ระบบการจัดการความปลอดภัยคืออะไร? คู่มือสำหรับผู้เริ่มต้น

ทักษะและคุณสมบัติทางวิชาชีพทั้งหมดในโลกจะไม่หยุดยั้งอุบัติเหตุที่อาจเกิดขึ้นได้ เมื่อทุกอย่างเสร็จสิ้น คุณต้องมีนโยบายและขั้นตอนโดยละเอียดเพื่อให้เพื่อนร่วมงานและลูกค้าของคุณปลอดภัย

แต่นี่คือสิ่งที่ – คู่มือและโปรโตคอลด้านความปลอดภัยจำนวนมากเป็นวิธีที่ไม่มีประสิทธิภาพและล้าสมัยอย่างมากในการนำโปรโตคอลความปลอดภัยไปใช้ในบริษัทใดๆ ที่แย่ที่สุดคือการค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องกลายเป็นฝันร้ายระหว่างเหตุการณ์ด้านความปลอดภัย

นั่นคือที่มาของระบบการจัดการความปลอดภัย ขั้นตอนและนโยบายที่หลากหลายนี้จะช่วยให้ทีมของคุณเตรียมพร้อมสำหรับอันตรายที่อาจเกิดขึ้น แต่ระบบการจัดการความปลอดภัยคืออะไร? มีประโยชน์อะไรบ้างและคุณจะนำไปใช้ได้อย่างไร

ระบบการจัดการความปลอดภัยคืออะไร?

ระบบการจัดการความปลอดภัย (SMS) เป็นแนวทางทั่วทั้งองค์กรที่เป็นทางการเพื่อช่วยให้ธุรกิจบรรลุระดับความปลอดภัยในสถานที่ทำงานที่ยอมรับได้ องค์กรต้องปฏิบัติต่อ SMS ด้วยระดับความสำคัญเดียวกันกับกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญอื่นๆ ทั้งหมด

โดยทั่วไปแล้ว SMS ที่จัดระเบียบสามารถแบ่งออกเป็นนโยบาย ขั้นตอน โครงสร้าง และความรับผิดชอบ ซึ่งคุณสามารถปรับขนาดได้ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กรของคุณ

โดยทั่วไป สามารถใช้ SMS เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดของรัฐบาลกลาง เช่น หัวข้อ 14 ของประมวลกฎหมายของรัฐบาลกลางสหรัฐ (CFR) ซึ่งบังคับใช้โดย Federal Aviation Administration (FAA)

วัตถุประสงค์ของระบบการจัดการความปลอดภัย

กล่าวโดยย่อ จุดประสงค์หลักของระบบการจัดการความปลอดภัยคือการรักษาพนักงานและลูกค้าให้ปลอดภัย แต่มันไปลึกกว่านั้น ระบบประเภทนี้ช่วยให้องค์กรมีโครงสร้างในการจัดการความเสี่ยงในสถานที่ทำงาน โดยคำนึงถึงกระบวนการและการดำเนินงานทั้งหมดที่มีความปลอดภัยเป็นสำคัญ

เป้าหมายอีกประการของ SMS คือการเสริมสร้างวัฒนธรรมความปลอดภัยในที่ทำงาน การจัดการธุรกิจในส่วนนี้เป็นส่วนสำคัญของอุตสาหกรรมที่มีความเสี่ยงสูง เช่น การเดินเรือ การบิน และการก่อสร้าง เป็นต้น

ประโยชน์ของระบบการจัดการความปลอดภัย

แม้ว่าการนำระบบการจัดการความปลอดภัยไปใช้อาจเป็นกระบวนการที่ยุ่งยากและซับซ้อน แต่ก็ให้ประโยชน์มากมายทั้งในระยะสั้นและระยะยาว ซึ่งรวมถึง:

• ปรับปรุงวัฒนธรรมการสื่อสารและความปลอดภัย : ทีมสื่อสารและโดยทั่วไปทำงานร่วมกันได้ดีขึ้นเมื่อมีการใช้ SMS
• ลดความซับซ้อนของการจัดการความเสี่ยงด้านความปลอดภัย : SMS ช่วยให้พนักงานระบุอันตรายและความเสี่ยงได้ง่ายขึ้น ทำให้มั่นใจได้ว่ามาตรการควบคุมจะถูกบังคับใช้ก่อนหน้านี้
• มีการจัดทำ เอกสารทุกอย่าง : ด้วย SMS การตรวจสอบ ขั้นตอน และกระบวนการทั้งหมดจะได้รับการจัดทำเป็นเอกสารและพร้อมสำหรับการอ้างอิงในอนาคต ปรับปรุงความรับผิดชอบในระยะยาว

ประโยชน์อื่นๆ ของระบบการจัดการความปลอดภัย ได้แก่:

• ลดอุบัติเหตุ บาดเจ็บ เจ็บป่วย

• ข้อมูลประกอบการตัดสินใจที่ดีขึ้น

• ปรับปรุงความปลอดภัยขององค์กร

• ลดต้นทุนการดำเนินงาน

• เพิ่มประสิทธิภาพ

• ปรับปรุงการกระจายทรัพยากร

• แสดงให้เห็นถึงความขยันหมั่นเพียร

• ลดข้อผิดพลาด

• บังคับใช้กฎหมายความปลอดภัย

• สร้างไมตรีและความไว้วางใจในที่ทำงาน

• ปรับปรุงชื่อเสียงของแบรนด์

• ลดเบี้ยประกัน

องค์ประกอบพื้นฐานของระบบการจัดการความปลอดภัย

ตาม FAA ระบบการจัดการความปลอดภัยจำเป็นต้องมีองค์ประกอบหลักสี่ประการ:

1. นโยบายและวัตถุประสงค์ด้านความปลอดภัย
2. การบริหารความเสี่ยงด้านความปลอดภัย
3. การประกันความปลอดภัย
4. ส่งเสริมความปลอดภัย

ภายในองค์ประกอบเหล่านี้ มีองค์ประกอบ 12 ประการที่รับประกันการใช้งานและการบำรุงรักษา SMS ที่ประสบความสำเร็จ แต่ละองค์ประกอบมีองค์ประกอบเฉพาะ ตามที่องค์การการบินพลเรือนระหว่างประเทศ (ICAO) ส่วนประกอบและองค์ประกอบเหล่านี้สามารถจำแนกได้ดังนี้:

ความปลอดภัยควรรวมอยู่ในทุกส่วนของการดำเนินงานของบริษัท โดยมีเป้าหมายด้านความปลอดภัยเฉพาะเจาะจงและบรรลุผลสำเร็จตลอดเวลา ความรับผิดชอบและหน้าที่ที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัยควรได้รับการพิจารณาอย่างจริงจังเช่นเดียวกับธุรกิจอื่นๆ เป็นงานและความมุ่งมั่นของผู้จัดการที่จะต้องแน่ใจว่ามาตรการความเสี่ยงนั้นถูกดำเนินการตามที่ควร

เมื่อบริษัทระบุตัวผู้จัดการด้านความปลอดภัยแล้ว จะต้องจัดทำเอกสารด้านความปลอดภัยเพื่อดำเนินการทบทวนอย่างสม่ำเสมอ FAA ยังระบุด้วยว่าเอกสาร SMS สามารถเพิ่มลงในกระบวนการเก็บบันทึกที่มีอยู่หรือแปลงเป็นคู่มือเดียวได้

องค์ประกอบของนโยบายและวัตถุประสงค์ด้านความปลอดภัยคือ:

• ความมุ่งมั่นของผู้บริหาร
• ความรับผิดชอบและความรับผิดชอบด้านความปลอดภัย
• การแต่งตั้งบุคลากรด้านความปลอดภัยที่สำคัญ
• ประสานงานการวางแผนรับมือเหตุฉุกเฉิน
• เอกสารระบบการจัดการความปลอดภัย

พนักงานที่ได้รับการแต่งตั้งจะต้องได้รับการสอนวิธีดำเนินการกระบวนการที่เกี่ยวข้องเพื่อจัดการและควบคุมความเสี่ยงด้านความปลอดภัยทั้งหมด มีห้าขั้นตอนที่มีบทบาทสำคัญในการดำเนินการจัดการความเสี่ยงด้านความปลอดภัยอย่างมีประสิทธิภาพ:

• คำอธิบายระบบ/การวิเคราะห์งาน : ใช้เพื่อเน้นรายละเอียดพื้นฐานเกี่ยวกับสภาพการทำงานและกิจกรรมในสถานที่ทำงาน เช่น สภาพอากาศ อุปกรณ์ สิ่งแวดล้อม ฯลฯ เจ้าหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายจะวิเคราะห์ปัจจัยที่อาจส่งผลต่อความเสี่ยงด้านความปลอดภัย
• การระบุอันตราย : สิ่งใดก็ตามที่อาจทำให้เกิดการบาดเจ็บ การเจ็บป่วย หรือการเสียชีวิตของบุคคล หรืออาจส่งผลให้อุปกรณ์หรือทรัพย์สินเสียหาย ถือเป็นอันตรายที่อาจเกิดขึ้นได้ (เช่น อันตรายจากไซต์ก่อสร้าง) เงื่อนไขที่เกี่ยวข้องกับข้อผิดพลาดของมนุษย์ เช่น การขาดความรู้และความกดดันด้านเวลาอาจเป็นปัจจัยร่วมเช่นกัน

• การวิเคราะห์ความเสี่ยง : สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการหาโอกาสและความรุนแรงของผลที่ตามมาที่เกิดจากอันตราย
• การประเมินความเสี่ยง : การตัดสินใจว่าความเสี่ยงด้านความปลอดภัยเป็นที่ยอมรับหรือไม่ และจัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยงด้านความปลอดภัยที่ควรค่าแก่การจัดการเพื่อแจ้งการจัดสรรทรัพยากรอย่างถูกต้อง (เช่น การประเมินความเสี่ยงของผู้ปฏิบัติงานคนเดียว)
• การควบคุมความเสี่ยง : เรียกอีกอย่างว่าการลดความเสี่ยง ซึ่งเป็นการดำเนินการตามมาตรการเพื่อให้พนักงาน ทรัพย์สิน และอุปกรณ์ปลอดภัย มาตรการเหล่านี้สามารถช่วยลดความเสี่ยงและความผิดพลาดได้

องค์ประกอบสองประการที่ก่อให้เกิดการจัดการความเสี่ยงด้านความปลอดภัย ได้แก่ การระบุอันตรายและการประเมินและบรรเทาความเสี่ยงด้านความปลอดภัย

ส่วนประกอบ SMS นี้เกี่ยวข้องกับการควบคุมความเสี่ยงระหว่างการปฏิบัติงาน รวมถึงการประเมินประสิทธิภาพของการควบคุมด้วย การสอบสวน การตรวจสอบ และการรายงานเป็นหน้าที่โดยทั่วไปของการประกันความปลอดภัย

ข้อมูลที่สำคัญทั้งหมดจะได้รับการวิเคราะห์และเปรียบเทียบกับแนวโน้มและรูปแบบความเสี่ยงในปัจจุบัน ต้องดำเนินการแก้ไขในกรณีที่การควบคุมความเสี่ยงไม่ได้ผล ซึ่งมักจะทำได้ผ่านกระบวนการต่างๆ เช่น การบำรุงรักษาอุปกรณ์ การควบคุมดูแล การฝึกอบรมด้านความปลอดภัยเพิ่มเติม และอื่นๆ ผู้จัดการยังได้รับการคาดหวังให้มีบทบาทสำคัญในการประกันความปลอดภัย

การประกันความปลอดภัยสามารถแบ่งออกเป็นสามองค์ประกอบ สิ่งเหล่านี้คือการตรวจสอบและวัดประสิทธิภาพความปลอดภัย การจัดการการเปลี่ยนแปลง และการปรับปรุง SMS อย่างต่อเนื่อง

เรียกอีกอย่างว่าวัฒนธรรมความปลอดภัย การส่งเสริมความปลอดภัย หมายถึงกิจกรรมที่ดำเนินการเพื่อปรับใช้ SMS ภายในบริษัท ซึ่งรวมถึงการแบ่งปันความรู้ การฝึกอบรม และการสื่อสารภายใน การให้พนักงานแต่ละคนพัฒนาความเข้าใจในรายละเอียดเกี่ยวกับ SMS ของพวกเขาจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าความปลอดภัยในสถานที่ทำงานจะกลายเป็นค่านิยมหลักของบริษัท ผู้จัดการทุกคนควรสามารถอธิบายความสำคัญของแต่ละขั้นตอนเพื่อส่งเสริมวัฒนธรรมด้านความปลอดภัยของบริษัทในเชิงบวกต่อไป

องค์ประกอบสองประการที่ก่อให้เกิดการส่งเสริมความปลอดภัยคือการฝึกอบรม/การศึกษาและการสื่อสารด้านความปลอดภัย

ระบบการจัดการความปลอดภัยในการบิน

การบินเป็นหนึ่งในอุตสาหกรรมที่แพร่หลายที่สุดซึ่งมีการนำระบบการจัดการความปลอดภัยมาใช้ ครอบคลุมการปฏิบัติการต่างๆ ของเครื่องบิน เช่น การเงิน กฎหมาย และทรัพยากรบุคคล

ตามเวอร์ชันล่าสุดของ ICAO Doc 9859 หรือคู่มือการจัดการความปลอดภัย (SMM) การใช้งาน SMS จะพิจารณาจากขนาดของบริษัท รวมถึงบริการและผลิตภัณฑ์ที่มีให้

FAA ยืนยันว่าระบบการจัดการความปลอดภัยไม่ต้องการแผนกความปลอดภัยเฉพาะ เนื่องจากระบบสามารถและควรใช้ในทุกแผนก

ตาม ICAO หน้าที่หลักของ SMS ในการบินคือ:

• จุดอันตราย
• การบริหารความเสี่ยง
• การรายงานเหตุการณ์
• การวิเคราะห์ประสิทธิภาพ
• การประกันความปลอดภัย

ในระยะหลัง แหล่งข้อมูลปฏิบัติการ เช่น ตารางลูกเรือ บันทึกการส่งเที่ยวบิน และรายงานความคลาดเคลื่อนของเครื่องบิน เป็นเครื่องมือตรวจสอบที่มีค่าสำหรับการควบคุมความเสี่ยงด้านความปลอดภัย

การใช้โซลูชันดิจิทัลเพื่อนำระบบการจัดการความปลอดภัยมาใช้

แม้ว่าระบบการจัดการความปลอดภัยจะเป็นคำที่กว้างและหมายถึงชุดของนโยบายและขั้นตอนของบริษัทที่องค์กรนำไปใช้ การนำระบบดังกล่าวไปใช้อาจใช้เวลานานและไม่มีประสิทธิภาพ ขึ้นอยู่กับเครื่องมือที่ใช้

การจัดหาคู่มือและเอกสารด้านความปลอดภัยที่เป็นกระดาษจำนวนมากให้กับพนักงานได้พิสูจน์แล้วว่าเป็นวิธีที่ไม่มีประสิทธิภาพในการรักษาการปฏิบัติตามข้อกำหนดในบริษัท

ในยุคนี้ โซลูชันซอฟต์แวร์ดิจิทัลอย่าง Connecteam ช่วยให้นายจ้างสามารถปรับใช้ระบบการจัดการความปลอดภัยได้ง่ายขึ้น ซอฟต์แวร์ประเภทนี้มักจะมีคุณลักษณะที่เกี่ยวข้อง เช่น ทรัพยากรการฝึกอบรม แบบฟอร์มรายงานเหตุการณ์ดิจิทัลและรายการตรวจสอบ การจัดการเอกสาร และการสื่อสารสองทาง

คำถามที่พบบ่อย

SMS จัดการกับข้อกำหนดด้านความปลอดภัยของธุรกิจอย่างไร

ระบบการจัดการความปลอดภัยช่วยให้ธุรกิจวิเคราะห์การดำเนินงานปัจจุบันของตนเพื่อตัดสินใจด้านความปลอดภัยได้ดีขึ้นในอนาคต SMS ในอุดมคติคือ:

• Reactive : ทำให้ง่ายต่อการตอบสนองต่อเหตุการณ์และอุบัติเหตุภายในองค์กร
• เชิงรุก : วิเคราะห์กระบวนการขององค์กรก่อนเกิดเหตุ/อุบัติเหตุ
• คาดการณ์ : ระบุความเสี่ยงและอันตรายที่อาจเกิดขึ้นโดยการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมและสถานการณ์ปัจจุบันขององค์กร

ระบบการจัดการความปลอดภัยมีปัญหาอะไรบ้าง?

แม้จะมีประโยชน์ แต่ก็มีปัญหามากมายที่อาจมาพร้อมกับการใช้ SMS ซึ่งรวมถึง:

• เครื่องมือบางอย่างยากเกินไปสำหรับพนักงานที่จะใช้และให้ความสำคัญกับความซับซ้อนของระบบมากเกินไปเมื่อเทียบกับความสามารถในการใช้งาน
• ระบบการจัดการความปลอดภัยจำนวนมากไม่มีเวอร์ชันสำหรับมือถือ ทำให้พนักงานสามารถรายงานเหตุการณ์หรือดำเนินการตามขั้นตอนด้านความปลอดภัยได้ยาก
• การจัดการความปลอดภัยที่ประสบความสำเร็จต้องใช้การสื่อสารภายในแบบสองทาง น่าเสียดายที่ระบบ SMS จำนวนมากไม่ให้พนักงานและผู้บริหารสามารถเปิดช่องทางการสื่อสารเกี่ยวกับปัญหาด้านความปลอดภัยและเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นได้

อย่างไรก็ตาม มีโซลูชัน SMS มากมายที่แก้ไขปัญหาเหล่านี้ได้

อุตสาหกรรมใดบ้างที่ได้รับประโยชน์จากระบบการจัดการความปลอดภัย

แม้ว่าแทบทุกบริษัทจะได้รับประโยชน์จากสิ่งนี้ แต่อุตสาหกรรมเฉพาะบางประเภทก็ต้องการระบบการจัดการความปลอดภัย เนื่องจากมีความเสี่ยงและอันตรายต่อความปลอดภัยที่อาจเกิดขึ้นกับพนักงานและลูกค้าอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

อุตสาหกรรมต่างๆ เช่น การบิน การขนส่ง การก่อสร้าง การเดินเรือ น้ำมันและก๊าซ และการผลิต มีหน้าที่ตามกฎหมายในการนำ SMS ไปใช้ในการปฏิบัติงานเพื่อรักษาการปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับของประเทศ อันที่จริง มาตรฐาน ISO 45001 ระบุว่าทุกองค์กร โดยไม่คำนึงถึงขนาดหรือประเภท จำเป็นต้องมี SMS บางประเภท

บรรทัดล่างของระบบการจัดการความปลอดภัย

มีความชัดเจนมากขึ้นว่าวิธีการที่ใช้ในการรวมระบบการจัดการความปลอดภัยเข้ากับองค์กรมีความสำคัญพอ ๆ กับตัวระบบเอง

จากที่กล่าวมา เป็นที่น่าสังเกตว่าโซลูชันดิจิทัลส่วนใหญ่ที่ออกแบบมาเพื่อใช้งาน SMS มีส่วนร่วมระหว่าง 10-20% ของพนักงานที่ใช้พวกเขาเท่านั้น

กุญแจสำคัญคือการปรับใช้โซลูชันซอฟต์แวร์ที่เพิ่มประสิทธิภาพการจัดการ การมีส่วนร่วม และการสื่อสารของพนักงาน ในขณะเดียวกันก็อนุญาตให้ผู้จัดการนำขั้นตอนและนโยบายด้านความปลอดภัยไปใช้

ในที่สุด ยิ่งซอฟต์แวร์ใช้งานได้ง่ายขึ้นเท่าใด พนักงานก็จะยิ่งประสบความสำเร็จมากขึ้นในการระบุความเสี่ยง จัดการความเสี่ยง และป้องกันไม่ให้เหตุการณ์เกิดขึ้นในอนาคต