วิธีการลงรายการใบแจ้งหนี้เพื่อความชัดเจนที่ดีขึ้น

เห็นได้ชัดว่าใบแจ้งหนี้เป็นหนทางในการรับเงินจากคุณ แต่ถ้าไม่ได้ลงรายการอย่างถูกต้อง อาจทำให้การชำระเงินล่าช้าและทำให้เกิดคำถามจากลูกค้าได้ บางครั้งถึงกับส่งผลให้ลูกหนี้มีอายุมาก เหมือนกับเส้นทางที่เต็มไปด้วยสิ่งกีดขวาง สิ่งกีดขวางบนถนนทุกครั้งจะป้องกันไม่ให้คุณหาเงินที่หามาอย่างยากลำบาก

อย่างไรก็ตาม การนำเคล็ดลับง่ายๆ ไปใช้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าใบแจ้งหนี้ของคุณมีความชัดเจน มีข้อมูลเชิงลึก และที่สำคัญที่สุดคือต้องชำระเงินตรงเวลา จากนั้นคุณสามารถเริ่มงานต่อไปได้ โดยที่วัฏจักรจะเริ่มต้นขึ้นอีกครั้ง

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงวิธีการลงรายการอย่างถูกต้อง และให้คำแนะนำที่มีประโยชน์ในการสร้างใบแจ้งหนี้แยกรายการ มาเริ่มกันเลย!

ประโยชน์ของการลงรายการใบแจ้งหนี้ของคุณอย่างถูกต้อง

ก่อนที่เราจะไปต่อ เรามาคุยกันว่า 'itemization' คืออะไร พูดง่ายๆ ก็คือ หมายถึงการอธิบายงานที่คุณทำและระบุค่าใช้จ่าย กล่าวอีกนัยหนึ่ง มันคือรายละเอียดของสิ่งที่คุณทำเสร็จ โดยมีค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องสำหรับแต่ละสิ่ง:

จากคำอธิบายสั้นๆ นั้น คุณอาจเข้าใจได้ว่าทำไมการแยกรายการเป็นประโยชน์สำหรับลูกค้าและลูกค้าของคุณ ประการแรก พวกเขาจะได้เห็นสิ่งที่พวกเขาจ่ายไปอย่างแน่ชัด และวิธีแบ่งค่าใช้จ่าย สิ่งนี้ทำให้การจ่ายใบแจ้งหนี้เป็นไปอย่างรวดเร็วสำหรับพวกเขา เนื่องจากพวกเขาเพียงแค่ต้องดูใบแจ้งหนี้และเริ่มการชำระเงิน

อย่างไรก็ตาม แม้ว่าการชำระเงินทันทีจะเป็นประโยชน์ แต่ก็สามารถช่วยให้การแก้ไขข้อขัดแย้งมีความคล่องตัวมากขึ้น ตัวอย่างเช่น ทั้งหมดยกเว้นคำค้นหาที่ซับซ้อนที่สุดไม่ควรใช้เวลาเพียงชั่วพริบตาในการแก้ปัญหาโดยพิจารณาจากระดับของรายละเอียดที่คุณจะระบุ ใบแจ้งหนี้ควรแสดงอย่างชัดเจนว่าคุณทำงานอะไรและแบ่งต้นทุน หากน้อยกว่านั้นจะส่งผลให้กระบวนการแก้ปัญหายืดเยื้อ

สร้างใบแจ้งหนี้แบบแยกรายการเพื่อความชัดเจนที่ดีขึ้น

คุณจะยินดีที่ทราบว่าการสร้างใบแจ้งหนี้แยกประเภทเป็นขั้นตอนง่ายๆ และอาศัยคำแนะนำทั่วไปบางประการ นี่เป็นเพียงสามคนเท่านั้น!

1. เสนอคำอธิบายโดยตรงและเข้าใจได้

ประการแรก อุปสรรคหลักในการรับชำระเงินสำหรับลูกค้าหรือลูกค้าคือคำอธิบายที่ไม่ชัดเจน ท้ายที่สุด หากบรรทัดระบุเพียงว่า "แสดงผลงานแล้ว" ก็ไม่มีอะไรจะบอกลูกค้าว่าสิ่งนี้หมายถึงอะไรจริง ๆ และการเรียกเก็บเงินนั้นถูกต้องหรือไม่ สิ่งนี้มีผลกระทบเนื่องจากคุณจะถูกขอให้ให้ความกระจ่าง - ซึ่งอาจทำให้เกิดความล่าช้าโดยไม่จำเป็น

กล่าวโดยย่อ ทุกอย่างในใบแจ้งหนี้ควรเน้นที่การเสนอการดำเนินการเดียวแก่ลูกค้า นั่นคือ การชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ ซึ่งหมายความว่าพวกเขาควรจะสามารถตอบคำถาม ค่าใช้จ่ายสำหรับงานนี้ถูกต้องหรือไม่? และ ฉันเข้าใจสิ่งที่ฉันจ่ายไปหรือไม่ หากคำตอบเหล่านั้นคือ “ไม่” ไม่ว่าในกรณีใด คำอธิบายของคุณต้องปรับปรุง

โชคดีที่นี่เป็นการแก้ไขที่ง่าย เราขอแนะนำให้คุณให้รายละเอียดมากที่สุดเท่าที่คุณจะให้ได้ในบรรทัดเดียว แน่นอนว่าสิ่งนี้ขึ้นอยู่กับงานที่คุณทำ แต่เรายังแนะนำให้แยกงานใหญ่ออกเป็นรายการย่อยที่เข้าใจได้ง่าย

2. แยกโครงการขนาดใหญ่ออกเป็นชิ้นเล็กชิ้นน้อย

บ่อยครั้ง คุณจะไม่ทำงานเล็กๆ หนึ่งหรือสองงานให้เสร็จสำหรับลูกค้า แต่โปรเจ็กต์ที่ใหญ่ขึ้นประกอบด้วยงานย่อยมากมาย ขึ้นอยู่กับงานนั้น ๆ ไม่มีอะไรผิดปกติเพียงแค่ทำให้โครงการอยู่ในบรรทัดเดียว โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณตกลงค่าใช้จ่ายทั้งหมดแล้ว

อย่างไรก็ตาม การแบ่งโปรเจ็กต์ออกเป็นหลายรายการที่มีการกำหนดราคาตามนั้น ลูกค้าของคุณสามารถเห็นสองสิ่ง:

• งานที่แน่นอนที่คุณทำ
• ค่าใช้จ่ายแต่ละงานเท่าไหร่

นอกจากการชำระเงินที่รวดเร็วแล้ว ยังมีข้อดีอีกประการหนึ่ง การแบ่งงานแต่ละงานในโครงการ ลูกค้าอาจถูกล่อลวงให้ขยายงานกับคุณโดยพิจารณาจากราคาเฉพาะของแต่ละงาน

ยิ่งไปกว่านั้น พวกเขายังสามารถจัดงบประมาณสำหรับโครงการในอนาคตภายในโดยไม่เกี่ยวข้องกับคุณในตอนแรก นอกจากนี้ยังมีประโยชน์เมื่อได้รับงบประมาณเหล่านั้นได้รับการอนุมัติจากผู้บังคับบัญชา

ข่าวดีก็คือว่าถ้าคุณมีการแยกรายการที่เหลือตามลำดับ การแบ่งโปรเจ็กต์ออกเป็นส่วนประกอบก็ควรทำได้ในพริบตา อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเริ่มกระบวนการนี้ได้ตั้งแต่เริ่มต้นด้วยฟังก์ชันการประเมินของ Hiveage:

ที่นี่ คุณสามารถให้ใบเสนอราคาแบบแยกรายการแก่ลูกค้าของคุณได้ตั้งแต่เริ่มต้น และเปลี่ยนเป็นใบแจ้งหนี้เมื่อสิ้นสุดโครงการ โดยการลงรายการในตอนเริ่มต้น คุณสามารถออกใบแจ้งหนี้ฉบับเต็มได้ภายในไม่กี่วินาที ซึ่งเป็นช่องทางที่ชัดเจนในการนำใบแจ้งหนี้ที่ฝากเข้ามา

3. อย่าลืมลงรายการค่าใช้จ่ายของคุณด้วย

สุดท้ายนี้ เรามีองค์ประกอบการแยกประเภทที่คุณอาจไม่เคยพิจารณามาก่อน แม้ว่างานที่คุณทำเสร็จแล้วควรมีการลงรายการอย่างสมบูรณ์ ต้นทุนของงานเหล่านั้นก็ควรเช่นกัน

พูดง่ายๆ ก็คือ โดยการแบ่งต้นทุนด้วยการออกใบแจ้งหนี้แบบแยกรายการ ลูกค้าจะไม่เพียงเห็นราคารวมสำหรับแต่ละรายการ แต่อัตราตามเวลาหากมี ควบคู่ไปกับต้นทุนต่อหน่วยที่เกี่ยวข้องกับงาน

ตามที่เราได้บอกเป็นนัยในบทความนี้ การให้ข้อมูลแก่ลูกค้ามากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ทำให้พวกเขามีอิสระในการชำระใบแจ้งหนี้ การแบ่งต้นทุนทั้งหมดเป็นอีกแง่มุมหนึ่งที่สามารถช่วยได้

อย่างไรก็ตาม การสร้างบิลแยกประเภทต้องใช้ความคิดบางอย่าง คุณจะต้องแสดงยอดรวมของรายการที่เป็นปัญหา แต่รายละเอียดของยอดรวมนั้นขึ้นอยู่กับเฉพาะกลุ่มหรือธุรกิจของคุณ โดยปกติ คุณจะรวมสิ่งต่อไปนี้บางส่วน:

• จำนวนหน่วย หากคุณขายผลิตภัณฑ์หรือบริการเป็นทวีคูณ
• ค่าบริการตามเวลา เช่น อัตรารายชั่วโมง (หากคุณเป็นฟรีแลนซ์หรือครีเอทีฟ)
• อัตราต่อหน่วย ซึ่งมักจะผูกกับทั้งสองอย่างข้างต้น

ข่าวดีก็คือซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ส่วนใหญ่ที่คุ้มค่านั้นมีความสามารถในการแบ่งต้นทุนออกเป็นหน่วยและอัตรา ดังนั้น ไม่ว่าคุณจะเลือกโซลูชันใด คุณก็สามารถสร้างบิลแยกรายการได้โดยไม่ต้องยุ่งยาก

บทสรุป: วิธีใช้เทมเพลตใบแจ้งหนี้แบบแยกรายการ

ยิ่งคุณทำให้ลูกค้าชำระเงินได้ง่ายขึ้นเท่าใด รายได้ของคุณก็จะเติบโตเร็วขึ้นเท่านั้น การลงรายการใบแจ้งหนี้ของคุณเพื่อความชัดเจนอย่างแท้จริงสามารถช่วยให้กระบวนการชำระเงินเป็นไปอย่างราบรื่น ท้ายที่สุด หากไม่มีรายละเอียดที่ชัดเจนของงานที่คุณทำ ลูกค้าจะต้องทำงานผ่านการสอบถาม ซึ่งเป็นการขาดทุนสำหรับทั้งสองฝ่าย

ในโพสต์นี้ เราได้ดูวิธีการลงรายการใบแจ้งหนี้ของคุณเพื่อความชัดเจนที่ดีขึ้น เราเชื่อว่ามีสามเคล็ดลับที่จะดำเนินการต่อไป:

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำอธิบายของแต่ละงานหรืองานนั้นชัดเจนและเข้าใจง่าย
2. คุณอาจต้องแบ่งโปรเจ็กต์ขนาดใหญ่ออกเป็นงานย่อยๆ
3. ลงรายการค่าใช้จ่ายของงานเพื่อช่วยให้ลูกค้าของคุณทราบว่าพวกเขาถูกเรียกเก็บเงินอย่างถูกต้องหรือไม่

คุณมีเคล็ดลับในการเสนอการเรียกเก็บเงินแบบแยกรายการที่ชัดเจนหรือไม่? แจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง!