วิธีเขียนอีเมลแบบไม่เป็นทางการ: แนะนำ สะท้อน และปิดท้ายอย่างมีสไตล์

คุณเคยต้องการที่จะเรียนรู้เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ในการเขียนอีเมลแบบไม่เป็นทางการหรือไม่?

ความแตกต่างหลักระหว่างอีเมลที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการคือ น้ำเสียงที่ใช้ในการเขียน

อีเมลสำหรับมืออาชีพใช้ ภาษาที่เป็นทางการและสุภาพ ในขณะที่อีเมลส่วนตัวใช้ ภาษาที่เป็นกันเองและเป็นการสนทนา

บทความนี้จะค้นหาว่ามีกฎใดบ้างสำหรับการเขียนอีเมลทั่วไปและกฎเหล่านั้นคืออะไร

นอกจากนี้ คุณจะพบเคล็ดลับโบนัสบางประการในการปรับปรุงการเขียนของคุณสำหรับการเขียนอีเมลทั้งแบบเป็นทางการและไม่เป็นทางการ

ดังนั้น อดทนกับฉันอีกหน่อย!

อีเมลที่เป็นทางการ VS ไม่เป็นทางการ

ก่อนที่เราจะไปไกลกว่านี้ ฉันอยากจะชี้ให้เห็นความแตกต่างที่สำคัญบางประการระหว่างอีเมลธุรกิจกับอีเมลที่ไม่เป็นทางการ

เราใช้ อีเมลที่เป็นทางการ เมื่อ:

• จำเป็นต้องมีการเขียนเพื่อธุรกิจและการใช้งานระดับมืออาชีพ
• มีรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าและเฉพาะเจาะจง
• จำเป็นต้องใช้คำศัพท์ที่เป็นทางการและสุภาพ
• ประโยคที่ยาวและยาก

เราใช้ อีเมลที่ไม่เป็นทางการ เมื่อ:

• การใช้อีเมลเพื่อการสื่อสารส่วนบุคคล
• ไม่มีรูปแบบหรือโครงสร้างที่แน่นอน
• ส่งอีเมลถึงเพื่อนและสมาชิกในครอบครัว
• โดยใช้ภาษาง่ายๆสบายๆ
• ประโยคของเราสั้นและง่าย

สำหรับอีเมลแบบสบายๆ เป็นเรื่องปกติที่จะ สนทนาเกี่ยวกับสิ่งที่คุณคิด ในทางกลับกัน เมื่อส่งอีเมลที่เป็นทางการ คุณควรพูดให้ ตรงประเด็นที่สุด

นอกจากนี้ อีเมลสำหรับทั้งแบบมืออาชีพและแบบไม่เป็นทางการก็มีความคล้ายคลึงกันอยู่บ้าง พวกเขาทั้งสอง:

• ใช้คำศัพท์ที่ตรงไปตรงมาและเข้าใจง่าย
• มีบทบาทสำคัญในการอำนวยความสะดวกในการสนทนาที่มีประสิทธิผล
• ใช้โครงสร้างเดียวกันทุกครั้ง: บทนำ เนื้อหาหลัก และบทสรุป

วิธีการเขียนอีเมลที่ไม่เป็นทางการ?

ดังที่เรากล่าวไว้ เราใช้อีเมลที่ไม่เป็นทางการเพื่อวัตถุประสงค์ส่วนตัว - ครอบครัว เพื่อน หรือคนที่เรารู้จักดี

และแม้ว่าอีเมลที่ไม่เป็นทางการส่วนใหญ่จะมีคำทักทาย เนื้อความ และการปิดท้าย แต่นี่ไม่ใช่กฎที่ตายตัวและรวดเร็ว

เนื่องจากอีเมลเป็นแบบสบาย ๆ คุณจึงสามารถใช้วลีสั้น ๆ และคำย่อได้อย่างปลอดภัยโดยมีประโยคที่ซับซ้อนน้อยมากหรือไม่มีเลย

นอกจากนี้ คุณได้รับอนุญาตให้ใช้อีเมลที่ไม่เป็นทางการให้สั้นและกระชับ หรือใส่รายละเอียดและข้อมูลจำนวนมาก

และแม้ว่าคุณจะเขียนอีเมลอย่างไม่เป็นทางการ แต่บางสิ่งก็เป็นเพียงนิสัยที่ไม่ดีใช่ไหม

ต่อไปนี้คือบางสิ่งที่คุณควรหลีกเลี่ยงเมื่อสร้างอีเมลของคุณ:

• ประโยคไม่สมบูรณ์
• ประโยครันบน
• ประโยคยาวและซับซ้อน
• ข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์

ไม่เพียงแต่มีข้อผิดพลาดที่ต้องหลีกเลี่ยงเท่านั้น แต่ยังมีปัจจัยที่ต้องคำนึงถึงเมื่อเขียนอีเมลที่ไม่เป็นทางการอีกด้วย ลองตรวจสอบดู:

1. เขียนหัวเรื่อง

ต้องมีหัวเรื่องสำหรับอีเมลทุกฉบับ อีเมลทั่วไปนั้นง่ายกว่าเพราะเนื้อหาไม่ต้องการความคิดมากนัก กล่าวคือ คุณมีอิสระที่จะใช้น้ำเสียงในบรรทัดเรื่อง ที่คุณสนใจ

• นี่คือแผน
• นี่คือวิดีโอที่คุณกำลังมองหา
• บทความนี้ควรค่าแก่การอ่าน
• อ่านผ่าน!

2. เปิดด้วยการทักทายแบบสบายๆ

เมื่อเริ่มต้นอีเมลแบบไม่เป็นทางการ แค่ "สวัสดี" หรือ "เฮ้" ง่ายๆ ก็เพียงพอแล้วในการเริ่มต้นการสนทนาทางอีเมลที่เป็นมิตร สำหรับการทักทายในรูปแบบที่เป็นทางการน้อยกว่า เรา ไม่จำเป็นต้องกังวลมากเกินไปเกี่ยวกับคำที่เราเลือก

และเพื่อเพิ่มความกระตือรือร้นและความเป็นมิตร เรายังสามารถใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์และอีโมติคอนเพิ่มเติม:

• เฮ้ [ชื่อ]
• สวัสดี [ชื่อ],
• สวัสดี!
• สวัสดี!
• เฮ้!

3. ชี้ให้เห็นเหตุผลในการเข้าถึง

อีเมลทุกฉบับ ไม่ว่าจะเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ ควร ระบุเหตุผลของอีเมลนั้น :

• "นี่คือ PDF ที่คุณต้องการ"
• “ฉันแค่อยากจะบอกคุณว่าฉันจะไม่ทำวันนี้”
• “ฉันสงสัยว่าคุณมีเวลาพบฉันประมาณ 17.00 น.”

ในทำนองเดียวกัน หากคุณต้องการให้ผู้เกี่ยวข้องดำเนินการบางอย่าง คุณต้องทำให้ชัดเจนที่สุดเท่าที่จะทำได้:

• ฉันขอถามความคิดเห็นของคุณเกี่ยวกับความคิดเห็น/ข้อเสนอแนะของฉันได้ไหม
• คุณช่วยแจ้งให้เราทราบเมื่อคุณพร้อมที่จะพบกันในสัปดาห์หน้าได้ไหม
• โปรดตรวจทานเอกสารแนบต่อไปนี้ก่อนการประชุมครั้งต่อไปของเรา
• คุณช่วยกรุณาตรวจสอบวาระการประชุมและแจ้งให้เราทราบหากคุณมีข้อเสนอแนะ?

อย่างไรก็ตาม เมื่อเขียนเหตุผลในการติดต่อ ให้คำนึงถึงผู้อ่านของคุณจากมุมมองที่ใช้งานได้จริง เป็นประโยชน์สำหรับทุกคนที่อีเมลมีความกระชับมากที่สุด

4. สรุปด้วยการปิดงบ

การสรุปอีเมลที่ไม่เป็นทางการของคุณนั้นคล้ายกับบรรทัดเริ่มต้น — ใช้น้ำเสียงที่เป็นมิตรเพื่อลงชื่อออก :

• แล้วพบกันใหม่
• ดูแล,
• แล้วพบกันใหม่
• ขอบคุณ,
• สุขสันต์วันศุกร์,
• ขอให้มีความสุขในวันหยุดสุดสัปดาห์!

เทมเพลตอีเมลที่ไม่เป็นทางการ

หากคุณยังไม่แน่ใจว่าอีเมลที่ไม่เป็นทางการควรมีลักษณะอย่างไร คุณสามารถลองใช้เทมเพลตนี้เมื่อสร้างอีเมลฉบับถัดไป

ในทางปฏิบัติ อีเมลของคุณอาจมีลักษณะดังนี้:

“สวัสดีทอนย่า

ขอบคุณสำหรับหัวขึ้น. มาติดตามกันเร็วๆ นี้ ฉันอยากเจอคุณจริงๆ แล้วพรุ่งนี้ตอนเที่ยงล่ะ? คุณว่างไหม?

ดูแล,

บิลลี่”

อย่างไรก็ตาม นั่นเป็นเพียงบางส่วนเท่านั้นที่สามารถช่วยคุณได้ เครื่องมือที่ขับเคลื่อนด้วย AI เช่น TextCortex ได้พัฒนาคุณสมบัติหลายอย่างสำหรับการเขียนอีเมล

ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการเขียนอีเมลด้วยคุณสมบัติ “Bullet to email ” ของ TextCortex สิ่งที่คุณต้องทำก็คือ ชี้แจงประเด็นสำคัญในรูปแบบของหัวข้อย่อย ไฮไลต์และคลิกที่โลโก้

เมื่อคุณเลือกคุณสมบัติที่กำหนดแล้ว ส่วนเสริม TextCortex จะแจ้งหน้าต่างคำแนะนำพร้อมเอาต์พุตอีเมลหลายรูปแบบ

เมื่อคุณเลือกผลลัพธ์ที่ดีที่สุดแล้ว ส่วนขยายผู้เขียนใหม่จะ มีตัวเลือกการเขียนใหม่เพิ่มเติม เพื่อช่วยคุณปรับแต่งเนื้อหาของคุณเพิ่มเติม ตัวเลือกบางส่วน ได้แก่ :

1. คุณสมบัติการเขียนซ้ำ — ให้คุณปรับแต่งประโยคหรือย่อหน้าของคุณเพื่อบริบทที่ดีขึ้น

2. คุณสมบัติเติมข้อความอัตโนมัติ — สร้างทั้งประโยคและย่อหน้าตามคำไม่กี่คำ

3. ขยายคุณลักษณะ — ปรับปรุงประโยคหรือย่อหน้าของคุณโดยการเพิ่มคำเพิ่มเติมที่เหมาะสมกับบริบท

4. คุณลักษณะการสรุป — สร้างประโยคและย่อหน้าที่สั้นลง

5. ฟีเจอร์โทนเสียง — เปลี่ยนโทนเสียงของประโยคโดยที่ยังคงความหมายเดิมไว้

6. คุณสมบัติการแปล - สามารถแปลข้อความต้นฉบับเป็นภาษาต่างๆ ได้มากกว่า 10 ภาษา

7. โพสต์แบบยาว — สร้างบล็อกโพสต์จากไอเดีย 5 คำ

ห่อ

เมื่อพิจารณาจากทั้งหมดแล้ว ก็สรุปได้อย่างปลอดภัยว่าไม่มีแนวทางปฏิบัติที่เคร่งครัดที่เราต้องปฏิบัติตามในขณะที่เขียนอีเมลที่ไม่เป็นทางการ

เขียนได้เร็วกว่ามากและใช้ความพยายามน้อยกว่าอีเมลที่เป็นทางการมาก ถึงกระนั้นก็ไม่ทำให้สนุกกับการแต่งเพลง

อย่างไรก็ตาม ด้วยอุปกรณ์ที่เหมาะสม พวกมันจะกลายเป็นเรื่องขบขันได้

นี่คือจุดประสงค์ที่แท้จริงของ TextCortex — เพื่อควบคุมงานเขียนของคุณ ในขณะที่พัฒนาทักษะการเขียนของคุณ และทำให้กระบวนการทั้งหมดเจ็บปวดน้อยลง

TextCortex คืออะไร?

TextCortex เป็นเครื่องมือ AI ที่ใช้โมดูลซึ่งใช้อัลกอริธึมอันทรงพลังและฐานข้อมูลขนาดใหญ่ของแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อสร้างและเขียนข้อความใหม่ลงในเนื้อหาต้นฉบับและน่าสนใจ

นักเขียน AI ของบริษัทใช้การจดจำรูปแบบเพื่อพัฒนาและแก้ไขงานเขียนของคุณด้วยความแม่นยำในระดับสูง โดยมุ่งเน้นที่การสร้างผลลัพธ์ที่น่าเชื่อถือที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

TextCortex มีให้บริการในรูปแบบแอปพลิเคชันบนเว็บและส่วนเสริมของ Chrome

ด้วยส่วนขยายการเขียนใหม่ของเรา คุณจะสามารถ:

• ปรับแต่งเนื้อหาของคุณบนแพลตฟอร์มออนไลน์มากกว่า 30 แพลตฟอร์ม เช่น Google Docs, Gmail, LinkedIn, Facebook และอีกมากมาย
• ใช้การสร้าง AI และฟังก์ชันการเขียนซ้ำขั้นสูง ได้ทันทีภายในกล่องข้อความใดๆ
• พัฒนาทักษะการเขียนของคุณอย่างรวดเร็ว ในขณะที่รักษาคุณภาพการเขียนที่สม่ำเสมอ

ในเวลาเดียวกัน เว็บแอปพลิเคชัน TextCortex ช่วยให้คุณ:

• ใช้ประโยชน์จากเทมเพลต AI มากกว่า 20 แบบ สำหรับสร้างบล็อกโพสต์ คำอธิบายผลิตภัณฑ์ อีเมล โฆษณา โพสต์บนโซเชียลมีเดีย ฯลฯ
• ใช้การเขียนด้วยตนเองและการสร้าง AI พร้อมกัน ภายในผืนผ้าใบที่แก้ไขได้เดียวกัน
• แก้ไขและจัดรูปแบบ เนื้อหาของคุณแบบเรียลไทม์
• บันทึกโครงการของคุณ เป็นเทมเพลตเพื่อใช้ในอนาคต

ดาวน์โหลดส่วนขยาย Chrome วันนี้และสนุกไปกับด้านที่น่าตื่นเต้นของการเขียนเนื้อหาทุกประเภท