หมายเลขใบแจ้งหนี้ — สิ่งที่คุณต้องรู้

การส่งใบแจ้งหนี้เป็นส่วนสำคัญและจำเป็นในการทำธุรกิจ: ท้ายที่สุดแล้วคือวิธีที่คุณได้รับเงิน (โดยการอำนวยความสะดวกในกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ของลูกค้าของคุณ) ดังนั้น การจัดการกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ให้ดีเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการจัดการสถานะทางการเงินของธุรกิจของคุณ ในบทความนี้ เราจะพูดถึงองค์ประกอบหลักอย่างหนึ่งในใบแจ้งหนี้: หมายเลขใบแจ้งหนี้

หมายเลขใบแจ้งหนี้คืออะไร? ทำไมมันถึงสำคัญ? ควรใช้รูปแบบใด? นี่คือคำถามบางส่วนที่เราจะตอบโดยละเอียด โปรดทราบว่านี่เป็นบทความเพิ่มเติมสำหรับคำแนะนำในการเขียนใบแจ้งหนี้

หมายเลขใบแจ้งหนี้คืออะไร?

หมายเลขใบแจ้งหนี้—บางครั้งเรียกว่ารหัสใบแจ้งหนี้—คือหมายเลขหรือรหัสที่ไม่ซ้ำกันซึ่งกำหนดให้กับใบแจ้งหนี้แต่ละใบที่คุณส่ง วัตถุประสงค์ของหมายเลขใบแจ้งหนี้คือเพื่อระบุใบแจ้งหนี้เฉพาะในใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่คุณส่งออก

หมายเลขใบแจ้งหนี้อาจเป็นตัวอักษรและตัวเลข และบางครั้งอาจใช้อักขระพิเศษ เช่น ขีดกลางหรือยัติภังค์ พร้อมกับรายละเอียดอื่นๆ ในใบแจ้งหนี้ เช่น ชื่อธุรกิจของผู้ส่งและรายละเอียดการติดต่อ หมายเลขใบแจ้งหนี้ช่วยให้ทั้งผู้ขายและลูกค้าอ้างอิงธุรกรรมทางการเงินได้ง่ายขึ้นโดยไม่เกิดความเข้าใจผิดใดๆ

ตัวอย่างเช่น ลูกค้าของคุณสองคนอาจซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการที่เหมือนกันทุกประการ คุณจะสามารถระบุธุรกรรมแต่ละรายการได้ง่ายๆ ด้วยหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้อง โดยไม่ต้องดูรายละเอียดอื่นๆ ของใบแจ้งหนี้ ลูกค้าของคุณจะสามารถสื่อสารกับคุณเกี่ยวกับการชำระเงิน ฯลฯ ได้อย่างง่ายดายโดยอ้างอิงจากหมายเลขในใบแจ้งหนี้ที่พวกเขาได้รับจากคุณ

ทำไมการลงเลขที่ใบกำกับสินค้าจึงสำคัญ?

ตามที่เราได้ชี้ให้เห็นแล้ว หมายเลขใบแจ้งหนี้มีความสำคัญต่อการค้นหาและระบุธุรกรรมของคุณได้อย่างง่ายดาย ในกระบวนการทำธุรกิจ คุณจะต้องส่งเอกสารจำนวนมาก รวมทั้งใบเสนอราคา ใบเรียกเก็บเงิน และใบสั่งซื้อ วิธีที่ง่ายที่สุดในการอ้างอิงแต่ละรายการคือหมายเลขหรือรหัสที่คุณกำหนด สำหรับใบแจ้งหนี้ จะเป็นรหัสใบแจ้งหนี้

ในเขตอำนาจศาลหลายแห่ง การกำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้ยังเป็นข้อกำหนดทางกฎหมายอีกด้วย พวกเขาอาจต้องการลำดับเฉพาะเพื่อกำหนดเป็นระบบหมายเลขใบแจ้งหนี้ของคุณ ก่อนที่จะให้หมายเลขใบแจ้งหนี้กับธุรกิจของคุณหรือแต่ละโครงการ โปรดตรวจสอบข้อกำหนดทางกฎหมายและวิชาชีพของประเทศหรือรัฐของคุณ

เลขที่ใบกำกับสินค้ายังจำเป็นสำหรับระบบบัญชีของคุณ ไม่ว่าคุณจะใช้บริการบัญชีมืออาชีพหรือจ้างผู้ทำบัญชีภายใน พวกเขาจะต้องใช้หมายเลขใบแจ้งหนี้เพื่อจัดการบันทึกทางการเงินของคุณ

หมายเลขใบแจ้งหนี้มีลักษณะอย่างไร?

ในการติดตามการออกใบแจ้งหนี้ของคุณ ใบแจ้งหนี้แต่ละใบควรมีหมายเลขไม่ซ้ำกันตามลำดับ ดังนั้น หมายเลขใบแจ้งหนี้แต่ละหมายเลขจะแตกต่างกัน แต่จะมีลำดับที่เข้าใจได้ง่ายสำหรับวิธีการกำหนดหมายเลขในใบแจ้งหนี้

หมายเลขใบแจ้งหนี้อาจเป็นตัวเลขเพียงอย่างเดียว หรือเป็นตัวเลขและตัวอักษรผสมกัน และการแต่งหน้าที่แน่นอนนั้นขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณเลือกจัดระเบียบและกำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้ ตัวอย่างเช่น หากคุณจัดระเบียบใบแจ้งหนี้ตามปี ตัวเลขอาจอ่านได้ในปี 2020-2435 โดยตัวเลขสี่หลักแรกที่นี่จะอิงตามปี และรหัสที่เหลือจะแสดงตำแหน่งที่ใบแจ้งหนี้อยู่ในลำดับ หากคุณใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์ เช่น Hiveage ลำดับหมายเลขใบแจ้งหนี้นี้สามารถกำหนดได้เพียงครั้งเดียว จากนั้นจะจัดการให้คุณโดยอัตโนมัติเมื่อสร้างใบแจ้งหนี้

ฉันจะหาหมายเลขใบแจ้งหนี้ได้ที่ไหน

เค้าโครงของใบแจ้งหนี้แตกต่างกันไปตามผู้ขาย แต่ทั้งหมดเป็นไปตามมาตรฐานทั่วไปทั่วไป ใบแจ้งหนี้จะประกอบด้วยชื่อบริษัทของคุณ ชื่อลูกค้า วันที่ในใบแจ้งหนี้ วันที่ครบกำหนดชำระเงิน จำนวนเงินที่ต้องชำระทั้งหมด ผลิตภัณฑ์หรือบริการที่เสนอ ภาษี และค่าธรรมเนียมอื่นๆ . . และเลขที่ใบแจ้งหนี้

หมายเลขใบแจ้งหนี้ควรปรากฏอยู่ที่ใดที่หนึ่งซึ่งหาได้ง่าย โดยปกติแล้วจะอยู่ที่ด้านบนของใบแจ้งหนี้ ตำแหน่งของพวกเขาควรสอดคล้องกันในใบแจ้งหนี้ของคุณ เพื่อที่ทั้งคุณและลูกค้าจะได้ไม่ต้องค้นหา ใบแจ้งหนี้บางรายการอาจมีหมายเลขหลายจุดในใบแจ้งหนี้ แต่นี่ไม่ใช่ข้อกำหนด

ฉันควรเริ่มต้นด้วยหมายเลขใบแจ้งหนี้ใด

ไม่มีกฎเฉพาะเกี่ยวกับวิธีการตั้งค่ารูปแบบหมายเลขใบแจ้งหนี้ของคุณ ในส่วนต่อไปเราจะพูดถึงตัวเลือกต่างๆ หากคุณใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์ เช่น Hiveage คุณจะมีตัวเลือกในการเลือกจากชุดตัวเลือกมาตรฐาน หรือกำหนดตัวเลือกของคุณเอง ซอฟต์แวร์จะดูแลการเพิ่มลำดับหมายเลขใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ เพื่อให้คุณไม่ต้องทำซ้ำจำนวนใบแจ้งหนี้โดยไม่ได้ตั้งใจ

หมายเลขใบแจ้งหนี้เหมือนกับหมายเลขบิลหรือไม่?

โปรดทราบว่าหมายเลขใบแจ้งหนี้แตกต่างจากหมายเลขบิล หมายเลขบิลคือจำนวนเงินทั้งหมดที่ค้างชำระกับบริษัทของคุณ จำนวนเงินในใบเรียกเก็บเงินมาจากยอดรวมของใบแจ้งหนี้ทั้งหมด

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณกำลังทำโครงการที่ต้องใช้วัสดุจากหลายบริษัท เมื่องานเสร็จสิ้น คุณต้องออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าของคุณสำหรับวัสดุทั้งหมดรวมถึงค่าแรง แต่ละรายการเหล่านี้สามารถอยู่ในใบแจ้งหนี้ของตนเองพร้อมหมายเลขใบแจ้งหนี้ของตนเอง มันจะสะดวกกว่าถ้าจะสร้างบิลเดี่ยวที่มีตัวเลขทั้งหมดเหล่านั้น พร้อมหมายเลขของตัวเอง เพื่อให้ลูกค้าสามารถอ้างถึงเอกสารฉบับเดียวแทนใบแจ้งหนี้แยกกันหลายฉบับ

สำเนาใบแจ้งหนี้คืออะไร?

สำเนาใบแจ้งหนี้เป็นเพียงสิ่งที่ดูเหมือน: มันเป็นเพียงสำเนาของใบแจ้งหนี้ที่มีอยู่ ซึ่งใช้ในการสร้างรายละเอียดสำหรับธุรกรรมที่เหมือนกัน ตัวอย่างเช่น หากคุณมีลูกค้าที่ซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการเดียวกันเป็นประจำ แทนที่จะสร้างใบแจ้งหนี้ใหม่สำหรับการซื้อแต่ละครั้ง คุณสามารถสร้างสำเนาของใบแจ้งหนี้ต้นฉบับได้ จากนั้นสินค้าที่ซื้อ ปริมาณ ราคา และภาษีจะยังคงเหมือนเดิม

ใน Hiveage เราอำนวยความสะดวกในเรื่องนี้ด้วยคุณลักษณะ "ใบกำกับสินค้าซ้ำ"

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเมื่อต้องจัดการกับหมายเลขใบแจ้งหนี้

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการในการสร้างหมายเลขการออกใบแจ้งหนี้ของคุณ: พวกเขาจะทำให้การสื่อสารระหว่างลูกค้าของคุณและคุณง่ายขึ้นและคลุมเครือน้อยลง

ทำ

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหมายเลขใบแจ้งหนี้ของคุณเรียงลำดับตามลำดับ
• สร้างรูปแบบตัวเลขที่เหมาะสมทั้งในปัจจุบันและอนาคต
• ใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ทุกครั้งที่ทำได้ (Hiveage ยังเสนอแผนฟรีด้วย)
• ตรวจสอบกฎหมายท้องถิ่นของคุณสำหรับการเก็บบันทึกทางการเงิน
• ทำให้ค้นหาหมายเลขใบแจ้งหนี้ได้ง่ายบนใบแจ้งหนี้
• ใส่หมายเลขใบแจ้งหนี้ในที่เดียวกันในแต่ละใบแจ้งหนี้ (มักจะอยู่ในส่วนหัวของใบแจ้งหนี้)
• รวมหมายเลขใบแจ้งหนี้ในคำขอชำระเงินจากลูกค้าของคุณเพื่ออำนวยความสะดวกในการสื่อสารและการบัญชี
• รักษารูปแบบและโครงสร้างใบแจ้งหนี้ของคุณให้สอดคล้องกัน
• รวมวันที่ครบกำหนดชำระเงินและให้การออกใบแจ้งหนี้ในอนาคตตามลำดับที่เหมาะสม

ไม่ควร

• อย่าทำให้รูปแบบเลขที่ใบแจ้งหนี้ซับซ้อนเกินไป
• อย่ากำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้โดยพลการ
• อย่าเปลี่ยนหมายเลขใบแจ้งหนี้ระหว่างการทำธุรกรรม

วิธีต่างๆ ในการจัดระเบียบหมายเลขใบแจ้งหนี้ของคุณ

ไม่มีขนาดใดที่เหมาะกับระบบการนับใบแจ้งหนี้ทุกรูปแบบ สิ่งนี้เป็นจริงแม้ว่าคุณจะใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้

ต่อไปนี้เป็นวิธีการทั่วไปที่คุณสามารถใช้เพื่อกำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้ หาอันที่เหมาะกับคุณแล้วยึดติดกับมัน การเปลี่ยนวิธีหมายเลขใบแจ้งหนี้เฉพาะของคุณอย่างต่อเนื่องสร้างความสับสนให้กับคุณและลูกค้าของคุณ

ระบบลำดับเลขใบแจ้งหนี้อย่างง่าย

วิธีที่ง่ายที่สุดในการกำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้ของคุณคือเริ่มจาก 1 และเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ สำหรับใบแจ้งหนี้ที่ตามมา เป็นเรื่องปกติที่จะทำให้หมายเลขใบแจ้งหนี้ยาวสองสามหลัก ดังนั้นหมายเลขนี้จึงอาจปรากฏเป็น 001, 002, 003 เป็นต้น คุณยังสามารถเพิ่มคำนำหน้าสำหรับใบแจ้งหนี้ เพื่อแยกคำนำหน้าออกจากเอกสารประเภทอื่นๆ (เช่น ค่าประมาณ) ตัวเลือกเริ่มต้นใน Hiveage ใช้ INV เป็นคำนำหน้าหมายเลขใบแจ้งหนี้สำหรับใบแจ้งหนี้ ลำดับหมายเลขใบแจ้งหนี้อย่างง่ายโดยอิงจากด้านบนจะเป็น: INV-001, INV-002, INV-003 . .

กำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้โดยลูกค้า

ทางเลือกหนึ่งที่คุณสามารถเลือกได้คือการให้รหัสที่ไม่ซ้ำกันแก่ลูกค้าแต่ละราย ตัวอย่างเช่น อาจเป็นตัวเลข เช่น 760 หรือรหัสตัวอักษรตามชื่อลูกค้า ทุกครั้งที่คุณออกใบแจ้งหนี้กับลูกค้ารายนั้น 760 สามารถเป็นคำนำหน้าในหมายเลขใบแจ้งหนี้ได้ หมายเลขใบแจ้งหนี้แรกสำหรับลูกค้ารายนั้นอาจเป็น 760-001 โดยหมายเลขต่อมาคือ 760-002, 760-003 เป็นต้น

หมายเลขใบแจ้งหนี้ตามวันที่หรือปี

อีกวิธีทั่วไปในการสร้างหมายเลขใบแจ้งหนี้คือตามวันที่ วิธีนี้เป็นวิธีที่ตรงไปตรงมาในการช่วยติดตามใบแจ้งหนี้ของคุณ พร้อมทั้งระบุเวลาที่ออกใบแจ้งหนี้ด้วย ทางเลือกหนึ่งคือการใช้วันที่เป็นคำนำหน้าในรูปแบบ YYYYMMDD (เช่น 20201025-001)

อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้ทำให้หมายเลขใบแจ้งหนี้ยาว คุณสามารถเลือกทำให้สั้นลงได้โดยใช้ปีเป็นคำนำหน้า ลำดับดังกล่าวอาจอยู่ในรูปแบบ 2020-001, 2020-002 เป็นต้น

หมายเลขใบแจ้งหนี้ตามโครงการ

หากคุณทำงานตามโครงการ วิธีอื่นในการจัดรูปแบบหมายเลขใบแจ้งหนี้ของคุณคือการมีรหัสโครงการเป็นคำนำหน้า ดังนั้น โครงการของคุณจึงต้องมีรหัสที่ไม่ซ้ำกันเช่นกัน จากนั้น ใบแจ้งหนี้แต่ละใบที่ยกขึ้นสำหรับโครงการนั้น ๆ สามารถมีรหัสโครงการเป็นคำนำหน้าหมายเลขใบแจ้งหนี้

ตัวอย่างเช่น ถ้ารหัสโครงการคือ WAB25 ลำดับหมายเลขใบแจ้งหนี้สำหรับโครงการนั้นจะอยู่ในรูปแบบ WAB25-001, WAB25-002 เป็นต้น

งานนี้ส่วนใหญ่สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้อย่างง่ายดายโดยใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ เช่น Hiveage: คุณสามารถตั้งค่ารูปแบบหมายเลขใบแจ้งหนี้ด้วยตัวเลือกใดๆ ข้างต้น แล้วสร้างใบแจ้งหนี้ของคุณต่อไปโดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการสร้างหมายเลขที่ถูกต้องสำหรับใบแจ้งหนี้แต่ละใบ ด้วยวิธีนี้ ใบแจ้งหนี้ของคุณจะถูกกำหนดหมายเลขอย่างเป็นระบบเสมอ ทำให้ค้นหาและอัปเดตใบแจ้งหนี้ได้ง่าย

วิธีใช้หมายเลขใบแจ้งหนี้ในใบแจ้งยอดอื่น

หมายเลขใบแจ้งหนี้มักจะปรากฏในเอกสารอื่น ๆ นอกเหนือจากใบแจ้งหนี้ขั้นสุดท้าย ซึ่งช่วยให้คุณระบุเรกคอร์ดทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับงานเฉพาะได้

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณเตรียมการประมาณการสำหรับลูกค้า พวกเขารับงานนี้ และตอนนี้คุณต้องการติดตามและระบุการซื้อที่เกี่ยวข้องกับงานนั้น ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่สร้างขึ้นสำหรับงานจะต้องอ้างอิงใบสั่งซื้อโดยระบุหมายเลข นอกจากนี้ เมื่อพวกเขาส่งการชำระเงินครั้งสุดท้ายหรือการชำระเงินบางส่วน คุณต้องแน่ใจว่าบันทึกของคุณได้รับการอัปเดต เมื่อใดก็ตามที่มีการบันทึกธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้ คุณจะต้องระบุหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องเพื่อให้อ้างอิงโยงได้ง่าย

วิธีการทำงานของหมายเลขใบแจ้งหนี้ใน Hiveage

ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้อาจเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการจัดการเลขที่ใบกำกับสินค้า Hiveage ให้คุณกำหนดรูปแบบการกำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้สำหรับใบแจ้งหนี้ของคุณ และจะเพิ่มขึ้นโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่คุณสร้างใบแจ้งหนี้ใหม่ ซึ่งช่วยลดความยุ่งยากในการติดตามลำดับหมายเลขของคุณ และช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่องค์ประกอบหลักของใบแจ้งหนี้: ลูกค้าและผลิตภัณฑ์หรือบริการที่คุณเรียกเก็บเงิน ทุกสิ่งอื่นๆ รวมถึงภาษี ส่วนลด ค่าจัดส่ง และวิธีการชำระเงิน สามารถตั้งค่าล่วงหน้าและนำไปใช้กับใบแจ้งหนี้ทั้งหมดของคุณโดยอัตโนมัติ

Hiveage ยังรองรับการเรียกเก็บเงินแบบเป็นงวด ซึ่งคุณสามารถกำหนดตารางเวลาปกติของใบแจ้งหนี้สำหรับลูกค้าเฉพาะราย (เช่น การสมัครรายเดือนหรือรายปี) ในกรณีดังกล่าว Hiveage สามารถใช้หมายเลขใบแจ้งหนี้ถัดไปได้เมื่อสร้างใบแจ้งหนี้อัตโนมัติเหล่านั้น หรือคุณสามารถกำหนดลำดับการออกใบแจ้งหนี้แยกต่างหากสำหรับกำหนดการเรียกเก็บเงินที่เกิดซ้ำได้ ดังนั้น คุณสามารถมีทั้งลำดับหมายเลขใบแจ้งหนี้เริ่มต้น และโปรไฟล์ที่เกิดซ้ำที่ยึดตามหรือใช้ลำดับของตัวเอง

ข้อจำกัดใน Hiveage ในขณะนี้คือลำดับหมายเลขใบแจ้งหนี้ตามโครงการที่แยกจากกัน (เมื่อไม่เกี่ยวข้องกับโปรไฟล์ที่เกิดซ้ำ) นี่เป็นหนึ่งในคุณสมบัติที่กำลังจะมีขึ้นในแผนงานผลิตภัณฑ์ของเราในขณะที่เขียนบทความนี้

การทำให้หมายเลขใบแจ้งหนี้เป็นแบบอัตโนมัติเป็นเพียงหนึ่งในคุณสมบัติที่สะดวกสบายมากมายใน Hiveage ที่ทำให้การจัดการการเงินของคุณง่ายและสะดวก เป้าหมายของเราเช่นเคยคือการลดความยุ่งยากในการดูแลระบบเหล่านี้ เพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การเติบโตของอาชีพอิสระหรือธุรกิจขนาดเล็ก ลองใช้ Hiveage โดยสมัครทดลองใช้ฟรีแบบเต็มรูปแบบ (ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต) และดูว่าการออกใบแจ้งหนี้ของคุณง่ายขึ้นมากได้อย่างไร

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับรูปแบบหมายเลขใบแจ้งหนี้

หมายเลขใบแจ้งหนี้คืออะไร?

เป็นหมายเลขเฉพาะที่กำหนดให้กับใบแจ้งหนี้แต่ละใบของคุณ ใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพมีหมายเลขใบแจ้งหนี้ตามลำดับ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้หลีกเลี่ยงหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ซ้ำกัน ซอฟต์แวร์บัญชีส่วนใหญ่ทำให้กระบวนการนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติสำหรับคุณ

ฉันต้องการหมายเลขใบแจ้งหนี้หรือไม่?

ใช่ เนื่องจากวัตถุประสงค์ทางบัญชี กฎหมาย และภาษี การกำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้จึงเป็นสิ่งสำคัญ

ฉันจะค้นหาหมายเลขใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร

หมายเลขใบแจ้งหนี้ปรากฏในส่วนหัวของใบแจ้งหนี้ และระบุไว้อย่างชัดเจน

หมายเลขใบแจ้งหนี้มีกี่หลัก?

ไม่มีกฎเกณฑ์ใดๆ เกี่ยวกับระบบการนับใบแจ้งหนี้ นอกจากจะเป็นตัวอักษรและตัวเลข (อาจมีตัวเลขและตัวอักษร) หมายเลขใบแจ้งหนี้มักไม่มีสัญลักษณ์หรืออักขระพิเศษ ธุรกิจส่วนใหญ่กำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่มีความยาวสามถึงสี่หลัก