การใช้ยานพาหนะของบริษัทเป็นการส่วนตัว: สิ่งที่คุณต้องทราบเพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษี

หากคุณใช้รถของบริษัทเพื่อเหตุผลส่วนตัว สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจผลกระทบทางภาษี IRS มีกฎและข้อบังคับเฉพาะเกี่ยวกับหัวข้อนี้ซึ่งอาจส่งผลต่อภาษีของคุณ ในบทความนี้ เราจะพูดถึงสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการใช้รถของบริษัทเป็นการส่วนตัวเพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษี มาดำน้ำกันเถอะ!

การใช้รถยนต์ส่วนตัวของบริษัทคืออะไร?

การใช้รถยนต์ของบริษัทเป็นการส่วนตัวหมายถึงการใช้ยานพาหนะที่นายจ้างจัดหาให้เพื่อวัตถุประสงค์ที่ไม่ใช่ธุรกิจ เช่น การเดินทางไปและกลับจากที่ทำงาน ไปทำธุระ หรือการเดินทางส่วนตัว ซึ่งอาจรวมถึงยานพาหนะที่เป็นเจ้าของและเช่า และอาจมีผลกระทบทางภาษีที่พนักงานควรทราบ

กฎภาษีรถยนต์ของบริษัท

กรมสรรพากรมีกฎเฉพาะเกี่ยวกับการเก็บภาษีรถยนต์ของบริษัทที่ใช้ส่วนบุคคล โดยทั่วไป การใช้รถของบริษัทเป็นการส่วนตัวถือเป็นรายได้ที่ต้องเสียภาษี ยกเว้นการเดินทางไปและกลับจากที่ทำงาน

อย่างไรก็ตาม มีข้อยกเว้นบางประการ เช่น การใช้รถเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจหรือในกรณีฉุกเฉิน มูลค่าของการใช้ส่วนบุคคลนี้คำนวณจากมูลค่าตลาดยุติธรรมของยานพาหนะ และนายจ้างหรือลูกจ้างสามารถรายงานได้ สิ่งสำคัญคือต้องเก็บบันทึกที่ถูกต้องและเข้าใจกฎเหล่านี้เพื่อหลีกเลี่ยงภาระภาษี

การใช้ตัวเลือกการประเมินมูลค่ายานพาหนะของบริษัทเป็นการส่วนตัว

เมื่อพิจารณาถึงมูลค่าของการใช้รถส่วนตัวของบริษัท มีตัวเลือกมากมายให้เลือก

แต่ละวิธีมีกฎและข้อกำหนดของตนเองสำหรับการคำนวณมูลค่าของการใช้งานส่วนตัว ลองมาดูกันดีกว่า

กฎการประเมินมูลค่าทั่วไป

ภายใต้กฎนี้ มูลค่าของการใช้งานส่วนบุคคลจะพิจารณาจากมูลค่าตลาดยุติธรรมของรถยนต์และคูณด้วยเปอร์เซ็นต์ของการใช้งานส่วนบุคคล จำนวนนี้จะถูกรายงานเป็นรายได้ที่ต้องเสียภาษีโดยพนักงาน

กฎเซ็นต์ต่อไมล์

กฎ Cents-per-mile เป็นวิธีการประเมินมูลค่าการใช้งานส่วนบุคคลของบริษัทหรือยานพาหนะส่วนบุคคล โดยพิจารณาจากจำนวนไมล์ที่ขับเพื่อวัตถุประสงค์ที่ไม่ใช่ธุรกิจ กรมสรรพากรกำหนดอัตราระยะทางมาตรฐานในแต่ละปีที่สามารถใช้ในการคำนวณมูลค่าของการใช้งานส่วนบุคคลภายใต้กฎนี้ สำหรับปี 2023 อัตราระยะทางมาตรฐานของ Internal Revenue Services คือ 65.5 เซนต์ต่อไมล์

กฎการเดินทาง

กฎการเดินทางใช้บังคับกับการประเมินมูลค่าของการใช้ส่วนบุคคลของยานพาหนะของบริษัทเพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษี ไมล์เดินทางถือเป็นของใช้ส่วนตัวและไม่สามารถหักหรือแยกออกจากรายได้ของพนักงานได้ มีข้อยกเว้น เช่น เมื่อบ้านของพนักงานเป็นสถานที่ทำงานหลักของพวกเขาด้วย

กฎมูลค่าการเช่า

กฎนี้ใช้เฉพาะกับยานพาหนะที่เช่าและใช้สูตรที่คำนึงถึงปัจจัยต่างๆ เช่น มูลค่าการเช่ารายปี ค่าเช่าที่ชำระ ค่าเสื่อมราคา และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเช่ารถยนต์ เรียนรู้วิธีการเช่ารถผ่านธุรกิจของคุณสำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายเหล่านี้

ทำไมคุณควรกำหนดนโยบายการใช้ยานพาหนะของบริษัทเป็นการส่วนตัว

การกำหนดนโยบายการใช้ยานพาหนะของบริษัทเป็นการส่วนตัวสามารถให้ประโยชน์ที่สำคัญแก่บริษัทของคุณได้ เมื่อสร้างนโยบายนี้ คุณจะได้รับประโยชน์จากสิทธิประโยชน์ทางภาษีและการประเมินมูลค่าที่ช่วยให้คุณประหยัดเงินได้ในระยะยาว ต่อไปนี้คือเหตุผล 5 ประการที่คุณควรพิจารณาใช้นโยบายการใช้รถยนต์ของบริษัทเป็นการส่วนตัว:

• การประหยัดภาษี: ด้วยการกำหนดนโยบายรถยนต์ของบริษัท คุณอาจสามารถหักค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับยานพาหนะในการคืนภาษีของคุณได้ ซอฟต์แวร์ภาษีที่ดีที่สุดสำหรับบุคคลและธุรกิจอิสระอาจแนะนำคุณเกี่ยวกับการหักเงินเหล่านี้
• ความรับผิดที่ลดลง: นโยบายการใช้งานส่วนบุคคลที่ชัดเจนสามารถปกป้องธุรกิจของคุณจากความรับผิดหากพนักงานประสบอุบัติเหตุขณะขับรถของบริษัท
• ขวัญกำลังใจของพนักงานดีขึ้น: การให้สิทธิ์เข้าถึงรถยนต์ของบริษัทสำหรับใช้ส่วนตัวสามารถเพิ่มขวัญกำลังใจและความพึงพอใจในการทำงานของพนักงานได้
• การประเมินค่าแบบง่าย: นโยบายการใช้งานส่วนบุคคลทำให้ง่ายต่อการกำหนดมูลค่ายานพาหนะของบริษัทของคุณสำหรับวัตถุประสงค์ในการรายงานทางการเงิน
• การควบคุมที่เพิ่มขึ้น: การมีนโยบายการใช้งานส่วนตัวที่ชัดเจนช่วยให้คุณควบคุมวิธีที่พนักงานใช้ยานพาหนะของบริษัทได้ ซึ่งจะช่วยป้องกันการใช้ในทางที่ผิดหรือในทางที่ผิด

สิ่งที่ควรรวมไว้ในนโยบายรถยนต์ของบริษัท

นโยบายเกี่ยวกับรถยนต์ของบริษัทที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญในการจัดการการใช้ยานพาหนะของบริษัทและปกป้องธุรกิจของคุณจากความรับผิด ต่อไปนี้เป็นองค์ประกอบหลักบางประการที่ควรรวมไว้ในนโยบายเกี่ยวกับรถยนต์ของบริษัทแบบครอบคลุม:

• แนวทางการใช้ยานพาหนะ : ระบุอย่างชัดเจนว่าเมื่อใดและอย่างไรที่พนักงานยอมรับการใช้รถยนต์ของบริษัทเป็นการส่วนตัว
• ข้อกำหนดของไดรเวอร์ : กำหนดข้อกำหนดขั้นต่ำสำหรับไดรเวอร์ เช่น อายุและสถานะใบอนุญาต
• ความครอบคลุมของประกันภัย : ระบุประเภทและจำนวนความคุ้มครองประกันภัยรถยนต์สำหรับธุรกิจที่จำเป็นสำหรับยานพาหนะของบริษัททั้งหมด
• ขั้นตอนการบำรุงรักษา : รายละเอียดความรับผิดชอบในการบำรุงรักษา รวมถึงการตรวจสอบ การซ่อมแซม และการเก็บบันทึกเป็นประจำ คุณอาจจะลงรายละเอียดว่าควรเก็บอะไรไว้ในรถของบริษัทในช่วงฤดูหนาว
• โปรโตคอลการรายงานอุบัติเหตุ : กำหนดขั้นตอนที่ชัดเจนสำหรับการรายงานอุบัติเหตุที่เกี่ยวข้องกับรถยนต์ของบริษัท
• บทลงโทษสำหรับการละเมิด : ระบุผลที่ตามมาของการละเมิดนโยบายอย่างชัดเจน รวมถึงการลงโทษทางวินัยหรือการสูญเสียสิทธิ์ในการขับขี่

วิธีการหัก ณ ที่จ่ายและรายงานภาษีสำหรับการใช้ยานพาหนะของบริษัทเป็นการส่วนตัว

เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนด สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจกระบวนการหักภาษี ณ ที่จ่ายจากเช็คเงินเดือนพนักงานและรายงานภาษีดังกล่าวต่อ IRS อย่างถูกต้อง

ภาษีหัก ณ ที่จ่าย

ภาษีสำหรับการใช้ยานพาหนะของบริษัทส่วนบุคคลควรถูกหักจากเช็คเงินเดือนของพนักงานตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร ซึ่งรวมถึงการคำนวณมูลค่าตลาดยุติธรรมของยานพาหนะ การกำหนดเปอร์เซ็นต์ของการใช้งานส่วนตัว และการหักเงินที่จ่ายคืนหรือการชำระเงินที่จ่ายโดยพนักงาน

การรายงานภาษี

นายจ้างต้องรายงานภาษีเกี่ยวกับการใช้รถของบริษัทส่วนบุคคลอย่างถูกต้องเพื่อหลีกเลี่ยงการลงโทษ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการยื่นแบบฟอร์ม 941 ทุกไตรมาสและแบบฟอร์ม W-2 เมื่อสิ้นปี ซึ่งรวมถึงข้อมูลต่างๆ เช่น ค่าตอบแทนทั้งหมด ค่าจ้างที่ต้องเสียภาษี และภาษีรายได้ของรัฐบาลกลางที่หัก ณ ที่จ่าย

การใช้ยานพาหนะของบริษัทเป็นการส่วนตัวจะปรากฏบน W-2 อย่างไร

การใช้ยานพาหนะของบริษัทเป็นการส่วนตัวจะปรากฏในแบบฟอร์ม W-2 ของพนักงานเป็นรายได้ที่ต้องเสียภาษี นายจ้างต้องรายงานมูลค่าตลาดยุติธรรมของการใช้งานส่วนบุคคล ไม่ว่าจะใช้วิธีการประเมินทั่วไปหรือกฎเซ็นต์ต่อไมล์ของยานพาหนะ และรวมไว้ในช่องที่เหมาะสมของ W-2

การใช้รถยนต์ของบริษัทเป็นการส่วนตัวอยู่ภายใต้ FICA หรือไม่

ใช่ การใช้รถของบริษัทเป็นการส่วนตัวจะต้องเสียภาษี FICA (Federal Insurance Contributions Act) มูลค่าของการใช้งานส่วนบุคคลจะเพิ่มเข้าไปในค่าจ้างของพนักงานและอยู่ภายใต้ภาษีประกันสังคมและภาษี Medicare ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของภาษี FICA

มูลค่าตลาดยุติธรรมของรถยนต์ของบริษัทคือเท่าไร?

มูลค่าตลาดยุติธรรมของรถยนต์ของบริษัทคือราคาที่จะขายในตลาดเปิด โดยจะพิจารณาจากปัจจัยต่างๆ เช่น ยี่ห้อ รุ่น อายุ สภาพ และระยะทางของรถ ตัวอย่างเช่น รถบรรทุกงานที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณมักจะมีมูลค่าตลาดที่ยุติธรรมสูงกว่าสัญญาเช่าขั้นพื้นฐานของบริษัท นายจ้างต้องใช้ค่านี้ในการคำนวณรายได้ที่ต้องเสียภาษีของพนักงานจากการใช้รถของบริษัทเป็นการส่วนตัว

จะเกิดอะไรขึ้นหากคุณใช้รถเพื่อธุรกิจเพื่อการใช้งานส่วนตัว

การใช้ยานพาหนะเพื่อธุรกิจเพื่อการใช้งานส่วนตัวส่งผลให้มูลค่าตลาดที่ยุติธรรมของการใช้งานส่วนตัวถูกเพิ่มเข้าไปในค่าจ้างของพนักงาน ค่านี้ขึ้นอยู่กับภาษีประกันสังคม ภาษี Medicare และภาษีรายได้ของรัฐบาลกลางที่หัก ณ ที่จ่าย นายจ้างต้องรายงานค่านี้ในแบบฟอร์ม W-2 ของพนักงานเมื่อสิ้นปี

รูปภาพ: องค์ประกอบ Envato