ทุกสิ่งที่คุณต้องการรู้เกี่ยวกับหมายเลขโทรศัพท์เสมือน

สุจัน ปาเตล

Sujan Patel เป็นผู้ก่อตั้ง Mailshake ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์การมีส่วนร่วมในการขายที่ผู้เชี่ยวชาญด้านการขายและการตลาด 38,000 คนใช้ เขามีประสบการณ์ด้านการตลาดมากกว่า 15 ปี และเป็นผู้นำกลยุทธ์การตลาดดิจิทัลให้กับบริษัทต่างๆ เช่น Salesforce, Mint, Intuit และบริษัทอื่นๆ ที่ติดอันดับ Fortune 500

อ่านบทความเพิ่มเติมโดย Sujan Patel →

• 4 กุมภาพันธ์ 2024

ทุกวันนี้ โทรศัพท์บ้านกลายเป็นสิ่งที่มีมาแต่โบราณแล้ว ในความเป็นจริง หลายครัวเรือนไม่มีโทรศัพท์บ้านอีกต่อไป โดยเลือกใช้สายโทรศัพท์เคลื่อนที่แทน ในขณะเดียวกันในการดำเนินธุรกิจ โทรศัพท์บ้านคาดว่าจะล้าสมัยภายในปี 2568

แต่มีหมายเลขโทรศัพท์อีกประเภทหนึ่งที่ได้รับความนิยมควบคู่ไปกับโทรศัพท์มือถือ นั่นก็คือ หมายเลขโทรศัพท์เสมือน

ในบทความนี้ เราจะให้ข้อมูลทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับหมายเลขโทรศัพท์เสมือน มาดำดิ่งกันใน:

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนคืออะไร?

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนคือหมายเลขโทรศัพท์ที่ไม่ได้ต่อกับสายโทรศัพท์พื้นฐานสายเดียวโดยตรง แต่สายเรียกเข้าจะถูกส่งต่อไปยังสายโทรศัพท์ตามจำนวนที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ซึ่งอาจเป็นได้ทั้งโทรศัพท์มือถือ โทรศัพท์บ้าน หรือ VoIP อย่างไรก็ตาม อุปกรณ์เฉพาะที่การโทรแต่ละครั้งไปนั้นจะถูกกำหนด ณ จุดนั้น

เนื่องจากวิธีการกำหนดเส้นทางการโทรนี้ หมายเลขโทรศัพท์เสมือนจึงให้ทั้งความยืดหยุ่นที่เพิ่มขึ้นและการไม่เปิดเผยตัวตนที่ดีขึ้น หมายเลขโทรศัพท์เสมือนนั้นยากต่อการติดตามมากกว่าหมายเลขโทรศัพท์ทั่วไป และเนื่องจากหมายเลขโทรศัพท์เหล่านั้นไม่ได้เชื่อมโยงกับสถานที่ที่กำหนด ธุรกิจจึงสามารถใช้เพื่อกำหนดเส้นทางการโทรไปยังซอฟต์โฟน โทรศัพท์มือถือ และโทรศัพท์ตั้งโต๊ะ VoIP ได้ตามที่เห็นสมควรและเลือกได้ รหัสพื้นที่ของตนเอง

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนทำงานอย่างไร

ดังที่คุณอาจจินตนาการได้ว่า หมายเลขโทรศัพท์เสมือนมีความซับซ้อนทางเทคนิคมากมาย แต่ในระดับผิวเผิน คุณสามารถคิดได้ดังนี้:

โทรศัพท์ปกติจะโทรเข้าหรือมาจากโทรศัพท์บ้านหรือเครือข่ายมือถือ อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณโทรเข้าหรือออกจากหมายเลขโทรศัพท์เสมือน การโทรนั้นจะถูกส่งผ่านอินเทอร์เน็ต จากนั้น คุณสามารถโอนสายไปยังอุปกรณ์ใดๆ ที่ผู้รับเลือกได้

กล่าวโดยสรุป หมายเลขโทรศัพท์เสมือนจะสลับผู้ให้บริการมือถือหรือโทรศัพท์บ้านเป็นอินเทอร์เน็ต และให้คุณเลือกอุปกรณ์ได้แบบเรียลไทม์

4 วิธีที่คุณสามารถใช้หมายเลขโทรศัพท์เสมือน

เมื่อคุณตั้งค่าหมายเลขโทรศัพท์เสมือนแล้ว คุณจะสามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์หลายประการ:

1. การโทรออก

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนก็คือหมายเลขโทรศัพท์และสามารถใช้เพื่อโทรออกได้ คุณสามารถใช้อุปกรณ์ที่คุณเลือกโทรออกได้ โดยให้หมายเลขผู้โทรแสดงหมายเลขเสมือนของคุณ

นอกจากนี้คุณยังสามารถเลือกหมายเลขเสมือนพร้อมรหัสพื้นที่ใดก็ได้ที่คุณต้องการ ดังนั้นคุณจึงสามารถทำให้ดูเหมือนว่าคุณอยู่ในสถานที่อื่นได้ หากคุณเลือก

2. การรับสาย

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนทำงานเหมือนกับโทรศัพท์ทั่วไป กล่าวคือ ผู้คนสามารถกดหมายเลขของคุณได้ และคุณจะได้รับสายจากพวกเขา

อย่างไรก็ตาม เนื่องจากหมายเลขโทรศัพท์เสมือนไม่ได้เชื่อมโยงกับอุปกรณ์ใดเครื่องหนึ่ง การโทรจึงอาจดังในโทรศัพท์หลายเครื่องพร้อมกัน และคุณสามารถเลือกว่าจะรับสายใดได้ทันที

3. ในการส่งและรับข้อความ

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนไม่ได้จำกัดเพียงการโทรออกและรับสายเท่านั้น ด้วยหมายเลขโทรศัพท์เสมือนของคุณ คุณสามารถส่งและรับข้อความได้ ประสบการณ์การส่งข้อความจะเหมือนกับในบรรทัดเซลล์ปกติทุกประการ

4. การเพิ่มส่วนขยาย

หากคุณทำงานร่วมกับทีม คุณสามารถเพิ่มหมายเลขต่อในหมายเลขเสมือนของคุณได้ เช่นเดียวกับที่คุณทำกับโทรศัพท์สำนักงานทั่วไป คุณสามารถกำหนดเส้นทางส่วนขยายเหล่านี้ไปยังบุคคลหรือแผนกต่างๆ ได้ ทำให้การกำหนดเส้นทางการโทรมีประสิทธิภาพมากขึ้น การสื่อสารที่ดีขึ้น และรูปลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพมากขึ้น

วิธีรับหมายเลขโทรศัพท์เสมือน

ที่น่าสนใจคือมีหลายวิธีในการรับหมายเลขโทรศัพท์เสมือน

หากคุณต้องการหมายเลขโทรศัพท์เสมือนเพียงหมายเลขเดียวในการเริ่มต้น Google Voice เป็นโซลูชันฟรีที่ยอดเยี่ยม มันมีหมายเลขโทรศัพท์เสมือนฟรีสำหรับใช้ร่วมกับบัญชี Google ของคุณ และมีฟีเจอร์ทั้งหมดที่คุณคาดหวังจากหมายเลขโทรศัพท์เสมือน รวมถึงความสามารถในการโทรออกและรับสายตลอดจนส่งและรับข้อความ นอกจากนี้ยังมีการโอนสาย ข้อความเสียง และการถอดข้อความเสียงด้วย

หากคุณต้องการหมายเลขโทรศัพท์เสมือนสำหรับธุรกิจ คุณสามารถดูโซลูชัน VoIP สำหรับธุรกิจต่างๆ ที่มีให้บริการได้ โดยทั่วไปผลิตภัณฑ์เหล่านี้มีหลายสายและคุณสมบัติเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ เช่น หมายเลขต่อ การโทรระหว่างประเทศ การโทรสามทาง และการพักสาย

ผู้นำในด้านธุรกิจ VoIP ได้แก่ Nextiva, 8×8, Grasshopper และ MightyCall ทั้งหมดนี้มีขั้นตอนการสมัครที่ง่ายดาย และคุณสามารถรับหมายเลขเสมือนของคุณได้อย่างรวดเร็วหลังจากสมัคร อย่างไรก็ตาม ผลิตภัณฑ์เหล่านี้ล้วนเป็นผลิตภัณฑ์ที่ต้องสมัครสมาชิกแบบชำระเงิน ไม่ใช่ผลิตภัณฑ์ฟรี

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนมีประโยชน์อย่างไร

การใช้หมายเลขโทรศัพท์เสมือนมีประโยชน์มากมาย นี่คือบางส่วนที่คุณควรทราบ:

1. ติดตั้งง่าย

ระบบโทรศัพท์แบบเดิมอาจตั้งค่าได้ยาก โดยทั่วไปพวกเขาต้องการอุปกรณ์ในสถานที่ที่ซับซ้อนซึ่งผู้เชี่ยวชาญจะต้องกำหนดค่า โดยรวมแล้ว การติดตั้งระบบโทรศัพท์แบบเดิมอาจใช้เวลานาน

ในทางกลับกัน ระบบโทรศัพท์เสมือนไม่ได้เกี่ยวข้องกับความซับซ้อนและอุปสรรคแบบเดียวกับที่มาพร้อมกับระบบโทรศัพท์แบบเดิมๆ หากต้องการตั้งค่าโทรศัพท์เสมือน สิ่งที่คุณต้องมีคือการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตและอุปกรณ์ที่จะใช้เป็นโทรศัพท์ของคุณ อุปกรณ์นั้นอาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่คอมพิวเตอร์ โทรศัพท์มือถือ ไปจนถึงโทรศัพท์ตั้งโต๊ะ VoIP โดยเฉพาะ

พูดง่ายๆ ก็คือ เพื่อตั้งค่าระบบโทรศัพท์เสมือน สิ่งที่คุณต้องทำคือเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต สมัครใช้บริการ และเชื่อมต่ออุปกรณ์ของคุณ คุณสามารถทำให้ระบบทั้งหมดของคุณพร้อมใช้งานได้ทันที ซึ่งโดยปกติแล้วจะไม่สามารถทำได้ในระบบแบบเดิม

2. ลดต้นทุน

นอกจากการตั้งค่าที่เร็วขึ้นแล้ว หมายเลขโทรศัพท์เสมือนยังง่ายกว่าในกระเป๋าเงินอีกด้วย เนื่องจากไม่จำเป็นต้องใช้อุปกรณ์นอกสถานที่ราคาแพง ต้นทุนจึงต่ำกว่า นอกจากนี้ผู้ใช้สามารถกำหนดค่าแผนของตนเองเพื่อตอบสนองความต้องการเฉพาะของตนเองได้

โดยรวมแล้ว ระบบโทรศัพท์เสมือนอาจมีราคาถูกกว่าระบบโทรศัพท์แบบเดิมถึง 65% ซึ่งช่วยประหยัดได้มาก โดยเฉพาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและที่กำลังเติบโต

สาเหตุหนึ่งที่ช่วยประหยัดต้นทุนเหล่านี้ก็คือระบบโทรศัพท์เสมือนให้คุณเลือกคุณสมบัติที่ต้องการและไม่ต้องการได้ ด้วยวิธีนี้ คุณจะมีโอกาสน้อยลงที่จะต้องจ่ายเงินสำหรับฟีเจอร์มากมายที่คุณไม่เคยใช้ ซึ่งช่วยลดต้นทุนและทำให้หมายเลขโทรศัพท์เสมือนประหยัดกว่าระบบแบบเดิม

3. หมายเลขโทรศัพท์ตามความต้องการ

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนช่วยเพิ่มการควบคุมหมายเลขผู้โทรและหมายเลขที่คุณใช้ แม้ว่าหมายเลขโทรศัพท์แบบเดิมจะถูกล็อคกับสายโทรศัพท์และที่ตั้งทางภูมิศาสตร์โดยเฉพาะ แต่หมายเลขโทรศัพท์เสมือนไม่ได้ล็อคไว้

นั่นหมายความว่าคุณสามารถเลือกรหัสพื้นที่ที่คุณต้องการใช้ หมายเลขโทรศัพท์ที่คุณต้องการ และอื่นๆ อีกมากมาย

สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับทีมระยะไกล ด้วยระบบโทรศัพท์เสมือน ทุกคนในทีมของคุณสามารถดูหมายเลขโทรศัพท์จากที่ตั้งทางภูมิศาสตร์เดียวกัน แม้ว่าทีมของคุณจะแยกจากกันทั่วโลกก็ตาม

นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้หมายเลขท้องถิ่นเมื่อโทรติดต่อธุรกิจขนาดเล็กได้ หรือคุณสามารถเลือกหมายเลขโทรฟรีหรือแม้แต่หมายเลขโทรตรงก็ได้

4. ตัวเลือกอุปกรณ์ที่ยืดหยุ่น

หมายเลขโทรศัพท์แบบเดิมไม่ได้ให้ความยืดหยุ่นแก่อุปกรณ์มากนัก เมื่อมีสายเข้า คุณมีทางเลือกเดียวและทางเลือกเดียวเท่านั้นว่าจะรับสายอย่างไร

อย่างไรก็ตาม ด้วยหมายเลขโทรศัพท์เสมือน คุณสามารถเลือกที่จะรับสายบนอุปกรณ์ใดก็ได้ของคุณ นั่นหมายความว่าคุณสามารถรับสายบนโทรศัพท์มือถือ แท็บเล็ต แล็ปท็อป เดสก์ท็อป โทรศัพท์สำหรับการประชุม โทรศัพท์เดสก์ท็อป หรือโทรศัพท์ VoIP ไร้สาย

ความจริงก็คือนักธุรกิจส่วนใหญ่ใช้งานอุปกรณ์หลายอย่างอยู่แล้ว ดังนั้นจึงควรเลือกตัวเลือกที่ไม่เชื่อเรื่องอุปกรณ์เลย หมายเลขโทรศัพท์เสมือนช่วยให้มืออาชีพสามารถนำอุปกรณ์เหล่านั้นไปใช้ได้โดยไม่ต้องซื้ออะไรใหม่นอกเหนือจากแผนบริการโทรศัพท์

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนมีข้อเสียอย่างไร

มีข้อเสียสองประการที่เจ้าของธุรกิจควรทราบเมื่อตัดสินใจว่าจะลงทุนในหมายเลขโทรศัพท์เสมือนหรือไม่

สำหรับผู้เริ่มต้น เนื่องจากหมายเลขโทรศัพท์เสมือนไม่ได้แนบอยู่กับอุปกรณ์ใดโดยเฉพาะ จึงช่วยให้คุณเข้าถึงได้ง่ายขึ้นมาก เมื่อคุณรับสาย หมายเลขโทรศัพท์ดังกล่าวสามารถไปที่อุปกรณ์หลายเครื่องได้ และมีแนวโน้มว่าคุณจะมีอย่างน้อยหนึ่งเครื่องในนั้น กับคุณ ในหลายกรณี นั่นเป็นสิ่งที่ดี แต่ก็อาจรบกวนสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานของคุณด้วย หากคุณเข้าถึงได้ง่าย การแยกชีวิตส่วนตัวออกจากชีวิตการทำงานอาจเป็นเรื่องยาก

ประการที่สอง หมายเลขโทรศัพท์เสมือนไม่ได้มีคุณภาพการโทรในระดับเดียวกับโทรศัพท์บ้านทั่วไปเสมอไป ตัวอย่างเช่น หากคุณพบว่าตัวเองอยู่ในพื้นที่ที่มีอินเทอร์เน็ตขาด ๆ หาย ๆ ด้วยเหตุผลบางประการ คุณภาพการโทรของคุณอาจลดลงได้ ในกรณีที่เลวร้ายที่สุด การโทรของคุณอาจหลุดโดยสิ้นเชิง

หมายเลขเสมือนจะช่วยธุรกิจขนาดเล็กได้อย่างไร

หมายเลขเสมือนสามารถให้ความยืดหยุ่นในระดับที่สูงกว่าเมื่อเทียบกับระบบโทรศัพท์แบบเดิม ด้วยหมายเลขเสมือน สมาชิกในทีมสามารถรับสายจากอุปกรณ์ใดก็ได้ที่พวกเขาเลือก ซึ่งทำให้สามารถรับสายได้ทุกที่เช่นกัน

นอกจากนี้ ระบบโทรศัพท์เสมือนยังช่วยสร้างภาพลักษณ์บริษัทที่เป็นมืออาชีพและเป็นหนึ่งเดียวกันมากขึ้นอีกด้วย นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับทีมที่อยู่ห่างไกลระหว่างการประชุมเสมือนจริง แทนที่จะมีหมายเลขโทรศัพท์จากรหัสพื้นที่ต่างๆ การโทรของทีมทั้งหมดสามารถกำหนดเส้นทางผ่านระบบเสมือน ซึ่งจะแสดงรหัสพื้นที่เดียวกันสำหรับการโทรทั้งหมด

ระบบโทรศัพท์เสมือนยังติดตั้งและบำรุงรักษาได้ง่ายกว่า และโดยทั่วไปจะมีราคาถูกกว่าระบบแบบเดิมที่เทียบเคียงได้ ด้วยวิธีนี้ จึงสามารถประหยัดเวลาและเงินของธุรกิจขนาดเล็กได้

เริ่มต้นใช้งานหมายเลขโทรศัพท์เสมือน

สำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ ระบบโทรศัพท์เสมือนเป็นการลงทุนที่มีประโยชน์ในเศรษฐกิจสมัยใหม่ในปัจจุบัน ระบบเหล่านี้ไม่เพียงแต่ช่วยรักษาต้นทุนให้ต่ำเท่านั้น แต่ยังให้ความยืดหยุ่นที่เพิ่มขึ้น ให้การตั้งค่าและการบำรุงรักษาที่ง่ายขึ้น และสร้างภาพลักษณ์บริษัทที่เป็นหนึ่งเดียวกันมากขึ้นสำหรับทีมที่อยู่ห่างไกล