การประชุมก่อนการก่อสร้าง: สิ่งที่คุณต้องรู้

พวกเขากล่าวว่าการกระทำดังกว่าคำพูด

แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคำพูดไม่สำคัญเช่นกัน นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งในอุตสาหกรรมการก่อสร้างเมื่อคำพูดที่เหมาะสมสามารถมีผลกระทบอย่างมากต่อการกระทำ

เมื่อทำงานในไซต์ก่อสร้าง การประชุมก่อนการก่อสร้างสามารถสร้างความแตกต่างทั้งหมดในโลกได้

ตามชื่อที่สื่อถึง การประชุมก่อนการก่อสร้างจะเกิดขึ้นก่อนที่การทำงานในสถานที่ก่อสร้างจะเริ่มขึ้น

แต่จะเกิดอะไรขึ้นในการประชุมก่อนการก่อสร้าง และเหตุใดจึงสำคัญนัก

เรียกอีกอย่างว่าชื่อนี้ทำให้เสียชื่อ แต่การประชุมก่อนการก่อสร้างมีความสำคัญเกินกว่าจะให้คำตอบง่ายๆ มาดูกันดีกว่าว่าเกิดอะไรขึ้นในการประชุมก่อนการก่อสร้างและสิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับสิ่งเหล่านี้

ใครอยู่ในผู้เข้าร่วม

ขั้นตอนแรกในการประชุมก่อนการก่อสร้างคือการตรวจสอบให้มั่นใจว่ามีคนที่เหมาะสมเข้าร่วม หากคนสำคัญหลุดออกจากวง อาจส่งผลกับลูกเรือที่เหลือ ซึ่งอาจนำไปสู่ความผิดพลาดหรืออุบัติเหตุที่อาจทำให้เกิดการบาดเจ็บได้

เมื่อมีข้อสงสัย อย่ากลัวที่จะเชิญคนอีกสองสามคนเข้าร่วมการประชุม เพื่อความปลอดภัย หากมีคำถามว่าบุคคลนั้นควรอยู่ที่นั่นหรือไม่ โดยปกติแล้วการให้บุคคลนั้นอยู่ด้วยนั้นไม่เสียหาย

อย่างไรก็ตาม การเข้าร่วมประชุมน่าจะขึ้นอยู่กับขนาดของบริษัทและขนาดของโครงการ ผู้รับเหมารายย่อยมักจะมีคนหลายคนสวมหมวกหลายใบในระหว่างโครงการ ดังนั้นการเข้าร่วมประชุมก่อนการก่อสร้างจึงมีน้อย

เรากำลังพูดถึง

• เจ้าของ
• หัวหน้าลูกเรือ
• ลูกเรือ
• และตัวประมาณค่า

แต่ยิ่งโครงการใหญ่ขึ้นเท่าใด คนก็ยิ่งต้องมีส่วนร่วมในการประชุมก่อนการก่อสร้างมากขึ้นเท่านั้น

สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือการเผยแพร่ข้อมูลมือสองมากเกินไป

ในระยะสั้น ใครก็ตามที่จะมีบทบาทในการปฏิบัติงานในระหว่างโครงการหรือตัดสินใจที่สำคัญในขณะที่งานก่อสร้างกำลังดำเนินการควรเข้าร่วมการประชุมและรับข้อมูลทั้งหมดที่กำลังเผยแพร่

มีอะไรในวาระ?

การประชุมก่อนเริ่มคืออะไร? ขึ้นอยู่กับวาระการประชุมและข้อมูลที่ต้องแบ่งปันกับทุกคนที่เกี่ยวข้องในโครงการ การประชุมควรเริ่มต้นด้วยการแนะนำเจ้าของและผู้นำทุกคนในโครงการ แม้ว่าจะฟังดูชัดเจน แต่ทุกคนควรรู้จักผู้เล่นหลักทั้งหมดและใครเป็นคนจัดการโครงการ การประกาศสายการบังคับบัญชาสำหรับโครงการก่อสร้างควรอยู่ในอันดับต้น ๆ ของวาระการประชุม

สิ่งสำคัญคือต้องทำให้ชัดเจนถึงความรับผิดชอบของทุกคนที่เข้าร่วม โดยเฉพาะอย่างยิ่งบทบาทการควบคุมคุณภาพ

หลังจากการแนะนำเสร็จสิ้น ส่วนที่เหลือของการประชุมจะครอบคลุมเอกสารสำคัญทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการ ส่วนนี้ของการประชุมก่อนการก่อสร้างอาจเป็นเรื่องที่น่าเบื่อ ซึ่งทำให้ทุกอย่างสำคัญมากขึ้นสำหรับการระบุรายการในวาระการประชุม สิ่งนี้ทำให้ทุกคนติดตามได้ง่ายขึ้นและมั่นใจได้ว่าจะไม่มีอะไรถูกมองข้ามหรือถูกลืม หากลืมข้อมูลชิ้นเดียวหรือประเด็นสำคัญในวาระการประชุม การดำเนินการทั้งหมดอาจล้มเหลวได้

ครอบคลุมพื้นฐาน

เมื่อพูดถึงงานก่อสร้าง ปีศาจอยู่ในรายละเอียด ทุกคนต้องเข้าใจตรงกัน ซึ่งหมายถึงการครอบคลุมข้อมูลพื้นฐานและทำให้แน่ใจว่าทุกคนมีความพร้อม นี่เป็นส่วนสำคัญของสิ่งที่เกิดขึ้นในการประชุมก่อนการก่อสร้าง

ควรมีการทบทวนลักษณะพื้นฐานที่สุดของโครงการเพื่อให้ทุกคนมีความเข้าใจที่ดีเกี่ยวกับสิ่งที่จะเกิดขึ้น

ซึ่งจะรวมถึงรายการต่างๆ เช่น กำหนดการโครงการและกำหนดการชำระเงิน สิ่งนี้ควรตอบคำถามใด ๆ เกี่ยวกับระยะเวลาที่โครงการจะใช้เวลาและเมื่องานบางอย่างจำเป็นต้องดำเนินการ

สิ่งนี้จะนำไปสู่การวาดและแผนการแบ่งปันกับทุกคนในที่ประชุม นี่เป็นสิ่งสำคัญเช่นกันในการขจัดความสับสนเกี่ยวกับสิ่งที่จะดำเนินต่อไปเมื่อโครงการเริ่มต้นอย่างเป็นทางการ สุดท้าย การประชุมก่อนการก่อสร้างควรครอบคลุมนโยบายและขั้นตอนทั้งหมดที่เฉพาะเจาะจงสำหรับไซต์งาน ทุกคนควรมุ่งความสนใจไปที่สถานที่ที่พวกเขาจะทำงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคนงานก่อสร้างจำนวนมากกระโดดจากไซต์หนึ่งไปอีกไซต์หนึ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ควรมีการพูดคุยเรื่องขั้นตอนความปลอดภัยเป็นระยะ เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานเข้าใจถึงอันตรายด้านความปลอดภัยทั้งหมดที่มีอยู่ และสิ่งที่สามารถทำได้เพื่อบรรเทาอันตรายเหล่านั้นให้ได้มากที่สุด

ใครรับผิดชอบ

ส่วนใหญ่ของการประชุมก่อนการก่อสร้างคือการทำให้แน่ใจว่ามีองค์กรที่เกี่ยวข้องกับความเป็นผู้นำ แน่นอนว่าสมาชิกทุกคนในทีมจำเป็นต้องเข้าใจงานของตน แต่สิ่งที่สำคัญพอๆ กันคือการจัดวางบุคคลที่รับผิดชอบโครงการและส่วนใดของโครงการที่พวกเขาจะจัดการ

ตัวอย่างเช่น:

• ใครคือผู้จัดการโครงการ?
• ใครจะเป็นผู้รับผิดชอบในการควบคุมคุณภาพ?
• มีผู้จัดการด้านความปลอดภัยเฉพาะในสถานที่หรือไม่?
• จะมีผู้นำที่แตกต่างกันสำหรับส่วนต่าง ๆ ของโครงการหรือไม่?

เมื่อเริ่มงาน คุณไม่สามารถให้พนักงานสงสัยว่าเกิดอะไรขึ้นและพูดคุยกับใครเมื่อมีคำถาม ผู้นำทุกคนต้องรู้จักพนักงานที่จะอยู่ภายใต้การดูแลของพวกเขา และผู้ปฏิบัติงานแนวหน้าจำเป็นต้องรู้ว่าใครเป็นผู้จัดการในโครงการ ทั้งหมดนี้ควรเคลียร์ให้เสร็จสิ้นก่อนการประชุมก่อนการก่อสร้างเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนเมื่องานเริ่มขึ้น

หากมีคำถามค้างคาว่าใครมีอำนาจในการทำบางสิ่งที่เกี่ยวข้องกับโครงการ ก็จะทำให้ความคืบหน้าช้าลงและทำให้โครงการเสร็จช้ากว่ากำหนด

ตอบคำถามใด ๆ

ควรมีเวลาเผื่อไว้สำหรับคำถามเมื่อสิ้นสุดการประชุมก่อนการก่อสร้าง เป็นหน้าที่ของผู้นำในการต้อนรับคำถามใด ๆ จากผู้ที่เข้าร่วมประชุมในกรณีที่มีการพูดคุยไม่ชัดเจน

ไม่ว่าคำถามจะถูกถาม จะเป็นการดีกว่าเสมอที่จะตอบคำถามต่อหน้ากลุ่มใหญ่เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจตรงกัน แทนที่จะพยายามไล่ตามทุกคนในภายหลัง

ตามหลักการแล้ว จะมีคำถามสองสามข้อที่ถูกถามหลังจากการประชุมก่อนการก่อสร้าง

อันที่จริง การมีคำถามสองสามข้อให้ตอบเป็นสัญญาณของการประชุมที่ประสบความสำเร็จ หากมีคำถามมากเกินไป เป็นสัญญาณว่าสิ่งต่างๆ ไม่ชัดเจน หรือที่ประชุมไม่ได้ให้รายละเอียดเพียงพอเกี่ยวกับโครงการ

คุณคงไม่อยากอยู่ในสถานการณ์ที่ไม่มีใครถามคำถามหลังการประชุม

แน่นอน เป็นไปได้ว่าการประชุมจะดำเนินไปอย่างสมบูรณ์แบบและทุกอย่างได้รับการอธิบายอย่างชัดเจน แต่เป็นไปได้มากกว่าที่ทุกคนจะสับสน แต่ไม่ต้องการให้ใครรู้ว่าพวกเขาไม่มีความเข้าใจเกี่ยวกับโครงการที่จะเกิดขึ้น

ดำเนินธุรกิจก่อสร้างของคุณอย่างง่ายดายด้วย Connectteam

การประชุมก่อนการก่อสร้างเป็นเพียงแง่มุมหนึ่งของรายการงานที่ไม่มีวันจบสิ้นบนจานของคุณ

ดังนั้น ถ้าคุณต้องการเรียกใช้ทุกแง่มุมของวันต่อวันของคุณอย่างง่ายดาย คุณต้องใช้แอปก่อสร้างชั้นนำอย่าง Connecteam ทันที

ไม่เพียงแต่เป็นเครื่องมือที่ใช้งานง่าย สามารถปรับขนาดตามธุรกิจของคุณ ปรับแต่งได้ และมีราคาย่อมเยาสูง แต่คุณสมบัติที่แข็งแกร่งยังมีความสำคัญในการยกระดับการดำเนินธุรกิจของคุณ

• ทำให้เวิร์กโฟลว์รายวันเป็นแบบอัตโนมัติและรับรายงานจากภาคสนาม (รายงานการตรวจสอบความปลอดภัย รายงานอุบัติเหตุ รายการตรวจสอบการตรวจสอบเครื่องมือ ฯลฯ)
• กำหนดกะส่วนบุคคลหรือกะทีมด้วยการลากและวาง กะที่เกิดซ้ำ เทมเพลต ฯลฯ และส่งงานให้กับพนักงานในสถานที่ของคุณ
• การติดตามเวลาด้วย GPS เพื่อการจ่ายเงินเดือนที่ถูกต้อง (ซึ่งคุณสามารถส่งออกในรูปแบบใดก็ได้)
• แอปตู้คีออสก์สำหรับหัวหน้างานเพื่อให้ทุกคนตอกบัตรจากอุปกรณ์ที่ใช้ร่วมกันด้วยรหัสเฉพาะ
• ห้องสมุดดิจิทัลและฐานความรู้เพื่อเตรียมความพร้อมและฝึกอบรมทีมงานของคุณ แม้กระทั่งแบ่งปันแบบทดสอบเพื่อให้แน่ใจว่าเข้าใจเนื้อหาทั้งหมดที่ครอบคลุม
• เพิ่มความสอดคล้องกับการอ่านและลงนามในแบบฟอร์ม
• การรวมอย่างลงตัวกับ QuickBooks ออนไลน์และบัญชีเงินเดือน Gusto
• จัดการคำขอด้านทรัพยากรบุคคลทั้งหมด เช่น ขอลาหยุด อัปเดตข้อมูลติดต่อ ออกรายงานผลการปฏิบัติงาน และอื่นๆ
• ค้นหาผู้ติดต่อได้อย่างง่ายดายด้วยไดเร็กทอรีพนักงานในแอป
• เริ่มกลุ่มหรือการแชทแบบ 1:1 เพื่อปรับปรุงการประกาศการปฏิบัติงาน
• เพิ่มการมีส่วนร่วมด้วยโพลสด กล่องข้อเสนอแนะ และแบบสำรวจ

ตอนนี้คุณสมบัติข้างต้นเป็นเพียงการขีดข่วนพื้นผิวเท่านั้น เริ่มต้นด้วยการทดลองใช้ฟรี 14 วันเพื่อดูว่า Connectteam สามารถทำอะไรกับธุรกิจก่อสร้างของคุณได้

ผลลัพธ์สุดท้ายของการประชุมก่อนการก่อสร้าง

เมื่อรวบรวมการประชุมก่อนการก่อสร้าง การทำความเข้าใจเป้าหมายของการประชุมและผลลัพธ์ที่คุณต้องการหลังจากนั้นจะดีที่สุดเสมอ แน่นอนว่ามีหลายเป้าหมาย โดยเฉพาะการทำให้โครงการเสร็จตรงเวลาและไม่มีอุบัติเหตุร้ายแรงหรือการบาดเจ็บใดๆ เกิดขึ้น

แต่คุณยังต้องการให้ทุกคนที่เข้าร่วมการประชุมเข้าใจถึงบทบาทที่แท้จริงของพวกเขา เมื่อพวกเขาต้องทำ และมีส่วนร่วมกับโครงการโดยรวมอย่างไร

ในระดับหนึ่ง คุณต้องการสร้างแรงบันดาลใจในการอภิปรายระหว่างผู้นำของโครงการ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เนื่องจากการสนทนาเหล่านั้นมักจะดีกว่าก่อนที่จะเริ่มโครงการ นี่เป็นเวลาที่จะวิเคราะห์รายละเอียดทั้งหมดว่าทุกอย่างควรมารวมกันอย่างไร หากไม่มีใครที่เกี่ยวข้องมีคำถามหรือข้อกังวลใดๆ เกี่ยวกับโครงการข้างหน้าเมื่อสิ้นสุดการประชุม ก็พูดได้อย่างปลอดภัยว่าการประชุมก่อนการก่อสร้างของคุณผ่านไปด้วยดี

ต้องการรับบทความดีๆ เพิ่มเติมตรงไปยังกล่องจดหมายของคุณหรือไม่ สมัครสมาชิกที่นี่