ลดความเสี่ยงจากการใช้ WhatsApp ในที่ทำงาน

WhatsApp กลายเป็นแพลตฟอร์มการส่งข้อความชั้นนำ โดยมีผู้ใช้ทั่วโลกประมาณ 2 พันล้านคนรวมกันส่งข้อความมากกว่า 100 พันล้านข้อความในแต่ละวัน

แม้ว่าการใช้ WhatsApp อาจสะดวก แต่ก็ไม่ได้สร้างมาเพื่อการสื่อสารภายในที่ปลอดภัย

องค์กรต่างๆ โดยเฉพาะในภาคส่วนด้านสุขภาพจึงต้องตระหนักและจัดการกับความเสี่ยงมากมายที่เกี่ยวข้องกับการใช้งาน และพิจารณาใช้แพลตฟอร์มการสื่อสารภายในที่ปลอดภัยและเป็นมืออาชีพแทน

อย่างไรก็ตาม หากคุณกำลังใช้ WhatsApp ภายในองค์กรของคุณ คุณยังคงดำเนินการทันทีเพื่อลดความเสี่ยงเหล่านี้ได้

มาดูข้อกังวลหลักและดำดิ่งสู่ขั้นตอนที่คุณสามารถดำเนินการเพื่อลดปัญหาเหล่านั้นให้เหลือน้อยที่สุด

ความเสี่ยงหลักและวิธีการลดความเสี่ยง

ความเสี่ยงที่ 1: องค์กรขาดการควบคุมของผู้ดูแลระบบ

WhatsApp ขาดคุณสมบัติและสิทธิ์การดูแลระบบที่จำเป็น ทำให้การจัดการกลุ่มแชท ควบคุมความสามารถของผู้ใช้ และดูแลเมื่อองค์กรเติบโตขึ้นเป็นเรื่องท้าทาย

วิธีลดความเสี่ยง:

1. ประเมินกลุ่มแชททั้งหมดอย่างสม่ำเสมอ: ทำการประเมินเป็นประจำเพื่อระบุกลุ่มแชท WhatsApp ที่มีอยู่ขององค์กรของคุณ รวบรวมข้อมูลจากสมาชิกในทีมเพื่อสร้างภาพรวมของกลุ่มเหล่านี้และกำหนดความเกี่ยวข้อง อัปเดตรายชื่อผู้เข้าร่วมกลุ่ม ปิดกลุ่มที่ไม่จำเป็น และสร้างรายชื่อกลุ่มของคุณใน Excel หรือ Word เพื่อให้แน่ใจว่าสามารถติดตามได้อย่างสมบูรณ์
2. กำหนดบทบาทผู้ดูแลระบบกลุ่มที่ชัดเจน: กำหนดและกำหนดผู้ดูแลระบบสำหรับแต่ละกลุ่มแชทอย่างชัดเจน ระบุความรับผิดชอบ เช่น การจัดการกิจกรรมกลุ่ม อนุมัติสมาชิกใหม่ และบังคับใช้แนวทางการสื่อสาร สิ่งนี้ช่วยเพิ่มความรับผิดชอบและการกำกับดูแล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ดูแลระบบเป็นสมาชิกในทีมที่น่าเชื่อถือซึ่งสามารถสะท้อนถึงองค์กรได้อย่างเหมาะสม
3. จำกัดจำนวนผู้ดูแลระบบ: รักษาจำนวนผู้ดูแลระบบสำหรับแต่ละกลุ่มให้น้อยที่สุด การมีผู้ดูแลระบบมากเกินไปจะเพิ่มโอกาสในการจัดการที่ผิดพลาดหรือการกระทำที่ไม่ได้รับอนุญาต

ความเสี่ยงที่ 2: ความรับผิดชอบต่อเนื้อหาที่น่ารังเกียจและไม่เหมาะสม

การไม่สามารถลบข้อความที่น่ารังเกียจหรือไม่เหมาะสมบน WhatsApp ทำให้องค์กรของคุณเสี่ยงต่อการถูกดำเนินคดีทางกฎหมาย ความเสียหายทางการเงินและชื่อเสียง และการสูญเสียขวัญกำลังใจของพนักงาน

วิธีลดความเสี่ยง:

1. กำหนดนโยบายการรับส่งข้อความของ WhatsApp: กำหนดและสื่อสารถึงความคาดหวังและแนวทางเกี่ยวกับพฤติกรรมการรับส่งข้อความที่ยอมรับได้อย่างชัดเจน พัฒนานโยบายโดยสรุปประเภทของข้อความและพฤติกรรมที่ไม่ได้รับอนุญาตภายในกลุ่ม WhatsApp
2. สื่อสารแนวทางตั้งแต่เริ่มต้น: แจ้งให้สมาชิกในกลุ่มทราบแนวทางปฏิบัติที่พวกเขาต้องปฏิบัติตามเมื่อสร้างกลุ่มใหม่ ใช้คุณลักษณะคำอธิบายกลุ่มของ WhatsApp เพื่อเพิ่มบทสรุปของกฎการปฏิบัติเป็นการแจ้งเตือนอย่างต่อเนื่อง
3. จัดการกับเนื้อหาที่ไม่เหมาะสมโดยทันที: ตอบสนองทันทีต่อข้อความที่ไม่เหมาะสมหรือไม่เหมาะสม สื่อสารอย่างชัดเจนว่าเนื้อหาดังกล่าวไม่ได้รับอนุญาต ร้องขอให้ลบ และตอกย้ำความมุ่งมั่นขององค์กรในการสื่อสารด้วยความเคารพและมีความรับผิดชอบ

ความเสี่ยงที่ 3: การบำรุงรักษาด้วยตนเองที่เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย

การจัดการกลุ่ม WhatsApp ด้วยตนเองอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาด ความล่าช้าในการเพิ่มและถอดพนักงาน และสูญเสียการควบคุมกลุ่มเมื่อผู้ดูแลระบบลาออกจากบริษัท

วิธีลดความเสี่ยง:

1. ปฏิบัติตามขั้นตอนที่มีโครงสร้างสำหรับการเพิ่มพนักงานใหม่และการลบพนักงานเก่าออก: เพิ่มพนักงานใหม่ลงในกลุ่ม WhatsApp ของบริษัทซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการเริ่มต้นใช้งาน และลบพนักงานเก่าทันทีหลังจากที่พวกเขาลาออก แม้ว่าสมาชิกเก่าจะสามารถเข้าถึงประวัติการสนทนาได้ แต่ก็ไม่ควรได้รับข้อความใหม่อีกต่อไป

เนื่องจากคุณอาจต้องการผู้ดูแลระบบหลายคนในการดำเนินการเหล่านี้ ให้กำหนดให้บุคคลหนึ่งคนรับผิดชอบเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ดูแลระบบทั้งหมดจะดำเนินการนี้

2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเลิกใช้งานสะท้อนถึงการทบทวนบทบาทของแต่ละบุคคล: หากพนักงานที่ลาออกเป็นผู้ดูแลกลุ่ม ให้มอบหมายผู้ดูแลระบบคนใหม่ให้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการเลิกใช้งานเพื่อให้แน่ใจว่าการควบคุมกลุ่ม WhatsApp ทั้งหมดยังคงอยู่ในองค์กรของคุณ

ความเสี่ยงที่ 4: การรั่วไหลของข้อมูลที่ละเอียดอ่อน

WhatsApp เสี่ยงต่อการรั่วไหลของข้อมูลที่ละเอียดอ่อน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่ออดีตพนักงานยังคงสามารถเข้าถึงการสนทนา WhatsApp ที่พวกเขาเข้าร่วมได้ แม้ว่าจะถูกลบออกไปแล้วก็ตาม

วิธีลดความเสี่ยง:

1. กำหนดนโยบายที่ชัดเจนเกี่ยวกับข้อมูลที่สามารถแบ่งปันผ่าน WhatsApp: เป็นการดีที่แบ่งปันตัวอย่างของข้อมูลที่ไม่ควรแบ่งปัน สำหรับองค์กรด้านการดูแลสุขภาพ ขอแนะนำให้จำกัดการแบ่งปันข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับผู้ป่วยและใช้แพลตฟอร์มที่ปลอดภัยแทน ซึ่งบริษัทสามารถควบคุมและบันทึกข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้
2. ฝึกอบรมทีม: รวมบทหนึ่งเกี่ยวกับการใช้ WhatsApp และความเสี่ยงในโปรแกรมการฝึกอบรมที่กำลังดำเนินอยู่ของคุณ เน้นย้ำว่าข้อมูลที่แชร์ผ่าน WhatsApp ไม่สามารถลบออกได้ทั้งหมด และทุกคนควรคิดอย่างรอบคอบก่อนแชร์เอกสาร ข้อมูลธุรกิจ หรือข้อมูลสุขภาพที่ได้รับการคุ้มครอง
3. สร้างการแสดงภาพที่ชัดเจนสำหรับกลุ่ม: แม้จะทำได้เพียงเล็กน้อยหลังจากแชร์ข้อมูลหรือรูปภาพผิดกลุ่ม คุณอาจลดความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นโดยใช้ชื่อและรูปภาพของกลุ่มที่ชัดเจนเพื่อดึงดูดความสนใจของผู้ใช้ก่อนที่จะแชร์ข้อมูลใดๆ
4. ขอให้ทีมของคุณหลีกเลี่ยงการใช้อุปกรณ์ร่วมกัน: ไม่ว่าจะอยู่ที่บ้านหรือกับเพื่อน ให้เน้นย้ำถึงความสำคัญของการไม่ให้ผู้อื่นเข้าถึงอุปกรณ์ที่อาจมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อน
5. สนับสนุนการใช้การตั้งค่าความปลอดภัย: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณเปิดใช้งานการตั้งค่าความปลอดภัยบนโทรศัพท์ เช่น รหัสผ่าน การจดจำใบหน้า หรือการตรวจสอบลายนิ้วมือ เพื่อลดความเสี่ยงที่ผู้อื่นจะเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อน อุปกรณ์ควรล็อคอัตโนมัติสักครู่หลังจากไม่ได้ใช้งาน

ความเสี่ยงที่ 5: คดีแรงงานและการจ้างงาน

การใช้ WhatsApp สำหรับการสื่อสารในที่ทำงานทำให้องค์กรเสี่ยงต่อแรงงานและการจ้างงาน เนื่องจากประวัติการสนทนาที่สมบูรณ์และข้อมูลของพนักงานสามารถใช้เป็นหลักฐานในการดำเนินการทางกฎหมายได้

วิธีลดความเสี่ยง:

1. ลดการใช้ WhatsApp สำหรับการสื่อสารเกี่ยวกับแรงงาน: เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ ให้จำกัดการใช้ WhatsApp และพยายามหลีกเลี่ยงเรื่องที่เกี่ยวข้องกับแรงงาน เช่น การพูดคุยเรื่องชั่วโมงการทำงานล่วงเวลา การสื่อสารเกี่ยวกับการเลิกจ้าง หรือประกาศเฉพาะ
2. จัดเตรียมเครื่องมือเฉพาะสำหรับผู้จัดการสำหรับการสื่อสารที่เกี่ยวข้องกับงาน: พิจารณาจัดเตรียมเครื่องมือพิเศษสำหรับผู้จัดการสำหรับการสื่อสารที่เกี่ยวข้องกับงานโดยเฉพาะ เครื่องมือเหล่านี้ควรอำนวยความสะดวกในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพกับสมาชิกในทีมเกี่ยวกับข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการทำงานในแต่ละวัน
3. ตรวจสอบการสนทนาเมื่อเลิกจ้างพนักงาน: ก่อนเลิกจ้างพนักงาน ควรตรวจสอบการสื่อสาร WhatsApp ในอดีตกับพวกเขาเพื่อระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการฟ้องร้องด้านแรงงาน เนื่องจากความเข้าใจอย่างรอบด้านของบริบททั้งหมดสามารถช่วยในการจัดการข้อเรียกร้องดังกล่าวได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ความเสี่ยงที่ 6: ปัญหาด้านความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว

WhatsApp ไม่มีข้อผูกมัดทางการค้ากับองค์กรที่ใช้เวอร์ชันสำหรับผู้บริโภค ไม่มีความรับผิดชอบและข้อผูกมัดที่ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์รายอื่นทำ เช่น การสำรองและกู้คืนข้อมูล หรือการรายงานเกี่ยวกับการละเมิดความปลอดภัย

วิธีลดความเสี่ยง:

1. รับข่าวสารเกี่ยวกับช่องโหว่และสถานะปัจจุบัน: ติดตามข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับช่องโหว่ในแพลตฟอร์ม WhatsApp โดยติดตามบทความข่าวและสิ่งพิมพ์ที่ติดตามการพัฒนาเหล่านี้
2. ประเมินความเป็นไปได้ในการโยกย้ายไปยังเครื่องมือการทำงานพิเศษ: แพลตฟอร์มดังกล่าวควรได้รับการสนับสนุนโดยสัญญาทางกฎหมายและการประเมินอย่างละเอียด เพื่อให้มั่นใจว่าพวกเขาและผู้ให้บริการมีความรับผิดชอบและภาระผูกพันต่อองค์กรของคุณ

บรรทัดล่าง

โดยรวมแล้ว แม้ว่า WhatsApp จะนำเสนอแอปที่สะดวกและใช้กันอย่างแพร่หลาย แต่องค์กรต่างๆ จะต้องตระหนักถึงความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการใช้งานในที่ทำงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในอุตสาหกรรมที่ละเอียดอ่อน เช่น การดูแลสุขภาพ

อย่างไรก็ตาม หากคุณใช้แอพส่งข้อความเพื่อสื่อสารกับพนักงานของคุณ ให้ใช้คำแนะนำด้านบนเพื่อเพิ่มความปลอดภัยและลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการใช้ WhatsApp ในที่ทำงาน

ขอแนะนำอย่างยิ่งให้สำรวจโซลูชันการสื่อสารภายในทางเลือกที่ให้การควบคุมการแบ่งปันข้อมูลที่ดีขึ้นและได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อให้เหมาะกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ

ต้องการรับบทความดีๆ เพิ่มเติมตรงไปยังกล่องจดหมายของคุณหรือไม่ สมัครสมาชิกที่นี่