เทมเพลตอีเมลระดับมืออาชีพ: การจัดรูปแบบและตัวอย่างอีเมล

Kate Erwin

• 8 ธันวาคม 2564

เลิกเครียดกับการเขียนอีเมลที่เป็นทางการด้วยเทมเพลตอีเมลระดับมืออาชีพและตัวอย่างการจัดรูปแบบอีเมลเหล่านี้

การเขียนอีเมลอย่างไม่เป็นทางการกับทางการ

เราเขียนอีเมลด้วยเหตุผลต่างๆ มากมาย แต่มักจะแบ่งออกเป็นสองประเภท: ไม่เป็นทางการและเป็นทางการ

อีเมลที่เป็นทางการอาจเป็นอีเมลที่คุณส่งให้เพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัว การพูดคุยสั้นๆ คำเชิญไปทานอาหารเย็น คำแนะนำสำหรับสูตรอาหารที่ยอดเยี่ยม — อะไรง่ายๆ แบบนี้

อีเมลที่เป็นทางการมักใช้ในการตั้งค่าทางธุรกิจ เป็นเรื่องปกติในการขายแบบ B2B และ B2C และในการสื่อสารภายในสำนักงาน แน่นอน เส้นแบ่งระหว่างอีเมลที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการอาจคลุมเครือ และบางครั้งคุณอาจใช้องค์ประกอบของแต่ละอีเมลในอีเมล แต่สิ่งสำคัญคือต้องตระหนักถึงความแตกต่าง

ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีเพื่อนที่ดีในสำนักงานของคุณ และวิธีที่คุณสื่อสารกับพวกเขาจะขึ้นอยู่กับหัวเรื่องของอีเมล หากคุณกำลังจัดกำหนดการการประชุมช่วงพักกลางวัน มันอาจจะเป็นทางการมากกว่า แต่ถ้าคุณส่งการแก้ไขที่แนะนำไปยังสัญญา ก็น่าจะเป็นทางการมากขึ้น

ทุกคนมีสไตล์การเขียนของตัวเอง แต่บางครั้งคุณจะพบว่าคุณต้องเป็นทางการมากกว่านี้ และในบางครั้ง คุณสามารถใช้สไตล์ที่ผ่อนคลายกว่านี้ได้

การจัดรูปแบบอีเมลระดับมืออาชีพขั้นพื้นฐาน

เมื่อคุณส่งอีเมลอย่างไม่เป็นทางการ ผลที่ตามมาโดยทั่วไปจะไม่สูง เมื่อคุณส่งคำเชิญไปงานเลี้ยงอาหารค่ำให้เพื่อน ไม่สำคัญว่าคุณจะผสมคำสองสามคำและพูดคุยกันเล็กน้อยหรือไม่

ไม่เหมือนกันเมื่อคุณส่งอีเมลแบบมืออาชีพ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่คุณจะต้องมุ่งเน้นที่การจัดรูปแบบ หากคุณแบ่งอีเมลออกเป็นองค์ประกอบพื้นฐาน การวางแผนการสื่อสารและจัดโครงสร้างอย่างมีประสิทธิภาพจะง่ายกว่ามาก

อีเมลระดับมืออาชีพควรมีองค์ประกอบพื้นฐานสี่ประการ:

• หัวเรื่อง
• การทักทาย
• เนื้อหาอีเมล
• ลายเซ็นอีเมล

เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากอีเมลของคุณ แต่ละด้านควรได้รับการปรับให้เหมาะสมและเป็นส่วนตัวสำหรับบุคคลที่คุณกำลังส่งอีเมลถึง

หัวเรื่อง

หัวเรื่องอาจดูเหมือนเป็นสิ่งที่คุณกรอกในภายหลัง แต่มีความสำคัญอย่างยิ่ง นักธุรกิจได้รับอีเมลหลายร้อยฉบับในแต่ละวัน และบ่อยครั้งเกินไป มีสแปมจำนวนมากที่ทำให้กล่องจดหมายยุ่งเหยิง

เพื่อประหยัดเวลาในตารางงานที่ยุ่ง ผู้คนใช้หัวเรื่องเพื่อตัดสินใจว่าจะเปิดอีเมลหรือไม่ อันที่จริง 47% ของผู้คนเปิดอีเมลตามหัวเรื่อง ดังนั้นนี่จึงเป็นโอกาสสำคัญสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพ

หัวเรื่องของคุณต้องดึงดูดความสนใจและบอกใบ้ถึงคุณค่าที่คุณเสนอ

นี่อาจเป็นความสมดุลที่หาได้ยาก แต่หัวเรื่องที่สมบูรณ์แบบจะมีผลกระทบอย่างมากต่ออัตราการตอบกลับของคุณ

การทักทาย

ในธุรกิจ ผู้คนมักจะต้องการให้คุณพูดตรง ๆ แต่ก่อนอื่น คุณต้องดูแลพิธีการให้ดีเสียก่อน หากคุณกำลังจะกลับไปกลับมาอย่างรวดเร็วในอีเมล การดำเนินการนี้อาจไม่จำเป็น แต่อีเมลส่วนใหญ่จะเริ่มต้นด้วยคำทักทาย

สำหรับคนที่เคยใช้เวลาถกเถียงกันว่าจะเริ่มต้นด้วย "สวัสดี" "สวัสดี" หรือ "เฮ้" คำถามทั่วไปคือคำทักทายที่ดีที่สุดคืออะไร?

กุญแจสำคัญคืออย่าคิดมากและทำวิจัยเกี่ยวกับบุคคลที่คุณกำลังส่งอีเมลถึงอยู่เสมอ ใช้ LinkedIn เพื่อค้นหาชื่อที่ต้องการของผู้รับ (เช่น Dan vs Daniel) และทำให้มันง่าย

แม้ว่าคำว่า "เฮ้" อาจเอนเอียงไปทางด้านที่ไม่เป็นทางการมากกว่า แต่ "สวัสดี" และ "สวัสดี" ก็เป็นที่ยอมรับได้อย่างสมบูรณ์ และเป็นวิธีที่ดีในการเริ่มต้นอีเมลของคุณ

ตัวเลือกอื่นๆ ที่ยอมรับได้ ได้แก่:

• เรียน [ชื่อ]
• ทักทาย
• สวัสดี
• สวัสดีทุกคน

คุณจะพัฒนาสไตล์ของคุณเองด้วยการทักทาย แต่ไม่จำเป็นต้องทำให้ซับซ้อนเกินไป

เนื้อหาอีเมล

เมื่อคุณดึงดูดความสนใจของผู้รับและกล่าวคำทักทายที่น่าพึงพอใจแล้ว คุณก็จะเข้าสู่เนื้อหาของอีเมลได้

นี่คือที่ที่คุณจะสร้างข้อความและชักชวนให้ผู้อ่านดำเนินการ

อย่างไรก็ตามอย่าหลงทางจนเกินไป!

อีเมลจะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อข้อความสั้นและกระชับ ไม่มีใครอยากเห็นข้อความจำนวนมากและต้องอ่านเรียงความ สิ่งสำคัญคือต้องทำให้อีเมลของคุณตรงประเด็นและทำให้ดูน่าสนใจในการอ่าน (ทำให้ย่อหน้าสั้นและใช้ส่วนหัวเพื่อแยกแยะ)

ให้อีเมลของคุณจดจ่ออยู่กับข้อความเดียวเสมอ หากคุณมีประเด็นที่จะพูดถึงมากกว่าหนึ่งประเด็น แยกเป็นอีเมลต่างๆ จะดีกว่า จดจ่อกับประเด็นของคุณ ให้ข้อมูลแก่ผู้รับทั้งหมดที่จำเป็นในการตัดสินใจและขอให้ดำเนินการ

คุณกำลังเขียนอีเมลด้วยเหตุผล - คุณต้องการบรรลุบางสิ่งบางอย่าง กรอกอีเมลของคุณโดยเน้นการกระทำที่คุณต้องการให้บุคคลนั้นทำ และพวกเขามีแนวโน้มที่จะทำมากขึ้น

รวมลายเซ็นอีเมล

การสร้างลายเซ็นอีเมลที่สะอาดเป็นขั้นตอนง่ายๆ และทำให้คุณดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น วิธีนี้จะทำให้ผู้รับทราบว่าคุณเป็นใคร คุณทำอะไร และติดต่อคุณอย่างไร

บ่อยครั้งที่เราส่งอีเมลถึงคนที่เราไม่คุ้นเคย ดังนั้นการระบุตัวตนของคุณจึงเป็นสิ่งสำคัญ ลายเซ็นอีเมลของคุณควรมีข้อมูลเช่น:

• ชื่อเต็ม
• ที่อยู่อีเมล
• หมายเลขโทรศัพท์
• เชื่อมโยงไปยังเว็บไซต์ของคุณ
• เชื่อมโยงไปยังโพรไฟล์ LinkedIn ของคุณ

วิธีนี้จะช่วยให้ผู้รับเห็นภาพที่ชัดเจนขึ้นว่าใครกำลังคุยกับใครอยู่ และเพิ่มโอกาสที่พวกเขาจะโต้ตอบ

เทมเพลตอีเมลระดับมืออาชีพ

มีเหตุผลมากมายในการเขียนอีเมลแบบมืออาชีพจนยากที่จะเขียนเทมเพลตทั่วไปที่เหมาะกับทุกสิ่ง แต่ละสถานการณ์ต้องการบางอย่างที่แตกต่างกันเล็กน้อย ดังนั้นคุณจะต้องปรับแต่ง แต่เทมเพลตอีเมลแบบมืออาชีพนี้สามารถช่วยคุณเริ่มต้นได้

Subject Line: [ปัญหา] – [ทักทาย] [ชื่อของคุณ]

เรียน [ชื่อที่ต้องการของผู้รับการวิจัย]

ย่อหน้าแรก:

ย่อหน้าแรกควรสั้นและตรงประเด็น อย่าท้อถอยเพราะเวลาของคนมีค่า ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังสมัครงาน ให้ระบุตำแหน่งงาน คุณค้นพบตำแหน่งงานได้อย่างไร และการดำเนินการใดที่คุณต้องการให้เกิดขึ้น

ย่อหน้ากลาง:

นี่คือที่ที่คุณแสดงคุณค่าที่คุณเสนอและแสดงให้เห็นว่าเหตุใดผู้รับจึงควรดำเนินการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้จดจ่อกับตัวเองมากเกินไปแต่ให้พูดถึงบริษัท/บุคคลที่คุณติดต่อด้วย

ในตัวอย่างการสมัครงาน นี่หมายถึงการพูดถึงงานที่ยอดเยี่ยมบางอย่างที่บริษัททำและค่านิยมของบริษัทนั้นตรงกับของคุณอย่างไร

ย่อหน้าสุดท้าย:

ขอบคุณผู้รับที่สละเวลาและส่งเสริมการดำเนินการที่คุณต้องการให้พวกเขาดำเนินการด้วยการเรียกร้องให้ดำเนินการ

ปิด:

ขอแสดงความนับถือ,

ลายเซ็นอีเมลของคุณ

เทมเพลตอีเมลสำหรับสถานการณ์เฉพาะ

เทมเพลตอีเมลทั่วไปด้านบนสามารถหล่อหลอมให้เข้ากับทุกสถานการณ์ได้ แต่บางครั้งคุณต้องการบางอย่างที่เฉพาะเจาะจงมากกว่านี้ ต่อไปนี้คือสถานการณ์ทั่วไปบางประการที่คุณจะพบว่าตัวเองกำลังเขียนอีเมลธุรกิจและเทมเพลตบางอย่างเพื่อช่วยคุณในการเริ่มต้น

1. ประกาศ

คุณอาจไม่ต้องการให้คนอื่นดำเนินการเมื่อคุณส่งอีเมลประกาศ แต่คุณต้องการให้คนอื่นอ่าน ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณจะแน่ใจได้ว่าสิ่งนั้นจะเกิดขึ้น

Subject Line: อัปเดตที่น่าตื่นเต้นให้กับทีม: Meet [ชื่อ]

สวัสดีทีม

ฉันตื่นเต้นที่จะแนะนำคุณให้รู้จัก [ตำแหน่งสมาชิกใหม่ในทีม] ใหม่ของเรา [ชื่อสมาชิกในทีมใหม่] นำประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมใน [อุตสาหกรรม] และจะเป็น [คุณสมบัติงาน]

[ชื่อสมาชิกในทีมใหม่] คือ [รายละเอียดสนุก ๆ ที่พนักงานใหม่อาจต้องการแบ่งปัน เช่น แฟน Star Trek ตัวยง] ดังนั้นอย่าลังเลที่จะกล่าวทักทายและเริ่มต้นการสนทนา

ขอแสดงความนับถือ,

[ลายเซ็นอีเมลของคุณ]

2. อีเมลติดตามผลธุรกิจ

ระบบเครือข่ายยังคงเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจ เมื่อคุณพบปะผู้คนใหม่ๆ สิ่งสำคัญคือต้องดูแลความสัมพันธ์ให้ดี และวิธีหนึ่งที่คุณสามารถทำได้คือผ่านอีเมลติดตามผล

Subject Line: ยินดีที่ได้รู้จักที่ [กิจกรรม]

สวัสดี [ชื่อผู้รับ]

ยินดีที่ได้พบคุณที่ [วิธีที่คุณพบ] ฉันสนุกกับการสนทนาของเราเกี่ยวกับ [เรื่อง] และชอบที่จะติดตามและพูดคุยกันต่อไปในอนาคต

งานของคุณในฐานะ [ตำแหน่งงาน] ที่ [บริษัท] เป็นเรื่องที่น่าสนใจ และฉันชอบที่จะได้ยินเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่คุณทำ หากคุณมีเวลาในอีกไม่กี่สัปดาห์ข้างหน้า การดื่มกาแฟสักแก้วคงจะดีไม่น้อย

โดยทั่วไปฉันว่างใน [วัน] สิ่งใดที่เหมาะกับคุณ

ขอแสดงความนับถือ,

[ลายเซ็นอีเมลของคุณ]

3. คำขอ

อีเมลธุรกิจทั่วไปที่คุณจะเขียนคือคำขอ ไม่ว่าจะเป็นการขอวันหยุด ขอขึ้นเงินเดือน หรืออย่างอื่น สิ่งสำคัญคือคุณต้องได้รับอีเมลเหล่านี้อย่างถูกต้อง แม้ว่าคุณจะกังวลเกี่ยวกับคำขอ แต่ก็ไม่มีประโยชน์ที่จะไปยุ่งกับพุ่มไม้ ให้ไปตรงประเด็นด้วยข้อความที่เรียบง่ายแต่ออกแบบมาอย่างดี

Subject Line: การขอลาพักร้อนสำหรับ [วันที่]

เรียน [ชื่อผู้รับ]

ฉันต้องการใช้ PTO ของฉันในวันหยุดตั้งแต่วันศุกร์ที่ 5 กันยายนจนถึงวันศุกร์ที่ 12 กันยายนถัดไป

ฉันจะตรวจสอบให้แน่ใจว่างานและความรับผิดชอบทั้งหมดของฉันได้รับการดูแลล่วงหน้า และฉันได้หารือเกี่ยวกับกรณีปัจจุบันของฉันกับเพื่อนร่วมงาน [ชื่อ] และ [ชื่อ] เพื่อให้เป็นปัจจุบัน

ฉันหวังว่าจะได้รับการอนุมัติจากคุณ

[ลายเซ็นอีเมลของคุณ]

4. คำถาม

คำถามอาจมีตั้งแต่แบบใช่/ไม่ใช่แบบง่ายที่สุดไปจนถึงแบบซับซ้อนที่สุด เมื่อคุณส่งอีเมลถึงใครบางคนด้วยคำถาม สิ่งสำคัญคือต้องทำให้ทุกอย่างเรียบง่ายและไม่ดึงความสนใจของผู้อื่นออกจากประเด็นที่คุณต้องการตอบ

Subject Line: เรากำลังปรับปรุงนโยบายความยั่งยืนของเราหรือไม่?

เรียน [ชื่อผู้รับ]

จากคำแนะนำล่าสุดของภาครัฐ ฉันสงสัยว่าเราจะทำการเปลี่ยนแปลงนโยบายความยั่งยืนของเราในเร็วๆ นี้หรือไม่

แบรนด์ของเราเป็นผู้นำด้านความยั่งยืนมาหลายปีแล้ว และเนื่องจากนี่คือสิ่งที่ฉันหลงใหลอย่างมาก จึงเป็นแหล่งความภาคภูมิใจที่ยอดเยี่ยม ฉันหวังว่าเราจะสามารถรักษาความมุ่งมั่นของเราต่อสิ่งแวดล้อมต่อไปตามคำแนะนำใหม่

จะเป็นการดีถ้าคุณรู้ว่าคุณวางแผนที่จะปรับปรุงนโยบายของเรา และหากคุณกำลังมองหาข้อมูลใดๆ เรายินดีที่จะมีส่วนร่วม

ขอแสดงความนับถือ,

[ลายเซ็นอีเมลของคุณ]

5. ร้องเรียน

น่าเสียดายที่มีบางครั้งที่คุณมีข้อร้องเรียนและต้องการแสดงความไม่พอใจ นี่เป็นส่วนหนึ่งของการทำธุรกิจ แต่อาจเป็นอีเมลที่เข้าถึงได้ยาก สิ่งสำคัญคือคุณต้องทำให้ประเด็นของคุณชัดเจนและทำให้ทุกอย่างเรียบง่าย

Subject Line: เรื่องร้องเรียนเกี่ยวกับ [เรื่องของการร้องเรียน]

สวัสดี,

ฉันเพิ่งซื้อ [เรื่องร้องเรียน] จากร้านค้าของคุณใน [สถานที่] และใช้งานไม่ได้ เมื่อฉันไปคืนสินค้าในวันถัดไป พนักงานไม่สามารถให้ความช่วยเหลือใดๆ ในการแก้ไขได้ และไม่อนุญาตให้ฉันคืนสินค้าเพื่อขอเงินคืน

ฉันใช้ร้านค้าของคุณมาหลายปีแล้วและรู้สึกผิดหวังอย่างมากกับการบริการที่แย่

คุณช่วยตรวจสอบปัญหานี้และแก้ไขปัญหาให้ฉันได้ไหม

ขอแสดงความนับถือ,

[ลายเซ็นอีเมลของคุณ]

6. ขอโทษ

เราไม่ได้ทำสิ่งที่ถูกต้องในชีวิตเสมอไป และบางครั้งนั่นหมายความว่าเราต้องขอโทษ มันไม่สนุกสำหรับทุกคน แต่คุณสามารถคลายเครียดได้ด้วยเทมเพลตคำขอโทษง่ายๆ นี้

Subject Line: [เรื่องของการขอโทษ]

สวัสดี [ชื่อลูกค้า]

เราพบปัญหาเกี่ยวกับ [อะไร] ใน [เมื่อ]

สิ่งนี้หมายความว่าอย่างไรสำหรับคุณ?

[หมายเหตุรายละเอียดผลกระทบของปัญหา]

[หมายเหตุ สร้างความมั่นใจให้กับลูกค้า]

เราสังเกตเห็นปัญหานี้อย่างรวดเร็วใน [เรื่องของคำขอโทษ] และจำกัดการหยุดชะงักให้มากที่สุด ทีมเทคนิคของเราทำงานตลอดเวลาเพื่อแก้ไขปัญหา และเราสามารถแจ้งให้คุณทราบว่า ณ [เวลา] ทุกอย่างกลับมาเป็นปกติ

จากทุกคนที่ [บริษัท] เราต้องขออภัยในความไม่สะดวกที่อาจเกิดขึ้น ขณะนี้ เรากำลังวิเคราะห์ปัญหาและใช้ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่มีปัญหาเกิดขึ้นอีกในอนาคต

ขอแสดงความนับถือ,

[ลายเซ็นอีเมลของคุณ]

7. การเลิกจ้าง

สถานการณ์ทางธุรกิจหลายอย่างอาจเป็นเรื่องที่ละเอียดอ่อน สถานการณ์หนึ่งที่ละเอียดอ่อนเป็นพิเศษคือการเลิกจ้าง แน่นอน คุณจะไม่ยุติการจ้างงานของใครบางคนผ่านอีเมล แต่คุณอาจต้องยุติบัญชีของผู้ใช้หรือสิ่งที่คล้ายกัน

Subject Line: การยกเลิกบัญชีของคุณโดยทันที

เรียนท่านที่เกียวข้อง,

เราได้ยุติบัญชีของคุณกับ [บริษัท] โดยมีผลทันที

[เหตุผล]

เมื่อได้พูดคุยกับคุณใน [วันที่และเวลา] เกี่ยวกับ [ปัญหา] เราไม่เห็นการเปลี่ยนแปลงใน [ประเภทการใช้งาน] จากการสื่อสารหลายครั้ง คุณยังคงละเมิดข้อกำหนดการใช้งานของเรา ซึ่งหมายความว่าเราไม่มีทางเลือกอื่นนอกจากต้องระงับบัญชี

ขอแสดงความนับถือ,

[ลายเซ็นอีเมลของคุณ]

ประเด็นที่สำคัญ

การเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพเป็นส่วนสำคัญของชีวิต แม้แต่ในชีวิตส่วนตัวของเรา ก็จะมีบางช่วงที่เราต้องใช้รูปแบบการเขียนที่เป็นทางการมากขึ้น

เมื่อคุณเขียนอีเมลที่สำคัญ เป็นเรื่องง่ายที่จะคิดมาก แต่ถ้าคุณทำให้ทุกอย่างเรียบง่ายและตรงประเด็น คุณจะประสบความสำเร็จมากขึ้น แบ่งอีเมลออกเป็นส่วนๆ เน้นที่การปรับเปลี่ยนในแบบของคุณ และเขียนให้สั้นและกระชับ