การออกใบแจ้งหนี้ในฐานะนักแปลอิสระ: 7 เคล็ดลับสำหรับนักเขียน

การเขียนเป็นอาชีพอิสระที่ยอดเยี่ยมและเป็นที่นิยมมากขึ้นเรื่อยๆ นักเขียนอิสระมีหลายประเภท: นักเขียน บล็อกเกอร์ บรรณาธิการคัดลอก ฟรีแลนซ์ นักเขียนเชิงสร้างสรรค์ นักเขียนด้านเทคนิค และอื่นๆ ในบทความนี้ เราจะแบ่งปันเคล็ดลับการออกใบแจ้งหนี้สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่เป็นประโยชน์สำหรับนักเขียนอิสระ (และข้อผิดพลาดบางประการในการออกใบแจ้งหนี้ที่ควรหลีกเลี่ยง): สิ่งเหล่านี้จะมีความเกี่ยวข้องแม้กระทั่งกับนักแปลอิสระคนอื่นๆ ที่ไม่ใช่นักเขียน!

สำหรับนักเขียนคนใดก็ตาม การทำโปรเจ็กต์ให้เสร็จเป็นความสำเร็จที่แท้จริง การเขียนอาจต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการค้นคว้า การจ้องหน้าจอคอมพิวเตอร์เป็นเวลาหลายวัน (กลุ่มนักเขียนที่น่าเกรงขาม!) และหลายสัปดาห์ของการเล่นรอบแป้นพิมพ์เพื่อรวมคำศัพท์ของคุณเข้าด้วยกัน ในบางกรณี คุณอาจต้องเข้าร่วมการประชุมแบบตัวต่อตัวกับลูกค้าของคุณและตรวจทานหลายรอบจนกว่าคุณจะสร้างสำเนาที่สมบูรณ์แบบ อย่างไรก็ตาม การได้เห็นงานเขียนของคุณจนจบทำให้เกิดความรู้สึกถึงความสำเร็จอย่างแท้จริง

ทุกงานที่สำเร็จเป็นสัญญาณว่าคุณมาถูกทางแล้วที่จะขยายฐานลูกค้าและสร้างพอร์ตงานเขียนของคุณ จำนวนโปรเจ็กต์ของคุณเพิ่มขึ้น และโฟกัสของคุณมีศูนย์กลางอยู่ที่การนำเสนอผลงานการเขียนที่ดีที่สุด อย่างไรก็ตาม แง่มุมที่สำคัญของธุรกิจของคุณอาจค่อยๆ หายไปจากสายตาของคุณ โดยที่คุณไม่ต้องแจ้งให้ทราบ: การ ออกใบแจ้งหนี้

นักเขียนทุกคนเห็นด้วยกับฉันเกี่ยวกับข้อเท็จจริงง่ายๆ ที่ว่าการออกใบแจ้งหนี้เป็นสิ่งสำคัญสำหรับนักเขียน ช่วยให้พวกเขาจัดการกระแสเงินสดและกำหนดความสำเร็จของธุรกิจการเขียนของพวกเขา แต่มีนักเขียนกี่คนที่ออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าอย่างเป็นระบบ? มีกี่คนที่ใช้ระบบการออกใบแจ้งหนี้ที่เหมาะสมเพื่อติดตามการชำระเงินของพวกเขา

การออกใบแจ้งหนี้เป็นศิลปะที่นักเขียนทุกคนควรเชี่ยวชาญจนสมบูรณ์แบบ ในบทความนี้ เราได้รวบรวมเคล็ดลับสำคัญ 7 ข้อสำหรับนักเขียนอิสระและนักเขียนที่มีประสบการณ์ เพื่อไม่ให้การออกใบแจ้งหนี้เป็นงานที่ยากลำบาก

มาดูกันดีกว่า:

1. สร้างข้อตกลง

คุณจะไม่ต้องใช้เวลาหลายปีกว่าจะรู้ว่าลูกค้าบางรายค่อนข้างไม่สบายใจในการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ และยังมีลูกค้ารายอื่นๆ ที่จะหายไปโดยไม่ต้องจ่ายเงินเลย แม้จะเป็นเรื่องที่น่าหงุดหงิด แต่ก็เป็นส่วนหนึ่งของความเป็นจริงของการทำธุรกิจ

แต่มีสิ่งหนึ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อช่วยตัวเอง: เขียนเป็น ลายลักษณ์อักษร ก่อนรับงาน ให้ส่งจดหมายแสดงข้อตกลงกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าซึ่งระบุเงื่อนไขของคุณอย่างชัดเจน หลังจากอ่านแล้ว ลูกค้าควรลงชื่อออกก่อนเริ่มงาน แนวทางการชำระเงิน (เช่น เงื่อนไขการชำระเงิน) ควรรวมถึง:

• ค่าธรรมเนียมของคุณคืออะไรและใช้เวลานานแค่ไหนในการทำงานให้เสร็จ
• คุณต้องการเงินดาวน์กี่เปอร์เซ็นต์เพื่อเริ่มโครงการ
• คุณจะยอมรับวิธีการชำระเงินแบบใด
• ระยะเวลาที่ลูกค้าต้องจ่ายเต็มจำนวนหลังจากออกใบแจ้งหนี้แล้ว
• จะมีบทลงโทษหรือไม่หากใบแจ้งหนี้ไม่ชำระภายในจำนวนวันที่กำหนด
• คุณและลูกค้าจะตกลงที่จะใช้ผู้ให้บริการชำระเงินบุคคลที่สาม เช่น PayPal หรือ Stripe เพื่อดำเนินการชำระเงินหรือไม่

การออกใบแจ้งหนี้จะขึ้นอยู่กับข้อกำหนดของสัญญาเสมอ ผู้เขียนต้องเคารพสัญญาและเขียนใบแจ้งหนี้ที่ชัดเจน โดยมีบรรทัดที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละบริการที่มีให้ ตัวอย่างเช่น การเขียนใบแจ้งหนี้สำหรับบทความสี่ฉบับไม่เพียงพอ หัวข้อบทความแต่ละเรื่องควรอยู่ในบรรทัดที่แตกต่างกันในใบแจ้งหนี้ โดยมีราคาเป็นรายบุคคล ในบางครั้ง การนับจำนวนคำเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องทำให้คำอธิบายสมบูรณ์ สำหรับบริการเขียนอื่นๆ อาจมีข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรกับผู้รับเหมาเกี่ยวกับวิธีออกใบแจ้งหนี้เป็นรายชั่วโมง ต่อแคมเปญการตลาดเนื้อหา ฯลฯ

2. รู้คุณค่าที่แท้จริงของคุณ

ในฐานะนักเขียน คุณต้องได้รับเงินพอสมควรสำหรับสิ่งที่คุณทำ หากคุณเป็นนักเขียนมือใหม่ คุณสามารถคิดราคาค่อนข้างต่ำและให้บริการที่มีคุณภาพตั้งแต่เริ่มต้น ด้วยประสบการณ์ คุณสามารถเริ่มเพิ่มอัตราของคุณทีละน้อยได้ หากคุณยังคงให้บริการที่มีคุณภาพแก่ลูกค้าของคุณ พวกเขาจะไม่มีลังเลที่จะอยู่กับคุณ แม้จะต้องจ่ายในราคาที่สูงกว่าก็ตาม

ตาม Small Business Trends นักเขียนต้องคิดเกี่ยวกับบางแง่มุมก่อนตัดสินใจเกี่ยวกับอัตราเช่น:

• ฉันคิดค่าบริการต่อชั่วโมงหรือต่อคำหรือควรเป็นอัตราคงที่สำหรับบทความทั้งหมดหรือไม่?
• ฉันต้องคิดค่าโฆษณาในอัตราอื่นสำหรับโพสต์ที่ได้รับการสนับสนุนหรือไม่?
• ฉันควรเสนอส่วนลดให้กับลูกค้าของฉันหรือไม่?

แม้ว่าราคาจะคงที่สำหรับบางโครงการ แต่ก็สามารถต่อรองได้เสมอ อย่างไรก็ตาม นักเขียนส่วนใหญ่ถือว่ากระบวนการเจรจานั้นใช้ได้จริง เพราะจะช่วยให้คุณสื่อสารกับลูกค้าได้ดีขึ้น และสร้างผลกระทบเชิงบวกต่อความสัมพันธ์ของคุณกับเขา ซึ่งเป็นสถานการณ์ที่ทั้งสองฝ่ายได้ประโยชน์ทั้งสองฝ่าย

3. ใช้บริการออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์

นักเขียนอิสระหลายคนไม่คิดว่าอาชีพการเขียนของพวกเขาเป็นธุรกิจขนาดเล็ก ซึ่งเป็นความผิดพลาดครั้งใหญ่ การติดตามใบแจ้งหนี้ของคุณ เอกสารสำคัญอื่นๆ เป็นสิ่งสำคัญ แม้ว่าคุณจะถือว่าเป็นกิจกรรมนอกเวลาก็ตาม

การเข้าใช้บริการการออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์สำหรับนักเขียนจะช่วยให้งานที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้ของคุณเร็วขึ้น ตรงข้ามกับการรักษาสเปรดชีตหรือเอกสารด้วยตนเอง บริการออนไลน์ช่วยให้องค์กรดีขึ้นและมีความแม่นยำสูงในข้อมูลทางการเงินของคุณ ในขณะที่ลดต้นทุนและเวลาลงอย่างมาก บริการออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์ที่ใช้งานง่าย เช่น Hiveage มีคุณสมบัติที่ทรงพลังที่จะช่วยคุณส่งใบแจ้งหนี้และใบประเมินราคา ติดตามเวลา ค่าใช้จ่าย และระยะทาง โดยใช้แพลตฟอร์มเดียว

ในทางกลับกัน หากคุณรีบเตรียมใบแจ้งหนี้สำหรับลูกค้า เทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่ปรับแต่งได้ของเราหรือโปรแกรมสร้างใบแจ้งหนี้ฟรีก็เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยม เราได้สร้างเครื่องมือฟรีเหล่านี้—และบริการการออกใบแจ้งหนี้—เพื่อขจัดความยุ่งยากเหล่านี้โดยรอบกระบวนการออกใบแจ้งหนี้

4. ส่งใบแจ้งหนี้ของคุณอย่างรวดเร็ว

จากข้อมูลของ Quietly ปัญหากระแสเงินสดเป็นจุดลำบากสำหรับฟรีแลนซ์ และสาเหตุหนึ่งที่ทำให้การส่งใบแจ้งหนี้ล่าช้า หลังจากที่โครงการเสร็จสมบูรณ์แล้ว (หรือก่อนที่คุณจะเริ่มงานใดๆ ขึ้นอยู่กับวิธีการดำเนินธุรกิจของคุณ) อย่ารอช้าที่จะส่งใบแจ้งหนี้ ลงมือทำทันที ใบแจ้งหนี้ที่ล่าช้าจะทำให้การชำระเงินของคุณล่าช้าเท่านั้น นอกจากนี้ยังให้ภาพที่คุณไม่เป็นระเบียบและลูกค้าของคุณอาจพยายามใช้ประโยชน์จากสิ่งนั้น

สิ่งที่ฉันมีชีวิตอยู่และตายไปคือเวลา โดยไม่คำนึงถึงจุดสิ้นสุดของโครงการ ฉันจะออกใบแจ้งหนี้ทุกอย่างเมื่อสิ้นเดือน ฉันจัดสรรเวลาหนึ่งชั่วโมงในวันสุดท้ายของเดือนเพื่อออกใบแจ้งหนี้งานของเดือนที่แล้วและติดตามใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระ สิ่งนี้ช่วยให้ฉันอยู่เหนืองานเอกสารทั้งหมด

5. รวมรายละเอียดที่จำเป็น

เมื่อคุณทำโครงการเสร็จแล้วและลูกค้าตกลงราคาสุดท้าย ก็ถึงเวลาส่งใบแจ้งหนี้ อะไรไปในใบแจ้งหนี้? นี่คือองค์ประกอบพื้นฐานบางส่วน:

• รายละเอียดการติดต่อ – ใบแจ้งหนี้ควรมีรายละเอียดการติดต่อของคุณเช่นเดียวกับรายละเอียดการติดต่อของลูกค้า
• เลขใบสั่งของ
• วันที่ในใบแจ้งหนี้
• วันที่ครบกำหนดในใบแจ้งหนี้
• คำอธิบาย – คำอธิบายโดยละเอียดของบริการที่มอบให้กับลูกค้า ซึ่งควรรวมถึงปริมาณ อัตรา ภาษี และส่วนลด
• ครบกำหนดชำระ
• รายละเอียดการจ่ายเงิน

นี่คือตัวอย่างใบแจ้งหนี้ Hiveage สำหรับการอ้างอิงของคุณ:

6. เป็นมืออาชีพ

ในฐานะนักเขียน คุณมักจะโต้ตอบกับลูกค้าอย่างใกล้ชิด การถามคำถามที่ถูกต้องและฟังอย่างระมัดระวัง คุณจะเข้าใจสิ่งที่พวกเขาต้องการจากคุณ

การส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าไม่ได้หมายความว่าคุณกำลังขอเงินฟรีจากเพื่อนสนิทของคุณ กระบวนการทั้งหมดของการออกใบแจ้งหนี้เป็นธุรกิจที่เคร่งครัด คุณไม่ได้ทำอะไรมากไปกว่าการขอชำระค่าบริการและการปรับเปลี่ยนให้เป็นส่วนตัวในทางใดทางหนึ่งซึ่งไม่ดีต่อธุรกิจ แม้ว่าคุณจะอยู่ในฐานะที่จะรู้ว่าลูกค้าของคุณใช้จ่ายเกินงบประมาณแล้วก็ตาม คุณไม่สามารถปล่อยให้มันส่งผลกระทบได้เมื่อคุณออกใบแจ้งหนี้ตามจำนวนเงินที่ขอ หรือเมื่อคุณส่งการแจ้งเตือนเพื่อติดตามผล

การเขียนที่ดีต้องใช้ทั้งแนวทางที่มีโครงสร้างและยืนกรานในแนวทางนั้น เช่นเดียวกับการออกใบแจ้งหนี้ การกำหนดโครงสร้างของคุณอย่างชัดเจนตั้งแต่ต้นและยึดมั่นในโครงสร้างนั้นเป็นกุญแจสำคัญในการรับเงินและกลับไปทำงาน

7. ติดตามใบแจ้งหนี้ของคุณเพื่อรับเงินตรงเวลา

เมื่อใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระของคุณใกล้ถึงวันครบกำหนด ให้ใช้เวลาสักครู่เพื่อติดตามผลกับลูกค้า เตือนพวกเขา และดูว่าการชำระเงินอยู่ในระหว่างดำเนินการหรือมีปัญหาใดๆ หรือไม่ เพียงส่งอีเมลธรรมดาๆ ให้พวกเขา ถามพวกเขาว่าพวกเขาเป็นอย่างไรและเตือนพวกเขาเกี่ยวกับการจ่ายเงินอย่างสุภาพ โดยใช้คำเช่น 'ได้โปรด' และ 'ขอบคุณ' คุณยังสามารถติดตามผลด้วยการโทรศัพท์อย่างสุภาพ อย่าหยาบคายและขอเงิน: เพียงแค่พูดคุยกับพวกเขาอย่างเป็นมิตรและคว้าช่วงเวลาที่สมบูรณ์แบบเพื่อเตือนเกี่ยวกับการชำระเงิน

ดังนั้น ในการออกใบแจ้งหนี้และรับเงิน . .

ในธุรกิจการเขียนของคุณ คุณเป็นเจ้านายของคุณเอง ซึ่งหมายความว่าคุณต้องเล่นบทบาทที่แตกต่างกันในแต่ละด่าน ในบางจุด คุณต้องส่งใบแจ้งหนี้และจัดการการชำระเงินด้วย น่าเสียดายที่นักเขียนหลายคนพบว่าการจัดการและติดตามการเงินเป็นเรื่องยาก ในบทความนี้ เรามาดูเคล็ดลับการแจ้งหนี้ง่ายๆ 7 ข้อที่นักเขียนทุกคนควรเป็นผู้ชนะ เพื่อรับเงินตรงเวลา

คุณมีเคล็ดลับอื่นๆ ที่จะทำให้การออกใบแจ้งหนี้เป็นประสบการณ์ที่น่าพึงพอใจสำหรับนักเขียนหรือไม่? แจ้งให้เราทราบความคิดเห็นของคุณใน ส่วนความคิดเห็นด้านล่าง!