คุณลักษณะสำคัญของแพลตฟอร์มการสื่อสารภายในที่ปลอดภัย

เครื่องมือสื่อสารภายในที่เหมาะสมช่วยให้ทีมของคุณเชื่อมต่อกันและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ไหนก็ตาม

ในบทความนี้ เราจะพิจารณาคุณสมบัติหลักห้าประการของแพลตฟอร์มการสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพและปลอดภัย

การสื่อสารภายในองค์กรคืออะไร และเหตุใดจึงสำคัญ

แพลตฟอร์มการสื่อสารภายในเป็นระบบที่อนุญาตให้ใช้ข้อมูลร่วมกันภายในองค์กรของคุณ ช่วยให้ผู้จัดการและพนักงานแบ่งปันความรู้และอัปเดต ถามและตอบคำถาม และจัดการงานที่สำคัญ

มีประโยชน์มากมายในการใช้แพลตฟอร์มการสื่อสารภายในที่ปลอดภัย:

• ปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อน โดยทำให้แน่ใจว่าการสนทนาเกิดขึ้นในสภาพแวดล้อมที่มีการควบคุม สิทธิ์ของผู้ใช้ การเข้าถึงแบบเพิกถอนได้ และความสามารถในการลบเนื้อหาที่ไม่เหมาะสมทำให้การสนทนาเป็นมืออาชีพและเป็นส่วนตัว
  
• ช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน โดยการทำให้แน่ใจว่าพนักงานมีข้อมูลที่พวกเขาต้องการ ฟีเจอร์ต่างๆ เช่น รายการตรวจสอบ แบบฟอร์ม บันทึกกะ และบทความฐานความรู้จะจำกัดข้อผิดพลาด เพิ่มประสิทธิภาพ และลดความยุ่งยากของพนักงาน
  
• ช่วยสร้าง วัฒนธรรมในที่ทำงาน ที่แข็งแกร่ง ผ่านการสนทนากลุ่ม การอัปเดตทั่วทั้งบริษัท และเอกสารที่สอดคล้องกัน นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับคนทำงานที่ต้องนั่งโต๊ะ ซึ่งมักจะรู้สึกไม่ผูกพันกับวัฒนธรรมองค์กร
  
• ช่วย ให้พนักงานที่ทำงานนอกสถานที่และที่ทำงานคนเดียวปลอดภัย ในอุตสาหกรรมต่างๆ เช่น การก่อสร้างและการขนส่ง ความปลอดภัยเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุด การอัปเดตตามเวลาจริงทำให้พนักงานที่ไม่มีโต๊ะรับทราบข้อมูลและปลอดภัย

วิธีการต่างๆ ของการสื่อสารภายในที่ปลอดภัย

ธุรกิจต่างๆ สามารถมั่นใจได้ว่าการสื่อสารภายในของตนจะปลอดภัยได้หลายวิธี

• การเข้ารหัสข้อมูล การเข้ารหัสบนอุปกรณ์และในระบบคลาวด์ทำให้มั่นใจได้ว่าการสนทนาและทรัพย์สินของบริษัทจะไม่ถูกดูโดยบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต
  
• ข้อความโต้ตอบแบบทันทีที่ปลอดภัย ช่วยให้ผู้จัดการและพนักงานสามารถแลกเปลี่ยนไฟล์และหารือเกี่ยวกับหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับงานได้ โดยไม่รบกวนหรือปัญหาด้านความปลอดภัยจากการส่งข้อความส่วนบุคคล
  
• สิทธิ์ของผู้ใช้ กำหนดว่าใครสามารถเห็นเนื้อหาและการสนทนาใดในเวลาใด ความสามารถในการจัดกลุ่มพนักงานตามไซต์งาน โครงการ หรืออันดับนั้นมีประโยชน์อย่างยิ่ง
  
• โซลูชันบนคลาวด์ จะจำกัดข้อมูลที่จัดเก็บในอุปกรณ์ของพนักงาน และให้การควบคุมทรัพย์สินของบริษัททั้งหมดได้ดียิ่งขึ้น

ภัยคุกคามทั่วไปเพื่อรักษาความปลอดภัยการสื่อสารภายใน

ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมสามารถช่วยบรรเทาข้อกังวลด้านความปลอดภัยทั่วไปหลายประการ อย่างไรก็ตาม ธุรกิจยังคงต้องคำนึงถึงความปลอดภัย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์

ภัยคุกคามทั่วไป ได้แก่:

• การเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต ที่คนไม่ประสงค์ดีสามารถเข้าถึงข้อมูลของบริษัทได้ ผู้จัดการควรทำการตรวจสอบการอนุญาตของผู้ใช้เป็นประจำ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เพิกถอนการเข้าถึงของพนักงานที่ไม่ได้ขึ้นเครื่องแล้ว
  
• การโจมตีแบบฟิชชิง กรณีนี้เกิดขึ้นเมื่อพนักงานถูกหลอกให้เปิดเผยข้อมูลหรือคลิกลิงก์ในข้อความ พนักงานควรได้รับการฝึกอบรมด้านความปลอดภัยเป็นประจำเพื่อช่วยระบุและหลีกเลี่ยงการโจมตีเหล่านี้ การจำกัดการสนทนาในแอปที่ปลอดภัย แทนที่จะใช้อีเมลหรือการส่งข้อความทุกวันก็ช่วยได้เช่นกัน การสนทนากลุ่มโดยเฉพาะช่วยให้พนักงานสามารถแจ้งฝ่ายบริหารและอีกฝ่ายเมื่อมีอีเมลที่น่าสงสัย
  
• การละเมิดข้อมูลภายใน การใช้ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนโดยเจตนาโดยพนักงานเป็นความจริงที่ไม่พึงประสงค์ แบ่งปันข้อมูลเท่าที่พนักงานจำเป็นต้องใช้ในการทำงาน และมุ่งเน้นที่การสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ดี ซึ่งสามารถจำกัดเจตนาที่ไม่เหมาะสมได้อย่างมาก

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสื่อสารภายในที่ปลอดภัย

การรู้ว่าภัยคุกคามต่อความปลอดภัยของบริษัทของคุณเป็นเพียงจุดเริ่มต้นเท่านั้น ต่อไปนี้เป็นองค์ประกอบที่ต้องมีของนโยบายการสื่อสารภายในเพื่อรักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัย

• เข้ารหัสข้อมูลส่วนตัว บันทึกของพนักงาน ข้อมูลลูกค้า รายงานทางการเงิน และข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอื่นๆ ทั้งหมดควรได้รับการเข้ารหัส ซอฟต์แวร์ใดๆ ที่คุณใช้ควรทำตามค่าเริ่มต้น
  
• ใช้แอพที่ปลอดภัย แอพที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจมีฟีเจอร์ความปลอดภัยในตัว พวกเขาให้การควบคุมบุคลากรที่ได้รับอนุญาตและความสามารถในการตรวจสอบการสื่อสาร
  
• จำกัดการเข้าถึงข้อมูลส่วนตัว เฉพาะพนักงานที่ต้องการเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเท่านั้นที่ควรจะมี ตรวจสอบผู้ที่เข้าถึงไฟล์สำคัญเพื่อป้องกันการใช้ข้อมูลในทางที่ผิด
  
• เสนอการฝึกอบรมความปลอดภัยของข้อมูล การฝึกอบรมพนักงานจะให้ความรู้แก่พนักงานของคุณเกี่ยวกับภัยคุกคามความปลอดภัยของข้อมูล และสอนแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเมื่อสนทนาและแบ่งปันทรัพย์สินของบริษัท
  
• สร้างและอัปเดตและตรวจสอบนโยบายความปลอดภัยเป็นประจำ สิ่งเหล่านี้จะบอกพนักงานถึงวิธีการใช้ซอฟต์แวร์อย่างปลอดภัยและภาระหน้าที่ของพวกเขาคืออะไร
  
• ใช้การรับรองความถูกต้องด้วยหลายปัจจัย การยืนยันตัวตนแบบหลายปัจจัยกำหนดให้ผู้ใช้พิสูจน์ตัวตนของตน (เช่น โดยการป้อนรหัสที่ส่งไปยังโทรศัพท์มือถือของตน) นอกเหนือจากการป้อนรหัสผ่าน
  
• อัปเดตซอฟต์แวร์ของคุณ อัปเดตซอฟต์แวร์ของบริษัทเป็นเวอร์ชันล่าสุดเสมอ หรือใช้แพลตฟอร์ม Software-as-a-Service (SaaS) เช่น Connecteam ซึ่งอัปเดตอยู่เสมอ

วิธีเลือกแพลตฟอร์มการสื่อสารภายในที่ปลอดภัย

มองหาคุณสมบัติเหล่านี้เมื่อเลือกแพลตฟอร์มการสื่อสารภายในที่ปลอดภัย

การเข้ารหัสข้อมูล สิทธิ์ของผู้ใช้ และที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์

การเข้ารหัส Secure Sockets Layer (SSL) เป็นมาตรฐานทองคำสำหรับการรักษาความปลอดภัยข้อมูลระหว่างการส่ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแพลตฟอร์มการสื่อสารภายในของคุณรองรับสิ่งนี้

นอกจากนี้ เลือกแพลตฟอร์มที่ให้คุณควบคุมได้ว่าใครสามารถเข้าถึงข้อมูลใดบ้าง คุณควรจะสามารถตั้งค่าการอนุญาตของผู้ใช้และกลุ่มสำหรับเอกสาร แชท และสินทรัพย์อื่นๆ ของบริษัท และเพิกถอนการเข้าถึงได้ทันที

ประการสุดท้าย ไม่ควรเก็บข้อมูลของบริษัทไว้ในอุปกรณ์ของพนักงาน ตัวอย่างเช่น การสนทนาที่เกิดขึ้นบน Connectteam จะถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัยในระบบคลาวด์ และพนักงานไม่สามารถดาวน์โหลดหรือแบ่งปันได้

งบประมาณและการปรับขนาด

ระวังแพลตฟอร์มที่มีรูปแบบการกำหนดราคาต่อผู้ใช้สูง 10 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้อาจดูเหมือนไม่มาก แต่สำหรับบริษัทขนาดเล็กที่มีพนักงาน 15 คน เท่ากับ 150 ดอลลาร์ต่อเดือน ทำให้ปรับขนาดได้ยาก นอกจากนี้ยังเป็นค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นทั้งหมด เนื่องจากมีโซลูชันที่คุ้มค่าอยู่

ตัวอย่างเช่น Connectteam เสนอแผนธุรกิจขนาดเล็กที่ให้บริการฟรีสำหรับผู้ใช้สูงสุด 10 คน แผนชำระเงินเริ่มต้นที่ $29 ต่อเดือนสำหรับผู้ใช้สูงสุด 30 คน และ $0.50 ต่อผู้ใช้หลังจากนั้น

ท้ายที่สุด แทนที่จะจ่ายเงินสำหรับซอฟต์แวร์การดำเนินงาน การสื่อสาร และทรัพยากรบุคคลแยกต่างหาก ให้เปลี่ยนไปใช้แพลตฟอร์มแบบ all-in-one นอกจากจะถูกกว่าแล้ว ยังปลอดภัยกว่ามากอีกด้วย

การใช้งานและความเข้ากันได้

ภัยคุกคามที่ยิ่งใหญ่ที่สุดอย่างหนึ่งในการรักษาความปลอดภัยการสื่อสารภายในคือความสามารถในการใช้งานที่ไม่ดี

พนักงานรู้สึกหงุดหงิดอย่างรวดเร็วกับเครื่องมือที่ใช้งานยาก และจะใช้วิธีที่ปลอดภัยน้อยกว่า เช่น การส่งข้อความส่วนตัว การใช้แอปพลิเคชันที่ไม่ได้รับอนุญาตเหล่านี้ทำให้ทรัพย์สินของบริษัทตกอยู่ในความเสี่ยงอย่างมาก

แพลตฟอร์มใดๆ ที่คุณใช้ต้องเข้ากันได้กับซอฟต์แวร์ปัจจุบันของคุณ และเหมาะสมกับเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่และการดำเนินงานประจำวัน ความสามารถในการปรับแต่งจึงเป็นคุณสมบัติที่สำคัญ แพลตฟอร์มออลอินวันยังช่วยแก้ปัญหาความเข้ากันได้และทำให้การทำงานราบรื่น

บทสรุป

การสื่อสารภายในที่ปลอดภัยช่วยให้ทรัพย์สินของบริษัทยังคงปลอดภัยในขณะที่การดำเนินงานประจำวันดำเนินไปอย่างราบรื่น Connectteam เป็นแอปการสื่อสารภายในและการจัดการทีมที่ดีที่สุดในปัจจุบัน พร้อมเครื่องมือที่ช่วยให้ทีมสอดคล้องกันและมีประสิทธิภาพ

นำเสนอประสบการณ์การแชทในแอปที่เข้มข้นซึ่งพนักงานมีส่วนร่วม จัดการง่าย และมีความปลอดภัยสูง ผู้จัดการสามารถสร้างกลุ่มแชทสำหรับโครงการ ลูกค้า กะ และอื่นๆ และสามารถควบคุมได้อย่างเต็มที่ว่าใครบ้างที่เกี่ยวข้องกับการสนทนา แชทจะไม่ถูกจัดเก็บไว้ในอุปกรณ์ของพนักงาน และเมื่อพนักงานออกจากงาน การเข้าถึงข้อมูลของบริษัทจะถูกเพิกถอนทันที

คุณสามารถใช้แบบสำรวจและแบบสำรวจเพื่อรวบรวมคำติชมจากพนักงานและตัดสินใจอย่างชาญฉลาด พนักงานของคุณจะประทับใจที่ได้ยินเสียงของพวกเขา และคุณจะได้รับข้อมูลเชิงลึกที่มีประสิทธิภาพเกี่ยวกับประสบการณ์ของพนักงานของคุณ

สุดท้ายนี้ Connectteam มีเครื่องมือที่จะช่วยคุณจัดกิจกรรม แบ่งปันความรู้และข้อมูลบริษัทอย่างปลอดภัย แบ่งปันการอัปเดตกับแต่ละทีมหรือทั้งองค์กรของคุณ และอื่นๆ

คุณสามารถจัดการการสื่อสารภายใน การดำเนินงาน HR และอื่นๆ ด้วย Connecteam เพื่อการจัดการทีมที่ราบรื่นและปลอดภัย..