ใช้ WhatsApp สำหรับการสื่อสารภายใน? 7 เหตุผลว่าทำไมถึงเวลาทิ้งแอป

ในทศวรรษที่ผ่านมา องค์กรหลายแห่งทั่วโลกหันมาใช้ WhatsApp เป็นเครื่องมือหลักในการสื่อสารภายในองค์กร

• ใช้งานง่าย
• คนส่วนใหญ่มีแอปที่ดาวน์โหลดไว้ในโทรศัพท์อยู่แล้ว
• มันเป็นโซลูชั่นฟรี
• และโดยรวมก็สะดวกดี

เหตุผลเหล่านี้เพียงอย่างเดียวทำให้เจ้าของธุรกิจสนใจที่จะใช้โซลูชันเป็นการสนทนาหลักในการทำงาน

อย่างไรก็ตาม ผู้จัดการและพนักงานจำนวนมากกำลังแจ้งข้อกังวลเกี่ยวกับความยากลำบากในการใช้แอปเพื่อวัตถุประสงค์ขององค์กร ตัวอย่างเช่น การล้นของข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องและทำให้เสียสมาธิ หรือผลิตภัณฑ์ขัดข้อง

และด้วยการที่ WhatsApp ได้ประกาศการเปลี่ยนแปลงความเป็นส่วนตัวใหม่ ที่มีผลในเดือนกุมภาพันธ์ 2021ผู้ใช้ 2 พันล้านคน โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่พึ่งพา WhatsApp สำหรับการสื่อสารทางธุรกิจ กำลังมองหาวิธีเปลี่ยนมาใช้โซลูชันที่ดีกว่าและปลอดภัยกว่า

การเปลี่ยนแปลงนโยบายใหม่ของ WhatsApp มีอะไรบ้างกล่าวโดยย่อ การรวบรวมข้อมูลของ WhatsApp เป็นตัวบ่งชี้แรกสำหรับความโกลาหลและในปี 2021 พวกเขากำลังบังคับใช้ข้อกำหนดในการให้บริการใหม่ทั้งหมดแก่ผู้ใช้ซึ่งกำหนดให้ผู้ใช้แบ่งปันข้อมูลกับ Facebook (WhatsApp ถูกซื้อโดย Facebook ในปี 2014)

มีการเลิกคิ้วเกี่ยวกับการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวที่จำกัดของ WhatsApp อันที่จริงแล้ว “ข้อมูล [รวบรวม] จากฐานข้อมูลช่องโหว่แห่งชาติของสหรัฐฯ ซึ่งเป็นคลังเก็บข้อบกพร่องของรัฐบาลสหรัฐฯ ได้เปิดเผยช่องโหว่ 12 รายการในปี 2019 ซึ่งเจ็ดรายการนั้นจัดอยู่ในประเภท “วิกฤต”

Zac Doffman จาก Forbes แสดงความคิดเห็นว่า “นี่ไม่ใช่เรื่องที่ WhatsApp แชร์ข้อมูลทั่วไปของคุณกับ Facebook มากไปกว่าที่เป็นอยู่แล้ว แต่เป็นเรื่องของการใช้ข้อมูลและการมีส่วนร่วมของคุณกับแพลตฟอร์มเพื่อเปิดใช้งานการช็อปปิ้งและบริการทางธุรกิจอื่นๆ เพื่อให้ แพลตฟอร์มที่ธุรกิจสามารถสื่อสารกับคุณและขายให้คุณ ทั้งหมดนี้ในราคาที่พวกเขาจะจ่ายให้กับ WhatsApp”

ตอนนี้ด้วยช่องโหว่ใหม่เหล่านี้ในปี 2021 ทำให้พวกเขาตัดสินใจแชร์ข้อมูลกับ Facebook WhatsApp จึงมีคำตอบมากมาย

เจ้าของธุรกิจตระหนักดีว่ากฎหมายความเป็นส่วนตัวใหม่ของ WhatsApp เป็นเพียงตัวกระตุ้นในการใช้ซอฟต์แวร์การสื่อสารภายในสำหรับธุรกิจโดยเฉพาะ ซึ่งช่วยให้บริษัทสามารถปรับปรุงกระบวนการสื่อสารได้

ด้วยเหตุนี้ ธุรกิจจำนวนมากจึงเปลี่ยนมาใช้แอปสื่อสารของพนักงานของ Connectteam เป็นเครื่องมือสื่อสารภายในที่เป็นนวัตกรรมใหม่ที่ปรับให้เหมาะกับความต้องการขององค์กร โดยจัดให้มีร้านค้าครบวงจรสำหรับพนักงานในการติดต่อสื่อสารระหว่างกันและกับบริษัทเองในลักษณะที่เป็นมืออาชีพ ปลอดภัย ชาญฉลาด และมีประสิทธิภาพ

องค์กรหลายพันแห่งพึ่งพา Connectteam เพื่อปรับปรุงการสื่อสาร เพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน จำกัดการสูญเสียความรู้ และปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน

คลิกที่นี่หากคุณสนใจที่จะเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่ Connectteam สามารถทำได้สำหรับการสื่อสารภายในบริษัทของคุณ

คุณยังคงพบว่ามันยากที่จะละทิ้ง เครื่องมือสื่อสารของ kplace หรือไม่?

ด้านล่างนี้เราจะเจาะลึกประเด็น 7 ข้อที่จะโน้มน้าวให้คุณพิจารณาทางเลือกที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นในการติดต่อและมีส่วนร่วมกับพนักงานของคุณ

ผู้จัดการทุกคนเคยเผชิญกับสถานการณ์นี้: คุณเริ่มทำงานกับพนักงานหรือซัพพลายเออร์ใหม่ และจำเป็นต้องส่งข้อความถึงพวกเขาเพื่อส่งข่าวสารและข้อมูลอัปเดตที่สำคัญของบริษัท หรือเพื่อมีส่วนร่วมกับพวกเขา แต่เพื่อให้สิ่งนี้เกิดขึ้น คุณต้องเพิ่มหมายเลขของพวกเขาในรายชื่อผู้ติดต่อ ส่วนตัว ของคุณก่อน มิฉะนั้น คุณจะไม่สามารถส่งข้อความถึงพวกเขาบน WhatsApp ได้นั่นเป็นเพียงวิธีการทำงานของแอป

แน่นอน คุณไม่จำเป็นต้องบันทึกหมายเลขโทรศัพท์ของพวกเขา แต่คุณจำได้ไหมว่าทุกคนตามหมายเลขโทรศัพท์ของพวกเขาเป็นใคร

นี่กลายเป็นงานที่น่าผิดหวัง ทุกครั้งที่พนักงานหรือซัพพลายเออร์ใหม่เข้าร่วมกับบริษัท คุณต้องเพิ่ม แก้ไข และลบข้อมูลติดต่อด้วยตนเอง

และนั่นเป็นเพียงจุดเริ่มต้นของการจัดการผู้ติดต่อที่ทำงานบน WhatsApp

• หากชื่อของผู้ติดต่อไม่ถูกต้อง คุณจะเสียเวลามากในการค้นหารายละเอียดของพวกเขา
• จะเกิดอะไรขึ้นหากซัพพลายเออร์มีการเปลี่ยนแปลง แต่คุณไม่ทราบเกี่ยวกับเรื่องนี้ ดังนั้นคุณจึงมีข้อมูลที่ล้าสมัย คุณจะหันไปหาใคร
• หรือคุณเริ่มทำงานในโครงการกับกลุ่มพนักงาน คุณจะทำอย่างไรเมื่อโครงการเสร็จสิ้น? คุณลบทั้งกลุ่มหรือไม่ สิ่งนี้นำไปสู่การลบข้อมูลทั้งหมด ดังนั้นคุณจึงไม่สามารถย้อนกลับไปอ้างอิงถึงการสื่อสารของโครงการได้

ดังนั้นสิ่งที่ตัวอย่างเหล่านี้สรุปคืออาการปวดหัวโดยไม่จำเป็น

โดยปกติแล้ว พนักงานใหม่จะเข้าร่วมองค์กร เปลี่ยนตำแหน่ง หรือลาออก เมื่อต้องเจอกับสถานการณ์นั้น คุณเตรียมพร้อมกับสถานการณ์ต่อไปนี้แล้วหรือยัง?

• มีคนรับผิดชอบในการลบพนักงานออกจากกลุ่มแชททั้งหมดที่ไม่เกี่ยวข้องกับพวกเขาอีกต่อไปหรือไม่
• คุณจะจัดการกับพนักงานที่ถูกไล่ออกอย่างไร และเวลาไหนควรนำพวกเขาออกจากกลุ่ม?
• คุณจะช่วยให้พนักงานใหม่ที่เพิ่งเข้าร่วมได้รับข้อมูลและอัปเดตทั้งหมดที่พวกเขาพลาดไปได้อย่างไร
• คุณจะแน่ใจได้อย่างไรว่าพวกเขาไม่มีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลสำคัญของบริษัทที่พวกเขาสามารถใช้กับคุณได้

ต่อไปนี้เป็นเรื่องราวบางส่วนที่จะทำให้คุณรู้สึกหนาวสั่น: อดีตผู้จัดการรองประธานของบริษัทค้าปลีกแห่งหนึ่งเริ่มทำงานเพื่อการแข่งขันแต่อยู่ในข้อความกลุ่มเป็นเวลานานและยังคงได้รับข้อมูลสำคัญที่ไม่ได้รับอนุญาต ใช่ มันเกิดขึ้นจริง!

หรือพนักงานในแผนกทรัพยากรบุคคลของบริษัทขนาดใหญ่จะไม่เพิ่มพนักงานใหม่ในการแชทเป็นกลุ่มจนกว่าพวกเขาจะ "ผ่านการทดสอบ" ซึ่งหมายความว่าเครื่องมือสื่อสารจะกลายเป็น "คลับ" ส่วนตัวและไม่ใช่ทุกคนที่ยินดีต้อนรับ สิ่งนี้นำไปสู่ความไม่สมดุลอย่างร้ายแรงในความพึงพอใจของพนักงาน การมีส่วนร่วม และความท้าทายต่อวัฒนธรรมของบริษัท

นอกจากนี้ยังไม่มีการควบคุมของผู้ดูแลระบบ เพื่อควบคุมผู้ใช้ใน WhatsApp ซึ่งพิสูจน์ให้เห็นถึงความเสี่ยงสูงของการสื่อสารส่วนบุคคลและไม่ได้รับอนุญาตที่อาจเกิดขึ้นภายในแอปและเนื่องจากคุณไม่สามารถตรวจสอบการสื่อสารที่เกิดขึ้นภายในแอปได้ ทุกคนจึงสามารถสร้างกลุ่มที่ไม่ได้รับอนุญาตและสื่อสารแบบส่วนตัวได้

มีตัวอย่างอีกมากมายเกี่ยวกับปัญหาข้อความกลุ่มของ WhatsApp ที่เริ่มต้นด้วยชื่อผู้ติดต่อผิด และลงท้ายด้วยความเสียหายที่เกิดขึ้นจริงกับองค์กร

ความปลอดภัยของข้อมูลสามารถสร้างความเสียหายร้ายแรงต่อองค์กรและแม้กระทั่งทำให้เกิดการพังทลายโดยสิ้นเชิง ซึ่งทำให้เป็นหนึ่งในปัญหาที่สำคัญที่สุดในบริษัท พนักงานที่ถูกไล่ออก แม้ว่าเขาจะถูกลบออกจากแชทกลุ่มแล้ว แต่ก็ยังคงเก็บข้อมูลบริษัทที่ละเอียดอ่อน เช่น รูปภาพ ไฟล์ ประวัติการแชท และรายละเอียดการติดต่อ ข้อมูลทั้งหมดนี้จะถูกจัดเก็บไว้ในสมาร์ทโฟนของพนักงานโดยอัตโนมัติโดยที่พนักงานไม่ต้องดำเนินการใดๆ พนักงานที่ไม่พอใจคนนี้สามารถเข้าถึงการแข่งขันและสามารถให้ข้อมูลทั้งหมดนี้โดยไม่ตั้งใจ

นอกจากนี้ยังมีข้อมูลนี้สำหรับเขาในคดีความที่เกี่ยวข้องกับบริษัท แต่ท้ายที่สุดแล้ว ปัญหาที่แท้จริงก็คือแผนก IS (ระบบข้อมูล) จะไม่มีทางตรวจสอบข้อมูลนี้และค้นหาสิ่งที่พนักงานเลือกที่จะทำกับมันจนกว่าจะสายเกินไป

“หากไม่ได้รับเครื่องมือคลาวด์ที่บริษัทรับรอง พนักงานแนวหน้าอาจเสี่ยงต่อความปลอดภัยของข้อมูลและการปฏิบัติตามกฎระเบียบของบริษัทและการใช้ของตนเอง 53% ของพนักงานแนวหน้าใช้แอพส่งข้อความ เช่น WhatsApp และ Facebook Messengerมากถึง 6 ครั้งต่อวันด้วยเหตุผลที่เกี่ยวข้องกับงาน แต่ 68% บอกว่าพวกเขาจะหยุดหากได้รับเครื่องมือสื่อสารภายในที่ได้รับอนุมัติ”- Google

เหนือสิ่งอื่นใด เนื้อหาข้อความของคุณที่มีอยู่นั้นไม่สามารถเข้ารหัสได้ :

• การสำรองข้อมูลไม่ได้เข้ารหัสซึ่งหมายความว่าหากคุณหรือใครก็ตามที่คุณกำลังสนทนาด้วย สำรองข้อมูล WhatsApp ของพวกเขา เนื้อหานั้นจะไม่ถูกเข้ารหัส
• การส่งออกการแชทไม่ได้เข้ารหัสบุคคลใดๆ ในกลุ่ม WhatsApp ที่คุณเป็นสมาชิกสามารถส่งออกประวัติการแชททั้งหมดของกลุ่มเป็นไฟล์ข้อความธรรมดาและเผยแพร่ได้ทุกที่ หรือส่ง/จัดเก็บได้ทุกที่โดยไม่ต้องเข้ารหัส\

ดังนั้น คุณต้องสันนิษฐานว่าข้อมูลทางธุรกิจที่ละเอียดอ่อนและเป็นส่วนตัวใน WhatsApp อาจถูกเปิดเผยได้อย่างง่ายดายในช่วงเวลาใดก็ตาม แม้ว่าจะมีการเข้ารหัสแบบ end-to-end ซึ่งอยู่ภายใน WhatsApp เอง

เห็นได้ชัดว่าประเภทของเนื้อหาที่ปรากฏในแชทส่วนตัวของครอบครัวหรือแชทกลุ่มเพื่อนนั้นไม่เหมาะสมหรือไม่เหมาะสมในสภาพแวดล้อมการทำงานหรือแชทกลุ่มขององค์กร

ไม่ว่าจะเป็นเรื่องตลกไร้รสนิยม การดูถูก การพูดไม่ชัดเกี่ยวกับบริษัท การล่วงละเมิดทางเพศ หรือแม้กระทั่งพนักงานที่ไม่พอใจที่เพิ่งถูกไล่ออกและปล่อยอารมณ์ไปกับความคิดเห็นที่หยาบคาย นี่ยังไม่รวมถึงกรณีที่พนักงานเผลอส่งรูปภาพส่วนตัวโดยไม่ได้ตั้งใจ กลุ่ม.

คุณอาจเดาผลลัพธ์ของสถานการณ์เหล่านี้ได้ แต่สิ่งที่สำคัญที่สุดคือต้องเข้าใจถึงความสำคัญของการควบคุม การลบ และการตรวจสอบข้อความกลุ่ม ไม่ใช่แค่สำคัญ แต่มันจำเป็น!

“WhatsApp ของฉัน… มันเป็นแชทที่เกี่ยวข้องกับงานจริง ๆ 91% และมันรบกวนฉันแม้กระทั่งในวันหยุดสุดสัปดาห์… มันปะปนกับชีวิตส่วนตัวของฉันและฉันเกลียดมัน…. ฉันต้องการใช้ WhatsApp และแชทกับเพื่อนของฉัน ไม่อยากยุ่งกับงาน หรือถูกเตือนเรื่องงาน” ผู้ใช้รายหนึ่งกล่าว

เมื่อไม่มีการแยกระหว่างข้อความกลุ่มส่วนตัวและแชทงาน โอกาสที่จะเกิดความสับสนก็เพิ่มขึ้นอย่างมาก นอกจากนี้ยังสมเหตุสมผลมากที่จะสันนิษฐานว่าพนักงานและผู้บริหารไม่ต้องการให้รูปภาพ WhatsApp ส่วนตัวของพวกเขาปรากฏในระบบการสื่อสารขององค์กร – ไม่มีใครอยากถูกนำเสนอต่อหน้าเพื่อนร่วมงานหรือหุ้นส่วนธุรกิจด้วยรูปภาพส่วนตัวที่น่าอาย

สิ่งนี้ทำให้เกิดการล้นที่ผิดปกติและอาจทำให้ข้อมูลสำคัญหายไปในความโกลาหลทั้งหมด ตัวอย่างเช่น Joanna มีลูกชายคนหนึ่ง? ยินดีด้วย! ตอนนี้คุณสามารถคาดหวังการแจ้งเตือนแบบพุช 200 รายการจากทุกคนที่ต้องการให้เธอ "ขอแสดงความยินดี!" ผู้จัดการทุกคนทราบดีถึงบทสนทนาที่ไม่เกี่ยวข้องซึ่งสร้างขึ้นจากการอัพเดทรายวัน ประกาศของ CEO ข้อมูลที่มีการโต้เถียง และอื่นๆ จึงต้องแยกให้ชัดเจน!

กล่าวอีกนัยหนึ่ง การสนทนาส่วนตัวและธุรกิจที่ไม่ชัดเจนไม่ควรเกิดขึ้นภายในอินเทอร์เฟซเดียว เนื่องจากจะทำให้เกิดความสับสนและแม้แต่ขาดแรงจูงใจในการทำงานจริงๆ

บริษัทไม่เพียงแค่ต้องการเครื่องมือในการแชทกับพนักงานเท่านั้น แต่ยังต้องเพิ่มการมีส่วนร่วม แชร์การอัปเดต เชื่อมต่อกับเพื่อนร่วมงาน เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน การทำงานร่วมกันที่ดีขึ้น และอื่นๆ อีกมากมาย

การสื่อสารในที่ทำงานเน้นที่การแลกเปลี่ยนข้อมูลและความคิดทั้งที่เป็นคำพูดและไม่ใช่คำพูด และเมื่อคุณทำถูกต้อง คุณก็จะมีวัฒนธรรมองค์กรที่แข็งแกร่ง

หากคุณไม่แน่ใจว่ากลยุทธ์การสื่อสารภายในควรมีลักษณะอย่างไร ดาวน์โหลด eBook ฟรีของเราเพื่อเริ่มต้น

ไม่ว่าเหตุฉุกเฉินใดจะเกิดขึ้น บริษัทของคุณจะต้องสามารถจัดการได้ทันที ตัวอย่างของเหตุฉุกเฉิน ได้แก่ การล่วงละเมิดทางเพศ ภัยพิบัติที่มนุษย์สร้างขึ้น ความรุนแรงในที่ทำงาน การโจมตีด้านความปลอดภัยในโลกไซเบอร์ และอื่นๆ หากเกิดเหตุฉุกเฉินขึ้น พนักงานของคุณจำเป็นต้องทราบวิธีรายงานเหตุฉุกเฉินและรายงานต่อใคร หลังจากนั้น HR ต้องจัดการทันที

นอกจากนี้ ผู้จัดการจำเป็นต้องทราบด้วยว่าข้อความของพวกเขาผ่านไปแล้ว และพนักงานเห็นและอ่านการอัปเดต WhatsApp มีข้อ จำกัด ในกรณีนี้

และอย่าลืมการแพร่ระบาดทั่วโลก COVID-19 ซึ่งทำให้หลายบริษัทต้องตอบสนองอย่างรวดเร็ว ผู้จัดการต้องสามารถให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน เผยแพร่ข้อมูลตามเวลาจริง จัดการระดับความเครียด และอื่นๆ อีกมากมายเพื่อช่วยหลีกเลี่ยงการถูกโจมตีอย่างรุนแรง

บรรทัดล่างสุดของ WhatsApp และการสื่อสารภายใน

การใช้ WhatsApp ในสภาพแวดล้อมการทำงานนั้นสะดวกสบายและง่ายดาย และแน่นอน ดูเหมือนง่ายที่จะติดตั้ง WhatsApp อย่างรวดเร็วและประสบความสำเร็จ แม้ว่าจะไม่เป็นทางการก็ตามในองค์กร แต่ถ้าคุณสังเกตดีๆ คุณจะพบการทำงานผิดพลาดมากมายที่สามารถพิสูจน์ได้ว่ามีค่าใช้จ่ายสูงมากในที่สุด

ในตอนท้ายของวัน เจ้าของธุรกิจจะเห็นได้ชัดว่าบริษัทของพวกเขาพร้อมให้แอปสื่อสารของพนักงานเป็นเครื่องมือสื่อสารถัดไปสำหรับบริษัท

ทุกวันนี้ บริษัทจำนวนมากขึ้นทั่วโลกใช้แอปการสื่อสารของพนักงานสำหรับความต้องการทั้งหมดขององค์กร

เครื่องมือสื่อสารของพนักงานคืออะไร?เป็นเครื่องมือที่เหมาะกับอุปกรณ์เคลื่อนที่ซึ่งปรับให้เหมาะกับความต้องการขององค์กรเพื่อให้มีที่เดียวในการติดต่อสื่อสารระหว่างกันแบบเรียลไทม์

โซลูชันนี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อจัดการกับความท้าทายต่างๆ ของสาขาองค์กร ปัจจุบันบริษัทหลายพันแห่งทั่วโลกใช้แอปพนักงานของ Connecteam เพื่อติดตามข้อมูลขององค์กร จัดการกลุ่มโดยอัตโนมัติ เพิ่มข้อจำกัดและการอนุญาต สร้างช่องทางที่หลากหลาย สร้างรายงาน และเรียกใช้องค์กร การสื่อสารประสบความสำเร็จและเป็นมืออาชีพ

คุณลักษณะการแชทช่วยให้พนักงานมีส่วนร่วมและเชื่อมต่อถึงกันได้ เราสร้างทีมโฮมแชทที่พนักงานสามารถเฉลิมฉลองความสำเร็จและส่งอัปเดตเกี่ยวกับทุกสิ่ง

Brian Jolliff ซีโอโอของ Total Compass Care

ในตอนท้ายของวัน การเปลี่ยนบริษัทของคุณไปใช้เครื่องมือสื่อสารที่ปลอดภัย เช่น Connecteam จะทำให้คุณสบายใจ เนื่องจากข้อมูลและเอกสารของคุณปลอดภัยอย่างสมบูรณ์พร้อมการรักษาความปลอดภัยสูงสุดที่จำเป็น