คู่มือใบแจ้งหนี้ Proforma

ใบแจ้งหนี้ Proforma ขึ้นอยู่กับแนวคิดที่ว่าการส่งเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการขายผลิตภัณฑ์หรือบริการไปยังผู้ซื้อก่อนการขายสามารถหลีกเลี่ยงปัญหาที่ไม่จำเป็นได้ ภาวะแทรกซ้อนน้อยลงเท่ากับโอกาสในการสูญเสียเงินน้อยลง ในบทความนี้ เราจะอธิบายว่าใบแจ้งหนี้เสมือนคืออะไร องค์ประกอบที่สำคัญคืออะไร (เช่น หมายเลขใบแจ้งหนี้บังคับ) วิธีสร้างใบแจ้งหนี้ และอภิปรายว่าแตกต่างจากเอกสารทางการเงินอื่นๆ อย่างไร

ใบแจ้งหนี้ Proforma คืออะไร?

ในแง่คนธรรมดา ใบแจ้งหนี้ Proforma เป็นเอกสารระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายที่มีสินค้าหรือบริการที่ยังไม่ได้จัดส่ง พร้อมด้วยข้อมูลสำคัญอื่นๆ เช่น ค่าธรรมเนียมการจัดส่งและข้อมูลการจัดส่ง สิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้คือผู้ซื้อจะได้รับใบแจ้งหนี้ Proforma ก่อนที่จะได้รับผลิตภัณฑ์หรือบริการ

ตอนนี้คุณทราบคำจำกัดความของใบแจ้งหนี้ Proforma แล้ว เรามาพูดถึงวัตถุประสงค์กัน

โปรฟอร์มาหรือโปรฟอร์มา?

บางครั้งใบแจ้งหนี้ Proforma จะแสดงเป็นใบแจ้งหนี้ Pro forma คำตอบของ "ใบแจ้งหนี้ Proforma คืออะไร" เหมือนกับ "ใบแจ้งหนี้ Pro Forma คืออะไร" คุณเห็นมันระบุไว้ไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง และบางครั้งถึงแม้จะเป็นแบบมืออาชีพ แต่ก็มีความหมายเหมือนกันหมด

วัตถุประสงค์ของใบแจ้งหนี้ Proforma คืออะไร?

พิจารณาข้อกำหนดต่อไปนี้:

• ผู้ซื้อจำเป็นต้องรู้มูลค่าของสิ่งที่พวกเขากำลังซื้อหรือไม่?
• ผู้ซื้อควรทราบถึงสิ่งที่คาดหวังเมื่อซื้อจากผู้ขายหรือไม่ (กล่าวคือมีความเชื่อที่ดีหรือไม่)
• กระบวนการขายควรราบรื่นหรือไม่?
• คุณต้องการเอกสารที่มีผลผูกพันทางกฎหมายสำหรับข้อกำหนดและเงื่อนไขของการขายหรือไม่?

หากคุณคิดว่า "ใช่" กับส่วนใหญ่หรือทั้งหมดข้างต้น ใบแจ้งหนี้ Proforma อาจมีประโยชน์สำหรับคุณ!

วิธีสร้างใบแจ้งหนี้ Proforma

ต้องทำใบแจ้งหนี้หรือไม่? ใบแจ้งหนี้ Proforma นั้นไม่ซับซ้อนมาก แต่การมีเทมเพลตใบแจ้งหนี้ Proforma อยู่ในมือเมื่อสร้าง คุณสามารถใช้เทมเพลตใบแจ้งหนี้ฟรีของเราหรือโปรแกรมสร้างใบแจ้งหนี้ฟรีเพื่อจุดประสงค์นี้

เนื่องจากมีผลผูกพันทางกฎหมายในบางส่วนของโลก คุณควรสร้างใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องและถูกต้อง ใบแจ้งหนี้ Proforma ควรมีข้อมูลต่อไปนี้:

• ข้อมูลลูกค้า (ชื่อ ที่อยู่ ฯลฯ)
• ข้อมูลธุรกิจของคุณ (ชื่อ ที่อยู่ ฯลฯ)
• เงื่อนไขในการขาย
• สินค้าที่ขายบวกราคาบุคคล
• ภาษีที่เกี่ยวข้อง ส่วนลด และค่าธรรมเนียมการจัดส่ง
• ราคารวม
• เลขใบสั่งของ
• วันที่จัดส่งและวันครบกำหนด
• ต้องการข้อมูลเบ็ดเตล็ดอื่น ๆ

ในเวลาที่กำหนด ในที่สุด คุณสามารถเปลี่ยนใบแจ้งหนี้ Pro Forma เป็นใบกำกับสินค้าเชิงพาณิชย์ได้ หากลูกค้ายอมรับใบแจ้งหนี้ Pro Forma ของคุณ Hiveage สามารถเปลี่ยนให้เป็นใบแจ้งหนี้เชิงพาณิชย์ที่มีประโยชน์ได้

ข้อมูลใดบ้างที่จำเป็นสำหรับใบแจ้งหนี้ Proforma

สินค้าหรือบริการทั้งหมดต้องมีข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องกับการขาย เพื่อความบริสุทธิ์ใจ คุณควรใส่รายละเอียดการติดต่อของทั้งสองฝ่ายและรายละเอียดดังกล่าว สิ่งสำคัญคือต้องใส่ข้อมูลใดๆ ที่ช่วยให้ผู้ซื้อเข้าใจสิ่งที่พวกเขาได้รับ

ไม่ว่าจะเป็น Pro Forma Invoice หรือ Commercial Invoice เอกสารทางกฎหมายจะต้องถูกต้องสำหรับสินค้าที่เกี่ยวข้อง หากข้อมูลสำคัญหายไปจากเอกสาร อาจก่อให้เกิดปัญหาทางกฎหมายโดยไม่จำเป็น เพียงเพื่อย้ำ:

• ราคาสินค้า
• คำอธิบายของผลิตภัณฑ์ดังกล่าว
• วันที่จัดส่งและจัดส่ง
• รายละเอียดการติดต่อ
• ครบกำหนดชำระ

ข้อมูลข้างต้นเป็นหนึ่งในข้อมูลที่สำคัญที่สุดที่จะรวมไว้ในใบแจ้งหนี้ Pro Forma ดังนั้นอย่าลืมรวมไว้ด้วย! ใบแจ้งหนี้ที่แท้จริงควรมีความถูกต้องที่สุดเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนที่อาจเกิดขึ้น หากคุณไม่แน่ใจ คุณสามารถดูตัวอย่างใบแจ้งหนี้ Pro Forma และดูว่ามีสินค้า เงื่อนไข และสิ่งอื่น ๆ ที่คุณต้องรู้อย่างไร

ความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้และใบแจ้งหนี้ Pro forma คืออะไร?

คิดว่าใบกำกับสินค้ามาตรฐาน (บางครั้งเรียกว่าใบกำกับสินค้า) เป็นเอกสารเพื่อยืนยันการขายสินค้าและขอชำระเงินบางประเภท เมื่อเปรียบเทียบแล้ว ใบแจ้งหนี้ Proforma จะเป็นการประกาศสิ่งที่จะเกิดขึ้นมากกว่า เนื่องจากถูกส่งไปก่อนที่จะชำระค่าสินค้า ซึ่งเป็นใบแจ้งหนี้เบื้องต้นประเภทต่างๆ ใบแจ้งหนี้ทั่วไปมีแนวโน้มที่จะมีผลผูกพันทางกฎหมายมากกว่าใบแจ้งหนี้ Pro Forma มาตรฐาน

ในแง่ของการจัดรูปแบบ ความแตกต่างที่สำคัญที่สุดระหว่างทั้งสองคือใบแจ้งหนี้ Proforma จะต้องติดป้ายกำกับว่าเป็นใบแจ้งหนี้ Proforma นอกเหนือจากนั้น ใบกำกับสินค้าเชิงพาณิชย์เชื่อมโยงกับการบัญชีมากกว่าใบแจ้งหนี้ pro forma เนื่องจากการขายอาจไม่เกิดขึ้นกับใบแจ้งหนี้ proforma

โปรดทราบว่าโดยปกติแล้วใบแจ้งหนี้ Pro Forma จะทำก่อนที่ผู้ซื้อจะซื้อสินค้าหรือบริการที่คุณนำเสนอ ใบแจ้งหนี้อย่างเป็นทางการจะถูกสร้างขึ้นในช่วงระยะเวลาการจัดซื้อ ไม่ว่าคุณต้องการใบแจ้งหนี้ทางการค้า ใบแจ้งหนี้ Proforma หรืออย่างอื่นขึ้นอยู่กับข้อกำหนดและเงื่อนไขที่แสดงต่อผู้ซื้อ

คุณสามารถรับการชำระเงินในใบแจ้งหนี้ Pro forma ได้หรือไม่?

ในทางเทคนิค คุณสามารถรับการชำระเงินในใบแจ้งหนี้ Pro Forma ได้ แต่โดยทั่วไปคุณจะไม่ได้รับจนกว่าจะตั้งค่าใบแจ้งหนี้ปกติ คุณควรพิจารณาใบกำกับสินค้าเสมือนที่คล้ายกับใบแจ้งมากกว่าใบเรียกเก็บเงินจริง เนื่องจากโดยปกติแล้วใบแจ้งหนี้ Pro Forma จะไม่ถูกนำมาใช้ในการบัญชี คุณจึงไม่ควรคาดหวังการชำระเงินจากใบแจ้งหนี้เหล่านี้ เนื่องจากลูกค้ามักจะรอใบแจ้งหนี้ฉบับสุดท้าย

เปรียบเทียบกับแบบฟอร์มการจัดซื้ออื่นๆ

แม้ว่าใบแจ้งหนี้ Proforma จะแตกต่างจากใบแจ้งหนี้ทั่วไป แต่จำเป็นต้องแยกความแตกต่างจากแบบฟอร์มการซื้อประเภทอื่นๆ ที่รวมอยู่ในกระบวนการขาย ใบแจ้งหนี้ค่อนข้างจะแยกความแตกต่างจากตั๋วแลกเงิน ใบเสร็จการขาย ฯลฯ

ใบแจ้งหนี้ Pro forma เปรียบเทียบกับใบเสร็จรับเงิน

หากใบแจ้งหนี้ Proforma แสดงสิ่งที่สามารถซื้อได้ในอนาคต ใบตอบรับการขายจะแสดงสินค้าที่ซื้อไปแล้ว: คิดว่าใบแจ้งหนี้ Proforma เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นก่อนที่จะมีการทำใบเสร็จการขาย

ใบแจ้งหนี้ Pro forma เปรียบเทียบกับ Bill of Sale

ใบเรียกเก็บเงินจะโอนความเป็นเจ้าของในขณะที่ใบกำกับสินค้าไม่โอน ใบแจ้งหนี้ Proforma ไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่ามีการขายสินค้าใด ๆ ในขณะที่ตั๋วขายสามารถ ในบันทึกที่คล้ายกัน อาจใช้ใบแจ้งหนี้มาตรฐานก่อนใบเรียกเก็บเงิน

ใบแจ้งหนี้ระหว่างประเทศ

เนื่องจากปัจจุบันมี 195 ประเทศ ความแตกต่างเล็กน้อยในกฎหมาย (เช่น อัตราภาษี ขีดจำกัดในการจัดส่ง ฯลฯ) อาจส่งผลต่อสิ่งที่คุณใส่ในใบแจ้งหนี้ Pro Forma ตรวจสอบกับเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องของประเทศที่คุณทำธุรกิจด้วยเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนที่อาจเกิดขึ้น

การจัดส่งสินค้าจากประเทศหนึ่งไปยังอีกประเทศหนึ่งอาจใช้เวลานานกว่าการค้าขายในประเทศ ดังนั้นโปรดเตรียมพร้อมสำหรับความล่าช้า เนื่องจากใบแจ้งหนี้ Proforma มักจะทำก่อนจัดส่งสินค้า วันที่จัดส่งจึงอาจไม่ถูกต้อง อย่างไรก็ตาม ยังคงเป็นแนวปฏิบัติที่ดีในการเข้าร่วมโดยสุจริต

ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ Proforma

ใบแจ้งหนี้ Proforma ไม่ใช่คำขอสำหรับการชำระเงินหรือความต้องการในการจัดส่งสินค้า แต่จะใช้ใบแจ้งหนี้ Proforma ในขั้นต้น ซึ่งส่งไปยังผู้ซื้อก่อนการจัดส่งหรือการจัดส่ง คิดว่ามันเป็นการบอกสิ่งที่จะเกิดขึ้น

ไม่มีหลักเกณฑ์ที่แน่นอน 100% ที่จะต้องปฏิบัติตามตราบเท่าที่การจัดรูปแบบดำเนินไป มีข้อมูลที่เป็นประโยชน์ที่คุณควรรวมไว้ แต่ใบแจ้งหนี้ Proforma หลายใบแตกต่างกัน โปรดจำไว้ว่า ใบกำกับสินค้า Proforma ไม่ใช่ใบกำกับสินค้าเชิงพาณิชย์

ใบแจ้งหนี้ Proforma ควรให้ความรู้แก่ผู้ซื้อเพียงพอที่จะรู้ว่าพวกเขาจะได้รับอะไรหากซื้อสินค้า โปรดทราบว่าจะมาถึงก่อนที่ใบแจ้งหนี้สุดท้ายจะถูกส่งไปยังลูกค้า

คุณควรส่งใบแจ้งหนี้ Proforma หรือไม่

ใช่ คุณควรส่งใบแจ้งหนี้ Proforma เพื่อสร้างบรรทัดฐานของสินค้าและบริการที่คุณนำเสนอ ลูกค้าของคุณสามารถดูข้อกำหนดที่คุณแสดงรายการและอาจโต้แย้งข้อกำหนดหากพวกเขาเลือกที่จะทำเช่นนั้น เนื่องจากโดยทั่วไปแล้วจะไม่มีการชำระเงิน จึงทำให้การเจรจาที่ไว้วางใจได้ดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง

ในกรณีส่วนใหญ่ คุณไม่จำเป็นต้องส่งใบแจ้งหนี้ Proforma แต่ควรรวมไว้ด้วย หากรายละเอียดที่อยู่ในนั้นเป็นสิ่งที่ลูกค้ามีอยู่ในใจ พวกเขาไม่ต้องมีส่วนร่วมในการสนทนาที่ยาวนาน คุณควรใช้ใบแจ้งหนี้ Proforma ทุกครั้งที่ทำได้เพื่อลดความซับซ้อนของขั้นตอนการทำธุรกรรม

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใช้ใบแจ้งหนี้ Proforma หากคุณดำเนินการจัดส่งและจัดส่งเป็นจำนวนมาก สิ่งที่ง่ายพอๆ กับที่ลูกค้าเข้าใจเงื่อนไขของสิ่งที่คุณนำเสนออาจมีความสำคัญต่อความสำเร็จของธุรกิจของคุณ ควบคู่ไปกับใบแจ้งหนี้ Proforma คุณควรใช้ใบแจ้งหนี้ทางการค้าเพื่อยืนยันธุรกรรม

เงื่อนไขของใบแจ้งหนี้ Proforma

เงื่อนไขที่คุณรวมไว้ในใบแจ้งหนี้ประเภทนี้จะคล้ายกับใบแจ้งหนี้จริง อย่างไรก็ตาม ผู้ซื้อไม่จำเป็นต้องซื้อสิ่งที่คุณเสนอเมื่อเห็นใบแจ้งหนี้ Proforma ของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำอธิบายข้อกำหนดของคุณดึงดูดผู้ซื้อและสมเหตุสมผลเพียงพอสำหรับพวกเขาในการพิจารณา

คำกล่าวปิดเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ Proforma

หากคุณมีสินค้าและข้อกำหนดที่จัดเรียงไว้อย่างน่าสนใจ ใบแจ้งหนี้ Proforma ของคุณควรประสบความสำเร็จ อย่าลืมรวม:

• ค่าธรรมเนียม (ราคาสินค้า ส่วนลด ภาษี ค่าธรรมเนียมการจัดส่ง และมูลค่ารวม)
• วันที่ (วันที่จัดส่ง วันที่จัดส่ง)
• รายละเอียดของรายการที่จะซื้อ
• รายละเอียดการติดต่อของทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย

เนื่องจากใบแจ้งหนี้ประเภทนี้ไม่มีรูปแบบที่เข้มงวด คุณจึงมีความยืดหยุ่นกับสิ่งที่จะใส่ได้ การจัดรูปแบบ ชุดสี และปัจจัยเบ็ดเตล็ดอื่นๆ คือสิ่งที่คุณสามารถกำหนดเองได้เพื่อให้ใบแจ้งหนี้ของคุณโดดเด่น หากคุณมีข้อสงสัย ให้ตรวจสอบโปรแกรมสร้างใบแจ้งหนี้ของเราสำหรับเทมเพลตที่สะอาดและใช้งานง่าย

ด้วยความรู้นี้เกี่ยวกับวิธีการทำงานของใบแจ้งหนี้ Pro Forma เราหวังว่าคุณจะสามารถสร้างความไว้วางใจให้กับลูกค้าของคุณและทำงานเพื่อขยายธุรกิจของคุณ!

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ Proforma

ใบแจ้งหนี้ Proforma คืออะไร?

ใบแจ้งหนี้ Pro Forma คือใบเสนอราคาในรูปแบบใบแจ้งหนี้ที่นำเสนอก่อนการส่งมอบสินค้าและบริการไปยังผู้ซื้อ ช่วยทำให้กระบวนการขายราบรื่นขึ้น และทำหน้าที่เป็นข้อตกลงที่มีผลผูกพันทางกฎหมายสำหรับข้อกำหนดและเงื่อนไขของการขาย

Proforma Invoice กับ Invoice ต่างกันอย่างไร?

ใบแจ้งหนี้ที่เป็นทางการคือคำขอสำหรับการชำระเงินที่ระบุรายละเอียดขั้นสุดท้ายจำนวนเงินทั้งหมดที่ต้องชำระ ใบแจ้งหนี้ Proforma คือการประกาศโดยผู้ขายเพื่อจัดหาผลิตภัณฑ์และบริการตามวันและเวลาที่กำหนด ซึ่งส่งก่อนการขายจริง

สามารถชำระเงินในใบแจ้งหนี้ Proforma ได้หรือไม่?

ไม่สามารถชำระเงินในใบแจ้งหนี้ Proforma มันถูกสร้างขึ้นก่อนการส่งมอบสินค้าและบริการ จะต้องสร้างใบแจ้งหนี้การขายพร้อมเงื่อนไขการชำระเงินและรายละเอียดอื่น ๆ เพื่อส่งไปยังแผนกบัญชีเจ้าหนี้ของผู้ซื้อ