6 ข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยงเมื่อจ้าง Virtual Assistant

การจ้าง Virtual Assistant นั้นคล้ายกับการจ้างพนักงานประจำ ความแตกต่างเพียงอย่างเดียวคืองานหนึ่งในโลกเสมือนจริงและงานอื่นในสำนักงานจริง ดังนั้น หากคุณวางแผนที่จะจ้าง Virtual Assistant คุณควรใช้วิธีเดียวกันกับที่คุณทำเมื่อจ้างพนักงานในสำนักงานเท่านั้น

ข้อผิดพลาด 6 ข้อที่ควรหลีกเลี่ยงเมื่อจ้างผู้ช่วยเสมือน:

1. ความล้มเหลวในการระบุความต้องการ

ผู้ประกอบการมีสองประเภท หนึ่งคือผู้ประกอบการที่วางแผนล่วงหน้าและมักจะคิดมากกับสถานการณ์ของเขา เขาอาจตัดสินใจจ้างผู้ช่วยเสมือนเพราะเขาคิดว่าธุรกิจของเขาจะได้รับความสนใจอย่างมากภายในไม่กี่สัปดาห์ เขากังวลว่าการตั้งค่าปัจจุบันของเขาจะไม่เพียงพอที่จะรองรับปริมาณเพิ่มเติม ดังนั้นเขาจึงจ้างผู้ช่วยเสมือนภายในหนึ่งสัปดาห์และเตรียมธุรกิจให้พร้อมสำหรับการขยายธุรกิจ

ผู้ประกอบการรายที่สองคือผู้ที่ไม่รู้ว่าธุรกิจของเขาต้องการอะไร เขามักจะสุ่มสี่สุ่มห้าทำตามคำแนะนำของผู้อื่นโดยไม่ตรวจสอบการตัดสินใจของเขา ดังนั้นเขาจึงจ้างผู้ช่วยเสมือนเพียงเพราะผู้ประกอบการรายอื่นแบ่งปันประสบการณ์ที่ประสบความสำเร็จของเขา

ในทั้งสองกรณี Virtual Assistant จะถูกใช้งานน้อยเกินไป เพราะผู้ประกอบการไม่รู้ว่าทำไมพวกเขาถึงจ้างมันตั้งแต่แรก

ก่อนที่คุณจะเริ่มสรรหาผู้สมัครสำหรับตำแหน่งผู้ช่วยเสมือน ให้ระบุเหตุผลที่คุณต้องการนำผู้สมัครมาที่ทีมของคุณ มิฉะนั้น คุณจะไม่รู้เลยว่าจะมองหาทักษะใด คุณสมบัติ และขอบเขตของงานที่จะได้รับมอบหมาย

2. ขาดระบบคัดเลือก

ผู้ประกอบการที่จ้างผู้ช่วยเสมือนบนพื้นฐานของหลักสูตร Vita อาจอยู่ในความตื่นตระหนก ประวัติย่อเป็นข้อมูลอ้างอิงที่สำคัญในการคัดเลือกผู้สมัครแต่ไม่ควรเป็นเกณฑ์เท่านั้น อันที่จริงไม่ควรเป็นเกณฑ์หลัก

และยังไม่เพียงพอที่จะสรุปผลจากการสัมภาษณ์เบื้องต้น ในการหาผู้สมัครที่ดีที่สุด คุณต้องมีระบบที่มีคุณสมบัติเหมาะสม นี่คือระบบที่คุณสามารถลองใช้ได้:

• สัมภาษณ์เบื้องต้น
• แบบทดสอบทักษะพื้นฐาน
  • MS Word
  • MS Excel
  • การจัดการอีเมล
  • การเขียนจดหมายเบื้องต้น
  • การจัดการไฟล์
  • การจัดการโทรศัพท์
• แบบทดสอบทักษะทางเทคนิค
  • การทดสอบเชิงปฏิบัติเกี่ยวกับข้อกำหนดเฉพาะของงาน
  • การทดสอบสมรรถภาพช่องปาก
• โปรไฟล์พฤติกรรม
  • การให้เหตุผลเชิงเปรียบเทียบ
  • การทดสอบตามสถานการณ์
  • ตรวจสอบบัญชีโซเชียลมีเดีย

ตั้งแต่เริ่มแรก ระบบนี้ดูน่าเบื่อแต่ครอบคลุมองค์ประกอบที่สำคัญสาม (3) สำหรับผู้สมัคร: ด้านเทคนิค พื้นฐาน และพฤติกรรม

3. การจ้างผู้สมัครคนแรก

ความผิดพลาดครั้งใหญ่ของผู้ประกอบการคือการจ้างผู้สมัครคนแรกที่พวกเขาเจอ ไม่ใช่เพราะผู้สมัครคนแรกไม่มีคุณสมบัติ แต่คุณต้องการกลุ่มคนที่มีความสามารถเพื่ออ้างอิงโยงคุณสมบัติ

เมื่อจ้างผู้ช่วยเสมือน ให้รวบรวมรายชื่อผู้สมัคร 5 ถึง 7 คน พยายามทำให้ประสบการณ์ของพวกเขามีความหลากหลายมากที่สุด อย่ามุ่งเน้นเฉพาะผู้สมัครที่มีประสบการณ์ที่ธุรกิจของคุณต้องการ ทำไม เนื่องจากผู้สมัครเหล่านี้ส่วนใหญ่ถูกกำหนดไว้แล้ว พวกเขามีระบบอยู่แล้วและอาจลังเลที่จะติดตามคุณ

4. ขาดมาตรการควบคุมคุณภาพ

หากคุณได้ยินคนพูดว่าพวกเขามีประสบการณ์ที่ไม่ดีในการทำงานกับผู้ช่วยเสมือน ให้ค้นหาด้วยตนเองว่าทำไมมันถึงเป็นเช่นนั้น เป็นเรื่องง่ายสำหรับผู้ประกอบการที่จะตำหนิผู้ช่วยเสมือน แต่ในทุกการจัดการมีสองฝ่าย

และในทุกเรื่องราวมีสองด้าน

การเตรียมการส่วนใหญ่ไม่ได้ผลเพราะไม่ได้กำหนดมาตรการควบคุมคุณภาพ ผู้ช่วยเสมือนแม้จะมีประสบการณ์ ทำงานโดยใช้แนวทางของลูกค้าเป็นข้อมูลอ้างอิง และมีเรื่องของ Learning Curve ที่ต้องเคารพ

ในฐานะลูกค้า คุณต้องควบคุมประสิทธิภาพของผู้ช่วยเสมือนของคุณโดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงเริ่มต้นของการมีส่วนร่วมเมื่อ Learning Curve สูงชัน วัดประสิทธิภาพของผู้ช่วยเสมือนและหารือเกี่ยวกับผลลัพธ์อย่างสม่ำเสมอ จุดประสงค์คือการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

5. ขาดการสื่อสาร

ผู้ประกอบการบางคนจะถือว่าข้อบกพร่องที่ใหญ่ที่สุดในการจัดการความช่วยเหลือเสมือนคือการขาดการสื่อสาร พวกเขาจะชี้ให้เห็นความแตกต่างของโซนเวลาและการไม่สามารถแบ่งปันพื้นที่ที่ขัดขวางสายการสื่อสาร

การสังเกตเหล่านี้ไม่มีพื้นฐานและในความเป็นจริง ตรงกันข้ามกับข้อดีของการทำงานร่วมกับผู้ช่วยเสมือน เมื่อคุณตัดสินใจจ้างผู้ช่วยเสมือน แสดงว่าคุณรับรู้ถึงพลังของเทคโนโลยีดิจิทัล มีโปรแกรมออนไลน์หลายโปรแกรมที่คุณสามารถใช้เพื่อสื่อสารกับผู้ช่วยเสมือนของคุณเป็นประจำโดยไม่คำนึงถึงเขตเวลา นี่เป็นเพียงไม่กี่:

• WebEx
• อาสนะ
• Salesforce
• Skype
• Viber
• Google Hangout

ยกเว้น WebEx และ Salesforce โปรแกรมเหล่านี้สามารถดาวน์โหลดได้และฟรี หากคุณทำธุรกิจออนไลน์ คุณต้องมีซอฟต์แวร์สำหรับการทำงานร่วมกัน มิฉะนั้น คุณจะไม่สามารถจัดการธุรกิจของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

6. มองเห็นความแตกต่างทางวัฒนธรรมและสังคม

ตั้งแต่ปี 2010 ฟิลิปปินส์และอินเดียได้แข่งขันกันเพื่อตำแหน่งสูงสุดในการเอาท์ซอร์สธุรกิจระดับโลก ทั้งสองประเทศเป็นแหล่งข้อมูลที่ยอดเยี่ยมสำหรับผู้มีความสามารถออนไลน์รวมถึงผู้ช่วยเสมือน สำหรับปี 2555 อินเดียมีแรงงานออนไลน์สูงสุด แต่ตามมาด้วยฟิลิปปินส์อย่างใกล้ชิด จากข้อมูลของ Elance ยักษ์ใหญ่ในตลาดงานออนไลน์ พบว่า 1/8 ของคนทำงานอิสระของพวกเขามาจากฟิลิปปินส์

หากคุณตัดสินใจจ้างผู้ช่วยเสมือนจากประเทศเหล่านี้ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าจะได้งานคุณภาพสูงในราคาที่ย่อมเยา แต่เพื่อให้งานหมั้นสำเร็จ คุณต้องทำความคุ้นเคยกับความแตกต่างทางวัฒนธรรมและสังคมของพวกเขา

วัฒนธรรมของบุคคลแสดงถึงประวัติศาสตร์ของประเทศของเขา ค่านิยมบรรทัดฐานและประเพณีได้รับการสืบทอดมาหลายชั่วอายุคน คุณไม่ควรคาดหวังให้ผู้สมัครประนีประนอมกับการปฏิบัติที่ไม่เหมาะสมเพื่อประโยชน์ของงาน ระมัดระวังและเคารพแนวทางปฏิบัติของพวกเขาและปรับให้เข้ากับตารางเวลาของคุณ กุญแจสำคัญในการทำงานนี้คือการวางแผนกำหนดการล่วงหน้า

ตามที่คุณเพิ่งอ่าน กระบวนการคัดเลือกผู้ช่วยเสมือนควรเหมือนกับกระบวนการคัดเลือกพนักงานประจำสำนักงาน บางทีผู้ช่วยเสมือนต้องการช่องทางการสื่อสารที่เปิดกว้างมากขึ้น แต่คุณค่าของการรักษาการสื่อสารอย่างใกล้ชิดกับพนักงานในสำนักงานประจำของคุณก็เป็นความจริงเช่นกัน

คุณจะพบความคุ้มค่าอย่างยิ่งในการมีผู้ช่วยเสมือนอยู่ในทีมของคุณ แต่ควรใช้เวลาในการค้นหาผู้สมัครที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณมากที่สุด

ผู้เขียน bio

เฟลิกซ์ทำงานร่วมกับ Outsource Workers ซึ่งเป็นบริษัทที่ช่วยให้ผู้ประกอบการค้นหาผู้ช่วยเสมือนที่สมบูรณ์แบบสำหรับธุรกิจของตน คุณสามารถค้นหาโพสต์ของเขาเพิ่มเติมใน Twitter