4 เทมเพลตอีเมลการสรรหา

กระบวนการจ้างงานสามารถแข่งขันได้อย่างเหลือเชื่อ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีผู้สมัครที่ยอดเยี่ยมมากมายให้เลือก การสรรหาบุคลากรสำหรับตำแหน่งเป็นเรื่องเกี่ยวกับการสร้างความประทับใจแรกที่ดี และสร้างความสนใจให้พวกเขาทำงานในตำแหน่งที่บริษัทของคุณ

อีเมลการสรรหาที่ส่งระหว่างกระบวนการจ้างงานสามารถมีอิทธิพลอย่างมากต่อประสบการณ์ของผู้สมัคร ดังนั้นการใช้เวลาสร้างเทมเพลตอีเมลการสรรหาบุคลากรที่ดีที่สุดจึงเป็นเรื่องสำคัญ เราจะระบุองค์ประกอบหลักที่จำเป็นสำหรับอีเมลรับสมัครงานและวิธีเขียนเทมเพลตอีเมลรับสมัครงานของคุณเอง

อีเมลสรรหาคืออะไร?

เมื่อติดต่อผู้สมัครที่มีศักยภาพสำหรับบทบาท กระบวนการสรรหามักจะเริ่มต้นด้วยอีเมล อีเมลการสรรหาใช้เพื่อติดต่อผู้สมัครที่ไม่โต้ตอบซึ่งไม่ได้สมัครกับบทบาทนี้ แต่ดูเหมือนว่าพวกเขาจะเหมาะสม เนื่องจากอีเมลรับสมัครงานเป็นจุดติดต่อแรกระหว่างบริษัทและผู้สมัคร การทำให้ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากจะกระตุ้นให้พวกเขาติดตามบทบาทดังกล่าว

• อ่านเพิ่มเติม: A ถึง Z ของการสรรหาด้วยแบรนด์ของคุณ

วิธีเขียนอีเมลรับสมัครงาน

เมื่อติดต่อกับผู้สมัครที่มีศักยภาพ มีองค์ประกอบที่สำคัญบางประการที่เทมเพลตอีเมลการสรรหาของคุณควรมี กุญแจสำคัญคือการสร้างสมดุลระหว่างการให้ข้อมูลเพียงพอที่ผู้สมัครรู้สึกสบายใจกับกระบวนการสรรหาบุคลากรและบริษัท แต่อย่าให้ข้อมูลมากเกินไปเพราะอาจทำให้พวกเขามากเกินไป

มาดูส่วนประกอบแต่ละส่วนของอีเมลการสรรหาโดยละเอียด

ขั้นตอนที่ 1: สร้างหัวเรื่องที่ชัดเจน

บรรทัดหัวเรื่องอีเมลมีความสำคัญเนื่องจากเป็นสิ่งที่ดึงดูดให้ผู้สมัครคลิกและอ่านอีเมลในที่สุด ด้วยหัวเรื่อง กุญแจสำคัญคือต้องดึงดูดให้คลิกในขณะที่ยังทำให้อ่านง่ายและรวดเร็วเป็นสิ่งสำคัญ หัวเรื่องของคุณควรรวมถึงบทบาทที่คุณกำลังว่าจ้างและบริษัทเป็นอย่างน้อย

ขั้นตอนที่ 2: แนะนำตัวเองและตำแหน่งงานที่คุณกำลังรับสมัคร

อีเมลควรระบุว่าคุณเป็นใครและบทบาทของคุณเป็นจุดเริ่มต้น จากนั้นสามารถป้อนชื่องานของบทบาทใหม่ได้ในขณะเดียวกันก็รับทราบถึงบทบาทบริษัทของผู้สมัครด้วย ตำแหน่งงานเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นระดับที่เหมาะสมสำหรับบุคคลนั้นเป็นโอกาสในการทำงานต่อไป

ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มรายละเอียดงาน

การมีรายละเอียดงานบางรูปแบบในอีเมลการรับสมัครเป็นความคิดที่ดี เนื่องจากจะช่วยให้ผู้คนเข้าใจว่าพวกเขาคือบุคคลที่เหมาะสมสำหรับตำแหน่งนี้หรือไม่ คุณไม่จำเป็นต้องระบุรายละเอียดของงานทั้งหมด แต่คุณสามารถระบุหน้าที่รับผิดชอบหลักของบทบาทได้

ขั้นตอนที่ 4: อธิบายขั้นตอนการสัมภาษณ์

คุณยังสามารถใส่รายละเอียดของขั้นตอนการสัมภาษณ์ได้ด้วย ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับบทบาท ซึ่งอาจรวมถึงว่าจำเป็นต้องมีการสัมภาษณ์แบบตัวต่อตัวหรือไม่ จะมีกี่รอบ และขั้นตอนต่อไปสำหรับผู้สมัครที่สนใจก้าวไปข้างหน้า

ขั้นตอนที่ 5: ระบุวิธีง่ายๆ ในการติดต่อคุณ

เพื่อให้ผู้สมัครที่ดีติดต่อได้ง่าย การให้วิธีการติดต่อคุณเพื่อนัดสัมภาษณ์จะทำให้การดึงดูดความสนใจของผู้สมัครง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใส่ลิงก์ไปยังปฏิทินของคุณเพื่อให้พวกเขาสามารถจองเวลาได้ หรือขอให้พวกเขาระบุเวลาและวันที่ที่แนะนำเพื่อให้พวกเขาสามารถดำเนินการต่อได้

เป็นจุดขายขั้นสุดท้าย คุณยังสามารถรวมข้อมูลต่างๆ เช่น ช่วงเงินเดือน ตัวอย่างความสำเร็จของบริษัท และรายละเอียดอื่นๆ เพื่อดึงดูดผู้สมัครให้ตอบรับ

• อ่านเพิ่มเติม: 11 บทเรียนการสรรหาผู้บริหารที่ดีที่สุด

เทมเพลตอีเมลการสรรหาเย็น

หากคุณกำลังติดต่อผู้สมัครที่ไม่โต้ตอบสำหรับบทบาทที่เป็นไปได้ ต่อไปนี้เป็นเทมเพลตอีเมลการสรรหาขั้นพื้นฐานที่คุณสามารถใช้สำหรับอีเมลแบบเย็นเพื่อกระตุ้นการรับรู้เกี่ยวกับการเปิดรับสมัครงาน

ลองนึกถึงข้อความรับสมัครงานเป็นอีเมลการขายในบางวิธี ซึ่งคุณกำลังพยายามขายผู้สมัครงานใหม่ที่พวกเขาอาจเหมาะสมอย่างยิ่ง เทมเพลตอีเมลการสรรหาเย็นของคุณอาจมีลักษณะดังนี้:

สวัสดี ____,

ฉันหวังว่าคุณจะทำได้ดี. ฉัน ____ เป็น (บทบาทของคุณ) ที่ (บริษัทของคุณ) ฉันเห็นว่าขณะนี้คุณเป็นพนักงานที่ (ชื่อบริษัทของผู้สมัคร) และฉันคิดว่าประสบการณ์ของคุณจะเหมาะสมกับตำแหน่งที่เปิดในปัจจุบันที่ (บริษัทของคุณ) เป็นการดีที่จะนัดหมายการโทรอย่างรวดเร็วและเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณ

ดีที่สุด,

(ชื่อ)

ตัวอย่างอีเมลการสรรหาบุคลากรที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

หากคุณเห็นเทมเพลตอีเมลการรับสมัครแบบเย็นมากขึ้นซึ่งนำไปสู่อัตราการตอบกลับที่สูงขึ้น คุณสามารถใช้เทมเพลตอีเมลแบบเย็นและเทมเพลตอีเมลติดตามผลได้

1. เทมเพลตอีเมลการสรรหาอีเมลเย็น

สวัสดี (ชื่อ)

ฉันพบโปรไฟล์ของคุณและเห็นว่าคุณทำงานที่ (ชื่อบริษัทของผู้สมัคร) เรามีการเปิดที่ (ชื่อบริษัท) ที่จะเหมาะสมอย่างยิ่งสำหรับคุณ และเรายินดีที่จะสนทนากันมากขึ้น โปรดแจ้งให้เราทราบห้องว่างของคุณประมาณสัปดาห์หน้า และเราจะสามารถจองแชทด่วนได้

ขอบคุณ! (ชื่อ)

2. เทมเพลตอีเมลติดตามผล

สวัสดี (ชื่อ)

ฉันติดต่อ ___ (วัน/สัปดาห์/กรอบเวลา) ที่แล้วเกี่ยวกับบทบาทที่เรากำลังต้องการเติมเต็ม และฉันคิดว่าคุณจะเป็นส่วนเสริมที่ยอดเยี่ยมในทีม โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณสนใจ แล้วเราจะนัดเวลาเพื่อสนทนากันอย่างรวดเร็ว

รอคอยที่จะได้ยินจากคุณ,

(ชื่อ)

3. อีเมลทีมสรรหาโดยละเอียดสำหรับผู้สมัครแบบพาสซีฟ

หัวเรื่อง : เปิดรับ (ตำแหน่งงาน) ที่ (ชื่อบริษัท)

สวัสดี (ชื่อ)

ฉันชื่อ ___ และฉันทำงานที่ ____ ขณะนี้เรากำลังจ้างงาน (ตำแหน่งงาน) และจากประสบการณ์ที่ผ่านมาของคุณที่ (ชื่อบริษัทผู้สมัคร) เราคิดว่าคุณเหมาะสมอย่างยิ่งสำหรับตำแหน่งนี้ โดยสังเขปความรับผิดชอบของงานจะรวมถึง ____ (เพิ่มหัวข้อย่อยระดับสูง 2-3 รายการเกี่ยวกับบทบาท) ขณะนี้เรากำลังสัมภาษณ์ตำแหน่ง โดยเริ่มจากการสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์อย่างรวดเร็วกับผู้จัดการฝ่ายว่าจ้าง จากนั้นจึงสัมภาษณ์ตัวต่อรอบสุดท้าย (เปลี่ยนแปลงสำหรับรายละเอียดการสัมภาษณ์ที่เกี่ยวข้อง)

เรายินดีที่จะพูดคุยกับคุณและเรียนรู้เกี่ยวกับเป้าหมายในอาชีพของคุณ และดูว่าบทบาทนี้เหมาะสมอย่างไร โปรดแจ้งให้เราทราบเวลาว่างของคุณ แล้วเราจะติดต่อคุณกับทีมเพื่อพูดคุยสั้นๆ

ดีที่สุดชื่อ

• อ่านเพิ่มเติม: 13 บทเรียนในการสรรหาที่ต้องจำเมื่อจ้างงานตำแหน่งอาวุโส

สรรหาเคล็ดลับการเขียนอีเมล

เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีความเห็นตรงกันกับผู้สมัครและพยายามอย่างเต็มที่ นี่คือเคล็ดลับสำคัญบางประการในการเพิ่มอัตราการตอบกลับของคุณ

1. สื่อสารผู้สมัครอย่างตรงไปตรงมา

ไม่มีใครชอบที่จะถูกหลอกหรือชักนำ ซึ่งเป็นจุดที่การสื่อสารกับผู้สมัครมีบทบาทสำคัญ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลรับสมัครงานของคุณมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเกี่ยวกับตำแหน่ง ตำแหน่ง เงินเดือน และไทม์ไลน์การสัมภาษณ์งาน เพื่อให้ผู้สมัครมีข้อมูลทั้งหมด

2. พร้อมที่จะตอบคำถาม

ผู้หางานมักจะมีคำถามมากมายเกี่ยวกับรูปแบบการสัมภาษณ์ สมาชิกในทีม หน้าที่ความรับผิดชอบ และแม้แต่เรื่องง่ายๆ เช่น การแต่งกายในสำนักงาน ดังนั้นจงเตรียมพร้อมและเต็มใจที่จะตอบผู้สมัครในเวลาที่เหมาะสมเพื่อให้พวกเขาดำเนินการตามขั้นตอนต่อไป

3. แจ้งอีเมลยืนยันการสัมภาษณ์ทุกครั้ง

หลังจากการเผยแพร่ครั้งแรก การสื่อสารที่ตามมาจะต้องนำมาพิจารณาด้วย มีการตั้งค่าการสัมภาษณ์ การส่งอีเมลยืนยันการสัมภาษณ์แสดงว่าคุณใส่ใจและดำเนินการอย่างจริงจัง

อีเมลยืนยันการสัมภาษณ์ควรมีข้อมูลต่อไปนี้:

• วัน/เวลาสัมภาษณ์
• ลิงก์การประชุม
• ผู้สมัครจะได้พบกับใคร รวมถึงตำแหน่งงานของพวกเขาด้วย
• เนื้อหาที่เกี่ยวข้องใดๆ เช่น บล็อกโพสต์ สิ่งพิมพ์ หรือเนื้อหาอื่นๆ จะเป็นประโยชน์

4. อีเมลติดตามผลมีความสำคัญ

หากมีผู้สมัครที่คุณคิดว่าเหมาะสมจริงๆ การส่งอีเมลติดตามผล (ด้วยเหตุผล) ก็ไม่ใช่เรื่องเสียหาย คุณสามารถให้รายละเอียดใหม่ในอีเมลแต่ละฉบับเพื่อให้ผู้สมัครรู้สึกอบอุ่นและเสนอรายละเอียดอย่างระมัดระวังเพื่อรักษาความสนใจของพวกเขา

5. ส่งจดหมายตอบรับอย่างเป็นทางการหากเป็นผู้สมัครที่ดีไม่ช้าก็เร็ว

หากคุณได้คัดเลือกคนที่คุณคิดว่าเหมาะสมแล้ว อย่ารอสองสามสัปดาห์เพื่อรับจดหมายตอบรับ ตามหลักการแล้ว ช่วงเวลาระหว่างทีมจัดหาผู้มีความสามารถพิเศษที่เป็นผู้นำในการส่งจดหมายตอบรับควรเป็นช่วงเวลาสั้นๆ เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้สมัครถูกคนอื่นแย่งงานไป

• อ่านเพิ่มเติม: 5 ตัวอย่างการสรรหาวิดีโอที่ยอดเยี่ยมสำหรับการรับพนักงานอันดับต้น ๆ

ข้อความรับสมัครงานที่ดีคืออะไร?

ข้อความการรับสมัครที่ดีต้องมีหัวเรื่องที่น่าดึงดูดใจ และสร้างสมดุลระหว่างสิ่งที่บริษัทต้องการกับสิ่งที่ผู้สมัครน่าจะมองหา ข้อความการรับสมัครที่ดีควรมีชื่อบริษัท รายละเอียดส่วนตัวของบุคคลที่ติดต่อ รวมถึงลายเซ็นอีเมล และข้อมูลที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับบทบาท

• อ่านเพิ่มเติม: วิธีการสรรหาพนักงานรุ่นมิลเลนเนียลให้ดีขึ้นใน 5 นาที

ฉันจะส่งอีเมลถึงนายหน้าใน LinkedIn ได้อย่างไร

มีหลายวิธีในการติดต่อนายหน้าโดยใช้ LinkedIn โดยปกติแล้ว ขั้นตอนแรกคือการตรวจสอบว่าคุณมองเห็นการเชื่อมต่อระหว่างกันในโปรไฟล์ Linkedin ของพวกเขาหรือไม่ เนื่องจากจะทำให้ติดต่อพวกเขาได้ง่ายขึ้น คุณสามารถขอให้คนรู้จักของคุณแนะนำตัวหรือติดต่อนายหน้าโดยตรงและพูดถึงพวกเขา

หากคุณไม่มีความสัมพันธ์ร่วมกัน คุณสามารถติดต่อเพื่อสอบถามว่าบริษัทจัดหางานของพวกเขากำลังเปิดรับสมัครงานอะไรอยู่ และให้รายละเอียดบางอย่างเกี่ยวกับตัวคุณ เพื่อที่พวกเขาจะได้เห็นว่าคุณเหมาะสมกับข้อเสนองานหรือไม่

รูปภาพ: Depositphotos