วิธีเข้าถึงการประชุมเสมือนจริงอย่างคุ้มค่าสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

ธุรกิจขนาดเล็กอาจไม่สามารถนำเสนอทรัพยากรที่บริษัทขนาดใหญ่มีให้ และไม่สามารถคาดการณ์ได้อย่างมั่นใจ 100% ว่าสิ่งต่างๆ ภายในอีกไม่กี่ปีข้างหน้าจะเป็นอย่างไร พวกเขายังคงเติบโต และแนวโน้มเศรษฐกิจในปัจจุบันก็ดูน่ากลัวในบางครั้ง สิ่งที่ธุรกิจขนาดเล็กเสนอได้คือการพบปะกับพนักงานในที่ที่พวกเขาอยู่

แพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโอที่เชื่อถือได้ ทรงพลัง และยืดหยุ่นทำงานได้อย่างมหัศจรรย์สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก แม้ว่าพวกเขาจะไม่ได้เป็นเจ้าภาพการประชุมจำนวนมากก็ตาม เทคโนโลยีของซอฟต์แวร์การประชุมเสมือนจริงได้รับการพัฒนาเพื่อรวมเอาการวิเคราะห์ การจัดการงานและเวลา และการตรวจสอบเวิร์กโฟลว์ที่มีให้สำหรับพนักงานทุกคน เป็นการวางรากฐานสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่กำลังพัฒนาในการเพิ่มพนักงานและสร้างโปรโตคอลที่ยั่งยืนและยั่งยืนไม่ว่าพวกเขาจะใหญ่แค่ไหนก็ตาม

ต่อไปนี้เป็นข้อควรพิจารณาที่สำคัญบางประการสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ควรทราบเมื่อซื้อเครื่องมือหลักทางธุรกิจนี้:

ปลอดภัยและปลอดภัย

“ซูมบอมบ์” กลายเป็นเรื่องตลกในช่วงเริ่มต้นของการระบาดใหญ่ของโควิด-19 เมื่อการทำงานส่วนใหญ่ทั่วโลกเปลี่ยนไปใช้ออนไลน์ แนวคิดคือคนแปลกหน้าสามารถแฮ็กเข้าสู่แฮงเอาท์วิดีโอที่กำลังดำเนินอยู่เพื่อสร้างความสับสนและหลอกล่อผู้เข้าร่วม สิ่งที่เริ่มต้นจากความน่ารำคาญที่ไม่เป็นอันตรายได้เพิ่มความเสี่ยงด้านความปลอดภัยที่ทำให้ Zoom เสียเงินเล็กน้อย: บริษัทได้จ่ายเงินฟ้องร้อง 85 ล้านดอลลาร์ในปี 2564

ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอไม่สามารถยอมรับได้อีกต่อไปนอกจากมาตรฐานความปลอดภัยสูงสุด และผู้จำหน่ายส่วนใหญ่ได้ยกระดับเกมการป้องกันของตน เริ่มด้วยการจัดลำดับความสำคัญของซอฟต์แวร์ที่สนับสนุนหรือต้องการการรับรองความถูกต้องด้วยสองปัจจัย มันแนะนำขั้นตอนพิเศษ แต่ล็อคผู้หลอกลวงอย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ต้องเข้าถึงอุปกรณ์หลายเครื่องที่เป็นของผู้ใช้แต่ละคน ผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์บางรายเสนอซอฟต์แวร์ตรวจสอบสิทธิ์ของตนเอง และใช้ทั้งสองร่วมกันช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการรักษาความปลอดภัย นอกจากนี้ แม้ว่าซอฟต์แวร์วิดีโอแชทสมัยใหม่ส่วนใหญ่จะใช้ระบบคลาวด์ แต่ก็สมเหตุสมผลที่จะสนับสนุนผู้ขายที่เรียกใช้ศูนย์ข้อมูลทางกายภาพ ซึ่งเป็นการเพิ่มช่องทางเพิ่มเติมสำหรับแฮ็กเกอร์ในการข้ามผ่าน

ปัญหาหลายอย่างสามารถหลีกเลี่ยงได้เมื่อซอฟต์แวร์ให้สิทธิ์แก่ผู้ดำเนินการโทร มองหาข้อเสนอที่ช่วยให้โฮสต์สามารถ "ล็อค" การโทรที่กำลังดำเนินอยู่ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าไม่มีใครใหม่สามารถเข้าร่วมได้ แม้ว่าพวกเขาจะได้รับเชิญหรือจัดการเพื่อรับลิงก์ไปยังการโทรก็ตาม จัดลำดับความสำคัญของซอฟต์แวร์ที่ส่งคำขอแบ่งปันหน้าจอและบันทึกผ่านผู้ที่กำลังดำเนินการประชุมเสมือนเช่นกัน

ด้วยกันตลอดไป

ต้องขอบคุณการพัฒนาใน SaaS โดยเฉพาะอย่างยิ่งในความสามารถด้านการทำงานอัตโนมัติ ซอฟต์แวร์การประชุมจึงสามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่เกิดขึ้นก่อนและหลังการประชุมได้ ตัวอย่างเช่น หากบริษัทแห่งหนึ่งเป็นเจ้าภาพจัดการสัมมนาผ่านเว็บ ซอฟต์แวร์ดังกล่าวอาจอนุญาตให้ผู้ใช้ปรับแต่งคำเชิญหรือส่งแบบสำรวจก่อนงานอีเวนต์ จากนั้นจึงส่งอีเมลบันทึกการสนทนาให้ผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด ซึ่งสร้างโดยอัตโนมัติในภายหลัง

ธุรกิจขนาดเล็กควรพิจารณาลงทุนในแพลตฟอร์มการประชุมจากผู้จำหน่ายรายเดียวกันที่เรียกใช้แอพที่เหลือ สิ่งนี้ก่อให้เกิดประโยชน์มากมาย รวมถึงระดับความปลอดภัยที่สูงขึ้นเนื่องจากความสามารถของผู้ขายในการตรวจสอบปัญหาจากตำแหน่งที่ตั้งส่วนกลาง ตัวเลือกนี้ยังปลดล็อกฟังก์ชันการวิเคราะห์ที่ฝังอยู่ในซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอส่วนใหญ่อีกด้วย สืบเนื่องจากตัวอย่างการสัมมนาผ่านเว็บข้างต้น โซลูชันเทคโนโลยีที่เหมาะสมสามารถดึงข้อมูลโดยอัตโนมัติเมื่อการประชุมเสร็จสิ้น เช่น ผลการสำรวจความคิดเห็นหรือตัวเลขสำคัญที่อภิปรายในชุดสไลด์ บดขยี้ตัวเลขบางส่วน และส่งผลลัพธ์ไปยังผู้เข้าร่วมทุกคนและ พนักงาน. ผู้รับรายหลังจะพบงานที่มีความสำคัญเพิ่มลงในปฏิทินของพวกเขาและตัวเลขสำคัญๆ ที่ฝังอยู่ในสเปรดชีตการติดตาม ทั้งหมดนี้เป็นไปได้เพราะซอฟต์แวร์ที่แตกต่างกันสื่อสารกันได้อย่างราบรื่น

อาจเป็นการดึงดูดให้ธุรกิจขนาดเล็กละทิ้งขั้นตอนนี้และหันไปหาผู้ขายรายใดก็ตามที่เสนอทางออกที่ถูกที่สุด การประหยัดที่แท้จริงมาจากการทำงานร่วมกันของเครื่องมือที่เกี่ยวข้องหลายตัว รวมเป็นชุดและกำหนดราคาเป็นแพ็คเกจของแอพสำหรับการทำงานร่วมกัน

ใกล้หรือไกล

ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอที่เหมาะสมสร้างความมหัศจรรย์ให้กับประสบการณ์ของพนักงาน เมื่อรวมเป็นหนึ่งเดียวกับแอปพลิเคชันอื่น พนักงานจะมองเห็นการบดประจำวันจากมุมสูงและสามารถปรับงานได้อย่างรวดเร็วเพื่อดำเนินการหมุนที่จำเป็น นอกจากนี้ยังเพิ่มเวลาให้พนักงานสูงสุดด้วยการเปิดใช้งานการแจกจ่ายวาระการประชุมก่อนการประชุมเสมือนจริงและอนุญาตให้ใช้ไวท์บอร์ดเสมือนระหว่างการโทร

อย่างไรก็ตาม ซอฟต์แวร์การประชุมที่มีประสิทธิภาพจะส่งข้อความว่าบริษัทเข้าใจวิธีการทำงานของพนักงาน

ธุรกิจขนาดเล็กควรจัดลำดับความสำคัญของซอฟต์แวร์การประชุมด้วยส่วนประกอบแบบเคลื่อนที่ ดูเหมือนว่าบริษัทเทคโนโลยีทุกแห่งไม่ควรสร้างแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่เพื่อเสริมข้อเสนอเดสก์ท็อปของตน แต่ผู้ให้บริการที่ผลิตซอฟต์แวร์การประชุมที่เชื่อถือได้และแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ที่รองรับ ทันสมัย ​​และเข้าใจเทคโนโลยีนั้นยากกว่าที่จะหาได้ กว่าที่บางคนคิด นอกจากนี้ เมื่อซอฟต์แวร์นี้ทำงานภายในระบบที่เป็นหนึ่งเดียว แม้แต่การประชุมผ่านมือถือก็ยังถูกขุดขึ้นมาเพื่อหาข้อมูลที่เป็นประโยชน์เพื่อเป็นแนวทางและอัปเดตเวิร์กโฟลว์

เนื่องจากในทางทฤษฎีแล้ว พนักงานจะมีส่วนร่วมกับซอฟต์แวร์จากทั่วทุกมุมโลก จึงเป็นเรื่องสำคัญสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่จะต้องใช้เทคโนโลยีที่เก็บบันทึกกิจกรรมเพื่อให้หัวหน้างานตรวจสอบภายหลังจากการทำงานจริง หากเกิดการละเมิดความปลอดภัย นี่อาจเป็นทรัพยากรอันล้ำค่าในการติดตามสิ่งที่เกิดขึ้นและแก้ไขช่องโหว่ให้คงอยู่ตลอดช่วงเวลาของการเติบโต

มาตรฐานและแนวทางปฏิบัติสำหรับการประชุมเสมือนจริง

ธุรกิจขนาดเล็กต้องสร้างชุดซอฟต์แวร์โดยคำนึงถึงประสิทธิภาพเป็นหลัก เป็นเรื่องง่ายที่จะมองข้ามประเด็นนี้เมื่อมีพนักงานเพียงไม่กี่คนที่สามารถยกเว้นกฎทุกข้อได้ แต่เมื่อบริษัทเติบโตขึ้น การกำหนดแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับพนักงานใหม่ โดยเฉพาะผู้จัดการใหม่จะกลายเป็นเรื่องสำคัญ

ซอฟต์แวร์ยังสร้างแบบอย่าง: ตอนนี้เมื่อมีสิ่งที่สำคัญเกิดขึ้น พนักงานจะได้รับแรงจูงใจให้จัดการประชุมเสมือนจริงเพื่อเผยแพร่ข้อมูลโดยรู้ว่าจะได้รับการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ และจะมีเส้นทางกระดาษเสมือนจริงในกรณีที่สายไฟขาด

สิ่งที่สำคัญที่สุด ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอช่วยประหยัดเวลาให้กับธุรกิจขนาดเล็ก ธุรกิจสินค้าโภคภัณฑ์ทุกขนาดต้องปกป้องค่าใช้จ่ายทั้งหมด