ข้อผิดพลาดเกี่ยวกับเงินเดือนที่ทำให้คุณเสียเงินและวิธีแก้ไข

ยังคงใช้ปากกาและกระดาษในการจดบันทึกเวลาของพนักงานอยู่หรือไม่? อาศัยตารางกะในการคำนวณเงินเดือน? ถ้าอย่างนั้นบริษัทของคุณก็ทำเงินรั่วไหล และคุณอาจถูกฟ้องร้องและถูกลงโทษจากกรมสรรพากร

หากเป็นการปลอบใจ คุณไม่ได้อยู่คนเดียว 33% ของนายจ้างทำบัญชีเงินเดือนผิดพลาดซึ่งมีมูลค่าหลายพันล้านดอลลาร์ต่อปี ตามข้อมูลของ IRS American Payroll Association แสดงอัตราความผิดพลาดระหว่าง 1-8% ของบัญชีเงินเดือนทั้งหมดในบริษัทที่ใช้บัตรลงเวลาแบบดั้งเดิม และประมาณ 40% ของธุรกิจขนาดเล็กต้องเสียค่าปรับเฉลี่ย 845 เหรียญต่อปีจาก IRS อันเป็นผลมาจากกระบวนการจัดทำบัญชีเงินเดือนที่ผิดพลาด

“ข้อผิดพลาดกำลังจะเกิดขึ้น” Bill Dunn ผู้อำนวยการฝ่ายประชาสัมพันธ์ของ American Payroll Association กล่าวกับ CNBC Make It “พวกเขาไม่ธรรมดา แต่พวกเขาเกิดขึ้น”

คุณรู้อยู่แล้วว่าความผิดพลาดในการจ่ายเงินเดือนเป็นอันตรายต่อธุรกิจของคุณจากมุมมองของรายได้สุทธิ อย่างไรก็ตาม อย่าลืมว่าความผิดพลาดในการจ่ายเงินเดือนทำร้ายพนักงานของคุณมากยิ่งขึ้น

พนักงานควรให้ความสนใจกับข้อผิดพลาดเกี่ยวกับเงินเดือนเหล่านี้

อย่าสูญเสียเงินใด ๆ ที่คุณทุ่มเทอย่างหนักเพื่อให้ได้มา แต่ให้แน่ใจว่าคุณได้ตรวจสอบต้นขั้วค่าจ้างของคุณเป็นประจำ และให้ความสนใจเป็นพิเศษกับ:

• ดูที่เงินเดือนขั้นต้นหรือสุทธิ คุณเห็นการเปลี่ยนแปลงหรือไม่?
• บันทึกค่าจ้างของคุณถูกต้องหรือไม่? (หากคุณทำงานเป็นรายชั่วโมง คุณได้รับค่าจ้างสำหรับชั่วโมงการทำงานทั้งหมดหรือไม่ หากคุณเป็นพนักงานที่ได้รับเงินเดือน เงินเดือนของคุณได้รับการบันทึกอย่างถูกต้องตามระยะเวลาการจ่ายค่าจ้างหรือไม่)
• ภาษีใดถูกหัก ณ ที่จ่าย (รัฐบาลกลางและรัฐ)?
• ผลงาน 401(k) ของคุณถูกต้องหรือไม่?
• ผลประโยชน์อื่นๆ ของพนักงาน เช่น การรักษาพยาบาล ประกันชีวิต ความทุพพลภาพ หรือค่าเดินทาง ถูกหักไว้อย่างถูกต้องหรือไม่?

นอกจากนี้ คุณและผู้จัดการของคุณควรอ่านกฎของนาฬิกาเวลาให้ตรงกัน เพื่อให้คุณทั้งคู่ปฏิบัติตามสิ่งที่กฎหมายกำหนด

หากคุณพบข้อผิดพลาด คุณสามารถนำสิ่งนี้ไปยังฝ่ายทรัพยากรบุคคลเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดอย่างรวดเร็วและเพื่อช่วยไม่ให้ข้อผิดพลาดในการจ่ายเงินเดือนเกิดขึ้นอีกในอนาคต มันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการแก้ไขข้อผิดพลาดการจ่ายเงินเดือนก่อนที่จะควบคุมไม่ได้

ข้อผิดพลาดเกี่ยวกับบัญชีเงินเดือนที่ผู้จัดการเผชิญอยู่ทุกวัน

ในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก คุณทำทุกอย่างในอำนาจของคุณเพื่อจัดการบัญชีเงินเดือนอย่างมีประสิทธิภาพและไม่ผิดพลาด ก็อาจจะไม่ใช่ ทุกอย่าง ท้ายที่สุด คุณมีธุรกิจที่ต้องดำเนินการ และมีเวลาเหลือเฟือที่คุณหรือทีม HR ของคุณ (หากมีจริง) สามารถลงทุนในการตรวจสอบและตรวจสอบใบบันทึกเวลาของพนักงานอีกครั้ง

อย่างไรก็ตาม ข้อผิดพลาดบางอย่างที่ซ่อนอยู่ในแผ่นบันทึกเวลาจำนวนมากนั้นทำให้คุณเสียเงินอยู่แล้วและอาจมีค่าใช้จ่ายมากขึ้นในอนาคต

นี่คือเหตุผลที่หลายบริษัทลงทุนในซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนของ Connecteam เพื่อลดความผิดพลาดในการจัดทำบัญชีเงินเดือนและทำให้กระบวนการติดตามเวลาเป็นไปโดยอัตโนมัติ

แก้ไขข้อผิดพลาดการจ่ายเงินเดือนทั้งหมดของคุณได้อย่างง่ายดายด้วย Connectteam

เรียนรู้เพิ่มเติม

ต่อไปนี้เป็นเพียงปัญหาบางส่วนที่ทำให้ธุรกิจยังคงต้องพึ่งพาแนวทางปฏิบัติในการจับเวลาที่ล้าสมัย:

ข้อเสียเปรียบหลักอย่างหนึ่งของกระดาษมากกว่าสื่อดิจิทัลคือความท้าทายในการสำรองข้อมูลให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ กระดาษบันทึกเวลาและบัตรเจาะนั้นเปราะบางและเน่าเสียง่าย เป็นหนี้สิน! สามารถสลับเปลี่ยนได้ด้วยตนเองโดยไม่มีการบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ทำขึ้น ทำลาย หรือใส่ผิดที่

ลองนึกภาพว่าต้องรับมือกับเหตุไฟไหม้หรือน้ำท่วมในธุรกิจของคุณ ในขณะเดียวกันก็กังวลกับการไม่มีบันทึกชั่วโมงทำงานของพนักงานเพื่อคำนวณการจ่ายเงินเดือน

ในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก คุณต้องคำนวณค่าจ้างทำงานล่วงเวลาอย่างถูกต้อง ค่าจ้างทำงานล่วงเวลาแตกต่างจากค่าจ้างปกติอย่างสิ้นเชิง คุณจะค้างชำระค่าจ้าง ค่าปรับ และดอกเบี้ย หากคุณไม่จ่ายค่าล่วงเวลาในอัตราที่ถูกต้อง การแก้ไขข้อผิดพลาดเกี่ยวกับเงินเดือนหมายถึงการพิจารณาค่าจ้างล่วงเวลาอย่างใกล้ชิด

เรียนรู้เพิ่มเติมที่นี่เกี่ยวกับกฎการทำงานล่วงเวลาใหม่ที่มีผลบังคับใช้ในปี 2020

ตาม FLSA คุณต้องจ่ายเงินให้พนักงาน 1.5 เท่าของอัตราค่าจ้างปกติ หรือเท่าครึ่ง สำหรับเวลาทำงานเกิน 40 ชั่วโมงในหนึ่งสัปดาห์ ตัวอย่างเช่น หากพนักงานได้รับค่าจ้างเป็นประจำ 10 ดอลลาร์ต่อชั่วโมง คุณก็เป็นหนี้พวกเขา 15 ดอลลาร์ต่อชั่วโมงสำหรับการทำงานล่วงเวลา โปรดทราบว่ารัฐและเมืองส่วนใหญ่มีกฎหมายค่าจ้างทำงานล่วงเวลาที่แตกต่างกัน ดังนั้นโปรดศึกษาว่าคุณจำเป็นต้องปฏิบัติตามกฎที่เข้มงวดกว่านี้หรือไม่

ขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณคำนวณค่าจ้างและแหล่งข้อมูลที่คุณใช้ (นาฬิกาบอกเวลา ตารางกะ การรายงานของพนักงาน) คุณอาจพบ รายการนาฬิกาบอกเวลาที่ทับซ้อนกันและเวลาที่จ่ายชำระผิดประเภทโดยไม่ตั้งใจ

อย่างดีที่สุด การผสมผสานประเภทนี้จะต้องใช้เวลาในการคิดออก ที่แย่ที่สุด คุณอาจลงเอยด้วยการจ่ายเงินมากกว่าที่คุณต้องการ

ตัวอย่างเช่น พิจารณาพนักงานที่ลาพักร้อนกระทันหันต้องทำงานเพื่อดูแลเรื่องเร่งด่วน บันทึกของคุณอาจมีพนักงานที่ลางานโดยได้รับค่าจ้างในชั่วโมงทำงาน การแยกแยะความยุ่งเหยิงทั้งหมดนี้อาจเป็นเรื่องน่าปวดหัวเล็กน้อยเมื่อคุณมีทีมงานหลายสิบคน แต่เมื่อพนักงานของคุณเติบโตขึ้น การทับซ้อนเหล่านี้อาจกลายเป็นไมเกรนที่เกิดจากเงินเดือนได้

หากคุณโชคดีคุณมีพนักงานบัญชีเงินเดือนหรือคุณจ้างคนภายนอก ถ้าคุณไม่ได้ คุณ DIY (จัดการบัญชีเงินเดือนร้านอาหาร เป็นต้น) ท้ายที่สุดแล้ว คุณไม่สามารถกำจัดข้อผิดพลาดได้ 100%

คุณสามารถลดได้เท่านั้น ไม่สำคัญว่าจะเป็นคุณหรือใครก็ตามที่ทำผิดพลาด - เราทุกคนเป็นเพียงมนุษย์

เราทุกคนพิมพ์ผิด และใครก็ตามสามารถป้อน 20 ชั่วโมงโดยไม่ตั้งใจ แทนที่จะเป็น 2 ชั่วโมง นั่นคือ 18 ชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ซึ่งเกิดจากการพิมพ์ผิด

ปัญหานี้เป็นเรื่องเก่าแต่เป็นเรื่องดี…ก็อาจจะเป็นเพียงแค่เรื่องเก่า พนักงาน 19 เปอร์เซ็นต์ (1 ใน 5 คน) มีส่วนร่วมในการขโมยเวลาบางรูปแบบ ซึ่งอาจทำให้บริษัทต้องเสียเงินมากถึง 7 เปอร์เซ็นต์ของค่าจ้างรายปีทั้งหมด

ไม่ใช่แค่เรื่อง “เพื่อนต่อยกัน” – พนักงาน “ปกปิด” กันและตอกบัตรกันเพื่อขโมยเวลา เวลา "ขโมย" เฉลี่ยต่อสัปดาห์คือ 4 ชั่วโมง 5 นาทีต่อพนักงานหนึ่งคนต่องวดการจ่ายเงิน ซึ่งรวมถึงการรับประทานอาหารกลางวันและพักเบรกเป็นเวลานาน การมาสาย การออกเดินทางก่อนเวลา ฯลฯ

ในช่วงเวลาใดก็ตาม อัตราภาษีจะมีการเปลี่ยนแปลง ดังนั้นอัตราใดก็ตามที่คุณเริ่มใช้เพื่อจ่ายพนักงานของคุณในตอนแรกอาจไม่สามารถใช้ได้หรือถูกต้องในขณะนี้ การจ่ายเงินผิดอัตราหมายความว่าคุณต้องชำระภาษี ค่าปรับ และดอกเบี้ย

ตรวจสอบอัตราภาษีการจ้างงานของคุณเป็นประจำเนื่องจากอัตราภาษีส่วนใหญ่มีการอัปเดตในแต่ละปี จับตาดูวิธีแก้ไขข้อผิดพลาดเกี่ยวกับการจ่ายเงินเดือนดังต่อไปนี้:

• ภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลาง

  
• ภาษีประกันสังคม

• ภาษีเมดิแคร์

• ภาษีการว่างงานของรัฐบาลกลาง

• ภาษีเงินได้ของรัฐ

• ภาษีประกันการว่างงานของรัฐ

• ภาษีเงินได้ท้องถิ่น

ขึ้นอยู่กับตำแหน่งของคุณ จากนั้นจับตาดูอัตราภาษีเพิ่มเติม

คุณอาจจ้างผู้รับเหมาอิสระในขณะที่คนอื่นเป็นพนักงานประจำ อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณผสมคนงานเหล่านี้เข้าด้วยกัน นับเป็นความผิดพลาดครั้งใหญ่ ตัวอย่างเช่น ผู้รับเหมาไม่จำเป็นต้องได้รับค่าจ้างขั้นต่ำหรือค่าจ้างล่วงเวลา

นอกจากนี้ คุณไม่หักภาษีการจ้างงานจากค่าจ้างของพวกเขา ดังนั้น หากพนักงานถูกจัดประเภทเป็นผู้รับเหมา พวกเขาอาจสูญเสียค่าจ้างและรัฐบาลจะสูญเสียรายได้จากภาษี

เมื่อคุณจำแนกประเภทของคนงานผิด คุณจะถูกบังคับให้จ่ายภาษีส่วนแบ่งให้พนักงานและนายจ้าง รวมทั้งค่าปรับและดอกเบี้ยทั้งหมด นอกจากนี้คุณยังสามารถค้างค่าจ้างคืนให้กับพนักงานได้อีกด้วย คุณจะทราบได้อย่างไรว่าคนงานควรได้รับการจัดประเภทเป็นผู้รับเหมาอิสระหรือพนักงาน

กระทรวงแรงงานสหรัฐแนะนำให้คุณใช้การทดสอบความเป็นจริงทางเศรษฐกิจหกส่วน และหากคุณยังไม่แน่ใจ ให้ยื่นแบบฟอร์ม SS-8 เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาการจ่ายเงินเดือนผิดประเภท เมื่อกรอกแบบฟอร์มนี้ แสดงว่าคุณขอให้ IRS ตรวจสอบสถานะของพนักงาน

คุณไม่รักการตรวจสอบของ IRS เหรอ! ลูกจ้างฟ้องเรียกค่าจ้างไม่เป็นธรรม ?! คุณอาจคิดว่ากฎระเบียบที่กำหนดให้คุณต้องเก็บบันทึกชั่วโมงการทำงานของพนักงานอย่างแม่นยำเป็นเรื่องยุ่งยากของระบบราชการ แต่จริงๆ แล้วมีไว้เพื่อปกป้องคุณ เช่นเดียวกับกฎหมายของรัฐที่ควบคุมกระบวนการจ่ายเงินเดือน

แน่นอน คุณยังคงสามารถปฏิบัติตามกฎระเบียบได้ในขณะที่ใช้โซลูชั่นแบบดั้งเดิม หรือเพียงแค่ใช้ปากกาและกระดาษเก่าๆ แต่มันง่ายกว่าด้วยแอพ

วิธีแก้ไขข้อผิดพลาดการจ่ายเงินเดือน: ก้าวสู่ดิจิทัล

การเปลี่ยนไปใช้การเข้าร่วมประชุมแบบดิจิทัลและการจัดการบัญชีเงินเดือนนั้นไม่ได้แพงหรือซับซ้อนอย่างที่คุณคิด หรืออาจเป็นเมื่อคุณตรวจสอบครั้งล่าสุด

โซลูชันแอพมือถือบนคลาวด์ เช่น Connectteam ช่วยให้เจ้าของธุรกิจและผู้จัดการสามารถจัดการบัญชีเงินเดือนได้เกือบทุกด้าน

ตั้งแต่การติดตามเวลาของพนักงานของคุณอย่างง่ายดาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาตอกบัตรเข้างานโดยไม่ต้องเช็คอิน หรือส่งใบบันทึกเวลาพนักงานที่ชัดเจนสำหรับการจ่ายเงินเดือน Connectteam ครอบคลุมฐานทั้งหมด และอื่นๆ

มาดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Connectteam ช่วยเหลือเกี่ยวกับข้อผิดพลาดเกี่ยวกับเงินเดือน:

1. ประเภทงานที่แตกต่างกันควรได้รับค่าตอบแทนที่แตกต่างกัน: Connectteam รับรองว่าพนักงานที่แตกต่างกันจะมีคุณสมบัติที่ชัดเจนสำหรับงานที่แตกต่างกัน เป็นผลให้เวลาทำงานในแต่ละงานถูกคำนวณในแผ่นเวลาของพวกเขา
2. พนักงานจำเป็นต้องได้รับค่าใช้จ่ายคืนในบัญชีเงินเดือน: ด้วย Connecteam พนักงานสามารถเพิ่มค่าใช้จ่าย ระยะทางรถ หรือข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ลงในใบบันทึกเวลา เพื่อให้ง่ายต่อการเบิกคืน
3. พนักงานไม่สามารถเข้าถึงใบบันทึกเวลาที่ผ่านมาเพื่อระบุข้อผิดพลาด: การรับประกันของ Connectteam สามารถทำได้โดยตรงจากแอพมือถือของพวกเขา พวกเขาสามารถส่งคำขอแก้ไขไปยังผู้จัดการได้แบบเรียลไทม์ และการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดจะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อได้รับอนุมัติ
4. ยากที่จะระบุการทำงานล่วงเวลาของพนักงาน ซึ่งหมายความว่าจะได้รับค่าล่วงเวลาโดยบังเอิญ : คุณสามารถใช้ Connecteam เพื่อกำหนดรหัสสีสำหรับการทำงานล่วงเวลาของพนักงานของคุณ ซึ่งหมายความว่าคุณจะไม่พลาดอีกในใบบันทึกเวลาของพวกเขา
5. ผู้จัดการจำเป็นต้องรวบรวมใบบันทึกเวลาทุกครั้งที่ต้องการส่งไปยังบัญชีเงินเดือน: รายงานอัตโนมัติของ Connecteam ทำให้ง่ายต่อการตั้งค่าเมื่อใบบันทึกเวลาถูกส่งไปยังบุคคลที่รับผิดชอบบัญชีเงินเดือนโดยอัตโนมัติ
6. ความจำเป็นในการใช้ซอฟต์แวร์หลายตัวในการจัดการบัญชีเงินเดือน: ในทางเทคนิคแล้ว คุณสามารถจัดการบัญชีเงินเดือนทุกด้านด้วย Connecteam ตราบใดที่คุณใช้ QuickBooks Online และ Gusto อยู่แล้ว หากเป็นกรณีนี้ คุณสามารถรวมซอฟต์แวร์ทั้งสองเข้าด้วยกันได้อย่างราบรื่น หมายความว่าคุณสามารถส่งใบบันทึกเวลาของคุณไปยัง QBO ได้โดยตรงด้วยการคลิกปุ่มเพียงปุ่มเดียว
7. ผู้จัดการมีปัญหาในการติดตามชั่วโมงทำงาน/ตำแหน่งของพนักงาน: ด้วยเทคโนโลยี Breadcrumbs ในตัวของ Connecteam ผ่านการติดตามด้วย GPS พนักงานสามารถตอกบัตรเข้าและออกได้ตามกำหนดเวลา และในระหว่างเวลาดังกล่าว จุดตำแหน่งแบบสุ่มจะถูกรวบรวม ทำให้ผู้จัดการมีแนวคิดพื้นฐาน ว่าพนักงานแต่ละคนทำงานที่ไหน (และเมื่อไหร่)

บรรทัดล่างสุดในการแก้ไขข้อผิดพลาดเกี่ยวกับการจ่ายเงินเดือน

คนไม่เปลี่ยน เทคโนโลยีจึงต้องเปลี่ยน ผู้คนมักจะพบวิธีโกงข้อผิดพลาดในการรายงานการเข้างาน

อย่างไรก็ตาม เมื่อเปลี่ยนไปใช้นาฬิกาบอกเวลาบนมือถือ คุณจะสามารถลดความถี่ของข้อผิดพลาดได้อย่างมาก ประหยัดเงิน และเพิ่มประสิทธิภาพในธุรกิจของคุณ

แม้ว่าอาจดูเหมือนการสร้างสวิตช์ดิจิทัลเป็นงานที่ยาก แต่เมื่อคุณพิจารณาถึงประโยชน์ที่ได้รับจากโซลูชันการติดตามเวลาเพื่อเผาผลาญข้อผิดพลาดในบัญชีเงินเดือน เห็นได้ชัดว่ามันคุ้มค่ากับความพยายาม

โซลูชันซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนอันดับ 1 สำหรับธุรกิจของคุณ

ออกแบบมาเพื่อให้คุณประหยัดเวลาด้วยการกระทำที่รวดเร็วและธงที่มองเห็นได้ซึ่งบ่งบอกสิ่งที่สำคัญ: การหยุดพักที่คำนวณโดยอัตโนมัติ, ค่าล่วงเวลา, เวลาสองเท่า, ขีดจำกัดรายวัน, การตอกบัตรอัตโนมัติ และอีกมากมาย!

ค้นพบเพิ่มเติม