุณ