6 ตัวอย่างเทมเพลตอีเมลเตือนความจำ

คุณต้องส่งการแจ้งเตือนที่เป็นมิตรให้กับลูกค้าเกี่ยวกับการประชุมหรือการชำระเงินที่กำลังจะมาถึงหรือไม่? เทมเพลตการแจ้งเตือนทางอีเมลเป็นวิธีที่ดีในการประหยัดเวลาและทำให้ธุรกิจของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่น

การแจ้งเตือนทางอีเมลที่สร้างไว้ล่วงหน้าทำให้คุณสามารถส่งข้อความถึงลูกค้าได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องพิมพ์ข้อความเดิมทุกครั้ง ในบทความนี้ เราจะแบ่งปันตัวอย่างเทมเพลตการแจ้งเตือนทางอีเมลหกตัวอย่างที่คุณสามารถใช้กับธุรกิจขนาดเล็กของคุณได้ มาเริ่มกันเลย!

อีเมลเตือนความจำคืออะไร?

อีเมลเตือนความจำคือข้อความที่ส่งถึงใครบางคนเพื่อเตือนพวกเขาถึงบางสิ่งที่พวกเขาควรทำ อีเมลก่อนหน้า หรือเหตุการณ์ที่กำลังจะมาถึง อีเมลเตือนความจำจะมีประโยชน์อย่างมากในการทำให้ผู้คนมีระเบียบและเป็นไปตามแผน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากงานหรือเหตุการณ์นั้นมีความสำคัญ เพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลเตือนความจำมีประสิทธิภาพ สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าข้อความนั้นชัดเจนและกระชับ และผู้รับรู้ว่าเมื่อใดควรได้รับ

• อ่านเพิ่มเติม: 16 แอพเมลที่เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

วิธีเขียนอีเมลเตือนความจำ

อีเมลช่วยเตือนที่สุภาพเป็นวิธีที่ดีในการรับรองว่างานสำคัญจะไม่ถูกลืม ด้วยการส่งอีเมลเตือนความจำที่สุภาพ คุณจะมั่นใจได้ว่าผู้รับจะได้รับการเตือนถึงสิ่งที่ต้องทำและเมื่อจำเป็นต้องทำ ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำแบบทีละขั้นตอนฉบับย่อเกี่ยวกับวิธีเขียนอีเมลเตือนความจำ โดยเริ่มจากหัวเรื่อง:

ขั้นตอนที่ 1: เขียนหัวเรื่องที่ชัดเจน

บรรทัดหัวเรื่องของอีเมลแจ้งเตือนมีความสำคัญเนื่องจากเป็นสิ่งแรกที่ผู้รับจะเห็น หัวเรื่องควรชัดเจน กระชับ และตรงประเด็น ตัวอย่างเช่น “เตือนความจำ: การประชุมที่กำลังจะมีขึ้นในวันพุธ” หรือ “เตือนความจำ: ชำระเงินในวันศุกร์”

ขั้นตอนที่ 2: เปิดด้วยคำทักทายที่สุภาพ

หลังจากหัวเรื่อง สิ่งต่อไปที่ผู้รับจะเห็นคือการเปิดอีเมล สิ่งสำคัญคือต้องเปิดด้วยการทักทายอย่างสุภาพ เช่น “เรียนคุณสมิธ” หรือ “สวัสดีคุณโจนส์” คุณสามารถแสดงความสุภาพในขณะเดียวกันก็ใส่ช่วงเวลาของวันในคำทักทายของคุณด้วย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพูดว่า "อรุณสวัสดิ์" หรือ "สวัสดีตอนบ่าย"

ขั้นตอนที่ 3: ไปที่จุดอย่างรวดเร็ว

เนื้อหาของอีเมลควรสั้นและตรงประเด็น ไม่จำเป็นต้องเอาชนะอะไรง่ายๆ เพียงแค่ระบุวัตถุประสงค์ของอีเมลทันที ตัวอย่างเช่น “ฉันแค่เขียนเพื่อเตือนคุณเกี่ยวกับการประชุมของเราในวันพุธ” หรือ “ฉันอยากจะเตือนคุณว่าการชำระเงินของคุณมีกำหนดชำระในวันศุกร์”

ขั้นตอนที่ 4: รวมรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง

หากมีรายละเอียดที่เกี่ยวข้องที่ผู้รับจำเป็นต้องทราบ โปรดระบุรายละเอียดเหล่านั้นในอีเมลด้วย ตัวอย่างเช่น “การประชุมของเราจะอยู่ที่ห้องประชุมเวลา 10.00 น.” หรือ “การชำระเงินของคุณมีกำหนดชำระภายใน 17.00 น. ในวันศุกร์”

ขั้นตอนที่ 5: ขอบคุณผู้รับล่วงหน้า

จบอีเมลด้วยการขอบคุณอย่างสุภาพ เช่น “ขอบคุณที่สละเวลา” หรือ “ขอบคุณที่ให้ความสนใจในเรื่องนี้” สิ่งนี้จะช่วยสร้างความปรารถนาดีและทำให้ผู้รับมีแนวโน้มที่จะปฏิบัติตามคำขอมากขึ้น

• อ่านเพิ่มเติม: การนัดหมายของ Square ตอบสนองอุตสาหกรรมความงามด้วยการอัพเดทใหม่

เทมเพลตการแจ้งเตือนทางอีเมล

มาดูเทมเพลตอีเมลเตือนความจำแบบสุภาพฉบับแรกของเรา ซึ่งรวมถึงหัวเรื่องที่คุณสามารถใช้เป็นแรงบันดาลใจในการสร้างอีเมลเตือนความจำของคุณเอง...

หัวเรื่อง: การแจ้งเตือน – การประชุมที่กำลังจะมีขึ้นในวันที่ __________

สวัสดีนาย/นาง ______,

ฉันแค่เขียนเพื่อเตือนคุณเกี่ยวกับการประชุมของเราเมื่อวันที่ _________ การประชุมของเราจะอยู่ที่ __am/pm ในห้องประชุม โปรดแจ้งให้เราทราบหากมีสิ่งใดที่คุณต้องเตรียมสำหรับการประชุม

ขอขอบคุณสำหรับเวลาของคุณ,

(ชื่อของคุณ)

เทมเพลตอีเมลเตือนความจำที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

อย่างที่คุณเห็น การแจ้งเตือนทางอีเมลด้านบนนั้นสั้น สุภาพ เป็นมืออาชีพ และตรงประเด็น สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าอีเมลเตือนความจำของคุณชัดเจนและรัดกุม เพื่อไม่ให้ผู้รับสับสนหรือหงุดหงิด ต่อไปนี้คือตัวอย่างอีเมลเตือนความจำอีก 5 รายการที่คุณใช้ในธุรกิจในสถานการณ์ต่างๆ ได้

เทมเพลตการแจ้งเตือนการนัดหมาย

เทมเพลตอีเมลเตือนการนัดหมายเหมาะสำหรับการเตือนลูกค้าของคุณเกี่ยวกับการนัดหมายที่กำลังจะมาถึง ไม่ว่าจะเป็นการให้คำปรึกษา การประชุม หรือการบริการ สิ่งสำคัญคือต้องใส่รายละเอียดที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เช่น วันที่ เวลา และสถานที่นัดหมาย เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนหรือการปะปนกัน

หัวเรื่อง: การแจ้งเตือน – การนัดหมายที่กำลังจะมีขึ้นในวันที่ _________

สวัสดีนาย/นาง ______,

ฉันแค่เขียนเพื่อเตือนคุณถึงการนัดหมายที่กำลังจะมีขึ้นกับ __________ ในวันที่ _________ เวลา __________ การนัดหมายของคุณกำหนดไว้สำหรับ __am/pm โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณต้องการเปลี่ยนกำหนดการหรือหากมีสิ่งใดที่ฉันสามารถทำได้เพื่อเตรียมการนัดหมาย

ขอขอบคุณสำหรับเวลาของคุณ,

(ชื่อของคุณ)

เทมเพลตการแจ้งเตือนการชำระเงิน

เทมเพลตอีเมลแจ้งเตือนการชำระเงินเหมาะสำหรับการเตือนลูกค้าหรือลูกค้าของคุณว่าถึงกำหนดชำระเงิน

หัวเรื่อง: การแจ้งเตือน – การชำระเงินครบกำหนดในวันที่ __________

สวัสดีนาย/นาง ______,

ฉันแค่เขียนเพื่อเตือนคุณว่าวันที่ครบกำหนดชำระเงินของคุณคือ _________ การชำระเงินของคุณมีกำหนดชำระภายใน __ am/pm ของวันที่ดังกล่าว โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณต้องการจัดเตรียมแผนการชำระเงินหรือหากมีสิ่งใดที่เราสามารถช่วยคุณได้

ขอขอบคุณสำหรับเวลาของคุณ,

(ชื่อของคุณ)

ข้อความยืนยันการนัดหมาย

การส่งข้อความยืนยันการนัดหมายสำหรับการประชุมที่กำลังจะมีขึ้นกับลูกค้าเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำให้แน่ใจว่าพวกเขาจำการนัดหมายได้และเตรียมพร้อมสำหรับการนัดหมาย

สวัสดีนาย/นาง ______,

นี่เป็นเพียงข้อความสั้นๆ เพื่อยืนยันการนัดหมายที่กำลังจะมีขึ้นในวันที่ _________ การนัดหมายของเรากำหนดไว้เป็น เวลา 1:00 น. ใน ห้อง _______ หากคุณมีคำถามใดๆ หรือต้องการเปลี่ยนกำหนดการ โปรดแจ้งให้เราทราบ

ขอขอบคุณ,

(ชื่อของคุณ)

อีเมลเตือนความจำที่อ่อนโยน

อีเมลเตือนความจำที่ละเอียดอ่อนเหมาะสำหรับการเตือนลูกค้าหรือผู้รับบริการของคุณถึงสิ่งที่สำคัญ โดยไม่ฟังดูเรียกร้องหรือเร่งเร้าเกินไป

หัวเรื่อง: คำเตือนที่อ่อนโยน – _________

สวัสดีนาย/นาง ______,

หวังว่าเธอสบายดี. ฉันแค่อยากจะเตือนคุณเบาๆ ถึง _________ โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณมีคำถามใดๆ หรือต้องการความช่วยเหลือ

ขอขอบคุณสำหรับเวลาของคุณ,

(ชื่อของคุณ)

อีเมลแจ้งเตือนเหตุการณ์

เทมเพลตอีเมลแจ้งเตือนกิจกรรม เหมาะสำหรับการเตือนลูกค้าหรือลูกค้าของคุณเกี่ยวกับกิจกรรมที่กำลังจะมาถึง เช่น การขาย การสัมมนาผ่านเว็บ หรือการฝึกอบรม

หัวเรื่อง: การแจ้งเตือน – กิจกรรมที่กำลังจะมีขึ้นในวันที่ _________

สวัสดีนาย/นาง ______,

ฉันแค่เขียนเพื่อเตือนคุณเกี่ยวกับกิจกรรมที่กำลังจะมีขึ้นในวันที่ _________ งานของเราจะจัดขึ้นในวันที่ _________ เวลา __am/pm โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณมีคำถามใดๆ หรือต้องการความช่วยเหลือ

ขอขอบคุณสำหรับเวลาของคุณ,

(ชื่อของคุณ)

• อ่านเพิ่มเติม: จัดตารางนัดหมายให้เป็นเรื่องง่าย ลูกค้า 36% หลีกเลี่ยงธุรกิจที่ไม่

เคล็ดลับอีเมลเตือนความจำ

ตอนนี้คุณได้เห็นตัวอย่างอีเมลเตือนความจำบางส่วนแล้ว ก็ถึงเวลาเรียนรู้เคล็ดลับในการเขียนอีเมลเตือนความจำของคุณเอง ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับ 5 ข้อที่คุณควรปฏิบัติตามในครั้งต่อไปที่คุณต้องการสร้างเพียงอีเมลเตือนความจำสั้น ๆ สำหรับลูกค้าของคุณ:

ให้มันสั้นและหวาน

อีเมลเตือนความจำที่ดีที่สุดนั้นสั้น กระชับ และตรงประเด็น ไม่จำเป็นต้องเขียนเรื่องใหม่ แค่เตือนลูกค้าหรือผู้รับบริการของคุณให้รู้ว่าพวกเขาต้องทำอะไร ต้องทำเมื่อใด และทำไมจึงสำคัญ

มีความเป็นมืออาชีพ

เมื่อเขียนอีเมลเตือนความจำ สิ่งสำคัญคือต้องเป็นมืออาชีพ หลีกเลี่ยงการใช้เสียงเรียกร้องหรือเร่งเร้า และใช้น้ำเสียงที่สุภาพและสุภาพ การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้าหรือลูกค้าของคุณ

ปรับแต่งอีเมลของคุณ

หากเป็นไปได้ ให้ปรับแต่งอีเมลเตือนความจำของคุณโดยระบุชื่อลูกค้าหรือลูกค้าของคุณ สิ่งนี้จะทำให้พวกเขารู้สึกมีค่าและชื่นชม และช่วยให้พวกเขาจำอีเมลได้ นอกจากนี้ยังแสดงว่าคุณกำลังสละเวลาเขียนอีเมลส่วนตัว แทนที่จะแค่ส่งการแจ้งเตือนทั่วๆ ไป

มีความชัดเจน

เมื่อเขียนอีเมลเตือนความจำ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีความชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำและเวลาที่ต้องทำ สิ่งนี้จะช่วยให้ลูกค้าหรือลูกค้าของคุณจัดระเบียบและติดตามได้ นอกจากนี้ยังช่วยหลีกเลี่ยงความสับสนหรือความเข้าใจผิด

พิสูจน์อักษรอีเมลของคุณ

ก่อนส่งอีเมลเตือนความจำ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ตรวจทานข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์และการสะกดคำแล้ว วิธีนี้จะช่วยให้คุณรักษาภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพและหลีกเลี่ยงความสับสน ไม่มีอะไรเลวร้ายไปกว่าอีเมลเตือนความจำที่มีข้อผิดพลาดอยู่ในนั้น!

คุณส่งอีเมลอย่างสุภาพเพียงเตือนความจำได้อย่างไร?

บางครั้งผู้คนก็ต้องการเพียงแค่การเตือนที่เป็นมิตรเกี่ยวกับเหตุการณ์หรือกำหนดเส้นตายที่กำลังจะมาถึง ในกรณีเหล่านี้ การส่งอีเมลสั้นๆ ให้พวกเขาเป็นการสุภาพ คุณสามารถทำได้โดยเริ่ม ระบุที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณส่งการแจ้งเตือนถึง ต่อไป ให้บุคคลนั้นทราบว่าคุณส่งอีเมลถึงเขาทำไม และสุดท้าย ให้บุคคลนั้นทราบว่าต้องทำอะไร เช่น ยืนยันการเข้าร่วม ชำระเงิน หรือทำงานให้เสร็จ

ข้อความเตือนความจำมีผลหรือไม่?

ไม่มีคำตอบเดียวสำหรับคำถามนี้ เนื่องจากประสิทธิภาพของอีเมลติดตามผลการแจ้งเตือนจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับแต่ละธุรกิจและลูกค้า อย่างไรก็ตาม โดยทั่วไป ข้อความเตือนอาจเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการติดตามผลกับลูกค้าและลูกค้า และเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขารับทราบถึงการอัปเดตที่สำคัญหรือกำหนดเวลา อีเมลเตือนความจำที่ประสบความสำเร็จสามารถเพิ่มโอกาสที่ลูกค้าจะดำเนินการตามที่ต้องการ

คุณอาจชอบ:

รูปภาพ: องค์ประกอบ Envato