เปิดเผยข้อ จำกัด ของ WhatsApp: การค้นหาทางเลือกที่ดีกว่าสำหรับการสื่อสารภายใน

WhatsApp ได้กลายเป็นเครื่องมือสื่อสารในชีวิตประจำวันสำหรับองค์กร เนื่องจากความนิยมและการใช้งานที่แพร่หลายมากกว่าการตัดสินใจโดยเจตนาใดๆ

อย่างไรก็ตาม WhatsApp ไม่สามารถตอบสนองความต้องการขององค์กรที่กำลังมองหาเครื่องมือสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพ – ไม่ต้องพูดถึงความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการใช้งาน – และมักถูกควบคุมให้พยายามทำเช่นนั้นแม้จะมีข้อจำกัดก็ตาม

WhatsApp ไม่สามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพในทางใด

การสื่อสารไม่สามารถวัดผลได้

“คุณได้แจ้งทีมงานหรือไม่? ฉันส่งข้อความไปหาพวกเขาทาง WhatsApp ไม่แน่ใจว่าใครเห็นบ้าง… ฉันจะขอให้พวกเขาตอบกลับ”

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพช่วยให้องค์กรวัดการส่งข้อความและผลกระทบได้อย่างง่ายดาย ซึ่งเป็นงานที่ท้าทายเมื่อใช้ WhatsApp องค์กรบางแห่งพยายามทำสิ่งนี้โดยวิเคราะห์ข้อความ WhatsApp ทุกข้อความที่ส่งด้วยตนเองและตรวจสอบรายการที่อยู่เบื้องหลังแต่ละข้อความ ในกรณีร้ายแรง องค์กรถึงกับบันทึกรายการดังกล่าวใน Excel เพื่อยืนยันว่าทีมของพวกเขาได้ตรวจสอบข้อมูลที่เกี่ยวข้องที่สื่อสารถึงพวกเขา

ขาดการจัดลำดับความสำคัญของข้อความ

“ขออภัย ฉันไม่เคยเห็นการอัปเดตนี้เลย ฉันเห็นว่ามันถูกส่งไปก่อนหน้านี้ในเธรด และฉันไม่ได้สังเกต”

ใน WhatsApp ข้อความทั้งหมดจะได้รับการปฏิบัติอย่างเท่าเทียมกัน ไม่มีวิธีใดที่จะทำเครื่องหมายข้อความว่า 'ลำดับความสำคัญ' ซึ่งทำให้ข้อความเหล่านั้นสูญหายหรือถูกมองข้ามได้อย่างง่ายดายในสตรีมข้อความที่กำลังดำเนินอยู่ นี่เป็นข้อบกพร่องที่สำคัญในบริบทขององค์กร ซึ่งไม่สามารถเพิกเฉยต่อการอัปเดตเร่งด่วนหรือสำคัญได้

ไม่มีประวัติการสนทนาสำหรับสมาชิกในทีมใหม่

“ฉันจะค้นหาข้อมูลที่แบ่งปันได้อย่างไร ฉันเพิ่งเข้าร่วมทีมและไม่มีในกลุ่ม WhatsApp ของฉัน”

เมื่อใดก็ตามที่องค์กรประสบกับการเปลี่ยนแปลงในสมาชิกในทีม พวกเขาจำเป็นต้องเพิ่มหรือลบบุคคลออกจากกลุ่ม WhatsApp เนื่องจากสมาชิกในทีมใหม่ไม่สามารถเข้าถึงการสนทนาก่อนที่จะเข้าร่วม พวกเขาจึงไม่มีข้อมูลสำคัญที่แชร์ก่อนหน้านี้ ยิ่งไปกว่านั้น การติดตามว่าใครเห็นข้อมูลใดบ้าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อสมาชิกในทีมเข้าร่วมในเวลาที่ต่างกัน เป็นเรื่องยากที่จะติดตาม

ขาดรูปแบบและโครงสร้าง

“ ฉันเห็นคุณส่งข้อมูลมา คุณมีรูปถ่ายของเหตุการณ์หรือไม่? คุณจำที่จะขอข้อมูลติดต่อได้หรือไม่”

บางครั้ง WhatsApp ก็ไม่ใช่เครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับงาน มักใช้เพื่อถ่ายทอดข้อมูลที่ควรมีโครงสร้างและรูปแบบที่ดี เช่น เมื่อรายงานเหตุการณ์หรือสรุปเหตุการณ์เฉพาะ อย่างไรก็ตาม WhatsApp เป็นเครื่องมือข้อความฟรีและไม่รองรับสิ่งนี้ ทำให้การรายงานน่าเบื่อมากขึ้น มีโครงสร้างน้อยลง และควบคุมน้อยลง

ไม่ได้สร้างขึ้นเพื่อการมอบหมายงาน

“ ฉันบอกให้นายทำ...”

แม้ว่า WhatsApp จะให้คุณมอบหมายงานได้อย่างรวดเร็ว แต่ข้อเสียเปรียบที่สำคัญคือการขาดการจัดการงานและเอกสารประกอบที่เหมาะสม เมื่อมอบหมายงานผ่าน WhatsApp การติดตามสิ่งที่ขอและจากใครที่ยาก นอกจากนี้ ผู้จัดการมีปัญหาในการติดตามความคืบหน้าและความสำเร็จของงาน รวมถึงการรักษาบันทึกของพวกเขา ซึ่งส่งผลให้เกิดความสับสนและความระส่ำระสาย

เครื่องมือแบบแมนนวลไม่เหมาะสำหรับการปรับขนาด

“ฉันยังคงรอให้ Jamie ลบ Josh ออกจากกลุ่มหัวหน้างานระดับภูมิภาค คุณลบเขาออกจากกลุ่ม WhatsApp อื่น ๆ ทั้งหมดหรือไม่”

เนื่องจาก WhatsApp ไม่ได้ออกแบบมาให้เป็นเครื่องมือสื่อสารขององค์กร จึงขาดคุณสมบัติที่จำเป็นสำหรับองค์กร การใช้งานเช่นนี้จึงต้องมีการบำรุงรักษาด้วยตนเองอย่างมาก แม้แต่การดูแลสมาชิกกลุ่มขั้นพื้นฐานก็กลายเป็นเรื่องท้าทายเมื่อต้องลบผู้ใช้ออกจากกลุ่มด้วยตนเอง บางองค์กรใช้สเปรดชีต Excel เพื่อดำเนินการนี้ ส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาด เช่น กันคนออกจากกลุ่มสำคัญหรือเก็บคนไว้หลังเลิกจ้าง

โดยรวมแล้ว การขาดความสามารถในการปรับขนาดและคุณลักษณะขององค์กรทำให้ WhatsApp เป็นตัวเลือกที่ไม่สามารถใช้งานได้จริงสำหรับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและปราศจากข้อผิดพลาดภายในองค์กรขนาดใหญ่

ขาดความสามารถในการเข้าถึงทีมงานทั้งหมดในวงกว้างได้โดยตรง

“ถาม: เราจะใช้เวลานานเท่าใดในการแจ้งให้ทีมทราบ ตอบ: ขึ้นอยู่กับว่าผู้จัดการระดับภูมิภาคของเราจะส่งต่อได้เร็วแค่ไหน…”

WhatsApp ล้มเหลวเมื่อพูดถึงข้อมูลแบบเรียงซ้อนในระดับองค์กรที่แตกต่างกันสำหรับพนักงานทุกคน แม้ว่าปัญหาจะน้อยกว่าสำหรับทีมขนาดเล็ก แต่ข้อมูลจะต้องผ่านกลุ่มแชทต่างๆ เพื่อเข้าถึงทีมแนวหน้าในองค์กรขนาดใหญ่ หากไม่มีวิธีที่เชื่อถือได้เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนได้รับและรับทราบข้อมูลสำคัญ WhatsApp ก็ไม่อนุญาตให้มีการสื่อสารที่สอดคล้องกันทั่วทั้งองค์กร

“ WhatsApp ไม่ได้มีจุดประสงค์เพื่อใช้เป็นเครื่องมือสื่อสารในองค์กร และองค์กรส่วนใหญ่จะใช้โดยไม่ได้ตั้งใจ ขาดความสามารถในการเพิ่มขีดความสามารถในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพสำหรับองค์กรเนื่องจากข้อจำกัดและการขาดความสามารถ เราขอแนะนำอย่างยิ่งให้มองหาทางเลือกที่ดีกว่าสำหรับองค์กรที่เชื่อว่าการสื่อสารเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จ”

Amir Nehemia ซีอีโอและผู้ร่วมก่อตั้ง Connectteam

แสวงหาทางเลือกที่ดีกว่าสำหรับการสื่อสารในองค์กร

การทำความเข้าใจว่าอะไรทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพและมีส่วนร่วมเป็นสิ่งสำคัญในการแสวงหาทางเลือกที่ดีกว่า บริษัทที่มีทีมที่ต้องเดินทางตลอดเวลาต้องการโซลูชันที่คำนึงถึงอุปกรณ์เคลื่อนที่เป็นอันดับแรก ซึ่งให้ความสำคัญกับทั้งทีม ไม่ใช่แค่ทีมที่ทำงานในสำนักงานเท่านั้น นั่นเป็นเหตุผลที่องค์กรต่างๆ หันมาใช้ WhatsApp กันบ่อยๆ ในปัจจุบัน เนื่องจากพนักงานแนวหน้าทุกคนที่รู้สึกเข้าถึงยาก เข้าถึงได้ง่าย

แล้วอะไรที่ทำให้แพลตฟอร์มการสื่อสารในองค์กรมีประสิทธิภาพ

มีช่องทางส่งตรงถึงทีมของคุณ

แพลตฟอร์มการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพช่วยให้องค์กรสามารถสื่อสารโดยตรงกับทีมงานทั้งหมดโดยไม่ต้องมีคนกลาง ดังนั้น แพลตฟอร์มการสื่อสารที่เหมาะสมจะช่วยให้คุณสามารถส่งข้อความที่เหมาะสมไปยังทีมที่เหมาะสมได้ทันทีโดยไม่ต้องลดช่องทางการสื่อสารลง ความสามารถในการแบ่งกลุ่มทีมอย่างรวดเร็วและเลือกผู้ชมที่เกี่ยวข้องเป็นสิ่งสำคัญในการทำให้มั่นใจว่าข้อมูลที่ถูกต้องจะเข้าถึงคนที่เหมาะสม

รองรับทิศทางการสื่อสารที่หลากหลาย

ซึ่งรวมถึง จากบนลงล่าง จากล่างขึ้นบน และเพียร์ทูเพียร์ แม้ว่าฟังก์ชันแชทจะมีความสำคัญต่อการสื่อสารในแต่ละวัน แต่ก็ไม่จำเป็นต้องเป็นเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับพนักงานในการพูดกับ CEO หรือสนับสนุนการสื่อสารแบบเพียร์ทูเพียร์ในระดับต่างๆ แพลตฟอร์มการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้องค์กรมีเครื่องมือสื่อสารที่หลากหลายนอกเหนือจากการส่งข้อความแชท

ต้องการการทำงานด้วยตนเองน้อยที่สุด

เพื่อให้ประสบความสำเร็จและรวมทุกคนในทีม แพลตฟอร์มการสื่อสารควรต้องการการทำงานด้วยตนเองน้อยที่สุดจากผู้ปฏิบัติงาน และทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติมากที่สุด อย่างไรก็ตามนี่เป็นเพียงพื้นฐานเท่านั้น แพลตฟอร์มที่มีคุณภาพควรส่งเสริมการสื่อสารเชิงรุกอย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยลดภาระของผู้สื่อสารและปรับปรุงประสบการณ์ของทีม

รองรับการสื่อสารทั้งแบบมีโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง

แม้ว่าการแชทจะเป็นวิธีที่ดีในการสนทนาเรื่องเล็กๆ น้อยๆ ในชีวิตประจำวัน แต่บ่อยครั้งจำเป็นต้องมีแนวทางที่มีโครงสร้างมากกว่านี้ แพลตฟอร์มการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพช่วยให้องค์กรสามารถใช้รูปแบบที่มีโครงสร้างที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ทำให้มั่นใจได้ว่าการรายงานจะเสร็จสมบูรณ์ และลดการกลับไปกลับมา

สร้างความมั่นใจในการส่งข้อความและการวัดผลกระทบ

ด้วยการใช้แพลตฟอร์มการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ องค์กรสามารถระบุได้อย่างรวดเร็วว่าใครได้รับข้อมูลและร้องขอการยืนยันจากทีมเมื่อจำเป็น ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อความสำคัญจะไม่สูญหายไปกับเสียงเอะอะ และช่วยให้คุณปิดลูปกับพนักงานทุกคนได้ภายในไม่กี่นาทีแทนที่จะใช้เวลาหลายวัน

ปกครองและควบคุมอย่างดี

การสื่อสารเป็นส่วนสำคัญของทุกๆ องค์กรในแต่ละวัน ดังนั้น ควรได้รับการดูแลและควบคุมอย่างดี ไม่เหมือน WhatsApp ตรงที่แพลตฟอร์มการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมีเครื่องมือ การตั้งค่า และการอนุญาตที่ช่วยให้องค์กรดูแลและควบคุมกระบวนการสื่อสารของตนได้

สรุป  

แม้ว่า WhatsApp จะมีความเสี่ยง แต่หลายองค์กรก็ใช้ WhatsApp เพื่อสื่อสารกับทีมของตนในปัจจุบัน

เนื่องจากไม่เคยมีจุดประสงค์เพื่อใช้เป็นเครื่องมือสื่อสารในองค์กร WhatsApp จึงขาดการสื่อสารโดยตรง วัดผลได้ มีประสิทธิภาพและควบคุมดูแลอย่างดี

ดังนั้น องค์กรควรพิจารณาเป้าหมายการสื่อสารของตนใหม่และค้นหาทางเลือกที่ดีกว่าสำหรับ WhatsApp

ในแง่นี้ เราขอเชิญคุณสำรวจ Connecteam ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มที่ออกแบบตั้งแต่ต้นจนจบเพื่อตอบสนองความต้องการด้านการสื่อสารขององค์กรที่มีสมาชิกในทีมจำนวนมากในขณะเดินทาง

ต้องการรับบทความดีๆ เพิ่มเติมตรงไปยังกล่องจดหมายของคุณหรือไม่ สมัครสมาชิกที่นี่