วิธีวัดการสื่อสารในที่ทำงาน: คู่มือฉบับสมบูรณ์

คุณกำลังวัดผลการสื่อสารภายในที่ทำงานเพื่อพิจารณาว่ามีประสิทธิภาพเพียงใด? เพื่อทำความเข้าใจว่ามันสร้างความแตกต่างในธุรกิจของคุณหรือไม่? น่าเสียดายที่การศึกษาแสดงให้เห็นว่า60% ของบริษัทไม่มีแม้แต่ กลยุทธ์การสื่อสารภายในระยะยาว และธุรกิจที่มีกลยุทธ์นี้ 12% ไม่ได้วัดเมตริกการสื่อสารภายในเลย

และบางทีคุณอาจกำลังคิดว่า “เรื่องใหญ่คืออะไร? แล้วไง” แต่เดี๋ยวก่อน มีเหตุผลที่เราเน้นในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับ HR นี้โดยเฉพาะ

เหตุใดการวัดผลการสื่อสารภายในองค์กรจึงเป็นเรื่องสำคัญ

คุณควร วัดการสื่อสารภายในที่ทำงานด้วยหรือไม่มันสำคัญขนาดนั้นเลยเหรอ? ใช่! ล้านครั้งใช่ การสื่อสารภายใน เป็น รากฐานที่สำคัญของบริษัทของคุณ

เราหมายความว่าอย่างไร คิดเช่นนี้ ในฐานะที่เป็นรากฐานที่สำคัญของบริษัทของคุณ การสื่อสารภายในมีผลกระทบโดยตรงและยอดเยี่ยมต่อประสิทธิภาพการทำงานและการมีส่วนร่วมของพนักงาน ความพยายามในการทำงานร่วมกัน ขวัญกำลังใจในสำนักงาน และการจัดตำแหน่งทั่วทั้งองค์กร

หากคุณพบว่าความผูกพันของพนักงานต่ำ ขวัญกำลังใจตกต่ำ การทำงานร่วมกันแทบไม่มีอยู่จริง วิสัยทัศน์ของบริษัทไม่ได้รับการปฏิบัติตามอย่างมีประสิทธิภาพ ลูกค้าไม่พึงพอใจอย่างสิ้นเชิง เพื่อดูกลยุทธ์การสื่อสารภายในของคุณอย่างใกล้ชิดยิ่งขึ้น แต่ก่อนที่คุณจะปรับปรุงกลยุทธ์การสื่อสารภายในองค์กร คุณต้องวัดผลก่อน ท้ายที่สุดแล้ว คุณจะปรับปรุงการสื่อสารภายในองค์กรของคุณได้อย่างไร หรือแม้แต่ทำการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพเกี่ยวกับเรื่องนี้ได้อย่างไร เมื่อคุณไม่มีข้อมูลสำรองหรือเพื่อทำความเข้าใจว่าสิ่งใดใช้ได้ผลและสิ่งใดต้องปรับปรุงอย่างรวดเร็ว

“ความสำคัญของการสื่อสารภายในเป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้าม เป็นหนึ่งในไม่กี่บทบาทที่เข้าถึงทุกส่วนขององค์กร” – Jenni Field ประธานที่ CIPR Inside

แต่การขาดเมตริกข้อมูลและการสื่อสารภายในเป็นผลมาจากปัญหาต่อไปนี้:

• เมตริกการสื่อสารภายในจะกระจายไปตามแผนก แพลตฟอร์ม และช่องทางต่างๆ
• KPI สำหรับการสื่อสารภายในองค์กรไม่สอดคล้องกับเป้าหมายของบริษัท
• การพิสูจน์คุณค่าของการสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพนั้นยาก
• เจ้าของธุรกิจและหุ้นส่วนไม่ถือว่าการสื่อสารภายในเป็นกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพในการลงทุน
• การไม่แบ่งปันการสื่อสารผ่านช่องทางที่ถูกต้องสำหรับพนักงานแต่ละคนนั้นเกิดขึ้นบ่อยเกินไป มุมมองของ “ถุงมือเดียวเหมาะกับทุกคน” จึงมีข้อจำกัด
• ผู้สื่อสารภายในไม่ทราบวิธีการสื่อสารในระดับต่อไป
• การสื่อสารแบบหยดลงร่วมกับพนักงานมีแต่จะนำไปสู่ความเข้าใจผิด
• ความเข้าใจผิดมากเกินไปเกี่ยวกับการสื่อสารภายในทำให้ยากต่อการเข้าใจความหมายที่แท้จริง

เมื่อเข้าใจปัญหาของการสื่อสารภายในดีขึ้นแล้ว เราก็สามารถดำเนินการต่อเพื่อตอบวิธีวัดการสื่อสารในที่ทำงาน

วิธีวัดการสื่อสารในที่ทำงาน

• กำหนดเป้าหมายธุรกิจของคุณ

นี่คือประเด็น การรู้วิธีวัดผลการสื่อสารในที่ทำงานนั้นไม่ตรงไปตรงมานัก เพราะไม่มีรายการ KPI สำหรับการสื่อสารภายในที่ได้ผลทั่วทั้งกระดาน

KPI สำหรับการสื่อสารภายในบริษัทจะแตกต่างกันไปตามแต่ละบริษัท เนื่องจากไม่มีธุรกิจใดมีเป้าหมายเดียวกันที่พวกเขาต้องการติดตาม นอกจากนี้ สิ่งที่คุณตั้งใจจะทำกับข้อมูลยังแตกต่างกันอีกด้วย

KPIs สำหรับการสื่อสารภายในองค์กรมีอะไรบ้าง? การดูหน้าเว็บบนหน้าอินทราเน็ตของคุณ ติดตามอัตราการเปิดในการสื่อสารทางอีเมล ติดตามอัตราการคลิกในอีเมล ติดตามการดูวิดีโอในอีเมลและหน้าอินทราเน็ต ติดตามแบบสำรวจของพนักงานด้วยคำตอบที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ฯลฯ

กำหนดบรรทัดฐาน เพื่อให้เข้าใจได้ดีขึ้นเมื่อคุณรู้ว่าคุณกำลังวัดอะไรอยู่ จากนั้นคุณจะสามารถกำหนดประสิทธิผลของความพยายามในปัจจุบันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เมื่อคุณทราบเป้าหมายที่ต้องการบรรลุแล้ว การกำหนด KPI สำหรับการสื่อสารภายในองค์กรก็จะง่ายขึ้นและชัดเจนขึ้น

• กำหนดวัตถุประสงค์

ดูแคมเปญการสื่อสารปัจจุบันของคุณหรือข้อความที่คุณส่งออกไป เช่น อีเมลหรือช่องทางกลุ่ม WhatsApp ช่องใดที่ดูเหมือนจะมีประสิทธิภาพดีที่สุด พนักงานคนใดที่คุณต้องการเข้าถึงมากกว่านี้ นิยามความสำเร็จของคุณคืออะไร?

กำหนดเมตริกที่บริษัทของคุณติดตาม วิธีติดตามเมตริก และข้อมูลปัจจุบันบ่งบอกถึงอะไร

• ใช้สื่อที่เหมาะสม

มีช่องทางหรือสื่อต่างๆ มากมายสำหรับการสื่อสารกับพนักงานของคุณ ซึ่งทั้งหมดขึ้นอยู่กับประเภทธุรกิจที่พนักงานของคุณทำงาน (ในภาคสนามหรือในสำนักงาน) ขนาดทีม และอื่นๆ

เมื่อคุณระบุรายละเอียดทั้งหมดข้างต้นแล้ว คุณสามารถเลือกช่องทางที่ดีที่สุด (สื่อกลาง) เพื่อส่งการสื่อสารถึงพนักงานได้:

• ต้องมี การประชุมแบบตัวต่อตัว อย่างน้อยเดือนละครั้งเพื่อสร้างความสัมพันธ์ส่วนตัว ปรับปรุงการมีส่วนร่วม และรับคำติชม
• การประชุมทีมสามารถจัดขึ้นในบ้านหรือในสถานที่พิเศษ เช่น การปิกนิกกลางแจ้งสิ่งนี้จะช่วยสร้างมิตรภาพระหว่างสมาชิกในทีมของคุณและช่วยให้ทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น
• การสนทนาทางวิดีโอทำให้คุณสามารถสนทนาบนเดสก์ท็อปได้ เพื่อแชร์งานนำเสนอและบอกเล่าเรื่องราวธุรกิจมักจะใช้การซูม
• แอปการสื่อสารกับพนักงาน เป็นทางออกที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจที่มีพนักงานนั่งไม่ติดโต๊ะและภาคสนาม เนื่องจากแอปนี้มอบโซลูชันที่สมบูรณ์แบบสำหรับการติดต่อสื่อสารในขณะเดินทาง ตัวอย่างเช่น,
  • ทุกคนมีโทรศัพท์มือถือ ดังนั้นคุณสามารถให้ทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน
  • คุณสามารถสร้างช่องทางในการสื่อสารตามสถานที่ ตำแหน่งงาน แผนก ฯลฯ
  • การสื่อสารที่เกี่ยวข้องกับการทำงานทั้งหมดถูกรวบรวมไว้ในที่เดียว
  • การสื่อสารแบบเรียลไทม์ช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมและประสิทธิภาพการทำงาน
  • ข้อมูลทั้งหมดเป็นภาพและดำเนินการได้ คุณจึงรู้อยู่เสมอว่าใครเปิดและดูข้อความของคุณ มีพนักงานกี่คนที่กรอกแบบสำรวจที่คุณส่งไป ใครตอบแบบสำรวจสด และอื่นๆ สำหรับพนักงานที่ไม่ได้อ่านข้อความของคุณ ให้ส่งการแจ้งเตือนแบบพุชถึงพวกเขาเพื่อดำเนินการดังกล่าว

ราคาไม่แพง – Connecteam เสนอแผนฟรีนอกเหนือจากแผนชำระเงินราคาไม่แพง เพียงคลิกที่นี่เพื่อเริ่มฟรี!

• ทบทวน SWOT

การใช้การวิเคราะห์ SWOT ของกลยุทธ์การสื่อสารภายในองค์กรของคุณเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับธุรกิจที่ต้องการเสริมความแข็งแกร่งในการสื่อสาร เมื่อคุณเข้าใจว่าคุณกำลังเผชิญกับความท้าทายใด และทรัพยากรใดที่คุณมีพร้อมรับมือกับปัญหาเหล่านั้น คุณจะสามารถสร้างกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพเพื่อสื่อสารได้ดียิ่งขึ้น

ใช้วิธี SWOT เพื่อระบุว่าจุดแข็งและจุดอ่อนในการสื่อสารของคุณคืออะไร มีโอกาสใดบ้างที่จะทำให้การสื่อสารดีขึ้น และภัยคุกคามใดที่คุณกำลังเผชิญเพื่อให้สื่อสารได้ดีขึ้น

• จุดแข็ง: คุณลักษณะเชิงบวกภายในบริษัทของคุณที่อยู่ในการควบคุมของคุณในการปรับตัว
• จุดอ่อน: ปัจจัยลบที่พรากจุดแข็งของคุณไปและคุณต้องปรับปรุงเพื่อให้ประสบความสำเร็จ
• โอกาส: ปัจจัยภายนอกในสภาพแวดล้อมการทำงานที่สามารถนำไปสู่ความสำเร็จของคุณได้
• ภัยคุกคาม: ปัจจัยภายนอกที่คุณไม่สามารถควบคุมได้ ดังนั้นคุณต้องมีแผนฉุกเฉิน

• สร้างข้อความก่อนที่จะส่ง

เมื่อคุณร่างสิ่งที่คุณต้องการจะพูดและสิ่งที่คุณต้องการได้รับจากปฏิกิริยาตอบสนองจากผู้ชม คุณจะไม่พลาดรายละเอียดใดๆ และสามารถจัดข้อความได้ดีที่สุดเมื่อเวลาผ่านไป

มุ่งเน้นไปที่อะไร ทำไม ที่ไหน เมื่อไหร่ อย่างไร และใคร หากคุณไม่สามารถตอบคำถามง่ายๆ ได้ คุณต้องคิดใหม่เกี่ยวกับเป้าหมาย

ตัวอย่างเช่น เป้าหมายในการ "เพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงานในที่ทำงาน" นั้นไม่ได้เจาะจงแต่อย่างใด

ให้ตั้งเป้าหมายให้เจาะจงมากขึ้นเพื่อให้วัดผลได้ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น เปลี่ยนเป็น "เพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงานภายในสาขาแอตแลนตา 18% ภายในสิ้นไตรมาสที่ 2 เพื่อเปิดตัวผลิตภัณฑ์ X ใหม่ในไตรมาสที่ 3 อย่างมีประสิทธิภาพ"

• สร้างเป้าหมาย SMART

อย่าลืมสร้างข้อความที่ SMART คุณถามอะไร SMART ย่อมาจากความเฉพาะเจาะจง วัดผลได้ เกี่ยวข้อง และตามเวลา

• เฉพาะเจาะจง: กำหนดสิ่งที่คุณต้องการบรรลุและทำให้แน่ใจว่าทุกคนจะเข้าใจข้อความ
• วัดผลได้: กำหนดเหตุการณ์สำคัญและเป้าหมายเพื่อติดตามความคืบหน้าอย่างมีประสิทธิภาพ
• Attainable: ทำให้เป้าหมายสามารถจัดการได้และเป็นจริงได้
• ที่เกี่ยวข้อง: สร้างเป้าหมายที่พัฒนาทีมของคุณและเชื่อมโยงกับเป้าหมายบริษัทของคุณ
• อิงตามเวลา: ทำตามไทม์ไลน์เฉพาะเพื่อให้เป็นไปตามแผนได้ดีที่สุด

• สรุปข้อความของคุณ

Sue Dewhurst และ Liam Fitzpatrick เน้นเคล็ดลับสำหรับผู้สื่อสารในหนังสือเกี่ยวกับวิธีร่างข้อความของคุณให้ดีที่สุด:

• ข้อมูลนำเข้า: คุณจะพัฒนาและปรับใช้ทรัพยากรใดสำหรับการสื่อสารภายในองค์กรของคุณ
• ผลลัพธ์: เนื้อหาให้ข้อมูลและมีส่วนร่วมหรือไม่คุณบรรลุผลตามที่วางแผนไว้หรือไม่? ถ้าไม่ ทำไม?
• ความพึงพอใจ: พนักงานของคุณพอใจกับการสื่อสารภายในของคุณหรือไม่?ข้อความถูกเข้าใจหรือไม่? ได้รับข้อมูลทันท่วงทีหรือไม่ คุณอนุญาตให้พนักงานแบ่งปันความคิดเห็นหรือไม่?
• Out-takes: พนักงานของคุณได้รับอะไรบ้าง?
• ผลลัพธ์: การสื่อสารภายในของคุณส่งผลกระทบต่อพฤติกรรมของพนักงานหรือไม่?ทุกคนทำงานเพื่อเป้าหมายร่วมกันหรือไม่?

• ดูอัตราการหมุนเวียน

เมื่อคุณมีพนักงานที่มีความสุขและพึงพอใจในบทบาทหน้าที่ของพวกเขา พวกเขาก็จะอยู่กับบริษัทไปอีกระยะหนึ่ง อย่างไรก็ตาม พนักงานที่ไม่มีความสุขและไม่พอใจจะเริ่มมองหางานใหม่อย่างรวดเร็ว

ติดตามอัตราการหมุนเวียนของคุณเพื่อทำความเข้าใจว่าการสื่อสารภายในของคุณมีประสิทธิภาพเพียงใด เมื่อทีมของคุณเชื่อมโยงและสอดคล้องกับสิ่งที่เกิดขึ้นในบริษัทมากขึ้น พวกเขาจะรู้สึกไว้วางใจและชื่นชม อย่างไรก็ตาม เมื่อความไว้วางใจนั้นไม่มีอยู่จริง ถังผลิตภาพและผลประกอบการก็เพิ่มขึ้น

เท่าที่ KPI สำหรับการสื่อสารภายในดำเนินไป นี่เป็นวิธีที่ง่ายในการติดตาม แต่อาจเป็นเรื่องยากที่จะเชื่อมโยงกับการสื่อสารภายในโดยตรง

• ส่งแบบสำรวจ

การส่งแบบสำรวจไปยังทีมของคุณและผู้นำระดับสูงเป็นสิ่งสำคัญในสองขั้นตอนหลัก – เมื่อคุณตั้งค่า KPI และในขณะที่คุณกำลังวัดผลลัพธ์ (ใช่ เราบอกคุณแล้วว่าเป็นช่วงเวลาสำคัญสองช่วงเวลา)

ทำไมคุณถึงต้องกังวลกับแบบสำรวจ? เนื่องจากช่วยให้คุณได้รับข้อมูลเชิงลึกที่จำเป็นแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับเป้าหมายของคุณจากแผนกต่างๆ และพนักงานทุกระดับ สิ่งนี้ช่วยให้แน่ใจว่าคุณสามารถตั้งค่า KPI ด้วยภาพทั้งหมดที่อยู่ในมือ ไม่ต้องพูดถึงว่ามันช่วยให้คุณปรับเปลี่ยนและปรับปรุงเป้าหมายและกลยุทธ์ของคุณเมื่อจำเป็น

แต่สิ่งสำคัญคือคุณต้องส่งแบบสำรวจที่กระตุ้นการดำเนินการและไม่เป็นการเสียเวลา ดังนั้น โปรดแน่ใจว่าแบบสำรวจของคุณสั้น ตรงประเด็น และไม่ระบุตัวตน อะไรก็ตามที่ยาวเกินไปมีแต่จะสร้างความรำคาญให้กับทีมของคุณ และโดยพื้นฐานแล้วจะทำให้มีชุดของคำตอบที่ไม่ถูกต้องและไม่มีประสิทธิภาพ

บรรทัดล่างเกี่ยวกับ M การวัดการสื่อสารภายในในสถานที่ทำงาน

ไม่มีความลับใดที่จะวัดจุดแข็งและจุดอ่อนของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพเมื่อพูดถึงการสื่อสารภายใน อย่างไรก็ตาม ด้วยการตั้งค่า KPI ที่ชัดเจนสำหรับการสื่อสารภายในองค์กร การรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นเพื่อขับเคลื่อนบริษัทของคุณไปข้างหน้าจึงเป็นเรื่องง่ายขึ้น เป็นข้อมูลที่ช่วยให้คุณสามารถติดตามความคืบหน้าและดูว่าบรรลุเป้าหมายที่กว้างขึ้นหรือไม่

อย่างที่เรากล่าวไว้ในตอนต้น การสื่อสารภายในเป็นรากฐานที่สำคัญของบริษัทของคุณ เมื่อทำถูกต้องแล้ว ประสิทธิภาพการทำงานและการมีส่วนร่วมของพนักงาน ความพยายามในการทำงานร่วมกัน ขวัญกำลังใจในสำนักงาน และความสอดคล้องกันทั่วทั้งองค์กรล้วนได้รับผลกระทบในเชิงบวก

ติดต่อทีมของเราเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับโซลูชันการสื่อสารของเรา