วิธีเขียนอีเมลติดตามผลไปยังผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า [+ 5 ตัวอย่าง]

เมื่อเริ่มต้นโครงการที่คาดหวังกับลูกค้า คุณมักจะมีปัญหาในการให้พวกเขาตอบกลับอีเมลของคุณหรือไม่? คุณกังวลเกี่ยวกับประสิทธิภาพของอีเมลติดตามผลของคุณหรือไม่?

สิ่งนี้สามารถน่าผิดหวังในระดับสูงสุด

ในเวลาเดียวกัน คุณต้องการหลีกเลี่ยงการทำให้โอกาสในการทำงานร่วมกันระยะยาวกับผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้าของคุณโดยการกระทำที่หยาบคาย ใจร้อน หรือไม่เป็นมืออาชีพในขณะที่พยายามเอาชนะพวกเขา

คำถามยังคงเป็นวิธีการจัดการกับความท้าทายนี้โดยไม่ทำลายศักยภาพสำหรับความร่วมมือต่อไป?

เพื่อช่วยให้คุณทราบสาเหตุที่ลูกค้าของคุณไม่ตอบสนองและสิ่งที่ต้องทำในสถานการณ์เช่นนี้ โพสต์นี้จะกล่าวถึงข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดและเคล็ดลับที่ดีที่สุดเกี่ยวกับวิธีการส่งอีเมลติดตามผลไปยังผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณ

จากนั้น เราจะแสดงตัวอย่างอีเมลติดตามผลและให้คำแนะนำที่เป็นประโยชน์เพื่อช่วยคุณปรับแต่งอีเมลในแบบของคุณ และลดเวลาที่คุณใช้ไปกับการเขียนอีเมลในแต่ละวัน

มาดำน้ำกันเถอะ!

อีเมลติดตามผลคืออะไร?

ในโลกธุรกิจ เป็นเรื่องปกติที่จะส่งอีเมลติดตามผลให้กับลูกค้าหลังจากมีการติดต่อครั้งแรกแล้ว

เป็นเทคนิคที่เราใช้เมื่อเราต้องการหรือต้องการบางสิ่งบางอย่างจากบุคคลอื่น

นอกจากนี้ อีเมลติดตามผลส่วนใหญ่จะใช้เพื่อ เตือนผู้รับถึงการดำเนินการที่รอดำเนินการ (เช่น การจ่ายใบแจ้งหนี้หรือการให้ข้อเสนอแนะ)

เหตุใดอีเมลติดตามผลจึงเกี่ยวข้องกับธุรกิจ

เมื่อให้บริการลูกค้า จำเป็นต้องรักษาสายการสื่อสารที่เปิดกว้างกับลูกค้าตลอดระยะเวลาของโครงการ

การต้องเล่นกลกับลูกค้าหลายรายหมายความว่าการสื่อสารประเภทนี้มักถูกมองข้าม ซึ่งจะทำให้ความคืบหน้าของโครงการของคุณช้าลง นอกจากนี้ การไม่ส่งอีเมลติดตามผลอาจส่งผลให้ลูกค้าได้รับความรู้สึกผิดเกี่ยวกับตัวคุณและธุรกิจของคุณ

วัตถุประสงค์ของอีเมลติดตามผลคือเพื่อ:

• เตือนผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าให้ตอบคุณ
• ติดตามโครงการ
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลไม่สูญหายในการสับเปลี่ยน
• ให้ความรู้สึกขององค์กรและความทุ่มเทให้กับโครงการ
• บอกลูกค้าของคุณทั้งใหม่และเก่าว่าคุณจริงจังกับธุรกิจของพวกเขา

สาเหตุทั่วไปส่วนใหญ่ที่ไม่ได้รับการตอบกลับ?

เหตุผลที่คุณไม่ได้รับการตอบกลับไม่ใช่เพราะว่าคุณไม่สนใจข้อเสนอของคุณเสมอไป คุณอาจไม่ได้รับการตอบกลับจากลูกค้าของคุณเนื่องจาก:

• พวกเขายุ่งเกินกว่าจะเขียนถึงคุณ
• อีเมลของคุณอาจสูญหายในสแปมหรือกล่องจดหมาย
• พวกเขาอาจต้องใช้เวลามากขึ้นในการพิจารณาคำขอของคุณหรือปรึกษากับผู้อื่น

เราทุกคนลังเลเมื่อเงินเป็นเดิมพันใช่ไหม? ทำไมพวกเขาจะไม่?

นี่คือเหตุผลที่เราใช้อีเมลติดตามผล— เพื่อสร้างความมั่นใจให้ลูกค้าของเราว่าพวกเขาอยู่ในมือที่ปลอดภัย

เราได้อธิบายไปแล้วว่ามันคืออะไร ดังนั้นตอนนี้ เรามาเข้าสู่ขั้นตอนที่สัญญาไว้สำหรับการเขียนอีเมลติดตามผลที่ได้รับการตอบกลับและทำให้คุณโดดเด่น

วิธีเขียนอีเมลติดตามผล

มีข้อดีและข้อเสียในทุกสถานการณ์ และสิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจทั้งสองอย่างก่อนที่จะดำเนินการตามขั้นตอนพื้นฐานของอีเมลติดตามผลที่ดี

เราได้แบ่งขั้นตอนที่คุณต้องทำเพื่อควบคุมวิธีการนี้ให้เป็นสิ่งที่ต้องทำและไม่ควรทำ เพื่อให้คุณดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว

เอาล่ะ!

อีเมลติดตามผล - DO's

1. คำนึงถึงหัวเรื่องของคุณ

การกระชับและตรงประเด็น เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการใช้หัวเรื่องของอีเมลติดตามผลของคุณ

ระบุสิ่งที่คุณต้องการให้ชัดเจน และ ระบุเหตุผลในการติดต่อ ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของหัวเรื่องการติดตามผลที่ดี:

• ระยะที่ 1 ของ [ชื่อโครงการ]
• ใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระจาก [วันที่]
• เราต้องการความช่วยเหลือจากคุณใน [ปัญหา]
• อัปเดตการประชุมจาก [วันที่]
• คำถามหรือข้อกังวลใด ๆ

หัวเรื่องของอีเมลควรตรงไปตรงมาและชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการจากผู้รับ ยิ่งหัวเรื่องเป็นธรรมชาติมากเท่าไร อัตราการตอบกลับที่คุณคาดหวังก็จะยิ่งสูงขึ้น

2. ทำให้มันเกี่ยวกับพวกเขา

หากคุณมีเป้าหมายที่ชัดเจนในอีเมลติดตามผล การใส่ตัวเองเข้าไปในรองเท้าของลูกค้าและเขียนเนื้อหาที่ทำให้พวกเขารู้สึกว่ามีคุณค่านั้นเป็นเรื่องง่าย

อีเมลติดตามผลเป็นมากกว่าการเตือนความจำสั้นๆ เป็น ช่องทางเปิดกว้างสำหรับการสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นกับลูกค้าของคุณ ดังนั้นต้องให้ความสำคัญกับพวกเขา

ต่อไปนี้คือแนวคิดบางประการในการให้ความสำคัญกับลูกค้าของคุณในแบบที่ซับซ้อน:

• ขอความคิดเห็นเกี่ยวกับข้อเสนอหรือมุมมอง
• ขอวิธีปรับปรุงข้อเสนอของคุณ
• ปลุกความขี้เล่นด้วยการเสนอวิธีแก้ปัญหาเร่งด่วนที่สุด

สิ่งนี้จะทำให้พวกเขารู้สึกว่าคุณไม่เพียงแต่ใส่ใจพวกเขาเท่านั้น แต่ยังใช้เวลาในการค้นคว้าและพิจารณาทางเลือกต่างๆ เพื่อตอบสนองความต้องการเฉพาะของพวกเขา

3. เก็บไว้โดยย่อ

คุณเคยได้ยินกฎ 12 วินาทีหรือไม่?

กฎ 12 วินาทีคือระยะเวลาโดยเฉลี่ยที่ผู้คนใช้ในการอ่านอีเมล

และโดยเฉพาะอย่างยิ่งในโลกธุรกิจ ไม่มีใครมีเวลามากพอที่จะใช้เวลากับอีเมลเชิงลึกที่ใช้เวลาอ่านเพียงไม่กี่นาที

ผู้อ่านส่วนใหญ่จะอ่านแค่อีเมลของคุณเท่านั้น ดังนั้นจึงเป็นการดีที่สุดที่จะ ติดตามผลให้สั้นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ในขณะที่ยังคงครอบคลุมฐานทั้งหมด

4. เรียกลูกค้าของคุณเพื่อดำเนินการ

อีเมลติดตามผลทุกฉบับควรมีคำกระตุ้นการตัดสินใจ เว้นแต่จะให้ข้อมูลอย่างเคร่งครัด นักการตลาดจำนวนมากล้มเหลวในการพิจารณารายละเอียดที่สำคัญนี้ ซึ่งเป็นส่วนสำคัญที่ทำให้ผู้ที่ไม่ได้ใช้อีเมลของตนอย่างจริงจังเท่าที่ควร

พูดอีกอย่างหนึ่งก็คือ หากคุณต้องการให้ลูกค้าและผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าดำเนินการบางอย่าง คุณต้องทำให้การดำเนินการนั้นชัดเจนต่อพวกเขา

ต่อไปนี้คือแนวคิดบางประการที่จะเริ่มต้นด้วย:

• โปรดแสดงความคิดเห็น.
• ติดต่อเรา.
• ให้วันที่คุณต้องการ
• มาคุยกันเถอะ.

หมายเหตุ: หากต้องการตั้งค่า CTA ที่มีประสิทธิภาพ ให้หลีกเลี่ยงการแสดงความรู้สึกไม่มั่นคง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสังเกตเห็นความแตกต่างระหว่างสองประโยคนี้:

• “ได้โปรด ถ้าคุณหาเวลาได้ ฉันจะขอบคุณมากที่มีโอกาสนัดประชุมเพื่อหารือรายละเอียดเกี่ยวกับโครงการ” และ
• "ส่งเวลาและวันที่ที่ต้องการให้เราเพื่อเราจะได้จัดกำหนดการการประชุมครั้งต่อไป"

ความแตกต่างอยู่ที่ความทุ่มเทและความกล้าหาญ อย่าลังเลที่จะใช้มัน

5. เรียนรู้ที่จะอดทน

ตอนนี้เรามาถึงประเด็นสำคัญของเรื่องแล้ว - เราควรรอนานแค่ไหนก่อนที่จะส่งอีเมลติดตามผล

อย่ารอนานเกินไป แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดกล่าวว่า คุณสามารถคาดหวังว่าจะได้รับการตอบกลับจากลูกค้าของคุณภายในหนึ่งหรือสองวัน

อนุญาตให้ลูกค้าของคุณช่วงเวลานี้ก่อนที่จะติดตามผลเป็นความคิดที่ดี

ที่จริงแล้ว ฉลาดกว่ามากที่จะถามพวกเขาว่าเมื่อใดที่พวกเขายินดีรับฟังความคิดเห็นจากคุณมากที่สุด ด้วยวิธีนี้ คุณจะสร้างความสัมพันธ์ที่ดีโดยพิจารณาจากการตัดสินใจของพวกเขาเองโดยที่ไม่ต้องทำตัวน่ารำคาญเกินไป

หมายเหตุ: พิจารณาว่าลูกค้าของคุณอาจไม่ตรวจสอบอีเมลในช่วงวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์

เป็นการยากที่จะกำหนดเวลาติดตามผลของคุณ เพื่อที่คุณจะได้ไม่ดูขัดขืนเกินไปหลังจากที่คุณได้รับความสนใจจากพวกเขา

เป็นการดีกว่าเสมอที่จะให้พวกเขามีพื้นที่มากกว่าที่จะทำเร็วเกินไป

อีเมลติดตามผล DON'Ts

ถึงเวลาพิจารณาข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดเมื่อส่งอีเมลติดตามผล:

1. มองหาการตำหนิ - แม้ว่าลูกค้าของคุณจะไม่ได้ส่งข้อมูลตามที่สัญญาไว้ก็ตาม อีเมลติดตามผลควรเน้นที่การเตือนพวกเขาอย่างนุ่มนวลถึงการกระทำนั้น การมุ่งเน้นไปที่การทำงานร่วมกันในอนาคตและผลประโยชน์ของลูกค้าจะทำให้คุณได้รับการ์ดอีกชุดหนึ่ง

2. หัวเรื่องไม่ดี - หัวเรื่องเป็นสิ่งแรกที่ลูกค้าของคุณเห็น และเป็นตัวกรองหลักสำหรับการตัดสินใจว่ามันสำคัญหรือไม่ กระชับเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการจากลูกค้าของคุณ วิธีนี้จะช่วยให้ลูกค้าของคุณกรองอีเมลของคุณตามความเกี่ยวข้อง

3. รอการตอบกลับนานเกินไป - หากคุณรอนานเกินไป ลูกค้าของคุณอาจทำให้โครงการของคุณคงอยู่หรือลืมไป เตือนไม่เท่ากับรำคาญถ้าทำถูกต้อง จึงติดตามโดยเร็ว

4. พฤติกรรมที่เร่งรีบ - เพื่อแสดงให้ลูกค้าเห็นว่านี่เป็นการเตือนความจำที่เป็นมิตร ให้สุภาพและร่าเริง ตั้งความคาดหวังโดยบอกพวกเขาว่าคุณจะติดตามผลเมื่อใดหากพวกเขาไม่ตอบสนอง

5. ไม่มี CTA - หากลูกค้าของคุณสแกนเฉพาะอีเมลของคุณ พวกเขาอาจพลาดคำกระตุ้นการตัดสินใจและตั้งค่าให้หยุดนิ่ง จัดเตรียมโครงร่างที่ชัดเจนของขั้นตอนถัดไปและไทม์ไลน์สำหรับการดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้น

6. การสื่อสารที่ไม่ถูกต้อง - คุณต้องเรียนรู้การตั้งค่าการสื่อสารของลูกค้าของคุณ ลูกค้าส่วนใหญ่ชอบการเตือนทางอีเมลที่สุภาพ แต่บางคนก็ชอบโทรศัพท์สั้นๆ ถ้ามันให้ข้อมูลที่คุณต้องการก็จ่ายออก!

เทมเพลตอีเมลติดตามผล

1. เทมเพลตอีเมล 'แค่เช็คอิน'

หากคุณต้องการติดตามข้อเสนอของคุณ หรือเตือนลูกค้าเกี่ยวกับอีเมลฉบับก่อนของคุณ ให้หลีกเลี่ยงความขัดสน

แสดงความเห็นอกเห็นใจของคุณในตารางงานที่ยุ่งและเสนอการประชุมหากพวกเขาสนใจ

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: โซลูชันปัญญาประดิษฐ์ (AI) เช่น TextCortex สามารถช่วยให้คุณเขียนอีเมลที่มีส่วนร่วมและเป็นส่วนตัวเมื่อคุณยุ่งเกินไปหรือเมื่อคุณไม่ต้องการใช้เทมเพลต

ตัวอย่างเช่น ส่วนเสริม Chrome ของ TextCortex มีฟังก์ชัน " Bullet to email " ที่เป็นประโยชน์ ซึ่งอาจใช้เพื่อเขียนอีเมลจากจุดที่สำคัญที่สุดของคุณอย่างรวดเร็ว

เพียง กำหนดประเด็นหลักที่ คุณต้องการกล่าวถึงในอีเมล เลือกหัวข้อย่อย คลิกโลโก้ และกดตัวเลือก ' Bullet to email '

2. เทมเพลตอีเมล 'ติดตามใบเสนอราคา'

ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณอาจกำลังวิเคราะห์ข้อเสนอหลายรายการพร้อมกัน อีเมลสั้นๆ แสดงให้เห็นว่าคุณต้องการสร้างการเชื่อมต่อ

ยิ่งไปกว่านั้น อีเมลประเภทนี้ยังแสดงให้เห็นถึงความทุ่มเทให้กับโครงการอีกด้วย เชื่อหรือไม่ บางครั้งมันก็เพียงพอแล้วที่จะเอาชนะใจลูกค้าของคุณ

3. เทมเพลตอีเมล 'ความรู้สึกเร่งด่วน'

เอฟเฟกต์ FOMO (กลัวพลาด) เป็นเครื่องมือทางการตลาดที่ทรงพลังและยังคงเป็นเครื่องมือทางการตลาด

การระบุวันหมดอายุในข้อเสนอของคุณสามารถกระตุ้นให้ลูกค้าตอบกลับอีเมลของคุณได้ทันที

ไม่มีใครอยากพลาดดีลดีๆ ใช่ไหม?

เคล็ดลับแบบมือโปร: นอกเหนือจากคุณสมบัติการเขียนใหม่มากมายแล้ว ส่วนเสริม Chrome ของ TextCortex ยังมีตัวเลือกตัวเปลี่ยนโทนเสียงที่มีประโยชน์อย่างมาก ซึ่งสามารถเขียนเนื้อหาของคุณใหม่ด้วยเสียงโทนที่แตกต่างกัน

หากต้องการใช้ ให้ เลือกประโยคหรือย่อหน้า ที่คุณต้องการเขียนใหม่โดยใช้โทนเสียงต่างๆ ที่หลากหลาย คลิกโลโก้ แล้วเลือกฟีเจอร์ 'โทน'

คลิกลิงก์ประเภทโทนเสียงที่ด้านล่าง ของหน้าต่างคำแนะนำ และเลือกโทนเสียง " ด่วน " เพื่อเพิ่มความเร่งด่วนให้กับอีเมลของคุณเมื่อใช้คุณลักษณะ ' โทน '

4. 'มาเชื่อมต่อใหม่' เทมเพลตอีเมล

นักธุรกิจคือคนที่ลงมือทำ ด้วยเหตุนี้ คุณจะได้รับการตอบกลับในอีเมลติดตามผลหากคุณยื่นอุทธรณ์โดยตรง

ไม่ว่าคำขอจะเป็นประเภทใด ลูกค้าของคุณจะไม่มีทางเข้าใจผิดหากอีเมลติดตามผลของคุณยังคงความเป็นมืออาชีพในระดับเดียวกัน

เคล็ดลับแบบมือโปร: ไม่ว่าหัวข้อหรือผู้ฟังจะเป็นอย่างไรก็ตาม คุณลักษณะ 'การถอดความ' ของ TextCortex สามารถช่วยให้คุณรักษามาตรฐานระดับสูงของคุณภาพการเขียนได้

เลือกประโยคหรือย่อหน้าของคุณเป็นกลุ่ม คลิกที่โลโก้ แล้วเลือกตัวเลือก 'การถอดความ'

5. เทมเพลตอีเมล 'ติดตามการประชุม'

หลังจากพบปะกับลูกค้าแล้ว ขอแนะนำให้ส่งอีเมลติดตามผล เป็นขั้นตอนที่เป็นผู้ใหญ่ซึ่งอาจนำไปสู่ความสัมพันธ์ที่มีผลดีมากมายเมื่อเวลาผ่านไป

อีเมลติดตามรูปแบบนี้เป็นเพียงการขอบคุณอย่างรวดเร็วสำหรับเวลาของลูกค้า

เพื่อสรุป

ไม่ต้องสงสัยเลยว่าคุณควรใช้ประโยชน์จากอีเมลติดตามผลในกลยุทธ์ทางธุรกิจของคุณหรือไม่

การใช้เวลาสร้างความสัมพันธ์คือการลงทุนเพื่อสุขภาพของธุรกิจของคุณ ซึ่งจะให้ผลตอบแทนในรูปของ ความสำเร็จอย่างต่อเนื่องในการปิดดีลและการรักษาความสัมพันธ์

ถึงกระนั้นสิ่งนี้ก็ไม่ได้ทำให้พวกเขาสนุกสนาน โดยเฉพาะถ้าคุณต้องการเขียนมันทุกวัน

เราขอแนะนำให้คุณลองใช้ TextCortex หากคุณติดอยู่กับแรงบันดาลใจ เบื่อหน่ายกับการใช้เทมเพลตแบบเดิมๆ หรือแค่อยากรู้ว่ามีอะไรอีกบ้าง

ยิ่งไปกว่านั้น การใช้ TextCortex สามารถทำให้วันเขียนที่เลวร้ายที่สุดของคุณกลายเป็นงานที่มีอยู่ได้

และนั่นไม่ใช่ทั้งหมด

นอกเหนือจากคุณสมบัติการเขียนซ้ำที่มีอยู่ในส่วนขยายของ Chrome แล้ว TextCortex ยังให้คุณเข้าถึง:

• เข้าถึง เทมเพลต AI ที่สร้างไว้ล่วงหน้ามากกว่า 20 แบบ ทางออนไลน์
• สร้างเนื้อหา มากกว่า 72 ภาษา ด้วยเครื่องมือ AI หลายภาษานี้
• แคนวาสที่สามารถแก้ไขได้แบบเรียลไทม์ เพื่อรองรับเนื้อหาที่สร้างโดยมนุษย์และ AI
• การปรับเปลี่ยนและการแสดงผลเนื้อหาแบบเรียลไทม์
• คุณสามารถเข้าถึงผู้ช่วยเขียน AI ส่วนตัวของคุณบน แพลตฟอร์มเว็บมากกว่า 30 แพลตฟอร์ม รวมถึงเอกสาร, Gmail, Linkedin และอื่นๆ ทั้งหมดจากแดชบอร์ดเดียว

ดาวน์โหลดส่วนขยาย TextCortex Chrome วันนี้และให้รางวัลตัวเองด้วยผู้ช่วยเขียน AI ส่วนตัวที่สามารถสร้างสิ่งมหัศจรรย์ให้กับเนื้อหาของคุณได้