ตัวอย่างจดหมายแนะนำตัว + เวลาที่ดีที่สุดในการใช้คือเมื่อใด

เรามักจะเสียใจที่การเขียนจดหมายเป็นศิลปะที่สูญหายในสังคมของเรา แต่ความจริงก็คือ เรายังคงใช้ตัวอักษรอยู่ตลอดเวลา

สิ่งแรกที่คุณทำเมื่อคุณเริ่มทำงานในแต่ละวันคืออะไร? คุณนั่งลงที่โต๊ะทำงานของคุณ (หรือพื้นที่ทำงานที่ไม่ธรรมดาและเจ๋งอื่นๆ) อาจหาเครื่องดื่มให้ตัวเอง เปิดคอมพิวเตอร์และ...

คุณอาจตรวจสอบอีเมลของคุณ

นั่นเป็นเพราะการสื่อสารเป็นปัจจัยสำคัญในการดำเนินธุรกิจของเรา เราเขียนจดหมายเพื่อมอบหมายงาน ส่งข้อเสนอ แบ่งปันความคิดและส่งมอบผลิตภัณฑ์

เชื่อหรือไม่ จดหมายแนะนำตัวยังคงเป็นวิธีที่ดีในการพบปะผู้คนใหม่ๆ และรับลูกค้า หากแนวคิดนี้ดูแปลกสำหรับคุณ ให้อ่านต่อไปเพื่อค้นหาวิธีใช้เครื่องมือที่ทันสมัยอย่างน่าประหลาดใจนี้เพื่อต่อยอดธุรกิจของคุณ

จดหมายแนะนำตัวคืออะไร?

จดหมายแนะนำตัวเป็นจุดสัมผัสแรกในความสัมพันธ์ใหม่

ย้อนกลับไปในศตวรรษที่ 18 จดหมายแนะนำตัวอย่างเป็นทางการมักใช้ในสังคมที่สุภาพ คุณจะไม่มีวันแนะนำตัวเองกับคนแปลกหน้าหากไม่มีคนรู้จักแนะนำคุณให้เป็นคนนิสัยดี

ต้องการลูกค้ามากขึ้น?

รับงานอิสระมากขึ้นด้วยหนังสือฟรีของเรา: 10 ลูกค้าใหม่ใน 30 วัน ใส่อีเมลของคุณด้านล่างและเป็นของคุณทั้งหมด

ดาวน์โหลดเดี๋ยวนี้

ดังนั้นคุณจะต้องพกจดหมายแนะนำตัวไปยังเมืองใหม่เพื่อสร้างความสัมพันธ์ หางานทำ หาที่พักหรือสิ่งอื่นที่คุณต้องการ

วันนี้ คุณจะใช้จดหมายแนะนำตัวสำหรับสิ่งเดียวกัน—เพื่อเข้าถึงคนที่คุณยังไม่มีความสัมพันธ์ด้วย

จดหมายแนะนำตัวมีสองประเภท อย่างแรกคือสิ่งที่คุณเขียนถึงตัวเอง เพื่อแนะนำตัวเอง ข้อมูลประจำตัว และเหตุผลที่คุณอยากพบบุคคลที่คุณกำลังติดต่อ

อย่างที่คุณจินตนาการได้ การติดต่อที่เย็นชาประเภทนี้แทบไม่ได้ผลเท่ากับจดหมายแนะนำตัวประเภทที่สอง ซึ่งคุณขอให้คนที่คุณรู้จักแนะนำคุณให้รู้จักกับคนที่พวกเขารู้จัก อาจฟังดูเป็นโรงเรียนมัธยมเล็กๆ แต่จริงๆ แล้วเป็นเพียงวิธีการสร้างเครือข่ายที่เป็นทางการ

มีสถานการณ์มากมายที่ควรใช้จดหมายแนะนำตัวอย่างเป็นทางการ รวมถึง:

• เมื่อคุณพยายามที่จะ "เข้า" ในองค์กรใดองค์กรหนึ่ง
• เมื่อลูกค้าของคุณย้ายจากตำแหน่งและต้องการแนะนำให้คุณเปลี่ยน
• บัณฑิตใหม่เข้าทำงาน
• ฟรีแลนซ์สองคนที่มีทักษะอิสระเชื่อมต่อกันโดยเพื่อนร่วมงาน

โปรดจำไว้ว่า กฎทองมีผลบังคับใช้ที่นี่—จงเต็มใจเขียนจดหมายแนะนำตัวให้บ่อยเท่าที่คุณต้องการ การแนะนำเพื่อนร่วมงานที่มีคุณสมบัติและน่าเชื่อถือให้กับลูกค้า สมาชิกในครอบครัว หรือเพื่อนอาจเป็นประโยชน์ต่อทุกคนที่เกี่ยวข้อง

ลูกค้าจะมีความสุขในการทำงานให้เสร็จตามต้องการ และคุณจะดูดีถ้ามีเครือข่ายคนที่เก่งกาจคอยแนะนำ เพียงให้แน่ใจว่าคุณแนะนำคนที่คุณไว้วางใจจริงๆ

จดหมายปะหน้ากับจดหมายแนะนำตัว

หากคุณเคยสมัครงานตำแหน่งที่เป็นทางการ คุณอาจคุ้นเคยกับจดหมายสมัครงาน แม้ว่าจดหมายอาจฟังดูคล้ายกัน แต่จดหมายปะหน้าไม่เหมือนกับจดหมายแนะนำตัว

จดหมายปะหน้าคือภาพรวมโดยย่อเกี่ยวกับคุณสมบัติของคุณและเหตุใดคุณจึงเหมาะสมสำหรับการลงประกาศรับสมัครงานเฉพาะ จดหมายปะหน้ามักเป็นสิ่งที่ขอโดยเฉพาะและจะรวมอยู่ในการสมัครงาน

จดหมายแนะนำตัวมีความยืดหยุ่นมากขึ้น จดหมายประเภทนี้อาจรวมอยู่ในการสมัครงานอย่างเป็นทางการ แต่ยังส่งโดยไม่ได้ตั้งใจหรือโดยไม่ได้ตั้งใจเพื่อแนะนำบุคคลให้รู้จัก

สำหรับนักแปลอิสระ จดหมายแนะนำตัวอาจเป็นสิ่งที่คุณควรมีติดกระเป๋าไว้ข้างหลังในฐานะเครื่องมืออันทรงคุณค่าในการสร้างธุรกิจ ค้นหาผู้ร่วมงาน ค้นหาผู้ให้คำปรึกษา และแม้แต่เชื่อมต่อกับ LinkedIn

ไม่ว่าคุณจะส่งจดหมายแนะนำตัวในนามของคุณเองหรือของคนอื่น มันเป็นวิธีที่ดีในการเริ่มต้นการสนทนา

วิธีการเขียนจดหมายแนะนำตัว

จดหมายแนะนำตัวไม่จำเป็นต้องเป็นทางการในทุกวันนี้ต่างจากตัวอักษรที่ใช้ในศตวรรษที่ 18 และ 19

น้ำเสียงของจดหมายควรตรงกับความสัมพันธ์ของคุณกับคนที่คุณส่งให้ หากผู้ติดต่อของคุณคือคนที่คุณเพิ่งพบในการส่งต่อหรือมีอำนาจมากกว่าคุณ จดหมายแนะนำตัวที่ฟังดูเป็นทางการก็อาจสมเหตุสมผล หากคุณกำลังแนะนำเพื่อนร่วมงานคนใหม่ให้รู้จักกับเพื่อนที่ดีที่สุดของคุณในทศวรรษที่ผ่านมา นั่นอาจดูแปลก ยึดมั่นในวิธีการโต้ตอบตามปกติ

อย่างไรก็ตาม จดหมายแนะนำตัวทั้งแบบเป็นทางการและไม่เป็นทางการมีองค์ประกอบร่วมกันที่สามารถช่วยคุณจัดโครงสร้างการติดต่อสื่อสารของคุณได้จริงๆ มาดูส่วนต่างๆกัน

1. การทักทาย

นี่คือที่ที่ดีที่สุดที่จะทำให้ความสัมพันธ์ของคุณเปล่งประกาย เตือนผู้รับว่ารู้จักกันอย่างไรและเช็คอินตามความเหมาะสม หากคุณกำลังเขียนจดหมายแนะนำตัวในนามของคุณเอง ให้ใช้โอกาสนี้อธิบายว่าคุณได้ยินเกี่ยวกับบุคคลที่คุณกำลังเขียนถึงอย่างไร

2. วัตถุประสงค์

อธิบายว่าทำไมคุณถึงเขียน ระบุชื่อเต็มของบุคคลที่คุณกำลังแนะนำหรือชื่อของคุณเอง ให้เหตุผลที่คุณกำลังแนะนำบุคคลนี้ให้กับพวกเขา อาจมีงานว่าง หรือพวกเขากำลังรับช่วงต่อจากคนอื่น หรือผู้รับจดหมายแสดงความสนใจในการหาคนที่มีทักษะเฉพาะ ไม่ว่าจุดประสงค์คืออะไร ให้กระชับและก้าวต่อไป

3. คุณสมบัติ

ใช้ส่วนนี้เพื่อแสดงให้เห็นว่าคุณหรือเพื่อนที่คุณกำลังแนะนำสามารถมีคุณค่าต่อพวกเขาอย่างไร มันอาจจะฟังดูไม่สุภาพ แต่จำไว้ว่าจดหมายแนะนำตัวนั้นสั้น และเวลาของผู้ติดต่อของคุณก็มีค่ามาก

อย่าใช้เวลากับสิ่งที่พวกเขาต้องการงานหรือประวัติส่วนตัวของพวกเขา ตัดกับการไล่ล่าสิ่งที่พวกเขาสามารถทำได้สำหรับองค์กรหรือบุคคลที่คุณกำลังกล่าวถึง

4. ขั้นตอนต่อไป

แจ้งให้ผู้รับทราบว่าพวกเขาสามารถทำอะไรได้บ้างเพื่อติดตามผล ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณ คุณอาจเสนอให้เข้าร่วมการประชุมกับคุณสามคน หรือเสนอให้ข้อมูลเพิ่มเติมตามคำขอ หากมีกำหนดการประชุมหรือวันเริ่มต้นไว้แล้ว ให้ระบุที่นี่

5. ข้อมูลการติดต่อ

ระบุชื่อใครก็ตามที่ได้รับการแนะนำอีกครั้ง และระบุข้อมูลติดต่อและของคุณ แม้ว่านี่จะเป็นการติดต่อทางอีเมล แต่ก็ควรแบ่งปันหมายเลขโทรศัพท์ด้วยเช่นกัน การนำข้อมูลทั้งหมดนี้มารวมไว้ในที่เดียวมีประโยชน์มากสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง ดังนั้นจึงมีข้อมูลอ้างอิงเพียงฉบับเดียว

ตัวอย่างจดหมายแนะนำการใช้

นี่คือเทมเพลตอีเมลจดหมายแนะนำตัวที่คุณสามารถใช้ได้ โดยกรอกรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับสถานการณ์ของคุณ คัดลอกและวางได้ตามสบาย! อย่าลืมปรับโทนเสียงหากนี่เป็นการเชื่อมต่อที่เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการมากกว่าตัวอย่าง

ถึง: [ป้องกันอีเมล]

CC: [ป้องกันอีเมล]

จาก: [ป้องกันอีเมล]

เรื่อง: เฮ้ ไฮดี้ นี่คือจอช!

เนื้อหาอีเมล:

สวัสดี ไฮดี้!

มันเยี่ยมมากที่ทันวันอื่น เราควรจะคุยกันให้บ่อยกว่านี้นะ ฉันพลาดแล้ว!

คุณบอกว่าคุณกำลังมองหา copywriter ที่ดีสำหรับโครงการต่อไปของคุณ ให้ฉันแนะนำคุณให้รู้จักกับ Josh Oliver ซึ่งคัดลอกมาจากอีเมลนี้ เขาเป็นนักเขียนมากประสบการณ์ที่ทำงานทั้งการตลาดแบบดั้งเดิมและโซเชียลมีเดียในช่วง 12 ปีที่ผ่านมา รวมถึงลูกค้ารายใหญ่ระดับประเทศ เช่น Toyota, Vogue และ Coca-Cola ฉันได้รับสิทธิพิเศษในการทำงานกับเขาโดยตรงในหลายโครงการ และฉันสามารถแนะนำเขาอย่างมั่นใจสำหรับความรู้พื้นฐานด้านการเขียนของเขา จรรยาบรรณในการทำงานที่เข้มแข็ง และโดยเฉพาะอย่างยิ่ง ไหวพริบที่พร้อมของเขา เขาสามารถเขียนสำเนาที่โดดเด่นสำหรับแคมเปญของคุณ

ฉันดีใจที่ได้สนทนาทางวิดีโอกับคุณทั้งสองคนเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับการทำงานร่วมกัน หรือติดต่อ Josh โดยตรงที่ 555-555-5555 หรือส่งอีเมลหาเขาที่ [email protected] โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณ ต้องการข้อมูลเพิ่มเติม

คุยกันเร็วๆ นี้!

Kylie

บทสรุป

หากคุณมาอ่านบทความนี้ คุณคงสงสัยแล้วว่าจดหมายแนะนำตัวจะช่วยให้คุณก้าวไปข้างหน้าในธุรกิจได้อย่างไร

หรืออาจมีเพื่อนถามคุณแล้วคุณคิดว่า "ยังมีใครใช้อีกไหม"

ฉันหวังว่าคุณได้เรียนรู้คุณค่าที่แท้จริงของจดหมายแนะนำตัว ไม่เพียงแต่มันยังคงใช้อยู่ตลอดเวลา แต่คุณควรจะใช้มันอย่างคุ้มค่าด้วย

คุณอาจต้องปรับความคิดของคุณที่นี่ จดหมายแนะนำตัวที่ทันสมัยอาจไม่มาถึงซองจดหมายที่ประทับตราในจดหมาย มีแนวโน้มที่จะเป็นอีเมลที่เป็นมิตร ข้อความ LinkedIN หรือแม้แต่ข้อความกลุ่ม โหมดไม่สำคัญ

สิ่งที่สำคัญคือศิลปะของเครือข่าย จดหมายแนะนำตัวเป็นเพียงวิธีหนึ่งในการแทรกตัวคุณเข้าไปในแวดวงที่คุณต้องการอยู่ การสร้างเครือข่ายอาจรู้สึกอึดอัดหรือเป็นบริการตนเอง แต่ถ้าคุณกำลังมองหาวิธีที่จะขยายธุรกิจฟรีแลนซ์ของคุณและก้าวไปสู่ลูกค้าที่ร่ำรวยมากขึ้น คุณต้องเปลี่ยนคนที่คุณรู้จักและโอกาสที่อยู่ตรงหน้าคุณ

หวังว่าบทความนี้จะให้แนวคิดบางประการแก่คุณสำหรับทั้งการเขียนจดหมายแนะนำตัวและความมั่นใจที่จะก้าวไปข้างหน้าในการขอ

ในไม่ช้า คุณจะเห็นว่าการเขียนจดหมายไม่เพียงแต่มีชีวิตและดีเท่านั้น แต่ยังมีความสำคัญในทุกวันนี้ เช่นเดียวกับในสังคมที่เป็นทางการเมื่อ 200 ปีที่แล้ว

ให้บทสนทนาดำเนินต่อไป...

พวกเรากว่า 10,000 คนกำลังสนทนากันทุกวันในกลุ่ม Facebook ฟรีของเรา และเราอยากพบคุณที่นั่น เข้าร่วมกับเรา!