10 วิธีในการปรับปรุงการสื่อสารของพนักงานในองค์กรขนาดใหญ่

เราทราบดีว่าการสื่อสารกับพนักงานที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งที่ผู้จัดการและเจ้าของธุรกิจส่วนใหญ่มองว่าเป็นส่วนเล็กน้อยในชีวิตประจำวันของพวกเขา ท้ายที่สุด มีงานสำคัญอื่น ๆ ที่ต้องกังวล

อย่างไรก็ตาม การวิจัยในอุตสาหกรรมได้พิสูจน์แล้วว่า “การสื่อสารที่ไม่ดีในที่ทำงานตอนนี้ทำให้ผู้นำธุรกิจต้องสูญเสียประสิทธิภาพการทำงานถึง 37,000 ล้านดอลลาร์ โดยการสูญเสียโดยเฉลี่ยอยู่ที่ 62 ล้านดอลลาร์ต่อปี”

ในขณะที่รายงานของวิลลิส ทาวเวอร์ วัตสันพบว่าบริษัทที่มีการสื่อสารระหว่างพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ แท้จริงแล้วนำไปสู่ผลตอบแทนรวมแก่ผู้ถือหุ้นสูงกว่าบริษัทที่มีปัญหาในการสื่อสารถึง 47%

ไม่สามารถเน้นย้ำได้เพียงพอว่าการสื่อสารของพนักงานที่มีประสิทธิภาพมีความสำคัญเพียงใด แต่ด้วยวิธีการและกลยุทธ์ที่เหมาะสม คุณสามารถเปลี่ยนสิ่งต่างๆ เพื่อรักษาประสิทธิภาพการทำงานไว้ได้โดยไม่มีความเสียหายทางการเงินอย่างรุนแรง

ด้านล่างนี้เราจะเจาะลึก 10 วิธีที่คุณสามารถปรับปรุงการสื่อสารของพนักงานในองค์กรขนาดใหญ่ ดังที่ได้กล่าวไปแล้ว เคล็ดลับเหล่านี้มุ่งเน้นไปที่การใช้แอปการสื่อสาร เช่น Connecteam แต่คุณสามารถใช้เคล็ดลับกับวิธีการจัดส่งปัจจุบันของคุณได้ด้วยการปรับแต่งเล็กน้อย

เพื่อให้วิธีการสื่อสารกับพนักงานของคุณมีประสิทธิภาพ คุณต้องพิจารณาพนักงานของคุณเพราะขนาดเดียวไม่เหมาะกับทุกคน!

พิจารณาสิ่งต่อไปนี้เพื่อปรับปรุงการสื่อสารของพนักงาน:

• ช่วงเวลาใดที่ดีที่สุดในการส่งการติดต่อสื่อสารกับพนักงาน?
• อะไรทำให้พวกเขาตื่นเต้น? พวกเขาสนใจอะไร
• เวลาที่ดีที่สุดในการส่งการสื่อสารคือเมื่อใด สิ่งแรกในตอนเช้าหรือหลังอาหารกลางวัน?

สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าพนักงานของคุณไม่มีทางมีส่วนร่วมหรือส่งข้อเสนอแนะกลับมาให้คุณ

นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการสื่อสารของพนักงานแบ่งออกเป็นกลุ่มต่างๆ เช่น สถานที่ บทบาทของงาน แผนก ฯลฯ นี่เป็นกุญแจสำคัญเพราะหากข้อความของคุณไม่เกี่ยวข้องกับพนักงานทุกคน คุณก็กำลังสร้างเสียงรบกวน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ส่งการสื่อสารถึงเจ้าหน้าที่ไปยังผู้ที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น ลูกเรือในบรู๊คลินมีเวลาทำการใหม่ แต่พนักงานในแมนฮัตตันไม่ได้รับผลกระทบ ดังนั้นจึงไม่ควรส่งข้อความถึงพวกเขา

พนักงานจะมีส่วนร่วมมากขึ้นเมื่อเนื้อหาที่แบ่งปันมีความเกี่ยวข้องกับพวกเขา

“เพื่อให้แน่ใจว่าเสียงสะท้อนและกระตุ้นให้มีการนำช่องไปใช้อย่างต่อเนื่อง ให้ปรับแต่งข้อความตามแรงจูงใจ ความสนใจ และประสบการณ์ของพนักงาน — และตรวจสอบให้แน่ใจว่าช่วงเวลานั้นมีความเกี่ยวข้องกัน

การ์ตเนอร์

การสร้างนิสัยที่ถูกต้องเป็นกุญแจสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องการสื่อสารของพนักงาน

คุณต้องมั่นใจว่าคุณมีการสื่อสารอย่างสม่ำเสมอและมีแบบแผน ตัวอย่างเช่น จดหมายข่าวรายเดือน การอัปเดตรายไตรมาสจาก CEO หรือสรุปการปฏิบัติงานรายสัปดาห์

ทำให้นิสัยการสื่อสารเหล่านี้ดำเนินการได้ง่ายยิ่งขึ้นด้วยการสร้างเทมเพลตที่ทุกคนใช้ได้ง่ายและใช้พลังงานน้อยลงในการรวบรวม และในทางกลับกัน การยึดติดกับเทมเพลต พนักงานของคุณจะเคยชินกับการสื่อสารในรูปแบบเฉพาะที่สามารถย่อยได้อย่างรวดเร็ว

นิสัยการสื่อสารของพนักงานของคุณควรทำงานเหมือนเครื่องจักร

การสื่อสารไม่ใช่ถนนทางเดียว

พนักงานของคุณต้องการได้รับการรับฟังและเห็นคุณค่า มิฉะนั้นขวัญกำลังใจและประสิทธิภาพการทำงานจะพุ่งสูงขึ้นด้วยอัตราการหมุนเวียนที่เพิ่มขึ้น

โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อ Gallup จัดทำแบบสำรวจที่รายงานว่าพนักงานไม่ได้รับคำติชมเพียงพอหรือให้คำติชมเพียงพอ

ด้วยแอปการสื่อสารของพนักงาน มีฟีเจอร์มากมายให้ใช้เพื่อรับคำติชม เช่น:

• แบบสำรวจ
• โพลสด
• กล่องข้อเสนอแนะ
• แชทส่วนตัว

อย่างไรก็ตาม อย่าจำกัดตัวเองหรือพนักงานของคุณเพียงแค่แบ่งปันความคิดเห็น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีอำนาจและสบายใจที่จะเข้าหาคุณเกี่ยวกับความคิด ปัญหา ความสำเร็จ และสิ่งอื่นๆ ที่จำเป็นทั้งหมด

สิ่งสำคัญคือต้องสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับพนักงานของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพนักงาน 12% ลาออกจากงานเพื่อเงินเดือนที่สูงขึ้น ในขณะที่ 75% จะลาออกจากบริษัทโดยตรง เพราะความสัมพันธ์ที่ไม่ดี กับผู้จัดการของพวกเขา

ด้วยเหตุนี้ การรวบรวมความคิดเห็นเป็นประจำ การปฏิบัติตามความคิดเห็น และการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีในการทำงานกับทีมของคุณ ล้วนนำไปสู่การปรับปรุงการสื่อสารของพนักงาน

คุณอาจคิดว่าการสื่อสารของพนักงานเป็นเพียงเรื่องงานตลอดเวลา อย่างไรก็ตามนั่นเป็นความเข้าใจผิด

ในการทำให้งานมีส่วนร่วมอย่างแท้จริง คุณต้องจัดเตรียมสถานที่สำหรับสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีต่อสุขภาพและสนุกสนาน นี่คือวัฒนธรรมของบริษัทที่นำไปสู่ขวัญและกำลังใจในการทำงานที่สูงขึ้น

คุณจะมีความคิดสร้างสรรค์กับการสื่อสารของพนักงานได้อย่างไร? ใช้แอปการสื่อสารของพนักงานเพื่อส่งสิ่งต่อไปนี้:

• เริ่มการแข่งขันสัตว์เลี้ยงของพนักงานที่น่ารักที่สุด/โง่ที่สุด
• แบ่งปันปฏิสัมพันธ์เชิงบวกกับลูกค้า
• แบ่งปัน GIF ตลกเพื่อเริ่มต้นวันใหม่
• โหวตว่าใครมีชุดฮัลโลวีนที่ดีที่สุด

มีวิธีที่สร้างสรรค์มากมายในการปรับปรุงการสื่อสารของพนักงาน ดังนั้นคิดนอกกรอบสักนิดและเพิ่มความสัมพันธ์ระหว่างมนุษย์เพื่อขับเคลื่อนการสื่อสารภายในพนักงาน

คุณอาจต้องการพิจารณาว่าจ้างผู้จัดการการมีส่วนร่วมของพนักงานเพื่อยก ระดับไปสู่อีกระดับหนึ่ง

คุณไม่ควรสงสัยว่าจะทำอย่างไรให้พนักงานสื่อสารได้ดีขึ้น เพราะหากคุณกำลังวัดผลวิธีและช่องทางการสื่อสาร คุณจะรู้ทันทีว่าอะไรได้ผลและอะไรไม่ได้ผล

ฟังดูน่ากลัวเล็กน้อย แต่ด้วยแอปการสื่อสารของพนักงาน คุณจะสามารถเข้าถึงผลลัพธ์ได้โดยตรงแบบเรียลไทม์ เช่นเดียวกับจำนวนพนักงานที่เปิดข้อความของคุณ มีส่วนร่วมกับข้อความ ไม่เปิดหรือดำเนินการ ฯลฯ ทั้งหมดนี้อยู่ต่อหน้าต่อตาคุณ

มิฉะนั้น สิ่งที่คุณทำได้คือตั้งบรรทัดฐานเพื่อทำความเข้าใจสิ่งที่คุณกำลังวัดผลและวิธีการทำงานของการวัดนั้น เพื่อกำหนดประสิทธิผลของความพยายามของคุณให้ดีที่สุด

ด้วยวิธีการที่ตรงเป้าหมายและวัดผลได้ในการสื่อสารกับพนักงาน คุณมีแนวทางที่ราบรื่นยิ่งขึ้นในการปรับปรุงการสื่อสารกับพนักงาน เริ่มต้นด้วยการส่งข้อมูลอัปเดตตามเวลาจริงให้กับพนักงานของคุณหรือเฉพาะสมาชิกในทีมที่กำหนด และตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความที่สำคัญที่สุดไปถึงพนักงานทุกคน ตั้งแต่ประกาศด่วนหรือข่าวจาก CEO การอัปเดตการดำเนินงาน และอื่นๆ

ไม่มีวิธีใดวิธีหนึ่งในการสื่อสารกับพนักงานให้เชี่ยวชาญ แต่คุณควรดูวิธีการทั้งหมด การประชุมแบบ 1:1 สร้างและกำหนดวิธีการสนทนาโดยตรงกับพนักงานของคุณ

หากคุณทำงานในสำนักงาน การประชุมแบบตัวต่อตัวสามารถเกิดขึ้นได้ทุกที่ ไม่ว่าจะเป็นภายนอกอาคารเพื่อรับอากาศบริสุทธิ์หรือในห้องประชุม หากคุณมีพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลหรือทำงานนอกสถานที่ วิดีโอแชทคือวิธีที่ดีที่สุดในการมีส่วนร่วมกับพวกเขา

ตัวต่อตัวสามารถสนทนาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว เช่น ไอเดีย โครงการ วันครบกำหนด และอื่นๆ หรือคุณสามารถกำหนดเวลาการประชุมตัวต่อตัวที่เป็นทางการมากขึ้น ขึ้นอยู่กับคุณและพนักงานของคุณที่จะเลือกวิธีที่ดีที่สุด

จำไว้ว่าไม่จำเป็นต้องมีตัวต่อตัว “ถ้าไม่มีอะไรจะคุย ก็ยกเลิกได้ บ่อยครั้งที่ผู้คนมองว่าอัตราส่วน 1:1 เป็นเรื่องบังคับ แต่จะรู้สึกสดชื่นเมื่อคุณทั้งคู่รับทราบว่าตอนนี้ทุกอย่างโอเคแล้ว หรือเวลาอาจใช้ไปในทางอื่นดีกว่า… และคุณสามารถทำได้ตราบเท่าที่คุณทั้งคู่ตกลงที่จะไม่ใช้ คำขอยกเลิกเป็นการส่วนตัว” Ben Saitz ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายลูกค้าของ RocketFuel กล่าว

เราทุกคนเคยได้ยินว่ารูปภาพมีค่าแทนคำพูดนับพัน และมีเหตุผลสำหรับสิ่งนั้น!

งานนิเทศศิลป์. ซึ่งอาจรวมถึงอินโฟกราฟิก แผนที่ แผนภูมิลำดับงาน รายงานภาพ งานนำเสนอ โปสเตอร์ โบรชัวร์ ฯลฯ

หรือคุณสามารถเลือกใช้การสื่อสารด้วยภาพที่สนุกสนาน เช่น มีม, GIF, รูปภาพ หรือวิดีโอ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความภาพของคุณมีส่วนร่วมและสร้างแรงจูงใจในขณะที่การออกแบบต้องสะดุดตา

ภาพช่วยสร้างความเข้าใจที่ดีขึ้นโดยที่คำพูดเพียงอย่างเดียวไม่สามารถทำงานให้สำเร็จได้

อันที่จริงแล้ว การสื่อสารด้วยภาพมีความสำคัญอย่างแท้จริง เพราะมันช่วยให้ทีมของคุณมีส่วนร่วม สื่อสารข้อมูลที่ซับซ้อนได้อย่างง่ายดาย บอกเล่าเรื่องราว และทำให้ข้อมูลง่ายขึ้น

เรากล่าวถึงคุณค่าของการประชุมแบบตัวต่อตัว แต่เมื่อเป็นไปได้ ควรจัดการประชุมทีมด้วย

สิ่งนี้ช่วยสร้างสภาพแวดล้อมแบบมืออาชีพที่สมาชิกในทีมของคุณรู้สึกสบายใจที่จะสื่อสารกันเอง แต่ให้สอดคล้องกัน สัปดาห์ละครั้งหรือไม่? รายปักษ์หรือรายเดือน?

ความถี่ของการประชุมเหล่านี้สามารถช่วยขจัดอุปสรรคในการสื่อสารหรือความเข้าใจผิดระหว่างผู้จัดการและพนักงาน เนื่องจากคุณทุกคนอยู่ในสภาพแวดล้อมที่ต้องพูดคุยกันอย่างเปิดเผยเกี่ยวกับโครงการที่คุณกำลังดำเนินการ ความท้าทายที่คุณเผชิญ หรือคำถามที่คุณอาจมี

ไม่ว่าจะเป็นอีเมล โพสต์โซเชียล การอัปเดตแอปแชทเพื่อการสื่อสาร หรือวิธีการสื่อสารใดก็ตามที่คุณใช้ สิ่งสำคัญคือการพัฒนาข้อความก่อนที่จะกดปุ่มส่ง

คุณควรเจาะจงเพื่อให้ทุกคนเข้าใจวัตถุประสงค์

พิจารณาสิ่งต่อไปนี้:

• อะไร: มันหมายความว่าอะไร?อะไรนำไปสู่ข้อความนี้
• ทำไม: ทำไมมันถึงสำคัญ?
• ที่ไหน: ที่ไหน/สถานที่ใดบ้างที่ได้รับผลกระทบจากสิ่งนี้?คุณสามารถหาข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ไหน?
• เมื่อ: สิ่งนี้จะเกิดขึ้นเมื่อใด
• How : จะดำเนินการอย่างไร?
• ใคร : ใครเป็นคนตัดสินใจ?คุณติดต่อใครเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติม?

หากเราใส่สิ่งนี้ลงในบริบท คุณอาจเพิ่งเปลี่ยนโปรโตคอลด้านสุขภาพและความปลอดภัยเนื่องจากการแพร่ระบาดทั่วโลก ดังนั้น แทนที่จะส่งข้อความเพื่อบอกว่า “เป็นเพราะโควิด” คุณควรทำให้มันชัดเจนและเฉพาะเจาะจงมากขึ้น “เพื่อให้มั่นใจถึงสุขภาพและความปลอดภัยของพนักงานและลูกค้าของเรา และเพื่อให้สอดคล้องกับแนวทางของ CDC เราจะเปิดตัวโปรโตคอลใหม่….” ตอนนี้คุณเข้าใจประเด็นแล้ว

ความเฉพาะเจาะจงสามารถช่วยหลีกเลี่ยงความสับสนระหว่างทางได้

การเลือกสื่อในการสื่อสารที่เหมาะสมเป็นกุญแจสำคัญที่นี่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณพิจารณาว่าเครื่องมือใดเหมาะสมที่สุดสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพข้อความของคุณ และคุณต้องพิจารณาด้วยว่าผู้ชมของคุณต้องการรับข้อมูลดังกล่าวอย่างไร

มีสื่อมากมาย เช่น จดหมายข่าวฉบับพิมพ์หรือดิจิทัล กลุ่ม Facebook และ WhatsApp หน้าจอทีวี กระดานข่าว การประชุมแบบตัวต่อตัว การชุมนุม เช่น การประชุมประจำวันหรือศาลากลาง อินทราเน็ต (ที่ไม่มีใครใช้) อีเมล และของ หลักสูตร แอพสื่อสารของพนักงาน

เราแบ่งสื่อเหล่านี้ไว้ด้านล่าง:

• การสื่อสารแบบเห็นหน้า ช่วยให้คุณสร้างการเชื่อมต่อส่วนบุคคลเพื่อให้คุณสามารถเพิ่มการมีส่วนร่วมและรับข้อเสนอแนะดิบ
• อีเมล ช่วยให้แน่ใจว่าคุณสามารถแนบไฟล์และไฟล์แนบได้อย่างง่ายดายในลักษณะที่สมเหตุสมผลและเชื่อถือได้
• การประชุมทีม สร้างมิตรภาพในขณะเดียวกันก็มั่นใจได้ว่าข้อความของคุณจะส่งถึงพนักงานหลายคนในคราวเดียวพิจารณามีส่วนร่วมในเกมสร้างทีมและแบบฝึกหัดเพื่อเพิ่มการมีส่วนร่วมอย่างสนุกสนาน
• วิดีโอ ช่วยให้คุณบอกเล่าเรื่องราวด้วยภาพและแบ่งปันการนำเสนอด้วยภาพที่สามารถขับเคลื่อนข้อความกลับบ้านได้
• กระดานประกาศ จะมีประสิทธิภาพมากที่สุดเมื่อคุณไม่ต้องพึ่งพาเทคโนโลยีในการแบ่งปันข้อมูล เช่น การอัปเดตนโยบาย ประกาศรับสมัครงาน การเปลี่ยนแปลงกำหนดการ คำอวยพรวันเกิด และอื่นๆ
• การส่งข้อความหรือ WhatsApp เป็นเรื่องปกติเพราะฟรีและใช้งานง่ายเมื่อต้องการแชร์การอัปเดตด่วน แนบไฟล์ และอื่นๆ
• แอพสื่อสารของพนักงาน เป็นสื่อและเครื่องมือที่ทันสมัยที่สุดที่รับประกันว่าไม่มีอะไรตกหล่นระหว่างรอยร้าวนอกจากนี้ยังช่วยให้มีช่องทางการสื่อสารแบบสองทาง
  • การสื่อสารได้รับการจัดการแบบเรียลไทม์ในขณะเดินทาง เพื่อกระตุ้นการมีส่วนร่วม ขวัญกำลังใจ และประสิทธิภาพการทำงานที่ดีที่สุด
  • สร้างช่องทางตามสถานที่ ตำแหน่งงาน แผนก หรืออะไรก็ตาม เพื่อสื่อสารกับทีมที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสมอย่างรวดเร็ว
  • การสื่อสารในการทำงานทั้งหมดจะถูกจัดเก็บไว้ในที่เดียวและแยกจากพื้นที่เก็บข้อมูลส่วนตัวของพนักงาน

การค้นหาสื่อที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างการสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพและส่งเสริมการมีส่วนร่วม

ฟังวิธีที่บริษัทบริการภาคสนามที่มีพนักงานกว่า 200 คนใช้ Connectteam เพื่อการสื่อสารภายในและการมีส่วนร่วมในแต่ละวัน!

ก้าวไปข้างหน้าด้วย การสื่อสารของพนักงาน

ความสำเร็จของบริษัทในระยะยาวเกี่ยวข้องโดยตรงกับประสิทธิภาพของการสื่อสารกับพนักงานของคุณ

ข้างต้น เราได้นำเสนอกลยุทธ์ที่นำไปใช้ได้จริงเพื่อปรับปรุงการสื่อสารกับพนักงาน เพื่อให้พนักงานมีความสุขและทำให้บริษัทเติบโตต่อไป

นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณตามทันเทรนด์การสื่อสารล่าสุดในสถานที่ทำงาน เพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่พลาดสิ่งใดที่สามารถช่วยปรับปรุงการสื่อสารของพนักงาน