วิธีเขียนอีเมลใบแจ้งหนี้ — เทมเพลตอีเมลใบแจ้งหนี้
เผยแพร่แล้ว: 2020-10-08Payday เป็นหนึ่งในส่วนที่ดีที่สุดในการทำโครงการให้สำเร็จ หากคุณเพิ่งทำงานให้กับลูกค้าและปิดโครงการไปเมื่อเร็วๆ นี้ คุณอาจต้องออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าของคุณเพื่อรับเงิน
อย่างไรก็ตาม นักแปลอิสระและธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากกลัวว่าพวกเขาจะไม่ได้รับเงินสำหรับงานของพวกเขาและจบลงด้วยการไม่ได้รับค่าจ้าง แม้แต่การชำระเงินล่าช้าก็อาจเป็นปัญหาใหญ่เมื่อต้องจัดการกระแสเงินสดของคุณ
วิธีที่ดีที่สุดในการหลีกเลี่ยงสิ่งนี้คือการทำตามขั้นตอนง่ายๆ แต่สำคัญเมื่อสื่อสารกับลูกค้าของคุณเกี่ยวกับเรื่องใบแจ้งหนี้ ดังนั้น ควรมีเทมเพลตอีเมลใบแจ้งหนี้สำหรับใบแจ้งหนี้ที่ตรงไปตรงมาและเข้าใจง่าย
ในบทความนี้ เราจะแบ่งปันเคล็ดลับและคำแนะนำที่คุณสามารถใช้เมื่อส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ นอกจากนี้เรายังจะแบ่งปันเทมเพลตอีเมลใบแจ้งหนี้ที่ใช้งานได้ซึ่งจะช่วยให้คุณรับเงินได้ง่ายขึ้น!
ในบทความนี้ . . .
- เหตุใดจึงต้องใช้เทมเพลตอีเมลใบแจ้งหนี้
- ฉันจะสร้างเทมเพลตอีเมลใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร
- คุณเขียนอะไรในอีเมลใบแจ้งหนี้
- ตัวอย่างเทมเพลตอีเมลใบแจ้งหนี้
- วิธีเขียนใบปะหน้าสำหรับใบแจ้งหนี้
- ฉันจะส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมลได้อย่างไร
- ฉันจะเขียนใบแจ้งหนี้อย่างเป็นทางการได้อย่างไร
- อีเมลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติด้วยซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้
เหตุใดจึงต้องใช้เทมเพลตอีเมลใบแจ้งหนี้
คำตอบอย่างรวดเร็วคือเทมเพลตอีเมลช่วยคุณประหยัดเวลา ด้วยเทมเพลต คุณจะไม่ต้องพิมพ์ข้อความทุกครั้งที่ต้องเขียนอีเมลใบแจ้งหนี้ถึงลูกค้า
สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับบริษัทที่มีผลิตภัณฑ์หรือบริการที่หลากหลาย ดังนั้นพวกเขาจึงรู้ว่าข้อมูลใดที่จำเป็นในข้อความและควรจัดรูปแบบอย่างไร
เทมเพลตยังเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์หากคุณส่งใบแจ้งหนี้ไปยังลูกค้าหลายราย เนื่องจากช่วยให้แน่ใจว่าข้อความมีความสอดคล้องกัน
ประโยชน์อีกประการของการใช้เทมเพลตสำหรับใบแจ้งหนี้ของคุณคือสามารถปรับเปลี่ยนให้เป็นแบบส่วนตัวสำหรับลูกค้าแต่ละรายโดยการใส่ชื่อและข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ลงในตัวยึดตำแหน่งล่วงหน้า
ฉันจะสร้างเทมเพลตอีเมลใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร
สิ่งสำคัญที่สุดอย่างหนึ่งที่ควรพิจารณาเมื่อสร้างเทมเพลตอีเมลคือเทมเพลตนั้นมีความเกี่ยวข้องและเป็นส่วนตัวสำหรับธุรกิจหรือที่ทำงานของคุณ ไม่เพียงแต่ควรสะท้อนถึงประเภทของงานที่คุณทำ แต่ยังรวมถึงประเภทของความสัมพันธ์ที่คุณมีกับลูกค้าของคุณด้วย
อย่างไรก็ตาม เทมเพลตอีเมลของคุณควรเป็นแบบทั่วไปเพียงพอที่จะนำไปใช้กับลูกค้าส่วนใหญ่หรือทั้งหมดของคุณ ช่วยให้คุณทำการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วเมื่อจำเป็นก่อนส่งออก
วิธีที่ดีกว่าในการจัดการการเงินของคุณ
ด้วย Hiveage คุณสามารถส่งใบแจ้งหนี้ที่สวยงามให้กับลูกค้าของคุณ รับชำระเงินออนไลน์ และจัดการทีมของคุณได้ในที่เดียว
ทดลองใช้ฟรี
เมื่อคุณพร้อมที่จะร่างอีเมลของคุณแล้ว คุณสามารถทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อสร้างเทมเพลตที่สมบูรณ์แบบสำหรับคุณเพื่อส่งให้กับลูกค้าของคุณ การทำใบแจ้งหนี้ตั้งแต่ต้นอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก ดังนั้นการมีตัวอย่างทั่วไปจะทำให้กระบวนการเร็วขึ้นมาก
ทำให้อีเมลใบแจ้งหนี้ของคุณเป็นมืออาชีพและเรียบง่าย
เจ้าของธุรกิจมักมีปัญหาในการเขียนอีเมลใบแจ้งหนี้ พวกเขากังวลว่าควรเป็นทางการแค่ไหนหรือควรใส่อะไรในจดหมาย
เป้าหมายของอีเมลใบแจ้งหนี้คือการได้รับเงิน แต่คุณต้องการให้ลูกค้าของคุณเต็มใจมากกว่าแค่รับเงิน คุณยังต้องการให้พวกเขารู้สึกเคารพในการทำธุรกรรมทางธุรกิจที่พวกเขาทำกับคุณ
ถ้าคุณต้องการให้แน่ใจว่าข้อความอีเมลของคุณไม่ถูกละเว้น สิ่งสำคัญคืออีเมลดังกล่าวต้องเป็นมืออาชีพ ใช้ภาษาที่เรียบง่ายแต่แม่นยำ: หลีกเลี่ยงการใช้ตัวย่อ คำที่ซับซ้อน หรือศัพท์แสงมากเกินไปที่คนในบริษัทจะเข้าใจ
จุดประสงค์ของอีเมลใบแจ้งหนี้คือเพียงเพื่อส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าของคุณ ไม่จำเป็นต้องมีข้อมูลอื่นมากนัก เพื่อประโยชน์ของเวลาของคุณเองและของลูกค้า สิ่งที่คุณต้องมีคือข้อความสั้น ๆ เพื่อขอบคุณสำหรับธุรกิจของพวกเขา และระบุว่าคุณได้แนบใบแจ้งหนี้สำหรับงานของคุณ หากคุณต้องการรับเงินตรงเวลา การใช้อีเมลที่สั้นและตรงประเด็นจะช่วยได้
มีหัวเรื่องบรรยาย
เราขอแนะนำให้คุณใส่ข้อมูลที่สำคัญที่สุดในหัวเรื่องอีเมลด้วย หัวเรื่องควรชัดเจน: ลูกค้าควรรู้ว่าคุณกำลังออกใบแจ้งหนี้เมื่อพวกเขาเห็นหัวเรื่องของข้อความในรายการอีเมลในกล่องจดหมายของพวกเขา มิฉะนั้น พวกเขาอาจไม่รู้ด้วยซ้ำว่าคุณได้ส่งใบแจ้งหนี้ ซึ่งทำให้การชำระเงินของคุณล่าช้าโดยไม่ได้ตั้งใจ
เราขอแนะนำให้คุณใส่หมายเลขใบแจ้งหนี้และวันที่ครบกำหนดในหัวเรื่องเมื่อคุณเขียนอีเมล ตัวอย่างเช่น:
ใบแจ้งหนี้ [หมายเลข] สำหรับ [สินค้า/บริการ] ครบกำหนดในวันที่ [วันที่]
ด้วยวิธีนี้ คุณจะมั่นใจได้ว่าลูกค้าของคุณทราบอย่างแน่ชัดว่าเหตุใดคุณจึงติดต่อพวกเขา และถึงเวลาที่พวกเขาจะต้องชำระค่าบริการให้กับคุณ
คุณเขียนอะไรในอีเมลใบแจ้งหนี้?
ข้อความของคุณควรมีคำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับงานที่คุณทำให้กับลูกค้า คุณควรระบุว่าค่าใช้จ่ายของคุณเป็นต่อโครงการหรือเวลาทำงาน
นอกจากนี้ คุณควรระบุอัตราของคุณ เพื่อให้ลูกค้าทราบชัดเจนว่าคุณกำลังเรียกเก็บเงินเป็นจำนวนเท่าใด นอกจากนี้ยังควรเพิ่มค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่อาจไม่ได้รับการคุ้มครองโดยการชำระเงินของลูกค้า (เช่น ค่าขนส่ง) เพื่อไม่ให้เกิดความประหลาดใจ
ตามปกติ จดหมายใบแจ้งหนี้หรืออีเมลของคุณควรเริ่มต้นด้วยคำทักทาย หากคุณไม่ได้สื่อสารกับผู้รับมาระยะหนึ่งแล้ว เป็นเรื่องปกติที่จะใส่ข้อความสั้นๆ
จากนั้น คุณควรแจ้งลูกค้าของคุณว่าคุณกำลังติดต่อเพื่อออกใบแจ้งหนี้สำหรับงานที่คุณทำเสร็จแล้ว และคุณได้แนบใบแจ้งหนี้มากับอีเมลนี้
แนบใบแจ้งหนี้
เราขอแนะนำให้คุณแนบใบแจ้งหนี้เป็นไฟล์/เอกสาร แทนที่จะรวมไว้ในเนื้อหาของอีเมล โดยทั่วไป PDF นั้นดีที่สุด เนื่องจากใช้งานได้กับอุปกรณ์และระบบปฏิบัติการทุกประเภท และคุณสามารถหลีกเลี่ยงปัญหาความเข้ากันได้ หากคุณส่งใบแจ้งหนี้เป็นไฟล์แนบ ลูกค้าของคุณสามารถพิมพ์และบันทึกไว้ในบันทึกได้อย่างง่ายดาย
ใช้เทมเพลตอีเมลใบแจ้งหนี้นี้
หากคุณสงสัยว่าจะเขียนอีเมลใบแจ้งหนี้อย่างไร คุณสามารถลองใช้ตัวอย่างข้อความใบแจ้งหนี้ต่อไปนี้:
Subject: Invoice [Number] Due on [Date]
Dear [Client],
I hope you are well.
Please see attached the invoice [number] for [completed project]. The invoice is due by [date].
Please don't hesitate to get in touch if you have any questions or need clarifications.
Best regards,
[Your name and email signature]
โปรดทราบว่าตัวอย่างข้อความอีเมลใบแจ้งหนี้นี้สั้นและชัดเจน ไม่จำเป็นต้องใส่รายละเอียดหรือการสนทนาที่ไม่จำเป็น เว้นแต่ว่าคุณมีความสัมพันธ์ที่ใกล้ชิดกับลูกค้าและรู้สึกว่าเหมาะสม แน่นอนว่าขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของคุณเอง
วิธีปรับแต่งอีเมลใบแจ้งหนี้ของคุณ
ขอแนะนำให้ปรับแต่งอีเมลของคุณเพื่อไม่ให้ลูกค้ารู้สึกว่าได้รับจดหมายแจ้งหนี้ทั่วไป
เมื่อคุณส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมล คุณควรใส่คำทักทายในแบบของคุณ เพื่อให้ลูกค้าของคุณรู้ว่าคุณใช้เวลาและความพยายามในการติดต่อ ถ้าคุณรู้สึกว่าเหมาะสม คุณอาจต้องการรวมข้อความส่วนบุคคลไว้ในเนื้อหาของอีเมลด้วย
ซึ่งจะช่วยให้ธุรกิจของคุณแตกต่างจากคนอื่นๆ ที่ใช้เทมเพลตเดียวกัน และจะทำให้ลูกค้าของคุณรู้สึกว่าพวกเขามีประสบการณ์ที่มีส่วนร่วมกับคุณมากขึ้น
วิธีการเขียนจดหมายสมัครงานสำหรับใบแจ้งหนี้
หากคุณเคยทำงานในโครงการที่ใหญ่กว่าหรือซับซ้อนกว่าสำหรับลูกค้า คุณควรรวมจดหมายปะหน้ากับใบแจ้งหนี้ของคุณ จดหมายใบแจ้งหนี้นี้เป็นโอกาสสำหรับคุณในการร่างอัตราของคุณ งานที่คุณทำ รวมถึงการแบ่งอัตราของคุณและอธิบายว่าทำไมคุณจึงเรียกเก็บเงินตามจำนวนเงินที่คุณเรียกเก็บ
วิธีที่ดีกว่าในการจัดการการเงินของคุณ
ด้วย Hiveage คุณสามารถส่งใบแจ้งหนี้ที่สวยงามให้กับลูกค้าของคุณ รับชำระเงินออนไลน์ และจัดการทีมของคุณได้ในที่เดียว
ทดลองใช้ฟรี
จดหมายปะหน้าของคุณควรมีรายละเอียดพื้นฐานเกี่ยวกับตัวคุณและสิ่งที่คุณให้ไว้ อย่าลืมใส่ชื่อธุรกิจหรือชื่อบริษัทของคุณในจดหมายใบแจ้งหนี้ นอกจากนี้ คุณควรระบุช่วงเวลาของโครงการที่คุณได้ทำไปแล้ว รวมทั้งวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด
จากนั้น คุณควรแยกย่อยงานแต่ละงานที่คุณทำเสร็จซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของโครงการ และจำนวนเงินที่คุณเรียกเก็บสำหรับสิ่งนี้ หากคุณคิดค่าบริการเป็นรายชั่วโมงหรือเป็นวัน ให้รวมข้อมูลนี้ไว้เป็นส่วนหนึ่งของรายละเอียดด้วย
วิธีเขียนอีเมลใบแจ้งหนี้ที่ครบกำหนดในอดีต
หากลูกค้าของคุณไม่พลาดวันครบกำหนดของใบแจ้งหนี้ คุณอาจต้องติดต่อพวกเขาอีกครั้งเพื่อติดตามการชำระเงิน การติดต่อลูกค้าซ้ำๆ ในเรื่องเดียวกันอาจรู้สึกอึดอัดใจ แต่คุณต้องได้รับเงินสำหรับงานที่คุณทำเพื่อพวกเขา
สุภาพแต่มั่นคงในข้อความใบแจ้งหนี้ของคุณ
โชคไม่ดีที่การไล่ล่าจ่ายเงินเป็นความคับข้องใจทั่วไปเมื่อทำงานเป็นฟรีแลนซ์ ลูกค้าของคุณอาจมีคำอธิบายว่าเหตุใดจึงไม่สามารถชำระเงินให้คุณได้ก่อนถึงกำหนด
อย่างไรก็ตาม คุณไม่ควรปล่อยให้พวกเขาหลีกเลี่ยงการจ่ายเงินสำหรับงานของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณสุภาพแต่มั่นคง หากนี่คือตัวอย่างแรกที่คุณติดต่อลูกค้าของคุณเพื่อติดตามผล ไม่จำเป็นต้องเป็นส่วนตัวมากเกินไป
คุณสามารถใช้ตัวอย่างอีเมลต่อไปนี้เพื่อติดตามการชำระเงินล่าช้า:
Subject: Re: Invoice [Number] Due on [Date]
Hi [name],
I hope that you have been well. I just wanted to check in with you about the invoice we sent last week for [product or service].
Let me know if there is anything else I can do to help get this paid ASAP.
Thank you!
Best,
[your name]
ดังที่คุณเห็นด้านบน เมื่อติดตามการชำระเงินล่าช้า การระบุหมายเลขใบแจ้งหนี้และวันที่ครบกำหนดชำระเป็นสิ่งสำคัญ
ฉันจะส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมลได้อย่างไร
หากคุณกำลังจะส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมล เป็นการดีที่สุดที่จะรวมเป็นไฟล์แนบ คุณยังสามารถใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ได้ เนื่องจากจะทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น (คำใบ้: เราทำได้อย่างยอดเยี่ยม)
นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้อีเมลเพื่อส่งลิงก์ไปยังใบแจ้งหนี้ที่คุณสร้างผ่านบริการต่างๆ เช่น PayPal เกตเวย์การชำระเงินดังกล่าวจำนวนมากรองรับการสร้างใบแจ้งหนี้พื้นฐาน
เมื่อคุณส่งอีเมลพร้อมแนบใบแจ้งหนี้ อย่าลืมระบุข้อมูลที่เกี่ยวข้องในเอกสาร เช่น ชื่อธุรกิจของคุณ จำนวนเงินที่เรียกเก็บ และหมายเลขใบแจ้งหนี้
เป็นความคิดที่ดีที่จะรวมชื่อธุรกิจและที่อยู่ของคุณในส่วนหัวของอีเมลหรือบล็อกลายเซ็น เพื่อให้แน่ใจว่าชัดเจนว่าคุณกำลังส่งใบแจ้งหนี้ซึ่งต่างจากอีเมลประเภทอื่นๆ
ฉันจะเขียนใบแจ้งหนี้อย่างเป็นทางการได้อย่างไร
ตามที่เราได้อธิบายไว้ในบทความโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีการเขียนใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้ของคุณต้องมีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับลูกค้าของคุณในการประมวลผลการชำระเงิน ดังนั้นเทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่ดีจึงมีรายละเอียดดังต่อไปนี้
องค์ประกอบหลักของเทมเพลตใบแจ้งหนี้
- รายละเอียดธุรกิจของคุณ (ชื่อ โลโก้ ข้อมูลติดต่อ)
- เลขใบสั่งของ
- ชื่อนามสกุลและรายละเอียดการติดต่อของลูกค้า
- วันที่ในใบแจ้งหนี้
- วันครบกำหนด
- จำนวนเงินที่ครบกำหนด
- รายการบริการ/ผลิตภัณฑ์แบบแยกรายการพร้อมรายละเอียดอัตราและราคา
- รายละเอียดเพิ่มเติม เช่น ข้อกำหนดและเงื่อนไข และวิธีการชำระเงิน
วิธีที่ดีกว่าในการจัดการการเงินของคุณ
ด้วย Hiveage คุณสามารถส่งใบแจ้งหนี้ที่สวยงามให้กับลูกค้าของคุณ รับชำระเงินออนไลน์ และจัดการทีมของคุณได้ในที่เดียว
ทดลองใช้ฟรี
เทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่ดีควรช่วยให้คุณสามารถแยกย่อยผลิตภัณฑ์หรือบริการแต่ละรายการออกเป็นรายการหนึ่งๆ แล้วร่างจำนวนเงินที่คุณเรียกเก็บสำหรับแต่ละรายการ นี่เป็นวิธีที่ชัดเจนที่สุดสำหรับลูกค้าของคุณในการดูจำนวนเงินที่คุณเรียกเก็บ และเหตุผล
เมื่อถึงเวลาที่พวกเขาจะต้องจ่ายเงินให้คุณ การลงรายละเอียดบริการของคุณยังช่วยให้ลูกค้ารู้ว่าพวกเขาเป็นหนี้เท่าไรได้ง่ายขึ้นอีกด้วย หากคุณไม่ดำเนินการดังกล่าว คุณอาจพบว่าลูกค้าบางรายพยายามโต้แย้งจำนวนเงินที่คุณเรียกเก็บ และทำให้เกิดความล่าช้าโดยไม่จำเป็น
ขออภัย ความล่าช้าในการชำระเงินมักเป็นส่วนหนึ่งของงานอิสระ แต่ถ้าคุณแจกแจงข้อมูลให้ชัดเจนที่สุด คุณจะจำกัดโอกาสที่สิ่งนี้จะเกิดขึ้นให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
อีเมลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติด้วย Hiveage
เครื่องมืออย่าง Hiveage ช่วยให้คุณสร้างใบแจ้งหนี้และส่งอีเมลให้กับลูกค้าได้โดยอัตโนมัติ ทำให้กระบวนการนี้ตรงไปตรงมาและลดความยุ่งยากสำหรับคุณอย่างมาก
การใช้ซอฟต์แวร์เพื่อทำให้การออกใบแจ้งหนี้ของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ คุณสามารถจำกัดปริมาณพลังงานที่คุณต้องใช้ในการทำงานผู้ดูแลระบบและการสร้างเอกสาร และมุ่งเน้นที่งานจริงแทน
การทำให้กระบวนการอีเมลใบแจ้งหนี้ของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าทุกรายการเป็นไปตามมาตรฐานเดียวกัน และรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องไว้ด้วยเสมอ คุณไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับการละทิ้งรายละเอียดที่สำคัญโดยไม่ได้ตั้งใจ เช่น หมายเลขเฉพาะสำหรับใบแจ้งหนี้ หรือคำแนะนำในการชำระเงิน
ด้วย Hiveage คุณยังมีตัวเลือกในการแนบสำเนาใบแจ้งหนี้ในรูปแบบ PDF กับข้อความอีเมล กระบวนการออกใบแจ้งหนี้ที่เชื่อถือได้ซึ่งตั้งค่าด้วยวิธีนี้ด้วยเครื่องมือที่เหมาะสมจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าการเงินของธุรกิจขนาดเล็กของคุณจะยังคงอยู่ในเกณฑ์ดี
โดยสรุป ประโยชน์หลักของการทำให้การออกใบแจ้งหนี้ของคุณเป็นแบบอัตโนมัติคือ คุณสามารถ:
- ประหยัดเวลา
- ลดจำนวนข้อผิดพลาดและการพิมพ์ผิดในใบแจ้งหนี้ของคุณ
- เพิ่มคุณสมบัติใหม่ให้กับอีเมลใบแจ้งหนี้ เช่น วิธีการชำระเงินเพิ่มเติม หรือแม้แต่ระบบสั่งซื้อใหม่อัตโนมัติ
ขึ้นอยู่กับรูปแบบธุรกิจที่คุณมี สิ่งสำคัญคือคุณต้องเลือกซอฟต์แวร์ที่ตอบสนองความต้องการเฉพาะของคุณ ในกรณีของ Hiveage ลูกค้าหลักของเราคือฟรีแลนซ์และธุรกิจขนาดเล็ก และบริการได้รับการปรับให้เหมาะสมเพื่อให้ชีวิตของพวกเขาง่ายขึ้น
สรุป: องค์ประกอบของอีเมลใบแจ้งหนี้ที่ดี
อีเมลใบแจ้งหนี้เป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดในการดำเนินธุรกิจของคุณ หากทำไม่ถูกต้อง ลูกค้าอาจสับสนและไม่พอใจที่อาจไม่เข้าใจในสิ่งที่คุณขอ หรือพวกเขาควรตอบสนองต่อคำขอชำระเงินอย่างไร อีเมลใบแจ้งหนี้ที่ดีมีองค์ประกอบหลายอย่าง ได้แก่:
- หมายเลขใบแจ้งหนี้
- วันครบกำหนด
- จำนวนเงินที่ครบกำหนด
- คำแนะนำการชำระเงินที่ชัดเจนและง่ายต่อการปฏิบัติตาม
- ภาพรวมโดยย่อของการส่งมอบหรือผลิตภัณฑ์ที่ขาย
- แจ้งให้ทราบเมื่อการชำระเงินเกินกำหนดพร้อมข้อเสนอสำหรับวิธีจัดการกับยอดคงเหลือที่ค้างชำระ
อีเมลที่เขียนอย่างดีเป็นขั้นตอนแรกในการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้าของคุณ และรับเงินตรงเวลา ใช้เทมเพลตอีเมลใบแจ้งหนี้ของเรา หรือใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์ที่ใช้งานง่ายและมีประสิทธิภาพ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่สูญเสียการชำระเงิน!