- โฮมเพจ
- บทความ
- บล็อก
- Virtual Assistant คืออะไร – และ 47 งานที่พวกเขาทำเพื่อคุณได้
Virtual Assistant คืออะไร – และ 47 งานที่พวกเขาทำเพื่อคุณได้
เผยแพร่แล้ว: 2023-07-31
ผู้อ่านถามว่า:
ผู้ช่วยเสมือนทำอะไร?และจะช่วยธุรกิจของฉันได้อย่างไร?ฉันทำธุรกิจเล็กๆ แต่ปริมาณอีเมลและการสอบถามจากลูกค้าพุ่งกระฉูดมันท้าทายที่จะจัดระเบียบแต่เราไม่สามารถจ้างผู้ช่วยฝ่ายธุรการหรือผู้จัดการสำนักงานแบบเต็มเวลาได้ — อีกทั้งเราไม่มีพื้นที่ เนื่องจากสำนักงานของเรามีขนาดเล็กเพื่อนร่วมงานแนะนำให้ฉันจ้างผู้ช่วยเสมือนคุณช่วยบอกฉันเกี่ยวกับประเภทของงานที่ผู้ช่วยเสมือนสามารถทำได้ได้ไหม
ขายธุรกิจของคุณ
เพิ่มพลังให้งานของคุณประสบความสำเร็จ
โฆษณาธุรกิจของคุณที่นี่
— Howard จาก Albuquerque, New Mexico
ฮาวเวิร์ด นี่เป็นคำถามที่ดี ใช่ เราจะอธิบายว่าผู้ช่วยเสมือนทำอะไรกันแน่ เราจะไปดีกว่าสำหรับคุณ
ในตอนท้ายของบทความนี้ เราได้สรุปงาน 42 รายการที่ผู้ช่วยเสมือน (VA) สามารถทำได้สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก เพื่อให้คุณมีตัวอย่างในการวาด แต่ก่อนอื่นเรามาตอบข้อมูลพื้นฐานกันก่อน
ผู้ช่วยเสมือนคืออะไร?
ผู้ช่วยเสมือน หรือที่มักเรียกสั้นๆ ว่า VA คือมืออาชีพที่ทำงานในสภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกล โดยให้ความช่วยเหลือในด้านต่างๆ เช่น งานธุรการ การริเริ่มพัฒนาธุรกิจ การจัดการโซเชียลมีเดีย แคมเปญการตลาด และอื่นๆ อีกมากมาย
ผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้มีส่วนสำคัญในการดำเนินงานประจำวันของธุรกิจขนาดเล็ก ผู้ประกอบการ และบทบาทด้านการจัดการ โดยให้การสนับสนุนโดยการจัดการงานที่เกิดซ้ำและการจัดการงานด้านการบริหารที่ใช้เวลาอันมีค่า
ในขณะที่ผู้ช่วยเหล่านี้มักทำงานจากสำนักงานที่บ้าน ตำแหน่งทางภูมิศาสตร์ของพวกเขาสามารถอยู่ที่ใดก็ได้ – ในสหรัฐอเมริกาหรือต่างประเทศ
ผู้ช่วยเสมือนได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วในธุรกิจขนาดเล็กในช่วงทศวรรษที่ผ่านมา โดยสาเหตุหลักมาจากความยืดหยุ่น
ขึ้นอยู่กับความต้องการทางธุรกิจของคุณ VA สามารถจ้างแบบพาร์ทไทม์หรือแบบเต็มเวลาก็ได้ ไม่ว่าคุณจะต้องการใช้บริการของพวกเขาเป็นเวลา 20 ชั่วโมง 30 ชั่วโมง หรือแม้แต่ 40 ชั่วโมงเต็มสัปดาห์ VA ก็มอบความสามารถรอบด้านเพื่อตอบสนองความต้องการเฉพาะของคุณ
รูปแบบค่าตอบแทนสำหรับผู้ช่วยเสมือนนั้นค่อนข้างหลากหลาย บางคนอาจต้องการจ่ายเป็นรายชั่วโมง ในขณะที่บางรายอาจเลือกรับค่าจ้างรายสัปดาห์หรือรายเดือนแบบคงที่
ในหลายกรณี คุณอาจพบข้อเสนอที่คุ้มค่ากว่าโดยการจ้างผู้ช่วยเสมือนแบบเต็มเวลาด้วยเหตุผลหลายประการ:
- ราคาสามารถจ่ายได้อย่างน่าประหลาดใจ โดยเฉพาะสำหรับคนทำงานนอกชายฝั่ง
- ง่ายกว่าที่จะรวมผู้ช่วยเต็มเวลาเข้ากับเวิร์กโฟลว์ปกติและรับประโยชน์ที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นจากการจัดการ
- VA เต็มเวลาจะอยู่ในตำแหน่งที่ดีกว่าในการเรียนรู้แอพซอฟต์แวร์พิเศษที่คุณต้องการ พัฒนาความสัมพันธ์ที่จริงใจกับเพื่อนร่วมงานและลูกค้า และเติบโตไปพร้อมกับคุณเมื่อธุรกิจเติบโต
ผู้ช่วยเสมือนมีสองประเภทหลัก ได้แก่ ผู้ทำงานอิสระอิสระและผู้ที่เกี่ยวข้องกับบริษัทหรือเอเจนซี่
เมื่อคุณทำงานร่วมกับบริษัทผู้ช่วยเสมือน คุณมักจะสื่อสารกับผู้จัดการที่เข้าใจความต้องการของคุณและทำให้แน่ใจว่าคุณได้รับ VA ที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการดำเนินงานของคุณ
ประโยชน์ของผู้ช่วยเสมือน
ในโลกธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว การใช้ผู้ช่วยเสมือนสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้อย่างมาก พิจารณาเรื่องนี้ - วิธีที่เจ้าของธุรกิจหรือผู้จัดการหลักจัดสรรเวลาอาจเป็นตัวกำหนดที่สำคัญที่สุดของความสำเร็จของธุรกิจ
ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่พวกเขาจะต้องมุ่งความสนใจไปที่กิจกรรมที่มีมูลค่าสูงและเรื่องเชิงกลยุทธ์ โดยทิ้งงานประจำและงานธุรการให้เป็นผู้ช่วยเสมือนจริงที่เชื่อถือได้
ร็อบ เลวิน ประธานบริษัท Work Better Now กล่าวเช่นนี้ โดยดึงมาจากประสบการณ์ของเขาเอง
“เพื่อที่จะใช้เวลากับกิจกรรมที่มีมูลค่าสูง สิ่งสำคัญสำหรับฉันคือการใช้เวลาน้อยลงกับกิจกรรมที่มีมูลค่าต่ำ นี่คือเหตุผลที่ฉันไม่เพียงแต่จ้างผู้ช่วยเสมือนจริงเมื่อ 5 ปีที่แล้ว แต่ทำไมฉันถึงร่วมก่อตั้งบริษัทชื่อ Work Better Now เพื่อจัดหาผู้ช่วยเสมือนจริงให้กับเจ้าของธุรกิจรายอื่นๆ”
Andrew Cohen หุ้นส่วนของ Levin และ CEO ของ Work Better Now กล่าวว่าคำถามที่พบบ่อยที่สุดที่ลูกค้าในอนาคตของบริษัทถามคือ “ผู้ช่วยเสมือนสามารถทำอะไรให้ฉันได้บ้าง”
เพื่อตอบคำถามนั้น โคเฮนได้จัดเตรียมรายการงาน 47 รายการที่ผู้ช่วยเสมือนสามารถทำได้
47 งานที่ผู้ช่วยเสมือนสามารถทำได้
ผู้ช่วยเสมือนคือผู้รับเหมาอิสระที่มีทักษะสูงซึ่งทำงานมากมายจากระยะไกล ตั้งแต่การจัดกำหนดการนัดหมายไปจนถึงการคัดกรองและตอบกลับอีเมล หน้าที่ของ VA นั้นกว้างไกล
ถึงกระนั้น การตั้งเวลาและอีเมลเป็นเพียงส่วนเล็ก ๆ ของภูเขาน้ำแข็ง หากงานสามารถทำได้ทางออนไลน์ VA มีความสามารถมากกว่าที่จะดำเนินการได้
ทรัพยากรนี้เป็นคำแนะนำที่ครอบคลุมในการนำทางโลกของผู้ช่วยเสมือน อธิบายบทบาทของพวกเขาให้ชัดเจน และเน้นย้ำถึงประโยชน์สำคัญที่พวกเขาสามารถนำมาสู่ธุรกิจของคุณ
การจัดการปฏิทิน
งานในการจัดการปฏิทินทั้งแบบมืออาชีพและส่วนตัว มักเป็นความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดอย่างหนึ่งสำหรับผู้ประกอบการ
ผู้ช่วยเสมือนเข้ามาที่นี่ เปลี่ยนงานที่น่าหวาดหวั่นให้เป็นกระบวนการที่ง่ายดายด้วยการเตือนความจำและกำหนดเวลาการนัดหมาย พวกเขาเสนอบริการดังต่อไปนี้:
1. ประสานงานและกำหนดเวลาการโทรและการนัดหมายงานที่สามารถช่วยเจ้าของธุรกิจประหยัดเวลาได้ประมาณ 10 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ทำให้ไม่ต้องทำงานเหล่านี้ที่พวกเขาพบว่ายุ่งยาก
กุญแจสู่ความสำเร็จในที่นี้คือการจัดเตรียมกฎที่ชัดเจนเกี่ยวกับการจัดตารางเวลาให้กับ VA ของคุณ รวมทั้งกำหนดใครและเมื่อใด พวกเขายังสามารถช่วยในการประสานงานกำหนดการสำหรับสมาชิกในทีมคนอื่นๆ
2. ยืนยันการนัดหมายแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือให้ VA ของคุณมีรายการการนัดหมายเพื่อยืนยัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับวันถัดไป วิธีปฏิบัตินี้สามารถป้องกันการเสียเวลาที่เกิดจากการนัดหมายที่ลืมหรือการยกเลิกในนาทีสุดท้ายจากอีกฝ่ายหนึ่ง
3. ให้การแจ้งเตือนเกี่ยวกับการโทรและการนัดหมายการลืมโทรออกอาจเป็นเรื่องง่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณไม่อยู่ที่สำนักงานหรือในการประชุมติดต่อกัน VA สามารถแจ้งเตือนได้ทันท่วงที โทรหรือส่งข้อความถึงคุณก่อนที่คุณสัญญาไม่กี่นาทีเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจำได้
4. กำหนดเวลาการโทรและการนัดหมายใหม่นอกจากนี้ VA ยังทำหน้าที่เป็นสะพานสื่อสารของคุณ โดยแจ้งให้อีกฝ่ายทราบถึงการเปลี่ยนแปลงกำหนดการใดๆ และยืนยันเวลาที่กำหนดใหม่
5. แจ้งการเปลี่ยนแปลงกำหนดการให้ผู้อื่นทราบผู้ช่วยเสมือนจะแจ้งให้อีกฝ่ายทราบและได้รับการยืนยันเวลาที่กำหนดใหม่
6. ปกป้องเวลาVA ยังช่วยปกป้องเวลาของคุณจากการหยุดชะงักโดยไม่จำเป็น พวกเขาสามารถเข้าร่วมและปฏิเสธคำขอการประชุมที่อาจไม่ได้มีความสำคัญสูงสุดอย่างสุภาพ
7. ส่งและรักษา "รายการที่รอดำเนินการ"ผู้ช่วยเสมือนสามารถให้รายชื่อรายสัปดาห์ของบุคคลที่ไม่ตอบสนองต่อการร้องขอการประชุมหรือการโทร ซึ่งจะแจ้งเตือนคุณเมื่ออาจต้องมีการแทรกแซงของคุณ
8. แจ้งคนสำคัญเมื่อคุณจะไปนอกเมืองVAs ยังสามารถแจ้งให้คนที่คุณรักทราบเกี่ยวกับกำหนดการเดินทางของคุณ พวกเขาสามารถแชร์คำเชิญในปฏิทินพร้อมวันที่ไปนอกเมืองและรายละเอียดเที่ยวบินและโรงแรมของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าการสื่อสารจะราบรื่น
การจัดการอีเมลและการติดต่อและการสื่อสาร
ในยุคดิจิทัล อีเมลจำนวนมหาศาลอาจทำให้กล่องจดหมายของคุณท่วมท้นได้ และการบำรุงรักษารายชื่อผู้ติดต่อที่เป็นปัจจุบันอาจกลายเป็นงานในตัวเอง
นี่คือที่มาของความเชี่ยวชาญของผู้ช่วยเสมือน เมื่อมอบหมายงานเหล่านี้ให้กับ VA คุณสามารถเรียกคืนเวลาอันมีค่าของคุณ ต่อไปนี้คือกิจกรรมต่างๆ ที่ VA สามารถจัดการได้:
9. สกรีนอีเมลผู้ช่วยเสมือนสามารถจัดการกล่องขาเข้าของคุณตามกฎเฉพาะที่คุณตั้งไว้ พวกเขาสามารถทำงานต่างๆ เช่น ลบ ตอบกลับ ส่งต่ออีเมล หรือตั้งค่าสถานะที่สำคัญเพื่อให้คุณสนใจ
10. เพิ่มบุคคลในรายชื่อทุกครั้งที่คุณมีส่วนร่วมกับคนใหม่ ไม่ว่าจะเป็นการโทร การประชุม หรือการโต้ตอบรูปแบบอื่นๆ VA ของคุณสามารถมั่นใจได้ว่ารายละเอียดของบุคคลนั้นจะถูกเพิ่มไปยังที่ติดต่อของคุณในทันที
11. อัปเดตข้อมูลของผู้คนในรายชื่อผู้ติดต่ออาจมีบางกรณีที่คุณไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดของผู้ติดต่อได้ในทันที ในกรณีเช่นนี้ VA สามารถค่อยๆ เติมเต็มช่องว่างเหล่านี้ โดยเพิ่มข้อมูลไปยังผู้ติดต่อเมื่อข้อมูลนั้นพร้อมใช้งาน เช่น รายละเอียดจากลายเซ็นอีเมล
12. เพิ่มผู้ติดต่อไปยัง CRMเหตุผลหลักที่ธุรกิจขนาดเล็กไม่ใช้ประโยชน์จากแอปพลิเคชัน CRM อย่างมีประสิทธิภาพคือการป้อนข้อมูลที่ใช้เวลานาน VA ของคุณสามารถทำงานนี้ โดยเพิ่มและจัดระเบียบระบบ CRM ของคุณ
งานโทรศัพท์
เมื่อคุณต้องการให้ใครสักคนจัดการการติดต่อทางโทรศัพท์หรือแม้แต่ทำหน้าที่พนักงานต้อนรับแบบเบาๆ โดยไม่จำเป็นต้องแสดงตัว ผู้ช่วยเสมือนสามารถทำหน้าที่แทนได้
13. ทำหน้าที่พนักงานต้อนรับแบบเบามีบางกรณีที่คุณอาจได้รับสายสำคัญแต่อาจไม่พร้อมรับสายเป็นการส่วนตัว นี่คือจุดที่ผู้ช่วยเสมือนเป็นสิ่งล้ำค่า
ด้วยการเปลี่ยนเส้นทางการโทรดังกล่าวไปยัง VA ของคุณ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าคุณจะไม่พลาดการสื่อสารที่สำคัญใดๆ ในขณะที่ยังสามารถโฟกัสกับงานหลักของคุณโดยไม่หยุดชะงัก
14. ถอดข้อความเสียงในยุคดิจิทัลที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ข้อความเสียงส่วนใหญ่สามารถเข้าถึงได้ทางอีเมล สิ่งเหล่านี้สามารถส่งต่อไปยัง VA ของคุณ ซึ่งนอกเหนือจากการถอดความเนื้อหาข้อความเสียงแล้ว ยังสามารถดำเนินกิจกรรมติดตามผลที่จำเป็นได้อีกด้วย
ซึ่งอาจรวมถึงการติดต่อกับผู้โทรหรือตั้งค่าการเตือนเพื่อให้คุณตอบกลับ ซึ่งจะทำให้กระบวนการสื่อสารของคุณคล่องตัวขึ้น
การท่องเที่ยว
งานในการจัดเที่ยวบินและโรงแรมสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจอาจเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานานอย่างน่าประหลาดใจ ซึ่งมักจะดึงคุณออกจากการดำเนินธุรกิจหลักของคุณ นี่คือจุดที่ทักษะของผู้ช่วยเสมือนสามารถพิสูจน์ได้ว่าขาดไม่ได้ VA สามารถจัดการ:
15. เที่ยวบินวิจัยเมื่อพิจารณาจากเกณฑ์เฉพาะของคุณ เช่น สายการบินที่ต้องการ การจัดที่นั่ง และเวลา VA สามารถทำการวิเคราะห์อย่างละเอียดเกี่ยวกับตัวเลือกเที่ยวบินต่างๆ
จากนั้นพวกเขาสามารถนำเสนอทางเลือกที่ดีที่สุดแก่คุณ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่เพียงแต่เดินทางอย่างสะดวกสบายเท่านั้น แต่ยังประหยัดเวลาได้มากในช่วงหนึ่งปีอีกด้วย
16. โรงแรมวิจัยในลักษณะที่คล้ายกับการวิจัยเที่ยวบิน VA ของคุณสามารถเจาะลึกตัวเลือกโรงแรมตามความชอบเฉพาะของคุณ
ซึ่งอาจรวมถึงปัจจัยต่างๆ เช่น ประเภทของที่พัก สถานที่ตั้ง สิ่งอำนวยความสะดวกที่มี และอัตราพิเศษใดๆ ที่คุณอาจมีสิทธิ์ได้รับ จากนั้นพวกเขาสามารถรวบรวมรายการที่เลือกสั้น ๆ ช่วยให้คุณไม่ต้องยุ่งยากในการเรียกดูผ่านตัวเลือกมากมาย
17. จองเที่ยวบินและโรงแรมด้วยการตัดสินใจของคุณและเตรียมข้อมูลบัตรเครดิตและข้อมูลผู้เดินทางบ่อย VA ของคุณสามารถดูแลกระบวนการจองได้
นี่อาจเป็นงานที่น่าเบื่อในการจัดการเป็นการส่วนตัว แต่ VA สามารถจัดการสิ่งนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยคุณประหยัดเวลาและลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาด
18. วิจัยตัวเลือกการขนส่งซึ่งรวมถึงความเป็นไปได้ต่างๆ ตั้งแต่รถเช่าและรถร่วมโดยสารไปจนถึงการขนส่งสาธารณะในท้องถิ่น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความชอบและลักษณะการเดินทางของคุณ
19. การขนส่งหนังสือเมื่อระบุตัวเลือกที่ดีที่สุดได้แล้ว VA ของคุณสามารถก้าวไปอีกขั้นและจัดการการจองได้ คล้ายกับวิธีที่พวกเขาจัดการเที่ยวบินและโรงแรมของคุณ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ถึงประสบการณ์การเดินทางที่ราบรื่นตั้งแต่ต้นจนจบ
20. จัดกิจกรรมหากการเดินทางของคุณเกี่ยวข้องกับการเข้าร่วมหรือจัดกิจกรรม VA ของคุณสามารถจัดการการวิจัยและเตรียมการที่จำเป็นได้ ซึ่งอาจรวมถึงการหาร้านอาหารที่เหมาะสมสำหรับอาหารค่ำเพื่อธุรกิจ การจองพื้นที่จัดประชุม หรือแม้แต่การซื้อตั๋วคอนเสิร์ตในท้องถิ่น
21. งดส่งหนังสือพิมพ์หรือไปรษณีย์เมื่อคุณไม่อยู่บ้าน VA ของคุณสามารถรับประกันได้ว่าบริการปกติในที่พักของคุณ เช่น การส่งหนังสือพิมพ์หรือไปรษณีย์ จะถูกระงับชั่วคราว สิ่งนี้จะเพิ่มความสะดวกสบายอีกชั้นหนึ่งให้กับการเดินทางของคุณ และทำให้แน่ใจว่าการดำเนินงานที่บ้านของคุณจะได้รับการดูแลเมื่อคุณไม่อยู่
การพัฒนาธุรกิจ
เมื่อพูดถึงงานด้านการพัฒนาธุรกิจ ภาระงานอาจมีจำนวนมากและมีหลายแง่มุม
ตั้งแต่การค้นคว้าโอกาสในการขายบนแพลตฟอร์มต่างๆ เช่น LinkedIn ไปจนถึงการค้นหาข้อมูลการติดต่อที่สำคัญ เช่น ที่อยู่อีเมล กิจกรรมเหล่านี้มักนำมาซึ่งการลงหลักปักฐานที่ใช้เวลานาน
ผู้ช่วยเสมือนสามารถกุมบังเหียนงานเหล่านี้ได้ ช่วยให้คุณทุ่มเทความสนใจไปที่ปฏิสัมพันธ์ระหว่างบุคคลซึ่งเป็นส่วนสำคัญในการขายที่ประสบความสำเร็จ
22. ผู้นำการวิจัยบน LinkedInสำหรับธุรกิจ B2B และบางครั้งการดำเนินการ B2C การรักษารายชื่อผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าเป็นงานที่จำเป็น หลังจากได้รับความเข้าใจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับความต้องการของคุณแล้ว ผู้ช่วยเสมือนสามารถทำการค้นหาอย่างละเอียดบน LinkedIn โดยสร้างรายชื่อผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าอย่างละเอียดถี่ถ้วนที่สอดคล้องกับโปรไฟล์ลูกค้าในอุดมคติของคุณ
23. ค้นหาที่อยู่อีเมลVA สามารถสำรวจฐานข้อมูลได้อย่างชำนาญและใช้กลยุทธ์การค้นหาของ Google ที่มีประสิทธิภาพเพื่อค้นหาที่อยู่อีเมลของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าที่คุณต้องการติดต่อ ซึ่งไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณมีข้อมูลติดต่อที่ถูกต้องเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณประหยัดเวลาและความพยายามในการค้นหาข้อมูลด้วยตัวคุณเองอีกด้วย
24. ออกแบบงานนำเสนอVA ของคุณสามารถเพิ่มความเป็นมืออาชีพให้กับข้อเสนอของคุณโดยระบุตำแหน่งและใส่โลโก้ของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า และจับคู่สีข้อความตามนั้น นอกจากนี้ยังสามารถปรับปรุงงานนำเสนอโดยทำให้สไลด์เคลื่อนไหวได้ตามต้องการ ทำให้คุณได้เปรียบในการพัฒนาธุรกิจของคุณ
การจัดการ
เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น ย่อมส่งผลให้ความต้องการฟังก์ชันการจัดการต่างๆ เพิ่มขึ้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ซึ่งอาจรวมถึงงานต่างๆ เช่น การประกอบรายงานสำหรับลูกค้า ซึ่งอาจต้องมีการรวบรวมข้อมูลที่มีอยู่จำนวนมหาศาล
หรือบางทีคุณอาจต้องการขยายทีมและต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับกิจกรรมการสรรหาบุคลากร ผู้ช่วยเสมือนของคุณสามารถแบกรับความรับผิดชอบเหล่านี้ได้ ทำให้คุณมีเวลาและความยืดหยุ่นในการมุ่งเน้นไปที่แง่มุมเชิงกลยุทธ์ของธุรกิจของคุณ
25. รวบรวมรายงานVA สามารถออกแบบและสร้างรายงานที่ติดตามตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) ในช่วงเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า รายงานเหล่านี้ให้ภาพรวมที่ชัดเจนเกี่ยวกับประสิทธิภาพธุรกิจของคุณ ซึ่งช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูล
26. ช่วยจัดหาพนักงานการต่อสู้เพื่อค้นหาผู้มีความสามารถที่เหมาะสมมักจะรุนแรงพอๆ กับการแข่งขันชิงลูกค้า หากไม่เป็นเช่นนั้น
VA ของคุณสามารถคัดกรองโปรไฟล์ LinkedIn ตามเกณฑ์ที่คุณระบุ โดยรวบรวมรายชื่อผู้สมัครที่อาจเหมาะสมกับทีมของคุณ สิ่งนี้ไม่เพียงทำให้กระบวนการสรรหาของคุณง่ายขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยให้มั่นใจว่าคุณมีกลุ่มคนที่มีความสามารถให้เลือกมากมาย
การบัญชี
หากการจัดการด้านการเงินของธุรกิจของคุณ เช่น การดูแลหนังสือหรือการส่งใบแจ้งหนี้ทำให้คุณรู้สึกหวาดกลัว อาจถึงเวลาแล้วที่จะมอบหมายงานเหล่านี้ให้กับผู้ช่วยเสมือน
27. ดูแลรักษาหนังสือด้วยการฝึกอบรมและคำแนะนำที่เหมาะสม ผู้ช่วยเสมือนของคุณสามารถจัดการงานทางการเงิน เช่น การตรวจสอบและจับคู่ธุรกรรม และดำเนินการกระทบยอดรายเดือน สิ่งนี้ทำให้กระบวนการทำบัญชีคล่องตัวและบันทึกทางการเงินที่สอดคล้องกันสำหรับธุรกิจของคุณ
28. สร้างและส่งใบแจ้งหนี้ด้วยการใช้เทมเพลตใบแจ้งหนี้ ผู้ช่วยเสมือนสามารถร่างใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพและแจกจ่ายให้กับลูกค้าของคุณได้ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ถึงการเรียกเก็บเงินที่ตรงเวลาและถูกต้อง ซึ่งมีส่วนช่วยให้กระแสเงินสดมีความมั่นคง
29. ไล่ล่าการชำระเงินการสร้างกระบวนการบัญชีลูกหนี้เป็นสิ่งสำคัญสำหรับทุกธุรกิจ VA ของคุณสามารถทำตามขั้นตอนนี้เพื่อเรียกเก็บเงินที่ถึงกำหนด ซึ่งอาจรวมถึงการส่งต่อปัญหาไปยังเจ้าของธุรกิจหรือบุคคลที่เกี่ยวข้องเมื่อจำเป็น
ธุระส่วนตัว
การจัดการความรับผิดชอบในชีวิตส่วนตัวควบคู่ไปกับธุรกิจที่เจริญรุ่งเรืองอาจเป็นเรื่องท้าทาย งานต่างๆ เช่น การจองร้านอาหารหรือการส่งของขวัญเป็นส่วนสำคัญในการรักษาความสัมพันธ์ส่วนตัวของคุณ
อย่างไรก็ตาม อาจต้องใช้เวลามากเช่นกัน ด้วยการใช้ประโยชน์จากบริการของผู้ช่วยเสมือน คุณสามารถนำทางความรับผิดชอบเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
30. จองร้านอาหารส่วนตัวด้วยการเข้าถึงการตั้งค่าส่วนบุคคลและรายละเอียดการเข้าสู่ระบบสำหรับแพลตฟอร์มการจอง เช่น Open Table VA ของคุณสามารถทำการจองร้านอาหารในนามของคุณ และแม้แต่ประสานงานกับแขก
31. ซื้อสินค้าบางครั้ง แม้แต่แพลตฟอร์มอย่าง Amazon ก็อาจไม่มีสิ่งที่คุณต้องการ หรือขั้นตอนการซื้ออาจน่าเบื่อเกินไป VA ของคุณสามารถช่วยในการซื้อของออนไลน์เพื่อรักษาความปลอดภัยของรายการที่คุณต้องการ
32. ค้นคว้าและส่งของขวัญสำหรับโอกาสที่บัตรของขวัญทั่วไปไม่เพียงพอ ผู้ช่วยของคุณสามารถค้นหาสิ่งที่แตกต่างและจัดเตรียมการจัดส่งได้
33. จัดการโลจิสติกส์สำหรับงานอดิเรกของคุณไม่ว่าจะเป็นการรักษาความปลอดภัยสตูดิโอสำหรับการซ้อมวงดนตรีในโรงรถของคุณหรือการจัดระเบียบการประชุมของชมรมหนังสือ VA สามารถแบ่งเบาภาระด้านลอจิสติกส์ได้ ให้คุณดื่มด่ำกับงานอดิเรกของคุณโดยไม่เครียด
34. ติดตามคำสั่งปัญหาเมื่อคำสั่งซื้อไม่มาถึงตรงเวลา VA ของคุณสามารถติดต่อประสานงานกับซัพพลายเออร์ จัดการเวลารอและแก้ไขปัญหา โดยแจ้งให้คุณทราบตลอดกระบวนการ
35. จัดการปฏิทินของครอบครัวการจัดกำหนดการกิจกรรมของครอบครัวและการติดตามการนัดหมายสามารถจัดการได้อย่างราบรื่นโดยผู้ช่วยเสมือนของคุณ ทำให้มีเวลาส่วนตัวของคุณมากขึ้น
36. กำหนดการนัดหมายแพทย์ด้วยรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง เช่น วันเกิดและข้อมูลประกัน VA สามารถนัดพบแพทย์และแม้แต่เริ่มกรอกเอกสารที่จำเป็น
37. ชำระค่าใช้จ่ายส่วนบุคคลสำหรับการซื้อที่ไม่บ่อยนักหรือผู้ขายที่ไม่มีตัวเลือกการชำระเงินออนไลน์ ผู้ช่วยเสมือนสามารถจัดการการชำระบิลได้
38. โทรหาร้านค้าเพื่อรับข้อมูลไม่ว่าคุณกำลังตามหาสก๊อตช์ขวดหายากหรือของขวัญพิเศษ VA ของคุณสามารถโทรที่จำเป็นเพื่อค้นหาร้านค้าที่มีสินค้าที่คุณต้องการ
การดำเนินงาน
ในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก คุณควรให้ความสำคัญกับการวางแผนเชิงกลยุทธ์สำหรับอนาคตของบริษัท การกำหนดแนวคิดเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และบริการใหม่ และผลักดันความคิดริเริ่มที่จะยกระดับธุรกิจของคุณ ดังนั้น งานด้านการปฏิบัติงาน เช่น การกรอกแบบฟอร์มออนไลน์และการจัดการไฟล์สามารถมอบหมายให้กับระบบสนับสนุนที่เชื่อถือได้ ซึ่งก็คือผู้ช่วยเสมือน
39. กรอกแบบฟอร์มออนไลน์ผู้ช่วยเสมือนของคุณพร้อมรายละเอียดของบริษัทที่เกี่ยวข้อง สามารถกรอกแบบฟอร์มต่างๆ เช่น แบบฟอร์มที่จำเป็นสำหรับการสมัครผลิตภัณฑ์ Software as a Service (SaaS) ซึ่งช่วยประหยัดเวลาอันมีค่าของคุณ
40. จดบันทึกจากการสัมมนาผ่านเว็บเมื่อคุณสนใจเนื้อหาของการสัมมนาทางเว็บแต่ไม่สามารถจัดสรรเวลาในการรับชมได้ แม้ว่าจะเป็นตามต้องการ VA ของคุณสามารถ "เข้าร่วม" ในนามของคุณ จดประเด็นสำคัญและให้ข้อมูลสรุปที่ครอบคลุมแก่คุณได้
41. แปลงไฟล์หากคุณต้องการรูปแบบไฟล์อื่น เช่น JPEG แทนที่จะเป็น PDF VA ของคุณสามารถจัดการการแปลงให้คุณได้
42. ดำเนินการวิจัยVA ของคุณสามารถดำเนินการวิจัยเบื้องต้นสำหรับการตัดสินใจที่สำคัญ เช่น การประเมินผลิตภัณฑ์ SaaS ต่างๆ เพื่อให้แน่ใจว่าผลิตภัณฑ์ใดเหมาะสมที่สุดสำหรับความต้องการของคุณ
43. ตั้งค่าโครงการในระบบการจัดการโครงการของคุณVA สามารถตั้งค่าโครงการใหม่ในเครื่องมือการจัดการโครงการของคุณและขยายคำเชิญไปยังผู้เข้าร่วมที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้มั่นใจว่าการเริ่มต้นจะราบรื่น
44. จัดการกับการจัดการไฟล์ไม่ว่าจะเป็น Dropbox หรือเซิร์ฟเวอร์ภายในสำหรับจัดเก็บไฟล์ ผู้ช่วยเสมือนของคุณสามารถรับรองการจัดระเบียบไฟล์ที่เหมาะสมด้วยหลักการตั้งชื่อที่ถูกต้อง นอกจากนี้ยังทำให้แน่ใจว่าสิทธิ์การเข้าถึงได้รับการจัดสรรอย่างถูกต้อง
45. กำหนดเวลาโซเชียลมีเดียผู้ช่วยเสมือนของคุณสามารถปรับปรุงกลยุทธ์โซเชียลมีเดียของคุณโดยกำหนดเวลาโพสต์ของคุณตามกระบวนการที่คุณระบุไว้
46. พิสูจน์อักษรและแก้ไขจดหมาย บล็อก และงานนำเสนอบางครั้งภาระงานล้นมืออาจนำไปสู่ข้อผิดพลาดโดยไม่ได้ตั้งใจ VA ของคุณสามารถช่วยพิสูจน์อักษรและแก้ไขการสื่อสารที่สำคัญ เช่น จดหมาย บล็อก และงานนำเสนอ เพื่อให้มั่นใจว่าเนื้อหาเป็นมืออาชีพและปราศจากข้อผิดพลาด
47. ดูแลรักษาคู่มือผู้ช่วยเสมือนเจ้าของธุรกิจมักชอบสร้างกระบวนการมากกว่าปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด VA ของคุณสามารถเก็บคู่มือที่บันทึกงานของพวกเขา ซึ่งพิสูจน์ได้ว่ามีประโยชน์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงที่ไม่มีงานโดยไม่คาดคิด
ต่อไปนี้เป็นข้อมูลสรุปของงานต่างๆ ที่ Virtual Assistant สามารถจัดการได้ โดยทั้งหมดนี้รวมอยู่ในตารางเปรียบเทียบที่สะดวก
| หมวดหมู่งาน | ตัวอย่างของงานที่ VA สามารถทำได้ |
|---|
| การจัดการปฏิทิน | กำหนดการนัดหมาย การแจ้งเตือน การจัดตารางนัดหมายใหม่ |
| การจัดการอีเมลและการติดต่อ | คัดกรองอีเมล อัปเดตผู้ติดต่อ เพิ่มผู้ติดต่อใน CRM |
| งานโทรศัพท์ | หน้าที่พนักงานต้อนรับเบา ๆ ถอดข้อความเสียง |
| การเตรียมการเดินทาง | ค้นหาและจองเที่ยวบิน/โรงแรม จัดรถรับ-ส่ง ระงับบริการปกติ |
| การพัฒนาธุรกิจ | ค้นคว้าลีด ค้นหาที่อยู่อีเมล ออกแบบงานนำเสนอ |
| งานการจัดการ | ประกอบรายงาน ช่วยจัดหาพนักงาน |
| การบัญชี | จัดทำสมุดบัญชี จัดทำใบแจ้งหนี้ จัดการบัญชีลูกหนี้ |
| ธุระส่วนตัว | การจอง ช้อปปิ้งออนไลน์ จัดการตารางเวลาส่วนตัว |
| การดำเนินงาน | กรอกแบบฟอร์ม จดบันทึกการสัมมนาผ่านเว็บ จัดการไฟล์ ตั้งเวลาโซเชียลมีเดีย |
| งานที่ VA ไม่ได้ดำเนินการ | แตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับบริการ กฎ และขอบเขตของ VA ที่เฉพาะเจาะจง |
สิ่งที่ผู้ช่วยเสมือนไม่ทำ
แน่นอนว่ามีบางสิ่งที่ผู้ช่วยเสมือนของคุณไม่ทำ คุณไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับทัศนคติของผู้ช่วยเสมือนหากคุณขอให้พวกเขาทำบางสิ่ง VA ไม่:
- กลอกตามาที่คุณอย่างน้อยคุณจะไม่เห็นถ้ามันเกิดขึ้น! และคุณจะไม่ "ได้ยิน" ในการสื่อสารใดๆ
- ต้องการสำนักงานที่ใหญ่กว่าหรือโต๊ะทำงานอื่นคนเหล่านี้จะไม่ใช้พื้นที่สำนักงานของคุณร่วมกัน ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องสร้างพื้นที่เพิ่ม
- แทรกดราม่า.ด้วยผู้ช่วยเสมือน คุณจะไม่มีอีโก้สูง คุณไม่จำเป็นต้องเดินบนเปลือกไข่หรือกังวลเกี่ยวกับการนินทาที่ครอบงำความเป็นมืออาชีพ ลักษณะของความสัมพันธ์ทางไกลหมายถึงเรื่องดราม่าในสำนักงานไม่มีอยู่จริง
ขั้นตอนต่อไปในการรับผู้ช่วยเสมือน
- ระบุงานในธุรกิจของคุณที่จะว่าจ้างบุคคลภายนอกได้ดีที่สุดคำแนะนำ: มุ่งเน้นไปที่งานที่ไม่ต้องการความเชี่ยวชาญของคุณถามตัวเองว่างานนั้นเป็นการใช้เวลาของคุณให้ดีที่สุดหรือคนอื่นจะทำได้ดีกว่ากัน?
- ใช้บริการเช่น Work Better Now เพื่อระบุผู้ช่วยเสมือนที่เหมาะกับความต้องการของคุณ
ไม่ว่าคุณจะต้องการขยายธุรกิจของคุณ หยุดทำงานที่รบกวนคุณ หรือเพียงแค่ต้องการเวลาว่างมากขึ้น VA คือตัวเปลี่ยนเกม ฉันคิดว่าคุณคงเห็นว่าการจ้างผู้ช่วยเสมือนเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จของคุณ หวังว่านี่จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่า VA เหมาะกับธุรกิจของคุณหรือไม่
ขอให้โชคดี!
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้ช่วยเสมือน โปรดอ่าน:
- วิธีประสบความสำเร็จในธุรกิจขนาดเล็กของคุณในขณะที่ใช้ผู้ช่วยเสมือนน้อยลง
- ความลับ 22 ข้อในการจ้างผู้ช่วยเสมือนที่เหมาะสม
คำตอบทั้งหมดสำหรับคำถามของผู้อ่านมาจาก Small Business Trends Editorial Board ซึ่งมีประสบการณ์ด้านธุรกิจรวมกันมากกว่า 50 ปี หากคุณต้องการส่งคำถาม โปรดส่งที่นี่
ภาพ: Depositphotos.com
