วิธีเพิ่มผลผลิตด้วยโซลูชันการสื่อสารทางธุรกิจ

ในช่วงทศวรรษที่ผ่านมา เราได้เห็นการปฏิวัติในโลกของการสื่อสารภายในองค์กร ในชั่วพริบตา โทรศัพท์มือถือกลายเป็นเรื่องธรรมดาและเป็นที่นิยมสำหรับแทบทุกคน และไม่ใช่แค่ในชีวิตส่วนตัวของเราเท่านั้น

การดำเนินธุรกิจเปลี่ยนแปลงไปอย่างมาก จากงานประจำวันไปจนถึงการสื่อสารภายในองค์กรไปจนถึงความพึงพอใจของลูกค้า และอื่นๆ อีกมากมาย ทั้งหมดนี้ทำได้ด้วยการคลิกปุ่มเพียงปุ่มเดียวหรือแม้ในขณะเดินทาง

พนักงานและผู้จัดการที่ครั้งหนึ่งเคยขาดการเชื่อมต่อและไม่สามารถเข้าถึงได้ในขณะนี้สามารถเชื่อมต่อแบบเรียลไทม์ได้ สิ่งนี้มีผลกระทบอย่างมากต่อประสิทธิภาพการทำงานและการมีส่วนร่วม ทุกวันนี้ เป็นเรื่องยากที่จะจินตนาการว่าครั้งหนึ่งพนักงานและผู้จัดการสามารถพบปะกันแบบเห็นหน้ากันเท่านั้น หลังจากนั้นพวกเขาก็อยู่กันตามลำพัง หากมีอะไรเปลี่ยนแปลง หากมีเหตุการณ์เกิดขึ้น หรือมีการขายครั้งใหญ่เกิดขึ้น พนักงานและผู้จัดการต้องรอจนถึงสิ้นวันเพื่อสื่อสารถึงกรณีเหล่านี้

แต่ปัจจุบันโทรศัพท์มือถือเป็นเครื่องมือหลักในชีวิตประจำวันของเรา เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดสำหรับผู้จัดการในการเข้าถึงพนักงานและจัดการความต้องการทางธุรกิจในแต่ละวัน ลองคิดดูสิ: คุณรับสายหรือโทรหาตัวเองวันละกี่สาย? การวิจัยระบุว่าคุณกำลังโทรออกหรือรับสายประมาณสามครั้งต่อชั่วโมง

แต่หลังจากเกือบทศวรรษที่ต้องพึ่งพาโทรศัพท์ของเราสำหรับงานประจำวัน เราก็สามารถเห็นข้อเสียของการเชื่อมต่อนี้ได้เช่นกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงการโทรศัพท์ที่ไม่รู้จบ

หากคุณไม่มั่นใจทั้งหมด ให้อ่านต่อเพื่อเน้นข้อเสียของการโทร โดยเฉพาะอย่างยิ่งผลกระทบด้านลบต่อประสิทธิภาพการทำงาน แต่มีวิธีแก้ไขและเราจะทำสิ่งนั้นได้ในเวลาเพียงเล็กน้อย

การโทรศัพท์ส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงานอย่างไร

1. การโทรศัพท์ก่อกวน

การโทรที่ไม่ได้วางแผนจะดึงคุณออกจากสิ่งที่คุณและพนักงานของคุณพยายามทำให้สำเร็จ และหากนั่นไม่ใช่คำจำกัดความของการสูญเสียประสิทธิภาพการทำงาน เราก็ไม่รู้ว่าคืออะไร ในความเป็นจริงการโทรที่ไม่ได้วางแผนจะใช้เวลา 23 นาทีเต็มในการกู้คืน ทุกครั้งที่คุณโทรหาพนักงาน คุณทำให้พวกเขาหยุดงานที่ทำอยู่และใช้เวลานานกว่าจะกลับไปทำ

2. เวลาคือทุกสิ่ง

มีเหตุผลนับร้อยที่สายไม่ได้รับ ไม่ว่าคุณจะอยู่ในการประชุมหรือพนักงานของคุณอยู่กับลูกค้า ลองคิดดูสิ พนักงานของคุณพยายามติดต่อคุณกี่ครั้งต่อวันแต่ไม่สำเร็จ? และคุณพยายามเข้าถึงพวกเขากี่ครั้ง? เกมแท็กโทรศัพท์ที่ไม่มีที่สิ้นสุดนี้กินเวลาของคุณเท่านั้น

3. รูปภาพมีค่าแทนคำพูดนับพันคำ

ขออภัย เมื่อคุณใช้โทรศัพท์ คุณจะจำกัดการสื่อสารด้วยคำพูดเท่านั้น อาจเป็นเรื่องยากที่จะอธิบายบางสิ่งอย่างครบถ้วน เมื่อรูปภาพสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตัวอย่างเช่น การแจ้งให้ลูกค้าทราบว่าโครงการที่คุณจ้างพวกเขาดำเนินการเป็นอย่างไร สถานะของงานทำความสะอาดของคุณ ปัญหาที่ไม่คาดคิดระหว่างการก่อสร้าง ขอบเขตของอุบัติเหตุในการทำงานของคุณ และอื่นๆ

4. การแบ่งปันและการรับข้อมูล

จะเกิดอะไรขึ้นหากงานที่ง่ายและรวดเร็วกลายเป็นงานที่ซับซ้อนและใช้เวลานาน คุณอาจต้องโทรศัพท์หลายสายเพื่อแบ่งปันข้อมูลง่ายๆ และหาทางออก แล้วการแบ่งปันรายละเอียดของกิจกรรมของบริษัทที่กำลังจะมาถึงล่ะ หรือเจาะลึกนโยบายความปลอดภัยหลังเกิดอุบัติเหตุ?

แน่นอน คุณสามารถกำหนดเวลาการประชุมทางโทรศัพท์หรือนำทุกคนไปยังสถานที่เดียวกันเพื่อให้สามารถสื่อสารทั้งหมดนี้ได้ อย่างไรก็ตาม การประสานกิจกรรมเหล่านี้เป็นเรื่องยุ่งยากเพราะไม่มีวันใดวันหนึ่งหรือเวลาเดียวที่จะทำงานพร้อมกันได้ คุณจะพบว่าตัวเองกำลังไล่ตามทุกคนที่ไม่ได้รับสายหรือไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมได้เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาอยู่ในวง และเช่นนั้นทั้งวันหรือแม้แต่หนึ่งสัปดาห์ก็สูญเปล่า!

นอกจากนี้ พนักงานของคุณยังไม่มีโซลูชันแบบเรียลไทม์ที่ใช้งานง่ายที่จะสามารถแบ่งปันข้อมูลกับคุณได้เช่นกัน

5. ข้อมูลไม่มีโครงสร้าง

สมมติว่ามีคนโทรหาคุณเพื่อแจ้งว่าหลอดไฟในร้านเสียและต้องการให้ซ่อมภายในสองวัน จากนั้นคุณก็วางสายแต่นึกขึ้นได้ว่าลืมถามว่าเป็นหลอดไฟประเภทไหนและให้ช่างมาซ่อมที่ร้านได้เมื่อไหร่ ตอนนี้คุณต้องโทรหาพนักงานของคุณอีกครั้งเพื่อรับข้อมูลทั้งหมด เมื่อทำเสร็จแล้วและคุณโทรหาช่างซ่อม คุณเห็นว่าคุณยังขาดข้อมูลอยู่ ดังนั้นคุณต้องโทรหาพนักงานอีกครั้ง วัฏจักรดำเนินต่อไปซ้ำแล้วซ้ำเล่า นี่คือสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อข้อมูลไม่มีโครงสร้าง

6. ลำดับความสำคัญไม่มีอยู่จริง

คุณไม่สามารถตัดสินใจได้เสมอว่าอะไรสำคัญกว่าเมื่อพูดถึงเรื่องโทรศัพท์ ตัวอย่างเช่น การพิจารณาอีเมลหลายโหลอาจง่ายกว่าในการจัดลำดับความสำคัญตามหัวเรื่องหรือผู้ที่มาจาก แต่เมื่อมีสายเข้ามา หากเป็นหมายเลขที่รู้จัก คุณจะไม่ทราบว่าการโทรนั้นมีความเร่งด่วนเพียงใด อาจเป็นเพราะเจ้านายของคุณเพิ่งเช็คอินหรือบางทีคุณอาจกำลังรอทีมงานให้มาที่ไซต์งาน แต่พวกเขาติดอยู่ในการจราจรหรือเป็นเพียงการโทรสแปม เว้นแต่คุณจะรับสายในขณะนั้นและหยุดสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่ คุณไม่มีทางรู้ได้เลยว่าจำเป็นต้องรับสายทันทีหรือรอสายได้

7. ไม่มีประวัติใดๆ

เนื่องจากไม่มีการบันทึก เมื่อคุณต้องการดึงข้อมูลจากการโทรที่เกิดขึ้นเมื่อสามวันก่อน คุณจึงทำไม่ได้ ไม่มีการวิเคราะห์เพื่อแสดงให้คุณเห็นว่าหัวข้อของการโทรคืออะไร และหากคุณไม่ได้จดทุกสายที่โทรเข้ามา คุณจะไม่สามารถจดจำข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว

ตอนนี้นี่คือสิ่งที่ เราทราบดีว่าการโทรยังคงต้องอยู่ต่อไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพนักงานจำนวนมากขึ้นเปลี่ยนไปทำงานทางไกล และการโทรผ่านวิดีโอดูเหมือนจะเป็นบรรทัดฐานใหม่ แต่เมื่อทราบปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการโทรศัพท์ เจ้าของธุรกิจและผู้จัดการจึงหันไปใช้โซลูชันที่ทันสมัยกว่า เช่น โซลูชันการสื่อสารทางธุรกิจ เพื่อให้มั่นใจถึงประสิทธิภาพและผลผลิต

B usiness Communication Solutions คืออะไร?

เมื่อคุณจัดหาโซลูชั่นการสื่อสารทางธุรกิจให้กับบริษัทและพนักงานของคุณ คุณจะสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพ เพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน และปรับปรุงการแบ่งปันความรู้ระหว่างทีมของคุณได้ดีขึ้น

แต่ตกลงอะไรคือโซลูชั่นการสื่อสารทางธุรกิจ? โซลูชันการสื่อสารทางธุรกิจช่วยให้คุณสามารถแบ่งปันข้อมูลและทำงานร่วมกับพนักงานของคุณได้จากทุกที่และทุกเวลา อย่าคิดแค่ว่าโซลูชันการสื่อสารทางธุรกิจเป็นกลไกในการเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารภายในองค์กร แต่เป็นวิธีที่จะเพิ่มความคล่องตัวในการจัดการงาน จัดการการจัดการรายงาน หารือเกี่ยวกับตารางการทำงาน จัดการการประมวลผลเงินเดือน และอื่นๆ อีกมากมาย

เมื่อตระหนักถึงสิ่งที่กล่าวมาข้างต้น หลายคนจึงเลือก Connectteam เป็นโซลูชันการสื่อสารทางธุรกิจ เนื่องจากเป็นแอปการจัดการพนักงานแบบครบวงจร

คุณลักษณะด้านการสื่อสารของ Connectteam ช่วยให้บริษัทมีความโปร่งใส นำเสนอกลไกคำติชมเพื่อให้พนักงานมีส่วนร่วมกับแบบสำรวจและโพลสด และรวมที่เดียวในการทำงานร่วมกัน จัดการงาน และอื่นๆ

คุณลักษณะที่จำเป็นใน B usiness Communication Solutions

เราชี้ให้เห็นปัญหาสามประการของการโทรศัพท์ในบล็อก นั่นคือ ก่อกวน สายที่ไม่ได้รับไม่มีที่สิ้นสุด และรูปภาพก็มีความสำคัญ และโซลูชันการสื่อสารทางธุรกิจ เช่น การแชท สามารถช่วยลดหรือขจัดปัญหาทั้งสามข้อนี้ได้ แทนที่จะรบกวนพนักงานของคุณด้วยการคุยโทรศัพท์ เพียงส่งข้อความถึงพวกเขาผ่านแอพแชท เพื่อให้พวกเขาทำงานต่อไปได้และไม่หยุดสิ่งที่พวกเขากำลังทำอยู่เพื่อตอบคุณ หากพนักงานได้รับการแจ้งเตือนแบบพุช พวกเขาอาจหยุดสิ่งที่พวกเขากำลังทำอยู่ อย่างไรก็ตาม มันเป็นการขัดจังหวะเล็กน้อยเมื่อเทียบกับการโทรซึ่งทำให้คุณต้องหยุดสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่เกือบทั้งหมดหรือใช้สมาธิมากเกินไป

แทนที่จะเล่นเกมแท็กโทรศัพท์ คุณสามารถส่งแชทกลุ่มเพื่อถ่ายทอดสิ่งที่คุณต้องการได้อีกครั้ง คุณยังสามารถส่งรูปภาพ วิดีโอ หรือตำแหน่งที่ตั้งให้กับผู้จัดการหรือพนักงานของคุณได้อย่างรวดเร็วเมื่อมีความเกี่ยวข้อง แทนที่จะเสียเวลาไปกับการโทรเมื่อรูปภาพมีค่าแทนคำพูดนับพันคำ

แชททำให้การสื่อสารภายในเป็นเรื่องง่าย สร้างการแชทเป็นทีมได้อย่างง่ายดายหรือเริ่มการสนทนาแบบตัวต่อตัวเพื่อประหยัดเวลาและหลีกเลี่ยงการสูญเสียประสิทธิภาพการทำงาน Connectteam เป็นโซลูชันการสื่อสารทางธุรกิจออนไลน์ที่มีเครื่องมือการจัดการขั้นสูงที่สร้างขึ้นโดยเฉพาะสำหรับการใช้งานในองค์กร สร้างแบบสำรวจ กล่องคำแนะนำ ไดเร็กทอรีพนักงาน และอื่นๆ

ลองนึกย้อนไปถึงตัวอย่างที่เราให้ไว้: หากพนักงานติดต่อคุณเกี่ยวกับหลอดไฟที่ขาดในร้าน แทนที่จะโทรหาคุณ พวกเขาสามารถเปิดรายงานดิจิทัลที่สร้างไว้ล่วงหน้าบนแอปโซลูชันการสื่อสารทางธุรกิจและกรอกข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด คุณยังสามารถรับลายเซ็นดิจิทัลได้อีกด้วย สิ่งนี้จะช่วยประหยัดเวลาของคุณทั้งคู่และมั่นใจได้ว่าข้อมูลจะไม่สูญหาย นอกจากนี้ คุณยังมีประวัติของรายการทั้งหมดที่เคยสร้างไว้อีกด้วย

โซลูชันการสื่อสารทางธุรกิจควรช่วยให้สร้างแบบฟอร์ม รายงาน หรือรายการตรวจสอบได้ง่าย ด้วย Connectteam คุณสามารถเริ่มต้นใหม่ตั้งแต่ต้นหรือแก้ไขเทมเพลตที่มีอยู่แล้วเลือกจากตัวเลือกฟิลด์ต่างๆ เช่น ข้อความอิสระ แบบหลายตัวเลือก การอัปโหลดรูปภาพ เครื่องสแกนเอกสาร ลายเซ็นดิจิทัล ตำแหน่ง GPS และอื่นๆ อีกมากมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับอุปกรณ์พกพา

ส่งการอัปเดตทันทีด้วยการแจ้งเตือนแบบพุชเพื่อเข้าถึงพนักงานทุกคนของคุณได้อย่างง่ายดายโดยมีหรือไม่มีความสามารถในการแสดงความคิดเห็นของผู้ใช้ ด้วยวิธีนี้ พนักงานของคุณจะได้รับข้อมูลที่ต้องการในเวลาที่พวกเขาต้องการ และคุณสามารถติดตามอัตราการมีส่วนร่วมและทราบได้อย่างชัดเจนว่าใครดูการอัปเดตของคุณและเมื่อใด โซลูชันการสื่อสารทางธุรกิจส่วนใหญ่ในปัจจุบันใช้ระบบคลาวด์ ดังนั้นคุณจึงฝังประวัติไว้ในคุณลักษณะทั้งหมด ด้วยวิธีนี้ข้อมูลจะไม่สูญหาย

บรรทัดล่างสุดเกี่ยวกับโซลูชันการสื่อสารทางธุรกิจ

เป้าหมายของโซลูชันการสื่อสารทางธุรกิจเหล่านี้คือการช่วยให้คุณและพนักงานของคุณปรับปรุงการสื่อสาร ใช้เวลาน้อยลงในการโทรศัพท์ และปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ความฝันของผู้จัดการ

ไม่สำคัญว่าคุณจะเป็นผู้จัดการของธุรกิจขนาดใหญ่หรือธุรกิจแม่และป๊อป การสื่อสารภายในเป็นแนวหน้าของความสำเร็จและความพึงพอใจ และด้วยโซลูชันการสื่อสารทางธุรกิจ การจัดการการสื่อสารภายในเป็นกระบวนการที่ง่ายขึ้น