W2 Form Wage and Tax Statement คืออะไร? สิ่งที่นายจ้างและลูกจ้างจำเป็นต้องทราบ

คุณเป็นพนักงานที่สงสัยว่าใบแจ้งยอดค่าจ้างและภาษีในแบบฟอร์ม W2 คืออะไร หรือเป็นนายจ้างที่สงสัยว่าจำเป็นต้องให้หรือไม่ นายจ้างและพนักงานจำเป็นต้องเข้าใจความรับผิดชอบของตนเมื่อพูดถึงแบบฟอร์ม W2 ในบทความนี้ เราจะแนะนำทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้ มาดำน้ำกันเถอะ!

แบบฟอร์ม W2 คืออะไร?

แบบฟอร์ม W2 คือแบบฟอร์มภาษี Internal Revenue Service (IRS) ที่ใช้ในการรายงานค่าจ้าง เงินเดือน และค่าตอบแทนอื่นๆ ที่จ่ายให้กับพนักงาน นายจ้างต้องให้สำเนาแบบฟอร์ม W2 ที่กรอกครบถ้วนแก่พนักงานเพื่อให้สามารถยื่นภาษีได้ นอกจากนี้ นายจ้างยังต้องส่งสำเนาแบบฟอร์มไปยัง IRS และหน่วยงานภาษีของรัฐที่เกี่ยวข้อง

ใครได้รับแบบฟอร์ม W-2 – งบค่าจ้างและภาษี

แบบฟอร์ม W2 หรือที่เรียกว่าใบแจ้งยอดค่าจ้างและภาษีจะถูกส่งไปยังพนักงานที่ทำงานให้กับนายจ้างในระหว่างปี แบบฟอร์มนี้ออกโดยนายจ้างเมื่อสิ้นปีภาษี และมีข้อมูลเกี่ยวกับภาษีหัก ณ ที่จ่ายและค่าชดเชยใดๆ ที่ได้รับ

พนักงานทุกคนต้องได้รับสำเนาแบบฟอร์มนี้เพื่อยื่นภาษี นายจ้างจำเป็นต้องส่งสำเนาแบบฟอร์มนี้ไปยัง IRS และหน่วยงานภาษีของรัฐที่เกี่ยวข้อง

ความรับผิดชอบของคุณในฐานะนายจ้าง

ในฐานะนายจ้าง กฎหมายกำหนดให้คุณต้องจัดเตรียมแบบฟอร์ม W2 ให้พนักงานเมื่อสิ้นปีภาษี แบบฟอร์มนี้ต้องกรอกอย่างถูกต้องและยื่นตรงเวลาเพื่อหลีกเลี่ยงการลงโทษจาก IRS หรือหน่วยงานของรัฐ

สิ่งสำคัญคือคุณต้องเก็บบันทึกค่าจ้างพนักงานและภาษีหัก ณ ที่จ่ายตลอดทั้งปีอย่างถูกต้อง เนื่องจากข้อมูลนี้จะสะท้อนให้เห็นในแบบฟอร์ม W2

ฉันจะรับ W-2 ได้อย่างไร

หลายคนไม่ทราบวิธีรับแบบฟอร์ม W-2 แต่จริงๆ แล้วค่อนข้างง่าย เคล็ดลับในการรับ W-2 มีดังนี้

1. ติดต่อนายจ้างของคุณ: นายจ้างของคุณควรสามารถให้เอกสารที่จำเป็นหรือคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการเข้าถึงและดาวน์โหลดได้
2. เข้าสู่ระบบบัญชีเงินเดือนออนไลน์ของคุณ: หากคุณเข้าถึงระบบบัญชีเงินเดือนออนไลน์ได้ คุณอาจดาวน์โหลดสำเนา W-2 ของคุณได้โดยตรงจากเว็บไซต์
3. ติดต่อสำนักงานประกันสังคม (SSA): SSA อาจให้สำเนา W-2 แก่คุณได้ หากคุณทำหายหรือไม่สามารถขอรับจากนายจ้างได้
4. ขอสำเนาจาก IRS: หากคุณไม่สามารถรับสำเนาจากนายจ้างได้ คุณสามารถขอเปลี่ยนใหม่ได้ฟรีจาก IRS โดยยื่นแบบฟอร์ม 4506–T
5. ใช้บริการของบุคคลที่สาม: มีบริการของบุคคลที่สามมากมายที่สามารถช่วยเรียกสำเนาแบบฟอร์ม W-2 ของคุณได้ หากวิธีการอื่นๆ ทั้งหมดล้มเหลว บริษัทเหล่านี้มักเรียกเก็บค่าธรรมเนียมสำหรับบริการนี้ ดังนั้นโปรดหาข้อมูลให้ดีก่อนล่วงหน้า

W-2 จะครบกำหนดเมื่อใดในปี 2566

W-2 สำหรับปีภาษี 2022 มีกำหนดชำระภายในหรือก่อนวันที่ 31 มกราคม 2023 นายจ้างต้องออกแบบฟอร์ม W-2 เมื่อสิ้นปีปฏิทินและต้องส่งภายในวันสุดท้ายของเดือนกุมภาพันธ์ เป็นสิ่งสำคัญสำหรับนายจ้างเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนได้รับ W-2 ในเวลาที่เหมาะสมเพื่อเตรียมภาษี

แบบฟอร์ม W-2 มีข้อมูลใดบ้าง: รวมงบค่าจ้างและภาษี

แบบฟอร์ม W-2 งบค่าจ้างและภาษีให้ภาพรวมที่ครอบคลุมของข้อมูลทางการเงินของพนักงานสำหรับปี ต่อไปนี้เป็นรายการรายละเอียดที่รวมอยู่ในแบบฟอร์ม W-2:

• ชื่อพนักงาน ที่อยู่ และหมายเลขประกันสังคม
• ชื่อนายจ้าง ที่อยู่ และหมายเลขประจำตัวนายจ้าง (EIN)
• รายได้ ค่าจ้าง และทิปทั้งหมด
• จำนวนภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลางที่ถูกหัก ณ ที่จ่าย
• จำนวนภาษีประกันสังคมและ Medicare ที่หัก ณ ที่จ่าย
• ภาษีของรัฐ ท้องถิ่น และ/หรือเมืองถูกหัก ณ ที่จ่าย
• รายได้ที่ต้องเสียภาษีหรือการหักเงินอื่นใดที่รายงานต่อ IRS

วิธียื่นแบบฟอร์ม W-2

มาดูวิธีการกรอกแบบฟอร์ม W-2 แบบกล่องต่อกล่องด้านล่าง…

บ็อกซ์ AF

กล่อง A ใช้สำหรับ SSN ของพนักงาน ช่อง B, C และ D ใช้สำหรับ EIN ที่อยู่ของนายจ้าง และหมายเลขควบคุม กล่อง E และ F เป็นชื่อและที่อยู่ของพนักงาน

ช่องที่ 1 – ค่าจ้าง ทิป ค่าตอบแทนอื่นๆ

ค่าจ้างรวมที่ต้องเสียภาษี ทิป และค่าตอบแทนอื่นๆ ของพนักงานของคุณ

ช่องที่ 2 – ภาษีหัก ณ ที่จ่ายของรัฐบาลกลาง

ผลรวมของภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลางที่หักออกจากเงินเดือนของพนักงานตลอดทั้งปี

กล่องที่ 3 และ 4

ค่าจ้างขั้นต้นของพนักงานและภาษีประกันสังคมที่หักจากค่าจ้างจะแสดงอยู่ในช่องเหล่านี้

ช่องที่ 5 – ค่าจ้างและทิปของ Medicare

นี่คือจำนวนค่าจ้างและทิปที่ต้องเสียภาษีเมดิแคร์

ช่องที่ 6 – ภาษี Medicare หัก ณ ที่จ่าย

จำนวนภาษีเมดิแคร์ทั้งหมดที่หักจากเช็คเงินเดือนของพนักงาน

ช่องที่ 7 – เคล็ดลับประกันสังคม

หากทำได้ นี่คือจำนวนทิปทั้งหมดที่พนักงานของคุณรายงานให้คุณทราบ

ช่องที่ 8 – ทิปที่จัดสรร

นี่คือจำนวนทิปที่จัดสรรให้กับพนักงานของคุณ ตามรายได้ทิปที่รายงาน

ช่องที่ 9

ช่องนี้เลิกใช้แล้วและควรเว้นว่างไว้

ช่องที่ 10 – ผลประโยชน์การดูแลผู้อยู่ในอุปการะ

นี่คือจำนวนผลประโยชน์การดูแลที่ต้องพึ่งพาโดยธุรกิจของคุณ

กล่อง 11 – แผนไม่ผ่านการรับรอง

นี่คือจำนวนเงินค่าชดเชยที่เลื่อนออกไปโดยไม่มีเงื่อนไขที่จ่ายให้กับพนักงาน

ช่องที่ 12

แผน 401(k) เป็นหนึ่งในประเภทค่าตอบแทนที่รายงานในกล่องนี้ คำสั่ง IRS W2 ให้รายละเอียดของรหัสที่ใช้ในส่วนนี้

ช่องที่ 13

ที่นี่ คุณสามารถระบุได้ว่าพนักงานคนนั้นเป็น พนักงานตามกฎหมายหรือไม่ ซึ่งก็คือคนที่ทำงานให้คุณแต่ไม่ใช่พนักงานตามความหมายดั้งเดิม ช่องนี้ยังมีช่องทำเครื่องหมายที่คุณสามารถระบุว่าพนักงานได้รับเงินค่าป่วยจากบุคคลที่สามหรือไม่

ช่องที่ 14 – อื่นๆ

ช่องนี้ใช้สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม เช่น ค่าเบี้ยประกันของสหภาพแรงงาน เบี้ยประกันสุขภาพที่พนักงานจ่ายให้ และการหักเงินอื่นๆ

กล่อง 15 ถึง 20

ภาษีของรัฐและท้องถิ่นแสดงอยู่ในช่องเหล่านี้ รวมถึงจำนวนเงินที่หักจากค่าจ้างของพนักงานและจำนวนเงินที่ต้องเสียภาษีเหล่านี้

จะทำอย่างไรหากคุณไม่ได้รับแบบฟอร์ม IRS W2

หากคุณไม่ได้รับแบบฟอร์ม IRS W-2 สำหรับปีภาษีปัจจุบัน คุณสามารถดำเนินการสองสามขั้นตอนเพื่อค้นหาแบบฟอร์มดังกล่าว ขั้นแรก ติดต่อนายจ้างของคุณและสอบถามว่าแบบฟอร์มถูกส่งออกไปเมื่อใด

หากจำเป็น คุณสามารถติดต่อ IRS ได้โดยตรง หากคุณไม่พบแบบฟอร์มของคุณ ต้องการความช่วยเหลือในการกรอก หรือไม่แน่ใจว่าจะยื่นภาษีอย่างไร คุณสามารถปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีได้ตลอดเวลา

ประเภทของแบบฟอร์ม IRS W

มีแบบฟอร์ม W หลายประเภทที่ออกโดย IRS ลองมาดูที่พวกเขา…

แบบฟอร์ม W-2: งบค่าจ้างและภาษี

แบบฟอร์มที่นายจ้างต้องออกให้ลูกจ้างภายในสิ้นเดือนมกราคมของทุกปี โดยมีรายละเอียดเกี่ยวกับค่าจ้าง เงินเดือน และการหักเงินใดๆ ที่นายจ้างหักจากพนักงาน

แบบฟอร์ม W4: หนังสือรับรองการหักลดหย่อนของพนักงาน

แบบฟอร์มนี้ใช้เพื่อกำหนดจำนวนภาษีรายได้ของรัฐบาลกลางที่ควรถูกหักออกจากเงินเดือนของพนักงานแต่ละคน

แบบฟอร์ม W9: ขอหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (TIN) และหนังสือรับรอง

แบบฟอร์มนี้ใช้เพื่อขอหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (TIN) จากบุคคล องค์กร หรือหน่วยงานอื่นๆ

แบบฟอร์ม W2G: การชนะการพนันบางอย่าง

W2G ออกให้เมื่อรางวัลการพนันบางอย่างมีมูลค่าเกิน 600 ดอลลาร์ และใช้เพื่อรายงานการจ่ายเงินใดๆ จากกิจกรรมการพนัน เช่น ลอตเตอรี่และการชิงโชค

จะทำอย่างไรถ้าคุณพบข้อผิดพลาดใน W-2 ของคุณ

หากคุณพบข้อผิดพลาดใน W-2 ของคุณ โปรดติดต่อนายจ้างของคุณโดยเร็วที่สุด นายจ้างของคุณอาจต้องออกแบบฟอร์มที่ถูกต้องหากข้อมูลใดไม่ถูกต้อง ในบางกรณีสามารถแก้ไขได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย

หากข้อผิดพลาดมีความซับซ้อนมากขึ้น นายจ้างของคุณอาจต้องยื่นแบบแก้ไขการส่งคืนกับ IRS แม้ว่าคุณจะไม่ได้รับคำแนะนำด้านภาษีฟรีเมื่อพูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญด้านภาษี แต่ก็อาจจะคุ้มค่าหากความผิดพลาดนั้นเป็นเรื่องใหญ่

วิธีแนบ W2 ของคุณ

การแนบ W-2 ของคุณในการคืนภาษีเป็นกระบวนการง่ายๆ นี่คือวิธีการทำ:

1. รวบรวมเอกสาร รวบรวม W-2 ของคุณและเอกสารอื่น ๆ ที่คุณจะแนบไปกับการคืนภาษีของคุณ
2. สแกนหรือถ่ายเอกสาร สแกนเอกสารหรือทำสำเนาหากเป็นแบบฟอร์มกระดาษ
3. สร้างโฟลเดอร์อิเล็กทรอนิกส์ สร้างโฟลเดอร์ในคอมพิวเตอร์ที่คุณจะจัดเก็บเอกสาร
4. อัพโหลดเอกสาร อัปโหลดแบบฟอร์มที่สแกน/ถ่ายเอกสารของคุณไปยังโฟลเดอร์อิเล็กทรอนิกส์
5. แนบเอกสารในการส่งคืน ใช้ซอฟต์แวร์ที่คุณใช้ยื่นภาษีเพื่อแนบเอกสารในการคืนสินค้า

เคล็ดลับแบบฟอร์ม W2

การยื่นภาษีอาจเป็นงานที่น่ากลัวสำหรับใครหลายคน ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับเพื่อให้แน่ใจว่าคุณยื่น W-2 ถูกต้องและตรงเวลา:

• ตรวจสอบข้อมูลของคุณอย่างระมัดระวัง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดของคุณถูกต้องและเป็นปัจจุบัน
• ตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง ตรวจสอบแบบฟอร์มอย่างละเอียดก่อนส่งเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาด
• ส่งตรงเวลา อย่าลืมยื่น W-2 ของคุณก่อนวันครบกำหนดเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องเสียค่าธรรมเนียมล่าช้า
• ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านภาษี หากมีข้อสงสัย โปรดติดต่อผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีที่มีคุณสมบัติเหมาะสมเพื่อขอคำแนะนำและความช่วยเหลือเพิ่มเติมเกี่ยวกับการหักภาษีและการยื่น W-2 ของคุณ
• การชำระภาษีโดยประมาณ หากคุณไม่ได้รับเงินเดือนหรือค่าจ้าง คุณอาจต้องชำระภาษีโดยประมาณตลอดทั้งปี

คำสุดท้าย

แบบฟอร์ม W2 ค่าจ้างและคำชี้แจงภาษีเป็นเอกสารสำคัญสำหรับนายจ้างและลูกจ้าง นายจ้างมีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนกรอกแบบฟอร์มเหล่านี้อย่างถูกต้องในแต่ละปี

การค้นหาซอฟต์แวร์ภาษีที่ดีที่สุดสำหรับผู้ประกอบอาชีพอิสระและเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กก็มีความสำคัญเช่นกัน เนื่องจากจะทำให้กระบวนการยื่นภาษีง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

อะไรคือความแตกต่างระหว่าง 1099 และ W-2?

แบบฟอร์ม 1099 ใช้สำหรับรายงานรายได้ที่ไม่ใช่พนักงาน เช่น งานอิสระหรืองานตามสัญญา ในขณะที่แบบฟอร์ม W-2 ใช้สำหรับรายงานค่าจ้าง เงินเดือน และค่าตอบแทนพนักงานประเภทอื่นๆ

นอกจากนี้ นายจ้างยังต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายจากรายได้ของพนักงานที่รายงานในแบบฟอร์ม W-2 ในขณะที่กฎ 1099 กำหนดให้ผู้รับเหมาอิสระต้องรับผิดชอบในการจ่ายภาษีของตนเองจากรายได้ที่รายงานในแบบฟอร์ม 1099

แบบฟอร์ม W-4 และแบบฟอร์ม W-2 แตกต่างกันอย่างไร

นายจ้างใช้แบบฟอร์ม W-4 เพื่อกำหนดจำนวนภาษีที่ควรหักจากเช็คเงินเดือนของพนักงาน ในขณะที่แบบฟอร์ม W-2 จะรายงานค่าจ้างและภาษีหัก ณ ที่จ่ายซึ่งถูกหัก ณ ที่จ่ายจริงเมื่อสิ้นปี แบบฟอร์มทั้งสองถูกยื่นต่อ IRS แต่มีเพียงนายจ้างเท่านั้นที่กรอกและยื่นแบบฟอร์ม W-4 พนักงานกรอกและยื่นแบบฟอร์ม W-2

“Cafe 125” ในแบบฟอร์มภาษี W-2 คืออะไร

Cafe 125 หมายถึงเงินที่นายจ้างจ่ายให้สำหรับเบี้ยประกันสุขภาพ ทันตกรรม และการมองเห็นของพนักงาน การบริจาคเหล่านี้ไม่อยู่ภายใต้การหักภาษีรายได้ของรัฐบาลกลาง ภาษีประกันสังคม หรือภาษีเมดิแคร์ และจะรายงานในส่วนนี้ของแบบฟอร์ม

แบบฟอร์ม W-2G คืออะไร?

แบบฟอร์ม W-2G เป็นแบบฟอร์มภาษีที่ใช้ในการรายงานการชนะการพนันบางอย่าง รายงานชื่อผู้รับ ที่อยู่ หมายเลขประกันสังคม และจำนวนเงินที่ชนะสำหรับปี ผู้จ่ายเงินจากการพนันที่ชนะจะต้องกรอกแบบฟอร์มนี้ หากเงินรางวัลนั้นอยู่ภายใต้การหักภาษี ณ ที่จ่ายของรัฐบาลกลาง

คุณต้องใช้เงินเท่าไหร่เพื่อรับ W-2?

โดยทั่วไป นายจ้างจะต้องออกแบบฟอร์ม W-2 ให้กับพนักงานที่มีค่าจ้างรวม $600 หรือมากกว่าในระหว่างปี ซึ่งรวมถึงค่าจ้าง ทิป และค่าตอบแทนอื่นๆ ที่รายงานในแบบฟอร์ม 1099

ฉันจะทำอย่างไรถ้าฉันทำ W-2 หาย

หากคุณทำแบบฟอร์ม W-2 หาย คุณควรติดต่อนายจ้างหรือผู้จ่ายเงินรายได้เพื่อขอสำเนาใหม่ กฎหมายกำหนดให้นายจ้างหรือผู้จ่ายเงินจัดเตรียมแบบฟอร์ม W-2 ใหม่ให้แก่คุณ หากคุณร้องขอ หากไม่มีให้ติดต่อ IRS เพื่อขอความช่วยเหลือในการขอสำเนา

ต้องส่ง W-2 ให้พนักงานภายในวันที่เท่าไหร่

นายจ้างจะต้องส่งแบบฟอร์ม W-2 ของพนักงานภายในวันที่ 31 มกราคม หากไม่ตรงตามกำหนดเวลา นายจ้างอาจถูกลงโทษ พนักงานควรติดต่อนายจ้างโดยตรงหากไม่ได้รับ W-2 ภายในวันที่กำหนด

ฉันควรทำอย่างไรหากสำเนา W-2 ของพนักงานถูกส่งกลับโดยไม่สามารถจัดส่งได้

หากมีการส่งคืนสำเนา W-2 ของพนักงานเนื่องจากไม่สามารถจัดส่งได้ นายจ้างควรใช้ความพยายามตามสมควรในการขอที่อยู่ที่ถูกต้องจากพนักงานและส่งแบบฟอร์มอีกครั้ง หากนายจ้างไม่สามารถขอที่อยู่ที่ถูกต้องได้ พวกเขาจะต้องให้แบบฟอร์มแก่ลูกจ้างเมื่อมีการร้องขอด้วยตนเองหรือทางอีเมล

นายจ้างสามารถส่ง W-2 ให้กับพนักงานทางอิเล็กทรอนิกส์ได้หรือไม่?

ใช่ นายจ้างอาจส่ง W-2 ให้กับพนักงานทางอิเล็กทรอนิกส์ หากพนักงานยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษร ความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรต้องอธิบายประเภทและขอบเขตของข้อมูลที่จะเปิดเผย และต้องดำเนินการโดยพนักงานก่อนที่จะได้รับแบบฟอร์ม W-2 ทางอิเล็กทรอนิกส์

พนักงานสามารถรับ W-2 มากกว่าหนึ่งรายการได้หรือไม่

ใช่ พนักงานสามารถรับ W-2 มากกว่าหนึ่งฉบับ หากพนักงานทำงานให้กับนายจ้างมากกว่าหนึ่งรายในปีปฏิทิน หรือหากนายจ้างไม่สามารถออกแบบฟอร์มได้ทันเวลาและต้องออกแบบฟอร์มที่ถูกต้อง

บทลงโทษสำหรับการส่ง W-2 ล่าช้าคืออะไร?

ค่าปรับสำหรับการส่ง W-2 ล่าช้าคือ 50 ดอลลาร์ต่อการส่งคืน หากการยื่นล้มเหลวไม่ได้รับการแก้ไขภายใน 30 วันนับจากวันที่ควรยื่น หากความล้มเหลวไม่ได้รับการแก้ไขภายในวันที่ 1 สิงหาคม ค่าปรับจะเพิ่มขึ้นเป็น 110 ดอลลาร์ต่อการคืนสินค้า จะเพิ่มขึ้นเป็น 270 ดอลลาร์หลังจากวันที่ 1 สิงหาคมหรือไม่มีการยื่น สำหรับการเพิกเฉยโดยเจตนา จะสูงถึง $550 ต่อการส่งคืน

นายจ้างสามารถเรียกเก็บเงินสำหรับการเปลี่ยน W-2 ได้หรือไม่?

ได้ นายจ้างสามารถเรียกเก็บเงินสำหรับ W-2 ทดแทนได้ ค่าธรรมเนียมต้องสมเหตุสมผลและโดยทั่วไปต้องไม่เกินต้นทุนการผลิตแบบฟอร์ม นายจ้างควรคำนึงถึงค่าใช้จ่ายใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการค้นคว้าและจัดทำข้อมูลที่จำเป็นในการกรอกแบบฟอร์ม

รูปภาพ: องค์ประกอบ Envato