คู่มือสลิปการบรรจุ: คำจำกัดความ สิ่งที่ต้องรวม + เทมเพลตฟรี

บันทึกการจัดส่งอาจไม่ใช่คำที่แปลกใหม่ในภาคอีคอมเมิร์ซ แต่ก็ไม่ใช่สิ่งที่ทราบกันทั่วไปเช่นกัน ผู้ค้าอีคอมเมิร์ซและลูกค้าสามารถเข้าใจผิดว่าเป็นฉลากการจัดส่งได้ ดังนั้น ในบทความนี้ เราจะวิเคราะห์องค์ประกอบทั้งหมดที่ประกอบกันเป็นบันทึกการจัดส่งและมูลค่าของรายการด้วยคู่มือบันทึกการจัดส่งพิเศษของเรา

1) สลิปการบรรจุ: บัญชีรายละเอียดการจัดส่ง

ในพจนานุกรมโลจิสติกส์ ใบบันทึกการจัดส่งคือเอกสารที่มีรายละเอียดของผลิตภัณฑ์ทั้งหมดที่บรรจุอยู่ภายในบรรจุภัณฑ์ ขนาดปกติคือ 4"×6" หรือ 8.5”×11” สำหรับกระดาษหรือการ์ดในโหมดแนวนอน

บันทึกการจัดส่งโดยทั่วไปจะประกอบด้วยน้ำหนัก ขนาด และจำนวนของ SKU (Stock Keeping Units) ในบรรจุภัณฑ์ อย่างไรก็ตาม พวกเขาสามารถเป็นไดนามิกและมีพื้นที่มากมายสำหรับการปรับแต่งหากแบรนด์ต้องการ

บางคนถือโอกาสใส่โลโก้แบรนด์ คำกระตุ้นการตัดสินใจ (CTA) รหัสคูปอง และลิงก์โซเชียลมีเดีย ด้วยวิธีนี้ บันทึกการจัดส่งกลายเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการสร้างแบรนด์

โดยปกติแล้ว บันทึกการจัดส่งจะเต็มไปด้วยข้อมูลเพื่อปรับปรุงกระบวนการที่อยู่เบื้องหลังการบรรจุและการส่งมอบใบสั่ง เมื่อสั่งพิมพ์ที่คลังสินค้าหรือศูนย์จัดการสินค้า ช่วยให้พนักงานบรรจุหีบห่อมั่นใจได้ว่าบรรจุหีบห่อตามคำสั่งซื้อที่ถูกต้อง อีกทางหนึ่งคือช่วยให้ผู้ซื้อตรวจสอบว่าบรรจุภัณฑ์มีผลิตภัณฑ์ทั้งหมดที่พวกเขาสั่งซื้อหรือไม่

2) มุมมองแบบละเอียดของเทมเพลตบันทึกการจัดส่ง

บันทึกการจัดส่งประกอบด้วยรายละเอียดการจัดส่งแบบละเอียดทั้งหมดของทุก SKU ที่ลูกค้าสั่งซื้อ อย่างไรก็ตาม ธุรกิจสามารถเลือกที่จะรวมข้อมูลที่ช่วยในการจดจำแบรนด์ นี่คือรายการของข้อเท็จจริงและองค์ประกอบทั่วไปส่วนใหญ่ที่แม่แบบบันทึกการจัดส่งมี:

2.1) รายละเอียดการจัดส่ง

รายละเอียดการจัดส่งเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของบันทึกการจัดส่ง มีส่วนประกอบมากมายที่อยู่ในหมวดหมู่นี้ อันดับแรกคือรายละเอียดของแบรนด์ เช่น ชื่อแบรนด์ ที่อยู่ เว็บไซต์ และข้อมูลติดต่อ

จากนั้นหมายเลขใบสั่งซื้อหรือรหัสใบสั่งซื้อจะเป็นชุดของหมายเลขเฉพาะที่ระบุใบสั่งซื้อเฉพาะ องค์ประกอบที่สามรวมถึงวันที่สั่งซื้อและเวลาของการสั่งซื้อ

ส่วนที่สี่ประกอบด้วยวิธีการจัดส่ง เช่น USPS Priority Mail หรือ UPS Ground ส่วนนี้มีรายละเอียดที่ช่วยให้ลูกค้าติดตามการสั่งซื้อและอ้างอิงข้ามข้อมูลการจัดส่งเมื่อพวกเขาได้รับพัสดุ

2.2) ข้อมูลติดต่อลูกค้า

หลังจากพิมพ์ข้อมูลการจัดส่งเริ่มต้นแล้ว ข้อมูลสำคัญชุดต่อไปจะเป็นของลูกค้าหรือผู้รับ ส่วนนี้มีบัญชีที่สมบูรณ์ของลูกค้า เช่น ชื่อ ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่อีเมล

บางครั้ง แบรนด์ต่างๆ ยังกล่าวถึงที่อยู่ผู้ส่งคืนในกรณีที่ลูกค้าร้องขอการคืนหรือแลกเปลี่ยนดังกล่าว ส่วนนี้รวมถึงปลายทางการจัดส่ง สิ่งนี้มีประโยชน์หากบรรจุภัณฑ์นั้นมีวัตถุประสงค์เพื่อเป็นของขวัญดังนั้นจึงให้ข้อมูลของผู้ส่งแก่ผู้รับ

2.3) รายการสั่งซื้อและสินค้าหมดสต็อก

ส่วนที่สามเป็นส่วนที่สำคัญและรวมถึงรายการ SKU ที่แยกเป็นรายการที่สั่งซื้อ มีสองรูปแบบในรายการ บางยี่ห้อมีชื่อผลิตภัณฑ์ ในขณะที่บางยี่ห้อแสดงรายการ SKU หรือ UPC (Universal Product Number)

นอกจากสินค้าที่จัดส่งแล้ว บันทึกการจัดส่งยังมีข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าที่หมดสต็อกและไม่สามารถจัดส่งได้ รายละเอียดที่สำคัญนี้ช่วยให้ลูกค้าติดตามสินค้าที่สั่งซื้อได้ พวกเขาสามารถสอบถามกับแบรนด์เกี่ยวกับสินค้าที่หมดสต็อกได้หากจำเป็น

เช่นเดียวกับชื่อผลิตภัณฑ์ ปริมาณและราคาของสินค้าแต่ละ SKU จะแสดงบนบันทึกการจัดส่ง ดังนั้นเมื่อเทียบกับชื่อผลิตภัณฑ์หรือหมายเลข SKU แต่ละรายการ ปริมาณและราคาจะถูกกล่าวถึง

โดยทั่วไป แบรนด์จะใช้รูปแบบตารางที่มีคอลัมน์ต่างๆ ได้แก่ ปริมาณ หมายเลข SKU ชื่อสินค้า ราคา และราคารวม รายละเอียดราคารวมสามารถแยกย่อยออกเป็นราคาของสินค้า ภาษี ส่วนลด ฯลฯ

2.4) บันทึกของแบรนด์

บันทึกย่อของแบรนด์เป็นหมวดหมู่ที่ไม่บังคับในบันทึกการจัดส่ง อย่างไรก็ตาม เมื่อรวมเข้าด้วยกันแล้ว จะเพิ่มสัมผัสส่วนบุคคลสำหรับลูกค้า บริษัทต่างๆ สามารถใส่ข้อความใดก็ได้สำหรับผู้ซื้อ ตั้งแต่คำอวยพรในวันเกิดไปจนถึงข้อความแสดงความขอบคุณ

แบรนด์ยังสามารถด้นสดเพื่อรวมข้อความของลูกค้าสำหรับผู้รับในกรณีที่คำสั่งซื้อเป็นของขวัญ บันทึกการจัดส่งสามารถปรับแต่งด้วยวิธีใดก็ได้เพื่อรวมเอกลักษณ์ของแบรนด์ เช่น โลโก้ และประสบการณ์การแกะกล่องที่เป็นส่วนตัวพร้อมข้อความอวยพร

3) ยูทิลิตี้ของสลิปการบรรจุ

3.1) ช่วยในการจัดการคำสั่งซื้อ

กระบวนการปฏิบัติตามอีคอมเมิร์ซเป็นกระบวนการที่น่าเบื่อ ก่อนปิดผนึกบรรจุภัณฑ์ ผู้บรรจุหีบห่อของคลังสินค้าต้องตรวจสอบว่าผลิตภัณฑ์ทั้งหมดที่บรรจุอยู่ภายในอยู่ในรายการคำสั่งซื้อของลูกค้า ซึ่งรวมถึงปริมาณที่แน่นอนของ SKU สี ขนาด น้ำหนัก และขนาด ดังนั้น ใบบรรจุหีบห่อจึงช่วยยืนยันแก่ผู้บรรจุหีบห่อว่าได้ดำเนินการตามคำสั่งซื้ออย่างถูกต้องแล้ว

เนื่องจากบันทึกการจัดส่งและตรวจสอบกระบวนการเติมสินค้า จึงพิสูจน์ได้ว่ามีประโยชน์มากที่สุดเมื่อมีการแยกใบสั่งออกเป็นการจัดส่งหลายรายการ เนื่องจากผู้เลือกคลังสินค้ารวบรวมสินค้า SKU หลายรายการสำหรับใบสั่งของลูกค้าหนึ่งรายการ บันทึกการจัดส่งแต่ละรายการจะแนบรายละเอียดของ SKU ที่บรรจุแยกกัน

สามารถพิมพ์สลิปไว้ล่วงหน้าเพื่อแจ้งให้ผู้บรรจุหีบห่อทราบเกี่ยวกับรายการที่ควรจัดกลุ่มเข้าด้วยกัน สิ่งนี้ไม่เพียงทำให้กระบวนการบรรจุง่ายขึ้นเท่านั้น แต่ยังสั่งการยืนยันเมื่อพัสดุทั้งหมดไปถึงมือลูกค้าด้วย

3.2) ปรับปรุงประสบการณ์ลูกค้าหลังการซื้อ

บันทึกการจัดส่งสามารถพิจารณาเป็นเครื่องมือหลังการซื้อที่ใช้อย่างชัดเจนเพื่อปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า มีประโยชน์หลายประการในการปรับปรุงการมีส่วนร่วมของลูกค้าหลังการซื้อ

ขั้นแรก บันทึกการจัดส่งจะช่วยปรับปรุงความคิดเห็นของลูกค้าเกี่ยวกับแบรนด์โดยรวมมุมมองแบบละเอียดของใบสั่ง ประการที่สอง สร้างประสบการณ์การแกะกล่องในเชิงบวกเมื่อแบรนด์เขียนข้อความส่วนตัวถึงผู้ซื้อ ประการที่สาม ช่วยให้ลูกค้ารู้จักแบรนด์ด้วยรูปแบบบันทึกการจัดส่งที่มีตราสินค้า

3.3) ช่วยในการติดตามการสั่งซื้อ

บันทึกการจัดส่งมาพร้อมกับชุดรายละเอียดที่สำคัญซึ่งสามารถช่วยลูกค้าและแบรนด์ติดตามคำสั่งซื้อได้ นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการจัดส่งแบบแยกส่วน ซึ่งคำสั่งซื้อทั้งหมดของลูกค้าจะถูกแบ่งออกเป็นคำสั่งซื้อย่อยๆ โดยปกติแล้วจะมีการจัดส่งจากคลังสินค้าต่างๆ และผู้ค้าปลีกสามารถตรวจสอบได้ด้วยบันทึกการจัดส่ง

บันทึกการจัดส่งที่มีหมายเลขใบสั่งซื้อและ SKU ที่บรรจุในพัสดุจะแจ้งให้ผู้ซื้อทราบถึงสถานะปัจจุบันของคำสั่งซื้อของตน พวกเขาสามารถติดตามส่วนที่มาถึงและประเมินมูลค่าของส่วนการสั่งซื้อ

3.4) รองรับการยืนยันคำสั่งซื้อและตรวจสอบความเสียหาย

บันทึกการจัดส่งช่วยธุรกิจและลูกค้าในการยืนยันว่าคำสั่งซื้อได้รับการจัดส่งอย่างถูกต้อง บันทึกการจัดส่งช่วยให้ลูกค้าตรวจสอบข้าม อ้างอิง และยืนยันสินค้าทั้งหมดด้วยราคา ขนาด ปริมาณ และรายละเอียดที่ตามมา

บันทึกการบรรจุยังช่วยผู้ซื้อคัดแยกและระบุสินค้าที่เสียหายในกรณีที่สินค้าแตกหักระหว่างการขนส่งหรือมีรูปร่างผิดปกติ ลูกค้าสามารถติดตามสินค้าที่สั่งซื้อด้วยหมายเลข SKU และตรวจสอบว่าสินค้ามีลักษณะเหมือนกันหรือไม่ขณะแกะกล่องสินค้า หากไม่มีก็สามารถขอคืนเงินหรือขอให้แบรนด์เปลี่ยนสินค้าได้

3.5) ช่วยในการส่งคืนและแลกเปลี่ยน

ผลตอบแทนเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในอีคอมเมิร์ซ และทำให้ทั้งผู้ซื้อและธุรกิจต้องปวดหัว คำขอคืนสินค้าสามารถเริ่มต้นได้จากหลายสาเหตุ เช่น สินค้าที่เสียหาย ข้อบกพร่องจากการผลิต ขนาดและสีที่ไม่ตรงกัน เมื่อส่งคำขอคืนสินค้าแล้ว ระบบจะสร้างห่วงโซ่ของเหตุการณ์ตั้งแต่การตรวจสอบสินค้าไปจนถึงการคืนเงิน

บันทึกการจัดส่งสามารถให้บริการในการตรวจสอบการเรียกร้องของลูกค้าและเร่งกระบวนการคืนเงิน ตัวอย่างเช่น เมื่อสินค้าไม่ตรงกันหรือเสียหาย นักช้อปสามารถตรวจสอบสินค้ากับบันทึกการจัดส่งและเพิ่มคำขอคืนหรือเปลี่ยนสินค้าได้ เมื่อสินค้าหายไปจากบรรจุภัณฑ์ พวกเขาสามารถนำสินค้านั้นไปแจ้งกับทางแบรนด์และยื่นขอคืนเงินได้

ใบบันทึกการจัดส่งมีประโยชน์อย่างมากสำหรับอุตสาหกรรมเครื่องแต่งกายในอีคอมเมิร์ซ ซึ่งมีผลตอบแทนและการแลกเปลี่ยนในปริมาณมาก ดังนั้น พวกเขาสามารถปรับแต่งบันทึกการจัดส่งเพื่อรวมข้อมูลเกี่ยวกับนโยบายการคืนสินค้า หรือแจ้งลูกค้าเกี่ยวกับสินค้าที่หมดสต็อกและการคืนเงินเพื่อลดความวิตกกังวลของลูกค้า

4) ขั้นตอนการสร้างใบบันทึกการจัดส่ง

ผู้ค้าอีคอมเมิร์ซสามารถสร้างบันทึกการจัดส่งด้วยตนเองหรือใช้เครื่องมือการจัดการสินค้าคงคลังของตน ไม่ว่าในกรณีใด พวกเขาจำเป็นต้องรวบรวมข้อมูลบางอย่างก่อน เช่น หมายเลข SKU ชื่อผลิตภัณฑ์ ขนาด น้ำหนัก และราคา หากพวกเขาใช้ซอฟต์แวร์การจัดการสินค้าคงคลัง เช่น ShipSation รายละเอียดดังกล่าวควรมีอยู่แล้ว

หลังจากรวบรวมข้อมูลแล้ว ผู้ค้าปลีกสามารถใช้เทมเพลตบันทึกการจัดส่งฟรีหรือกรอกข้อมูลก็ได้ หรือคุณสามารถเลือกเทมเพลตที่มีอยู่ในเครื่องมือ SaaS และป้อนรายละเอียด ซอฟต์แวร์เหล่านี้ส่วนใหญ่ช่วยให้ผู้ค้าปลีกปรับแต่งสลิปตามความต้องการ เช่น โลโก้แบรนด์และหมายเหตุ

เมื่อเทมเพลตบันทึกการจัดส่งเข้าที่แล้ว ผู้ค้าสามารถบันทึกและพิมพ์บันทึกเพื่อรวมไว้ในบรรจุภัณฑ์ ในกรณีที่ใช้ซอฟต์แวร์ ผู้ค้าปลีกสามารถสร้างเทมเพลตหลายรายการสำหรับโอกาสต่างๆ ได้ พวกเขายังสามารถทำให้กระบวนการพิมพ์เป็นไปโดยอัตโนมัติโดยการกดปุ่มรายละเอียดการสั่งซื้อในเทมเพลตเฉพาะ

5) สลิปการบรรจุหีบห่อแตกต่างจากใบแจ้งหนี้หรือไม่?

เนื่องจากบันทึกการจัดส่งมีข้อมูลที่เกือบจะเหมือนกันกับฉลากการจัดส่งและใบแจ้งหนี้ จึงไม่ใช่เรื่องแปลกที่จะพิจารณาบันทึกการจัดส่งเป็นฉลากการจัดส่งหรือใบแจ้งหนี้ ความแตกต่างระหว่างทั้งสามอยู่ในจุดประสงค์ของพวกเขา

ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารทางการเงินที่มีราคาขายของแต่ละผลิตภัณฑ์ สถานะการชำระเงินของคำสั่งซื้อ วิธีการชำระเงิน และเงื่อนไข ดังนั้น แม้ว่าบันทึกการจัดส่งจะมีรายละเอียดของราคาสินค้า แต่จะไม่มีวิธีการชำระเงินและการชำระเงินค้างชำระใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดส่ง

ใบแจ้งหนี้ระบุจำนวนเงินที่ผู้รับต้องชำระเมื่อลูกค้าใช้วิธีการชำระเงินหลายวิธี ตัวอย่างเช่น เมื่อลูกค้าชำระเงินครึ่งหนึ่งผ่าน UPI และส่วนที่เหลือจะสั่งซื้อเป็นเงินสด ในสถานการณ์เหล่านี้ ใบแจ้งหนี้จะทำหน้าที่เป็นใบเรียกเก็บเงินสำหรับบุคคลที่รับผิดชอบในการหักบัญชีการชำระเงิน

6) ใบกำกับสินค้าเหมือนกับใบกำกับการจัดส่งหรือไม่?

ไม่ สิ่งที่ทำให้บันทึกการจัดส่งแตกต่างจากฉลากการจัดส่งคือจุดประสงค์ของสิ่งหลัง ป้ายกำกับการจัดส่งประกอบด้วยที่อยู่สำหรับการเรียกเก็บเงินและการจัดส่งที่ระบุต้นทางการจัดส่งและสถานที่จัดส่ง

นอกจากนี้ยังสามารถรวมรายละเอียดการสั่งซื้อ เช่น รายการ SKU น้ำหนักของบรรจุภัณฑ์ และวิธีการจัดส่ง อย่างไรก็ตาม มันประกอบด้วยฉลากและหมายเลขการติดตามคำสั่งซื้อตาม QR ที่สามารถสแกนและติดตามได้ สิ่งนี้ไม่อยู่ในบันทึกการจัดส่ง

7) บทสรุป

บันทึกการจัดส่งเป็นวิธีที่ดีในการยืนยันคำสั่งซื้อและปฏิบัติตามความถูกต้องสำหรับร้านค้าอีคอมเมิร์ซ กระดาษแผ่นเล็กเหล่านี้ยังสามารถสร้างความประทับใจในแบรนด์ที่ดีให้กับลูกค้าได้อีกด้วย ความอเนกประสงค์ของบันทึกการจัดส่งช่วยให้มั่นใจได้ว่าธุรกิจต่างๆ สามารถรวมการปรับแต่งแบรนด์ต่างๆ ควบคู่ไปกับการกล่าวถึงรายละเอียดการสั่งซื้อ

การมีใบส่งสินค้าก็เหมือนกับการตีนกสองตัวด้วยหินก้อนเดียว ธุรกิจอีคอมเมิร์ซสามารถควบคุมกระบวนการหลังการจัดส่งและการมีส่วนร่วมของลูกค้าหลังการซื้อ

8) คำถามที่พบบ่อย

8.1) การสร้างบันทึกการจัดส่งมีค่าใช้จ่ายเท่าใด

สามารถสร้างบันทึกการจัดส่งได้ฟรีในกรณีส่วนใหญ่ มีเทมเพลตบันทึกการจัดส่งฟรีมากมายบนอินเทอร์เน็ตที่สามารถดาวน์โหลดและใช้งานได้ฟรี อันที่จริงแล้ว ซอฟต์แวร์การจัดการสินค้าคงคลังเสนอสลิปการบรรจุให้ฟรี ส่วนประกอบต้นทุนเพียงอย่างเดียวเกี่ยวข้องกับเครื่องพิมพ์ หมึกพิมพ์ และกระดาษที่ใช้

8.2) บรรจุภัณฑ์เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมหรือไม่?

ใบบันทึกการบรรจุส่งผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมโดยก่อให้เกิดการสิ้นเปลืองกระดาษ ในแง่นี้ มันไม่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม อย่างไรก็ตาม แบรนด์ต่างๆ ยังสามารถรวมใบบันทึกการจัดส่งสำหรับการจัดส่งเฉพาะ พัสดุระหว่างประเทศ และการจัดส่งแบบแยกส่วนได้ นอกจากนี้ สำหรับการจัดส่งแบบกล่องเดียว ผู้ค้าปลีกสามารถมุ่งเน้นไปที่เวอร์ชันดิจิทัลของบันทึกการจัดส่งและส่งทางไปรษณีย์ไปยังที่อยู่อีเมลของลูกค้า