การทำความเข้าใจถึงประโยชน์และข้อดีของการใช้ระบบตอบรับอัตโนมัติ

หากคุณมาถึงจุดที่เหนื่อยล้าและพยายามตามให้ทันกับการตอบอีเมลที่ขู่ว่าจะฝังคุณทั้งเป็นทุกวัน คุณก็พร้อมที่จะเรียนรู้เกี่ยวกับระบบตอบรับอัตโนมัติแล้ว

ข่าวร้ายก็คือ ผู้คนคาดหวังให้มีการตอบกลับคำถามทางอีเมลทันที อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณไม่ทราบวิธีทำงานอย่างต่อเนื่องตลอด 24 ชั่วโมง หรือจ้างคนมากพอที่จะคอยตรวจสอบอีเมลที่ส่งเข้ามาอย่างต่อเนื่อง (ในขณะที่พวกเขากำลังกินรายได้ของคุณไป) คุณมีปัญหา ข่าวดีก็คือระบบตอบรับอัตโนมัติเป็นวิธีที่ไม่แพงหรือแม้กระทั่งฟรีในการตอบกลับอีเมลอย่างรวดเร็ว สิ่งที่โปรแกรมเหล่านี้ทำคือตอบกลับอีเมลขาเข้าโดยอัตโนมัติทันทีที่ได้รับ

อีเมลมีความสำคัญต่อธุรกิจของคุณด้วยเหตุผลหลายประการ ที่สำคัญที่สุด เสียงอีเมลที่มองไม่เห็นเหล่านี้จะให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับเว็บไซต์ของคุณแก่คุณ - ฟรี! อย่างไรก็ตาม หากคุณใช้เวลาทำงานทั้งหมดในการตอบอีเมลเหล่านี้ คุณควรดำเนินธุรกิจอย่างไร

คำตอบนั้นง่าย: ใช้ระบบตอบรับอัตโนมัติ ระบบตอบรับอัตโนมัติคือโปรแกรมที่ตอบกลับอีเมลของคุณโดยอัตโนมัติโดยที่คุณไม่ต้องคลิกเมาส์

มีเหตุผลดีๆ หลายประการว่าทำไมคุณจึงต้องมีระบบตอบรับอัตโนมัตินอกเหนือจากการตอบอีเมลของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ระบบตอบรับอัตโนมัติหากคุณต้องการวิธีการส่งข้อมูลเกี่ยวกับบริการหรือผลิตภัณฑ์ รายการราคา หรือหากมีคำถามซ้ำๆ ในอีเมลจำนวนมาก บางทีคุณอาจต้องการให้โบนัสพิเศษแก่ผู้เยี่ยมชมไซต์ของคุณ เช่น คำแนะนำหรือบทความที่เกี่ยวข้อง ทั้งหมดนี้สามารถจัดการได้โดยระบบตอบรับอัตโนมัติ นอกจากนี้ คุณสามารถโฆษณาธุรกิจของคุณ และสร้างความสัมพันธ์ที่มั่นคงกับลูกค้าของคุณโดยใช้ระบบตอบรับอัตโนมัติ

โปรแกรมตอบรับอัตโนมัติแตกต่างจากซอฟต์แวร์ที่ทำงานด้วยโปรแกรมอีเมลของคุณ ไปจนถึงสคริปต์พิเศษที่ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์ของบริษัทที่ให้บริการพื้นที่เว็บของคุณ สคริปต์ประเภทนี้อาจใช้แบบฟอร์มหน้าเว็บหรือดำเนินการกับบัญชีอีเมลของคุณ สคริปต์ประเภทนี้ได้รับการตั้งโปรแกรมให้ส่งข้อความมาตรฐานทุกครั้งที่ได้รับอีเมล ข้อความจะถูกส่งไปยังสคริปต์หรือที่อยู่อีเมลโดยเฉพาะ

ระบบตอบรับอัตโนมัติบางอย่างสามารถทำได้มากกว่าแค่ส่งข้อความมาตรฐาน พวกเขาสามารถส่งข้อความติดตามผลได้ไม่จำกัดจำนวนที่ส่งในช่วงเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าระบบตอบรับอัตโนมัติให้ส่งข้อความใหม่ทุกวันเป็นระยะเวลานานเท่าที่คุณต้องการ

มีหลายบริษัทที่เสนอระบบตอบรับอัตโนมัติฟรี บริษัทโฮสต์เว็บไซต์ของคุณมักจะให้ระบบตอบรับอัตโนมัติเป็นบริการฟรี หากไม่ใช่กรณีนี้กับบริษัทเว็บโฮสติ้งของคุณ มีหลายบริษัทที่ให้บริการนี้โดยเสียค่าธรรมเนียมเล็กน้อยหรือไม่เสียค่าใช้จ่าย โดยให้คุณแนบโฆษณาของบริษัทดังกล่าวกับอีเมลของคุณ

ในการปรับแต่งข้อความตอบรับอัตโนมัติของคุณ คุณสามารถแนบลายเซ็นได้ ลายเซ็นในกรณีนี้เหมือนกับนามบัตร คุณสามารถใส่ชื่อ บริษัท หมายเลขติดต่อและที่อยู่ทั้งหมดของคุณ และข้อความสั้นๆ

เป็นความคิดที่ดีที่จะแนบลายเซ็นไปกับอีเมลทุกฉบับที่ส่งออกไป วิธีนี้จะช่วยย้ำเตือนถึงเอกลักษณ์ของธุรกิจของคุณทุกครั้งที่ลูกค้าเห็น ยิ่งพวกเขาดูลายเซ็นของคุณมากเท่าไหร่ บริษัทของคุณก็จะยิ่งนึกถึงเมื่อต้องการบริการหรือผลิตภัณฑ์เฉพาะของคุณมากขึ้นเท่านั้น

คุณสามารถสร้างลายเซ็นที่เป็นมาตรฐานที่พนักงานทุกคนในธุรกิจของคุณใช้ หรือจะลุยเต็มที่ และปล่อยให้พนักงานทุกคนสร้างลายเซ็นส่วนตัวของตนเองได้ แน่นอน เช่นเดียวกับทุกสิ่งในชีวิต มีกฎเกณฑ์และแนวทางบางประการในการสร้างลายเซ็นส่วนตัว

รักษาความยาวของลายเซ็นของคุณระหว่างสี่ถึงหกบรรทัดของข้อความ โดยไม่เกิน 70 อักขระในบรรทัดเดียว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโปรแกรมอีเมลของคุณไม่ตัดข้อความของคุณ! เนื้อหาควรประกอบด้วยชื่อของคุณ ชื่อบริษัท ที่อยู่อีเมล หมายเลขโทรสาร และรายละเอียดการติดต่ออื่นๆ เช่น หมายเลข 800 สุดท้ายนี้ ให้ใส่ข้อความส่วนตัวสั้นๆ เกี่ยวกับบริษัทของคุณเสมอ ควรเป็นการขายบริการหรือผลิตภัณฑ์ของคุณอย่างละเอียด และอาจเป็นไปได้ว่าบริษัทของคุณมีความน่าเชื่อถือและอายุยืนยาว

การใช้งานระบบตอบรับอัตโนมัติแบบพิเศษอีกประการหนึ่งคือการสร้างหลักสูตรที่คุณสามารถเสนอให้ผู้เยี่ยมชมเว็บไซต์ของคุณได้ฟรี คุณต้องเลือกหัวข้อที่คุณเป็นผู้เชี่ยวชาญและกำหนดเป้าหมายผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณอย่างแม่นยำ

เมื่อคุณได้เลือกหัวข้อของคุณอย่างรอบคอบแล้ว ให้แบ่งออกเป็นหัวข้อย่อยต่างๆ จากนั้นเสนอหลักสูตรฟรี 10 หรือ 15 วันแก่ผู้เยี่ยมชมเว็บไซต์ของคุณ โดยในแต่ละวันจะมีหัวข้อย่อยที่แตกต่างกัน หัวข้อแรกควรเป็นข้อความต้อนรับสำหรับผู้เยี่ยมชมไซต์ของคุณและคำอธิบายเกี่ยวกับสิ่งที่จะตามมาเสมอ คำอธิบายของคุณควรดึงดูดใจ เข้าใจประเด็นว่าคุณกำลังนำเสนอข้อมูลคุณภาพฟรีที่กลุ่มเป้าหมายของคุณจะพบว่ามีค่ามหาศาล

ในทุกบทเรียน ให้ระบุจำนวนบทเรียน ชื่อหัวข้อ ข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทและบริการหรือผลิตภัณฑ์ของบริษัท ในตอนท้าย ให้ใส่ข้อความสั้นๆ เกี่ยวกับบทเรียนถัดไปเพื่อดึงดูดให้ผู้ติดตามทำต่อ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละหัวข้อเต็มไปด้วยข้อมูลที่จำเป็นและมีค่า และทำให้ผู้เยี่ยมชมอยากทราบข้อมูลเพิ่มเติม มิเช่นนั้นคุณอาจสูญเสียพวกเขาไปในตอนแรก

แน่นอน คุณต้องเขียนหลักสูตรก่อนจึงจะสามารถเสนอหลักสูตรได้ เมื่อคุณทำสิ่งนี้เสร็จแล้ว และอ่านเนื้อหาอย่างระมัดระวัง โดยจ้างนักเขียนหรือบรรณาธิการมืออาชีพหากจำเป็น คุณต้องโอนข้อความของคุณไปยังระบบตอบรับอัตโนมัติของคุณ

มีระบบตอบรับอัตโนมัติที่มีคุณภาพจำนวนหนึ่งที่คุณสามารถทดลองใช้ฟรีหรือทดลองใช้ในราคาถูก เพียงไปที่ Google และค้นหา 'ระบบตอบรับอัตโนมัติ' จากนั้นสมัครใช้งานระบบตอบรับอัตโนมัติที่คุณเลือก เมื่อดำเนินการแล้ว คุณจะได้รับคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีตั้งค่าและโอนข้อความของคุณ

อีเมลเป็นเครื่องมือทางการตลาดที่ยอดเยี่ยม ราคาไม่แพงและรวดเร็ว ใช้เพื่อโฆษณาธุรกิจของคุณโดยเลือกที่อยู่อีเมลของคุณอย่างระมัดระวัง เว็บไซต์ของคุณควรมีที่อยู่อีเมลที่แตกต่างกันสำหรับการร้องขอการติดต่อที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น ใช้ [email protected] เพื่อขอข้อมูล หรือ [email protected] สำหรับคำถามเกี่ยวกับการขาย ขอแนะนำให้ตั้งค่าสำหรับเจ้าของ เช่น [email protected] สิ่งนี้นำเสนอบริษัทของคุณในลักษณะที่เป็นส่วนตัวและเข้าถึงได้ และรับประกันว่าจะมีการติดต่อโดยตรง

ระบบตอบกลับอัตโนมัติเป็นเครื่องมือทางการตลาดที่มีประสิทธิภาพและทรงพลัง ช่วยให้คุณติดต่อกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าได้หลายพันคน นี่เป็นทรัพย์สินที่ประเมินค่าไม่ได้เมื่อพิจารณาจากจำนวนผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าที่คุณมักจะติดต่อด้วยก่อนทำการขายจริง โดยพื้นฐานแล้ว ระบบตอบรับอัตโนมัติจะช่วยให้คุณสามารถทำให้ส่วนหนึ่งของแคมเปญการตลาดของคุณเป็นแบบอัตโนมัติได้