แอพสื่อสารภายใน: เครื่องมือแห่งการเปลี่ยนแปลงและนวัตกรรม

การเปลี่ยนแปลง, การเติบโต, ขนาด – คำเหล่านี้ได้กลายเป็นลักษณะเฉพาะของเศรษฐกิจสมัยใหม่ที่หมกมุ่นอยู่กับการเปลี่ยนแปลง เทคโนโลยีได้เปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานและวิธีที่เราคิดเกี่ยวกับการทำงาน มันผลักดันให้บริษัทต่างๆ เติบโตอย่างรวดเร็วกว่าที่เคยเป็นมา อย่างไรก็ตาม ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีที่รวดเร็วทำให้บริษัทหลายแห่งไม่สามารถตามทันได้

ไม่น่าแปลกใจเลยที่องค์กรสมัยใหม่ส่วนใหญ่มักหมกมุ่นอยู่กับการเปลี่ยนแปลงและความก้าวหน้า ไม่ต้องสงสัยเลยว่า ในปี 2018 บรรดาผู้บริหารตระหนักดีว่าการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องเป็นพื้นฐานของความสำเร็จ ดังนั้น 'การจัดการการเปลี่ยนแปลง' จึงไม่ใช่แนวคิดแปลกปลอมอีกต่อไป แต่อาจมีอุปสรรคหลายประการในการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการดำเนินการ

การสำรวจของ IBM พบว่าผู้บริหารด้านการจัดการการเปลี่ยนแปลงระบุว่า “ปัจจัยด้านบุคลากร” เป็น อุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดสู่ความสำเร็จ อันดับแรกคือการเปลี่ยนแปลงความคิดและทัศนคติ – 58% ตามมาด้วยวัฒนธรรมองค์กร – 49% นอกจากนี้ 32% ของผู้ตอบแบบสอบถามยังขาดการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงอีกด้วย การค้นพบนี้สามารถอธิบายได้อย่างง่ายดายว่าทำไม 48% ของการริเริ่มเชิงกลยุทธ์ถึงล้มเหลว

ไม่มีการเปลี่ยนแปลง = ไม่มีการแข่งขัน

แต่การจัดการการเปลี่ยนแปลงยังสามารถช่วยให้ธุรกิจของคุณมั่นใจได้ว่าจะสามารถแข่งขันได้และอยู่รอดในอุตสาหกรรมของตน อย่างไรก็ตาม การนำการเปลี่ยนแปลงไปใช้ทั่วทั้งองค์กรขนาดใหญ่อาจเป็นเรื่องที่ท้าทายอย่างมาก ไม่ใช่ทุกคนที่จะเห็นด้วยกับแนวคิดและวิสัยทัศน์ของคุณ และนี่คือเหตุผลที่การกำหนดการเปลี่ยนแปลงที่คุณนำเสนอและสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพจึงเป็นเรื่องสำคัญ อย่างไรก็ตาม ในระบบเศรษฐกิจปัจจุบัน ธุรกิจของคุณก็เหมือนฉลาม มันจะตายถ้าหยุดนิ่ง

การจัดการการเปลี่ยนแปลงคืออะไร และเหตุใดจึงมีความสำคัญมาก

มีคำจำกัดความที่หลากหลายของการจัดการการเปลี่ยนแปลง แต่มักจะอธิบายว่าเป็น 'วิธีการที่มีโครงสร้างเพื่อเปลี่ยนบุคคล ทีม และองค์กรจากสถานะปัจจุบันไปสู่สถานะในอนาคตที่ต้องการ' ตัวอย่างของสิ่งนี้ ได้แก่ การลดขนาด การขยายธุรกิจ หรือการเปิดรับเทคโนโลยีใหม่ๆ

ไม่ว่าคุณจะเลือกทำอะไร กระบวนการเกี่ยวข้องกับการทำให้พนักงานเข้าใจว่าเหตุใดจึงมีความจำเป็นสำหรับการเปลี่ยนแปลงนี้ และเหตุใดการเปลี่ยนแปลงนี้จึงเป็นประโยชน์ต่อองค์กร (และพวกเขา) ทั้งในปัจจุบันและอนาคต อาจหมายถึงการต้องรับรอง สัญญา และแจ้งให้พนักงานทุกคนทราบถึงการเปลี่ยนแปลง

การเปลี่ยนแปลงอาจเป็นกลยุทธ์ ยุทธวิธี หรืออาจเกี่ยวข้องกับการแนะนำผู้นำหรือเทคโนโลยีใหม่ สิ่งสำคัญคือต้องประเมินและติดตามว่าสิ่งนี้จะส่งผลกระทบต่อบุคลากร กระบวนการ และประสิทธิภาพการทำงานของคุณอย่างไร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานไม่ได้รับผลกระทบในทางลบมากเกินไป เพราะอาจส่งผลให้พวกเขาไม่สามารถรับมือในที่ทำงานหรือมีทัศนคติเชิงลบเกี่ยวกับการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่กำลังจะมีขึ้น ยิ่งไปกว่านั้น พวกเขาสามารถออกจากธุรกิจและกำหนดแผนของคุณกลับไปให้ดียิ่งขึ้นไปอีก

นี่คือเหตุผลที่จำเป็นต้องมีวิธีการจัดการการเปลี่ยนแปลง ไม่ได้หมายความว่าวิธีการที่ใช้กับบริษัทหนึ่งจะได้ผลในอีกบริษัทหนึ่ง คุณหรือบุคคลที่จัดการธุรกิจ จำเป็นต้อง ปรับใช้แนวทางที่เหมาะสมกับความต้องการของบริษัทและพนักงานของคุณ ค้นหาแนวทางของคุณเองและทำตามนั้น

องค์กรใดต้องการการจัดการการเปลี่ยนแปลง?

องค์กรส่วนใหญ่จะได้รับประโยชน์จากการจัดการการเปลี่ยนแปลง แต่ส่วนใหญ่เป็นองค์กรที่อยู่ในอุตสาหกรรมแบบดั้งเดิมที่มีวัฒนธรรมที่ได้รับการยอมรับอย่างดีอยู่แล้วซึ่งจะได้รับประโยชน์จากสิ่งนี้ หากคุณพูดถึงการจัดการการเปลี่ยนแปลง อาจมีความหมายเชิงลบที่เกี่ยวข้องกับคำนี้ บางที Joan พนักงานอาจเคยได้ยินคำนี้ที่บริษัทเดิมของเธอ และนั่นส่งผลให้งานถูกขว้างทิ้ง

แม้ว่าพนักงานจะไม่ตกงานจากกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงของคุณ คุณอาจพบว่าตัวเองต้องรับมือกับการต่อต้านจากพวกเขา ด้วยเหตุนี้ จึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้อง สื่อสารว่าการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดจะดำเนินการอย่างไร

เมื่อคุณสื่อสารไม่ถูกต้อง คุณจะเผชิญกับความท้าทายตามที่แสดงในกราฟด้านบน อย่างไรก็ตาม ด้วยการสื่อสารที่เหมาะสม คุณจะปรับปรุงประสิทธิภาพ การปฏิบัติตามข้อกำหนด และความพึงพอใจของลูกค้าได้อย่างมาก รวมทั้งคุณจะประสบกับการลาออกน้อยลง – และทั้งหมดนี้เป็นเพราะคุณได้สื่อสารกับพนักงานของคุณอย่างเหมาะสม การสื่อสารไม่ใช่งานที่ทำครั้งเดียวที่คุณเลิกทำเมื่อสิ้นสุดวัน แต่เป็นงานที่ต่อเนื่องซึ่งคุณต้องดำเนินการเป็นประจำ มิฉะนั้นผลที่ตามมาจะเกินดุลผลประโยชน์ในทุก ๆ รอบ

หากทำได้ถูกต้อง การจัดการการเปลี่ยนแปลงจะเป็นประโยชน์ทั้งต่อนายจ้างและลูกจ้าง พนักงานสามารถได้รับประโยชน์จากการมีส่วนร่วมที่เพิ่มขึ้นจากผู้บริหารและพนักงานคนอื่นๆ มันสามารถกระตุ้นขวัญกำลังใจ ลดความเครียด (บางทีแม้แต่ภาระงานหากสิ่งต่าง ๆ กลายเป็นอัตโนมัติมากขึ้น) และควบคุมได้มากขึ้น แต่ถ้าพวกเขาไม่รู้ว่าสิ่งนี้จะเป็นไปได้ อะไรจะกระตุ้นให้พวกเขาช่วยคุณทำการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น

นอกจากนี้ยังมีประโยชน์มากมายสำหรับธุรกิจหากใช้การจัดการการเปลี่ยนแปลงอย่างถูกต้อง อาจมีการปรับปรุงประสิทธิภาพและคุณภาพของงาน การทำงานร่วมกันและการสื่อสารที่ดีขึ้น

อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเก็บเกี่ยวผลประโยชน์ดังกล่าวได้ก็ต่อเมื่อคุณมีผู้นำที่เพียงพอเท่านั้น ไม่เพียงพอที่พวกเขาเพียงแค่ผ่านการเคลื่อนไหวหรือมอบหมายการจัดการการเปลี่ยนแปลงให้กับบางคนในองค์กรและสื่อสารกับเพียงไม่กี่คนเท่านั้น

สื่อสารการเปลี่ยนแปลง

วิธีหนึ่งในการดำเนินการเปลี่ยนแปลงอย่างมีประสิทธิภาพภายในธุรกิจคือการสื่อสารอย่างถูกต้องกับทุกคนที่เกี่ยวข้อง การแจ้งให้ทุกคนทราบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงมีความซับซ้อน อาจเป็นเรื่องที่ท้าทายมาก แต่อาจหมายถึงความแตกต่างระหว่างความสำเร็จและความล้มเหลว มีหลายวิธีที่คุณสามารถแจ้งให้พนักงานทราบเกี่ยวกับกระบวนการได้ แต่รูปแบบการสื่อสารบางรูปแบบ เช่น จดหมายข่าว จะส่งผลให้ข้อความถูกสื่อไปในทิศทางเดียวเท่านั้น สิ่งที่คุณต้องการคือให้พนักงานตอบกลับและแบ่งปันแนวคิดและข้อกังวลของพวกเขากับคุณ

วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือการใช้แอปสื่อสารภายใน การเลือกแอปสื่อสารภายในที่เหมาะสมเป็นการตัดสินใจที่สามารถให้ผลลัพธ์ที่ดีทั่วทั้งธุรกิจ แอปการสื่อสารภายในองค์กร หรือที่เรียกว่าแอปอินทราเน็ต เป็นแพลตฟอร์มที่พนักงาน และผู้รับเหมาของคุณสามารถใช้เพื่อพูดคุย แบ่งปัน และสื่อสารระหว่างกันได้ จะเข้ามาแทนที่ช่องทางดั้งเดิม เช่น อีเมล โทรศัพท์ และข้อความได้อย่างมีประสิทธิภาพ ก่อนที่จะมีแอปสื่อสารภายใน พนักงานและผู้รับเหมาจะติดต่อประสานงานกันทางอีเมลหรือทางโทรศัพท์ แต่สิ่งนี้ไม่ยั่งยืนเพราะพนักงานโดยเฉลี่ยได้รับอีเมลเกี่ยวกับงานประมาณ 121 ฉบับ

ต้นทุนของการสื่อสารภายในที่ไม่มีประสิทธิภาพ – อินโฟกราฟิกโดยทีมงานที่ SnapComms

อีเมลสามารถถูกลืมได้ง่ายและอาจทำให้เสียสมาธิได้ คำแนะนำและการสื่อสารของคุณเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงอาจทำให้ข้อความอื่นๆ หายไปได้ แต่ข้อดีของแอปการสื่อสารคือแอปเหล่านี้ช่วยให้คุณลดความซับซ้อนและรวมศูนย์การสื่อสารภายในของธุรกิจได้ ซึ่งหมายความว่าพนักงานทุกคนที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นและขั้นตอนต่อไปที่จะต้องดำเนินการ แอปการสื่อสารภายในช่วยให้คุณลดความซับซ้อนและรวมศูนย์กลางการสื่อสารภายในบริษัทของคุณ เพื่อที่คุณจะได้หลีกเลี่ยงความยุ่งเหยิงของอีเมลหรือโทรศัพท์

แอปสามารถใช้เป็นเครื่องมือในกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลง เมื่อพนักงานและผู้รับเหมาของคุณใช้แอป คุณจะมั่นใจได้ว่าพวกเขามีส่วนร่วมอย่างเต็มที่กับกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลง ยิ่งไปกว่านั้น หากการยอมรับเทคโนโลยีเป็นส่วนหนึ่งของวิธีการของคุณ ก็อาจเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการของคุณได้

การนำการเปลี่ยนแปลงมาใช้ยังเป็นการให้เครื่องมือแก่พนักงานที่พวกเขาสามารถใช้งานได้อย่างเพลิดเพลิน และให้พวกเขาสามารถ มีสมาธิจดจ่อกับเวลาที่สำคัญนี้ในธุรกิจของคุณ การใช้แอปเพื่อให้มีสมาธิในการสนทนาเป็นหนึ่งในหลายๆ วิธีที่คุณจะทำให้กระบวนการง่ายขึ้นและทำให้แน่ใจว่าทุกคนมีส่วนร่วมกับการเปลี่ยนแปลงที่คุณกำลังทำอยู่