บทบาทของผู้จัดการโปรแกรมในการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล

บทบาทของผู้จัดการโปรแกรมในการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลนั้นมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการทำธุรกิจให้เป็นดิจิทัล แต่หลายองค์กรก็พบว่าตัวเองกำลังสะดุดเพราะขาดการวางแผนและการจัดการสำหรับความคิดริเริ่มของพวกเขา

ความสำคัญนี้เพิ่มขึ้นในช่วงทศวรรษที่ผ่านมาเท่านั้น เนื่องจากบริษัทต่างๆ ได้พยายามปรับปรุงการดำเนินงานและความสามารถในการแข่งขันมากขึ้นโดยการนำเทคโนโลยีและกระบวนการใหม่ๆ มาใช้

ธุรกิจต่างๆ ที่กระตือรือร้นที่จะกำจัดระบบเก่าและหันมาใช้ระบบที่รองรับอนาคต ซึ่งมักจะใช้ระบบคลาวด์ ต่างก็เรียกร้องให้รวบรวมกลยุทธ์สำหรับการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล

จากการศึกษาพบว่า 70% ขององค์กรมีกลยุทธ์สำหรับการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลหรือกำลังดำเนินการอยู่

ความต้องการที่เพิ่มขึ้นนี้ทำให้บริษัทต่างๆ มองหาเครื่องมือการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลที่หลากหลาย เพื่อตอบสนองความต้องการของพนักงานและลูกค้า ไม่ว่าจะเป็น RPA, ERP หรือเทคโนโลยีคลาวด์อื่นๆ

27% ของบริษัทกล่าวว่าการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลเป็นเรื่องของการอยู่รอด

แต่บทบาทของผู้จัดการโปรแกรมในการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลล่ะ?

สิ่งเหล่านี้มีความสำคัญต่อความสำเร็จของการเปลี่ยนแปลงของคุณเพียงใด?

นี่คือสิ่งที่เราจะพิจารณาในวันนี้ เพื่อช่วยให้เข้าใจมากขึ้นว่าทำไมคำแนะนำที่ถูกต้องจึงไม่เพียงแต่มีประโยชน์ แต่ยังจำเป็นสำหรับการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่ประสบความสำเร็จ

ธุรกิจส่วนใหญ่ล้มเหลวในการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล

เป็นความจริงที่โชคร้ายที่ธุรกิจจำนวนมากที่ติดตามการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล (DX) เห็นว่าความพยายามของพวกเขาจบลงด้วยความล้มเหลว

นี่ไม่ใช่เพราะขาดความพยายาม—การลงทุนในเทคโนโลยีทางธุรกิจนั้นสูงกว่าที่เคยเป็นมา และสถานการณ์ปัจจุบันที่เราพบหลังจากเกิดโรคระบาดอันวุ่นวายและผลที่ตามมาในธุรกิจได้กระตุ้นให้มีการนำเทคโนโลยีมาใช้มากขึ้นเพื่อเติมเต็มช่องว่างขนาดใหญ่ จำนวนประชากรถูกกักขังอยู่ในบ้านของพวกเขา

การใช้จ่ายเพื่อการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลทั่วโลก (DX) คาดว่าจะเพิ่มขึ้นระหว่าง 15 ถึง 20% จากปี 2017 เป็น 2022 ก่อนที่การระบาดใหญ่ของ COVID-19 จะทำให้ธุรกิจต้องเพิ่มการลงทุนด้านเทคโนโลยีเพื่อตอบสนองความต้องการของพนักงานและผู้บริโภค

อย่างไรก็ตาม จำนวนการใช้งานเทคโนโลยีที่ผิดพลาดควรเป็นสาเหตุสำคัญที่ทำให้เกิดความกังวลสำหรับธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง SMB ที่ดำเนินงานด้วยงบประมาณที่จำกัด

แม้ว่าความกระตือรือร้นในการแปลงเป็นดิจิทัลเป็นสิ่งที่น่าชื่นชมและถูกต้อง แต่ก็มักจะนำไปสู่กลยุทธ์ที่คิดไม่ดีซึ่งนำไปสู่ความผิดหวังและผลลัพธ์ที่ต่ำกว่าความคาดหมาย

บริษัทจำนวนมาก หรือประมาณ 70% ประสบความล้มเหลวในการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล

ความล้มเหลวมักเกิดจากหลายสาเหตุ โดยทั่วไปแล้ว ความคาดหวังที่ไม่สมจริง ความเป็นผู้นำที่ไม่ดี การขาดการยอมรับ ความเหนื่อยล้า และแนวโน้มที่ผู้นำธุรกิจจะพยายามมากเกินไป เร็วเกินไป

ข่าวดีก็คือแม้ว่าบริษัทจะล้มเหลวในการเปลี่ยนแปลงในขั้นต้น แต่ด้วยความช่วยเหลือที่ถูกต้อง พวกเขาสามารถกลับไปใช้งบประมาณตามกำหนดเดิมได้

เนื่องจากธุรกิจเปลี่ยนพนักงานส่วนใหญ่ไปทำงานระยะไกลในช่วงการแพร่ระบาด หลายบริษัทประสบปัญหาในการดำเนินการแก้ไขให้ตรงเวลา โดยมีเพียง 40% ของโครงการที่บรรลุเป้าหมายตามกำหนดเวลา งบประมาณ และคุณภาพ

นี่คือจุดที่บทบาทของผู้จัดการโครงการมีความสำคัญอย่างยิ่ง

Program Manager ในการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลช่วยได้อย่างไร?

ด้วยการหลั่งไหลของเทคโนโลยีเข้ามาในธุรกิจของคุณ คุณเพียงแค่ต้องมีการจัดการโครงการของคุณให้เป็นมาตรฐานเพื่อประสบความสำเร็จในการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล

หลายองค์กรคิดผิดว่าการนำการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลไปใช้นั้นเป็นการตัดสินใจที่เริ่มต้นและสิ้นสุดที่ระดับผู้บริหารหรือแผนกไอที

ขณะนี้ แม้ว่าการซื้อจากผู้บริหารจะมีความสำคัญอย่างยิ่ง แต่โครงการด้านดิจิทัลส่วนใหญ่ควรให้ความสำคัญกับการจัดการโครงการเพื่อให้แน่ใจว่าบรรลุเป้าหมาย (ซึ่งควรกำหนดไว้ล่วงหน้า)

แง่มุมพื้นฐานที่สุดประการหนึ่งของการจัดการโปรแกรมของคุณในการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลคือเป้าหมายที่ชัดเจนและการสื่อสารเพื่อให้แน่ใจว่าธุรกิจของคุณเป็นไปตามไทม์ไลน์

การจัดการโปรแกรมที่มีประสิทธิภาพมีลักษณะอย่างไร

เราได้พูดถึงองค์กรที่ต้องการการเปลี่ยนแปลงแต่ล้มเหลวในวัตถุประสงค์ของพวกเขา ตอนนี้ เราต้องพิจารณาว่าเหตุใดบทบาทของผู้จัดการโครงการจึงมีความสำคัญ และสิ่งที่ควรคาดหวังจากกลยุทธ์การจัดการโครงการของคุณจะประสบความสำเร็จในแผนของคุณ

วัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ที่ชัดเจนและการรายงาน

ประการแรกและสำคัญที่สุด บทบาทของผู้จัดการโครงการคือการกำหนดวาระสำหรับการเปลี่ยนแปลง วิธีการบรรลุผล และสิ่งที่ก่อให้เกิดความสำเร็จ

คุณต้องสามารถมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณกำลังดำเนินการและเหตุผล ซึ่งการปรึกษาหารือกับผู้เชี่ยวชาญจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง

เมื่อวัตถุประสงค์ด้านเทคนิคของคุณได้รับการตั้งค่าแล้ว ผู้จัดการโปรแกรมของคุณควรสามารถให้รายงานเกี่ยวกับการใช้งานของคุณและดูว่าเป็นไปตามเป้าหมายหรือไม่

ผู้บริหารระดับสูงและผู้จัดการโปรแกรมจะต้องสอดคล้องกับสิ่งที่กำหนดความสำเร็จของคุณโดยคำนึงถึงไทม์ไลน์และเป้าหมายงบประมาณ มิฉะนั้น คุณจะถูกทิ้งให้อยู่ในความมืดมิดและสงสัยว่าจริงๆ แล้วคุณบรรลุอะไรจากความสำเร็จที่ยาวนาน - ความพยายามระยะยาว

การใช้เครื่องมือที่เหมาะสมในการทำงานให้สำเร็จ

เพื่อเพิ่มเติมประเด็นก่อนหน้า การจัดตำแหน่งและการสื่อสารระหว่าง PMO และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องทั้งหมดมีความสำคัญ และเป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์การจัดการโปรแกรมการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลที่มีประสิทธิภาพ ควรใช้เครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อทำให้กระบวนการราบรื่นขึ้นสำหรับทุกคน

เครื่องมือเหล่านี้ควรรวมถึง:

• การวางแผน: วางแผนกำหนดการและไทม์ไลน์ทั้งหมดในที่เดียวด้วยงาน เทมเพลต เวิร์กโฟลว์ และปฏิทิน
• การทำงานร่วมกัน: มอบหมายงาน เพิ่มความคิดเห็น จัดระเบียบแดชบอร์ด อนุญาตการพิสูจน์อักษรและการอนุมัติ
• เอกสารประกอบ: แก้ไข จัดทำเอกสาร และจัดเก็บไฟล์ทั้งหมด
• การ ประเมินผล: ติดตาม ประเมิน และรายงานความสำเร็จผ่านการจัดการทรัพยากรและการรายงาน

ซึ่งจะช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในธุรกิจของคุณเข้าใจว่าพวกเขาอยู่ที่ไหนในโครงการดำเนินการ และให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องอย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องมีการประชุมนานหลายชั่วโมง

การสัมมนาผ่านเว็บที่เกี่ยวข้อง: เร่งการส่งมอบด้วยการจัดการโครงการ

ทำความเข้าใจการจัดการการเปลี่ยนแปลง

การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลเป็นโครงการระยะยาว ไม่ว่าคุณจะมองไปทางไหน

ด้วยเหตุนี้ จึงเป็นเรื่องสำคัญที่ผู้จัดการโปรแกรมจะต้องสามารถปรับให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงในอุตสาหกรรม ตลาดตามวัตถุประสงค์ที่เปลี่ยนแปลงไปของธุรกิจ ในแง่นี้ ความยืดหยุ่นและความสามารถในการปรับขยายได้เป็นหัวใจสำคัญในการจัดการโปรแกรมในการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล

กล่าวโดยย่อ คุณต้องสามารถตอบสนองและมีความเข้าใจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับบทบาทของการจัดการการเปลี่ยนแปลงสำหรับแผน DX ของคุณ

เราได้เห็นแล้วว่าปีที่ผ่านมาได้ทำให้โลกธุรกิจหยุดชะงักไปเกินกว่าที่ใครจะจินตนาการหรือคาดคิดได้

หลายองค์กรถูกจับได้โดยไม่รู้ตัวและไม่ได้เตรียมพร้อมสำหรับสถานการณ์ในปี 2020 และ 2021 โดยสร้างวิธีแก้ปัญหาชั่วคราวเกี่ยวกับเทคโนโลยีดิจิทัลเพื่อให้การดำเนินธุรกิจดำเนินไปอย่างดีที่สุด

บทบาทของผู้จัดการโปรแกรมในการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลทำให้เกิดความสามารถในการวางกลยุทธ์ที่ครอบคลุมสำหรับการใช้งานเทคโนโลยีด้วยการตอบสนองที่แข็งแกร่งและระบบการสื่อสารภายในบริษัท เพื่อให้แน่ใจว่าทุกมาตรการได้รับการดำเนินการเพื่อให้องค์กรบรรลุผลตามที่ต้องการ

ซื้อกลับบ้าน

• องค์กรส่วนใหญ่ต้องการเห็นการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลในบริษัท แต่การขาดวิสัยทัศน์และความชัดเจนมักหมายถึงความพยายามของพวกเขาจบลงด้วยความล้มเหลว
• การจัดการโครงการมีความสำคัญในการนำเทคโนโลยีไปใช้โดยกำหนดวัตถุประสงค์ แนวทางการสื่อสาร และวิธีการที่ชัดเจนในการวัดความสำเร็จ
• การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลเป็นโครงการระยะยาว ดังนั้นผู้จัดการควรสามารถตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลง ปรับวัตถุประสงค์ และช่วยให้บรรลุเป้าหมายใหม่—DX ไม่ใช่ภารกิจที่ต้องทำเพียงครั้งเดียว

หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการโครงการที่เกี่ยวข้องกับการนำเทคโนโลยีทางธุรกิจไปใช้ โปรดดู vCIO Consulting Solution ซึ่งให้ความเชี่ยวชาญของที่ปรึกษาด้านไอทีที่มีประสบการณ์ของเรา เพื่อให้แน่ใจว่าเป้าหมายการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลของคุณเป็นไปตามเวลาและงบประมาณ โดยไม่มีข้อยกเว้น