สุดยอดคู่มือการจัดการพนักงานระยะไกล

การทำงานทางไกลก่อนเกิดโรคระบาดมักถูกมองว่าเป็นสิทธิพิเศษ โดยนายจ้างจำนวนจำกัดในสถานการณ์ที่จำกัด ตอนนี้มันได้กลายเป็นบรรทัดฐานและดูเหมือนว่าจะดำเนินต่อไป ด้วยผลการศึกษาล่าสุดโดย Mercer พบว่า 83% ของนายจ้างตั้งใจที่จะให้การทำงานระยะไกลต่อไปในระดับที่มากขึ้นหลังเกิดโรคระบาด

อย่างไรก็ตาม การจัดการพนักงานทางไกลนั้นต้องใช้แนวทางที่แตกต่างไปจากกลยุทธ์ดั้งเดิมในสำนักงาน ในบทความนี้ เราจะพิจารณาถึงความท้าทายและโอกาสที่นำเสนอโดยรูปแบบการทำงานระยะไกลและวิธีจัดการผู้ปฏิบัติงานระยะไกลและพนักงานนอกสถานที่

การทำงานทางไกลทำให้เกิดความท้าทาย

ความท้าทายในการจัดการพนักงานทางไกล ได้แก่:

• ขาดการโต้ตอบแบบเห็นหน้ากัน วิธีที่พนักงานมีส่วนร่วมกับเพื่อนร่วมงานและผู้จัดการย่อมเปลี่ยนแปลงไปอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้เมื่อทำงานจากระยะไกล หากไม่มีปฏิสัมพันธ์ในแต่ละวันกับเครื่องทำน้ำเย็น พนักงานที่อยู่ห่างไกลสามารถรู้สึกโดดเดี่ยว ส่งผลต่อการมีส่วนร่วมและแรงจูงใจของพวกเขา จากมุมมองของการจัดการ การขาดปฏิสัมพันธ์แบบตัวต่อตัวอาจรู้สึกเหมือนเป็นอุปสรรคต่อการตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงาน
• “ซูมความเหนื่อยล้า” แม้ว่าแฮงเอาท์วิดีโออาจแก้ปัญหาการขาดการโต้ตอบโดยตรง แต่การใช้เวลาหลายชั่วโมงในการประชุมทีมเสมือนก็ส่งผลเสียเช่นเดียวกัน คำว่า "ซูมเมื่อยล้า" ได้รับการประกาศเกียรติคุณในช่วงหลายเดือนของการระบาดใหญ่เพื่ออธิบายถึงผลกระทบด้านลบของการใช้วิดีโออย่างต่อเนื่อง ในแบบสำรวจหนึ่ง มากกว่า 49% ของผู้ตอบแบบสอบถามรายงานว่าหมดแรงอันเป็นผลมาจากการใช้เว็บแคม นโยบาย "เปิดกล้อง" แบบครอบคลุมยังทำให้พนักงานรู้สึกเหมือนถูกเฝ้าดู ทำให้เกิดความรู้สึกไม่ไว้วางใจ
• การอ่อนตัวของพันธบัตรทีม โดยทั่วไป พนักงานให้ความสำคัญกับการสนทนาที่เกิดขึ้นเอง การโต้ตอบทางสังคม และความสัมพันธ์แบบมืออาชีพกับเพื่อนร่วมงาน แต่มีความเสี่ยงที่ความผูกพันเหล่านี้อาจอ่อนแอลงเมื่อทำงานจากระยะไกล ซึ่งเพิ่มขึ้นจากความโดดเดี่ยวทางสังคมซึ่งทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงไปสู่การทำงานทางไกล ปัจจัยเหล่านี้สามารถบ่อนทำลายความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของทีมและองค์กรของพนักงาน
• ปัญหาการสื่อสาร สภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกลทำให้มีที่ว่างน้อยลงสำหรับการสื่อสารที่รวดเร็วแบบไม่ต้องผูกมัดซึ่งเกิดขึ้นในสำนักงานเมื่อพนักงานต้องการขอคำชี้แจงจากเพื่อนร่วมงานหรือหัวหน้างาน แม้จะมีเทคโนโลยี แต่ก็มีโอกาสที่จะมองข้ามข้อความโต้ตอบแบบทันทีหรืออีเมล กระบวนการรวบรวมข้อมูลอาจใช้เวลามากขึ้น ซึ่งอาจทำให้พนักงานหงุดหงิดและส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณมีทีมที่ทำงานในเขตเวลาที่แตกต่างกัน การจัดการสมาชิกทีมทางไกลให้สำเร็จอาจกลายเป็นเรื่องท้าทาย
• สิ่งรบกวน ความว้าวุ่นใจในการทำงานจากสภาพแวดล้อมที่บ้านมักเป็นข้อกังวลหลักของฝ่ายบริหารเกี่ยวกับการทำงานทางไกล งานบ้าน การส่งมอบ และการดูแลเด็กสามารถขัดจังหวะวันทำงานของพนักงาน ซึ่งส่งผลต่อการมีส่วนร่วมของพวกเขา

แต่ยังให้โอกาส

ในทางกลับกัน งานทางไกลยังให้โอกาสแก่องค์กรหลายประการ เช่น:

• การลดต้นทุนที่อาจเกิดขึ้น งานทางไกลช่วยลดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการบำรุงรักษาสำนักงานจริง เช่น ไฟฟ้า อุปกรณ์เครื่องเขียน ค่าทำความสะอาด และค่าเดินทาง ส่งผลให้องค์กรสามารถย้ายไปยังพื้นที่ขนาดเล็กหรือไปโดยไม่มีสำนักงานได้เลย การทำงานระยะไกลยังช่วยลดการปล่อยก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์ขององค์กรด้วยการลดการปล่อยก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์จากการเดินทาง การใช้พลังงาน และการกำจัดขยะมูลฝอย
• ช่วยเพิ่มผลผลิต เป็นความเข้าใจผิดทั่วไปที่ว่าผู้ปฏิบัติงานระยะไกลมีประสิทธิผลน้อยกว่าพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ โดยทั่วไปแล้ว ผู้ปฏิบัติงานระยะไกลจะมีความสุขมากขึ้นเนื่องจากมีเสรีภาพ ความยืดหยุ่น และความเป็นอิสระที่มากขึ้น การขาดการเดินทางมีบทบาทสำคัญในเรื่องนี้ การศึกษาชิ้นหนึ่งพบว่า 79% ของผู้ตอบแบบสอบถามอ้างว่าการหลีกเลี่ยงการเดินทางเป็นผลดีที่ใหญ่ที่สุดของการทำงานทางไกล เป็นผลให้ 52% ของนายจ้างรายงานการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานตั้งแต่ทำงานจากระยะไกล
• เพิ่มความพึงพอใจในงานและความผูกพันของพนักงาน การทำงานทางไกลเชื่อมโยงกับความพึงพอใจในงานที่สูงขึ้น พนักงานที่พึงพอใจมักจะอยู่กับองค์กรนานขึ้น ลดอัตราการออกจากงานและประหยัดเงินขององค์กรโดยรวม ความยืดหยุ่นของการทำงานทางไกลยังช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน โดยสถานที่ทำงานที่มีส่วนร่วมมีการขาดงานน้อยลง 41% และผลกำไรสูงขึ้น 21%
• เข้าถึงบุคลากรที่หลากหลายมากขึ้น การทำงานทางไกลช่วยให้นายจ้างสามารถเข้าถึงกลุ่มผู้มีความสามารถที่กว้างขึ้น ทำให้องค์กรมีทางเลือกมากขึ้นในการหาบุคคลที่เหมาะสมสำหรับงานนี้ ด้วยจำนวนพนักงาน 54% ที่บอกว่าจะเปลี่ยนงานเพื่อเลือกที่จะทำงานทางไกล การทำงานทางไกลจึงเป็นกลยุทธ์หลักในการดึงดูดและรักษาผู้มีความสามารถไว้

8 กลยุทธ์เพื่อการจัดการพนักงานทางไกลอย่างมีประสิทธิภาพ

ในช่วงเริ่มต้นของการระบาดใหญ่ นายจ้างมากกว่า 7 ใน 10 รายรายงานว่ามีปัญหาในการปรับตัวเข้ากับการทำงานทางไกล ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการสำหรับการจัดการทีมระยะไกล

นโยบายการทำงานระยะไกลให้กรอบการทำงานสำหรับวิธีและเวลาที่งานระยะไกลจะได้รับการจัดการในองค์กรของคุณ กำหนดว่าใครสามารถทำงานจากระยะไกล กระบวนการอนุมัติที่เกี่ยวข้อง และวิธีจัดการงานทางไกลภายในทีม

หากคุณใช้งานโมเดลการทำงานแบบไฮบริด นโยบายของคุณควรอธิบายกรณีที่พนักงานต้องอยู่ในสำนักงานด้วย เช่น เพื่อความปลอดภัยหรือเหตุผลในทางปฏิบัติ

เมื่อสื่อสารกับทีมที่อยู่ห่างไกล คุณไม่สามารถใช้ขนาดเดียวที่เหมาะกับทุกแนวทางได้ ให้ปรับให้เข้ากับรูปแบบการสื่อสารของพนักงานแต่ละคนแทน บางคนอาจต้องการการติดต่อรายวัน ในขณะที่บางคนจำเป็นต้องเชื่อมต่อสัปดาห์ละครั้งหรือเมื่อเกิดปัญหาขึ้น

เช่นเดียวกับการทำงานในสภาพแวดล้อมสำนักงาน คุณจะต้องมีการสนทนาที่ยากลำบากกับพนักงานที่อยู่ห่างไกลในบางจุด เช่น เกี่ยวกับการจัดการประสิทธิภาพการทำงานหรือปัญหาด้านวินัย บทสนทนาเหล่านี้มีความเป็นไปได้ที่จะเป็นรูปลูกแพร์เมื่อต้องพึ่งพาเทคโนโลยีและในกรณีที่ไม่มีสัญญาณที่ไม่ใช้คำพูด

นั่นเป็นเหตุผลที่คุณควรใช้เครื่องมือต่างๆ เพื่อสื่อสารกับและระหว่างพนักงานของคุณ แฮงเอาท์วิดีโอนั้นดีสำหรับการสนทนาที่ละเอียดอ่อนมากขึ้น ในขณะที่การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีอาจมีประโยชน์สำหรับการทำงานในโปรเจ็กต์การทำงานร่วมกันหรือการแบ่งปันข้อมูลที่ละเอียดอ่อนด้านเวลา

เพื่อจัดการกับข้อกังวลใดๆ เกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงาน คุณควรกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนเกี่ยวกับการเตรียมการทำงานทางไกลและผลงานของพนักงาน มีความชัดเจนเกี่ยวกับกรอบเวลา ลำดับความสำคัญ และเหตุการณ์สำคัญ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณพร้อมที่จะตอบคำถามใดๆ ที่พนักงานของคุณอาจมี

จากนั้นคุณสามารถติดตามเป้าหมายเหล่านี้ได้ทั้งแบบเป็นทางการและไม่เป็นทางการ แทนที่จะคอยดูแท็บ การติดตามประสิทธิภาพของพนักงานช่วยให้คุณระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้น เช่น ความเหนื่อยหน่าย จากนั้น คุณสามารถแก้ไขปัญหาได้ทั้งในระดับองค์กรและระดับบุคคล หากจำเป็น

เพื่อเอาชนะการขาดปฏิสัมพันธ์แบบตัวต่อตัว ให้อุทิศเวลาสำหรับการสร้างทีมและการโต้ตอบภายในทีมระยะไกลของคุณ นี่อาจเป็นการประชุมทีมปกติที่เริ่มต้นด้วยการแชทแบบไม่เป็นทางการ แบบฝึกหัดการสร้างทีมโดยเฉพาะ หรือการพบปะทางสังคม เช่น แบบทดสอบช่วงบ่ายวันศุกร์

รับคำแนะนำจากคำติชมของพนักงานของคุณเมื่อวางแผนการโต้ตอบกับทีม ในแง่ของความถี่ที่พวกเขาต้องการพบและไม่ว่าพวกเขาต้องการใช้กล้องหรือไม่ สามารถจัดกิจกรรมทางโทรศัพท์หรือทางอีเมล ข้อความ หรือการประชุมทางวิดีโอ ไม่จำเป็นต้องยาวเกินไป เพื่อหลีกเลี่ยงความเมื่อยล้าจากการซูม ระยะที่สั้นลงอาจมีประสิทธิภาพมากกว่า

พนักงานทางไกลจำเป็นต้องมีเครื่องมือที่จำเป็นในการทำงาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีสิทธิ์เข้าถึงเทคโนโลยีและทรัพย์สินทางกายภาพเช่นเดียวกับพนักงานในสถานที่ โดยมีการปรับเปลี่ยนตามความจำเป็นเพื่อสะท้อนความเป็นจริงในทางปฏิบัติของการทำงานระยะไกล

ซึ่งรวมถึงการเข้าถึงแบบดิจิทัลในคู่มือนโยบายและขั้นตอน เทมเพลต ไฟล์ไคลเอนต์ และซอฟต์แวร์ รวมถึงเครื่องมือการประชุมและการจัดกำหนดการ อาจจำเป็นต้องใช้เครื่องมือทางกายภาพ เช่น แล็ปท็อป เครื่องพิมพ์ และบัตรเครดิตขององค์กร

พนักงานแต่ละคนต้องการทรัพยากรที่แตกต่างกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงเครื่องมือสื่อสาร ดังนั้นตอบสนองความต้องการส่วนบุคคลของพวกเขา

นอกจากกิจกรรมของทีมแล้ว คุณควรกำหนดเวลาเช็คอินแบบตัวต่อตัวกับพนักงานเป็นประจำ ในขณะที่คุณสามารถปรับความถี่และความยาวของสิ่งเหล่านี้ให้เหมาะกับความต้องการของทีมและบุคคล ความสามารถในการคาดการณ์คือกุญแจสำคัญ ดังนั้นให้ทำตามด้วยการเช็คอินตามกำหนดเวลา

การติดต่อพนักงานเป็นรายบุคคลทำให้คุณสามารถวัดความเป็นอยู่ทั่วไปของพวกเขา ระบุปัญหาที่พวกเขาประสบ และตอบคำถามที่พวกเขาอาจมี นอกจากนี้ยังสื่อสารถึงคุณค่าและช่วยให้พวกเขามีแรงจูงใจ

การเช็คอินเหล่านี้เป็นแหล่งความคิดเห็นที่ดีในการพัฒนาและปรับปรุงแนวทางการจัดการทีมระยะไกลของคุณ ในบางครั้ง คุณยังสามารถส่งแบบสำรวจสั้นๆ ให้กับพนักงานเพื่อให้พวกเขาสามารถให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับประสบการณ์การทำงานจากที่บ้านโดยไม่เปิดเผยตัวตนได้

วิธีที่ดีในการจูงใจพนักงานและสร้างความสามัคคีคือการรวบรวมและแบ่งปันคำแนะนำจากพนักงานที่มีประสบการณ์ในการทำงานทางไกล เช่น ผ่านวิดีโอหรืออีเมลรับรอง

พวกเขาสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกและเคล็ดลับสำหรับการบริหารเวลา กลยุทธ์ในการจัดการความโดดเดี่ยวทางสังคม และรักษาสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานขณะทำงานจากที่บ้าน

การวิเคราะห์โดย Gallup พบว่าพนักงานที่รู้สึกว่าถูกประเมินต่ำเกินไปและประเมินค่าต่ำเกินไป มีแนวโน้มที่จะบอกว่าพวกเขาจะลาออกภายใน 12 เดือนข้างหน้าเป็นสองเท่า และความท้าทายของการทำงานทางไกลสามารถขยายความรู้สึกนี้ได้ เมื่อต้องจัดการทีมทางไกล การรับรู้ยังคงเป็นส่วนสำคัญของกลยุทธ์การรักษาพนักงานขององค์กร

ค้นหาวิธีที่จะเฉลิมฉลองความสำเร็จทั้งส่วนตัวและในทีมจากระยะไกล เช่น การส่งอีเมลขอบคุณไปยังทีมของคุณ การตะโกนบอกพนักงานในการประชุมทีมปกติของคุณ หรือส่งแพ็คเกจการดูแล

บรรทัดล่างในการจัดการทีมระยะไกล

วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการทีมทางไกลคือต้องอดทนและยืดหยุ่น—ควรปรับกลยุทธ์การทำงานระยะไกลที่ประสบความสำเร็จเพื่อให้เหมาะกับความต้องการส่วนบุคคลของสมาชิกในทีมของคุณ

ด้วยการใช้คำแนะนำข้างต้น คุณสามารถมั่นใจได้ว่าพนักงานระยะไกลของคุณทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและมั่นใจได้ว่าคุณจะหลีกเลี่ยงการตกหลุมพรางของการจัดการขนาดเล็ก