10 ตัวอย่างเทมเพลตอีเมลใบแจ้งหนี้

สำหรับธุรกิจ การมีเทมเพลตอีเมลใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพจะทำให้การสื่อสารความคาดหวังในการชำระเงินกับลูกค้าเป็นเรื่องง่ายและมีประสิทธิภาพ เราได้รวบรวมตัวอย่างเทมเพลตอีเมลใบแจ้งหนี้ที่ดีที่สุด 10 ตัวอย่างที่ปรับแต่งได้ง่ายและมั่นใจได้ว่าใบแจ้งหนี้จะถูกส่งออกไปอย่างรวดเร็ว โดยมีข้อมูลสำคัญทั้งหมดรวมอยู่ด้วย ด้วยเทมเพลตเหล่านี้ คุณสามารถให้การแจ้งเตือนที่ถูกต้องแก่ลูกค้า บันทึกที่เป็นมิตร และรายละเอียดการออกใบแจ้งหนี้ที่แม่นยำ มาเริ่มกันเลย!

อีเมลใบแจ้งหนี้คืออะไร?

อีเมลใบแจ้งหนี้คือข้อความอัตโนมัติที่ส่งถึงลูกค้าซึ่งระบุจำนวนเงินที่ต้องชำระและรายละเอียดอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง อีเมลใบแจ้งหนี้สามารถใช้เพื่อเตือนลูกค้าเกี่ยวกับภาระผูกพันในการชำระเงิน ให้ข้อมูลการเรียกเก็บเงินโดยละเอียด และติดตามใบแจ้งหนี้เมื่อเวลาผ่านไป

ด้วยการทำให้กระบวนการนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ ธุรกิจสามารถประหยัดเวลาอันมีค่า รับประกันการชำระเงินที่ถูกต้อง และรักษาความสัมพันธ์แบบมืออาชีพกับลูกค้า

เหตุใดคุณจึงควรใช้เทมเพลตใบแจ้งหนี้ทางอีเมล

การใช้เทมเพลตใบแจ้งหนี้ทางอีเมลสามารถช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้กับกระบวนการเรียกเก็บเงินและการออกใบแจ้งหนี้สำหรับคุณในฐานะเจ้าของธุรกิจ ด้วยเทมเพลตใบแจ้งหนี้ทางอีเมล คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ที่ครอบคลุมเพื่อส่งให้ลูกค้าได้ง่ายๆ ด้วยการคลิกเพียงปุ่มเดียว

เทมเพลตใบแจ้งหนี้ทางอีเมลยังให้ความถูกต้องและความโปร่งใสมากขึ้นในด้านการชำระเงิน เนื่องจากข้อมูลคำสั่งซื้อ ต้นทุน การจัดส่ง และข้อมูลการชำระเงินทั้งหมดสามารถติดตามได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้มั่นใจได้ว่าลูกค้าจะได้รับใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้อง ซึ่งไม่เพียงรับประกันการชำระเงินตรงเวลาเท่านั้น แต่ยังช่วยลดการชำระล่าช้าอีกด้วย

วิธีเขียนเทมเพลตอีเมลใบแจ้งหนี้

การเขียนเทมเพลตอีเมลใบแจ้งหนี้ที่มีประสิทธิภาพสำหรับธุรกิจของคุณสามารถช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้กับกระบวนการเรียกเก็บเงินและการออกใบแจ้งหนี้ ด้านล่างนี้คือเคล็ดลับ 5 ข้อที่ควรพิจารณาเมื่อสร้างเทมเพลตอีเมลใบแจ้งหนี้:

• รวมรายละเอียดลูกค้าที่สำคัญ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมข้อมูลการติดต่อและข้อมูลระบุตัวตนของลูกค้า ตลอดจนรายละเอียดการสั่งซื้อ เช่น คำอธิบายผลิตภัณฑ์และค่าใช้จ่าย ข้อมูลการจัดส่งและภาษี ตลอดจนวันที่ครบกำหนดชำระเงิน
• ใช้น้ำเสียงแบบมืออาชีพ ใช้ภาษาที่เป็นกลางและสุภาพในขณะที่ยังคงรักษาน้ำเสียงแบบมืออาชีพที่เหมาะสมสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจ
• ปรับแต่งอีเมล ปรับแต่งเทมเพลตโดยเพิ่มชื่อลูกค้าหรือสัมผัสส่วนตัวอื่นๆ เพื่อให้รู้สึกเป็นส่วนตัวมากขึ้น
• ตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง ก่อนส่งอีเมล ให้ตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดที่รวมไว้อีกครั้งเพื่อความถูกต้องเพื่อหลีกเลี่ยงความยุ่งยากในภายหลัง
• รวมตัวเลือกการชำระเงิน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใส่คำแนะนำในการชำระเงิน ตัวเลือก หรือรายละเอียดอื่นๆ เกี่ยวกับวิธีที่ลูกค้าสามารถชำระเงินได้ทันเวลา

ตัวอย่างเทมเพลตอีเมลใบแจ้งหนี้ที่มีประโยชน์

มีเทมเพลตอีเมลใบแจ้งหนี้ที่หลากหลายซึ่งรองรับธุรกิจประเภทต่างๆ และสามารถปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการและความชอบเฉพาะของแต่ละธุรกิจได้ ด้วยเทมเพลตเหล่านี้ ธุรกิจสามารถประหยัดเวลาและพลังงานด้วยการสร้างใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องและตรงเวลาด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง มาดูอีเมลใบแจ้งหนี้บางฉบับที่คุณสามารถใช้ในธุรกิจของคุณเองเพื่อเป็นแรงบันดาลใจในการเขียนอีเมลใบแจ้งหนี้ หรือใช้ตามที่เป็น...

เทมเพลตอีเมลใบแจ้งหนี้การแนะนำลูกค้า

ควรใช้ข้อความอีเมลใบแจ้งหนี้การแนะนำลูกค้าเมื่อแนะนำลูกค้าใหม่ให้กับบริการของคุณ นี่คือตัวอย่าง:

หัวเรื่อง: ยินดีต้อนรับเข้าสู่ __________!

ที่รัก __________,

เรายินดีที่จะแนะนำบริการของเราให้กับคุณ เราเสนอ __________ ในราคาที่แข่งขันได้

ตามข้อตกลงมาตรฐานของเรา การชำระเงินมีกำหนดชำระภายใน __________ วัน/สัปดาห์ของการจัดส่งใบแจ้งหนี้ เรายอมรับการชำระเงินโดย __________ จะมีค่าปรับการชำระล่าช้าจำนวน __________ หากเราได้รับการชำระเงินหลังจากวันที่กำหนด

หากคุณมีคำถามใดๆ โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อเราที่ __________ หรือเข้าถึงเว็บไซต์ของเราที่ __________

ขอขอบคุณที่สละเวลาพิจารณาบริการของเรา และเราหวังว่าจะได้ร่วมงานกับคุณในเร็วๆ นี้!

ขอแสดงความนับถือ,

__________

เทมเพลตอีเมลใบแจ้งหนี้แจ้งเตือนการชำระเงินที่กำลังจะมีขึ้น

ควรใช้เทมเพลตอีเมลใบแจ้งหนี้การแจ้งเตือนการชำระเงินที่กำลังจะมาถึงเพื่อเตือนลูกค้าเกี่ยวกับการชำระเงินที่กำลังจะมาถึงหรือเกินกำหนด ลองดูตัวอย่าง:

บรรทัดเรื่อง: การแจ้งเตือนการชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้เลขที่ __________

ที่รัก __________,

นี่เป็นการแจ้งเตือนที่เป็นมิตรว่าการชำระเงินของคุณสำหรับหมายเลขใบแจ้งหนี้ __________ มีกำหนดชำระในวันที่ __________

ใบแจ้งหนี้มีดังต่อไปนี้:

• รายละเอียดสินค้า/บริการ: __________
• ค่าใช้จ่าย: __________
• ข้อมูลการจัดส่งและภาษี: __________

เรายอมรับการชำระเงินโดย __________ การชำระเงินล่าช้าจะมีค่าธรรมเนียมล่าช้าจำนวน __________ หากคุณมีคำถามใดๆ หรือต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับการชำระเงิน โปรดติดต่อเราที่ __________

ขอขอบคุณที่ให้ความสนใจในเรื่องนี้อย่างรวดเร็ว และเราหวังว่าจะได้ร่วมงานกับคุณต่อไป!

ขอแสดงความนับถือ,

__________

เทมเพลตอีเมลใบแจ้งหนี้ที่ครบกำหนด

ควรใช้อีเมลใบแจ้งหนี้ที่เกินกำหนดเพื่อเตือนลูกค้าอย่างสุภาพถึงการชำระเงินที่เกินกำหนด นี่คือตัวอย่างเทมเพลต:

หัวเรื่อง: ใบแจ้งหนี้เลขที่ __________ พ้นกำหนดชำระแล้ว

ที่รัก __________,

นี่เป็นการแจ้งเตือนที่เป็นมิตรว่าการชำระเงินของคุณสำหรับหมายเลขใบแจ้งหนี้ __________ พ้นกำหนดชำระแล้ว เรายอมรับการชำระเงินโดย __________ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมค่าธรรมเนียมล่าช้าจำนวน __________ กับการชำระเงินของคุณ

โปรดติดต่อเราที่ __________ หากคุณมีคำถามใดๆ หรือต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับการชำระเงินของคุณ

เราขอขอบคุณที่คุณให้ความสนใจในเรื่องนี้อย่างรวดเร็ว และหวังว่าจะได้สานต่อความสัมพันธ์ทางธุรกิจของเราต่อไป

ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,

__________

เทมเพลตอีเมลใบแจ้งหนี้ที่เกินกำหนด

เทมเพลตนี้เหมาะที่สุดสำหรับการเตือนการชำระเงินที่ค้างชำระเกินสองสัปดาห์ นี่คือตัวอย่าง:

หัวเรื่อง: ใบแจ้งหนี้เลขที่ __________ เกินกำหนด

ที่รัก __________,

เราต้องการแจ้งให้คุณทราบว่าใบแจ้งหนี้เลขที่ __________ เกินกำหนดชำระเกินสองสัปดาห์แล้ว ต้องชำระเงินโดย __________ เพื่อหลีกเลี่ยงค่าปรับและค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม เรายอมรับการชำระเงินโดย __________

สำหรับคำถามใด ๆ โปรดติดต่อเราที่ __________

เราขอขอบคุณสำหรับความสนใจของคุณในเรื่องนี้ และขอขอบคุณสำหรับการชำระเงินทันที

ขอแสดงความนับถือ,

__________

เทมเพลตอีเมลแจ้งข้อมูลการชำระเงินที่หมดอายุ

ควรใช้เทมเพลตอีเมลใบแจ้งหนี้ข้อมูลการชำระเงินที่หมดอายุเมื่อข้อมูลการชำระเงินของลูกค้าหมดอายุหรือล้าสมัย ลองดูตัวอย่างด้านล่าง:

หัวเรื่อง: ข้อมูลการชำระเงินที่จำเป็นสำหรับใบแจ้งหนี้เลขที่ __________

ที่รัก __________,

นี่เป็นการเตือนว่าข้อมูลการชำระเงินของคุณที่บันทึกสำหรับใบแจ้งหนี้เลขที่ __________ หมดอายุหรือล้าสมัย โปรดให้ข้อมูลล่าสุดภายใน __________ เพื่อดำเนินการชำระเงินของคุณและหลีกเลี่ยงค่าธรรมเนียมล่าช้าหรือค่าปรับอื่นๆ เรายอมรับการชำระเงินโดย __________

หากคุณมีคำถามหรือต้องการความช่วยเหลือ โปรดติดต่อเราที่ __________

เราขอขอบคุณที่คุณให้ความสนใจในเรื่องนี้อย่างรวดเร็ว

ขอแสดงความนับถือ,

__________

เทมเพลตอีเมลใบแจ้งหนี้หลายรายการ

เทมเพลตนี้เหมาะที่สุดสำหรับการเตือนการชำระเงินที่ครบกำหนดในหลายรายการ ต่อไปนี้คือตัวอย่างเทมเพลตที่คุณสามารถใช้ในธุรกิจของคุณ:

หัวเรื่อง: การแจ้งเตือนการชำระเงินที่กำลังจะมีขึ้นสำหรับ __________

สวัสดี __________,

ใบแจ้งหนี้นี้มีขึ้นเพื่อเตือนคุณว่าการชำระเงินสำหรับการซื้อครั้งล่าสุดของคุณมีกำหนดชำระภายในวันที่ __________ รายการที่รวมอยู่ในใบแจ้งหนี้นี้มีดังต่อไปนี้:

• สินค้า/บริการ 1: __________
• สินค้า/บริการ 2: __________
• สินค้า/บริการ 3: __________

เรายอมรับการชำระเงินโดย __________ การชำระเงินล่าช้าจะมีค่าธรรมเนียมล่าช้าจำนวน __________ หากคุณมีคำถามหรือต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับการชำระเงิน โปรดติดต่อเราได้ตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันที่ __________

ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,

__________

เทมเพลตอีเมลใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำ

สำหรับการเรียกเก็บเงินที่เกิดขึ้นประจำ ควรส่งการแจ้งเตือนให้ลูกค้าเป็นประจำ นี่คือเทมเพลตตัวอย่างสำหรับคุณ:

หัวเรื่อง: __________ การแจ้งเตือนการชำระบิลที่เกิดขึ้นประจำ

สวัสดี __________,

อีเมลนี้เป็นการเตือนให้คุณทราบว่าการชำระเงินตามรอบบิลของคุณสำหรับ __________ มีกำหนดชำระภายในวันที่ __________ เรายอมรับการชำระเงิน __________ ทางออนไลน์หรือทางโทรศัพท์

มีคำถามเกี่ยวกับการชำระเงินของคุณ? ติดต่อเราได้ที่ __________

ขอแสดงความนับถือ,

__________

เทมเพลตอีเมลใบแจ้งหนี้การชำระเงินดาวน์

หากคุณต้องการให้ลูกค้าชำระเงินดาวน์ก่อนที่จะดำเนินการตามคำสั่งซื้อ เทมเพลตนี้จะช่วยเตือนพวกเขาถึงการชำระเงินที่รอดำเนินการ

หัวเรื่อง: เงินดาวน์ที่ครบกำหนดสำหรับ __________

ที่รัก __________,

นี่เป็นการแจ้งเตือนที่เป็นมิตรว่าการชำระเงินดาวน์สำหรับคำสั่งซื้อ __________ ของคุณมีกำหนดชำระภายในวันที่ __________ คุณสามารถชำระเงินออนไลน์ผ่าน __________

หากคุณมีคำถามใดๆ หรือต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับการชำระเงิน โปรดติดต่อเราที่ __________

ขอบคุณ,

__________

เทมเพลตอีเมลใบแจ้งหนี้การชำระเงินขั้นสูง

เมื่อลูกค้าต้องชำระเงินขั้นสูง อีเมลเตือนความจำจะช่วยให้พวกเขาดำเนินการตามขั้นตอนได้ ต่อไปนี้คือตัวอย่างข้อความอีเมลใบแจ้งหนี้ที่คุณสามารถใช้ได้:

หัวเรื่อง: การชำระเงินขั้นสูงที่จำเป็นสำหรับ __________

ที่รัก __________,

นี่เป็นการแจ้งเตือนที่เป็นมิตรว่าการชำระเงินล่วงหน้าสำหรับคำสั่งซื้อ __________ ของคุณมีกำหนดชำระภายในวันที่ __________ คุณสามารถชำระเงินออนไลน์ได้ที่ __________ หรือโทร __________

ขอขอบคุณที่ให้ความสนใจในเรื่องนี้อย่างรวดเร็ว! โปรดติดต่อเราที่ __________ หากคุณต้องการความช่วยเหลือ

ขอแสดงความนับถือ,

__________

เทมเพลตอีเมลใบแจ้งหนี้สำหรับลูกค้าที่ทำสัญญา

สำหรับลูกค้าที่ทำสัญญา ให้ส่งการแจ้งเตือนการชำระเงินที่ครบกำหนดโดยใช้เทมเพลตนี้:

หัวเรื่อง: การแจ้งเตือนการชำระเงินสำหรับสัญญาเลขที่ __________

สวัสดี __________,

อีเมลนี้เป็นการช่วยเตือนว่าการชำระเงินสำหรับสัญญาเลขที่ __________ มีกำหนดชำระภายในวันที่ __________

คุณสามารถชำระเงินออนไลน์ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายที่ __________ หรือโทรหาเราที่ __________ MF ระหว่างชั่วโมง __________

หากคุณต้องการความช่วยเหลือ โปรดติดต่อเราทางอีเมลที่ __________ หรือโทรหาฝ่ายบริการลูกค้าที่ __________

ขอบคุณ,

__________

คุณจะส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมลอย่างสุภาพได้อย่างไร

เมื่อธุรกิจขนาดเล็กส่งใบแจ้งหนี้ พวกเขาต้องแน่ใจว่าได้ใส่ข้อความสั้น ๆ แต่ให้ข้อมูลที่อธิบายว่าทำไมจึงส่งใบแจ้งหนี้และวิธีการชำระเงินที่ได้รับการยอมรับพร้อมกับใบแจ้งหนี้ที่แนบมา การแนบใบแจ้งหนี้ช่วยให้ลูกค้าดูและชำระเงินได้ง่ายขึ้นโดยไม่ต้องค้นหาข้อมูลในอีเมลหรือเว็บไซต์แยกต่างหาก

คุณควรระบุอะไรในใบแจ้งหนี้ทางอีเมล

ใบแจ้งหนี้ทางอีเมลควรมีรายละเอียดสำคัญ เช่น ชื่อผู้ส่ง ข้อมูลติดต่อ ข้อมูลบริษัท รายการสินค้าหรือบริการที่จัดหา ค่าใช้จ่ายทั้งหมด และวันครบกำหนดชำระเงิน ควรมีคำอธิบายที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ด้วย เพื่ออำนวยความสะดวกในการดำเนินการที่ง่ายขึ้น ให้ใส่หมายเลขใบแจ้งหนี้สำหรับผลิตภัณฑ์/บริการที่นำเสนอ และพิจารณาใช้ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้หรือซอฟต์แวร์บัญชี เพื่อให้แน่ใจว่าการชำระเงินตรงเวลา ควรรักษาน้ำเสียงที่ให้ข้อมูลแต่สุภาพไว้ในเนื้อหาอีเมล

คุณจะส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ที่เกินกำหนดได้อย่างไร?

เมื่อส่งอีเมลถึงลูกค้าเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ที่เกินกำหนด สิ่งสำคัญคือต้องระบุกำหนดชำระเงินหรือวันที่ครบกำหนด ค่าธรรมเนียมล่าช้าใดๆ ที่เกิดขึ้น และเตือนอย่างสุภาพให้ชำระเงินเต็มจำนวนโดยเร็วที่สุด คุณควรใช้น้ำเสียงที่เป็นมิตรแต่หนักแน่นเมื่อคุณขอเงินเพื่อรักษาความเป็นมืออาชีพและกระตุ้นให้พวกเขาจ่ายเงิน การให้ตัวเลือกการชำระเงินที่หลากหลาย เช่น บัตรเครดิตหรือการโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์จะเป็นประโยชน์

คุณอาจชอบ:

• 12 ตัวเลือกเทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่พิมพ์ได้
• ใช้ตัวอย่างใบแจ้งหนี้นี้เพื่อออกแบบของคุณเอง

รูปภาพ: องค์ประกอบ Envato