คุณสามารถใช้บัญชีธนาคารธุรกิจเพื่อการใช้งานส่วนตัวได้หรือไม่?

ผู้อ่านถามว่า:

เมื่อเร็ว ๆ นี้ฉันได้รับการว่าจ้างให้เป็นผู้ทำบัญชีสำหรับธุรกิจการผลิตขนาดเล็กเจ้านายของฉัน เจ้าของใช้บัญชีธนาคารของธุรกิจเพื่อการใช้งานส่วนตัว— และมันทำให้ฉันแทบบ้า!เขาถอนเงินด้วยบัตรเดบิตเพื่อใช้จ่ายส่วนตัว

เมื่อสัปดาห์ที่แล้ว ภรรยาของเขาซื้อทีวีจอใหญ่สำหรับบ้านของพวกเขาโดยใช้เช็คเปล่าที่เขาเซ็นชื่อจากบัญชีธุรกิจไม่มีวันรู้หรอกว่าธุรกิจจะมีเงินเท่าไหร่

ฉันได้อธิบายว่าแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการแยกธุรกิจและกองทุนส่วนบุคคลออกจากกัน แต่เขาบอกฉันว่าไม่สำคัญเนื่องจากธุรกิจนี้เป็น LLC และเขาเป็นเจ้าของแต่เพียงผู้เดียวใครถูก?เจ้านายของฉัน?หรือฉัน?และฉันควรทำอย่างไร?

— ร็อกแซนน์จากนิวยอร์ก

เหตุใดจึงไม่ใช้บัญชีธนาคารธุรกิจสำหรับส่วนบุคคล

1. ทำให้การจัดการกระแสเงินสดยากขึ้น

เมื่อคุณผสมผสานธุรกิจและเงินทุนส่วนบุคคลเข้าด้วยกัน สถานการณ์กระแสเงินสดของบริษัทอาจสร้างความสับสนและคาดเดาได้ยากขึ้น

ตัวอย่างเช่น ธุรกิจอาจมีเงินทุนไม่เพียงพอเมื่อถึงกำหนดเรียกเก็บเงินที่จำเป็นสำหรับธุรกิจ สิ่งนี้อาจเกิดขึ้นได้เนื่องจากเจ้าของเลือกที่จะจ่ายค่าใช้จ่ายส่วนตัวจากบัญชีธุรกิจพร้อมกัน

เจ้าของธุรกิจบางคนเพียงแค่ดูยอดคงเหลือในธนาคารของตน เห็นตัวเลขที่เป็นบวก และคิดว่าพวกเขาสามารถใช้จ่ายได้อย่างอิสระ ความคิดเช่นนี้อาจนำไปสู่วิกฤตกระแสเงินสดอย่างรวดเร็ว กระทบต่อความมั่นคงทางการเงินของธุรกิจ

2. กัดกร่อนการคุ้มครองความรับผิดส่วนบุคคล

เจ้าของบริษัทหรือบริษัทจำกัด (LLC) อาจต้องรับผิดเป็นการส่วนตัวสำหรับหนี้ทางธุรกิจหากพวกเขารวมกองทุนส่วนบุคคลและธุรกิจเข้าด้วยกัน

เจ้าของหลายคนก่อตั้ง LLCs หรือบริษัทเพื่อจำกัดความรับผิดส่วนบุคคลสำหรับหนี้ทางธุรกิจ อย่างไรก็ตาม หากเจ้าของแบ่งเส้นแบ่งระหว่างการเงินส่วนบุคคลและธุรกิจไม่ชัดเจน การคุ้มครองความรับผิดนี้อาจได้รับอันตราย

ในบางกรณี เป็นที่ทราบกันดีว่าศาล "เจาะม่านองค์กร" โดยกำหนดให้เจ้าของต้องรับผิดชอบต่อหนี้ทางธุรกิจ

ความเสี่ยงนี้สูงเป็นพิเศษสำหรับ LLCs และบริษัทที่มีเจ้าของคนเดียว ซึ่งเจ้าของอาจคิดว่าการแยกกองทุนไม่สำคัญเนื่องจากเป็นเจ้าของคนเดียว

สิ่งนี้อาจส่งผลย้อนกลับอย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากธุรกิจปิดตัวลง ทิ้งหนี้ทางธุรกิจไว้เบื้องหลัง ซึ่งเจ้าหนี้ที่ค้างชำระอาจติดตามเจ้าของเพื่อกู้คืน

3. ลดหย่อนภาษีเกินจริงหรือต่ำกว่าความเป็นจริง

ในการพิจารณาหักลดหย่อนภาษีธุรกิจต้องเป็นค่าใช้จ่ายเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ เมื่อมีการชำระค่าใช้จ่ายส่วนบุคคลด้วยบัญชีธนาคารของธุรกิจ การระบุค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่เกิดขึ้นจริงจะยุ่งยาก

เป็นผลให้คุณอาจพลาดการหักเงินที่ถูกต้องตามกฎหมาย อีกทางหนึ่ง คุณอาจจัดประเภทค่าใช้จ่ายส่วนบุคคลโดยไม่ตั้งใจว่าเป็นค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ ซึ่งนำไปสู่บทลงโทษและใบกำกับภาษีจำนวนมากจาก IRS หากคุณได้รับการตรวจสอบ

ความรุนแรงของปัญหานี้ทวีความรุนแรงขึ้นเมื่อเจ้าของธุรกิจละเลยที่จะรักษาบันทึกทางการเงินให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ

บ่อยครั้งที่เจ้าของรอจนถึงเวลาเสียภาษีเพื่อจัดประเภทค่าใช้จ่าย เมื่อถึงเวลานั้น ความทรงจำต่างๆ ก็จางหายไป และเจ้าของก็พบว่าตัวเองกำลังควานหาใบเสร็จรับเงินกองโต โดยพยายามแยกแยะระหว่างค่าใช้จ่ายทางธุรกิจกับค่าใช้จ่ายส่วนตัว สถานการณ์นี้พร้อมสำหรับข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูง

4. ทำบัญชีให้ซับซ้อนโดยไม่จำเป็น

5. นำไปสู่การคัดค้านของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ

การมีความแตกต่างที่ชัดเจนระหว่างการเงินส่วนบุคคลและธุรกิจเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาความโปร่งใสและความไว้วางใจกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ

ผู้ถือหุ้น นักลงทุน และหุ้นส่วนธุรกิจสามารถเกิดความกังวลได้อย่างรวดเร็วหากพวกเขารับรู้ว่าคุณกำลังปฏิบัติต่อธุรกิจเหมือนกระปุกออมสินส่วนตัวของคุณ

พฤติกรรมดังกล่าวอาจทำให้เกิดคำถามร้ายแรงเกี่ยวกับความสมบูรณ์ของการจัดการทางการเงินของธุรกิจ และทำลายความเชื่อมั่นของผู้ที่ลงทุนในความสำเร็จ

ผู้ก่อตั้ง WeWork ค้นพบวิธีนี้อย่างยากลำบาก บริษัทที่บินสูงซึ่งครั้งหนึ่งเคยมีมูลค่า 4.7 หมื่นล้านดอลลาร์ ได้ยื่นขอเสนอขายหุ้น IPO ในช่วงฤดูร้อนปี 2562 การเปิดเผยข้อมูลดังกล่าวเผยให้เห็นการจัดการด้วยตนเองของผู้ก่อตั้ง รวมถึงสินเชื่อส่วนบุคคลที่เขาได้รับจากบริษัทในอัตราที่ต่ำกว่าตลาด

กล่าวอีกนัยหนึ่ง ผู้ก่อตั้งกำลังโอนเงินทุนของบริษัทไปยังวัตถุประสงค์ส่วนตัว

นักลงทุนรายใหญ่ที่สุดของบริษัทบีบให้เขาออกจากตำแหน่งซีอีโอ สุดท้ายก็ต้องลาออกจากบริษัทที่ก่อตั้ง!

WeWork เป็นตัวอย่างที่มีรายละเอียดสูง โปรดจำไว้ว่า แม้ในธุรกิจขนาดเล็กที่ไม่มีแผนสำหรับการเสนอขายหุ้นแก่ประชาชนทั่วไป ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถฟ้องร้องในข้อหายักยอกเงิน ฉ้อโกง หรือละเมิดหน้าที่ที่ได้รับความไว้วางใจ

ดังนั้นหากมีเจ้าของหรือนักลงทุนรายอื่น การจ่ายค่าใช้จ่ายส่วนตัวจากบัญชีธุรกิจจะตามทันคุณในที่สุด

6. สามารถลบล้างผลประโยชน์ Subchapter S ได้บางส่วน

บัญชีที่รวมกันสามารถโยนประแจลิงลงในแผนภาษี Subchapter S ที่ดีที่สุด

Subchapter S คือการเลือกตั้งที่คุณทำกับ IRS เพื่อถือว่าภาษีเป็นทางผ่านและหลีกเลี่ยงการเก็บภาษีซ้ำซ้อนทั้งกับบริษัทและเจ้าของ

ข้อดีอีกอย่างของ Subchapter S คือสามารถลดภาษีการจ้างงาน (ภาษีเมดิแคร์และภาษีประกันสังคม) สำหรับเจ้าของ

นี่คือวิธีการทำงาน เจ้าของกลายเป็นพนักงานของบริษัท ตราบเท่าที่เขาได้รับเงินเดือนที่สมเหตุสมผล เจ้าของก็ไม่ต้องจ่ายภาษีการจ้างงานสำหรับการแบ่งส่วนของบริษัทมากกว่าหรือสูงกว่าเงินเดือน

อย่างไรก็ตาม หากเจ้าของใช้การแจกแจงที่ไม่ใช่เงินเดือนโดยไม่ได้ติดตามให้ดีว่าเขาใช้จ่ายไปเท่าไร เขาอาจถูก IRS รังแกได้

ยังไง? โดยการแจกแจงที่มากเกินกว่าเงินเดือนของเขา กฎหมายภาษีกำหนดว่าเงินเดือนของเจ้าของจะต้องไม่ต่ำเกินสมควรเมื่อเทียบกับการแบ่งผลกำไร

สิ่งที่สามารถเกิดขึ้นได้คือเจ้าของลืมว่ากำลังถอนเงินออกจากบริษัทเพื่อวัตถุประสงค์ส่วนตัวไปเท่าไร สิ่งนี้ทำได้ง่ายเมื่อคุณผสมค่าใช้จ่ายส่วนตัวและค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ และไม่มีการควบคุมทางบัญชีที่ดี

ดังที่ Nolo.com ระบุว่า “หาก IRS สรุปว่าเจ้าของ S Corporation พยายามหลีกเลี่ยงภาษีเงินเดือนโดยการปลอมแปลงเงินเดือนพนักงานเป็นส่วนแบ่งขององค์กร ก็สามารถเปลี่ยนลักษณะของการกระจายเป็นเงินเดือนและกำหนดให้ต้องชำระภาษีการจ้างงานและค่าปรับซึ่งอาจรวมถึงภาษีเงินเดือนด้วย บทลงโทษสูงถึง 100% บวกกับบทลงโทษความประมาทเลินเล่อ”

7. ทำให้ยากที่จะทำกำไรและเติบโต

ยิ่งธุรกิจมีระเบียบวินัยมากเท่าไหร่ก็ยิ่งมีโอกาสประสบความสำเร็จมากขึ้นเท่านั้น หากคุณจัดการบัญชีธนาคารอย่างงุ่มง่าม มันอาจทำให้ธุรกิจของคุณขาดวินัยทางการเงินในรูปแบบอื่นๆ และนั่นทำให้สิ่งกีดขวางที่ไม่จำเป็นอยู่ตรงหน้าคุณ

รายงานทางการเงินใด ๆ อาจแสดงภาพที่ไม่ถูกต้องของธุรกิจ เนื่องจากอาจรวมถึงค่าใช้จ่ายส่วนตัว คุณสามารถสร้างงบกำไรขาดทุน (P&L) ที่มีประโยชน์ได้อย่างไรในโลกโดยไม่มีข้อมูลที่สะอาด?

อย่างน้อยที่สุดคุณจะต้องหยุดเพื่อล้างข้อมูลของคุณก่อน สิ่งนี้ทำให้คุณไม่สามารถรายงานแบบเรียลไทม์ได้

โดยรวมแล้ว การผสมเงินทุนส่วนบุคคลและธุรกิจเข้าด้วยกันและไม่รักษาระเบียบวินัย ทำให้ยากต่อการจัดการธุรกิจไปสู่ผลกำไรและความสำเร็จ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจและค่าใช้จ่ายส่วนตัว

เป็นเรื่องปกติที่ธุรกิจขนาดเล็กจะเริ่มต้นด้วยเจ้าของโดยใช้เงินทุนส่วนตัวเพื่อเริ่มต้นธุรกิจอย่างรวดเร็ว ดังนั้น จากมุมมองของเจ้าของกิจการ การผสมการเงินส่วนบุคคลและธุรกิจเข้าด้วยกันอาจเป็นเรื่องที่ยอมรับได้อย่างสมบูรณ์

จากการสำรวจพบว่า 27% ของเจ้าของธุรกิจยอมรับว่าใช้บัญชีเดียวกันเพื่อวัตถุประสงค์ส่วนตัวและธุรกิจ

อย่างไรก็ตาม เงินทุนที่รวมกันจะกลายเป็นปัญหาเมื่อธุรกิจดำเนินการเต็มรูปแบบ ดังนั้น เพื่อรักษาความชัดเจนทางการเงินและหลีกเลี่ยงปัญหาที่อาจเกิดขึ้น ขอแนะนำให้ปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด 8 ประการเหล่านี้:

แยกบัญชีธนาคารธุรกิจและส่วนบุคคล

เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กควรมีบัญชีเงินฝากสองบัญชีเสมอ: บัญชีส่วนบุคคลและบัญชีธุรกิจ

มันง่ายกว่ามากเมื่อคุณแยกธุรกิจและชีวิตส่วนตัวออกจากกันและจัดระเบียบอย่างดี อ่านเพิ่มเติมจากผู้เชี่ยวชาญด้านภาษี Barbara Weltman เกี่ยวกับสาเหตุที่คุณต้องแยกการเงินของธุรกิจออกจากกัน

รับเงินเดือน

เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กควรกำหนดเงินเดือนที่สม่ำเสมอสำหรับตนเอง หากโครงสร้างธุรกิจเป็นองค์กรหรือ Subchapter S เจ้าของควรกลายเป็นพนักงาน สิ่งนี้สร้างกระแสรายได้ประจำ เสริมการแยกระหว่างธุรกิจและกองทุนส่วนบุคคล

สำหรับเจ้าของคนเดียว การถอนหรือโอนเป็นประจำทุกๆ สองสัปดาห์เข้าสู่บัญชีส่วนบุคคลจะเป็นประโยชน์

แนวทางที่มีโครงสร้างนี้ป้องกันการจุ่มลงในบัญชีธุรกิจเพื่อความต้องการส่วนตัวโดยไม่คาดคิด ไม่เพียงส่งเสริมวินัยทางการคลังที่ดี แต่ยังเพิ่มความโปร่งใสทางการเงิน ซึ่งเป็นปัจจัยสำคัญ 2 ประการสำหรับการเติบโตอย่างยั่งยืนและยืนยาวของธุรกิจ

รับการกระจายผลกำไรเป็นเงินก้อน

เจ้าของคนเดียวและเจ้าของ LLC มักจะรับส่วนแบ่งกำไรนอกเหนือจากเงินเดือน แนวทางปฏิบัตินี้เป็นที่ยอมรับโดยสิ้นเชิงและสามารถให้ความยืดหยุ่นทางการเงินเป็นพิเศษ

อย่างไรก็ตาม การทำสิ่งนี้ด้วยความรับผิดชอบเป็นสิ่งสำคัญ การถอนเงินที่ผิดปกติหรือการจ่ายบิลส่วนตัวแบบสุ่มจากบัญชีธุรกิจสามารถสร้างความโกลาหลทางการเงินได้ ควรใช้การแจกจ่ายเป็นเงินก้อนตามที่วางแผนไว้ ปีละครั้งหรือสองสามครั้ง

เหตุการณ์ที่วางแผนไว้ดังกล่าวสามารถรวมอยู่ในการวางแผนภาษีและการเกษียณอายุ และเป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์การเติบโตของธุรกิจ

วิธีการนี้ช่วยในการรักษาความชัดเจนของสถานะทางการเงินของธุรกิจ และช่วยให้มั่นใจว่าเงินทุนจะถูกใช้อย่างชาญฉลาดและไม่สิ้นเปลืองไปกับค่าใช้จ่ายที่หุนหันพลันแล่น

ใช้บัตรเครดิตแยกต่างหาก

เก็บบันทึกภาษีที่ดี

เก็บบันทึกภาษีของคุณให้เป็นปัจจุบันตลอดทั้งปี ผลกระทบของการผัดวันประกันพรุ่งอาจมีค่าใช้จ่ายสูง

การบันทึกที่ดีช่วยให้คุณหมดปัญหาเรื่องภาษี บ่อยครั้งไม่ใช่เรื่องเจตนาร้ายที่ทำให้เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กต้องเดือดร้อนกับ IRS และหน่วยงานจัดเก็บภาษีอื่นๆ การทำบัญชีที่ไม่ดีและการขาดเอกสารทำให้เกิดปัญหาที่ไม่จำเป็น มันเป็นข้อผิดพลาดบังคับ

การเก็บบันทึกที่ไม่ดีอาจทำให้คุณต้องจ่ายภาษีมากขึ้น

การวางแผนภาษีที่ดีจะกลายเป็นเรื่องยากหากคุณไม่มีภาพทางการเงินที่ชัดเจน ดังนั้นคุณจึงมีแนวโน้มที่จะมาถึงเวลาภาษีเพียงเพื่อจะพบว่ามีกลยุทธ์ที่คุณสามารถนำไปใช้เพื่อลดภาษีได้

แต่เนื่องจากคุณไม่มีหนังสือที่ดีและไม่สามารถมองไปข้างหน้าก่อนสิ้นปีภาษีได้ คุณจึงพลาดโอกาส

จัดการงบประมาณ

ในธุรกิจ คุณมีแนวโน้มที่จะเติบโตและประสบความสำเร็จมากขึ้นหากคุณกำหนดเป้าหมายและงบประมาณ

ซึ่งรวมถึงการตั้งงบประมาณเพื่อจ่าย "เงินเดือน" ให้กับตัวเอง

อย่าเพิ่งถอนเงินจากบัญชีธนาคารของคุณแบบหยดๆ แหยะๆ คุณจะขาดภาพที่ชัดเจนว่าอัตราการเผาผลาญค่าใช้จ่ายรายเดือนของคุณเป็นอย่างไรสำหรับธุรกิจ อัตราการเผาผลาญของคุณควรถูกเผาผลาญเข้าสู่สมองของคุณ!

ในฐานะเจ้าของ คุณจำเป็นต้องรู้ด้วยว่าคุณต้องขายให้ได้เท่าไรในแต่ละเดือนเพื่อให้ครอบคลุมอัตราการเผาผลาญของคุณ

คุณมีแนวโน้มที่จะบรรลุเป้าหมายมากขึ้นหากคุณรู้อยู่เสมอว่าต้องทำอย่างไรจึงจะได้กำไรในแต่ละเดือน ในระยะสั้นคุณต้องรู้เสมอ:

• ธุรกิจของคุณต้องการรายได้เท่าไหร่ และ
• ใช้จ่ายเท่าไหร่ก็ได้

อย่าลืมเรียกใช้งบกำไรขาดทุนรายเดือนและรายงานทางการเงินอื่นๆ พวกเขาช่วยให้คุณติดตาม

ชำระภาระผูกพันตามกำหนดเวลาเสมอ

การจ่ายภาระผูกพันตรงเวลาเป็นสิ่งสำคัญในการจัดการธุรกิจ การละเลยที่จะปฏิบัติตามความรับผิดชอบทางการเงินเหล่านี้สามารถยกธงแดงเกี่ยวกับการใช้เงินส่วนตัวของธุรกิจ

ทุกอย่างอาจดูเหมือนดีจนกระทั่งธุรกิจเริ่มขาดการชำระเงิน และจากนั้นก็มีปัญหาก้อนหิมะอย่างรวดเร็ว ดังนั้นจึงเป็นกฎทั่วไปในธุรกิจที่จะจ่ายเงินให้กับทุกคนที่คุณค้างชำระตรงเวลา

แนวปฏิบัติที่มีความรับผิดชอบนี้ช่วยหลีกเลี่ยงปัญหาทางกฎหมายมากมายและส่งเสริมความไว้วางใจระหว่างธุรกิจของคุณกับคู่ค้าหรือเจ้าหนี้ นอกจากนี้ยังช่วยให้การดำเนินธุรกิจของคุณเป็นไปอย่างราบรื่น ป้องกันการหยุดชะงักเนื่องจากการไม่ชำระค่าบริการหรือวัสดุสิ้นเปลืองที่สำคัญ

เคารพผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ

หากธุรกิจของคุณเกี่ยวข้องกับนักลงทุน คู่ค้า ผู้ถือหุ้น หรือสมาชิก LLC การจัดการเงินทุนด้วยความซื่อสัตย์สุจริตเป็นสิ่งสำคัญที่สุด โปรดจำไว้ว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเหล่านี้มีส่วนได้เสียโดยชอบธรรมในการใช้เงินทุนของธุรกิจ

พวกเขาต้องการความโปร่งใสและมีสิทธิ์เข้าร่วมในการตัดสินใจเกี่ยวกับเรื่องการเงิน การแยกค่าใช้จ่ายทางธุรกิจและค่าใช้จ่ายส่วนบุคคลออกจากกันและปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด เท่ากับคุณยึดมั่นในแนวทางธุรกิจที่โปร่งใสและมีความรับผิดชอบ

สิ่งนี้ไม่เพียงเพิ่มความไว้วางใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย แต่ยังป้องกันการรับรู้ถึงพฤติกรรมทางการเงินที่ไม่เหมาะสม ส่งเสริมชื่อเสียงของธุรกิจของคุณ

โดยสรุป การใช้บัญชีธุรกิจเพื่อตอบสนองความต้องการทางการเงินส่วนบุคคลเป็นการปฏิบัติที่ไม่ฉลาดและเป็นอันตราย

เป็นแนวทางที่สามารถบ่อนทำลายสถานะทางการเงินและความมั่นคงของธุรกิจ และอาจนำไปสู่ผลกระทบทางกฎหมาย

เป็นเจ้าของธุรกิจอย่างชาญฉลาด โอบรับวินัยทางการเงิน รักษาขอบเขตที่ชัดเจนระหว่างการเงินส่วนบุคคลและธุรกิจ และปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อดำเนินธุรกิจให้ประสบความสำเร็จ

ต่อไปนี้เป็นตารางเปรียบเทียบอย่างง่ายเพื่อสรุปปัญหาที่อาจเกิดขึ้นกับการใช้บัญชีธนาคารของธุรกิจเพื่อการใช้งานส่วนตัว และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้:

คำตอบทั้งหมดสำหรับคำถามของผู้อ่านมาจาก Small Business Trends Editorial Board ซึ่งมีประสบการณ์ด้านธุรกิจรวมกันมากกว่า 50 ปีหากคุณต้องการส่งคำถามโปรดส่งที่นี่

รูปภาพ: DepositPhotos.com