องค์กรไม่แสวงหากำไรของ St. John ได้รับการมองเห็นเต็มรูปแบบเกี่ยวกับการดำเนินงานประจำวันและการสื่อสารที่คล่องตัว (กรณีศึกษา)

St. John เป็นองค์กรไม่แสวงหากำไรที่ดำเนินงานใน 40 ประเทศทั่วโลก และมีส่วนร่วมในธุรกิจและการหาประโยชน์ด้านมนุษยธรรมต่างๆ และได้รับการก่อตั้งในปี ค.ศ. 1100 ซึ่งทำให้ St. John เป็นแบรนด์ที่เก่าแก่ที่สุดในโลก!

เช่นเดียวกับองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรส่วนใหญ่ St John มุ่งเน้นที่การรับบริจาคและจัดการอาสาสมัครและพนักงานของตนอย่างมีประสิทธิภาพ และยังเผชิญกับความท้าทายแบบเดียวกับที่องค์กรไม่แสวงหากำไรหลายแห่งประสบในชีวิตประจำวัน นั่นคือ การทำความเข้าใจว่าพนักงานและอาสาสมัครทำงานกี่ชั่วโมง จัดการแบบฟอร์ม รายงานและรายการตรวจสอบที่กรอกโดยอาสาสมัคร เพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสาร ปรับปรุงกระบวนการเริ่มต้นใช้งานและการฝึกอบรม และอื่นๆ อีกมากมาย

St. John มองหาโซลูชันแบบ all-in-one ที่สามารถช่วยพวกเขาจัดการกับความท้าทายเหล่านี้ เพื่อให้องค์กรเติบโตได้อย่างเต็มที่ และนั่นคือสิ่งที่ทำให้ St. John หันมาใช้ Connecteam

“ในสาขาแอฟริกาใต้ Connecteam มีประโยชน์อย่างมากในการติดตามการดำเนินงานของรถพยาบาลและเจ้าหน้าที่ของเรา และสมาชิกอาสาสมัครของเราที่เราเรียกว่า 'The Brigade' สมาชิกเหล่านี้ประกอบด้วยอาสาสมัครเยาวชนและสมาชิกผู้ใหญ่ Connectteam ได้รับการพิสูจน์แล้วว่ามีความสำคัญต่อการรักษารายชื่อสมาชิกในทีมของเราและข้อมูลของพวกเขาที่ถูกต้องและอัปเดต และติดตามงานอาสาสมัครของพวกเขาได้ทันเวลา พนักงานของเราส่วนหนึ่งทำงานนอกสำนักงานและเป็นส่วนหนึ่งของสำนักงาน ดังนั้นเราจึงใช้ระบบติดตามเวลาในรูปแบบต่างๆ ที่ยืดหยุ่น”

Dianne หัวหน้าฝ่ายเยาวชนแห่งชาติ และ Jon ผู้อำนวยการฝ่ายรถพยาบาล นั่งลงกับเรา (Connecteam) เพื่อแบ่งปันประสบการณ์เกี่ยวกับแอปพนักงานของเรา

1. ก่อนใช้ Connectteam คุณใช้อะไรในการทำงานประจำวันบ้าง

สาเหตุหนึ่งที่เรามาที่ Connectteam เนื่องจากเราไม่มีวิธีที่ดีในการติดตามสมาชิกและพนักงานของเราแบบดิจิทัล เราทำทุกอย่างโดยใช้เอกสารและเราต้องไปที่รูปแบบดิจิทัล และเรามองหาแพลตฟอร์มที่สามารถช่วยให้เราทำเช่นนั้นได้ ซึ่งเราสามารถทำได้โดยไม่ต้องใช้กระดาษ

Connectteam ยังให้ระดับการกำกับดูแลในระดับชาติแก่เราเพื่อให้ทราบว่าระดับท้องถิ่นของเรากำลังทำอะไรอยู่ สำหรับแผนก Johannesburg ของเรา เรามีการกำกับดูแลในทันทีเกี่ยวกับสิ่งที่สมาชิกและพนักงานของเรากำลังทำในแต่ละวัน ซึ่งก่อนหน้านี้เราไม่มี เราอาศัยรายงานแบบแมนนวลที่รายงานเดือนละครั้งโดยใครบางคนซึ่งอาจไม่ได้เห็นคนทั้งหมดเช่นกัน

ฉันสามารถเข้าสู่ระบบได้ตลอดเวลาบน Connectteam และดูว่าเกิดอะไรขึ้นและมีความเข้าใจที่ทันสมัยอย่างเต็มที่ ตัวอย่างเช่น ตอนนี้ฉันสามารถดูที่เดอร์บันได้ และฉันเห็นว่าแพทย์คนไหนอยู่ที่เหตุการณ์ใดและเวลาใด การเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่สำหรับเราอย่างที่คุณเข้าใจ!

2. บอกเราเกี่ยวกับความท้าทายที่คุณเผชิญก่อน Connectteam

มีเหตุผลสองสามประการที่เราเริ่มมองหาโซลูชันดิจิทัล ประการหนึ่ง ระบบของเราเปิดให้ถูกจัดการได้ ทั้งหมดเป็นเพียงเอกสารเท่านั้น และเราจะสูญเสียข้อมูลและบันทึกจำนวนมาก เพราะมันเป็นกระดาษทั้งหมด ถ้ามีคนดำเนินการต่อ และถ้าพวกเขาไม่ส่งมอบบันทึก เราจะสูญเสียสิ่งนั้นไป เราจะได้เฉพาะข้อมูล (สิ่งที่คนของเราทำ จำนวนผู้ป่วยที่พวกเขาเห็น จำนวนชั่วโมงอาสาสมัครที่พวกเขาทำ ฯลฯ) เมื่อสิ้นเดือน ถ้าเราได้รับทั้งหมด

นอกจากนี้ยัง เชื่อมช่องว่างในการสื่อสารขนาดใหญ่สำหรับเรา เนื่องจากเราเป็นโครงสร้างเก่าและจัดตั้งองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรและกึ่งทหาร ทุกอย่างมีลำดับชั้นมากในอดีต ตัวอย่างเช่น ในฐานะหัวหน้าเยาวชน ฉันจะต้องส่งอีเมลไปหาหัวหน้าเยาวชนในพื้นที่ต่างๆ แล้วพวกเขาจะเผยแพร่ข้อมูล ตอนนี้เราไม่ต้องทำแบบนั้นอีกแล้ว เราไม่ต้องพึ่งพาบุคลากร ดังนั้นจึงทำให้เกิดการสื่อสารที่ราบรื่นทั่วทั้งองค์กร และเราสามารถเข้าถึงอาสาสมัครทุกคนได้โดยตรง ดังนั้นแม้ว่าเราจะมีเจ้าหน้าที่ที่สื่อสารไม่เก่ง แต่บุคคลนั้นและทีมของพวกเขายังคงได้รับข้อมูลในระดับเดียวกันConnectteam ปรับระดับสนามแข่งขันให้เรา

นอกจากนี้ สำหรับสมาชิกในทีมของเรา สมมติว่าฉันอยู่ที่ East London ตอนนี้ฉันสามารถไปตรวจสอบได้ว่าฉันทำงานไปกี่ชั่วโมง และดูว่าคนอื่นๆ กำลังทำอะไรกันทั่วประเทศConnectteam ให้อำนาจแก่ผู้ใช้ในระดับสุดท้ายเพื่อมีส่วนร่วมกับเรา (Dianne และ Jon)

อีกสิ่งที่ควรเพิ่มซึ่งค่อนข้างมีประโยชน์และจำเป็นจริงๆ คือเรากำลังดำเนินโครงการ COVID-19 ในขณะนี้ ซึ่งเรากำลังจัดหาบุคลากรทางการแพทย์ให้กับโรงพยาบาลหลายแห่งทั่วประเทศ และการติดแท็กตำแหน่งเป็นสิ่งสำคัญมากเพื่อให้เรา จะเห็นว่าผู้คนอยู่ในที่ที่ควรอยู่เมื่อตอกบัตร การติดตามอาสาสมัครและพนักงานของเราจึงเป็นเรื่องง่ายมาก

นั่นเป็นสิ่งสำคัญมาก ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจของเราตั้งแต่ก่อนเกิดโควิด 19 เมื่อเราทำงานด้านการแพทย์ตามงานอีเวนต์จำนวนมาก เราจะไปงานกีฬา คอนเสิร์ต ฯลฯ และเรามักจะมีกิจกรรมมากมาย พนักงานที่ทำงานในกิจกรรมเหล่านี้ซึ่งอาจทำงานให้เราเป็นรายชั่วโมง ดังนั้นสำหรับการคำนวณจำนวนชั่วโมงสำหรับอาสาสมัคร สิ่งสำคัญคือต้องดูว่าผู้คนอยู่ในที่ที่พวกเขาบอกว่าพวกเขาอยู่และนานแค่ไหนที่พวกเขาอยู่ที่นั่น ก่อนหน้านี้วิธีการใช้ปากกาและกระดาษไม่ได้มีประสิทธิภาพมากนัก ดังนั้นหากมีใครมาถึงและบอกว่าไปถึงตอน 10.00 น. และออกเวลา 16.00 น. ไม่มีทางที่จะยืนยันได้ว่าเป็นเช่นนั้นจริงๆ

3. แจ้งให้เราทราบเกี่ยวกับคุณสมบัติที่คุณใช้บ่อยที่สุด และมีประโยชน์ต่อบริษัทและพนักงานของคุณอย่างไร

นาฬิกาบอกเวลา

หลังจากนั้นนาฬิกาบอกเวลาเป็นคุณสมบัติหลักที่เราใช้และ geofence เรายืนยันให้ทุกคนใช้ ในความเป็นจริง หนึ่งในเหตุผลที่เราใช้แผนการกำหนดราคาแบบพรีเมียมคือเพื่อให้แน่ใจว่า geofence เป็นสิ่งที่สำคัญ ดังนั้นสำหรับกิจกรรม โรงพยาบาล และอื่นๆ ทั้งหมด เราได้เปิดใช้งาน geofence เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนจะตอกบัตรเข้าและออกจากตำแหน่งที่พวกเขาควรจะอยู่

ลิงค์คำเชิญ

ลิงก์คำเชิญทำให้ชีวิตของเราง่ายขึ้นมาก เราสามารถส่งลิงก์ไปยังเจ้าหน้าที่หรืออาสาสมัครใหม่ และให้พวกเขากรอกข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ในภายหลังเราสามารถเพิ่มเข้าไปได้ และทำให้กระบวนการทั้งหมดของการขึ้นและลงของพนักงานสะอาดและมีระเบียบมาก – นี่คือสิ่งที่เรามาเพื่อเริ่มต้น โดยมองหาการจัดระเบียบและติดตามสมาชิกในทีมของเราในทางที่ดีขึ้น

การสื่อสารที่ตรงเป้าหมายโดยใช้กลุ่มอัจฉริยะ

เรายังใช้กลุ่มอัจฉริยะเพื่อแยกการสื่อสารระหว่างพนักงานของเรา โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเรามีสมาชิกที่เป็นผู้ใหญ่ เด็ก อาสาสมัคร ฯลฯ เราไม่สามารถให้เด็กๆ อยู่ในกลุ่มเดียวกับผู้ใหญ่ได้ ด้วยเหตุผลที่ชัดเจน เช่น การคุ้มครองเด็กและทั้งหมดนั้น มีประโยชน์มากในการใช้ และเราใช้ Connectteam เพื่อส่งเนื้อหาไปยังกลุ่มในลักษณะที่เป็นเป้าหมาย เพื่อให้พวกเขาได้รับเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับพวกเขาเท่านั้น

อัพเดท

เราจึงส่งการบรรยาย การแข่งขัน อะไรทำนองนั้นผ่านการอัปเดต การอัปเดตเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารและการมีส่วนร่วมกับอาสาสมัครและพนักงานที่ได้รับค่าตอบแทน มันสร้างความแตกต่างอย่างมาก

กำหนดการ

Dianne กล่าวว่าเธอใช้ตารางเพื่อวัตถุประสงค์ในการฝึกอบรมซึ่งได้ผลดีมาก และ Jon ตั้งใจที่จะเริ่มใช้มันในอนาคตเมื่อมีความจำเป็น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อสามารถช่วยเสนอการเปลี่ยนแปลงให้กับอาสาสมัครและพนักงานที่ได้รับค่าจ้าง และสามารถช่วยขยายองค์กรของเราได้ ดี.

ปรับแต่งโฟลเดอร์และเนื้อหา

โหลด ดังนั้น เมื่อพูดถึงโฟลเดอร์แบบกำหนดเอง นั่นคือที่ที่เราส่งลิงก์ การอัปเดต และนโยบายทั้งหมดของเรา ตัวอย่างเช่น เราสร้างแบบฟอร์มและรายการตรวจสอบ ดังนั้นเมื่อแพทย์มาถึงกะของตน พวกเขาสามารถตรวจสอบยานพาหนะและอื่นๆ ได้ เราสร้างนโยบายและระเบียบข้อบังคับ ดังนั้นหากใครสับสนว่าจำเป็นต้องสวมใส่อะไร ก็สามารถไปดูระเบียบได้ และเยาวชนสามารถดูนโยบายเฉพาะสำหรับพวกเขาได้โดยตรงใน Connectteam ผ่านฟีเจอร์ปรับแต่ง ด้วยคุณสมบัตินี้ เราสามารถมั่นใจได้ว่าทุกคนอ่านและลงนามในนโยบาย เพื่อให้เราทุกคนเข้าใจตรงกัน นอกจากนี้ยังสร้างระดับความรับผิดชอบที่เราค่อนข้างชอบ

นอกจากนี้ เรายังสร้างแท็บการฝึกอบรมด้วยโฟลเดอร์ที่กำหนดเอง และเราเชื่อมโยงกับ Google ไดรฟ์ของเรา ดังนั้นแทนที่จะอัปโหลดเอกสารไปยัง Connecteam เราเพิ่งสร้างไฮเปอร์ลิงก์ไปยังไดรฟ์ เพื่อให้ข้อมูลทั้งหมดของเราถูกจัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์ และเราอนุญาตให้เข้าถึงได้ ทีมของเรา

4. คุณมีประสบการณ์ ROI อะไรบ้าง?

ROI ของเราเริ่มจากการที่เราสามารถวัดจำนวนคนที่เรามีและประสิทธิภาพของพวกเขาได้ในที่สุด ดังนั้นเราจึงทราบในทันที เราทราบแน่ชัดว่าเรามีสมาชิกจำนวนเท่าใดในแต่ละแห่ง ซึ่งจะไม่เหมือนกันสำหรับธุรกิจอื่นๆ และโดยเฉพาะอย่างยิ่งองค์กรไม่แสวงหาผลกำไร เนื่องจากเราเป็นองค์กรไม่แสวงหากำไรที่รู้ว่าจำนวนสมาชิกในทีมของคุณจริง ๆ อาจพิสูจน์ได้ว่าท้าทายกว่าที่คุณคิด Connectteam ทำให้เราทราบได้ทันทีว่าเรามีสมาชิกกี่คน

สำหรับอาสาสมัคร เราสามารถบอกได้อย่างชัดเจนว่าเรามีคุณสมบัติอะไรบ้างโดยทั่วกระดาน เราสามารถเรียงลำดับทักษะได้ และเรายังสามารถดูได้ว่าอาสาสมัครของเรากำลังทำอะไร เวลาไหน กำลังทำอะไร ที่ไหนและทำอะไร พวกเขากำลังทำ

และการสื่อสารนั้นค่อนข้างยิ่งใหญ่

มันทำให้เราสามารถเรียกใช้และจ่ายเงินให้กับผู้คนในลักษณะที่เราไม่สามารถทำได้ ดังนั้นแผ่นบันทึกเวลาและนาฬิกาบอกเวลาจึงสร้างวิธีที่มีประสิทธิภาพในการบริหารพื้นที่ทั้งสองส่วนนี้ เพื่อให้เราได้เห็นผู้ที่จ่ายเงินและอาสาสมัคร ความยืดหยุ่นของแผ่นบันทึกเวลาและนาฬิกาบอกเวลานี้ยอดเยี่ยมและมีประโยชน์สำหรับเรามาก

5. ความประทับใจของคุณเกี่ยวกับกระบวนการนำไปใช้คืออะไร?

เราพัฒนาไปค่อนข้างมากกับ Yuval และคนอื่นๆ ในทีม ทุกคนที่ Connecteam นั้นยอดเยี่ยม เวลาหมุนเวียนนั้นยอดเยี่ยมมาก ยูวัลสุดยอดมาก! เขาไม่นอน

6. คุณจะแนะนำ Connectteam ให้กับเพื่อนของคุณหรือไม่?ทำไม

เราได้แนะนำ Connectteam แล้ว!เราแนะนำให้ทีมนานาชาติของเซนต์จอห์นใช้ในระดับซีอีโอ

และมีองค์กรอื่นๆ อีกสองสามแห่งที่ใช้ Connectteam เช่นกัน จากประสบการณ์ของเรา

Dianne “ฉันแนะนำสิ่งนี้ให้กับผู้สรรหาบุคลากรสำหรับการจัดการพนักงานสำหรับบริษัทขนาดใหญ่ระดับนานาชาติ และฉันก็แนะนำสิ่งนี้โดยทั่วไปกับผู้จัดการคนอื่นๆ อีกหลายคนด้วย

ขณะนี้เรากำลังเปิดตัว Connectteam ภายใน St. John ในพื้นที่อื่นซึ่งเป็นพนักงานที่ได้รับค่าจ้างของเรา ดังนั้นเจ้าหน้าที่ฝึกอบรมและศูนย์ของเรา เรากำลังนำไปให้พนักงานของเราไม่ใช่บริการรถพยาบาลของเรา”

7. อะไรทำให้คุณประหลาดใจเกี่ยวกับ Connectteam?

ฉันพบว่ามันเจ๋งมากที่ทุกคนใน Connectteam เปิดรับข้อเสนอแนะ ซึ่งค่อนข้างดี นั่นเป็นเรื่องที่น่าแปลกใจ แต่ก็ยินดีเป็นอย่างยิ่ง

8. มีอะไรอีกบ้างที่คุณต้องการเพิ่มเกี่ยวกับประสบการณ์ของคุณกับ Connectteam

ฉันคิดว่ามันยอดเยี่ยมมากที่ทุกคนใน Connectteam จะก้าวไปข้างหน้าเพื่อช่วยเหลือลูกค้าของคุณ

เมื่อเราเริ่มใช้ Connecteam สำหรับ ICC (งานที่เราจัดในแอฟริกาใต้) เราเปิดตัวบัญชีอื่นจาก Connecteam ซึ่งไม่ได้ออกแบบมาเพื่อจุดประสงค์นี้ แต่ทุกคนที่ Connecteam พยายามอย่างเต็มที่เพื่อให้แน่ใจว่ามันได้ผล และเราสามารถจัดตารางให้เด็ก 270 คนทำสิ่งต่างๆ ในสถานที่ต่างๆ ได้ และเราสามารถสื่อสารระหว่างประเทศได้ แม้ว่ามันจะไม่ได้ออกแบบมาสำหรับสิ่งนั้น แต่ Connecteam ก็ไม่เว้นจังหวะที่จะช่วยฉันลองคิดดูเป็นการส่วนตัว ดังนั้นจากฝั่งลูกค้า การบริการของ Connectteam และความเต็มใจที่จะเป็นที่น่าอัศจรรย์นั้นยอดเยี่ยมจริงๆ มันทำให้เราทำงานได้อย่างชาญฉลาดกว่าที่เราเคยเป็นและเคยเป็นมาก่อน ฉันรักผลิตภัณฑ์

ต้องการรับบทความดีๆ เพิ่มเติมตรงไปยังกล่องจดหมายของคุณหรือไม่ สมัครสมาชิกที่นี่