13 หลักการบริหารโครงการเพื่อเพิ่มความสำเร็จของโครงการ

การจัดการโครงการไม่ว่าจะเดี่ยวหรือเป็นส่วนหนึ่งของทีมอาจเป็นสิ่งที่ท้าทาย มีกำหนดเวลา งบประมาณ ความต้องการของลูกค้า ความเสี่ยง และลำดับความสำคัญที่แตกต่างกันอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ทั้งหมดนี้สามารถครอบงำได้อย่างรวดเร็ว

นั่นคือเหตุผลที่การปฏิบัติตามหลักการจัดการโครงการที่สำคัญบางประการสามารถ ช่วยเพิ่มผลผลิต กำหนดความคาดหวังที่เป็นจริง และรับรองความสำเร็จของโครงการมากขึ้น

หลักการบริหารโครงการ 13 ประการเพื่อเริ่มต้นผลิตภาพ

หลักการจัดการโครงการทั้ง 13 ข้อนี้ไม่ใช่กฎเกณฑ์หรือโครงสร้างที่เข้มงวดที่คุณต้องปฏิบัติตาม แต่เป็นแนวทางในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณหรือทีมของคุณ การปฏิบัติตามหลักการสำคัญเหล่านี้จะทำให้คุณมีเส้นทางที่เหมาะสมสำหรับการเริ่มต้นและดำเนินการโครงการใดๆ

1. กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการให้ชัดเจน

ก่อนที่คุณจะดำดิ่งสู่การทำงานในโครงการใดๆ ให้กำหนดเป้าหมายของคุณให้ชัดเจน เป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่คุณกำหนดสำหรับโครงการของคุณจะเป็นตัวกำหนดหลักในความสำเร็จหรือความล้มเหลวของโครงการ

เมื่อคุณกำหนดเป้าหมายก่อนเริ่มงาน ทีมงาน ลูกค้า และคุณ ล้วนกำหนดความคาดหวังตามความเป็นจริงของโครงการ ด้วยวิธีนี้ คุณจะหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต และจัดการความคาดหวังของทุกคนตั้งแต่วันแรก

ต่อไปนี้คือตัวอย่างของการกำหนดเป้าหมายและความคาดหวังรายไตรมาสโดยใช้แพลตฟอร์มการจัดการโครงการ Monday.com:

ที่มาของภาพ

2. เสนอชื่อหัวหน้าโครงการที่มีประสบการณ์หนึ่งคน

ในขณะที่ทุกคนในทีมควรมีโอกาสแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับโครงการ คุณต้องการใครสักคนในการตัดสินใจขั้นสุดท้ายและดูแลความสมบูรณ์ของแต่ละงานและขั้นตอนของโครงการ มิฉะนั้น คุณอาจเสี่ยงต่อการตัดสินใจช้า งานไม่รู้จบ และการตรวจสอบคุณภาพที่จำกัด

เสนอชื่อหัวหน้าโครงการที่มีประสบการณ์หนึ่งคนที่สามารถดูแลโครงการทั้งหมดตั้งแต่ต้นจนจบ มอบหมายงาน และตัดสินใจที่สำคัญ

หัวหน้าโครงการที่คุณเลือกจะต้องเป็นคนที่สบายใจที่จะทำงานหลายอย่างพร้อมกันและทำงานระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย สมาชิกในทีม ผู้จัดการอาวุโส ลูกค้า และผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย พวกเขาจะต้องเป็นนักสื่อสารที่แข็งแกร่งซึ่งสามารถแสดงความคาดหวังและเป้าหมายให้กับสมาชิกในทีมได้อย่างชัดเจน

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เช่น Kissflow จำเป็นสำหรับการรักษาภาพรวมทั้งหมดของโครงการตั้งแต่ต้นจนจบ ช่วยให้หัวหน้าโครงการมอบหมายงาน ประเมินปริมาณงาน และจัดลำดับความสำคัญของชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวได้ง่ายขึ้น:

ที่มาของภาพ

3. รู้ผลงานของโครงการ

เมื่อคุณกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการแล้ว ก็ถึงเวลาชี้แจงผลสำเร็จของโครงการ สิ่งที่ส่งมอบคือสินค้าหรือบริการที่เป็นรูปธรรมที่ความสำเร็จของการปิดโครงการของคุณจะนำมาให้

สิ่งที่ส่งมอบอาจเป็นผลิตภัณฑ์ที่พิสูจน์ได้ คุณลักษณะใหม่ ผลลัพธ์ หรือความสามารถในการให้บริการ

คุณสามารถกำหนดผลงานโครงการของคุณได้โดยคำนึงถึงวัตถุประสงค์ของคุณ

ตัวอย่างเช่น หากวัตถุประสงค์สุดท้ายคือผู้ใช้สามารถจัดการ ติดตาม และวิเคราะห์งบประมาณการตลาดของบริษัทได้ดียิ่งขึ้น ผลลัพธ์ที่ได้อาจเป็นซอฟต์แวร์ที่อนุญาตให้ผู้ใช้อัปโหลดข้อมูล จากนั้นติดตาม ติดตาม และจัดการได้ตามต้องการ

คุณอาจสร้างคู่มือข้อมูลและคู่มือการฝึกอบรมเพื่อให้ผู้ใช้ทราบวิธีใช้งานซอฟต์แวร์ใหม่อย่างมีประสิทธิภาพ

ต่อไปนี้คือตัวอย่างลักษณะที่ส่งมอบของโครงการของคุณ:

ที่มาของภาพ

4. กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบของทีมที่ชัดเจน

มีบางสิ่งที่ก่อให้เกิดปัญหามากกว่าบทบาทและความรับผิดชอบของทีมที่กำหนดไว้ไม่ดี เมื่อผู้คนไม่รู้ว่าควรทำอะไร หรืองานของพวกเขาเกี่ยวข้องกับบทบาทของสมาชิกในทีมอย่างไร เป็นเรื่องง่ายสำหรับโครงการที่จะตกราง

เส้นที่ไม่ชัดเจนเกี่ยวกับความรับผิดชอบอาจนำไปสู่ความขัดแย้งที่ไม่จำเป็น งานที่ต้องทำให้เสร็จสองครั้ง หรืองานไม่เสร็จ

เมื่อสมาชิกในทีมรู้ว่าต้องทำอะไรเมื่อใดและอย่างไรกับความรับผิดชอบของพวกเขาในภาพรวม โครงการของคุณก็จะมีแนวโน้มที่จะดำเนินไปอย่างราบรื่นและประสบความสำเร็จมากขึ้น

ในระหว่างขั้นตอนเริ่มโครงการ ให้ร่างบทบาทของสมาชิกในทีมแต่ละคนอย่างชัดเจนเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ

5. ประเมินความเสี่ยงของโครงการ

ไม่ว่าจะเป็นความเสี่ยงที่จะไม่สมบูรณ์ เกินงบประมาณ หรือทรัพยากรอื่นที่ไม่ใช่ตัวเงินหมด ก็มีความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการจัดการโครงการ

ก่อนที่คุณจะเปิดตัวโครงการอย่างเป็นทางการ คุณจำเป็นต้องระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมดและพยายามบรรเทาความเสี่ยงเหล่านั้นตั้งแต่เริ่มต้น แทนที่จะต้องเผชิญกับความเสี่ยงที่น่าประหลาดใจในภายหลัง

ทำให้เป็นกระบวนการทำงานร่วมกันและขอให้สมาชิกในทีมทุกคนแยกแยะความเสี่ยงที่พวกเขาคิดว่าคุณควรพิจารณา

การประเมินความเสี่ยงที่มั่นคงยอมรับว่าสิ่งต่างๆ อาจผิดพลาดได้ แม้ว่าคุณจะไม่สามารถป้องกันความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้ทั้งหมด แต่คุณสามารถเตรียมพร้อมสำหรับความเสี่ยงและปกป้องโครงการของคุณจากความล้มเหลวได้อย่างเหมาะสม

6. รู้ลำดับความสำคัญและเหตุการณ์สำคัญของโครงการ

บางครั้งเมื่อคุณอยู่ตรงกลางของโครงการที่ซับซ้อน คุณอาจถูกมองข้ามโดยรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ที่รู้สึกว่าสำคัญในขณะนั้นแต่ไม่ใช่สิ่งสำคัญ

การรู้ลำดับความสำคัญของโครงการและเป้าหมายสำคัญจะช่วยให้คุณประเมินความคืบหน้าและแสดงตำแหน่งที่คุณอยู่ การกำหนดลำดับความสำคัญของงานตั้งแต่เริ่มแรกจะแสดงให้คุณเห็นว่าจะชี้จุดโฟกัสของทีมไปที่ใดในกรณีที่งานขัดแย้งกันหรือมีปัญหา

ในการกำหนดลำดับความสำคัญของคุณ:

• กำหนดหลักเป้าหมายของโครงการในขั้นตอนการวางแผน เพื่อให้คุณและทีมทราบว่าโครงการของคุณเป็นไปตามแผนหรือไม่
• ระบุ KPI และตัวชี้วัดที่ทำให้ทีมของคุณมีความคืบหน้าที่เป็นรูปธรรม
• ให้คะแนนงานในระดับ 1-10 ตามความสำคัญ

ต่อไปนี้คือตัวอย่างภาพว่าเป้าหมายของโครงการของคุณจะเป็นอย่างไร:

ที่มาของภาพ

7. สร้างระบบความรับผิดชอบและความรับผิดชอบ

รักษาความรู้สึกรับผิดชอบโดยทำให้สมาชิกในทีมลงทุนและมีแรงจูงใจจากโครงการ

เมื่อต้องการทำเช่นนี้ เลือกระบบการจัดการโครงการส่วนกลางที่ช่วยให้คุณสามารถมอบหมายงานและกำหนดเวลาให้กับสมาชิกในทีมเฉพาะ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนรู้ว่าควรทำงานอะไรและเมื่อใดที่คุณคาดว่าจะได้รับงานที่เสร็จสมบูรณ์ การแจ้งเตือนทางอีเมลและแชทอัตโนมัติช่วยให้ผู้คนรู้สึกว่าต้องรับผิดชอบงานของตนโดยทำให้แน่ใจว่าพวกเขาจะไม่ลืมเรื่องนี้

สมาชิกในทีมทุกคนควรมีสิทธิ์เข้าถึงเครื่องมือการจัดการโครงการและสามารถติดตามความคืบหน้าและดูบทบาทของพวกเขาในโครงการในระดับภาพรวมได้อย่างง่ายดาย

เมื่อคุณใช้เวลาในการตั้งค่าระบบการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพตั้งแต่เริ่มต้น คุณจะมีเวลาว่างมากขึ้นในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณไม่จำเป็นต้องจัดการรายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ ทุกรายละเอียด แต่ให้ความมั่นใจแก่สมาชิกในทีมของคุณในการทำงานเพื่อจุดแข็งของพวกเขา และจัดการตนเองและเวลาของพวกเขาได้ดีขึ้น

เมื่อใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เช่น Trello คุณสามารถมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมตามกำหนดเวลาได้อย่างง่ายดาย:

ที่มาของภาพ

8. ตั้งงบประมาณตามความเป็นจริง

ทุกโครงการมีทรัพยากรจำกัด เพื่อเพิ่มโอกาสความสำเร็จและความสำเร็จของโครงการให้สูงสุด สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงงบประมาณที่เป็นจริง เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงทรัพยากรที่เพียงพอ

คุณต้องการทรัพยากรที่เพียงพอเพื่อให้ตัวเองมีที่ว่างสำหรับค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิด ความล่าช้า และไทม์ไลน์ที่สมเหตุสมผล ในขณะเดียวกัน ใช้ทรัพยากรโครงการให้เกิดประโยชน์สูงสุด ใช้มาตรการตลอดระยะเวลาของโครงการเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะประหยัดค่าใช้จ่ายเมื่อทำได้และอยู่ในแนวทางที่ถูกต้อง

เราแนะนำให้อัปโหลดงบประมาณของคุณไปยังแอปการจัดการโครงการ เช่น ProjectManager เพื่อให้คุณสามารถติดตามต้นทุนและค่าใช้จ่ายแบบเรียลไทม์:

ที่มาของภาพ

9. สร้างกลยุทธ์ในการริเริ่ม

การเริ่มต้นโครงการเป็นงานเบื้องต้นทั้งหมดที่ต้องทำให้เสร็จก่อนเริ่มกิจกรรมโครงการอื่นๆ ในขั้นตอนนี้ คุณจะต้องทำงานดูแลระบบทั้งหมด เช่น การสร้างเอกสารความเป็นไปได้ กรณีธุรกิจ ตลอดจนการติดต่อประสานงานกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้จัดการอื่นๆ

การปฏิบัติตามกลยุทธ์การเริ่มต้นที่เหมาะสมจะช่วยให้คุณจัดระเบียบเอกสารการดูแลโครงการทั้งหมดของคุณตั้งแต่เริ่มต้น ซึ่งหมายความว่าเมื่อคุณผ่านครึ่งทางของโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียขอดูเอกสารความเป็นไปได้ คุณจะรู้ว่าคุณมีและจะหาได้จากที่ใด

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารการเริ่มต้นโครงการที่เกี่ยวข้องทั้งหมดของคุณถูกจัดเก็บไว้ในตำแหน่งศูนย์กลางที่เข้าถึงได้ง่ายแห่งเดียว เพื่อให้ผู้คนสามารถตรวจสอบเอกสารได้เมื่อต้องการ

10. มีกลยุทธ์ในการดำเนินการ

การดำเนินโครงการมักจะเริ่มต้นด้วยการประชุมเริ่มโครงการเพื่อเริ่มต้นโครงการอย่างเป็นทางการ นี่คือที่ที่คุณแบ่งปันวิสัยทัศน์และเป้าหมายสำหรับโครงการ มอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม และทำให้ทุกคนเริ่มต้น

ในระหว่างขั้นตอนการดำเนินการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีวิธีบันทึกข้อผิดพลาด การเปลี่ยนแปลงทิศทาง หรือเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดอื่นๆ ด้วยวิธีนี้ คุณจึงสามารถดำเนินการต่างๆ ได้อย่างราบรื่นแม้ในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลง

11. สร้างแผนการสื่อสาร

เป็นเรื่องง่ายสำหรับผู้จัดการโครงการในการตั้งค่าช่องทางการสื่อสารที่หลากหลาย เช่น Slack อีเมล และแชทการจัดการโครงการ เพื่อให้ทุกคนได้รับการอัปเดตเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการ แต่เมื่อมีหลายช่องทางให้ติดตาม สมาชิกในทีมอาจล้นหลาม

นั่นเป็นเหตุผลที่แผนการสื่อสารที่ชัดเจนและเป็นระบบจึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการรักษาโครงการของคุณให้เป็นไปตามแผน ใช้หลักเกณฑ์เกี่ยวกับช่องทางการสื่อสารที่คุณเลือก ไม่ว่าจะเป็นอีเมล การประชุม Slack หรือการประชุม Zoom รายวัน

คุณอาจเลือกใช้วิธีการสื่อสารที่แตกต่างกันสำหรับการอัปเดตงานประเภทต่างๆ ตัวอย่างเช่น สมาชิกในทีมอาจต้องอัปเดตแดชบอร์ดการจัดการโครงการทุกวันเพื่ออัปเดตผู้อื่นเกี่ยวกับความคืบหน้าของงาน และคุณอาจมีการประชุม Zoom ประจำสัปดาห์ของทีมเพื่อแชร์ความคืบหน้าทั่วไปและประเด็นสำคัญ

กุญแจสำคัญคือทุกคนในทีมเข้าใจวิธีสื่อสารการอัปเดตโครงการต่างๆ ผ่านช่องทางที่เหมาะสม

สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดความคาดหวังที่เป็นจริงกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและลูกค้าเกี่ยวกับเวลาที่พวกเขาสามารถคาดหวังว่าจะได้รับการอัปเดตโครงการ ผู้คนจำเป็นต้องรู้เมื่อพวกเขาสามารถคาดหวังข้อมูลบางอย่างเกี่ยวกับโครงการได้

สร้างแผนการสื่อสารที่ชัดเจนตั้งแต่เริ่มแรก เพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับความคาดหวังในการสื่อสาร

ความคิดเห็นที่แท็กภายในแอปการจัดการโครงการที่คุณเลือกสามารถช่วยให้ทุกคนทราบเกี่ยวกับการอัปเดตงานเล็กๆ น้อยๆ ในแต่ละวัน:

ที่มาของภาพ

12. ติดตามและติดตามความคืบหน้า

เพื่อให้ความคืบหน้าเป็นรายการที่จับต้องได้ซึ่งทีมสามารถติดตามได้ง่ายขึ้น การกำหนด KPI บางอย่างเป็นสิ่งสำคัญ KPI ของคุณอาจรวมถึงงบประมาณ ความคาดหวังด้านคุณภาพ และไทม์ไลน์ของโครงการ

ในระหว่างโครงการ ติดตามความคืบหน้าของโครงการและทบทวน KPI ของคุณเป็นประจำ ด้วยวิธีนี้ หากโครงการของคุณเริ่มใช้งบประมาณเกินงบประมาณหรือไม่เป็นไปตามความคาดหวังของไทม์ไลน์ คุณจะสามารถตรวจพบปัญหาได้ตั้งแต่เนิ่นๆ และปรับเปลี่ยนก่อนที่โครงการของคุณจะตกราง

ต่อไปนี้คือตัวอย่างวิธีตั้งค่าแดชบอร์ดภาพเพื่อติดตาม KPI ของโครงการ

ที่มาของภาพ

13. มีขั้นตอนในการปิดโครงการ

การสร้างกระบวนการปิดโปรเจ็กต์เป็นสิ่งสำคัญ ดังนั้นโปรเจ็กต์ของคุณจะไม่ติดอยู่กับกระแสตอบรับที่ไม่มีวันจบสิ้นหรือกลายเป็นสิ่งที่ยังไม่เสร็จตลอดไป

แม้ว่าคุณจะไม่บรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการทั้งหมด คุณยังต้องปิดท้ายเรื่องอย่างเป็นทางการ ในการทำเช่นนี้ ให้ส่งมอบผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปหรือคุณสมบัติใหม่ให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างเป็นทางการ จากนั้น ให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการใช้งานและแก้ไขปัญหาผลิตภัณฑ์ใหม่

หากคุณไม่ได้ทำทุกอย่างที่หวังไว้จนเสร็จ ให้สร้างโปรโตคอลสำหรับสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไป คุณจะทำรายการเหล่านี้ให้เสร็จในภายหลังหรือไม่มีความสำคัญอีกต่อไป?

คุณต้องสร้างเอกสารการลงชื่อออกอย่างเป็นทางการด้วย ซึ่งหมายความว่างานของคุณในโครงการเสร็จสมบูรณ์ และขณะนี้อยู่ในมือของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือลูกค้า

ยังเป็นความคิดที่ดีที่จะจัดการประชุมกับสมาชิกในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเกี่ยวกับบทเรียนที่ได้เรียนรู้และวิธีที่คุณสามารถปรับปรุงในครั้งต่อไป

ใช้หลักการจัดการโครงการเหล่านี้เพื่อเพิ่มความสำเร็จของโครงการ

ความสำเร็จของโครงการมักเกิดจากการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพ ปฏิบัติตามหลักการจัดการโครงการทั้ง 13 ข้อและดูว่าคุณสามารถทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้ง่ายขึ้นได้อย่างไร

หากคุณตั้งเป้าที่ประสิทธิภาพของโครงการ กระบวนการที่คล่องตัว และการสื่อสารที่ชัดเจน คุณจะอยู่ในเส้นทางที่จะเป็นผู้จัดการโครงการที่แข็งแกร่ง พร้อมที่จะเริ่มจัดการโครงการโดยใช้หลักการเหล่านี้แล้วหรือยัง ขั้นแรก ให้ตรวจสอบ AppSumo Store เรามีข้อเสนอซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุด