ผู้ช่วยเสมือนทำอะไรกันแน่? ทุกสิ่งที่คุณอยากรู้

ในฐานะเจ้าของธุรกิจ คุณตระหนักดีเกินไปว่าในหนึ่งวันมี 24 ชั่วโมง และแม้แต่สิ่งเหล่านี้ก็ยังไม่เพียงพอ

ด้วยทุกสิ่งที่คุณต้องทำ – การจ้างพนักงานและการจัดการ การดูแลระบบ และการทำให้แน่ใจว่าธุรกิจของคุณดำเนินไปอย่างมีกำไร คุณไม่มีเวลาที่จะทำทุกอย่าง 100% อย่างเต็มความสามารถ

คุณไม่ควร!

หนึ่งในวิธีแก้ปัญหาง่ายๆ สำหรับสถานการณ์เช่นนี้คือการจ้างผู้ช่วย แต่ถ้าไม่มีงบประมาณสำหรับผู้ช่วยประจำ ทางเลือกที่ดีคือการจ้างผู้ช่วยเสมือน

แต่อาจเป็นเรื่องยากที่จะทราบแน่ชัดว่าจะจ้างผู้ช่วยเสมือนได้อย่างไร รวมถึงประเด็นปลีกย่อยเกี่ยวกับสิ่งที่ผู้ช่วยเสมือนทำ ให้เราช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้บางส่วนโดยลงรายละเอียดว่าผู้ช่วยเสมือนสามารถช่วยธุรกิจของคุณได้อย่างไร

ทำไมคุณต้องจ้างผู้ช่วยเสมือนและเมื่อใด

ส่วนใหญ่แล้ว การจ้างผู้ช่วยเสมือนจริงจะไม่ใช่เรื่องแย่เสมอไป ดังนั้นคุณควรจ้างผู้ช่วยเสมือนก่อนที่จะมีความจำเป็นอย่างยิ่งจะดีกว่าเสมอ!

ผู้ช่วยเสมือนสามารถทำงานต่างๆ มากมายและช่วยเหลือด้วยวิธีต่างๆ มากมาย ช่วยให้คุณลดภาระงานลงได้ การมอบหมายงานที่คุณไม่จำเป็นต้องทำจริงๆ คุณจะมีเวลามากขึ้นในการมุ่งเน้นไปที่แกนหลักของธุรกิจ แทนที่จะจมอยู่กับงานที่กินเวลามาก

การจ้างผู้ช่วยเสมือนอาจเป็นความคิดที่ดีสำหรับธุรกิจใดๆ ก็ตามที่อยู่ในขั้นตอนการปรับขนาด นี่เป็นช่วงเวลาที่วุ่นวายเสมอสำหรับธุรกิจ ซึ่งหมายความว่าหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่งานสำคัญจะสูญหายไปในการสับเปลี่ยน แต่การมีผู้ช่วยเสมือนสามารถช่วยให้แน่ใจว่ารายละเอียดจะไม่ถูกมองข้าม และทุกอย่างยังคงเป็นไปตามแผนในช่วงเวลาที่วุ่นวายนี้

ผู้ช่วยเสมือนทำอะไร?

ดังนั้น "ผู้ช่วยเสมือน ทำ อะไร" คุณอาจจะคิดไปเอง เป็นคำถามค่อนข้างปลายเปิด ในแง่หนึ่ง สิ่งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของผู้ช่วยเสมือนที่คุณจ้าง เนื่องจากมีผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านที่หลากหลาย แต่ก็ขึ้นอยู่กับคุณเช่นกันที่จะตัดสินใจว่าคุณต้องการให้ผู้ช่วยเสมือนของคุณทำอะไร จากนั้นดูว่าผู้ช่วยเสมือนที่คุณจ้างสามารถทำทุกอย่างที่คุณต้องการได้ (รวมทั้งจะเป็นพนักงานที่ดีสำหรับธุรกิจของคุณด้วย)

ให้เฉพาะเจาะจงมากขึ้น มีงานหลายอย่างที่ผู้ช่วยเสมือนส่วนใหญ่จะสามารถดำเนินการให้คุณได้ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในที่ทำงานของคุณ

• หน้าที่พื้นฐานที่สุดประการหนึ่งคือการจัดการตารางเวลาของคุณ เช่นเดียวกับความต้องการในการจัดตารางงานทั้งหมดของคุณ ด้วยผู้ช่วยเสมือน การจัดกำหนดการ ยืนยัน และรับการเตือนเกี่ยวกับการนัดหมายทั้งหมดของคุณจะกลายเป็นเรื่องง่ายขึ้น ประหยัดเวลาได้มากและช่วยให้คุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• การสื่อสารภายในและภายนอกเป็นอีกหนึ่งพื้นที่ที่ผู้ช่วยเสมือนสามารถให้ความช่วยเหลือได้มากมาย ผู้ช่วยเสมือนสามารถจัดการรายชื่อผู้ติดต่อและคัดกรองอีเมล โดยจะส่งเฉพาะรายการที่ต้องการความสนใจในทันทีเท่านั้น ด้วยความช่วยเหลือจากผู้ช่วยเสมือนจริง การส่งอีเมลจำนวนมากถึงลูกค้าหรือพนักงานและติดตามที่อยู่อีเมลที่คุณต้องการจึงเป็นเรื่องง่ายขึ้น
• ในบางกรณี ผู้ช่วยเสมือนจะสามารถทำงานด้านบัญชีและช่วยจัดการหนังสือของบริษัทของคุณได้ ซึ่งอาจหมายถึงการตรวจสอบธุรกรรมในบัญชีธนาคารของธุรกิจ การส่งใบแจ้งหนี้ หรือติดตามการชำระเงินที่ยังไม่ได้รับ ไม่ต้องบอกก็รู้ว่าวิธีนี้ช่วยประหยัดเวลาและความพยายามได้มาก เนื่องจากงานนี้ส่วนใหญ่ซ้ำซากจำเจแต่จำเป็นต้องทำให้เสร็จ

วิธีจ้างผู้ช่วยเสมือน

ในหลายๆ วิธี การรู้วิธีจ้างผู้ช่วยเสมือนต้องใช้ทักษะเช่นเดียวกับการบรรจุตำแหน่งอื่นๆ ในบริษัทของคุณ แน่นอน คุณยังต้องปรับแต่งกระบวนการ การจ้าง CEO นั้นแตกต่างจากการจ้างพนักงานแนวหน้า ดังนั้นคุณต้องปรับแต่งกระบวนการจ้างงานจริงๆ – การทดสอบ คำถามสัมภาษณ์ หรือแม้แต่สถานที่ที่คุณจัดหาผู้สมัคร – ได้รับการออกแบบมาเพื่อจ้างผู้ช่วยเสมือน

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับง่ายๆ บางประการ:

1. กำหนดงานที่คุณต้องการให้ผู้ช่วยเสมือนของคุณทำ รวบรวมความต้องการของคุณและร่างงานที่คุณต้องการว่าจ้างผู้ช่วยเสมือนจากภายนอก เมื่อคำนึงถึงสิ่งนี้แล้ว คุณจะสามารถเขียนรายละเอียดงานเกี่ยวกับสิ่งที่ผู้ช่วยเสมือนของคุณต้องทำในขณะทำงาน พูดสั้นๆ คุณต้องรู้ล่วงหน้าว่าจะขอให้ผู้ช่วยเสมือนทำอะไร
2. งานที่คุณจดไว้อย่างน้อยจะเป็นส่วนหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับขั้นตอนถัดไป ซึ่งก็คือการกำหนดงบประมาณของคุณ ท้ายที่สุด คุณไม่สามารถขอผู้ช่วยเสมือนมากเกินไปโดยไม่เสนอค่าตอบแทนที่เหมาะสมสำหรับงานเหล่านั้น งบประมาณที่คุณมีจะช่วยกำหนดว่าคุณจ้างผู้ช่วยเต็มเวลา ผู้ช่วยนอกเวลา หรือถ้าคุณต้องการจ้างผู้ช่วยเสมือนแบบทีละงาน ซึ่งอาจเป็นตัวเลือกได้เช่นกัน จำไว้ว่าคุณต้องการจัดสรรงบประมาณบางส่วนไว้สำหรับการพัฒนาพนักงาน รวมถึงงบประมาณของผู้ช่วยเสมือน หากคุณเห็นว่าพวกเขาอยู่กับบริษัทของคุณในระยะยาว
3. หลังจากสรุปรายการงานและงบประมาณของคุณแล้ว คุณสามารถโพสต์รายละเอียดงานและรอให้ผู้สมัครพบคุณ จากนั้น ทุกอย่างเกี่ยวกับการตรวจสอบผู้สมัคร ดำเนินการสัมภาษณ์ และตรวจสอบสถานะเพื่อหาผู้ช่วยเสมือนที่ดีที่สุดในแบบที่คุณต้องการสำหรับงานอื่นๆ

เมื่อคุณจ้างผู้ช่วยเสมือน เป็นความคิดที่ดีที่จะจำกัดให้แคบลงให้เหลือผู้สมัครสั้นๆ จากนั้นให้พวกเขาทดสอบเพื่อดูว่าพวกเขาสามารถจัดการงานได้หรือไม่ คุณจะต้องการให้พวกเขาเริ่มต้นทำงาน ดังนั้นการทดสอบร่วมกันจะช่วยให้แน่ใจว่าคุณเจอคนที่ใช่ เมื่อคุณเชื่อว่าคุณพบผู้ช่วยเสมือนที่เหมาะสมแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องตั้งความคาดหวังสำหรับสิ่งที่คุณคาดว่าจะได้รับจากตำแหน่งนั้น รวมถึงรายการตรวจสอบการเริ่มต้นใช้งานของสิ่งที่คุณต้องการให้ผู้ช่วยเสมือนคนใหม่บรรลุผล สิ่งนี้น่าจะตรงกับรายการงานดั้งเดิมที่คุณต้องการว่าจ้างจากภายนอก แต่การย้ำว่าทำไมคุณถึงจ้างผู้ช่วยเสมือนและสิ่งที่คุณต้องการจากบทบาทนั้นไม่ใช่เรื่องเสียหาย

ทำไมต้องจ้างผู้ช่วยเสมือน?

หลังจากขั้นตอนทั้งหมดที่คุณดำเนินการเพื่อจ้างผู้ช่วยเสมือน สิ่งสำคัญคืออย่าลืมว่าทำไมคุณถึงต้องการผู้ช่วยเสมือนในตอนแรก การคำนึงถึงสิ่งนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าคุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากผู้ช่วยเสมือนของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีบุคคลที่เหมาะสมสำหรับงาน และคุณให้ทิศทางและการจัดการที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

สำหรับผู้เริ่มต้น คุณได้จ้างผู้ช่วยเสมือนเพื่อประหยัดเวลาในการทำงานบางอย่าง แต่คุณได้ทำเพื่อประหยัดเงินโดยการลดค่าใช้จ่ายบางส่วนที่เกี่ยวข้องกับพนักงานในองค์กรแบบดั้งเดิม นอกจากนี้ยังเป็นไปได้ที่จะจ้างผู้ช่วยเสมือนนอกเวลา พนักงานทางไกล หรือจ้างคนที่แค่ทำงานที่คุณต้องการ ซึ่งจะช่วยประหยัดเงินให้กับธุรกิจของคุณ

นอกจากนี้ การว่าจ้างผู้ช่วยเสมือนยังช่วยให้เจ้าของธุรกิจและผู้จัดการมีเวลามากขึ้นในการมุ่งเน้นมาตรการภาพรวมที่สามารถปรับปรุงธุรกิจได้ แทนที่จะใช้เวลามากเกินไปในการดำเนินงานประจำวัน ซึ่งคลาสสิกคือ 'การทำงาน กับ คุณ' ธุรกิจมากกว่า ใน นั้น' การดำเนินงานประจำวันเหล่านั้นควรดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งจะช่วยเพิ่มเวลาให้กับเจ้าของและผู้จัดการในการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น หากไม่เป็นเช่นนั้น อาจจำเป็นต้องประเมินความต้องการผู้ช่วยเสมือนใหม่อีกครั้ง หรือดูว่างานที่มอบหมายให้กับผู้ช่วยเสมือนนั้นเสร็จสิ้นอย่างไร

ซอฟต์แวร์การจัดการธุรกิจและพนักงาน: เครื่องมือจัดการผู้ช่วยดิจิทัลแบบ All-In-One ของคุณ

แต่ถ้าการจ้างผู้ช่วยเสมือนดูเป็นเรื่องที่น่ากังวล คุณสามารถใช้วิธีง่ายๆ ในการจัดการผู้ช่วยเสมือนของคุณ และจัดการและมอบหมายงานที่กินเวลามากที่สุดของคุณได้ง่ายๆ โดยใช้พนักงานและธุรกิจที่รวมทุกอย่างไว้ในที่เดียว แอปการจัดการ เช่น Connectteam

ลองนึกภาพโลกที่คุณสามารถบอกผู้ช่วยเสมือนของคุณว่าต้องทำอะไร และให้พวกเขาดูแลทุกอย่างจากที่นั่น (โดยที่คุณควบคุมดูแลได้เต็มที่) ทุกสิ่งที่คุณน่าจะมอบหมายมากที่สุดสามารถจัดการได้ผ่านแอป Connecteam – ไม่จำเป็นต้องมีการฝึกอบรมใดๆ เลยด้วยซ้ำ!

ลองนึกภาพโลกที่คุณ -

• ผู้ช่วยเสมือนสามารถเตรียมความพร้อมด้วยตนเองผ่านคุณสมบัติการฝึกอบรมทางไกลแบบดิจิทัล
• งานที่ทำซ้ำๆ เช่น การจัดตารางเวลาของพนักงานสามารถทำงานโดยอัตโนมัติได้อย่างง่ายดาย หมายความว่าไม่ต้องวุ่นวายกับการพยายามค้นหาว่าใครพร้อมทำงานอีกต่อไป และไม่ต้องกังวลหากคุณมีข้อขัดแย้งเกี่ยวกับการจัดกำหนดการ
• พนักงานสามารถตอกบัตรเข้าและออกได้ด้วยตนเองผ่านสมาร์ทโฟน
• การสื่อสารทั่วทั้งบริษัทสามารถทำได้ง่ายๆ เพียงแค่โพสต์การอัปเดตในแอป แล้วส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติไปยังใครก็ตามที่ยังไม่ได้ดู
• ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์และจัดการโครงการด้วยวิธีที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยเครื่องมือการจัดการงานในตัว

ไม่จำเป็นต้องมีการฝึกอบรม แผนใช้งานฟรีตลอดไป และทดลองใช้งานฟรี 14 วันสำหรับแผนชำระเงินทั้งหมด มีเหตุผลที่ธุรกิจมากกว่า 36,000 แห่งชอบใช้ Connecteam เพื่อจัดการผู้ช่วยเสมือน พนักงาน และธุรกิจของตน

ลองใช้ Connectteam วันนี้และดูว่าจะช่วยให้ผู้ช่วยเสมือนของคุณเริ่มต้นทำงานได้อย่างไร ทำให้ธุรกิจของคุณดำเนินไปได้ดีขึ้น เร็วขึ้น แข็งแกร่งขึ้น และช่วยให้คุณปรับขนาดได้!