คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีจัดการทีมระยะไกล

การทำงานทางไกลเป็นประเด็นร้อนในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา

อันที่จริงแล้ว รายงาน State of the American Workplace ของ Gallup พบว่าพนักงานประมาณ 43% ในสหรัฐอเมริกาทำงานจากระยะไกล และเมื่อจำนวนนั้นเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ ผู้จัดการก็ตระหนักว่าพวกเขาต้องยกระดับความผูกพันกับพนักงานที่พวกเขาแทบไม่รู้จักหรือเห็นหน้า มันเป็นงานที่ยิ่งใหญ่และท้าทาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากการมีส่วนร่วมและการสื่อสารระหว่างผู้จัดการและพนักงานอยู่ในระดับต่ำ จะส่งผลโดยตรงต่อระดับผลผลิต

ดังนั้น ด้วยโรคระบาดเมื่อเร็วๆ นี้ ธุรกิจที่ยังไม่ได้พิจารณาการทำงานจากระยะไกลจึงต้องคิดให้เร็วและปรับตัวให้เข้ากับสภาพแวดล้อมใหม่ ง่ายพอที่จะจัดเตรียมอุปกรณ์ให้พนักงานทำงานจากที่บ้านได้ภายในเวลาไม่กี่วัน อย่างไรก็ตาม การจัดการทีมจากระยะไกลอย่างมีประสิทธิภาพกลายเป็นไดนามิกใหม่ทั้งหมด

ผู้จัดการจำนวนมากกังวลเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงาน เนื่องจากพนักงานเปลี่ยนไปทำงานจากที่บ้าน อย่างไรก็ตาม การศึกษาของมหาวิทยาลัยสแตนฟอร์ดพบว่า “ การเพิ่มผลิตภาพของพนักงานทางไกลเทียบเท่ากับวันพิเศษต่อคนต่อสัปดาห์ โดยเฉลี่ยแล้วคนทำงานทางไกลมีโอกาสน้อยที่จะหมดไฟ และในหลายๆ ด้านก็มีส่วนร่วมมากกว่าคนทำงานในบ้าน”

ไม่ว่าบริษัทของคุณจะมีพนักงานทางไกลสามคน 30 คน หรือ 300 คน คุณจำเป็นต้องรู้วิธีจัดการทีมทางไกล เมื่อคุณมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับวิธีจัดการพนักงานทางไกลอย่างมีประสิทธิภาพ คุณจะสร้างวัฒนธรรมบริษัทที่แข็งแกร่ง ดึงดูดผู้มีความสามารถระดับสูง และรักษาสิ่งที่ดีที่สุดจากทีมในบริษัทของคุณไปยังพนักงานทางไกลของคุณ

ดาวน์โหลดการจัดการพนักงานจากระยะไกล: คู่มือฉบับสมบูรณ์ (eBook) ฟรี!

หากคุณสนใจในเคล็ดลับ ให้เลื่อนลงมาด้านล่าง แต่ถ้าคุณต้องการได้รับความรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่คุณเผชิญอยู่ ลองดูความท้าทายเหล่านี้

ความท้าทายในการจัดการพนักงานระยะไกล

คุณเผชิญกับความท้าทายใหม่ทั้งชุดเมื่อคุณมีพนักงานจากระยะไกล และพนักงานส่วนใหญ่อาจไม่คุ้นเคยเมื่อทุกคนอยู่ในอาคารสำนักงานเดียวกัน ดังนั้น คุณต้องปรับตัวจากวิธีที่คุณมักจะจัดการกับสิ่งต่างๆ ในสำนักงาน เนื่องจากมันไม่ได้แปลได้ดีเสมอไปกับทีมระยะไกลของคุณ

นี่คือความท้าทายที่พบบ่อยที่สุดที่คุณจะต้องเผชิญ:

• การสื่อสารที่จำกัด ซึ่งมักจะนำไปสู่ความเข้าใจผิดกับผู้บริหารและเพื่อนร่วมงาน
• ขาดความสามัคคีกับทีม
• กำหนดตารางเวลาไม่มี 9 ถึง 5
• ไม่มีงานหรือบทบาทที่ชัดเจน
• เคารพเวลาของพนักงานทุกคน
• ข้อจำกัดทางเทคนิค เช่น ไม่สามารถเข้าถึงคอมพิวเตอร์หรืออีเมลของบริษัทได้
• ติดตามผลการปฏิบัติงานของพนักงานทางไกลได้ยาก
• ระดับการมีส่วนร่วมต่ำ
• ขาดวัฒนธรรมองค์กร

เมื่อคุณจัดการพนักงานที่ทำงานจากระยะไกล คุณต้องมีความรู้เกี่ยวกับความท้าทายที่เผชิญอยู่ เพื่อที่คุณจะได้เตรียมพร้อมสำหรับทุกสิ่งที่เข้ามา คำแนะนำของเราจะนำคุณไปสู่การเอาชนะความท้าทายเหล่านี้และมอบเครื่องมือที่คุณไม่เคยรู้มาก่อนว่าคุณต้องการ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการพนักงานระยะไกลอย่างมีประสิทธิภาพ

เมื่อใช้พนักงานทางไกล คุณต้องแน่ใจว่าคุณกำลังใช้เครื่องมือที่พวกเขาคุ้นเคย ตัวอย่างเช่น การซูมสำหรับวิดีโอ การสื่อสารแบบเห็นหน้ากันสามารถช่วยในเรื่องการมีส่วนร่วมได้ ในขณะที่ Slack หรือ Google Hangouts ช่วยให้คุณไม่พลาดการติดต่อแบบเรียลไทม์ แต่ถ้าคุณพร้อมที่จะก้าวไปสู่อีกระดับและจัดหาทุกสิ่งที่จำเป็นสำหรับพนักงานทางไกลเพื่อให้ประสบความสำเร็จ คุณจำเป็นต้องมีแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ และไม่ใช่แค่แอปมือถือใดๆ คุณต้องมีแอปมือถือที่สร้างขึ้นสำหรับคนทำงานระยะไกลและไร้โต๊ะ – Connecteam

คุณสมบัติหลักที่พนักงานทางไกลชื่นชมและต้องการ:

• การมีส่วนร่วมของพนักงาน การประกาศ และข่าวสารล่าสุด: มีส่วนร่วมกับพนักงานของคุณด้วยการแบ่งปันข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับการบรรลุเป้าหมายของบริษัท การบรรลุเป้าหมาย ฯลฯ และเฉลิมฉลองเรื่องราวความสำเร็จด้วยรูปภาพ วิดีโอ เรื่องราว และอื่นๆ อีกมากมาย
• แบบสำรวจ กล่องข้อเสนอแนะ และแบบสำรวจสด: รับข้อมูลตามแบบสำรวจในองค์กร สร้างกล่องคำแนะนำเพื่อรับคำติชมและข้อมูลเชิงลึกโดยไม่ต้องถามแบบเห็นหน้ากัน ชักจูงนโยบายเปิดประตูเพื่อให้พนักงานรู้สึกอิสระที่จะใส่ความคิดของพวกเขาไปยังฝ่ายทรัพยากรบุคคลและฝ่ายบริหาร
• แชทกลุ่มพนักงานหรือการสื่อสารแบบสบายๆ: ส่งข้อความทั่วทั้งบริษัทได้ทุกที่ทุกเวลา อนุญาตให้พนักงานมีส่วนร่วมโดยการกดถูกใจ แสดงความคิดเห็น และเป็นส่วนหนึ่งของการสนทนา ใช้ประกาศทางเดียวหรือการดูแลเนื้อหา
• แชร์ไฟล์และออนบอร์ดได้อย่างง่ายดาย: ส่งรูปภาพ, GIFS, วิดีโอ, บันทึกเสียง, คู่มือการฝึกอบรม, แบบฟอร์ม, เอกสาร, นโยบายบริษัท และอื่นๆ อีกมากมายแบบเรียลไทม์ ทั้งหมดนี้สามารถทำได้จากภายในแอปฟรี สร้างคลังสื่อและหลักสูตรเพื่อเตรียมความพร้อมจากระยะไกลหรือฝึกอบรมพนักงานปัจจุบันด้วยนโยบายใหม่
• เอกสารดิจิทัล: แบบ ฟอร์มไร้กระดาษพร้อมลงนาม คู่มือพนักงาน รายการตรวจสอบ นโยบายการเข้างาน และอื่นๆ

Connectteam ใช้งานง่ายมาก แม้แต่พนักงานที่ไม่เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีก็สามารถเข้าร่วมได้ในเวลาไม่กี่นาที Connectteam ได้รับการออกแบบมาสำหรับบริษัทที่ไม่มีโต๊ะ ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องมีการฝึกอบรมเกี่ยวกับวิธีการใช้แอปแชทเป็นทีม — ลงทะเบียนในเวลาน้อยกว่า 5 นาทีและเริ่มใช้แอป

Keith Ferrazzi ผู้ก่อตั้งและซีอีโอของ Ferrazzi Greenlight กล่าวว่า “ถ้าคุณซึ่งเป็นผู้จัดการไม่สร้างช่องทางการสื่อสารที่ดีและเปิดกว้าง พนักงานที่ทำงานจากระยะไกลจะรู้สึกว่า 'ห่างไกล' และถูกลืม”

Deborah Goldstein จาก DRIVEN Professionals อธิบายว่าในการจัดการทีมระยะไกลที่มีประสิทธิผล คุณต้องมีกลยุทธ์การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

• มีจำนวน "เช็คอิน" อย่างเป็นทางการทุกสัปดาห์
• กำหนดเป้าหมายการทำงานรายเดือน รายไตรมาส และรายปี
• มีความชัดเจนเกี่ยวกับความคาดหวังและข้อกำหนดของงาน เช่น พารามิเตอร์ วันครบกำหนด และตัวชี้วัด
• กำหนดช่องทางที่จะใช้ เช่น การแชทแบบตัวต่อตัว การประชุมทีม หรือเปิดฟอรัมสำหรับข้อเสนอแนะและแนวคิด

การมีส่วนร่วมในกิจกรรมการสร้างทีม คุณกำลังสร้างและส่งเสริมความสัมพันธ์ซึ่งนำไปสู่การรักษาที่ดีขึ้น ประสิทธิภาพการทำงานที่สูงขึ้น และความพึงพอใจและความสุขของพนักงานโดยรวม

การวิจัยแสดงให้เห็นว่าพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลมีความสัมพันธ์ที่อ่อนแอกับเพื่อนร่วมงานมากกว่าพนักงานที่ทำงานในบ้าน

ดังนั้น ผู้จัดการต้องมีส่วนร่วมในการพบปะสังสรรค์ของทีมเป็นประจำเพื่อสร้างสายสัมพันธ์ระหว่างมนุษย์ และสร้างความไว้วางใจและการมีส่วนร่วมกับทั้งทีม เมื่อพนักงานทางไกลมีส่วนร่วมมากขึ้น พวกเขาส่งผลดีต่อวัฒนธรรมของบริษัท

ไม่ว่าธุรกิจประเภทใดหรือขนาดใด ก็ต้องใช้เวลาและส่วนผสมไม่กี่อย่างในการสร้างวัฒนธรรมบริษัทเชิงบวก เช่น การจ้างคนที่ดีที่สุด การส่งเสริมการสื่อสารที่ดีและสม่ำเสมอ และการถ่ายทอดวัฒนธรรมของคุณทั่วทั้งบริษัท ขึ้นอยู่กับประเภทของวัฒนธรรมองค์กรที่คุณต้องการอาศัยอยู่ คุณต้องดำเนินการเชิงรุกในการถ่ายโอนสิ่งนั้นไปยังทีมทางไกลของคุณ

มีแผนที่คุณปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด มิฉะนั้น พนักงานที่ทำงานทางไกลของคุณจะไม่รู้สึกถึงการเชื่อมต่อกับวัฒนธรรมของบริษัท ตัวอย่างเช่น คุณโอ้อวดเกี่ยวกับการสื่อสารแบบเปิดเผย แต่ในฐานะผู้จัดการ สิ่งที่คุณต้องทำคือถือนโยบายเปิดประตูเสมือนเพื่อกระตุ้นให้ทีมทางไกลสื่อสารกับคุณได้ตลอดเวลา เมื่อความคิดและแผนปฏิบัติการนี้ถูกป้อนเข้าสู่วัฒนธรรมบริษัทของคุณ การจัดการพนักงานทางไกลจะเป็นงานที่ง่ายขึ้น

พนักงานระยะไกลมักจะรู้สึกว่ามองไม่เห็น สำหรับผู้จัดการแล้ว การจดจำพนักงานที่อยู่ในบริษัทได้ง่ายขึ้นเมื่อคุณอยู่ใกล้พวกเขา 5 วันต่อสัปดาห์ อย่างไรก็ตาม นั่นไม่ใช่กรณีสำหรับพนักงานที่อยู่ห่างไกล ในระหว่างการประชุม ผ่านการอัปเดตและประกาศทั่วทั้งบริษัท หรือทุกครั้งที่มีโอกาส ส่งเสียงบอกทีมทางไกลของคุณ คุยโม้เกี่ยวกับความสำเร็จของพวกเขา พูดถึงว่าพวกเขามีส่วนร่วมในการขายที่ประสบความสำเร็จ แบ่งปันคำอวยพรวันเกิดหรือวันครบรอบ และอื่นๆ

ไม่เพียงแต่คุณจะปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและเพิ่มการมีส่วนร่วมเท่านั้น คุณแสดงให้พนักงานทางไกลเห็นว่าคุณใส่ใจ และคุณรับรู้ถึงการทำงานหนักทั้งหมดของพวกเขา ดังคำกล่าวที่ว่า

Mark Mortensen รองศาสตราจารย์ด้านพฤติกรรมองค์กรของ INSEAD กล่าวว่า “การมีน้ำใจต่อสาธารณะด้วยการยกย่องและยอมรับพนักงานทางไกลช่วยให้มั่นใจว่างานของพวกเขาเป็นที่จดจำและเป็นสัญญาณให้เพื่อนร่วมงานรู้ว่าพวกเขากำลังลดน้ำหนัก”

“สิ่งที่ทำให้ระยะห่างระหว่างเพื่อนร่วมงานรู้สึกเหมือนห่างกันคือความล้าหลังในการสื่อสาร ถ้าฉันส่งข้อความหาใครสักคนที่อยู่ห่างออกไปหลายชั่วโมงและพวกเขาไม่ตอบกลับเป็นเวลาหลายชั่วโมง ฉันหวังว่าเราจะได้ทำงานในห้องเดียวกันเพื่อที่เราจะได้ไม่ต้องจัดการเรื่องนั้น แต่ถ้าทุกครั้งที่ฉันส่งข้อความถึงพวกเขา พวกเขาตอบกลับทันที เหมือนกับว่าเราทั้งคู่อยู่ในออฟฟิศด้วยกัน” – เคลแลน ประสบการณ์ลูกค้าที่ BambooHR กล่าว

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าปฏิทินของคุณเป็นปัจจุบัน และทำเครื่องหมายวันที่ในปฏิทินของคุณเมื่อคุณไม่อยู่ที่สำนักงานหรือไม่ว่าง แจ้งให้พนักงานทราบว่าคุณจะอยู่ในพื้นที่ห่างไกลของพนักงานเมื่อใด

ขอให้พนักงานทางไกลของคุณทำเช่นเดียวกัน หากมีบางวันและเวลาไม่ว่าง ควรแจ้งให้คุณทราบล่วงหน้า บ่อยครั้งที่ความไม่พร้อมเป็นเพราะเหตุผลส่วนตัว เช่น การดูแลลูกหรือการนัดหมายแพทย์ เมื่อได้รับคำแนะนำ คุณจะไม่พยายามติดต่อพวกเขาในช่วงเวลาดังกล่าว

นอกจากนี้ หากคุณจัดการประชุมที่พนักงานทางไกลไม่สามารถเข้าร่วมได้ ให้บันทึกการประชุมเหล่านั้นเพื่อให้สามารถติดตามได้ในภายหลัง

ผู้จัดการที่ดีที่สุดสร้างความไว้วางใจผ่านการปรับเปลี่ยนเป็นรายบุคคล ไม่ทำลายคำสัญญา ขอคำติชม และมีส่วนร่วมในการสนทนาบ่อยครั้ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีวิดีโอแชท เนื่องจากช่วยสร้างสายตาและส่งเสริมความไว้วางใจ

“การรู้ว่าควรขอความช่วยเหลือจากใครช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและช่วยในการพัฒนา แต่พนักงานที่ทำงานจากระยะไกลขาดมุมมองดังกล่าว ผู้จัดการที่ทำตัวเป็นตัวแทนในเครือข่ายของผู้ปฏิบัติงานทางไกลได้พิสูจน์ว่าตนเองมีความน่าเชื่อถือต่อผู้ปฏิบัติงานและจำเป็นต่อความสำเร็จของผู้ปฏิบัติงาน”

“การจัดการความคาดหวังและจดจ่อกับเป้าหมายเป็นสิ่งสำคัญเมื่อต้องรับพนักงานจากระยะไกล อย่ากังวลมากกับสิ่งที่กำลังทำอยู่ ให้มุ่งความสนใจไปที่สิ่งที่กำลังทำให้สำเร็จแทน ถ้าเราบรรลุเป้าหมายได้ก็เยี่ยมเลย หากไม่เป็นเช่นนั้น เราต้องดูสถานการณ์ต่อไป มันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับความสำเร็จ ไม่ใช่กิจกรรม” – โดนัลด์ แฮทเทอร์, Donald Hatter Inc.

เมื่อคุณตั้งและพัฒนาเป้าหมายและมีความชัดเจนในความคาดหวัง นั่นคือสิ่งที่สำคัญ อย่าสนใจแต่เพียงว่าพนักงานทางไกลของคุณทำงานเสร็จได้มากแค่ไหนในหนึ่งวันทำงาน มองภาพรวม พวกเขาบรรลุเป้าหมายหรือไม่? พวกเขาติดต่อมาหรือไม่หากติดขัดและต้องการความช่วยเหลือ พวกเขาพร้อมและรับผิดชอบมากขึ้นหรือไม่? พวกเขาทำอะไรสำเร็จบ้าง?

ไม่จำเป็นต้องจัดการงานทุกอย่างให้เล็กลงและตั้งคำถามกับพนักงานของคุณ เพราะเมื่อคุณสร้างและสร้างความไว้เนื้อเชื่อใจแล้ว ความจำเป็นในการตั้งคำถามกับพนักงานของคุณก็จะหมดไป

“โลกกำลังเปลี่ยนอย่างรวดเร็วไปสู่คนทำงานที่สนใจการเรียนรู้และพัฒนาทักษะมากกว่าความมั่นคง การทำงานกับบริษัทเดียวกันเป็นเวลา 30 ปีได้ดำเนินไปตามแนวทางของโดโดแล้ว ฉันให้ความสนใจเป็นการส่วนตัวในการเรียนรู้ของทีมและเป้าหมายในชีวิต และในการประชุมของเรา มักจะใช้เวลาสักครู่เพื่อเชื่อมโยงความสนใจของพวกเขากับเป้าหมายของบริษัทของฉัน การมีส่วนร่วมและประสิทธิภาพยังคงสูงขึ้นมาก” – Tina Dietz, StartSomething Creative Business Solutions

บรรทัดล่างในการจัดการพนักงานระยะไกล

การทำงานกับพนักงานทางไกลไม่ใช่สิ่งที่คุณควรหลีกเลี่ยง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมันได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อยๆ Amazon, Capital One และ American Express เป็นเพียงไม่กี่บริษัทขนาดใหญ่ที่มุ่งสู่การทำงานจากระยะไกล การวิจัยแสดงให้เห็นว่า 91% ของพนักงานมีความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานที่ดีขึ้นเมื่อทำงานจากระยะไกล ระดับความเครียดลดลง โดยตัวเลขเหล่านี้คือหนทางสู่การทำงานจากระยะไกล

ด้วยพนักงานที่มีความสุขมากขึ้น การจัดการพวกเขาจะง่ายขึ้นมาก ผู้จัดการจะพัฒนาบทบาทของตนเมื่อเวลาผ่านไป ซึ่งขึ้นอยู่กับการทำความเข้าใจความสัมพันธ์ระหว่างผู้จัดการและพนักงานซึ่งเป็นองค์ประกอบสำคัญสำหรับความสำเร็จ ทีมของคุณคือขนมปังและเนยของคุณ หากไม่มีทีมที่มีประสิทธิภาพ คุณจะไปไม่ถึงเส้นชัย ให้มุ่งเน้นที่การจัดการทีมทางไกลอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อเปลี่ยนให้เป็นทรัพย์สินที่ใหญ่ที่สุดของคุณ คุณจะไม่เชื่อว่าคุณจะประสบความสำเร็จได้มากแค่ไหนเมื่อมีการสื่อสารที่ถูกต้อง พนักงานของคุณจะโทรหาคุณเพื่อนัดประชุมและแจ้งความคืบหน้าในการทำงาน เป็นผู้จัดการที่ทุกคนคลั่งไคล้