AI สำหรับธุรกิจขนาดเล็กมีผลอย่างมากในที่ทำงาน

เป็นเวลาหลายปีที่ปัญญาประดิษฐ์ (AI) ไม่สามารถเข้าถึงได้สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก เทคโนโลยีนี้ใหม่เกินกว่าจะมีราคาย่อมเยาได้ทั่วไป และข้อจำกัดของเทคโนโลยีก็ยังถูกกำหนดไว้ เป็นผลให้บริษัทส่วนใหญ่ไม่คุ้นเคยกับความหมายและศักยภาพในการเพิ่มประสิทธิภาพของการดำเนินธุรกิจขนาดเล็ก

ฉันคาดว่าในปี 2023 จะรักษาแนวโน้มนี้ไว้ได้และยึดตำแหน่งของ AI เป็นแกนนำในพื้นที่ SaaS ของธุรกิจขนาดเล็ก ปัจจัยหลายอย่างจะมีส่วนร่วม แต่ตัวขับเคลื่อนหลักจะยังคงเหมือนเดิม: การเข้ามาของ AI ในกระแสหลักเป็นการรวมอัตโนมัติในซอฟต์แวร์ทั่วทั้งองค์กร เราเห็นสิ่งนี้แล้วในแอป office ซึ่งเป็นชุดโปรแกรมที่ประกอบด้วยแชท อีเมล การแชร์ไฟล์ และส่วนอื่นๆ ของซอฟต์แวร์ธุรกิจขนาดเล็กที่เน้นการทำงานร่วมกันและเน้นประสบการณ์ของพนักงาน

ที่ Zoho เรามีชุดแอปที่ครอบคลุมซึ่งเรียกว่า Workplace แต่ผู้จำหน่าย SaaS สำหรับธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่มีแอปเหล่านี้อย่างน้อยหนึ่งแอปในผลิตภัณฑ์ของตน

AI ภายในแอพสำนักงานยังคงเป็นแนวคิดที่ค่อนข้างใหม่ ดังนั้นนี่คือข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่เทคโนโลยีสามารถช่วยธุรกิจขนาดเล็กในปัจจุบัน และสิ่งที่ธุรกิจเหล่านั้นจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับอนาคตของ AI ภายในซอฟต์แวร์สำนักงาน

เล็กแต่ทรงพลัง

เป็นเรื่องที่เข้าใจได้หากธุรกิจขนาดเล็กถูกครอบงำด้วยความคิดเรื่องการใช้ AI ในชีวิตประจำวัน จนกระทั่งเมื่อไม่นานมานี้ เทคโนโลยีนี้มีอยู่อย่างเบาบางและเต็มไปด้วยพฤติกรรมรถบั๊กกี้ ด้วยเหตุนี้ การใช้งานจึงถูกลดระดับให้กับพนักงานที่มีความรู้ด้านเทคโนโลยีเล็กน้อย ไม่อีกแล้ว. AI สมัยใหม่อาศัยอยู่ในพื้นหลัง ดำเนินงานสนับสนุนที่ช่วยให้พนักงานเปลี่ยนเส้นทางเวลาของพวกเขาและต้องการความเข้าใจด้านดิจิทัลล่วงหน้าน้อยที่สุด อันที่จริงแล้ว AI ภายในแอปสำนักงานสามารถแนะนำพนักงานให้ใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้ในไม่ช้า

ตัวอย่างเช่น พิจารณาชุดของการประชุมที่เรียกเพื่อแก้ไขปัญหาโครงการไคลเอนต์หลักที่มีปัญหาเล็กน้อย ครั้งแรกจัดขึ้นด้วยตนเอง โดยจะมีการจดบันทึกด้วยมือและมีการแชร์รูปภาพของบันทึกเหล่านั้นไปยังรายชื่อผู้เข้าร่วม ต่อมา พนักงานทางไกลสองสามคนเข้าร่วมแฮงเอาท์วิดีโอเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับลำดับความสำคัญใหม่ของพวกเขาโดยตรง และแชร์งานนำเสนอลูกค้าที่อัปเดตโดยสรุปขั้นตอนต่อไป

AI ที่มีประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกันสามารถรวบรวมบันทึกที่แตกต่างกันของการประชุมเหล่านี้ เช่น บันทึกที่เขียนด้วยลายมือ การถอดเสียงวิดีโอ และรูปภาพที่ฝังไว้ และเปรียบเทียบข้อมูลใหม่กับแผนงานโครงการเดิม ซึ่งรวมถึงการให้ AI สแกนโน้ตที่เขียนด้วยลายมือและแปลงเป็นดิจิทัล ตลอดจนแยกวิเคราะห์รูปภาพสำหรับเนื้อหา จากนั้น รายการงานของพนักงานแต่ละคนสามารถอัปเดตและซิงค์กับคนอื่นๆ ในทีมเพื่อให้มองเห็นได้สูงสุดและใช้เวลาดำเนินการน้อยที่สุด

การดำเนินการทั้งหมดเหล่านี้จะสามารถเกิดขึ้นได้ภายในแอปสำนักงานเช่นกัน — ไม่จำเป็นต้องใช้ผลิตภัณฑ์เพิ่มเติม — ซึ่งมีความสำคัญเป็นพิเศษสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่พนักงานอาจไม่ได้สร้างเวิร์กโฟลว์ที่เป็นมาตรฐาน

ศักยภาพนี้แสดงถึงเวลาที่เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาได้สร้างพื้นฐานที่มั่นคงของซอฟต์แวร์สำนักงานเพื่อใช้ประโยชน์จาก AI ได้ดีที่สุด สิ่งนี้เริ่มต้นด้วยการฝึกอบรม เนื่องจากซอฟต์แวร์จะสามารถสอนตัวเองได้ก็ต่อเมื่อเริ่มต้นด้วยเท้าขวาเท่านั้น การฝึกอบรมรวมถึงความช่วยเหลือของมนุษย์ในการตรวจสอบอคติของข้อมูลและจัดลำดับความสำคัญของการรวมเข้าด้วยกันเพื่อสร้างชุดเทคโนโลยี

สถานที่ทำงานแบบรวมเป็นหนึ่งซึ่งแอพภายในทั้งหมดผลิตโดยผู้จำหน่ายรายเดียว เพื่อให้แน่ใจว่าการสื่อสารและความปลอดภัยทั่วทั้งระบบนิเวศยังคงสอดคล้องกัน และลดโอกาสที่ระบบจะซ้ำซ้อน ง่ายกว่ามากสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่จะเริ่มต้นการเดินทางของซอฟต์แวร์ทางด้านขวา เท้าที่เป็นอันหนึ่งอันเดียวกันเมื่อเทียบกับการกำหนดค่าระบบที่ไม่ปะติดปะต่อใหม่เมื่อธุรกิจเติบโต

เน้นเรื่องความปลอดภัย

ยิ่ง AI ของบริษัทอาศัยข้อมูลเสียงมากเท่าใด ก็ยิ่งมีความสามารถมากขึ้นในการจัดการและจัดลำดับความสำคัญของงานด้วยตนเอง แต่ในที่ที่มีข้อมูลมากมาย เมื่อธุรกิจขนาดเล็กเติบโต ความเสี่ยงของปัญหาด้านความปลอดภัยยังคงสูง ธุรกิจขนาดเล็กมักจะเชื่อว่าการดำเนินการโดยใช้ฐานข้อมูลร่วมกันหมายความว่ามีตำแหน่งที่ตั้งแห่งเดียวที่การโจมตีสามารถมีผลกระทบมากที่สุด และทรัพยากรส่วนใหญ่ของบริษัทจะต้องใช้เพื่อการรักษาความเป็นส่วนตัว

อย่างไรก็ตาม AI เองช่วยให้การรักษาความปลอดภัยสูงขึ้น และเทคโนโลยีมีกำหนดจะปรับปรุงเมื่อเวลาผ่านไปเท่านั้น ในระหว่างขั้นตอนการฝึกอบรม พนักงานสามารถป้อนและติดป้ายกำกับจุดข้อมูลนอกกรอบเพื่อให้ AI เข้าใจว่าสิ่งใดที่ก่อให้เกิดการละเมิดข้อมูล จากนั้นแก้ไขหลักสูตรด้วยการระบุผลบวกปลอม เป็นอีกครั้งที่เมื่อ AI ของบริษัทถูกโหลดข้อมูลที่เกี่ยวข้องไว้ล่วงหน้า ก็จะสามารถตรวจสอบผลลัพธ์ที่ก้าวไปข้างหน้าได้อีกครั้งด้วยตัวมันเอง

สถานที่ทำงานแบบรวมเป็นหนึ่งเดียวปรับแต่งกระบวนการตรวจสอบข้อผิดพลาดเพิ่มเติมโดยเสนอเงื่อนงำเชิงบริบทมากกว่าระบบที่สร้างขึ้นจากผู้ขายหลายราย ไม่มีทางรู้ได้ว่าข้อมูลจะถ่ายโอนข้ามสองระบบที่แตกต่างกันอย่างไร โดยเฉพาะอย่างยิ่งข้อมูลรั่วไหล และเป็นไปไม่ได้ที่จะบอกได้อย่างแม่นยำว่าแต่ละบริษัทจะดำเนินการเพื่อป้องกันปัญหาเพิ่มเติมเมื่อใด อย่างไรก็ตาม ผู้จำหน่ายเพียงรายเดียวสามารถปรับใช้การอัปเดตทั่วทั้งระบบนิเวศได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ นอกเหนือจากการตรวจสอบกิจกรรมในแอปสำนักงานทั้งหมดได้อย่างง่ายดาย

ยกระดับแต่ละงาน

ในขณะที่คุณสมบัติขนาดใหญ่ของ AI ได้รับความสนใจอย่างมาก ความเรียบง่ายของรายละเอียดปีศาจที่โดดเด่น พิจารณาสถานการณ์ที่สรุปไว้ข้างต้น ซึ่งบันทึกย่อและไฟล์จากการประชุมหลายครั้งถูกรวมและรวมเข้ากับเวิร์กโฟลว์ของบริษัท กระบวนการอาจฟังดูดี แต่ถ้ามีความไม่สอดคล้องกันหรือข้อผิดพลาดในอินพุต AI ก็ไม่น่าจะให้ความแม่นยำ

โชคดีที่ AI ในปัจจุบันและที่กำลังจะมาถึงมุ่งเน้นไปที่งานทั้งหมดไม่ว่าจะเล็กเพียงใด โดยเริ่มจากคุณสมบัติที่พนักงานอาจคาดหวังจากที่อื่น แต่อาจไม่เคยมีประสบการณ์ในระบบที่เป็นหนึ่งเดียว ตัวอย่างเช่น การตรวจสอบการสะกดคำที่ขับเคลื่อนโดย AI ทำได้นอกเหนือไปจากตัวคำเองเพื่อเน้นข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์และระบุตำแหน่งที่ต้องการบริบทเพิ่มเติม

เนื่องจากการรวมเข้าด้วยกัน AI รูปแบบนี้จึงมีอยู่ในหลายแอพภายในเครื่องของพนักงานคนเดียว รวมถึงเบราว์เซอร์และโปรแกรมโซเชียลมีเดีย หากอุปกรณ์ของพนักงานเชื่อมต่อกับระบบแบบครบวงจร AI สามารถติดตามการใช้งานและควบคุมประเภทของไฟล์ที่สามารถติดตั้งได้ และระดับการเข้าถึงที่ผู้ใช้ภายนอกสามารถมีได้ การกระทำแต่ละอย่างเหล่านี้สามารถสื่อสารกับผู้อื่นผ่านทางอีเมลหรือแชทได้

ขณะนี้การพัฒนา Office AI กำลังดำเนินไปตามแผนงานที่เร่งรัดไปสู่ความยั่งยืนและอายุที่ยืนยาว การฝึกอบรมระบบเพื่อทำงานสองสามอย่างให้สำเร็จนั้นมีประสิทธิภาพน้อยกว่าการติดตั้ง AI มาก ซึ่งแม้ว่าจะต้องใช้เวลาล่วงหน้าพอสมควร ก็สามารถที่จะเติบโตได้เองและจัดการกับเวิร์กโฟลว์ปัจจุบันและเวิร์กโฟลว์ใหม่ที่เกิดขึ้น

ในไม่ช้า เทคโนโลยี AI จะไม่ถูกมองว่าเป็นฟีเจอร์โบนัสหรือเป็นของดี แต่เป็นเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่จำเป็นในที่ทำงาน เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้น บริษัทที่มีประสบการณ์ด้าน AI มาก่อนจะได้รับการวางตำแหน่งให้ก้าวกระโดดนำหน้าคู่แข่ง ดังนั้นธุรกิจขนาดเล็กจึงควรเริ่มใช้ซอฟต์แวร์นี้ในสำนักงานตั้งแต่วันนี้

โดย Ramprakash “Ram” Ramamoorthy