บทบาทและความรับผิดชอบหลักของผู้จัดการฝึกอบรมที่ประสบความสำเร็จ

บทบาทของผู้จัดการฝึกอบรมเป็นสิ่งที่ท้าทายแต่คุ้มค่า ผู้จัดการฝึกอบรมที่ดีช่วยลดช่องว่างด้านทักษะในพนักงานของบริษัท—เพิ่มผลผลิต ลดข้อผิดพลาด และเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า พวกเขายังช่วยปรับปรุงการมีส่วนร่วมของพนักงานและอื่น ๆ อีกมากมาย

แต่ผู้จัดการฝึกอบรมมักจะขาดการติดต่อจาก HR ที่เหลือ และบทบาทของพวกเขาก็ถูกเข้าใจผิดได้ง่าย

ไม่ว่าคุณกำลังมองหาผู้จัดการฝึกอบรมที่ยอดเยี่ยมหรือเป็นผู้จัดการของคุณเอง คุณมาถูกที่แล้ว ด้านล่างนี้ เราจะพิจารณาหน้าที่ทั่วไป 10 ประการของผู้จัดการฝึกอบรมที่ประสบความสำเร็จเพื่อเน้นบทบาทและความรับผิดชอบหลักของพวกเขา

ผู้จัดการฝึกอบรมมีงานยากในการสร้างแผนการฝึกอบรมที่ตอบสนองความต้องการของพนักงาน องค์กร และข้อบังคับท้องถิ่น

ในการทำเช่นนี้ พวกเขาต้องเข้าใจและเชื่อมโยงกับพันธกิจและเป้าหมายของบริษัทอย่างถ่องแท้ จากนั้นจึงจะสามารถประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงานเทียบกับเป้าหมายเหล่านี้ได้

การตรวจสอบความคิดเห็นของลูกค้าและประสิทธิภาพของพนักงานเป็นวิธีที่ดีในการระบุทักษะและช่องว่างทางความรู้ นอกเหนือจากนี้ ผู้จัดการฝึกอบรมอาจต้องสร้างการประเมินเชิงปฏิบัติเพื่อระบุจุดที่ต้องปรับปรุงในพนักงานของตน

สุดท้ายนี้ ยังเป็นหน้าที่ของพวกเขาที่จะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผนการฝึกอบรมของพวกเขาสอดคล้องกับข้อกำหนดด้านกฎระเบียบและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

คำอธิบายงานของผู้จัดการฝึกอบรมทั้งหมดมีบทบาทหลักอย่างหนึ่งที่เหมือนกัน นั่นคือการสร้างโปรแกรมการฝึกอบรม

พนักงานที่หลากหลายจะมีรูปแบบการเรียนรู้ ความต้องการ และจังหวะการทำงานที่แตกต่างกัน ผู้จัดการฝึกอบรมที่มีประสิทธิภาพจำเป็นต้องคำนึงถึงความแตกต่างเหล่านี้

สิ่งสำคัญคือต้องศึกษากลุ่มเป้าหมายและออกแบบหลักสูตรการฝึกอบรมที่ใช้วิธีการจัดส่งที่แตกต่างกัน เช่น แพลตฟอร์มอีเลิร์นนิง เทคนิคการฝึกอบรมในห้องเรียน และการเรียนรู้ภาคปฏิบัติ

ตัวอย่างเช่น พนักงานในปัจจุบันประกอบด้วยทีมงานรุ่นมิลเลนเนียลและ Gen Z เป็นส่วนใหญ่ พวกเขาเติบโตมาในยุคของโซเชียลมีเดียและเทคโนโลยี ผู้จัดการฝึกอบรมสามารถสร้างหลักสูตรออนไลน์ที่สนุกสนาน เป็นส่วนตัว และมีส่วนร่วมสำหรับพวกเขา

บทบาทและความรับผิดชอบของผู้จัดการฝึกอบรมมีมากกว่าการออกแบบหลักสูตร ต้องวางแผนและจัดการกิจกรรมการเรียนรู้และพัฒนา เช่น สัมมนา เวิร์คชอป การประชุมต่างๆ งานอาจรวมถึงหัวข้อการดูแลจัดการ การจองสถานที่ การจัดหาวิทยากร และอื่นๆ

บางครั้งพวกเขาอาจต้องจัดหาทางเลือกอื่นในกรณีที่กิจกรรมมีราคาแพงหรือไม่สะดวก ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการฝึกอบรมสามารถโฮสต์การสัมมนาผ่านเว็บสำหรับทีมแบบกระจายที่ไม่สามารถเข้าร่วมด้วยตนเองได้ ด้วยวิธีนี้ พนักงานสามารถเรียนรู้ สร้างเครือข่าย และเชื่อมต่อกับวัฒนธรรมของบริษัทได้จากทุกที่

บทบาทของผู้จัดการฝึกอบรมยังขยายไปถึงการสนับสนุนพนักงานให้ก้าวหน้าในสายอาชีพอีกด้วย ตัวอย่างเช่น พวกเขาสามารถสอนหัวหน้างานใหม่เกี่ยวกับทักษะการจัดการทีม หรือขอให้ผู้จัดการอาวุโสให้การฝึกสอนเฉพาะงาน

พวกเขายังอาจต้องจัดระเบียบ ดำเนินการ และติดตามประสิทธิผลของโปรแกรมการให้คำปรึกษา บทบาทของผู้จัดการฝึกอบรมคือการจัดหาและจับคู่พนักงานกับที่ปรึกษาที่เหมาะสมซึ่งสามารถช่วยพวกเขานำทางไปสู่เป้าหมายในอาชีพของพวกเขา

การช่วยให้พนักงานใหม่บูรณาการและมีส่วนร่วมในเป้าหมายของบริษัทอาจเป็นเรื่องยาก เนื่องจากพนักงานใหม่มาพร้อมกับระดับทักษะที่แตกต่างกัน พวกเขายังต้องได้รับการเร่งความเร็วภายในกรอบเวลาที่กำหนด

ผู้จัดการฝึกอบรมสามารถอำนวยความสะดวกได้โดยการสร้างและจัดเตรียมหลักสูตรและเอกสารการฝึกอบรมอย่างง่าย ตัวอย่างเช่น พวกเขาสามารถเขียนขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP) เพื่ออธิบายงานในรายละเอียดเพิ่มเติม นอกจากนี้ ผู้จัดการฝึกอบรมควรตรวจสอบให้แน่ใจว่า SOP นั้นง่ายสำหรับพนักงานใหม่ที่จะเข้าใจ

พวกเขายังสามารถเป็นผู้นำในการฝึกอบรมปฐมนิเทศเพื่อแนะนำพนักงานให้รู้จักกับวัฒนธรรมและแนวปฏิบัติในการทำงานของบริษัท นอกจากนี้ ในกรณีที่พนักงานใหม่ขาดความเชี่ยวชาญ ผู้จัดการฝึกอบรมสามารถจับคู่พวกเขากับเพื่อนร่วมงานใหม่หรือให้พวกเขาเป็นเงาตามตัวเพื่อนร่วมงานที่มีประสบการณ์

สิ่งสำคัญสำหรับผู้จัดการฝึกอบรมเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานทำกิจกรรมที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จสิ้น ด้วยแพลตฟอร์มอีเลิร์นนิง พวกเขาสามารถติดตามความก้าวหน้าแบบเรียลไทม์ของพนักงาน นอกจากนี้ยังสามารถส่งการแจ้งเตือนไปยังพนักงานที่ยังไม่ผ่านหลักสูตรที่กำหนด

ด้วยห้องเรียนแบบตัวต่อตัวหรือห้องเรียนเสมือนจริง การตรวจสอบการเข้าร่วมเป็นวิธีที่ง่ายในการติดตามการสำเร็จ อย่างไรก็ตาม ผู้จัดการฝึกอบรมบางคนไปไกลกว่านั้น ตัวอย่างเช่น พวกเขาติดตามระดับการมีส่วนร่วมโดยใช้เซสชันแบบโต้ตอบ หรือจำกัดการใช้โทรศัพท์มือถือระหว่างการฝึกอบรม

สุดท้าย ยังเป็นหน้าที่ของพวกเขาที่จะต้องรายงานหรือดำเนินการทางวินัยกับพนักงานที่ไม่ปฏิบัติตาม

การประเมินความสำเร็จของโปรแกรมอยู่ภายใต้ความรับผิดชอบของผู้จัดการฝึกอบรม พวกเขาสร้างตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) ที่โปรแกรมการฝึกอบรมจำเป็นต้องปฏิบัติตาม เช่น ผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) การวัด ROI ของการฝึกอบรมเป็นธุรกิจที่ยุ่งยาก ง่ายต่อการประเมินค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม แต่ยากที่จะกำหนดผลตอบแทน

นั่นเป็นเหตุผลที่ผู้จัดการฝึกอบรมที่ประสบความสำเร็จใช้ KPI อื่นด้วย! พวกเขาพัฒนาแบบสำรวจและตรวจสอบกับพนักงานเพื่อรวบรวมคำติชมว่าพนักงานรู้สึกอย่างไรเกี่ยวกับการฝึกอบรมที่ได้รับ

นอกจากนี้ยังสามารถใช้มาตรการที่เป็นกลางมากขึ้น เช่น อัตราการสำเร็จและคะแนนแบบทดสอบการฝึกอบรม นอกจากนี้ยังสามารถดูการทบทวนประสิทธิภาพเพื่อตรวจสอบการปรับปรุงหลังการฝึกอบรม

เป็นบทบาทของผู้จัดการฝึกอบรมที่จะต้องปฏิบัติตามงบประมาณการฝึกอบรมของบริษัท พวกเขาจัดลำดับความสำคัญของหลักสูตรที่สอดคล้องกับเป้าหมายของบริษัทและมอบความคุ้มค่าสูงสุด นอกจากนี้ พวกเขายังเจรจากับผู้ฝึกสอนภายนอก ผู้ขาย และซัพพลายเออร์อื่นๆ เพื่อลดต้นทุนหรือรับส่วนลด

นอกจากนี้ยังเป็นหน้าที่ของพวกเขาในการติดตามค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม ซึ่งรวมถึงค่าธรรมเนียมผู้ฝึกสอน ค่าเดินทาง ค่าเทคโนโลยีและอุปกรณ์ และอื่นๆ

ผู้จัดการฝ่ายฝึกอบรมจำเป็นต้องติดต่อกับพนักงานและผู้จัดการบ่อยๆ ด้วยวิธีนี้ พวกเขาสามารถรวบรวมความคิดเห็นเกี่ยวกับเนื้อหาการฝึกอบรมที่ใช้ได้ผลและช่องว่างของความรู้อยู่ที่ไหน

พวกเขายังต้องสร้างความสัมพันธ์กับผู้นำระดับสูงที่พวกเขาสามารถไว้วางใจในการฝึกสอนและให้คำปรึกษาแก่พนักงานคนอื่นๆ

การสร้างเครือข่ายกับผู้ขายภายนอกก็เป็นส่วนหนึ่งของงานเช่นกัน นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเรียนรู้เกี่ยวกับข้อเสนอล่าสุดและต่อรองราคาที่ดีที่สุดกับผู้ให้บริการที่เกี่ยวข้อง

แต่การจัดการความสัมพันธ์จำนวนมากอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอยู่ในหลายสถานที่ ผู้จัดการฝึกอบรมจำเป็นต้องหาวิธีกระชับความสัมพันธ์เหล่านี้ให้แน่นแฟ้นยิ่งขึ้น

ผู้จัดการฝึกอบรมที่ประสบความสำเร็จจะตรวจสอบและอัปเดตเนื้อหาของตนเป็นประจำ พนักงานในปัจจุบันประกอบด้วยพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ ทำงานจากระยะไกล และทำงานแบบผสมผสานมากกว่าที่เคยเป็นมา ดังนั้น ผู้จัดการฝึกอบรมจึงต้องปรับเปลี่ยนวิธีการเพื่อให้ทันกับความต้องการของพนักงาน

ตัวอย่างเช่น การเรียนรู้บนอุปกรณ์เคลื่อนที่เป็นอันดับแรกช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงการฝึกอบรมได้จากทุกที่ และการจำลองในโลกแห่งความเป็นจริงเป็นวิธีใหม่ในการฝึกอบรมพนักงานแนวหน้า

สรุป

ผู้จัดการฝึกอบรมมีงานที่ท้าทายในการรักษาพนักงานที่มีทักษะและความรู้ ผู้จัดการฝึกอบรมที่ประสบความสำเร็จจะสร้างหลักสูตรการฝึกอบรมที่น่าสนใจสำหรับพนักงานที่ปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง

พวกเขายังนำทางการทำงานด้วยงบประมาณการฝึกอบรมที่จำกัด ในขณะเดียวกันก็มั่นใจว่าโปรแกรมของพวกเขามีความหมายและมีประสิทธิภาพ

ประการสุดท้าย การติดตามเทรนด์การเรียนรู้และการพัฒนาล่าสุดช่วยให้ผู้จัดการฝึกอบรมก้าวนำหน้าและรับประกันว่าข้อเสนอของพวกเขามีคุณภาพสูงสุด