การจ่ายเงินย้อนหลัง – มันคืออะไรและคุณคำนวณอย่างไร?

คุณแน่ใจหรือไม่ว่าคุณจ่ายเงินให้พนักงานอย่างถูกต้องในเดือนนี้

หากไม่เป็นเช่นนั้น ให้เตรียมรับโทรศัพท์ที่น่าเกลียดและค่าใช้จ่ายที่ต้องจ่ายเพิ่มในอนาคต คุณอาจถูกฟ้องร้องได้

ดังนั้นคุณจะต้องชดเชยพนักงานของคุณเป็นค่าจ้างย้อนหลัง

แต่สามารถหลีกเลี่ยงได้อย่างง่ายดาย ด้วยเครื่องมือและพฤติกรรมที่เหมาะสม คุณสามารถประหยัดเงิน (และเวลา) ของธุรกิจ ได้เป็นจำนวนมาก

มาเจาะลึกลงไปว่าการจ่ายเงินย้อนหลังคืออะไร ผลกระทบต่อธุรกิจของคุณเป็นอย่างไร และคุณจะหยุดไม่ให้เกิดขึ้นได้อย่างไร

การจ่ายเงินย้อนหลังคืออะไรกันแน่?

กล่าวโดยสรุป การจ่ายเงินย้อนหลังคือเงินที่นายจ้างเป็นหนี้ลูกจ้างสำหรับงานที่ทำในงวดการจ่ายเงินก่อนหน้า ดังนั้น หากคุณจ่ายเงินให้พนักงานน้อยกว่าที่พวกเขาคาดไว้ คุณก็จะต้องจ่ายเงินย้อนหลังให้พวกเขาในอนาคต

ปลดปล่อยศักยภาพของธุรกิจของคุณอย่างเต็มที่ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการ All-in-One ของ Connecteam

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณเป็นผู้จัดการร้านค้าปลีกและพนักงานคนหนึ่งของคุณ (เรียกเขาว่าจอห์น) ทำเงินได้ 5 ดอลลาร์ต่อชั่วโมง และเมื่อเดือนที่แล้ว จอห์นทำงาน 60 ชั่วโมง อย่างไรก็ตาม เนื่องจากความผิดพลาดของการจ่ายเงินเดือน คุณจึงจ่ายเงินให้จอห์นเพียง 55 ชั่วโมง ซึ่งหมายความว่าคุณจ่ายให้เขาเพียง 275 ดอลลาร์ ในขณะที่เขาควรจะได้รับ 300 ดอลลาร์จริงๆ ในเดือนนี้ คุณต้องแน่ใจว่า John ได้รับเงิน 25 ดอลลาร์ย้อนหลัง

อะไรคือสาเหตุของการจ่ายเงินย้อนหลัง?

ตอนนี้คุณคงคิดว่าฟังดูคุ้นๆ คุณก็เลยสงสัยว่า “สิ่งนี้เกิดขึ้นได้อย่างไร” ไม่ว่าคุณจะมีการจัดการที่ดีเพียงใด สถานการณ์ต่างๆ มากมายสามารถเกิดขึ้นได้ซึ่งจำเป็นต้องมีการจ่ายเงินย้อนหลัง ไม่ว่าคุณจะขึ้นเงินเดือนหรือระบบบัญชีเงินเดือนของคุณกำลังประสบกับข้อผิดพลาด คุณอาจต้องจ่ายให้พนักงานเป็นจำนวนย้อนหลัง

ต่อไปนี้คือบางสถานการณ์ที่คุณในฐานะนายจ้างอาจต้องจ่ายเงินย้อนหลัง:

• เพิ่ม: คุณตกลงที่จะให้พนักงานเพิ่ม แต่อัตราไม่เปลี่ยนแปลงตรงเวลา
• คำนวณค่าล่วงเวลาผิดพลาด: คุณคำนวณค่าล่วงเวลาของพนักงานไม่ถูกต้อง
• ข้อผิดพลาดเกี่ยวกับเงินเดือน: คุณอาจประสบกับข้อผิดพลาดทางเทคนิคหรือคุณจ่ายเงินผิดจำนวน ข้อผิดพลาดเหล่านี้มีแนวโน้มที่จะเกิดขึ้นหากบริษัทของคุณไม่ได้ใช้โซลูชันซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนที่คำนวณเงินเดือนและค่าจ้างแบบดิจิทัล
• อัตราค่าจ้างหลายอัตราสำหรับตำแหน่งต่างๆ: พนักงานบางคนมีหลายตำแหน่งในบริษัทเดียวกัน ตัวอย่างเช่น หากคุณมีพนักงานที่มีตำแหน่งสองตำแหน่ง พวกเขามีอัตราค่าจ้างแยกกันสองอัตรา คุณอาจใช้อัตราที่ไม่ถูกต้องเมื่อคำนวณรายได้

ไม่ว่าสาเหตุจะเป็นอย่างไร ความจริงอันโหดร้ายก็คือไม่ใช่ว่าพนักงานทุกคนจะได้รับค่าจ้างย้อนหลังตามที่ควรจะเป็น ในความเป็นจริง ในปี 2564 มีการละเมิด 7,159 กรณีที่เกิดจากการทำงานล่วงเวลา และใน 80% ของกรณีเหล่านี้ พนักงานไม่ได้รับค่าจ้างย้อนหลัง นี่เป็นเพียงการแสดงให้เห็นว่าปัญหานี้เกิดขึ้นบ่อยเพียงใด และพนักงานจำนวนมากไม่ว่าจะอยู่ในอุตสาหกรรมใด กำลังประสบปัญหานี้

ความแตกต่างระหว่างการจ่ายเงินย้อนหลังและการจ่ายเงินย้อนหลังคืออะไร?

หลายบริษัทมักสับสนระหว่างคำว่า จ่ายย้อนหลัง กับ จ่ายย้อนหลัง โดยคิดว่าเป็นคำเดียวกัน อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญสำหรับเจ้าของธุรกิจคือต้องแยกความแตกต่างระหว่างสองสิ่งนี้

เมื่อพูดถึงการจ่ายเงินย้อนหลัง นายจ้างจำเป็นต้องแก้ไขข้อผิดพลาดการจ่ายเงินเดือนที่เกิดขึ้นในงวดการจ่ายเงินก่อนหน้า ในทางกลับกัน การจ่ายเงินย้อนหลังคือการที่นายจ้างต้องจ่ายค่าชดเชยให้กับพนักงานที่ไม่ได้จ่ายสำหรับงานใดงานหนึ่ง สถานการณ์การจ่ายเงินย้อนหลังตามปกติเกิดขึ้นเมื่อนายจ้างถูกฟ้องร้องเนื่องจากไม่สามารถจ่ายเงินเดือนให้พนักงานได้

จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณไม่จ่ายเงินย้อนหลัง?

ไม่น่าแปลกใจเลยที่ความล้มเหลวในการให้รางวัลแก่พนักงานด้วยการจ่ายเงินย้อนหลังเมื่อครบกำหนดอาจนำไปสู่การแตกสาขาทางกฎหมายที่รุนแรง ในปี 2020 มีการจ่ายเงิน 10.7 ล้านดอลลาร์ให้กับพนักงานเนื่องจากการเลือกปฏิบัติ ซึ่งรวมถึงพนักงานที่ถูกปฏิบัติอย่างไม่เป็นธรรมด้วยเหตุผลหลายประการ รวมถึงเชื้อชาติ ศาสนา และเพศ (อย่าลืมเสนอความหลากหลายในที่ทำงานเพื่อหลีกเลี่ยงการอ้างสิทธิ์ดังกล่าวในภายหลัง)

การจ่ายเงินย้อนหลังอาจเกิดจากการผิดสัญญาของพนักงาน ตัวอย่างเช่น พนักงานโรงแรมมีสิทธิ์ที่จะดำเนินการทางกฎหมายหากพวกเขาได้รับค่าจ้าง 15 ดอลลาร์ต่อชั่วโมง เมื่อระบุไว้ในสัญญาว่าจริง ๆ แล้วพวกเขาควรได้รับ 17 ดอลลาร์

นอกจากนี้ สมมติว่าคุณเริ่มต้นธุรกิจทำความสะอาดและคุณเสนอให้พนักงานทำงานล่วงเวลา แต่คุณไม่ได้ดำเนินการจ่ายเงินให้พวกเขา คุณมีหน้าที่ต้องชำระเงินย้อนหลัง และหากคุณไม่ทำเช่นนั้น พนักงานของคุณก็มีสิทธิ์เรียกร้องและดำเนินการทางกฎหมายต่อไปหากจำเป็น

ฉันจะคำนวณการจ่ายเงินย้อนหลังได้อย่างไร?

หากคุณซึ่งเป็นนายจ้างสังเกตเห็นข้อผิดพลาดเกี่ยวกับการจ่ายเงินเดือนไม่ว่าในรูปแบบใดๆ ก็ไม่ต้องกลัว คุณยังมีเวลาแก้ไขปัญหานี้ ขั้นตอนแรกคือการคำนวณการจ่ายเงินย้อนหลังโดยขึ้นอยู่กับว่าพนักงานของคุณทำงานเป็นรายชั่วโมงหรือเป็นเงินเดือนคงที่ สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาภาษีโดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐ

ด้วยเหตุนี้ จึงควรสังเกตว่าการจ่ายเงินย้อนหลังจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับประเภทของระยะเวลาการจ่ายเงินและอัตราค่าจ้างที่พนักงานจัดประเภทไว้ นี่คือตัวอย่างที่สำคัญบางส่วน:

สมมติว่าคุณเปิดบริษัทผลิต พนักงานคนหนึ่งมีรายได้ 25 ดอลลาร์ต่อชั่วโมง และคุณต้องจ่ายค่าจ้างที่ขาดหายไป 10 ชั่วโมงให้พวกเขา ง่ายต่อการคำนวณจำนวนเงินที่ควรค้างชำระในการชำระย้อนหลัง 10 x 25 ดอลลาร์ = 250 ดอลลาร์!

ในทางกลับกัน พนักงานที่ได้รับเงินเดือนมักจะได้รับเงินเท่ากันในแต่ละงวดการจ่ายเงิน ดังนั้นการจ่ายย้อนหลังควรจะค่อนข้างง่าย ตัวอย่างเช่น หากพนักงานขายปลีกควรได้รับ $3,000 ต่อเช็คเงินเดือน แต่ด้วยเหตุผลบางอย่าง พวกเขาได้รับเพียง $2,450 นายจ้างก็จะค้างจ่าย $550 ในการจ่ายเงินย้อนหลัง

แล้วมีกรณีของพนักงานกินเงินเดือนที่ได้รับการขึ้นเงินเดือน แต่บังเอิญได้รับค่าจ้างตามเงินเดือนล่วงหน้า สมมติว่าคุณทำธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง ปัจจุบันคนงานคนหนึ่งมีรายได้ 50,000 ดอลลาร์ต่อปี และเพิ่งได้รับการขึ้นเงินเดือน อย่างไรก็ตาม พวกเขายังคงได้รับเงินเท่าเดิม ทั้งที่ควรจะได้ 55,000 ดอลลาร์แทน

เพื่อหาความแตกต่าง คุณต้องกำหนดจำนวนเงินที่ต้องชำระในแต่ละเช็คเงินเดือนโดยรวมอัตราใหม่ไว้ด้วย จากนั้นให้ลบด้วยอัตราเดิม จากนั้นคุณสามารถจ่ายย้อนหลังที่เกี่ยวข้องได้

ฉันจะทำให้การจ่ายย้อนหลังเป็นกระบวนการที่ไม่เจ็บปวดได้อย่างไร

ตามที่กำหนดไว้ก่อนหน้านี้ ทุกบริษัทจะประสบปัญหาการจ่ายเงินเดือนเป็นครั้งคราว ซึ่งรวมถึงการต้องจ่ายเงินย้อนหลังและด้วยเหตุผลต่างๆ จากที่กล่าวมา มีเครื่องมือและซอฟต์แวร์มากมายที่เจ้าของธุรกิจสามารถใช้เพื่อทำให้กระบวนการนี้ไม่เจ็บปวด

การจัดการบัญชีเงินเดือนด้วย excel หรือปากกาและกระดาษย่อมนำไปสู่ความผิดพลาดและการจ่ายเงินย้อนหลังอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่การใช้แอปนาฬิกาบอกเวลาแบบครบวงจร เช่น Connectteam คุณจะลดโอกาสที่สิ่งนี้จะเกิดขึ้นในอนาคตได้อย่างมาก

นี่คือวิธีที่ Connectteam สามารถช่วยได้:

• นาฬิกาบอกเวลาจะบันทึกชั่วโมงทำงานที่แน่นอนของพนักงานลงไปที่วินาที ซึ่งหมายความว่าปัญหาการจ่ายเงินเดือนเช่นการไล่ตามเพื่อนและการขโมยเวลาจะหมดไป
• นายจ้างสามารถรับข้อมูลเชิงลึกโดยละเอียดที่ช่วยให้พวกเขาเข้าใจวิธีการใช้เวลาของพนักงาน เช่น เวลาต่องานและลูกค้า เป็นต้น
• ผู้จัดการยังสามารถเพิ่มข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับกะได้โดยใช้เอกสารแนบกะ
• กระบวนการจ่ายเงินเดือนทำได้ราบรื่นขึ้นเนื่องจากผู้จัดการสามารถส่งออกไทม์ชีทได้อย่างง่ายดาย
• มีการบันทึกเวลาและรายละเอียดทั้งหมดไว้ ดังนั้นจึงโปร่งใสระหว่างนายจ้างและลูกจ้าง
• เทคโนโลยีการติดตามด้วย GPS โดยใช้ geofencing ทำให้มั่นใจได้ว่าพนักงานตอกบัตรจากตำแหน่งที่ถูกต้อง ในขณะที่เทคโนโลยี breadcrumb จะรวบรวมตำแหน่งแบบสุ่มเพื่อให้ผู้จัดการทราบข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับตำแหน่งของพนักงานขณะตอกบัตร
• นาฬิกาบอกเวลายังช่วยให้นายจ้างจัดการการขาดงาน วันหยุด และวันลาป่วยของพนักงานได้อย่างง่ายดาย
• พนักงานสามารถส่งการเตือนและการแจ้งเตือนเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานจำเวลาเข้าและออกได้ นาฬิกาออกอัตโนมัติรวมอยู่ด้วย
• การผสานรวมโดยตรงและไร้รอยต่อกับ QuickBooks Online และ Gusto สิ่งที่คุณต้องทำคือตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณตอกบัตรเข้าและออก!

ท้ายที่สุด นาฬิกาบอกเวลาและเทคโนโลยีการตั้งเวลาของ Connecteam หมายความว่านายจ้างสามารถตัดความแตกต่างที่เกี่ยวข้องกับบัญชีเงินเดือนออกได้

ลบ Retro Pay ออกจากธุรกิจของคุณให้ดี

เรียนรู้เพิ่มเติม

บรรทัดล่างเกี่ยวกับการจ่ายย้อนหลัง

ท้ายที่สุดแล้ว การจ่ายเงินย้อนหลังเป็นประเด็นที่ไม่มีผลประโยชน์ใดๆ สำหรับนายจ้าง มันนำไปสู่การฟ้องร้องที่อาจเกิดขึ้น ความประสงค์ร้ายระหว่างนายจ้างและลูกจ้าง และความเครียดที่ไม่พึงประสงค์สำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง

ตอนนี้คุณควรมีความเข้าใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับสิ่งสำคัญสี่ประการเหล่านี้:

1. การจ่ายเงินย้อนหลังคืออะไร
2. สถานการณ์ต่างๆ ที่ต้องจ่ายเงินย้อนหลัง
3. วิธีคำนวณการจ่ายย้อนหลัง
4. หลีกเลี่ยงการต้องจ่ายย้อนหลังในอนาคต

ตอนนี้คุณมีพื้นฐานของการจ่ายเงินย้อนหลังแล้ว คุณสามารถนำแนวทางอันมีค่าเหล่านี้ไปปรับใช้โดยใช้เทคโนโลยีล่าสุด เนื่องจากหากไม่ใช้ดิจิทัล การปรับปรุงกระบวนการนี้อาจเป็นเรื่องยากมาก

คุณสมบัติที่หลากหลายของ Connectteam โดยเฉพาะนาฬิกาบอกเวลา ครอบคลุมฐานการติดตามเวลาทั้งหมดของนายจ้างเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีความคลาดเคลื่อน ความโปร่งใส 100% การจ่ายเงินเดือนที่ราบรื่น และการจ่ายเงินย้อนหลังที่ลดลงอย่างรวดเร็ว

หลังจากอ่านข้อความนี้แล้ว ไม่ต้องกังวลหากคุณทำบัญชีเงินเดือนผิดพลาดในอนาคต ตราบใดที่คุณปฏิบัติต่อธุรกิจด้านนี้อย่างจริงจังและคำนึงถึงความมั่นคงทางการเงินของพนักงาน การจ่ายให้พวกเขาในสิ่งที่พวกเขาได้รับควรจะราบรื่นและเรียบง่าย

ต้องการรับบทความดีๆ เพิ่มเติมตรงไปยังกล่องจดหมายของคุณหรือไม่ สมัครสมาชิกที่นี่