วิธีจัดรูปแบบอีเมล: แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและตัวอย่าง

ซูจาน พาเทล

• 29 พฤษภาคม 2566

ไม่ว่าคุณจะส่งอีเมลถึงบุคคลในองค์กรของคุณ ผู้จัดการฝ่ายจ้างงาน เอเจนซี่การตลาด หรือเป็นส่วนหนึ่งของแคมเปญอีเมลแบบเย็น การจัดรูปแบบก็มีความสำคัญ ไม่เพียงแต่การแสดงความเป็นมืออาชีพเป็นสิ่งสำคัญเท่านั้น แต่อีเมลยังต้องอ่านง่ายและเข้าใจประเด็นอย่างชัดเจนและรัดกุม หากคุณเคยพบว่าตัวเองมีคำถามว่า “คุณจัดรูปแบบอีเมลอย่างไร” เรามีคุณครอบคลุม

วิธีจัดรูปแบบอีเมลแบบมืออาชีพในปี 2023

คุณควรจัดรูปแบบอีเมลมืออาชีพให้เหมือนกับจดหมายธุรกิจทั่วไป โดยเว้นช่องว่างระหว่างแต่ละย่อหน้าและระวังการพิมพ์ผิดและข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ ก่อนที่เราจะลงลึกในแง่มุมต่างๆ ของข้อความ ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำสั้นๆ เกี่ยวกับวิธีจัดรูปแบบอีเมล:

1. ยาวไปก็ไม่ดี—ทำให้สั้นและตรงประเด็น
2. หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาที่ซับซ้อนเกินไปและประโยคยาวๆ
3. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้รับสามารถสแกนผ่านข้อความเพื่อรับประเด็นหลักของข้อความได้อย่างง่ายดาย
4. ตรวจทานก่อนกดส่งเสมอ
5. หากคุณมีแนวโน้มที่จะพิมพ์ผิด การพิมพ์สำเนาอีเมลจริงจะทำให้จับข้อผิดพลาดได้ง่ายกว่าการตรวจสอบบนหน้าจอ

หัวเรื่อง

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใส่หัวเรื่องในอีเมล ทุกฉบับ ที่คุณส่ง หากคุณปล่อยทิ้งไว้ โอกาสที่จะมีคนเปิดอ่านอีเมลของคุณนั้นแทบจะเป็นไปไม่ได้เลย บรรทัดหัวเรื่องเป็นสถานที่ที่สมบูรณ์แบบในการสรุปเหตุผลของอีเมลของคุณ ให้สั้น เรียบง่าย และให้ข้อมูล

ต่อไปนี้คือตัวอย่างหัวเรื่องที่ยอดเยี่ยมสำหรับอีเมลระดับมืออาชีพ:

• ใบสมัครสำหรับ [ตำแหน่งงาน] – [ชื่อของคุณ]
• เรื่อง การประชุมเมื่อวันที่ [วันที่]
• ขอบคุณ – [ตำแหน่งงาน] สัมภาษณ์ – [ชื่อของคุณ]
• อ้างถึงโดย [ชื่อ] เพื่อหารือเกี่ยวกับ [เรื่อง]

คำทักทาย

สิ่งที่แย่ที่สุดอย่างหนึ่งที่คุณสามารถทำได้เมื่อเขียนอีเมลแบบมืออาชีพคือการไม่ส่งถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่ง ลองคิดดูสิว่า ถ้าคุณเปิดอีเมลและขึ้นต้นด้วยคำว่า “Dear Sales Team” หรือ “Dear Marketing Agency” คุณจะรำคาญใจที่จะอ่านที่เหลือไหม อาจจะไม่. หากคุณไม่มีชื่อของบุคคลนั้น คุณสามารถค้นหาได้โดยการตรวจสอบหน้า LinkedIn ของธุรกิจหรือโทรติดต่อฝ่ายต้อนรับของบริษัท

นอกจากนี้ เมื่อกล่าวถึงใครบางคนในอีเมลแบบมืออาชีพ ให้หลีกเลี่ยงคำว่า "สวัสดี" "สวัสดี" และ "สวัสดี" การยึดติดกับคำว่า “Dear” ที่เป็นทางการกว่านั้นเป็นวิธีที่ปลอดภัยเสมอ

ร่างกาย

ส่วนใหญ่แล้ว คุณต้องการเพียงสามย่อหน้าสั้นๆ ในอีเมลแบบมืออาชีพ บางครั้ง คุณอาจต้องการมากกว่านี้เพื่อส่งต่อข้อความทั้งหมดของคุณ แต่ยิ่งสั้นเท่าไรก็ยิ่งดีเท่านั้น สามย่อหน้าที่คุณควรรวมไว้คือ:

1. บทนำ: อธิบายสั้น ๆ ว่าคุณเป็นใคร
2. เหตุผลที่คุณเขียน: ให้มันตรงประเด็น หากคุณต้องการเพิ่มรายละเอียดพิเศษและสร้างย่อหน้าเพิ่มเติม ให้แบ่งแต่ละย่อหน้าออกเป็นสองสามประโยคเพื่อให้อ่านง่ายขึ้น
3. ขอบคุณ: ขอบคุณผู้รับที่สละเวลาและกระตุ้นให้ตอบกลับ

การปิดและลายเซ็น

มีหลายวิธีที่เหมาะสมในการปิดอีเมลที่เป็นทางการ สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการหลีกเลี่ยงการทำตัวสบาย ๆ มากเกินไป วิธีที่ยอดเยี่ยมในการปิดอีเมลอย่างมืออาชีพ ได้แก่:

• ขอแสดงความนับถือ
• ด้วยความเคารพ
• ดีที่สุด
• ขอบคุณ
• ด้วยความชื่นชม

ระวังการใช้วลีง่ายๆ เช่น

• รัก
• ภายหลัง
• เสมอ
• ไชโย
• เฉียว

หลังจากการปิด คุณควรใส่ลายเซ็นอีเมลของคุณ อย่างน้อยควรประกอบด้วยชื่อและที่อยู่อีเมลของคุณ หากเหมาะสม คุณควรใส่หมายเลขโทรศัพท์ของคุณด้วยเพื่อให้ผู้รับสามารถติดต่อคุณได้โดยตรง ยิ่งไปกว่านั้น คุณสามารถใส่ลิงก์ไปยังโปรไฟล์ LinkedIn ของคุณเพื่อให้สามารถเข้าถึงข้อมูลเกี่ยวกับตัวคุณหรือบริษัทของคุณได้อย่างง่ายดาย

ขอแนะนำโปรแกรมเขียนอีเมล SHAKEspeare AI

SHAKEspeare เป็นผู้เขียนอีเมล AI ที่ขับเคลื่อนโดย Intel จากแคมเปญอีเมลเย็น ๆ นับพัน เพื่อเรียนรู้อย่างต่อเนื่องและเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพโดยอัตโนมัติ สามารถช่วยเอาชนะบล็อกนักเขียนโดยสร้างรูปแบบอีเมล 3 แบบให้คุณโดยอัตโนมัติในเวลาไม่ถึงนาที

ผู้เขียนอีเมล AI ช่วยให้คุณเชื่อมต่อกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าในวงกว้างโดยยังคงรักษาน้ำเสียงและความรู้สึกที่เป็นส่วนตัว บอก SHAKEspeare เกี่ยวกับข้อเสนอทางธุรกิจของคุณและเป้าหมายของอีเมลเย็น ๆ ของคุณและจะจัดการงานเขียนให้คุณ อีเมลจะสั้นและตรงประเด็นเสมอพร้อมคำกระตุ้นการตัดสินใจที่ชัดเจนและหลักฐานทางสังคม เมื่อเขียนรูปแบบอีเมลต่างๆ เสร็จแล้ว สิ่งที่คุณต้องทำคือเลือกแบบร่างที่คุณชอบที่สุดและเพิ่มลงในแคมเปญ Mailshake

นอกจากนี้ SHAKEspeare ยังรวมบริการฟรีเมื่อคุณทำให้งานเย็นของคุณทำงานโดยอัตโนมัติด้วย Mailshake

อีเมลระดับมืออาชีพ: เทมเพลตสำหรับรูปแบบอีเมลที่ถูกต้อง

ต่อไปนี้คือรูปแบบอีเมลที่ดีที่สุดและง่ายที่สุดสำหรับการส่งข้อความแบบมืออาชีพ:

หัวเรื่อง: สั้น เรียบง่าย และตรงประเด็น สรุปอีเมลของคุณด้วยคำไม่กี่คำ

คำทักทาย: “Dear [First & Last Name]” หรือ “Dear [Mr./Mrs. นามสกุล]"

ย่อหน้าแรก: มีความชัดเจนและตรงไปตรงมา ในย่อหน้านี้ คุณควรแนะนำตัวเองและระบุเหตุผลสำหรับอีเมลของคุณ ไม่ว่าคุณจะสมัครงาน ถามคำถามเกี่ยวกับการประชุม หรือเสนอผลิตภัณฑ์หรือบริการ ให้พูดถึงมันในสองสามประโยคแรก

ย่อหน้าที่สอง: ส่วนนี้ควรลงรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับเหตุผลสำหรับข้อความของคุณ หากคุณกำลังสมัครงาน ให้ระบุว่าคุณสร้างประโยชน์อะไรให้กับบริษัทได้บ้าง เมื่อคุณมีคำถาม ให้ถามพวกเขา อย่าเดินเตร่ และหากคุณขายสินค้าบางอย่าง ให้พูดตรงๆ และอธิบายว่าผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณสามารถแก้ปัญหาของผู้รับได้อย่างไร

ย่อหน้าที่สาม: สรุปอีเมลแบบมืออาชีพของคุณโดยขอบคุณผู้รับที่สละเวลาและการพิจารณา ทำตัวสุภาพและให้เกียรติ แต่อย่าทำเหมือนว่าเขาเป็นเพื่อนที่ดีที่สุดของคุณหรือทำเหมือนว่าคุณกำลังช่วยเหลือเขาอย่างมากด้วยการติดต่อกัน

ปิด: “ขอแสดงความนับถือ/ด้วยความเคารพ/ดีที่สุด/อื่นๆ [ชื่อและนามสกุลของคุณ]”

ลายเซ็น: [ชื่อและนามสกุลของคุณ]/ [ที่อยู่อีเมลของคุณ]/ [หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ] (ไม่บังคับ) / [URL โปรไฟล์ LinkedIn ของคุณ] (ไม่บังคับ)

การจัดรูปแบบ Cold Email แบบมืออาชีพ: แนวทางปฏิบัติและตัวอย่างที่ดีที่สุด

การจัดรูปแบบและการเขียนอีเมลแบบมืออาชีพนั้นเป็นไปตามแนวทางเดียวกันกับจดหมายธุรกิจทั่วไป แต่มีความแตกต่างเล็กน้อย

มาดูรูปแบบอีเมลเย็นที่พบบ่อยที่สุดสองรูปแบบและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ควรปฏิบัติตาม:

รูปแบบอีเมลเย็นของ AIDA

AIDA (ความสนใจ ความสนใจ ความปรารถนา และการกระทำ) เป็นหนึ่งในรูปแบบที่ทรงพลังที่สุดสำหรับการส่งอีเมลเย็น นี่คือลักษณะ:

คำทักทาย: “สวัสดี [ชื่อ]” (คำทักทายแบบเป็นกันเองเป็นเรื่องปกติในอีเมลเย็นชา แต่ควรใช้คำว่า “เรียน” ในกรณีทางการ เช่น อีเมลธุรกิจทั่วไป)

ย่อหน้าแรก: แทนที่จะแนะนำตัวเองเหมือนที่คุณแนะนำในอีเมลธุรกิจทั่วไป คุณต้องเริ่มต้นด้วยการตระหนักถึงปัญหาที่บริษัทหรือบุคคลที่น่าจะเผชิญซึ่งผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณแก้ไขได้

ย่อหน้าที่สอง: แนะนำผลิตภัณฑ์ของคุณโดยสังเขปและระบุว่าผลิตภัณฑ์ดังกล่าวสามารถแก้ปัญหาได้อย่างไร และประโยชน์เฉพาะใดที่สามารถนำมาให้กับพวกเขา/ธุรกิจของพวกเขาได้

ย่อหน้าที่สาม: ที่นี่มีคำกระตุ้นการตัดสินใจสั้นๆ ที่เฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่น “ต้องการดูว่า [ผลิตภัณฑ์] สามารถเพิ่ม [ROI/โอกาสในการขาย/การขาย/อื่นๆ] ของคุณได้อย่างไร แจ้งให้เราทราบเวลาที่ดีในการกำหนดเวลาการสาธิตในแบบของคุณ”

รูปแบบอีเมลเย็น BAB

BAB (ก่อน หลัง สะพาน) เป็นอีกหนึ่งรูปแบบที่มีประสิทธิภาพซึ่งใช้พลังของแรงจูงใจในการกระตุ้นการตอบสนอง นี่คือลักษณะ:

คำทักทาย: “สวัสดี [ชื่อ]”

ย่อหน้าแรก: เริ่มต้นด้วยคำถามที่น่าสนใจ ตัวอย่างเช่น “บริษัทของคุณจะทำอย่างไรหากมีโอกาสในการขายเพิ่มขึ้น 200%” ติดตามผลสถิติจากลูกค้าของคุณหนึ่งราย (หรือมากกว่า) ที่แสดงผลิตภัณฑ์ของคุณซึ่งทำให้พวกเขาได้รับประโยชน์ดังกล่าว

ย่อหน้าที่สอง: แสดงให้พวกเขาเห็นว่าลูกค้าที่คุณกล่าวถึงข้างต้นมีขนาดและอุตสาหกรรมใกล้เคียงกับบริษัทที่คุณติดต่อด้วย

ย่อหน้าที่สาม: ระบุอย่างมั่นใจว่าคุณสามารถช่วยให้พวกเขาบรรลุผลลัพธ์เดียวกันได้ รวมคำกระตุ้นการตัดสินใจเพื่อกำหนดเวลาการโทรหรือการสาธิต

กำลังมองหาเพิ่มเติม? ตรวจสอบ เทมเพลตอีเมลที่มีประสิทธิภาพทั้ง 17 แบบ !

อย่าลืมติดตาม!

เมื่อคุณเข้าใจวิธีการจัดรูปแบบอีเมลแล้ว พื้นที่สำคัญถัดไปที่ต้องเน้นคืออีเมลติดตามผล เหตุใดการติดตามอีเมลเย็น ๆ ของคุณจึงสำคัญมาก เพียงดูสถิติการติดตามผลการขายทั้งสองนี้:

• 60% ของลูกค้าจะบอกว่าไม่ สี่ ครั้งก่อนตัดสินใจซื้อ อย่างไรก็ตาม 48% ของพนักงานขายไม่พยายามติดตามผลแม้แต่ครั้งเดียว
• พนักงานขาย 70% หยุดติดต่อหลังจากอีเมล 1 ฉบับ แต่คุณมีโอกาส 25% ที่จะได้รับการตอบกลับหากคุณส่งการติดตามผล

หากคุณไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นจากอีเมลติดตามผลที่ใด เราได้รวบรวมเทมเพลต 14 แบบเหล่านี้เพื่อช่วยคุณในการขาย

พร้อมที่จะเล่นเกมอีเมลของคุณแล้วหรือยัง ลงทะเบียนเพื่อรับ Cold Email Masterclass ฟรี: เรียนรู้วิธีจัดรูปแบบ เขียน และเพิ่มประสิทธิภาพอีเมลระดับมืออาชีพที่ดีที่สุด รวมถึงอีเมลเย็นและการติดตามผล

การจัดรูปแบบอีเมล คำถามที่พบบ่อย (FAQs)

ฉันจะจัดรูปแบบอีเมลอย่างมืออาชีพได้อย่างไร

หากต้องการจัดรูปแบบอีเมลอย่างมืออาชีพ ให้เริ่มด้วยคำทักทายที่เป็นทางการ เช่น “เรียน” ตามด้วยชื่อหรือตำแหน่งของผู้รับ

จากนั้นเขียนข้อความที่ชัดเจนและกระชับโดยใช้ภาษาที่เรียบง่ายและไม่มีศัพท์แสง

สุดท้าย สรุปอีเมลของคุณด้วยการลงท้ายอย่างสุภาพ เช่น "ดีที่สุด" หรือ "ด้วยความเคารพ" และหลีกเลี่ยงการใช้วลีลงท้ายแบบสบายๆ เช่น "รัก" หรือ "ไชโย"

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตรวจสอบการพิมพ์ผิดและข้อผิดพลาดก่อนที่คุณจะกดปุ่มส่งในที่สุด! ไวยากรณ์มีประโยชน์มากในเรื่องนี้

ฉันจะจัดรูปแบบอีเมลสำหรับการสมัครงานได้อย่างไร

ในการจัดรูปแบบอีเมลสำหรับการสมัครงาน ให้เริ่มต้นด้วยคำทักทายแบบมืออาชีพ เช่น “Dear Hiring Manager” จากนั้นอธิบายว่าเหตุใดคุณจึงเป็นผู้สมัครที่ดีที่สุดสำหรับตำแหน่งนี้ รวมรายละเอียดและคุณสมบัติที่เกี่ยวข้องเพื่อแสดงทักษะและประสบการณ์ของคุณ

ในตอนท้ายของข้อความ ให้ขอบคุณผู้รับที่สละเวลาและให้ข้อมูลติดต่อเพื่อให้ติดต่อคุณได้

สิ่งที่ควรรวมอยู่ในเนื้อหาของอีเมล?

เมื่อเขียนเนื้อหาของอีเมล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ระบุสิ่งที่คุณพยายามสื่อสารอย่างชัดเจนในข้อความ

ใส่คำแนะนำสั้นๆ เกี่ยวกับตัวคุณ หรือเหตุผลที่คุณติดต่อผู้รับ จากนั้นให้รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับคำขอของคุณ และเพิ่มบริบทหรือข้อมูลพื้นฐานที่จำเป็นซึ่งอาจช่วยอธิบายสิ่งที่คุณขอได้

สุดท้าย จบด้วยบทสรุปที่ย้ำประเด็นหลักของข้อความของคุณหากยาวเกินไป และขอบคุณผู้อ่านที่สละเวลา TDLR เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสรุปอีเมลโดยไม่ดูไม่เป็นมืออาชีพ

ฉันควรใช้ขนาดตัวอักษรใดในการจัดรูปแบบอีเมล

เพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณอ่านง่าย ขอแนะนำให้ใช้ขนาดฟอนต์มาตรฐาน เช่น 12 พอยต์สำหรับเนื้อหาของข้อความ และ 10-14 พอยต์สำหรับบรรทัดเรื่อง

คุณควรหลีกเลี่ยงการใช้ฟอนต์ขนาดใหญ่เกินไป เช่น 18 หรือ 24 พอยต์ เนื่องจากอาจดูหนาเกินไปและมากเกินไป

ฉันควรระบุอีเมลอย่างไรหากไม่ทราบชื่อผู้รับ

หากคุณไม่ทราบหรือไม่แน่ใจในชื่อผู้รับ วิธีที่ดีที่สุดคือใช้คำทักทายทั่วไป เช่น “เรียน [ตำแหน่ง/ตำแหน่ง]” หรือ “ถึงผู้ที่เกี่ยวข้อง”

ลายเซ็นอีเมลที่ดีคืออะไร?

ลายเซ็นอีเมลที่ดีคืออย่างน้อยต้องมีชื่อนามสกุล ที่อยู่อีเมล และหมายเลขติดต่อของคุณ เพื่อให้ผู้รับสามารถติดต่อคุณได้โดยตรง

คุณยังสามารถเพิ่มลิงก์ไปยังบัญชีโซเชียลมีเดียและรูปโปรไฟล์เพื่อทำให้อีเมลของคุณมีความ "เป็นมนุษย์" มากขึ้น