ใบสั่งซื้อกับใบแจ้งหนี้ - อะไรคือความแตกต่าง?

ในกรณีส่วนใหญ่ การสร้างใบสั่งซื้อเป็นขั้นตอนแรกของคุณสำหรับธุรกรรมทางธุรกิจ ผู้ซื้อออกใบสั่งซื้อซึ่งช่วยให้ผู้ขายสามารถให้บริการหรือผลิตภัณฑ์ในราคาเฉพาะได้ จากนั้นใบแจ้งหนี้จะถือเป็นใบเรียกเก็บเงินและจะมอบให้กับผู้ขายเมื่อบริการหรือผลิตภัณฑ์เสร็จสิ้นหรือจัดส่งพร้อมเงื่อนไขการชำระเงินที่เหมาะสมเช่นครบกำหนดเมื่อได้รับ เอกสารทั้งสองฉบับมีความจำเป็นสำหรับฝ่ายการเงินและเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก ดังนั้นจึงเป็นความคิดที่ดีที่จะเรียนรู้เกี่ยวกับตัวเลือกทั้งสองและเหตุใดจึงมีความสำคัญในโดเมนบัญชีเจ้าหนี้

ใบสั่งซื้อคืออะไร?

ใบสั่งซื้อหรือ PO คือคำยืนยันอย่างเป็นทางการของคุณสำหรับคำสั่งซื้อ ผู้ซื้อส่งเอกสารไปยังผู้ขายเพื่ออนุมัติการซื้อ

ใบแจ้งหนี้คืออะไร?

ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารที่ขอชำระเงินสำหรับการซื้อ ใบแจ้งหนี้จะถูกส่งไปยังผู้ซื้อจากผู้ขาย ใบสั่งซื้อและใบกำกับสินค้าต่างกันอย่างไร?

ความแตกต่างหลักระหว่างใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้คือวิธีการใช้ คุณต้องได้รับการยืนยันว่ามีการสั่งซื้อจาก PO แล้ว เอกสารใบแจ้งหนี้ช่วยขอชำระเงินสำหรับการสั่งซื้อ ผู้ขายเป็นผู้จัดเตรียมใบแจ้งหนี้ให้กับผู้ซื้อ และจะถูกส่งเมื่อการสั่งซื้อเสร็จสมบูรณ์ และตามเงื่อนไขการชำระเงิน

ความคล้ายคลึงกันระหว่างใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้

แม้ว่าเอกสารจะแตกต่างกัน แต่ก็มีความคล้ายคลึงกันเล็กน้อยระหว่างกัน แน่นอน ใบสั่งซื้อของทุกอย่างเป็นสัญญาที่มีผลผูกพันตามกฎหมาย เช่นเดียวกับในใบแจ้งหนี้ ดังนั้น คุณมีข้อตกลงระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อ และจำเป็นต้องมีการดำเนินการบางอย่างตามที่ระบุไว้ในเอกสารเหล่านี้

เอกสารทั้งสองฉบับประกอบด้วยรายละเอียดคำสั่งซื้อที่เกี่ยวข้อง ตลอดจนข้อมูลราคาและการจัดส่งทางไปรษณีย์ ใบแจ้งหนี้ประกอบด้วยหมายเลขใบแจ้งหนี้ ตลอดจนการปรับปรุงการชำระเงินใดๆ (ส่วนลด/เครดิต) ข้อมูลติดต่อผู้จัดจำหน่าย จำนวนเงินทั้งหมดที่ครบกำหนดชำระสำหรับผู้ขาย และกำหนดการชำระเงิน อาจมีการระบุหมายเลขใบสั่งซื้อ (PO) เพื่อใช้อ้างอิง

หมายเลขใบสั่งซื้อคืออะไร?

หมายเลขใบสั่งซื้อระบุไว้อย่างชัดเจนในใบสั่งซื้อและเป็นหมายเลขเฉพาะ คุณสามารถใช้ได้เพียงครั้งเดียวต่อคำสั่งซื้อ ดังนั้นหมายเลขใบสั่งซื้อนี้จึงแตกต่างจากหมายเลขอื่น ซอฟต์แวร์บัญชีบางตัวจะสร้างหมายเลขใบสั่งซื้อโดยอัตโนมัติเมื่อมีการจัดเตรียมคำสั่งซื้อใหม่ ผู้ขายและลูกค้าสามารถอ้างอิงหมายเลขนี้ได้ตลอดกระบวนการซื้อ จากนั้นผู้ขายจะใช้เพื่อส่งใบแจ้งหนี้ในภายหลัง

ข้อมูลใดที่คุณควรรวมไว้ในใบสั่งซื้อของคุณ?

แม้ว่าแต่ละซอฟต์แวร์จะแตกต่างกัน แต่ใบสั่งซื้อส่วนใหญ่มีข้อมูลที่คล้ายคลึงกัน ซึ่งรวมถึง:

• เลขที่ใบสั่งซื้อ
• วันนี้วันที่
• ปริมาณบริการหรือสินค้า
• คำอธิบายของบริการหรือสินค้า
• ข้อมูลติดต่อผู้ขาย (รวมที่อยู่อีเมล)
• ราคา
• หมายเหตุพิเศษ
• ข้อมูลภาษี

เหตุใดใบสั่งซื้อจึงมีความสำคัญ

ใบสั่งซื้อมีความจำเป็นด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้:

ผูกพันตามกฎหมาย

เป็นข้อตกลงอย่างเป็นทางการระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อ ในแง่หนึ่ง หมายความว่าทั้งสองบริษัท (หรือบริษัทและบุคคลธรรมดา) อนุญาตการซื้อนี้ ด้วยใบสั่งซื้อสินค้าและบริการ คุณอาจไม่จำเป็นต้องทำสัญญาแยกต่างหากสำหรับธุรกรรมนั้น ๆ

ง่ายต่อการติดตาม

เจ้าของธุรกิจต้องการใช้ใบสั่งซื้อเป็นเครื่องมือตลอดการทำธุรกรรม คุณสามารถอ้างอิงหมายเลขใบสั่งซื้อได้อย่างง่ายดายเพื่อกำหนดว่าสินค้าอยู่ที่ไหนและเมื่อใดควรไปถึงที่ตั้งของผู้ซื้อ

ลดความซับซ้อนของการออกใบแจ้งหนี้

ผู้ขายสามารถอ้างอิงหมายเลขใบสั่งซื้อบนใบแจ้งหนี้ได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งแสดงว่าบริการหรือผลิตภัณฑ์ที่มีให้นั้นได้รับการอนุมัติล่วงหน้า

วิธีการใช้ใบสั่งซื้อ

ในฐานะเจ้าของธุรกิจ คุณจะใช้สิ่งที่ทำให้งานของคุณง่ายขึ้นได้ เว็บไซต์ของคุณน่าจะมีข้อกำหนดและเงื่อนไข คุณจึงควรใช้ใบแจ้งหนี้และใบสั่งซื้อ นี่แสดงให้เห็นว่าผู้ซื้อเป็นหนี้อะไร วันครบกำหนดชำระเงิน และเวลาการส่งมอบด้วย เมื่อคุณสร้างเทมเพลตสำหรับใบสั่งซื้อ จะช่วยประหยัดเวลาได้มาก

ธุรกิจมักจะมีเทมเพลต ดังนั้นจึงง่ายต่อการส่งและรับใบสั่งซื้อ ทั้งสองฝ่ายได้รับข้อมูลที่ต้องการและจำเป็นเพื่อให้พวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่การซื้อและรวบรวมผลิตภัณฑ์เพื่อส่ง

เมื่อคุณพูดคุยกับใครบางคนเกี่ยวกับการจัดหาสินค้าหรือบริการ คุณอาจมีการโทรและอีเมลที่ยาวเหยียด เมื่อคุณทั้งคู่ตกลงกันในทุกเรื่องแล้ว คุณต้องการเอกสารที่มีผลผูกพันทางกฎหมายที่แสดงรายการทั้งหมดนั้น ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการเก้าอี้สั่งทำสำหรับธุรกิจของคุณ ใบสั่งซื้อจะแสดงข้อมูลทั้งหมด คุณทราบเมื่อสินค้าหรือบริการสำเร็จรูปจะถูกจัดเตรียม ซึ่งจะทำให้คุณสามารถเรียกร้องสินค้าได้ในภายหลังหากไม่ได้ส่งสินค้าตามวันที่ระบุในคำสั่งซื้อ เอกสารใบสั่งซื้อยังอธิบายเมื่อถึงกำหนดชำระเงินและหากมีการจัดเตรียมการชำระเงิน

เพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารถูกต้องตามกฎหมาย ทั้งสองฝ่ายต้องลงนาม ด้วยวิธีนี้ คุณจะทราบเมื่อถึงกำหนดชำระเงิน เมื่อใดที่สินค้าหรือบริการควรได้รับ และส่วนที่เหลือทั้งหมด

วิธีใช้ใบแจ้งหนี้

ผู้ขายดำเนินการจัดหาผลิตภัณฑ์หรือบริการ ซึ่งอาจใช้เวลาหลายวันหรือหลายสัปดาห์ อย่างไรก็ตาม การจ่ายเงินก็เป็นเรื่องที่น่ากังวลเช่นกัน ธุรกิจที่เสนอรายการหรือบริการต้องได้รับเงินสำหรับสิ่งที่ทำเมื่อลูกค้าได้รับ ดังนั้น ใบกำกับสินค้าจะถูกสร้างขึ้นที่แสดงรายการข้อมูลเดียวกันบางส่วน คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ใหม่ได้ทุกครั้ง แต่การทำเทมเพลตอาจเป็นประโยชน์ ด้วยวิธีนี้คุณสามารถขอชำระเงินและมีแบบฟอร์มที่ต้องดำเนินการ ซึ่งควรรวมถึงหมายเลข PO เช่นเดียวกับข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

เหตุใดบริษัทจึงใช้ใบสั่งซื้อ

ไม่ว่าคุณจะดำเนินธุรกิจขนาดใหญ่ที่มีแผนกจัดซื้อหรือธุรกิจขนาดเล็ก คุณอาจต้องการใช้ใบสั่งซื้อด้วยเหตุผลหลายประการ

ตั้งความคาดหวังที่ชัดเจน

ใบสั่งซื้อช่วยให้ผู้ซื้อสามารถอธิบายความต้องการของตนกับผู้ขายได้อย่างเต็มที่ คุณสามารถใช้เอกสารนี้เป็นข้อมูลอ้างอิงในการพิจารณาว่าต้องทำอะไรและใช้เวลานานแค่ไหน นอกจากนี้ หากไม่ได้จัดส่งสินค้าตามที่ระบุไว้ในใบสั่งซื้อ แสดงว่าคุณมีหลักฐานว่าบริษัทไม่ได้ดำเนินการตามที่อ้างสิทธิ์

จัดการคำสั่งซื้อ

บริษัทส่วนใหญ่จะมีคำสั่งซื้อหลายรายการที่ต้องกรอกพร้อมกัน เป็นการยากกว่ามากที่จะตัดสินว่าลูกค้าต้องการอะไร หากคุณไม่มีใบสั่งซื้อที่ต้องพึ่งพา เมื่อออกแล้ว ระบบออนไลน์จะทำให้แน่ใจว่าเอกสารที่ส่งนั้นถูกต้องและไปที่บัญชีอีเมลที่ถูกต้อง ใบสั่งซื้อจะให้เอกสารอย่างเป็นทางการแก่ทีมจัดซื้อจัดจ้าง การดำเนินงาน และการเงินสำหรับการส่งมอบขาเข้าและรอดำเนินการ นอกจากนี้ยังช่วยให้มั่นใจได้ว่าพวกเขาสามารถจัดการและติดตามได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ไม่มีปัญหาทางกฎหมาย

หากคุณไม่ค่อยใช้สัญญาที่เป็นทางการ PO จะทำหน้าที่เป็นเอกสารที่มีผลผูกพันทางกฎหมาย อย่างไรก็ตาม มันจะถูกกฎหมายก็ต่อเมื่อผู้ขายและซัพพลายเออร์ยอมรับมัน

เส้นทางการตรวจสอบ

ผู้ตรวจสอบต้องค้นหาความคลาดเคลื่อนทางการเงิน ดังนั้น เมื่อคุณออก ดำเนินการ และบันทึกใบสั่งซื้อ คุณมีสิ่งที่จะพิสูจน์ให้ผู้ตรวจสอบทราบว่าบัญชีของคุณถูกต้อง ซึ่งรวมถึงการชำระเงินที่ทำขึ้นและสิ่งที่ตกลงกัน ณ วันที่ระบุนั้น

แน่นอน ประโยชน์ข้างต้นมีไว้สำหรับผู้ซื้อเป็นหลัก แต่ PO ก็จำเป็นสำหรับผู้ขายเช่นกัน คุณสามารถใช้เพื่อช่วยในการดำเนินการชำระเงินและดำเนินการตามคำสั่งซื้อ การมีเอกสารการสั่งซื้อสามารถปกป้องคุณจากปัญหาทางกฎหมายและช่วยให้คุณติดตามสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่

ทำไมบริษัทถึงใช้ใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารสำคัญด้วยเหตุผลหลายประการ ซึ่งรวมถึง:

ความสามารถในการเก็บเงินและการมองเห็นการใช้จ่ายของบริษัท

บางครั้ง ผู้ขายจะไม่ได้รับการชำระเงินสำหรับบริการหรือสินค้าจนกว่าใบแจ้งหนี้จะถูกส่งไปยังผู้ซื้อ โดยทั่วไป การโทรศัพท์และอีเมลที่ขอชำระเงินไม่เพียงพอ ใบแจ้งหนี้อธิบายสิ่งที่คุณได้รับจากเงินที่คุณใช้ไป สิ่งนี้ทำให้แผนกการเงินของคุณมีความโปร่งใสมากขึ้นในสิ่งที่แผนกกำลังซื้อ

จัดการการชำระเงินโดยไม่มีปัญหาทางกฎหมาย

แน่นอน คุณต้องจ่ายสำหรับสิ่งที่คุณได้รับ แต่นั่นไม่สามารถเกิดขึ้นได้หากคุณไม่รู้ว่าจะต้องจ่ายเท่าไรหรือทำไมคุณถึงจ่ายมัน ดังนั้น ใบแจ้งหนี้จึงใช้เพื่อแสดงสิ่งที่ขาย จำนวนเงินที่ชำระ การชำระเงินใด ๆ ได้ผ่านรายการแล้ว และมีค่าบริการค้างชำระใดบ้าง ในแง่หนึ่ง พวกเขาช่วยให้บริษัทติดตามทุกสิ่งได้ดีขึ้น และเป็นทางการมากขึ้นเช่นนั้น

เช่นเดียวกับใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ก็เหมือนสัญญาทางกฎหมาย แสดงว่ามีการให้บริการหรือรายการ ตลอดจนค่าใช้จ่ายและควรชำระเมื่อใด นี่เป็นข้อพิสูจน์ว่าธุรกิจถูกเรียกเก็บเงินสำหรับบางสิ่งบางอย่างและสามารถใช้เพื่อโต้แย้งการเรียกร้องการชำระเงินเมื่อไม่มีการดำเนินการใด ๆ

โดยสรุป: ใบสั่งซื้อเทียบกับใบแจ้งหนี้

เมื่อพูดถึงใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้ ทั้งสองอย่างมีความสำคัญต่อกระบวนการจัดซื้อ คุณควรเข้าใจบทบาทของเอกสารทั้งสองเพื่อให้คุณใช้งานได้อย่างถูกต้อง แน่นอนว่ามีความแตกต่างกันระหว่างทั้งสอง แต่ก็มีความคล้ายคลึงกันหนึ่งหรือสองอย่างเช่นกัน เอกสารเหล่านี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อปกป้องผู้ซื้อและผู้ขายที่ไม่มีหลักฐานว่ามีการชำระเงินหรือซื้อบางอย่าง เอกสารทั้งสองฉบับอาจมีข้อมูลที่คล้ายคลึงกัน เช่น ชื่อของผู้ซื้อและผู้ขาย ตลอดจนที่อยู่อีเมลและสิ่งอื่น ๆ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับใบสั่งซื้อ ใบสั่งซื้อ และใบกำกับสินค้า

ใบกำกับสินค้าและใบกำกับสินค้าขายคืออะไร?

ผู้ซื้อส่งใบสั่งซื้อไปยังผู้ขาย โดยอนุญาตให้ซื้อสินค้า/บริการที่ระบุ ใบกำกับสินค้าคือใบแจ้งหนี้ที่ใช้ร่วมกับใบสั่งซื้อที่ส่งโดยผู้ขายไปยังผู้ซื้อ: ใช้เพื่อระบุจำนวนเงินที่ผู้ซื้อเป็นหนี้ผู้ขาย ใบแจ้งหนี้การขายมักจะเหมือนกับใบแจ้งหนี้การซื้อ แต่สามารถเสนอได้ก่อนที่จะส่งมอบสินค้าและบริการทั้งหมด—เพื่อที่จะแบ่งปันข้อมูลกับผู้ซื้อ

ใครเป็นผู้ออกใบสั่งซื้อ?

ผู้ซื้อออกใบสั่งซื้อให้กับผู้ขาย

ใครเป็นผู้ออกใบกำกับสินค้า?

ผู้ขาย/ผู้ขายออกใบกำกับสินค้าให้กับผู้ซื้อ/ลูกค้า

ใบกำกับสินค้าเป็นใบเสร็จรับเงินหรือไม่?

ใบแจ้งหนี้ไม่ใช่ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้จะออกก่อนการชำระเงินเพื่อเป็นการขอชดเชยสินค้าหรือบริการ ใบเสร็จรับเงินจะออกหลังจากการชำระเงินเป็นหลักฐานการทำธุรกรรม