การสื่อสารแบบครบวงจร: สุดยอดคู่มือสุดสนุก

หลับตา. จริง ๆ แค่ทำมัน ตอนนี้ ลองนึกภาพโลกที่ข้อความเสียงจากลูกค้าปรากฏในแอปแชทของคุณโดยอัตโนมัติเป็นข้อความ จากนั้นจึงวิเคราะห์และแปลงเป็นงานโดยอัตโนมัติภายใต้บัญชีของลูกค้าใน CRM ของคุณ จากนั้น แทนที่จะมอบหมายงานและสร้างเวิร์กโฟลว์สำหรับทีมของคุณ สมาชิกในทีมที่เกี่ยวข้องจะได้รับการแจ้งเตือนอัตโนมัติว่าได้รับมอบหมายงานแล้ว

เรามักจะเห็นสันติภาพของโลกในช่วงเวลาชีวิตของเรา จริงไหม?! ตอนนี้เปิดตาของคุณ การตรวจสอบความเป็นจริง การสื่อสารแบบครบวงจร (UC) มาถึงแล้ว และในขณะที่วันทำงานอย่างที่อธิบายไว้ข้างต้นยังไม่เป็นจริงสำหรับธุรกิจ 99.9% แต่ในไม่ช้าก็จะเป็นเช่นนั้น แต่จนถึงตอนนี้ โซลูชันการสื่อสารแบบรวมศูนย์สามารถให้อะไรแก่บริษัทของฉันได้บ้างในปัจจุบัน

ประการแรก การสื่อสารแบบรวมศูนย์คืออะไร

Gartner นิยามผลิตภัณฑ์การสื่อสารแบบครบวงจร (UC) (อุปกรณ์ ซอฟต์แวร์ และบริการ) เป็น:

สิ่งที่อำนวยความสะดวกในการใช้วิธีการสื่อสารขององค์กรแบบโต้ตอบ ซึ่งอาจรวมถึงการควบคุม การจัดการ และการบูรณาการของวิธีการเหล่านี้ ผลิตภัณฑ์ UC รวมช่องทางการสื่อสาร (สื่อ) เครือข่าย และระบบ ตลอดจนแอปพลิเคชันธุรกิจไอที และในบางกรณี แอปพลิเคชันและอุปกรณ์สำหรับผู้บริโภค

บางครั้งเรียกว่า UCC (การสื่อสารและการทำงานร่วมกันแบบครบวงจร) โซลูชันเหล่านี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อรวมการสื่อสารทางธุรกิจทั้งแบบซิงโครนัส (เช่น การโทรด้วยเสียงและการประชุมทางวิดีโอ) และแบบอะซิงโครนัส (เช่น อีเมลและข้อความ) และจัดหาเครื่องมือการทำงานร่วมกันเพื่อปรับปรุงกระบวนการต่างๆ ด้วยโซลูชัน UC ที่ผสานรวมอย่างดี ข้อมูลสามารถไหลระหว่างอุปกรณ์ สถานที่ แอปพลิเคชันทางธุรกิจ และ (แน่นอน) ผู้คนได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ค่อนข้างตรงไปข้างหน้าใช่มั้ย! มาเจาะลึกกัน

การสื่อสารแบบครบวงจรสามารถทำอะไรได้บ้างสำหรับฉัน

การสื่อสารที่ดีขึ้นหมายถึงประสิทธิภาพการทำงานที่สูงขึ้น ความพึงพอใจของพนักงาน และประหยัดเวลาและเงินจำนวนมาก จากการสำรวจเมื่อเร็วๆ นี้ พนักงาน 93 เปอร์เซ็นต์รายงานว่าการรวมเครื่องมือ UC ช่วยเพิ่มผลผลิตของพวกเขา นอกจากนี้ 97 เปอร์เซ็นต์ระบุว่าการทำงานร่วมกันดีขึ้น 88 เปอร์เซ็นต์ยอมรับการแก้ปัญหาได้เร็วขึ้น และ 81 เปอร์เซ็นต์รายงานว่าตัดสินใจได้เร็วขึ้น

การปรับปรุงประสิทธิภาพและผลิตภาพ ลดต้นทุน การให้บริการลูกค้าที่ดีขึ้น การจัดการที่น้อยลง และการเปิดใช้งานพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ สิ่งเหล่านี้เป็นเพียงประโยชน์บางประการของการสื่อสารแบบรวมเป็นหนึ่งเดียว แต่ดูเหมือนว่าผลประโยชน์จะตามมา ฟังดูเหมือนการสื่อสารแบบครบวงจรสามารถรับบริการการสื่อสารทางธุรกิจทั้งหมดของคุณจากผู้ให้บริการรายเดียวและตั้งค่าเพื่อให้ทำงานได้อย่างราบรื่น ฟังดูเหมือนเพลงที่หูของเรา!

แต่โซลูชัน UC จะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานและต้นทุนอย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร

ด้วย ความคล่องตัว ที่เพิ่มขึ้น การทำงานร่วมกันที่ดีขึ้น และการเพิ่มประสิทธิภาพ

1. มือถือมาก่อน

ธุรกิจและพนักงานในปัจจุบันเป็นอุปกรณ์เคลื่อนที่และต้องการโซลูชันอุปกรณ์เคลื่อนที่ ด้วย 98% ของผู้ใช้ที่ทำงานจากระยะไกลหรือทำงานร่วมกัน ความพร้อมใช้งานของพนักงาน (ในสำนักงานและนอกสำนักงาน) มีความสำคัญพอๆ กับความพร้อมใช้งานข้ามช่องทางของทรัพยากรข้อมูลและแอปพลิเคชันขององค์กร

การสื่อสารแบบรวมเป็นหนึ่งเดียวคำนึงถึงทั้งสองอย่าง ช่วยให้คุณประหยัดเงินและเพิ่มความพึงพอใจและการรักษาพนักงาน การเคลื่อนย้ายสถานที่ทำงานมีข้อดี 10 ประการ ได้แก่ การพกพา ความพร้อมใช้งาน การเข้าถึง ข้อมูลแบบเรียลไทม์ ประสบการณ์ผู้ใช้ที่ดีขึ้น การเป็นเจ้าของอุปกรณ์ส่วนบุคคล/นำอุปกรณ์มาเอง (BYOD) และเนื้อหาภาพ (กล้องในตัว)

UC ไม่เพียงแต่ช่วยเพิ่มผลผลิตและความคุ้มค่าให้กับพนักงานปัจจุบันของคุณเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณสามารถใช้ประโยชน์จากกลุ่มผู้มีความสามารถทางไกล มีส่วนร่วมกับพนักงานชั่วคราวและผู้ขาย และอื่นๆ อีกมากมาย สิ่งที่พวกเขาต้องมีคือการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต และควรเป็นสมาร์ทโฟน และใครยังไม่มีบ้างในปัจจุบัน?

ประมาณ 80% ของแรงงานทั่วโลก ซึ่งมีพนักงานประมาณ 3 พันล้านคน กำลังทำงานที่ต้องจับต้องได้หรือไม่ได้นั่งโต๊ะทุกวัน และคนงานเหล่านี้มักนำโทรศัพท์มือถือติดตัวไปด้วย สิ่งนี้สร้างโอกาสพิเศษในการปรับปรุงการสื่อสารโดยใช้แอพพนักงานซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของโซลูชัน UC

อุปกรณ์พกพาที่สามารถใช้งาน Skype, Facetime หรือโซลูชัน UC ที่บริษัทของคุณเลือกได้ เป็นทางเลือกที่คุ้มค่าและใช้งานง่ายสำหรับโทรศัพท์ตั้งโต๊ะแบบดั้งเดิม รวมถึงโครงสร้างพื้นฐานและอุปกรณ์ราคาแพงและล้าสมัยอื่นๆ (มีคนบอกว่าเครื่องแฟกซ์?!) ทุกอย่างรวมอยู่ในชุดเดียวกัน คุณและพนักงานของคุณจึงไม่ต้องพึ่งเครื่องมือมากมายเพื่อทำงานชิ้นเดียว

องค์กรและธุรกิจขนาดเล็กต่างมองเห็นศักยภาพและกำลังนำกลยุทธ์ BYOD มาใช้อย่างรวดเร็วเพื่อใช้ประโยชน์จากโอกาสนี้ และพนักงาน? รักมัน! พนักงาน 60% บอกว่าเทคโนโลยีมือถือทำให้พวกเขาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น! อีกสี่ในสิบ (40%) ยอมรับว่าสิ่งนี้ทำให้ความคิดสร้างสรรค์ของพวกเขาพุ่งสูงขึ้น โดยพื้นฐานแล้ว คุณไม่ใช่คนเดียวที่จดไอเดียบรรเจิดบนมือถือขณะนั่งอยู่บนบัลลังก์กระเบื้อง

2. การทำงานร่วมกันของประเทศ

เราโยนสถิติมากมายใส่คุณ แต่เรายังไม่จบ การทำงานร่วมกันของพนักงานที่ดีขึ้นเป็นตัวขับเคลื่อนธุรกิจอันดับต้น ๆ สำหรับ 62% ของธุรกิจอเมริกัน ซึ่งอาจเป็นสาเหตุว่าทำไมบางคนถึงเรียก UC ว่าเป็นโซลูชันการสื่อสารและการทำงานร่วมกันแบบรวมศูนย์ (UCC)

การสื่อสารข้อมูลเป็นสิ่งจำเป็นทางธุรกิจอย่างเห็นได้ชัด แต่เป็นเพียงขั้นตอนหนึ่งของกระบวนการเท่านั้น ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังรับประทานอาหารเย็นและอาหารของคุณมีรสจืด คุณไม่น่าจะสื่อสารปัญหาได้เพียงแค่ว่า "อาหารมื้อนี้รสจืด" คุณจะสื่อสารปัญหา วิธีแก้ไข และมอบหมายงานแทน: “มื้อนี้จืดชืด สเตซี คุณช่วยส่งเกลือให้ฉันหน่อยได้ไหม” และนั่นคือวิธีการทำงานของเครื่องมือการทำงานร่วมกัน: พวกเขานำเสนอปัญหาด้วยแนวทางแก้ไข จากนั้นแยกย่อยออกเป็นโซลูชันเล็กๆ ที่มีเป้าหมายที่ติดตามได้

การแนะนำเครื่องมือการทำงานร่วมกันซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์ UC ของคุณไม่เพียงแต่เหมาะสมเท่านั้น แต่ยังประหยัดเวลาและช่วยให้คุณประหยัดการซื้ออุปกรณ์ที่ไม่จำเป็นอีกด้วย หน้าจอที่ใช้ร่วมกันในการประชุมทางวิดีโอออนไลน์มีราคาถูกกว่าและมีประสิทธิภาพเทียบเท่ากับห้องประชุมที่มีโปรเจ็กเตอร์ นอกจากนี้ การประชุมทางวิดีโอยังกำหนดเวลาและดำเนินการได้ง่ายกว่าการประชุมแบบเห็นหน้ากัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพนักงานจำนวนมากของคุณทำงานทางไกลหรือไม่ได้นั่งโต๊ะ

การส่งอีเมล การโทรศัพท์ และการโพสต์ข้อมูลไปยังกระดานข่าวเป็นวิธีการที่ล้าสมัยในการเข้าถึงพนักงานที่ไม่มีโต๊ะของคุณ เฮ้ พนักงานทุกคนของคุณ ตลาดมีอยู่แล้วเพื่อให้คุณไปได้ไกลกว่านั้นและเข้าถึงพนักงานทุกคน ดังนั้นเปิดตาของคุณและค้นหาโซลูชันที่เหมาะสมสำหรับคุณ ธุรกิจของคุณ และพนักงานของคุณ

3. ส่งผลต่อประสิทธิผล

การสื่อสารแบบครบวงจรนั้นโดยพื้นฐานแล้วเกี่ยวกับการสื่อสาร ของมนุษย์ ที่มีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตาม สามารถขนถ่ายงานจำนวนมากไปยังเครื่องจักรผ่านระบบอัตโนมัติ หรือทำให้ทำงานได้ง่ายขึ้นผ่านการประมวลผลแบบดิจิทัล

ตัวอย่างเช่น แทนที่จะพยายามติดต่อใครสักคนในบริษัทของคุณ ซึ่งไม่แน่นอนว่าพวกเขาจะตอบกลับเมื่อใด โซลูชัน UC ที่คุณเลือกอาจนำเสนอคุณลักษณะการแสดงตน ดังนั้นคุณจึงสามารถดูว่าบุคคลที่คุณกำลังมองหานั้นว่างสำหรับการโทรหรือไม่ หรือธุระอย่างอื่น ครึ่งหนึ่งของบริษัทที่ใช้คุณลักษณะการแสดงตนรายงาน ว่า 'ส่งข้อความซ้ำน้อยลง' หรือ 'แท็กโทรศัพท์' โดยพนักงานจำนวนมากสามารถประหยัดเวลาได้มากถึงสามชั่วโมงต่อสัปดาห์ หรือ 150 ชั่วโมงต่อปี

จำแฟกซ์? และมันน่ารำคาญแค่ไหนที่ต้องส่งเอกสารในรูปแบบกระดาษแทนที่จะเป็นไฟล์บนเซิร์ฟเวอร์หรืออีเมล จำไว้ว่าต้องพิมพ์เนื้อหาของแฟกซ์ลงในคอมพิวเตอร์ใช่หรือไม่ พิธีกรรมที่ไม่ได้ผลและคร่ำครึนี้ล้าสมัยไปแล้วกับ UC และป่าฝนก็ขอบคุณสำหรับสิ่งนี้

นั่นเป็นเพียงยอดภูเขาน้ำแข็ง มีตัวอย่างมากมายของการใช้การสื่อสารแบบครบวงจรที่ยอดเยี่ยม การเชื่อมต่อระหว่างช่องทางโซเชียลมีเดียกับช่องทางที่ไม่ใช่ดิจิทัล และช่วยให้ตัดสินใจได้เร็วขึ้น ทำงานอย่างชาญฉลาดขึ้น และประหยัดเวลาได้มาก

แต่ด้วยตัวเลือก คุณลักษณะ และแอปพลิเคชันที่มากเกินไป จึงทำให้เกิดความท้าทาย

ความท้าทายด้านการสื่อสารแบบครบวงจรสำหรับองค์กรขนาดเล็ก

แพลตฟอร์มการสื่อสารแบบครบวงจรมีหลายสิ่งให้คุณเลือก เดิมที แพลตฟอร์ม UC ถูกสร้างขึ้นสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่ซับซ้อนและเคลื่อนไหวช้า aka รัฐวิสาหกิจ UC ที่พัฒนาขึ้นเหล่านี้มีความซับซ้อนและซับซ้อนพอๆ พวกเขาต้องการทีมในสถานที่เพื่อจัดการ เซิร์ฟเวอร์ภายในเพื่อเรียกใช้ และการลงทุนทางการเงินจำนวนมากในฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และการสนับสนุน

เทคโนโลยีคลาวด์ได้เปลี่ยนแปลงทุกสิ่งและทำให้ UC เหมาะสมสำหรับองค์กรขนาดเล็กและแม้แต่ธุรกิจในท้องถิ่น ในขณะที่ UC พัฒนาเพื่อให้ตรงกับความต้องการของ SME ผู้จัดการฝ่ายไอทีและเจ้าของธุรกิจมักเป็นคนที่ต้องทนทุกข์ทรมานจากความเจ็บปวดที่เพิ่มขึ้น

ความท้าทายบางประการที่ SMEs เผชิญอยู่ในปัจจุบันในการเลือกและนำโซลูชัน UC ไปใช้คือสิ่งที่คุณอาจเรียกว่า "ปัญหาเดิม" ที่ติดอยู่กับตลาดนับจากวันที่มีเป้าหมายเฉพาะองค์กรและองค์กรขนาดใหญ่ ส่วนอื่นๆ นั้นมีลักษณะเฉพาะสำหรับกลุ่ม SME และมักถูกมองข้ามเมื่อเลือกกรอบความคิดแบบ "องค์กร" เพื่อนำโซลูชัน SME ไปใช้

ดังนั้นอะไรที่สามารถยืนหยัดระหว่างคุณกับสวรรค์แห่งการสื่อสารที่เป็นหนึ่งเดียวได้?

1. ค่าใช้จ่ายสูง – จากการสำรวจโดย Jabra [PDF] 73% ของบริษัทที่มีพนักงานมากกว่า 5,000 คนอ้างว่าค่าใช้จ่ายเป็นอุปสรรคในการนำ UC ไปใช้แม้ว่าตัวโซลูชันเองอาจมีราคาไม่สูงนัก แต่ฮาร์ดแวร์ การสนับสนุน และพนักงานที่จำเป็นในการรันระบบสามารถรวมกันได้จริงๆ ไม่ต้องพูดถึงค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม ซึ่งได้รับผลกระทบอย่างมากจากอินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่โซลูชันนำเสนอ
2. UX ที่ไม่ดี (ประสบการณ์ของผู้ใช้) – 71% ของพนักงานที่ทำแบบสำรวจใช้เครื่องมือสื่อสารเพียงบางส่วนที่นายจ้างจัดให้เมื่อถามว่าทำไม มากกว่าหนึ่งในสามยอมรับว่าพวกเขาไม่รู้วิธีใช้เครื่องมือบางอย่างที่นำเสนอโดยแพลตฟอร์ม UC ในองค์กรของตน แน่นอน คุณสามารถทุ่มเงินจำนวนมากเพื่อฝึกอบรมพนักงานของคุณเกี่ยวกับคุณลักษณะที่โดดเด่นทั้งหมดของโซลูชัน UC ของคุณ แต่ไม่มีส่วนต่อประสานที่ใช้งานง่ายซึ่งไม่ใช่นักพัฒนาซอฟต์แวร์ (อ่านปกติ) ผู้คนจะใช้จริง ๆ และเรากล้าพูดว่ารัก เงินไหลออก ลงห้องน้ำซอฟต์แวร์
3. การต่อต้านของพนักงาน – ผู้คนไม่ชอบการเปลี่ยนแปลงการปรับตัวให้เข้ากับเครื่องมือสื่อสารใหม่ ๆ และพัฒนานิสัยใหม่ ๆ นั้นยากพอตัว แต่ผู้คนนำความวิตกกังวลมาปรับใช้ บางคนเกลียดที่จะ "ประกาศ" ความพร้อมของตนให้เพื่อนร่วมงานทราบ คนอื่นๆ มีอาการหวาดระแวงโดยคิดว่าเจ้านายกำลังสอดแนมพวกเขาผ่านโทรศัพท์และคอมพิวเตอร์ ดังนั้น สิ่งสำคัญคือต้อง รวมสิ่งเหล่านี้ไว้ในขั้นตอนการประเมินและคัดเลือก แต่ถึงอย่างนั้น ความสำเร็จก็ไม่รับประกัน
4. ปัญหาการทำงานร่วมกัน – ระบบเก่าทำงานได้ไม่ดีกับโซลูชัน UC ใหม่ดังนั้นบางครั้งแทนที่จะทำให้สิ่งต่าง ๆ มีประสิทธิภาพมากขึ้นกลับทำให้สิ่งต่าง ๆ แย่ลง อีกประเด็นที่ต้องพิจารณาคือข้อจำกัดของแบนด์วิธ ระบบ UC ที่ใช้โดยพนักงานทุกคนในสำนักงานสามารถสร้างภาระให้กับเครือข่ายท้องถิ่นได้ และมักจะคาดการณ์ความต้องการแบนด์วิธได้ยากเมื่อตั้งค่าโซลูชัน UC

SME Unified Communications วันนี้ (และพรุ่งนี้)

การสื่อสารแบบครบวงจรไม่ใช่เกมสำหรับชายร่างใหญ่เพียงอย่างเดียวอีกต่อไป การสื่อสารแบบรวมเป็นบริการ (UCaaS) และผู้ขายบนคลาวด์กำลังเสนอโซลูชันราคาที่สามารถแข่งขันได้ให้กับธุรกิจทุกขนาด

มีความต้องการไม่ขาดตกบกพร่องเช่นกัน: “บริษัทขนาดเล็กส่วนใหญ่ (ร้อยละ 86) กำลังพิจารณาการใช้ระบบการสื่อสารแบบครบวงจรบนคลาวด์ (UC) เป็นวิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้สำหรับความต้องการด้านการสื่อสารของพวกเขา แทนที่คู่สัญญาที่ทำงานตามสถานที่แบบดั้งเดิม” [ไฟล์ PDF].

ไม่ต้องสงสัยเลยว่าการปรับใช้บริการคลาวด์อย่างรวดเร็วและราคาถูกยังคงเป็นตัวขับเคลื่อนหลักสำหรับการนำ UC ไปใช้ในองค์กรขนาดเล็กถึงขนาดกลาง แต่ยังมีหนทางอีกยาวไกลก่อนที่สวรรค์แห่งการสื่อสารที่เป็นหนึ่งเดียวที่เราจินตนาการไว้จะเป็นจริง ปัญหาความเข้ากันได้และการทำงานร่วมกันจะค่อย ๆ หมดไป แต่แน่นอนว่าจะได้รับการแก้ไขด้วยการรวมผู้ขายและตัวเลือกการรวมระบบ API

นอกจากนี้ ธุรกิจและผู้ขายเริ่มเข้าใจว่า ส่วนที่สำคัญที่สุดของการนำโซลูชัน UC ไปใช้คือการทำให้มั่นใจว่าจะเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจอย่างแท้จริง และสามารถเข้าถึงได้ผ่านการประเมินความต้องการทางธุรกิจอย่างถี่ถ้วน การมีส่วนร่วมของพนักงานในการนำไปใช้งาน และอินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่ดีขึ้น

อนาคตของ UC สำหรับ SME นั้นสดใส และแม้ว่าจะยังคงมีความท้าทายอยู่ แต่ก็ชัดเจนว่าสำหรับธุรกิจส่วนใหญ่แล้ว นี่เป็นการตัดสินใจที่ชาญฉลาด

ฟังวิธีที่บริษัทบริการภาคสนามที่มีพนักงานกว่า 200 คนใช้ Connectteam เพื่อการสื่อสารภายในและการมีส่วนร่วมในแต่ละวัน!