การออกใบแจ้งหนี้สำหรับนักออกแบบ: 8 ขั้นตอนง่ายๆ ในการรับเงินตรงเวลา

นักออกแบบมักกระตือรือร้นที่จะนำเสนอโซลูชั่นที่ดีที่สุดให้กับลูกค้าของตน อย่างไรก็ตาม ไม่มีความลับใดที่ผู้เชี่ยวชาญกลุ่มเดียวกันจะให้ความสนใจน้อยลงในการติดตามการชำระเงินและการจัดการใบแจ้งหนี้ ความจริงก็คือ การใช้เครื่องมือและกระบวนการที่เหมาะสมที่นี่มีความสำคัญพอๆ กับการมีเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับงานออกแบบ

การจัดการกระแสเงินสดเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจ เมื่อคุณไม่ได้รับเงินตรงเวลาสำหรับงานที่คุณทำเสร็จแล้ว มันจะส่งผลกระทบสำคัญต่อผลกำไรของคุณ สำหรับนักออกแบบ การสร้างใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าหรือเตือนพวกเขาเกี่ยวกับการชำระเงินล่าช้านั้นไม่ใช่งานที่สนุกที่สุด คุณค่อนข้างจะใช้เวลาของคุณในการหาแนวทางการออกแบบต่อไป อย่างไรก็ตาม การติดตามใบแจ้งหนี้และการบันทึกการชำระเงินเป็นสิ่งสำคัญหากคุณเป็นหน่วยงานออกแบบ

ในบทความนี้ เราจะมาดูวิธีที่นักออกแบบสามารถเชี่ยวชาญศิลปะการออกใบแจ้งหนี้ในแปดวิธีง่ายๆ มาดูกัน:

1. ตัดสินใจเกี่ยวกับราคาของคุณ

'ฉันควรเรียกเก็บเงินลูกค้าเท่าไหร่' เป็นคำถามล้านดอลลาร์ บางครั้งถึงกับแปลตรงตัว ราคาเป็นองค์ประกอบที่นักออกแบบไม่สามารถละเลยได้เสมอ และขึ้นอยู่กับประสบการณ์ การแข่งขัน ระดับการบริการ (โดยเฉพาะความเร็วของการบริการ) และสถานที่ นักออกแบบสามารถตัดสินใจเลือกป้ายราคาได้

แม้ว่าราคาจะคงที่สำหรับบางโครงการ แต่ก็สามารถต่อรองได้เสมอ นักออกแบบมักจะคิดว่าการเจรจาต่อรองเป็นส่วนหนึ่งของเกม แต่โดยส่วนใหญ่แล้ว ลูกค้ามักปฏิเสธที่จะทำเช่นนั้น อย่างไรก็ตาม นักออกแบบส่วนใหญ่ถือว่ากระบวนการเจรจานั้นใช้ได้จริง เพราะจะช่วยให้คุณสื่อสารกับลูกค้าได้ดีขึ้น และสร้างผลกระทบเชิงบวกต่อความสัมพันธ์ของคุณกับเขาหรือเธอ ซึ่งเป็นสถานการณ์ที่ทั้งสองฝ่ายได้ประโยชน์ทั้งสองฝ่าย

Rachel Christmas ผู้ใช้ Hiveage และผู้ก่อตั้ง RC Design กล่าวว่า:

ส่วนที่สำคัญที่สุดของการออกใบแจ้งหนี้ลูกค้าออกแบบกราฟิกคือความตรงไปตรงมาเกี่ยวกับค่าใช้จ่าย ดังนั้นจึงไม่มีเรื่องน่าประหลาดใจ และไม่ประเมินความสามารถของคุณต่ำเกินไปเมื่อทำเช่นนั้น ฉันแน่ใจว่าได้ลงรายละเอียดมากในแต่ละรายการโฆษณา - การวิจัย การแก้ไข ต้นทุนจริงของนักออกแบบที่เกิดขึ้น - ดังนั้นพวกเขาจึงตระหนักถึงคุณค่าของบริการอย่างเต็มที่

ต้องบอกว่าการออกแบบเป็นอาชีพที่ต้องการทักษะและความสามารถมากมาย ต้องใช้เวลาหลายปีกว่าจะเชี่ยวชาญสายตาในการเลือกการผสมสีที่สมบูรณ์แบบหรือร่างเลย์เอาต์ในอุดมคติ ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่คุณจะต้องเรียกเก็บเงินจากสิ่งที่คุณมีค่าจริงๆ: อย่าจำกัดตัวเองให้คิดว่าคุณจะสูญเสียลูกค้าของคุณหากคุณเรียกเก็บค่าธรรมเนียมที่สูงขึ้น มันไม่ง่ายเลยที่จะทำงานกับลูกค้าที่ต้องการตัวเลือกที่ถูกที่สุดเสมอ ต่อรองราคาของคุณ หรือแม้กระทั่งเสนอส่วนลดจำนวนมากให้กับผู้ใช้ที่คุณเห็นว่าการรักษาไว้เป็นลูกค้าของคุณมีค่ามากกว่า

2. สร้างเงื่อนไขที่ดีกว่า

เมื่อลูกค้าติดต่อคุณเพื่อขอรายละเอียดของคุณในตอนแรก ไม่ได้รับประกันว่าคุณจะได้รับโครงการ เพื่อรักษาข้อตกลง คุณต้องวางข้อกำหนดและเงื่อนไขการชำระเงินที่เหมาะสมให้กับลูกค้าของคุณ: คุณต้องทำวิจัยของคุณเองเพื่อสร้างใบเสนอราคา/ประมาณการที่ให้ข้อมูลที่ชัดเจนแก่ลูกค้าของคุณเกี่ยวกับข้อกำหนดของคุณ สิ่งสำคัญที่สุดคือข้อกำหนดเหล่านี้ควรสะท้อนถึงทักษะและความสามารถของคุณเช่นกัน

ตามบทความนี้ นี่คือคำศัพท์พื้นฐานบางส่วนที่คุณต้องใช้ในการประมาณการ:

• ราคาสุดท้ายของคุณ
• วันครบกำหนดชำระ
• ประเภทการชำระเงิน
• ค่าธรรมเนียมการชำระล่าช้า
• เงินสดล่วงหน้า: เต็มหรือบางส่วน?
• จำนวนการแก้ไขรวม
• นโยบายการคืนเงิน

การกล่าวถึงข้อกำหนดที่สำคัญเหล่านี้จะช่วยหลีกเลี่ยงความสับสนและความประหลาดใจระหว่างทำโปรเจ็กต์ คุณมีแนวโน้มที่จะได้รับเงินช้ากว่า (หรืออาจจะไม่แม้แต่เพนนีสักบาทเดียว) หากคุณยังคงทำให้ลูกค้าของคุณประหลาดใจด้วยการเพิ่มล่าช้า

การกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนกับลูกค้าเป็นสิ่งสำคัญสำหรับความสัมพันธ์ระหว่างผู้ขาย/ลูกค้าที่มีความสุขและมีสุขภาพดี ดังนั้น ขั้นตอนที่สำคัญที่สุดที่ผู้ออกแบบควรปฏิบัติตามเมื่อออกใบแจ้งหนี้กับลูกค้าคือต้องมีความชัดเจนในสิ่งที่รวมอยู่ในโครงการซึ่งใช้สำหรับใบแจ้งหนี้ สิ่งต่างๆ เช่น รูปแบบไฟล์ที่จะส่ง มีการแก้ไขกี่รอบ และเงื่อนไขการชำระเงินเป็นเพียงส่วนน้อยที่คุณควรสัมผัสเมื่อส่งใบแจ้งหนี้ ยิ่งคุณตรงไปตรงมาและตรงไปตรงมาเกี่ยวกับสิ่งที่รวมอยู่ในนั้นมากเท่าไร ก็ยิ่งมีพื้นที่สำหรับการสื่อสารที่ผิดพลาดและการตั้งสมมติฐานที่ผิดพลาดน้อยลงเท่านั้น ในท้ายที่สุด ยิ่งใบแจ้งหนี้ของคุณมีรายละเอียดมากเท่าไหร่ ก็ยิ่งดีเท่านั้น

ที่ O Design เราใส่บันทึกส่วนบุคคลไว้ที่ด้านล่างของใบแจ้งหนี้เสมอ บันทึกนี้ขอขอบคุณลูกค้าสำหรับธุรกิจของพวกเขาและเป็นการตอกย้ำวิธีการชำระเงินและเงื่อนไขการชำระเงินที่ต้องการ เราคิดว่าสิ่งนี้ช่วยให้เราชำระเงินได้ทันท่วงทีจากลูกค้าของเรา และบันทึกส่วนตัวช่วยแสดงว่าเราให้ความสำคัญกับธรรมเนียมปฏิบัติของพวกเขา

การมีเงื่อนไขการชำระเงินที่เหมาะสมตั้งแต่เริ่มแรกจะช่วยให้มั่นใจถึงความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้าของคุณ Kay Mankoo จาก Delve Design กล่าวว่า:

เงื่อนไขการชำระเงินจะแจ้งให้ลูกค้าของคุณทราบอย่างชัดเจนว่าคุณคาดว่าจะได้รับการชำระเงินอย่างไรและเมื่อใด ข้อกำหนดเหล่านี้ควรรวมถึงว่าคุณเรียกเก็บเงินเป็นรายชั่วโมงหรือตามโครงการเมื่อลูกค้าต้องจ่ายเงินให้คุณและผลที่ตามมาหากพวกเขาพลาดวันที่ชำระเงิน ในฐานะธุรกิจ เราต้องการกระแสเงินสดที่สม่ำเสมอ และการกำหนดเงื่อนไขการชำระเงินเช่นนี้ในกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ช่วยให้เราได้รับเงินตรงเวลา

อนุญาตให้ลูกค้าชำระเงินในระยะเวลาหนึ่งนับจากวันนั้น และให้ชัดเจนว่ามีค่าธรรมเนียมใด ๆ ที่พวกเขาไม่ต้องจ่ายตรงเวลาหรือไม่ ซึ่งจะช่วยให้ทุกคนรู้ว่าสิ่งที่คาดหวังและเมื่อใด และหมายความว่าคุณมีแนวโน้มที่จะได้รับเงินตรงเวลามากขึ้นตามที่คุณกำหนดวันที่ไว้ ฉันต้องการแจ้งให้ลูกค้าทราบว่าฉันจะส่งใบแจ้งหนี้ให้พวกเขาล่วงหน้าสักระยะหนึ่งเช่นกัน ดังนั้นจึงไม่มีอะไรต้องแปลกใจ!

3. ไปใช้บริการการออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์

การใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์สำหรับนักออกแบบจะช่วยให้คุณตรวจสอบสถานะของใบแจ้งหนี้ได้ทุกที่ทุกเวลา และช่วยให้คุณจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ การเข้าใช้บริการดังกล่าวจะช่วยให้งานที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้ของคุณเร็วขึ้น ตรงข้ามกับการรักษาสเปรดชีตหรือเอกสารด้วยตนเอง บริการออนไลน์ช่วยให้องค์กรดีขึ้นและมีความแม่นยำสูงในข้อมูลทางการเงินของคุณ ในขณะที่ลดต้นทุนและเวลาลงอย่างมาก Hiveage เป็นบริการออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์ที่ใช้งานง่ายพร้อมคุณสมบัติอันทรงพลังที่จะช่วยให้คุณส่งใบแจ้งหนี้และใบประเมินราคา ติดตามเวลา ค่าใช้จ่าย และระยะทางโดยใช้แพลตฟอร์มเดียว

4. ออกแบบใบแจ้งหนี้ที่ดูเป็นมืออาชีพ

ทำไมไม่ลองใช้ทักษะการออกแบบที่น่าทึ่งของคุณเพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ที่ดูสวยงามล่ะ ใบแจ้งหนี้ที่มีเอกสารประกอบอย่างดีพร้อมการออกแบบที่หรูหราและเรียบง่าย ไม่เพียงแต่จะทำเครื่องหมายว่าคุณเป็นนักออกแบบที่ยอดเยี่ยมเท่านั้น แต่ยังเป็นนักธุรกิจที่มีการจัดการอย่างดีและมีความเฉียบแหลมอย่างมืออาชีพ ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีจากตารางงานที่ยุ่งวุ่นวายเพื่อปรับแต่งการออกแบบของคุณ ใบแจ้งหนี้ของคุณพูดถึงคุณและแบรนด์ของคุณ: อย่าพิจารณาเบา ๆ

ใบแจ้งหนี้ที่ดีต้องสะท้อนให้เห็นอย่างชัดเจนถึงทุกสิ่งที่สัญญาว่าจะส่งมอบในระหว่างโครงการ ลูกค้าควรคุ้นเคยกับรายการในรายการ มิฉะนั้นอาจพบสิ่งที่เขาไม่เห็นด้วยที่จะถูกเรียกเก็บเงิน จำเป็นต้องพูด ระบบใบแจ้งหนี้ที่ดีจะทำงานก็ต่อเมื่อการสื่อสารที่นำไปสู่การดำเนินการอย่างถูกต้องเท่านั้น นั่นคือเหตุผลที่นักออกแบบควรทำงานกับการประมาณการ ข้อเสนอ หรือคำชี้แจงของงานที่ชัดเจนอย่างสมบูรณ์เสมอ ขั้นตอนแรกนั้นจะทำให้การออกใบแจ้งหนี้เป็นเรื่องง่ายเมื่องานเสร็จสิ้น

การสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับลูกค้าไม่ได้สิ้นสุดเมื่องานเสร็จเท่านั้น ข้อความที่เราเขียนในใบแจ้งหนี้เป็นอีกโอกาสในการเชื่อมต่อกับลูกค้าของเรา ฉันชอบปรับแต่งข้อความที่ฉันใส่ไว้เมื่อฉันส่งใบแจ้งหนี้ การแจ้งให้ลูกค้าทราบว่าฉันตั้งตารอที่จะได้ร่วมงานกับพวกเขาอีกครั้งและรู้สึกตื่นเต้นเกี่ยวกับโครงการของพวกเขาคือขั้นตอนหนึ่งในการสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้น

5. เตรียมใบแจ้งหนี้อย่างรวดเร็ว

หลังจากโครงการออกแบบอันแสนวุ่นวาย ดีไซเนอร์หลายคนชอบที่จะหยุดพัก สิ่งที่เกิดขึ้นโดยปกติในช่วงพักยาวเหล่านี้คือนักออกแบบมักจะลืมใบแจ้งหนี้ที่พวกเขาต้องส่งกลับไปให้ลูกค้าสองสามวัน ซึ่งจะนำไปสู่การชำระเงินล่าช้าและการปะทะกันที่ไม่พึงประสงค์กับลูกค้า คุณต้องโทษตัวเองเพียงเพราะคุณไม่ได้ส่งใบแจ้งหนี้ตรงเวลา

สำหรับ Arika Yager จาก Arika Kay Designs การออกใบแจ้งหนี้เป็นเรื่องที่ต้องต่อสู้ดิ้นรนมาระยะหนึ่งแล้ว หลังจากการลองผิดลองถูกหลายครั้ง เธอพบว่าการกรอกใบแจ้งหนี้ในตอนนั้นมีความสำคัญและมีความสำคัญ แทนที่จะนั่งอยู่บนนั้นเป็นเวลานาน:

ฉันได้ค้นพบว่าเมื่อมีคนขอใบเสนอราคาหรือฉันทำโครงการ มันเป็นสิ่งสำคัญสำหรับฉันที่จะนั่งลงในเย็นวันนั้นและสร้างใบแจ้งหนี้ ขั้นตอนที่สำคัญที่สุดคือการออกใบแจ้งหนี้อย่างสม่ำเสมอ เมื่อสร้างเสร็จแล้ว ฉันจะส่งออกหรือรอจนกว่าฉันจะดำเนินการต่อไปและต้องชำระเงินก่อนที่จะดำเนินการเสร็จสิ้น

นักออกแบบหลายคนแนะนำว่าคุณควรเริ่มทำงานกับใบแจ้งหนี้ของคุณก่อนที่จะเสร็จสิ้นจริงๆ เห็นได้ชัดว่าอาจดูไม่เสร็จสมบูรณ์ 100% แต่จะใช้เวลาเพียง 10-15 นาทีในการเพิ่มรายละเอียดที่เหลือเมื่อเสร็จสิ้นโครงการ นอกจากนี้ยังเป็นการดีกว่าที่จะให้กระแสเงินสดของคุณออกใบแจ้งหนี้อย่างรวดเร็วและเก็บเงินจากลูกค้าของคุณ

Margaret Weinberg ผู้ใช้และนักออกแบบของ Hiveage พบว่าการมีกำหนดเวลาในการออกใบแจ้งหนี้และปฏิบัติตามนั้นเป็นสิ่งสำคัญ

ในอดีต ฉันจะเลิกทำมันเพราะรู้สึกว่ามันเป็นอุปสรรคต่องานสร้างสรรค์ของฉัน อย่างไรก็ตาม การผัดวันประกันพรุ่งในการเรียกเก็บเงินเป็นผลเสียต่อลูกค้าของฉัน และท้ายที่สุดอาจทำให้เสียชื่อเสียงสถานะของฉันในฐานะมืออาชีพ ส่งผลให้ลูกค้าเกิดความรำคาญและไม่ได้รับการชำระเงิน ตอนนี้ฉันพยายามร่วมกันเรียกเก็บเงินรายเดือน และเรียกเก็บเงินลูกค้าทันทีหากพวกเขาร้องขอ มันสำคัญพอๆ กับกำหนดเส้นตายการออกแบบใดๆ

6. อย่าลืมเพิ่มรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมด

ทำให้ลูกค้าของคุณค้นหารายละเอียดของคุณได้ง่ายโดยการเพิ่มลงในเนื้อหาอีเมล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใส่ไว้ในใบแจ้งหนี้ด้วย เพื่อให้พวกเขาชำระเงินได้อย่างรวดเร็ว

รายละเอียดบางอย่างที่คุณควรเพิ่มในใบแจ้งหนี้:

• รายละเอียดบัญชีธนาคารของคุณ
• เงื่อนไขการชำระเงิน
• วันครบกำหนดชำระ
• ค่าธรรมเนียมการชำระล่าช้า

รายละเอียดที่เกี่ยวข้องในใบแจ้งหนี้จะสร้างแพลตฟอร์มเพื่อการสื่อสารที่ดียิ่งขึ้นระหว่างคุณและลูกค้า หากลูกค้าหลีกเลี่ยงการชำระเงินของคุณ คุณสามารถใช้รายละเอียดเดียวกันนี้เพื่อวัตถุประสงค์ทางกฎหมายได้

“ขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าของฉันสำหรับธุรกิจการออกแบบของฉันคือการอธิบายรายการเรียกเก็บเงินอย่างละเอียด คุณต้องการขจัดความลึกลับที่อยู่รอบ ๆ กระบวนการออกแบบและเพิ่มประสิทธิภาพโดยอธิบายอย่างครบถ้วนว่าคุณทำงานอะไร ใช้เวลานานเท่าใดในการดำเนินการ และต้องเสียค่าใช้จ่ายเท่าใด”

ในใบแจ้งหนี้ คุณต้องพูดถึงบริการที่ได้ทำให้กับลูกค้าและค่าบริการเหล่านั้นด้วย สำหรับลูกค้า มันจะแสดงอย่างชัดเจนว่าคุณทำอะไรเพื่อพวกเขา ช่วยพวกเขาระบุองค์ประกอบที่พวกเขาถูกเรียกเก็บเงินและสิ่งที่พวกเขาได้จ่ายไปแล้ว สำหรับคุณ จะช่วยให้คุณจัดการบันทึกและทราบรายละเอียดของลูกค้าที่ได้รับใบแจ้งหนี้แล้ว

Millicent Flynn ผู้ก่อตั้ง Millicent Design ได้แบ่งปันความคิดของเธอเกี่ยวกับความชัดเจนเกี่ยวกับรายละเอียดที่คุณจะแชร์กับลูกค้าของคุณ

ขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการออกใบแจ้งหนี้กับลูกค้าคือการปรับมูลค่าบริการของคุณโดยสื่อสารให้ชัดเจนถึงสิ่งที่ได้รับในคำอธิบายใบแจ้งหนี้ เราต้องจำไว้ว่าลูกค้าของเราไม่ใช่นักออกแบบ และอาจโต้แย้งใบแจ้งหนี้ของคุณหากพวกเขาไม่คิดว่าคุณกำลังส่งมอบผลลัพธ์ในทันที ตั้งแต่การสร้างแนวคิดไปจนถึงการวิจัยตลาดไปจนถึงการสร้างแนวความคิด – รวมไว้ทั้งหมด ซึ่งจะช่วยให้ลูกค้ารับรู้ถึงกระบวนการและคุณค่าของการออกแบบ มีแนวโน้มน้อยที่จะโต้แย้งใบแจ้งหนี้ของคุณและมีแนวโน้มที่จะจ่ายตรงเวลา!

สิ่งสำคัญที่สุดคือต้องโปร่งใส ลูกค้าควรจะสามารถทำซ้ำสิ่งที่เขาจ่ายไป ดังนั้นฉันจึงใส่คำอธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับแพ็คเกจงานที่ฉันเรียกเก็บเงินจากลูกค้าเสมอ หากใช้ระบบการออกตั๋วเช่น JIRA ฉันจะอ้างอิงหมายเลขตั๋วในคำอธิบายเสมอ เพื่อให้เขาได้รับคำอธิบายทั้งหมดในระบบตั๋ว

Jason Bumblis จาก Pacer Studios กล่าวว่าการออกใบแจ้งหนี้แบบละเอียดช่วยให้องค์กรของเขาได้รับเงินเร็วขึ้นอย่างแน่นอน

“ขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการออกใบแจ้งหนี้กับลูกค้าคือการใช้เวลาและให้รายละเอียด ไม่มีใครชอบจ่ายเมื่อไม่แน่ใจว่าเขาจ่ายไปเพื่ออะไร หลายปีที่ผ่านมาเราพบว่าเมื่อเราให้รายละเอียดเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินของเรา เราได้รับเงินเร็วขึ้นและส่งผลให้ลูกค้าสอบถามน้อยลงว่าค่าใช้จ่ายนั้นมาจากอะไร”

เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องลงรายละเอียดบริการของคุณในใบแจ้งหนี้ อย่าเพิ่งพูดว่า 'งานออกแบบ' ลูกค้าต้องการทราบว่าพวกเขาจ่ายเงินเพื่ออะไร

บทความใน Entrepreneur กล่าวถึงความสำคัญของการใส่รายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดในใบแจ้งหนี้ โดยใช้ภาษาที่ถูกต้อง สามารถลดเวลาของคุณในการรับเงินได้อย่างมาก และยังสร้างการเชื่อมต่อกับลูกค้าของคุณ กำหนดกระบวนการรับเงิน และขจัดอุปสรรคที่อาจขัดขวางการชำระเงิน

[การประมาณการ] ให้ขอบเขตที่ถูกต้องแก่ลูกค้าในสิ่งที่พวกเขาต้องจ่าย นอกจากนี้ (หวังว่า) จะช่วยบรรเทาความสับสนหรือความคลุมเครือเกี่ยวกับความคาดหวังและหน้าที่ของผู้ออกแบบ และแน่นอน สิ่งที่ลูกค้าจ่ายให้ โดยพื้นฐานแล้ว มันต้องใช้การเดา และผมพบว่าลูกค้ามีแนวโน้มที่จะส่งการชำระเงินมากขึ้นเมื่อพวกเขารู้ว่าพวกเขากำลังได้อะไร!

7. ทำให้ลูกค้าของคุณชำระเงินได้ง่าย

ให้ลูกค้าของคุณมีความสามารถในการชำระเงินทันทีที่ได้รับใบแจ้งหนี้ เมื่อคุณเพิ่มรายละเอียดที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในใบแจ้งหนี้ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น คุณจะได้รับการชำระเงินในบัญชีธนาคารของคุณ

Elisa Gutierrez จาก Elisa Design แนะนำให้การชำระเงินควรแบ่งออกเป็นองค์ประกอบต่างๆ ในขั้นตอนต่างๆ ของการออกใบแจ้งหนี้ นี่คือสิ่งที่เธอพูดว่า:

ตัวอย่างเช่น หากการชำระเงินแบ่งออกเป็นสามส่วน การชำระเงินครั้งแรกจะถูกคาดหวังเมื่อทิศทางการออกแบบได้รับการอนุมัติ ดังนั้น ทันทีหลังจากทิศทางการออกแบบได้รับการอนุมัติ ควรส่งการแจ้งเตือนไปยังลูกค้า แจ้งเตือนพวกเขาว่าจะส่งใบแจ้งหนี้ใบแรกและครบกำหนดทันที การชำระเงินครั้งที่สองจะถูกออกใบแจ้งหนี้เมื่อมีการแสดงหลักฐานที่สมบูรณ์ของโครงการครั้งแรก อีกครั้ง สามารถส่งบันทึกย่อก่อนการนำเสนอหลักฐาน เพื่อเตือนลูกค้าว่าจะมีการส่งใบแจ้งหนี้ใหม่ และสุดท้าย การชำระเงินครั้งสุดท้ายจะถูกออกใบแจ้งหนี้เมื่อไฟล์ได้รับการอนุมัติและพร้อม แต่ก่อนที่จะส่งไฟล์ไปยังเครื่องพิมพ์

ทำไมไม่ลองใช้วิธีการชำระเงินออนไลน์ดูล่ะ? คุณสามารถเปิดใช้งานเกตเวย์การชำระเงินในใบแจ้งหนี้ของคุณได้อย่างง่ายดายเพื่อให้ลูกค้าของคุณชำระเงินให้คุณสะดวก การเปิดใช้งานเกตเวย์เหล่านี้จะทำให้คุณสามารถชำระเงินด้วยบัตรเครดิตหรือการตัดบัญชีโดยตรงโดยไม่ต้องตั้งค่าสิ่งอำนวยความสะดวกพิเศษใดๆ กับธนาคารของคุณ Hiveage รองรับเกตเวย์การชำระเงินออนไลน์จำนวนหนึ่ง และให้คุณยอมรับการชำระเงินออนไลน์จากผู้ใช้ของคุณ

8. ติดตามเพื่อหลีกเลี่ยงการชำระเงินล่าช้า

เมื่อทำธุรกิจ คุณพบลูกค้าที่ค่อนข้างหละหลวมในการจ่ายเงินตามใบแจ้งหนี้ และอีกกลุ่มหนึ่งของพวกเขาที่จะหายไปโดยไม่ต้องจ่ายเงินเลย มันค่อนข้างน่าผิดหวัง

เมื่อใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระของคุณใกล้ถึงวันครบกำหนด บทความนี้ใน Vandelay Design แนะนำให้คุณใช้เวลาสักครู่เพื่อติดตามผลกับลูกค้า เตือนพวกเขา และดูว่าการชำระเงินอยู่ในระหว่างดำเนินการหรือมีปัญหาใดๆ หรือไม่ เพียงส่งอีเมลธรรมดาๆ ให้พวกเขา ถามพวกเขาว่าพวกเขาเป็นอย่างไรและเตือนพวกเขาเกี่ยวกับการจ่ายเงินอย่างสุภาพ โดยใช้คำเช่น 'ได้โปรด' และ 'ขอบคุณ' คุณยังสามารถติดตามผลด้วยการโทรศัพท์อย่างสุภาพ อย่าหยาบคายและขอเงิน: เพียงแค่พูดคุยกับพวกเขาอย่างเป็นมิตรและคว้าช่วงเวลาที่สมบูรณ์แบบเพื่อเตือนเกี่ยวกับการชำระเงิน

Ramon Thompson จาก Newsaturday Design Studio กล่าวว่า:

ลูกค้าต่างกังวลเรื่องอื่นๆ อีกเป็นล้านเกี่ยวกับธุรกิจของพวกเขา ช่วยส่งการแจ้งเตือนเพื่อช่วยให้ใบแจ้งหนี้ของคุณเป็นที่หนึ่งในใจ ช่วยลดโอกาสที่การชำระเงินจะพลาด ฉันมีลูกค้าขอบคุณที่ส่งการเตือนความจำ และยืนยันว่าฉันจะทำต่อไปเพราะพวกเขาจะลืม

ถ้าสิ่งเหล่านี้ไม่ได้ผล ให้ตั้งมั่นและขอเงิน อย่าลืมเตือนพวกเขาว่าคุณให้บริการแก่พวกเขาได้เร็วเพียงใดโดยไม่มีคำถาม และควรทำเช่นเดียวกันเมื่อชำระค่าบริการที่เสนอให้คุณ

สรุป: การออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์เพื่อการชำระเงินที่เร็วขึ้น

การออกใบแจ้งหนี้ไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณเติบโตทางธุรกิจและรับเงินตรงเวลาในฐานะนักออกแบบ แต่ยังสร้างความเป็นมืออาชีพในการทำธุรกิจกับลูกค้าของคุณด้วย ในบทความนี้ เราได้เจาะลึกถึง 8 เคล็ดลับง่ายๆ แต่มีประสิทธิภาพที่นักออกแบบทุกคนควรปฏิบัติตาม เพื่อรับเงินตรงเวลาโดยการออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าของตนอย่างเหมาะสม พวกเขาคือ:

1. ตัดสินใจเกี่ยวกับกลยุทธ์การกำหนดราคา
2. สร้างข้อกำหนดและเงื่อนไขที่ใช้งานได้จริงสำหรับลูกค้าของคุณ
3. เลือกใช้บริการการออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์
4. ออกแบบใบแจ้งหนี้ให้สวยงาม
5. ดำเนินการตามใบแจ้งหนี้ให้ครบถ้วน
6. เพิ่มรายละเอียดที่เกี่ยวข้องทั้งหมด
7. เปิดใช้งานวิธีการชำระเงินง่าย ๆ
8. ติดตามความคืบหน้าการชำระเงิน

คุณมีเคล็ดลับอื่นๆ ที่จะทำให้การออกใบแจ้งหนี้เป็นประสบการณ์ที่น่าพึงพอใจสำหรับนักออกแบบหรือไม่? แจ้งให้เราทราบความคิดเห็นของคุณในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง!