วิธีสร้างความสมดุลระหว่างความปลอดภัย การทำงานร่วมกัน และความสามารถในการใช้งานในซอฟต์แวร์การสื่อสารและการดำเนินงาน

ซอฟต์แวร์การดำเนินธุรกิจและการสื่อสารภายในสามารถช่วยให้ทีมมีประสิทธิผลและมีส่วนร่วมมากขึ้น พวกเขาทำให้แน่ใจว่าพนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลที่สำคัญและจัดหาเครื่องมือที่ใช้งานได้จริงสำหรับการเป็นผู้นำ

อย่างไรก็ตาม แพลตฟอร์มดังกล่าวเก็บข้อมูลสำคัญและเป็นความลับของบริษัทจำนวนมาก รวมถึงการสนทนาระหว่างพนักงาน นโยบายและแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด และสินทรัพย์ด้านทรัพยากรบุคคล เป็นผลให้คำถามเกี่ยวกับความปลอดภัย ความเป็นส่วนตัวของข้อมูล และการปฏิบัติตามกฎระเบียบมีจำนวนมาก

ผู้จัดการฝ่ายไอทียังต้องมั่นใจว่าสามารถทำงานร่วมกันได้ดีกับซอฟต์แวร์ที่มีอยู่และประสบการณ์ผู้ใช้โดยรวมที่ดี มิฉะนั้น การปฏิบัติงานจะได้รับผลกระทบ และพนักงานอาจหันไปใช้โซลูชันที่ไม่ได้รับอนุญาตและมีความปลอดภัยน้อยกว่า เช่น การส่งข้อความ

ในบทความนี้ เราจะสำรวจข้อกังวลเหล่านี้และข้อกังวลอื่นๆ ที่ผู้จัดการฝ่ายไอทีต้องคำนึงถึงเมื่อเลือกหรือใช้งานซอฟต์แวร์สำหรับการสื่อสารภายในองค์กรและการดำเนินธุรกิจ

ความปลอดภัย ความเป็นส่วนตัวของข้อมูล และความง่ายในการใช้งาน

พนักงานต้องสามารถแบ่งปันข้อมูลและทรัพยากรได้อย่างง่ายดาย การจัดการงาน ความปลอดภัยและความมั่นคงของพนักงาน และวัฒนธรรมบริษัท ทั้งหมดขึ้นอยู่กับสิ่งนี้

ในทางกลับกัน ผู้จัดการฝ่ายไอทีต้องมั่นใจว่าข้อมูลนี้ได้รับการแลกเปลี่ยนอย่างปลอดภัย การรั่วไหลของข้อมูล—อาจทำลายล้างต่อการดำเนินงานของบริษัทและภาพลักษณ์ต่อสาธารณะ—เกิดขึ้นเป็นประจำ

โชคดีที่ซอฟต์แวร์การดำเนินงานและการสื่อสารที่ดีที่สุดถูกสร้างขึ้นโดยคำนึงถึงความปลอดภัยที่ดี ตัวอย่างเช่น Connectteam ช่วยให้ผู้จัดการและผู้เชี่ยวชาญด้าน IT สามารถตรวจสอบและลบการเข้าถึงของพนักงานในการแชทกลุ่ม ฐานความรู้ และเนื้อหาอื่นๆ ได้ตลอดเวลา ข้อมูลจะถูกเข้ารหัสเช่นกัน ไม่ว่าจะอยู่ในระบบคลาวด์หรือบนอุปกรณ์ของพนักงาน

ในความเป็นจริง การศึกษาได้แสดงให้เห็นความเสี่ยงสูงสุดต่อความปลอดภัยของข้อมูล ซึ่งแท้จริงแล้วมาจากตัวพนักงานเอง ซึ่งแนวทางปฏิบัติด้านความปลอดภัยที่ไม่ดีทำให้ทรัพย์สินของบริษัทตกอยู่ในความเสี่ยง

ผู้จัดการฝ่ายไอทีจึงควรให้ความสำคัญกับ:

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานได้รับการฝึกอบรมที่เหมาะสมและสามารถตรวจจับการโจมตีแบบฟิชชิงและอุบายความปลอดภัยทางไซเบอร์ทั่วไปอื่นๆ
• การใช้นโยบายรหัสผ่านที่รัดกุม
• การจำกัดการเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อน
• สำรองข้อมูลสำคัญเป็นประจำ หรือตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ของคุณดำเนินการดังกล่าว

ซึ่งช่วยให้ผู้จัดการและพนักงานสามารถแบ่งปันข้อมูลและสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยไม่ต้องข้ามผ่านด่านรักษาความปลอดภัยเพิ่มเติมซึ่งมักจะยุ่งยาก

ความเข้ากันได้ การผสานรวม และการทำงานร่วมกัน

บริษัทโดยเฉลี่ยใช้ซอฟต์แวร์อย่างน้อยสองสามชิ้น หลายคนใช้หลายสิบ ระบบนิเวศที่ซับซ้อนเช่นนี้ยากต่อการบำรุงรักษาและก่อให้เกิดปัญหาความเข้ากันได้และการทำงานร่วมกันบ่อยครั้ง

แพลตฟอร์มแบบครบวงจรที่รวมการดำเนินงาน การสื่อสาร ทรัพยากรบุคคล และอื่นๆ ไว้ในโซลูชันเดียว นำเสนอโซลูชันที่สวยงามสำหรับปัญหานี้และปรับปรุงความเข้ากันได้และการทำงานร่วมกันทั่วทั้งบริษัท

ความเข้ากันได้กับเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่และแนวทางปฏิบัติในแต่ละวันก็มีความสำคัญเช่นกัน “การบังคับ” วิธีแก้ปัญหาให้กับพนักงานที่มีวิธีการทำบางอย่างอยู่แล้วนำไปสู่ความยุ่งยากและเงาของไอที ​​(การใช้แอพที่ไม่ได้รับอนุญาตเป็นวิธีแก้ปัญหาสำหรับข้อบกพร่องที่รับรู้หรือเกิดขึ้นจริงของแพลตฟอร์มที่เป็นทางการ)

ความสามารถในการปรับแต่งและความยืดหยุ่นช่วยประหยัดเวลาในเรื่องนี้ ซอฟต์แวร์ที่สามารถปรับแต่งให้ตรงกับความต้องการทางธุรกิจทำให้มั่นใจได้ว่าซอฟต์แวร์จะให้บริการแก่พนักงาน ไม่ใช่ในทางกลับกัน

สร้างความมั่นใจในการปฏิบัติตามกฎข้อบังคับ

ประเด็นด้านความเป็นส่วนตัวและการปฏิบัติตามกฎระเบียบมีความสำคัญต่อความปลอดภัยและความเข้ากันได้เท่าเทียมกัน

ผู้จัดการฝ่ายไอทีจะต้องการจัดลำดับความสำคัญของแพลตฟอร์มที่อำนวยความสะดวกในการปฏิบัติตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลพนักงานที่เกี่ยวข้อง เหล่านี้รวมถึง:

• พระราชบัญญัติความเป็นส่วนตัวของผู้บริโภคแห่งแคลิฟอร์เนีย (CCPA);
• พระราชบัญญัติการพกพาและความรับผิดชอบในการประกันสุขภาพ (HIPAA);
• พระราชบัญญัติคนพิการอเมริกัน (ADA);
• ระเบียบการคุ้มครองข้อมูลทั่วไปของสหภาพยุโรป (GDPR)

นอกจากนี้ กฎหมายกำหนดให้นายจ้างต้องเก็บรักษาบันทึกเฉพาะอย่างปลอดภัย ตัวอย่างเช่น คณะกรรมการโอกาสการจ้างงานที่เท่าเทียมกันของสหรัฐอเมริกา (EEOC) กำหนดให้นายจ้างเก็บรักษาบันทึกการจ้างงานและบุคลากรเป็นเวลาหนึ่งปีหลังจากการเลิกจ้างโดยไม่สมัครใจ พระราชบัญญัติมาตรฐานแรงงานที่เป็นธรรม (FLSA) กำหนดให้บันทึกการจ่ายเงินเดือนและบันทึกของพนักงานต้องเก็บไว้เป็นเวลาสามปี

ดังนั้นคุณจะต้องมีความสามารถในการเก็บถาวรและไม่ใช่แค่ลบข้อมูลจากพนักงานที่ไม่ได้ใช้งานหรือทำงานนอกฤดูกาล ตัวอย่างเช่น Connectteam อนุญาตให้คุณยกเลิกการเข้าถึงสินทรัพย์ของบริษัทในขณะที่รักษาเอกสารทรัพยากรบุคคล สิ่งเหล่านี้สามารถกำหนดเส้นตายเฉพาะหลังจากที่ควรลบหรืออัปเดตได้เช่นกัน

พบกับข้อจำกัดด้านต้นทุนและงบประมาณ

ซอฟต์แวร์การดำเนินงานและการสื่อสารมีแนวโน้มที่จะเป็นไปตามรูปแบบการกำหนดราคาต่อผู้ใช้ เมื่อทีมเติบโตขึ้น ค่าใช้จ่ายก็สูงขึ้น สิ่งนี้อาจมีราคาแพงอย่างห้ามปรามสำหรับธุรกิจทุกขนาด แต่อาจเป็นเรื่องยากโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและบริษัทที่เพิ่งเริ่มต้น ซึ่งค่าใช้จ่ายต่อพนักงานหนึ่งคนมีแนวโน้มที่จะสูงขึ้น

แบบจำลองที่คิดอัตรารายเดือนแบบคงที่หรือจำนวนเงินเพิ่มเติมเล็กน้อยสำหรับพนักงานแต่ละคน ทำให้บริษัทมีช่องว่างให้หายใจและเติบโต ระดับการชำระเงินของ Connecteam เช่น เริ่มต้นที่ $29 ต่อเดือนสำหรับผู้ใช้สูงสุด 30 คน โดยผู้ใช้เพิ่มเติมคิดค่าใช้จ่ายเพียง $0.50 นอกจากนี้ยังมีแผนธุรกิจขนาดเล็กฟรีสำหรับผู้ใช้สูงสุด 10 คน

ประการสุดท้าย แอปพลิเคชันที่สามารถใช้งานได้อย่างปลอดภัยบนอุปกรณ์ส่วนตัวช่วยให้บริษัทไม่ต้องจัดหาฮาร์ดแวร์ให้กับพนักงาน เพื่อให้ใช้งานได้ แพลตฟอร์มควรติดตั้งง่าย ใช้งานง่าย และทำงานบนอุปกรณ์พกพาทั้งหมด

วิธีการหาทางออกที่เหมาะสม

ตัวเลือกสุดท้ายของซอฟต์แวร์อาจตกเป็นของผู้จัดการฝ่ายไอทีหรือไม่ก็ได้ ในฐานะผู้จัดการฝ่ายไอที คุณควรเตรียมรายการสิ่งที่ต้องมีเพื่อช่วยเป็นแนวทางในกระบวนการตัดสินใจ

รายการนี้ควรรวมถึงปัจจัยต่างๆ ที่ระบุไว้ในบทความนี้ ได้แก่ ความสามารถในการทำงานร่วมกันและความเข้ากันได้ ค่าใช้จ่าย ความง่ายในการใช้งาน และความปลอดภัยและการปกป้องข้อมูล เปรียบเทียบผู้ขายโดยใช้ปัจจัยเหล่านี้เพื่อให้ได้ภาพที่ชัดเจนว่ารายใดดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ

หากเป็นไปได้ ผู้จัดการฝ่ายไอทีควรมีส่วนร่วมในการสาธิตภาคปฏิบัติหรือการสาธิตแบบเสมือนจริงด้วย และตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีเวลาทดลองใช้ซอฟต์แวร์ก่อนที่จะนำไปใช้จริง บทวิจารณ์จากเว็บไซต์เช่น Captera และ TrustPilot สามารถช่วยเปิดเผยจุดติดขัดด้านไอทีทั่วไปได้

โซลูชันที่เหมาะสมจะมอบเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพและเรียบง่ายสำหรับการดำเนินการและการสื่อสาร ในขณะเดียวกันก็มั่นใจได้ว่าผู้จัดการด้านไอทีจะได้รับการจัดการตามข้อกังวลหลัก ผู้จัดการฝ่ายไอทีหลายคนพบว่า Connectteam เป็นทางออกที่ดีที่สุดสำหรับการสื่อสารภายในองค์กรและ การดำเนินงาน เป็นโซลูชันแบบ all-in-one ที่คุ้มค่า ปรับขนาดได้